17 b1 5 manajemen tata usaha sd
DESCRIPTION
Manejemen sebagai tata usahaTRANSCRIPT
KOMPETENSI MANAJERIAL
§ KEPALA
SEKOLAH
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH DASAR
DIREKTORAT TENAGA KEPENDIDIKAN
DIREKTORAT JENDERAL
PENINGKATAN MUTU PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
TAHUN 2007
KATA PENGANTAR
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2007 tentang
Standar Kepala Sekolah/Madrasah telah ditetapkan bahwa ada 5 (lima) dimensi
kompetensi yaitu: Kepribadian, Manajerial, Kewirausahaan, Supervisi dan
Sosial. Dalam rangka pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala
sekolah untuk menguasai lima dimensi kompetensi tersebut, Direktorat Tenaga
Kependidikan telah berupaya menyusun naskah materi diklat pembinaan
kompetensi untuk calon kepala sekolah/kepala sekolah.
Naskah materi diklat pembinaan kompetensi ini disusun bertujuan untuk
memberikan acuan bagi stakeholder di daerah dalam melaksanakan pendidikan
dan pelatihan calon kepala sekolah/kepala sekolah agar dapat dihasilkan
standar lulusan diklat yang sama di setiap daerah.
Kami mengucapkan terimakasih kepada tim penyusun materi diklat
pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala sekolah ini atas dedikasi
dan kerja kerasnya sehingga naskah ini dapat diselesaikan.
Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa meridhoi upaya-upaya kita dalam
meningkatkan mutu tenaga kependidikan.
Jakarta,
Direktur Tenaga Kependidikan
Surya Dharma, MPA, Ph.D
NIP. 130 783 511
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................i
DAFTAR ISI......................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR.............................................................................................vi
DAFTAR TABEL................................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................1
A. Latar Belakang............................................................................1
B. Dimensi Kompetensi...................................................................1
C. Kompetensi yang Diharapkan Dicapai........................................2
D. Indikator Pencapaian Hasil.........................................................2
E. Alokasi Waktu.............................................................................3
F. Skenario......................................................................................3
BAB II ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN
(KESEKRETARIATAN)......................................................................5
A. Administrasi Persuratan..............................................................5
B. Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi)..............................7
C. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik.........................................7
D. Bahasa Surat..............................................................................8
ii
E. Bagian Surat...............................................................................8
F. Kesekretariatan...........................................................................8
G. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan..........................................12
H. Komunikasi Dalam Bekerja.......................................................12
I. Efisiensi Kerja...........................................................................12
J. Pengurusan Surat.....................................................................13
K. Uraian Tentang Format Surat...................................................13
L. Pengelolaan Arsip.....................................................................13
M. Jenis Surat yang Diarsipkan.....................................................14
N. Laporan.....................................................................................14
BAB III ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM
PEMBELAJARAN.............................................................................................16
A. Skema Penyajian......................................................................16
B. Konsep Administrasi Kurikulum................................................17
C. Administrasi Program Pembelajaran........................................27
BAB IV ADMINISTRASI KESISWAAN.........................................................36
A. Skema Penyajian......................................................................36
B. Tujuan dan Sasaran Administrasi Kesiswaan...........................37
C. Ruang Lingkup..........................................................................37
iii
D. Administrasi Pembinaan Kesiswaan.........................................37
E. Format Administrasi Kesiswaan................................................39
F. Contoh Format Daftar Kenaikan Kelas ( Depdiknas: Diretoktorat
Pendidikan TK dan SD : jakarta 2003)..............................................40
BAB V ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA...............................42
A. Pengertian................................................................................42
B. Tujuan Administrasi Perlengkapan...........................................43
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan...............................44
D. Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan..............................44
E. Perencanaan Perlengkapan.....................................................44
F. Pengadaan Perlengkapan........................................................45
G. Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan....45
H. Laporan Administrasi Perlengkapan.........................................45
I. Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan
Sekolah.............................................................................................46
J. Pemeliharaan Perlengkapan....................................................46
K. Penginventarisan......................................................................55
L. Penghapusan............................................................................58
iv
BAB VI ADMINISTRASI KEUANGAN...........................................................60
A. Kelengkapan Administrasi........................................................60
B. Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah..............65
C. Bukti-Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Keuangan 65
D. Pemeriksaan Kas oleh Atasan Langsung.................................65
E. Butir-Butir Pengelolaan Kas untuk Bendaharawan...................67
BAB VII ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN....................................................70
A. Pengertian................................................................................70
B. Tujuan Administrasi Kepegawaian............................................70
C. Komponen Administrasi Kepegawaian.....................................70
D. Penyusunan Formasi................................................................70
E. Pembinaan Pegawai.................................................................74
F. Pemberhentian dan Pemensiunan............................................74
G. Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian.....................75
DAFTAR RUJUKAN..........................................................................................76
LAMPIRAN........................................................................................................77
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Skema Penyajian..........................................................................16
Gambar 4.1 Skema Penyajian..........................................................................36
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Alokasi Waktu.....................................................................................3
Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi
Dasar per Semester...........................................................................................19
Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM.....................................................20
Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif................................20
Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan.............................21
Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian................................................21
Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM......................22
Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor.................................................23
Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif.........................................................24
Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program
Pemebelajaran...................................................................................................25
Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan........................................................28
Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah..................................................34
Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas..........................................................40
Tabel 5.1 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang....................................51
Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang.......................................53
Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang........................................................................54
Tabel 5.4 Contoh Persediaan...........................................................................55
Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris....................................................59
vii
Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp).....................................................66
Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran..........................................................66
viii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu kompetensi kepala sekolah/madrasah yang tercantum
dalam Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar
Kepala Sekolah/Madrasah tersebut adalah manajemen tata usaha
sekolah/madrasah. Kepala sekolah yang bertugas sebagai pengelola
sekolah memiliki peranan yang penting bagi pengembangan sekolah
terkait dengan tugasnya tersebut. Oleh karena itu, peningkatan
kompetensi manajemen tata usaha sekolah/madrasah sesuai
perkembangan ipteks yang semakin pesat. Pelatihan ini diharapkan
dapat bermanfaat dalam meningkatkan kemampuan kepala sekolah
terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya khususnya bidang
ketatausahaan sekolah/madrasah. Peningkatan kemampuan kepala
sekolah dalam bidang ini diharapkan dapat membantu meningkatkan
pelayanan administratif kepala sekolah sehingga dapat membantu
meningkatkan mutu sekolah secara keseluruhan.
B. Dimensi Kompetensi
Dimensi kompetensi yang diharapkan dibentuk pada akhir
pendidikan dan pelatihan ini adalah dimensi kompetensi Manajerial
1
C. Kompetensi yang Diharapkan Dicapai
Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen
Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta memiliki kompetensi
Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi :
1. Administrasi persuratan dan kearsipan
2. Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran
3. Administrasi kesiswaan
4. Administrasi perlengkapan
5. Administrasi keuangan
6. Administrasi kepegawaian
D. Indikator Pencapaian Hasil
Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen
Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta mampu menjelaskan
pengertian, tujuan, fungsi dan ruang lingkup dari :
1. Administrasi persuratan dan kearsipan
2. Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran
3. Administrasi kesiswaan
4. Administrasi perlengkapan
5. Administrasi keuangan
6. Administrasi kepegawaian
2
E. Alokasi Waktu
Tabel 1.1 Alokasi Waktu
No. Materi Diklat Alokasi
1. Administrasi Persuratan dan Kearsipan 5 jam
2. Adminstrasi Kurikulum dan Pembelajaran 5 jam
3. Administrasi Kesiswaan 5 jam
4. Administrasi Perlengkapan 5 jam
5. Administrasi Keuangan 5 jam
6. Analisis Kepegawaian 5 jam
F. Skenario
Secara tentatif (dapat dikembangkan lebih lanjut oleh fasilitator
pendidikan dan pelatihan), skenario pendidikan dan pelatihan materi
Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini dapat dilakukan sebagai
berikut :
1. Perkenalan
2. Penjelasan singkat tentang mekanisme diklat materi Manajemen Tata
Usaha Sekolah Dasar
3. Pre test
4. Eksplorasi pemahaman peserta diklat tentang Manajemen Tata
Usaha Sekolah Dasar
3
5. Presentasi materi dengan pendekatan interaktif dan multimedia
teknologi
6. Diskusi pemecahan masalah ketatausahaan
7. Presentasi hasil diskusi
8. Diskusi pleno
9. Post test
10. Penutup
4
BAB II
ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)
A. Administrasi Persuratan
1. Pengertian
Administrasi dalam arti luas adalah organisasi dan manajemen.
Dalam arti sempit dimaksudkan sebagai pengurusan atau tata usaha,
yang bisa meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan
kurikulum, kesiswaan, perlengkapan maupun keuangan dalam suatu
organisasi.
Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan
kearsipan (kesekretariatan) perlu diberikan beberapa pengertian sebagai
berikut.
a. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak
lain.
b. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan
dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang
dibuat oleh lembaga pemerintahan.
c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar
karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu
pokok persoalan kedinasan.
d. Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan
oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan
kedinasan.
5
e. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang
atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat,
dokumen dan/barang, bahan lain yang dikirimkan.
f. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan
menggunakan kata-kata biasa dan/atau kata-kata sandi
mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan
disampaikan melalui telegraf. Saat ini telegram jarang
digunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail.
g. Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan
tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
untuk itu.
h. Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau
petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-
undangan dan/perintah yang telah ada.
i. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada
sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat
yang telah ditentukan.
j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat
yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu
kegiatan.
k. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima
kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas
nama pemberi kuasa.
l. Surat pengumuman merupakan surat yang berisi
pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para
pegawai atau masyarakat umum.
6
m. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran
suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan
tersebut.
n. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai
suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
o. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu
kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat
kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan
kejadian atau peristiwa tersebut.
p. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang
menerima surat masuk atau mengirim surat ke luar.
q. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani
surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk
mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
r. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang
menyelesaikan isi surat.
s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan
arsip.
B. Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi)
Fungsi surat adalah sebagai: (1) wakil dari pengirim/penulis, (2)
bahan pembukti, (3) pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, (4)
alat pengukur kegiatan organisasi, dan (4) sarana memperpendek jarak
serta menyingkat waktu.
7
C. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik
Syarat-syarat surat dinas yang baik antara lain adalah: (1) obyektif,
(2) sistematika, (3) singkat, (4) jelas, (5) sopan, fisik menarik (kualitas
kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya). Sesuaikan dengan
petunjuk dari kab/kota
D. Bahasa Surat
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat.
2. Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh
penerima surat.
3. Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar.
4. Kata yang dipergunakan: (1) sederhana, (2) umum, (3) bahasa
Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa
asing.
E. Bagian Surat
Bagian surat meliputi: (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) nomor
surat, (4) perihal, (5) alamat, (6) salam pembuka, (7) isi surat, (8) salam
penutup, (9) nama jabatan pengirim surat, (10) tempat tanda
tangan/stempel, (11) nama pengirim surat, dan (12) tembusan.
F. Kesekretariatan
Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang
bersifat penunjang. Sekretariat ialah satuan organisasi yang
8
melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan
penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar.
Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat
(menyatakan kegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat dapat berupa: (1)
kantor atau kedudukan seorang sekretaris, (2) kantor atau tempat di
mana sekretaris melakukan pekerjaannya, (3) pegawai atau satuan
organisasi yang dipimpin oleh sekretaris, dan (4) pegawai atau kelompok
sekretaris (Webster, 1956:1317). Administrasi kesekretariatan ialah
kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya, baik
fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam
memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan unit organisasi lini
guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur
akuntabilitas dapat terpenuhi.
Berdasarkan permen 24 th 2007 tentang Sarana prasarana :
Sebuah SD/MI sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut:
1. ruang kelas,
2. ruang perpustakaan,
3. laboratorium IPA,
4. ruang pimpinan,
5. ruang guru,
6. tempat beribadah,
7. ruang UKS,
8. jamban,
9. gudang,
10. ruang sirkulasi,
9
11. tempat bermain/berolahraga.
1. Fungsi Sekretariat
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan
pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang
pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan
lebih lancar. Sekretariat berfungsi: (1) menghimpun, (2) mencatat, (3)
mengolah, (4) menggandakan, (5) mengirim, dan (6) menyimpan.
2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan bertujuan untuk: (1) memperlancar lalu
lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, intern dan ekstern; (2)
mengamankan rahasia perusahaan/organisasi; dan (3) mengelola dan
memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/organisasi yang berguna
bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.
3. Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Fungsi administrasi kesekretariatan adalah untuk: (1) mengadakan
pencatatan secara tepat guna dan tepat waktu semua kegiatan
manajemen, menurut sistem yang ditentukan, digunakan sebagai alat
pertanggungjawaban dan sumber informasi; (b) alat pelaksanaan pusat
ketatausahaan; (3) alat komunikasi pelaksana pemegang
perusahaan/organisasi; dan (4) pusat dokumentasi.
4. Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi
Kesekretariatan
Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: (1)
menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang
berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan,
penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; (2)
menyelenggarakan tata hubungan, intern dan ekstern (hubungan
10
masyarakat); (3) menyelenggarakan kepanitiaan rapat; (4)
menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; (5) menyelenggarakan
pengaturan penerimaan tamu/kunjungan; (6) menyelenggarakan tugas
bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan
fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok
organisasi.
Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran,
kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan
kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu
menerapkan fungsi manajemen berikut.
a. Perencanaan: (1) administrasi perkantoran, (2) tata naskah
dalam kearsipan, (3) administrasi kepegawaian, (4) administrasi
keuangan, dan (5) administrasi materiil dan kehumasan
b. Pengkoordinasian
c. Penggerakkan: (1) pengarahan atas kegiatan perkantoran
secara efektif; (2) mengaplikasikan kebijakan kepegawaian
yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai melalui
orientasi, pelatihan, promosi, dan kesejahteraan; (3)
menciptakan komunikasi efektif antara bawahan dan atasan;
dan (4) mengkoordinasikan kegiatan berbagai unit.
d. Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap
standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi
hasil optimal.
e. Pelaporan: menyampaikan perkembangan/hasil kegiatan yang
berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun
tertulis kepada pihak yang berkepentingan.
11
5. Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan
Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: (1) fasilitatif; (2)
pelayanan prima; (3) legalitas; (4) dinamika; (5) pemberdayaan; (6)
informasional; (7) efisiensi dan efektivitas; (8) jaringan kerja; (9)
sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan
desentralisasi; (10) tepat waktu; (11) telaahan staf; (12) kompetensi; (13)
imbalan yang wajar dan adil; dan (14) perlakuan yang sama pada setiap
orang.
6. Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan:
Prinsip-prnsip administrasi kearsipan adalah: (1) legalitas, (2)
efisiensi, (3) pembakuan, (4) pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6)
ketepatan,(7) keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas
gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).
G. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diorganisasikan dengan asas: (1)
sentralisasi, (2) desentralisasi, dan (3) gabungan.
H. Komunikasi Dalam Bekerja
Keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh lima unsur yaitu: (1)
komunikator, (2) bentuk berita atau pesan, (3) penerima berita, (4) prosedur
pengiriman berita, dan (5) reaksi. Agar tujuan berkomunikasi jelas, maka hal
yang perlu dipertimbangkan:
1. Siapa yang akan menerima pesan
2. Bagaimana penerima akan menginterpretasikan pesan
12
3. Bagaimana iklim/suasana antara pengirim dengan penerima
4. Mutu komunikasi
I. Efisiensi Kerja
Efisiensi merupakan cara yang: (1) termudah, dan (2) termurah. Asas
efisiensi: terencana, sederhana, penggabungan, dan hemat. Faktor yang
mempengaruhi efeisiensi kerja: gerakan dan waktu.
J. Pengurusan Surat
Pengurusan surat merupakan bagian dari administrasi kantor sekolah dan
dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Pengurusan surat meliputi
mencatat, mengarahkan, dan megendalikan surat baik surat masuk maupun
surat ke luar. Pengurusan Surat Masuk Proses pengurusan surat masuk
dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Banyaknya petugas disesuaikan
dengan kebutuhan. Urutan kerjanya : menerima surat masuk dan mengecek
kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku
ekspedisi pengantar surat, kemudian memilah surat untuk memisahkan surat
dinas dan surat pribadi, memilah surat dinas atas dasar rahasia (tertutup)
dengan tidak rahasia (terbuka). Begitu juga membuka surat-surat yang tidak
rahasia mengeluarkan dari sampulnya, memilah surat-surat yang penting dan
tidak penting (rutin), dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada
petugas pencatat surat. Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada
lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan
lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
K. Uraian Tentang Format Surat
Disesuaikan dengan ketentuan setempat.
13
L. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian.
Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengan sistem: (1)
masalah, (2) abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Hal ini dimaksudkan agar arsip
dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Arsip-arsip pasif
yang penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar tejamin keamanan
dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akte tanah, akte
pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7
Tahun 1971). Untuk mencegah terjadinya penumpukkan arsip yang tidak
berguna, dilakukan penyusutan arsip, pemusnahan arsip-arsip yang tidak
berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34
Tahun 1979.
M. Jenis Surat yang Diarsipkan
Jenis surat yang diarsipkan lihat subjudul A.1. di atas.
N. Laporan
1. Bentuk Laporan
Bentuk penyampaian informasi secara lisan/tulisan dari bawahan
kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab
yang ada di antara mereka.
2. Fungsi laporan
Fungsi laporan adalah sebagai alat: pertanggungjawaban (bagi
bawahan), pengambilan keputusan (bagi atasan).
14
3. Syarat kualitas laporan
Syarat laporan yang bermutu adalah: correct (benar atau apa
adanya), clear (jelas), complete (lengkap), consistent (ajeg), courtesy
(sopan), consumer (penerimanya), form (format), dan tepat waktunya.
4. Syarat Penyusun Laporan
Bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan: (1) menguasai syarat
laporan yang bermutu, (2) menguasai masalah yang akan dilaporkan; (3)
mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, analitis, kooperatif dan
open-minded; (4) menggunakan bahasa tulisan yang baik, (5)
menggunakan kata/istilah sederhana, jelas dan mudah dimengerti, dan (6)
menguasai statistik untuk laporan kuantitatif dan teknik pengumpulan data.
5. Langkah-langkah Pembuatan Laporan
Langkah pokok/prosedur dalam pembuatan laporan: (1) menentukan
perihal (subyek), (2) mengumpulkan data, (3) mengklasifikasi data, (4)
mengevaluasi dan mengolah data, dan (5) membuat kerangka atau
sistematika laporan. Sistematikan laporan tergantung aturan setempat.
15
BAB III
ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN
A. Skema Penyajian
Gambar 3.1 Skema Penyajian
16
B. Konsep Administrasi Kurikulum
1. Pengertian Kurikulum
Kurikulum ialah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai
tujuan, isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai
pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan
pendidikan tertentu. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) pada
jenjang pendidikan dasar dan menengah dikembangkan oleh sekolah dan
komite sekolah berpedoman pada standar isi (Permen No.22 ) dan standar
kompetensi lulusan (Permen No. 23) serta panduan penyusunan kurikulum
yang dibuat oleh BSNP dengan memperhatikan prinsip-prinsip
pengembangan kurikulum.
Ruang lingkup administrasi kurikulum dan program pengajaran
meliputi dokumen:
a. Standar Isi
Meliputi: (1) Kerangka dasar dan struktur kurikulum yang
merupakan pedoman dalam penyusunan kurikulum pada tingkat
satuan pendidikan, (2) Beban belajar bagi peserta didik pada satuan
pendidikan dasar dan menengah, (3) Kurikulum tingkat satuan
pendidikan yang akan dikembangkan dan disusun oleh guru
berdasarkan panduan penyusunan kurikulum sebagai bagian tidak
terpisahkan dari standar isi, (4) Kalender pendidikan untuk
penyelenggaraan pendidikan pada satuan pendidikan jenjang
pendidikan dasar dan menengah. Standar isi dikembangkan oleh
BSNP.
Struktur kurikulum disusun berdasarkan standar kompetensi
lulusan dan standar kompetensi mata pelajaran.
17
b. Standar Kompetensi Lulusan
Standar kompetensi lulusan digunakan sebagai pedoman
penilaian dalam penentuan kelulusan peserta didik dari satuan
pendidikan. Standar Kompetensi lulusan ini meliputi kompetensi
seluruh mata pelajaran atau kelompok mata pelajaran. Kompetensi
lulusan ini mencakup aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan.
c. Standar Penilaian Pendidikan
Standar Penilaian adalah standar yang mengatur mekanisme,
prosedur, dan instrument penilaian prestasi belajar peserta didik.
Penilaian pendidikan pada jenjang pendidikan dasar dan
menengah seperti tertuang dalam PP 19 tahun 2005 terdiri atas
penilaian: (1) hasil belajar oleh pendidik, (2) hasil belajar oleh satuan
pendidikan; dan (3) hasil belajar oleh Pemerintah. Panduan penilaian
setiap kelompok mata pelajaran yang diterbitkan oleh BSNP.
Panduan penilaian tersebut meliputi kelompok mata pelajaran: (1)
agama dan akhlak mulia, (2) kewarganegaraan dan kepribadian, (3)
ilmu pengetahuan dan teknologi, (4) estetika; dan (5) jasmani,
olahraga, dan kesehatan.
d. Perangkat Pembelajaran
Perangkat pembelajaran yang dapat disusun oleh sekolah
meliputi: (1) Pemetaan Kompetensi Dasar setiap Mata Pelajaran
(Analisis Konteks); (2) Standar Ketuntasan Belajar Minimal (SKBM),
SKBM adalah pencapaian kompetensi dasar mata pelajaran oleh
siswa per mata pelajaran. Penetapan SKBM ini dilakukan oleh forum
guru yang berada di lingkungan sekolah yang bersangkutan maupun
dengan sekolah yang terdekat (MGMP); (3) Perhitungan hari belajar
efektif/ kalender pembelajaran; (4) Program Tahunan, Program
18
Semester; (5) Pengembangan Silabus dan Sistem Penilaian; (6)
Program Satuan Pembelajaran (PSP) dan Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran (RPP); (7) Jadwal Pelajaran; (8) Tugas siswa; (9)
Pengembangan diri/Ekstrakurikuler; (10) Program Perbaikan dan
Pengayaan; (11) Buku nilai; (12) Leger/DKN; (13) Kumpulan soal;
(14) Grafik daya serap/ketuntasan belajar per MP; (15) Grafik nilai
UAN (siswa baru dan siswa lulusan); (16) Supervisi PBM; (17) Daftar
buku-buku wajib, alat peraga dan referensi.
e. Contoh Format Administrasi Kurikulum dan Program
Pembelajaran
1) Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar
per Semester
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Tahun Pelajaran :
Sekolah :
Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi
Dasar per Semester
No. Standar
Kompetensi
Kompetensi
Dasar
Indikator Aspek
Penguasaan
Konsep
Keterampilan
Sosial
19
2) Penentuan SKBM
Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM
No. KD/Indikator Kriteria/Aspek SKBM
Esensial Kompleksitas Intake
Siswa
Sumber
Pendukung
3) Perhitungan Hari Belajar Efektif
SMA/SMK ………………..
Tahun Pelajaran 2006-2007
Semester Ganjil
Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif
BulanHari
Efektif
Minggu
Efektif
Libur Jumlah
HariMinggu Khusus Umum Semester Jumlah
4) Program Semester dan Tahunan
Mata Pelajaran :
Jenjang :
Kelas/Semester :
Tahun Pelajaran :
20
Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan
No Kompetensi
Dasar
Diberikan pada bulan ke Target
Ketuntasan (%)
Ket.
Jul Agt Sep Okt Nov Des .. Renc. Pelaks
5) Contoh Silabus dan Sistem Penilaian
Nama Sekolah :
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Standar Kompetensi :
Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian
Kompetensi
Dasar
Materi
Pembelajaran
Kegiatan
Pembelajaran
Indikator Penilaian Alokasi
Waktu
Sumber
Bahan
Jenis
tagihan:
Bentuk
Instrumen
:
21
6) Buku Pemeriksaan Administrasi PBM
Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM
No. Nam
a
Guru
Mata
Pelajaran
Kela
s
A. Program Pengajaran
PT PS Standar Kompetensi RPP/PMH
Tgl
.
No Tgl
.
No. Tgl
.
No I II III IV
Keterangan:
PT : Program Tahunan
PS : Program semester
RPP : Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
PMH : Persiapan Mingguan/Harian
7) Komponen Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)
Satuan Pendidikan :
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Materi Pembelajaran :
Alokasi Waktu :
22
a. STANDAR KOMPETENSI
b. KOMPETENSI DASAR
c. TUJUAN PEMBELAJARAN
d. INDIKATOR
e. MATERI PEMBELAJARAN
f. STRATEGI PEMBELAJARAN
1) Kegiatan Awal
2) Kegiatan Inti
3) Kegiatan Akhir
g. SUMBER BELAJAR/Bahan
h. PENILAIAN
1) Jenis tagihan
2) Bentuk
3) Soal……….
8) Contoh Format Penilaian Psikomotor
Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor
No Nama
Siswa
Menggunakan
Alat
Demonstrasi .......... Jumlah Rata-
rata
1.
2.
3.
...
Dst
23
skala
0-20 tidak tepat tidak bagus tidak sesuai
21-40 kurang tepat kurang bagus kurang sesuai
41-60 Tepat bagus sesuai
61-80 tepat sekali bagus sekali sesuai sekali
81-100 sangat tepat sangat bagus sangat sesuai
9) Contoh Format Penilaian Afektif
Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif
No Nama
Siswa
Kedisiplinan Kerjasama Ide Kreativitas Jumlah Rata-
rata
1.
2.
3.
...
Dst
skala
A amat baik 76-100
B Baik 51-75
C Cukup 26-50
D Kurang 26-50
24
10) Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan
Program Pemebelajaran
Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program
Pemebelajaran
No. Komponen Ada Tidak
ada
Keterangan
1. TRL
2. KTRL
A B
1. Buku/ Dokumen Kurikulum
a. Standar Isi (kerangka dasar,
struktur kurikulum)
b. Standar Proses
c. Standar Kompetensi lulusan
(standar kompetensi,
kompetensi dasar)
d. Standar Penilaian
e. Panduan – panduan
(Penyusunan Silabus dan
Penilaian, pembelajaran)
2. Penyusunan Program
Pengajaran
a. Pemetaan Standar
Kompetensi dan Kompetensi
dasar setiap Mata Pelajaran
b. Standar Ketuntasan Belajar
Minimal (SKBM)
c. Perhitungan hari belajar
efektif/ kalender pembelajaran
d. Program semester dan
Tahunan
e. Silabus dan system penilaian
25
setiap mata pelajaran
f. Rencana Pelaksanaan
Pembelajaran (RPP)
g. Jadwal Pelajaran
h. Tugas siswa
i. Pengembangan diri/Ekstrakur
j. Perbaikan dan Pengayaan
3. Buku Nilai
a. Data Siswa
b. Ulangan harian
c. Ulangan umum
d. Tugas siswa
4. Leger/DKN
5. Kumpulan soal
a. Ulangan harian
b. Ulangan umum
6. Grafik Daya Serap/Ketuntasan
Belajar
7. Grafik pencapaian target
kompetensi
8 Grafik rata-rata nilai UAN
a. Siswa Baru
b. Siswa Lulusan
9. Observasi kelas
a. Kunjungan semua guru
b. Catatan tentang guru setelah
diobservasi
10. Daftar buku wajib/alat peraga
dan referensi
26
TRL = tertib, rapi, dan lengkap
KTRL =kurang tertib, rapi, dan lengkap
C. Administrasi Program Pembelajaran
Dalam melakukan tugasnya sehari-hari Kepala Sekolah dibantu oleh Wakil
Kepala Sekolah, guru, tenaga administrasi sekolah, dan tenaga kependidikan
lainnya yang ada di bawah pembinaannya. Agar kegiatan Kepala Sekolah dapat
mencapai sasaran optimal diperlukan adanya jadwal kerja Kepala Sekolah yang
meliputi kegiatan-kegiatan harian, mingguan, bulanan, caturwulan dan tahunan.
Contoh format-format yang dipergunakan untuk menunjang kegiatan
sekolah, adalah seperti di halaman berikut. Kepala sekolah diharapkan dapat
mengembangkan format-format tersebut berdasarkan kreativitas yang dimiliki
dan kebutuhan sekolah masing-masing.
27
Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan
JADWAL PROGRAM KERJA TAHUNAN
TAHUN PELAJARAN : …... / ……
No. Waktu
Kegiatan
Uraian
Tugas
CATUR WULAN
Keteranga
n
I II III
7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15)
I Umum
1. Pembuatan program kerja
tahunan
2. Fungsionalisasi
ruangan/lingkungan
3. Fungsionalisasi
ketenagaan
4. Rapat-rapat
5. Upacara sekolah
6. ………………..
28
II Kurikulum
1. Pembagian tugas
mengajar/ penyusunana
jadwal
2. Penyusunan program
pengajaran
3. Penyajian
pelajaran/pelaksanaan
KBM
4. Evaluasi
a. Ulangan umum
b. Ujian akhir
5. Kenaikan kelas/pemilihan
Program pengajaran
khusus
6. Laporan evaluasi
7. ………………..
III Kesiswaan
1. Penerimaan siswa baru
2. Penataran/orientasi
29
IV
V
3. Bimbingan dan konseling
4. Pembinaan siswa
5. Kegiatan ekstra kurikuler
6. …………………
Ketenagaan
1. Peningkatan potensi
guru/karyawan
2. Pembianaan
mantal/spiritual
3. Pembinaan tugas
guru/karyawan
4. Usaha kesejahteraan
guru/karyawan
5. Pengisisan DP3
6. Pengisian angka kredit
7. Laporan ketenagaan
8. …………
Sarana/Prasaran
1. Inventarisasi sarana
prasarana
30
VI
a. Perlengkapan
kantor/kelas
b. Alat/bahan
laboraturium, buku-
buku
c. Perpustakaan
2. Pengadaan barang
inventaris
3. Pemeliharaan
gedung/rehab
4. Laporan inventaris
5. ……………………
a. Lab. Perpustakaan
Keuangan
1. Pembuatan daftar gaji
2. Pengolahan uang BOS
3. Pengolahan uang BOM
4. Pengolahan uang Komite
Sekolah
5. Pengolahan dana OPF
31
6. Pembuatan/penyetoran
SPJ
7. Laporan Triwulan
8. ……………………
VII
VIII
Ketatausahaan
1. Adminstrasi ketenagaan
2. Administrasi siswa
a. Buku Induk
b. Buku Klaper
c. Buku Mutasi
3. Kenaikan berkala
4. Usul kenaikan pangkat
5. Pengarsipan surat
menyurat
6. Laporan ketatausahaan
7. ……………………
Hubungan Masyarakat
1. Hubungan dengan
pengurus BP3/penyusunan
RAPBS
32
IX
2. Rapat pleno
3. Rapat pengurus
4. Konsultasi dengan Instansi
5. .............................
Supervisi
1. Pemeriksaan administrasi
PBM
2. Kunjungan kelas
3. Pemeriksaaan
Sarana/Prasarana
4. Pemeriksaan administrasi
tata usaha
5. Pemeriksaan 6K
6. Pemeriksaaan keuangan
- Rutin
- BOS
- BOM
- Komite Sekolah
7. ............................
33
Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
JADWAL PELAJARAN SEKOLAH
TAHUN PELAJARAN : …... / ……
N
Hari/Jam
Pelajaran
Kelas
Senin Selasa RabuKod
Kode
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 GuruMt.pe
34
N
Hari/Jam
Pelajaran
Kelas
Senin Selasa RabuKod
Kode
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 GuruMt.pe
35
BAB IV
ADMINISTRASI KESISWAAN
A. Skema Penyajian
Gambar 4.1 Skema Penyajian
36
B. Tujuan dan Sasaran Administrasi Kesiswaan
Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta
didik dari mulai masuk sekolah sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan
peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar
mengajar baik intra maupun ekstra kurikuler, sehingga memberikan kontribusi
bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah serta tujuan pendidikan secara
keseluruhan. Sasaran administrasi kesiswaan adalah seluruh siswa pada setiap
tingkat, dan jenjang pendidikan.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup administrasi kesiswaan meliputi: (1) Perencanaan peserta
didik yang diawali dengan penerimaan siswa baru, dan Masa Orientasi Siswa
(MOS). Penerimaan siswa baru (PSB) meliputi: penentuan kebijaksanaan PSB,
sistem PSB, Kriteria PSB, prosedur PSB, dan pemecahan problema-problema
PSB. Orientasi Siswa Baru, meliputi pengaturan hari-hari pertama sekolah,
masa orientasi siswa (MOS), pendekatan yang digunakan dalam MOS, dan
teknik-teknik yang digunakan dalam orientasi siswa; (2) pemilahan data siswa,
(3) pengisian format data siswa, (4) buku klaper (buku induk siswa), (5) daftar
kehadiran siswa, (6) daftar kelas/leger, (7) buku kemajuan siswa/jurnal, (8)
Nominasi siswa (8355), (9) Buku mutasi siswa, (10) Nominasi peserta
UAS/UNAS (US 1), (11) Dokumen penyerahan STTB, (12) Tata tertib siswa,
(13) Papan absen kelas, (14) Papan data, (15) Kohort (arus perkembangan
siswa sejak awal, sampai akhir jenjang pendidikan).
D. Administrasi Pembinaan Kesiswaan
Pembinaan kesiswaan adalah suatu kegiatan yang meliputi perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian, pengembangan dan
pemberian berbagai bentuk kegiatan kepada peserta didik sebagai insan
37
pribadi, insan pendidikan sesuai dengan nilai-nilai luhur Pancasila dan Tujuan
Pendidikan Nasional.
1. Materi dan Jalur Pembinaan Kesiswaan
Materi pembinaan kesiswaan mencakup pembinaan: (1) ketaqwaan
terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan bernegara;
(3) pendidikan pendahuluan bela Negara, (4) kepribadian dan budi pekerti
luhur, (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan; (6)
keterampilan dan kewirausahaan, (7) kesegaran jasmani dan daya kreasi;
dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni. Jalur pembinaan kesiswaan
meliputi: (1) organisasi kesiswaan, (2) latihan kepemimpinan, (3) kegiatan
ekstrakurikuler, dan (4) kegiatan wawasan wiyatamandala
2. Organisasi Kesiswaan
Setiap sekolah wajib membentuk organisasi kesiswaan berupa
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). OSIS merupakan satu-satunya
wadah organisasi siswa yang sah di sekolah untuk mencapai tujuan
pembinaan dan pengembangan kesiswaan. OSIS bersifat intra sekolah,
artinya tidak ada hubungan organisatoris dengan OSIS di sekolah lain, dan
tidak menjadi bagian dari organisasi lain yang ada di luar sekolah. Oleh
karena itu setiap siswa secara otomatis menjadi anggota OSIS di sekolah
bersangkutan. Keanggotaan itu secara otomatis berakhir dengan
keluarnya siswa dari sekolah yang bersangkutan.
3. Pelatihan Kepemimpinan
Pelatihan kepemimpinan meliputi pelatihan kepemimpinan bagi: (1)
Pembina OSIS, (2) pengurus OSIS, (3) perwakilan kelas, (4) anggota
OSIS.
38
4. Kegiatan Ekstrakurikuler
Kegiatan ekstrakurikuler merupakan kegiatan perbaikan dan
pengayaan yang berkaitan dengan program kurikuler. Kegiatan
ekstrakurikuler dimaksudkan untuk lebih memantapkan pembentukan
kepribadian. Kegiatan ekstrakurikuler dilakukan di luar jam pelajaran yang
tercantum dalam susunan program sesuai dengan keadaan dan
kebutuhan sekolah. Kegiatan ekstrakurikuler adalah pembinaan: (1)
ketaqwan terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan
bernegara; (3) pendidikan pendahuluan bela Negara; (4) kepribadian dan
berakhlak mulya; (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan;
(6) keterampilan dan kewiraswastaan; (7) kesegaran jasmani dan daya
kreasi; dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni.
5. Kegiatan Wawasan Wiyatamandala
Wawasan wyatamandala adalah suatu pandangan yang
mengandung unsur-unsur: (1) sekolah sebagai lingkungan pendidikan; (2)
kepala sekolah mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas
penyelenggaraan pendidikan dalam lingkungan sekolahnya; (3) antar guru
dan orang tua siswa harus ada saling pengertian dan kerjasama yang erat;
(4) para warga sekolah, baik di dalam maupun di luar lingkungan sekolah
harus senantiasa menjunjung tinggi martabat dan citra guru; (5) sekolah
harus bertumpu pada masyarakat sekitarnya, dan mendukung kerukunan
antar warga sekolah; tetap menjaga terbinanya kerukunan antar warga
sekolah.
E. Format Administrasi Kesiswaan
Format-format administrasi kesiswaan dapat dikembangkan kepala
sekolah berdasarkan kreativitas kepala sekolah dan kebutuhan sekolah masing-
39
masing, dengan memperhatikan petunjuk yang dikeluarkan oleh Depdiknas dan
pemerintah Kabupaten/Kota yang mutakhir .
F. Contoh Format Daftar Kenaikan Kelas ( Depdiknas: Diretoktorat
Pendidikan TK dan SD : jakarta 2003)
Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas
Nomor Statistik Sekolah
NAMA SEKOLAH : .......................................
STATUS SEKOLAH : .......................................
ALAMAT SEKOLAH : .......................................
DESA/KELURAHAN : .......................................
KECAMATAN : .......................................
KABUPATEN/KOTA : .......................................
PROVINSI : .......................................
40
DAFTAR KENAIKAN KELAS
Tahun pelajaran : ........./.............
Nomor Nama
Siswa
Jenis
Kelamin
Kenaikan
kelas
Keterangan
Urut Induk L P N T
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Jumlah
Presentase
Mengetahui Kepala Sekolah ...............,.............200
Guru Kelas
(............................) (............................)
NIP NIP.
41
BAB V
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
A. Pengertian
Administrasi perlengkapan ialah semua kegiatan pencatatan yang
berkenaan dengan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pemanfaatan,
penyaluran, dan penghapusan barang-barang yang ada di sekolah agar dapat
digunakan sesuai dengan fungsinya. Sarana pendidikan adalah semua
perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan
dalam proses pendidikan di sekolah, sedangkan prasarana pendidikan adalah
semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang
pelaksanaan proses pendidikan di sekolah misalnya taman, jalan ke sekolah.
Nawawi (1987) mengklasifikasikannya menjadi 3 (tiga) macam tinjauan berikut:
(1) habis tidaknya dipakai; (2) bergerak tidaknya pada saat digunakan; dan (3)
hubungannya dengan proses belajar mengajar.
1. Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan yaitu
habis dipakai dan tahan lama.
a. Habis dipakai
Perlengkapan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat
yang jika digunakan habis dalam waktu yang relatif singkat.
Contohnya adalah kapur tulis, bahan kimia, pita mesin tulis, bola
lampu, dan kertas.
b. Tahan lama
Perlengkapan tahan lama adalah keseluruhan bahan atau alat
yang dapat digunakan secara terus menerus dalam waktu yang relatif
42
lama. Contohnya adalah buku, bangku sekolah, mesin tulis, atlas,
globe, dan beberapa peralatan olahraga dan kesenian..
2. Ditinjau dari Bergerak Tidaknya
Apabila dilihat dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua
macam yaitu bergerak dan tidak bergerak.
a. Yang bergerak
Perlengkapan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang
bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan
pemakaiannya. Contohnya: lemari arsip sekolah misalnya,
merupakan salah satu sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau
dipindahkan ke mana-mana bila diinginkan, dan kendaraan dinas.
b. Yang tidak bergerak
Perlengkapan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana
pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan.
Contohnya adalah tanah dan bangunan sekolah.
3. Ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses
belajar mengajar maka perlengkapan dibedakan menjadi tiga macam,
yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran, walaupun kadang-
kadang ketiga macam sarana tersebut masih sukar dibedakan.
B. Tujuan Administrasi Perlengkapan
Tujuan administrasi perlengkapan adalah untuk memberikan layanan
secara profesional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka
terselenggaranya proses pembelajaran di sekolah secara efektif dan efisien.
43
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan
Prinsip administrasi perlengkapan: (1) pencapaian tujuan, (2) efisiensi, (3)
administratif, (4) kejelasan tanggung jawab, (5) kekohesifan.
D. Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan
Administrasi perlengkapan memiliki ruang lingkup: (1) perencanaan
(perencanaan kebutuhan dan biaya), (2) pengadaan, (3) penyimpanan dan
penyaluran, (4) pengaturan tata letak dan pendayagunaan, (5) pemeliharaan
perlengkapan, dan (6) penginventarisasian dan penghapusan.
E. Perencanaan Perlengkapan
Kegiatan perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan
pada perencanaan kebutuhan perlengkapan, disamping harus dibuat pula
rencana biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bidang itu. Dalam
menyusun rencana kebutuhan perlengkapan hendaknya diperhatikan keadaan
inventaris pada tahun-tahun sebelumnya. Rencana kebutuhan hendaknya
dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan
perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun rencana biaya yang meliputi
biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyaluran,
penginventarisan, dan penghapusan agar jangan sampai ada kegiatan yang
tertinggal dalam penghitungan biaya yang diperlukan. Dalam menyusun
rencana perlengkapan sekolah perlu diperhatikan pengadaan harus: (1)
mengikuti pedoman/pembakuan, jenis, kuantitas dan kualitas perlengkapan
yang diperlukan sekolah, (2) sesuai dengan plafon, (3) menyediakan dan
menggunakan perlengkapan dalam kegiatan operasi, (4) memperhatikan cara
menyimpan dan memelihara perlengkapan, (5) mengikuti prosedur pengelolaan
perlengkapan, dan (6) harus melalui proses mengumpulkan dan mengolah data
perlengkapan. Untuk kegiatan dalam menyusun rencana pengadaan barang
44
bergerak dibedakan menurut jenis barangnya: (1) habis pakai, dan (2) tak habis
pakai.
F. Pengadaan Perlengkapan
Pengadaan perlengkapan sekolah meliputi buku, alat kantor, dan alat
pendidikan, perabot, bangunan, dan tanah yang dalam pelaksanaannya harus
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengadaan dapat dilakukan
dengan membeli, menyewa, sewa beli, hibah, dan membuat sendiri.
G. Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan
Di sekolah ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan yang dalam
melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada kepala tata
usaha sekolah. Penyimpanan dan penyaluran perlengkapan ialah semua
kegiatan yang meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang
di/dari gudang. Pelaksanaan Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar
tercapai efisiensi dan keefektivan dalam penggunaan tenaga, biaya alat-alat,
dan tata kerja. Semua perlengkapan yang dibeli dan/atau diterima perlu dicatat
dalam buku khusus.
H. Laporan Administrasi Perlengkapan
Seorang petugas urusan perlengkapan wajib melaporkan secara berkala
keadaan barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang
terjadi dalam gudang misalnya kerusakan atau kehilangan.
45
I. Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah
Tata letak perlengkapan sekolah mencakup pengaturan barang-barang
yang digunakan oleh sekolah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Penataan barang-barang tersebut perlu diatur sedemikian rupa sesuai dengan
pedoman/ketentuan yang berlaku. Pengaturan tata letak dapat menggunakan
prinsip TELER yaitu: Tertib, Efektif, Luwes, Efisien, dan Rapih.
J. Pemeliharaan Perlengkapan
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus-menerus secara
berkesinambungan, untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan
baik dan siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan
perlengkapan dibedakan atas: (1) pemeliharaan sehari-hari, dan (2)
pemeliharaan berkala.
46
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang
No:
Pada hari ini.............................................................tanggal..................................
bertempat di...........................................................................................................
Sesuai dengan surat : dari :................................................................
tanggal : ............................................ No..............................................................
telah terjadi penyerahan/pengeluaran barang antara :
1. Nama : .............................................................................................
2. Jabatan : .............................................................................................
3. Alamat : .............................................................................................
sebagai pihak yang meyerahkan.
1. Nama : .............................................................................................
2. Jabatan : .............................................................................................
3. Alamat : .............................................................................................
sebagai pihak yang menerima.
47
Barang-barang yang diserahterimakan seperti tercantum dalam daftar
terlampir. Setelah diperiksa dan disaksikan oleh pihak ketiga ternyata
terdapat/tidak terdapat .....................
............................................... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
NIP
Saksi-saksi pihak ketiga
1.
NIP
2.
NIP
48
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Pemeriksaan Barang
No:
Pada hari ini ........................ tanggal ........................ kami Panitia Pemeriksa
Barang/Alat-alat ........................ yang ditunjuk berdasarkan keputusan, yang
terdiri dari
1. ..............................................................................................Ketua
2. ..............................................................................................Sekretaris
3. ..............................................................................................Anggota
4. ..............................................................................................Anggota
5. ..............................................................................................Anggota
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa setelah memeriksa dan meneliti
barang-barang yang disertakan oleh
1. Nama : ...................................................................................................
2. Jabatan : ...................................................................................................
3. Alamat : ...................................................................................................
Yang dipesan oleh ........................ berdasarkan surat pesanan
tanggal ........................ No. ........................ berupa
1. ................................................................................................................
2. ................................................................................................................
3. ................................................................................................................
49
Menurut pendapat kami
..............................................................................................................
Perincian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ................ ( .....)
Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ................ ( ....)
untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. .......................................... ( ................ )
2. .......................................... ( ................ )
3. .......................................... ( ................ )
4. .......................................... ( ................ )
5. .......................................... ( ................ )
...................................... 20 .
Mengetahui,
Kepala .................................
NIP.
50
Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
No.
Nama
Baran
g
Spesifikas
i
Satua
n
Banyaknya KondisiKeteranga
nSeharusny
a
Kenyataa
n
Bai
k
Rusa
k
(1(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
............................................... 20 ....
Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. .......................................... ( ................ )
2. .......................................... ( ................ )
3. .......................................... ( ................ )
4. .......................................... ( ................ )
. 5. ............................................. ( ............... )
Mengetahui,
Kepala .................................
51
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penyerahan Barang
No:
Pada hari ini ................................................................... tanggal.........................
bertempat di ........................................................................................................
Sesuai dengan Surat dari ....................................................................................
tanggal ......................................................................... No...................................
telah terjadi penyerahan barang antara:
1. Nama : .......................................................................................................
2. Jabatan : .......................................................................................................
3. Alamat : ........................................................................................................
sebagai pihak yang menyerahkan
1. Nama :.........................................................................................................
2. Jabatan : ........................................................................................................
3. Alamat : ........................................................................................................
sebagai pihak yang menerima
Barang-barang yang diserahterimakan tercantum dalam daftar terlampir.
............................................... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
NIP NIP.
52
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Pada hari ini, .......................... tanggal .................... Telah dilaksanakan serah
terima barang seperti tersebut di bawah ini sesuai dengan Berita Acara
Pemeriksaan Barang
tanggal .........................................................No. .........................................
............
Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang
No Nama
Baran
g
Uraian
(Spesifikasi
)
Satua
n
Banyakny
a
Kondisi Keteranga
n
Bai Rusa
53
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
GOLONGAN : ...................................................................
SATUAN : ...................................................................
GUDANG : ...................................................................
KARTU BARANG
Nama Barang : .............................. Kode Inventaris No. : .................
Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang
Tanggal
Penerimaan
/
Pengeluara
n dari
gudang
Nomor Bukti Jumlah
Kartu
Persediaan
Barang
Sis
aKetPeneri
maanPengeluaran
Di
terima
Di
keluarkan
54
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
PERSEDIAAN
Nomor Kartu : ..................................................
Nama Barang : ..................................................
Tabel 5.4 Contoh Persediaan
Tanggal Uraian Tanda Bukti Sis Keteranga
nTanggal Nomor Terima Keluar
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
A. Penginventarisan
1. Pengertian
Penginventarisan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-
barang milik negara (yang dikuasai sekolah) secara tertib dan tertur
menurut ketentuan dan tta cara yang berlaku. Barang inventaris sekolah
adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang
diadakan/dibeli melalui dana APBN, BOS, Komite Sekolah maupun
diperoleh sebagai hadiah atau hibah, dan hasil usaha pembuatan sendiri di
sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Tiap
sekolah wajib menyelenggarakan penginventarisan barang milik negara
yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib,
dan lengkap. Kepala Sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas
terlaksananya penginventarisan fisik dan pengisian daftar inventaris
55
barang milik negara yang ada di sekolah termasuk
mengusahakan/mengurus tanda bukti hak pemilikan tanah/sertifikat.
2. Pengadministrasian Barang Inventaris
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk
Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan
barang Noninventaris, Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris,
dan Daftar Rekap Barang Inventaris.
a. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku untuk mencatat
semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah
menurut urutan tanggal penerimaannya.
b. Buku Golongan barang Inventaris adalah buku pembantu untuk
mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang
telah ditentukan.
c. Buku Catatan Barang Noninventaris adalah buku untuk
mencatat semua barang habis pakai, seperti: kapur, pensil,
penghapus, papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
d. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar
untuk mencatat jumlah bertambah dan berkurangnya barang
inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan
yang bersangutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang
pada masing-masing golongan inventaris.
e. Membuat Daftar Isian Inventaris
Daftar isian inventaris merupakan tempat mencatat semua
barang inventaris menurut golongan barangnya. Daftar isian
inventaris B3a, B3b, B3c, B3d, dan B3e disusun berdasarkan
data dalam Buku Golongan Barang Inventaris B3. Pembedaan
56
peralatan kantor dari alat teknis pendidikan dapat dilihat dalam
lajur lokasi Buku Golongan Barang Inventaris.
f. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris
Daftar rekapitulasi barang inventaris merupakan daftar yang
menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada
tanggal 1 Januari April lalu, mutasi barang yang terjadi selam
tahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1
Januari tahun anggaran berikutnya.
Sekolah wajib mengisi daftar isian inventaris dan mebuat daftar
rekapitulasi rangkap dua untuk disampaikan kepada unit kerja
yang membawahinya 1 set (asli) dan untuk arsip sendiri 1 set
(tembusan).
3. Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris
Pada dasarnya tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar
terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus
untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik
maupun melalui daftar catatan, ataupun di dalam ingatan orang.
Sesuai dengan tujuan tersebut, bentuk lambang, sandi atau kode
yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap
golongan, kelompok, atau jenis barang haruslah bersifat
membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam
mendapatkan kembali barang yang diinginkan.
Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau
uraian kelompok/jenis barang berbentuk angka bilangan (numerik) yang
tersusun menurut pola tertentu, agar mudah diingat dan dikenali, serta
memberi petunjuk mengenai formulir mana yang harus dipergunakan
untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu, tersusunnya
angka nomor kode ini dimaksudkan agar memungkinkan pengembangan
57
yang diperlukan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani
pencatatn barang.
Untuk barang, pada umumnya nomor kode itu terdiri dari dari tujuh
buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan
oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga angka di depan
adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka
berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok
untuk kelompok barang (main division) menurut ketentuan di dalam tiap-
tiap formulir.
B. Penghapusan
1. Pengertian
Penghapusan barang inventaris ialah pelepasan sesuatu barang dari
pemilikan tanggung jawab pengurusannya oleh pemerintah. Penghapusan
barang inventaris sekolah berarti pelepasan sesuatu barang dari daftar
inventaris yang ada di sekolah sesuai dengan peraturan dan tata cara
yang berlaku.
2. Tujuan Penghapusan
Penghapusan barang inventaris bertujuan untuk: (1) mencegah
pemborosan, (2) membebaskan ruangan dari penumpukan.
3. Syarat-syarat Barang Inventaris yang Dapat Dihapuskan
Barang inventaris yang dapat dipertimbangkan untuk dihapus harus
memenuhi sekurang-kurangnya salah satu syarat (1) rusak berat, (2) biaya
yang besar, (3) tidak seimbang dengan biaya pemeliharaan; (4) out to
date, dan (5) hilang.
58
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Golongan Barang : .............................................................
Angka Sandi Jenis Barang : .............................................................
Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris
No.
Uru
t
Nomor
Urut
Buku
Induk
Kode
Baran
g
Nama Barang
Keterangan
Barang
(merek
nomor,
ukuran, dsb)
Jumla
h
Nama
Satuan
Tahun
Pembuata
n
Keadaa
n
Barang
Harga
Perolehan
Lokas Keteranga
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
59
BAB VI
ADMINISTRASI KEUANGAN
A. Kelengkapan Administrasi
Untuk penyelenggaraan tata usaha keuangan diperlukan kelengkapan
sebagai berikut:
1. Kutipan Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA):
menyangkut perincian biaya-biaya yang diperlukan oleh sekolah yang
bersangkutan.
2. Buku Register Surat Perintah Membayar (SPM):
Merupakan buku pembantu dan berisi kolom-kolom sebagai berikut:
(1) nomor urut (untuk tahun anggaran), (2) tanggal dan nomor SPM,
(3) besarnya uang, (4) uraian (untuk keperluan apa), (5) tanggal
terima, (6) tanggal diuangkan, dan (7) keterangan.
Hal-hal yang perlu diketahui mengenai SPM adalah: (1) dikeluarkan
oleh KPKN atas dasat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang
diajukan bendahara, dan (2) harus melalui bendahara dan dibukukan
dalam kas umum.
3. Buku Pembantu/buku harian
Buku pembantu digunakan untuk melakukan pencatatn sirkulasi yang
terjadi setiap hari, baik pengeluaran maupun penerimaannya. Buku
itu merupakan buku pegangan bagi Bendaharawan.
60
4. Buku Kas Umum
Buku Kas Umum dapat digunakan secara umum. Artinya buku itu
mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran uang. Buku tersebut
secara umum memuat bagian, pos, dan mata anggaran yang
berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran, baik berupa
uang tunai, uang yang ada di Bank, maupun Giro Pos.
5. Jenis dan Cara Penggunaan Buku Kas Umum
a. Ada dua jenis Buku Kas Umum
1) Buku Kas Umum berbentuk scontro
Buku ini sangat sederhana, tidak banyak kolom. Kolom
uraian dapat digunakan untuk uraian penerimaan dan
uraian pengeluaran. Begitu pula dalam kolom mata
anggaran juga juga digunakan untuk mata anggaran
pengeluaran dan penerimaan. Buku tersebut dapat
digunakan apabila Bendaharawan harus mengelola
banyak -mata anggaran. Buku ini digunakan apabila jenis-
jenis penerimaan/pengeluaran 10 jenis atau lebih sesuai
dengan Instruksi Mendikbud tanggal 16 September 1983
No.13/M/1983.
2) Buku Kas Umum Tabelaris
Buku Kas Umum berbentuk tabelaris mempunyai banyak
kolom, sesuai dengan keperluan dan banyak pos atau
mata anggaran.
Kemudian lajur uraian dan sebagainya pada penerimaan
tidak menjadi satu pada lajur uraian dan pos atau mata
anggaran pada pengeluaran.
61
Lajur penerimaan sebelah kiri memuat beberapa
b. Cara penggunaan Buku Kas Umum
1) Sebelum buku itu digunakan dihitung terlebih dahulu
jumlah halaman, kemudian dicantumkan di halaman depan
jumlah itu dan kemudian ditandatangani oleh
Bendaharawan dengan diketahui atasan langsungnya.
2) Pada sampul depan diberikan label. Tiap halaman diberi
nomor dan diparaf Bedaharawan. Dicantumkan tanggal,
bulan dan tahun sejak buku dikeluarkan. Pada halaman
terakhir Buku Kas Umum harus disediakan untuk catatan
pemeriksa.
3) Buku Kas Umum dikerjakan sendiri oleh
Bendaharawan/Pemegang Kas bersangkutan, kecuali
ditentukan lain oleh pejabat/atasan yang berwenang.
4) Setiap akhir bulan dilakukan penutupan buku, sehingga
akan namapak jelas berapa saldo lebih atau berapa saldo
kurang.
5) Setiap tutup buku pada akhir bulan, Bendaharawan harus
melakukan penutupan dan menandatangani pada buku
tersebut dengan diketahui oleh atasan Bendaharawan.
Selanjutnya diterangkan berapa uang kas, berapa uang
Bank, dan sebagainya.
6) Dalam rangka pemindahan halaman, apabila halaman
tersebut tidak muat untuk pembukuan satu bulan, maka
harus ada keterangan jumlah yang dipindahkan ke
halaman berikutnya.
62
7) Pemindahan saldo lebih dan saldo kurang pada
pembukuan bulan berikut:
a) Saldo lebih dipindahkan pada lajur penerimaan
sebelah kiri;
b) Saldo kurang dipindahkan pada lajur penegluaran
sebelah kanan.
Disarankan penutupan Buku Kas selalu dicatat dalam register
mengenai penutupan Kas (pasal 10 Keputusan Menteri Keuangan
No.332/V/1976)
6. Daftar Penerimaan Gaji/Uang Lembur
a. Daftar gaji diajukan ke KPKN dengan format Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) yang ditandatangani oleh Bendaharawan
dan Kepala Sekolah.
b. Gaji dan uang lembur hanya boleh dibayarkan kepada yang
berhak menerimanya. Tanda tangan yang berhak harus lengkap
dan tidak dibenarkan diganti dengan paraf.
c. Bilamana gaji/uang lembur diterima melalui orang lain, maka
penerimaan harus mempergunakan surat kuasa yang
dilampirkan pada daftar gaji.
7. Buku setoran ke Bank/KPKN
Giro yang diterima melalui KPKN harus disetor ke Bank Pemerintah
dengan buku setoran yang diterima dari bank tersebut dan kemudian
dibukukan dalam bentuk Buku Bank dan Buku Kas Umum sebagai
penerimaan.
63
8. Arsip Bukti Pengeluaran
Buku Pengeluaran (UYHD) Uang Yang Harus
Dipertanggungjawabkan merupakan lampiran dari Surat
Pertanggungjawaban Rutin (SPJR) yang dibuat untuk masa satu
bulan, yaitu dari awal sampai dengan akhir bulan. Laporan ini harus
sudah dikirim ke KPKN paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
Satu tembusan SPJR disimpan sebagai arsip pengeluaran sekolah
yang bersangkutan.
9. Laporan Keuangan
Di samping SPJR yang dikirimkan tiap-tiap bulan, Bendahara harus
mengirimkan laporan keuangan per triwulan dan per tahun. Yang
dimaksudkan dengan triwulan adalah jangka waktu tiga bulan
anggaran, dan yang dimaksud dengan tahunan adalah waktu satu
tahun anggaran.
Pengaturan dan pengisian format dilakukan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
10.Buku Penerimaan Beasiswa
Buku ini merupakan pembukuan dari beasiswa yang diterima di
sekolah untuk diteruskan kepada siswa yang berhak/bersangkutan
Untuk pembukuan ini diperlukan: (1) daftar nama penerima beasiswa
dengan keterangan sumber, jenis, dan jumlah beasiswa yang
diterimanya, dan (2) bukti tanda terima secara kolektif tiap jenis
beasiswa.
11.Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS)
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS)
disusun oleh Kepala Sekolah bersama Wakil Kepala Sekolah dan
64
Kepala Urusan dibantu oleh guru dan tenaga tata usaha yang
ditunjuk.
12.Format Menyusun RAPBS (Lihat halaman berikut)
B. Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah
Kegiatan belajar mengajar di sekolah didukung oleh beberapa sumber
dana yang jumlahnya berbeda-beda sesuai dengan lokasi dan lingkungannya.
Secara umum sumber pembiayaan pendidikan di sekolah terdiri dari: (1)
Pembangunan, (2) rutin, (3) BOS, (4) Pemda, dan (5) donatur.
C. Bukti-Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Keuangan
Setiap bukti-bukti pengeluaran sebagai pertanggungjawaban keuangan
Negara harus memenuhi: (1) tujuan anggaran yang tercantum dalam DIPA, (2)
yang berhak menerima pembayaran (sesuai dengan dokumen kontrak atau
lainnya), dan (3) pembayaran sebatas dana yang ada di dalam DIPA.
D. Pemeriksaan Kas oleh Atasan Langsung
Sesuai dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia, atasan langsung
Bendaharawan mengadakan pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan
sedikitnya 3 bulan sekali. Jika pemeriksaan kas menemukan adanya tindak
pidana, maka hal itu wajib dilaporkan atasan langsung sebagai laporan khusus
kepada pejabat eselon dengan tembusan kepada inspektur jenderal.
65
Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp)
No. Jenis
Pendapatan
Jumla
h
Biaya
Sumber Pendapatan
Jumla
h
Pembanguna
n
Rutin BOS Pemda Donatur Insidentil
Jumlah
Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran
No Progra
m
Kegiata
n
Uraian
Kegiata
n
Sasara
n
Unit Jumla
h
Biaya
Sumber Biaya
Pemb
.
Ruti
n
BO
S
Pemd
a
Danatu
r
Insidenti
l
Jumla
h
Jumlah
66
E. Butir-Butir Pengelolaan Kas untuk Bendaharawan
1. Sisa uang tunai dalam Kas Bendaharawan tidak boleh lebih dari Rp
5.000.000,00 (lima juta rupiah).
2. Setiap bendaharawan harus mempunyai brankas atau peti kas untuk
menyimpan uang tunai yang ditempatkan sedemikian rupa sehingga
terjamin keamanannya.
3. Apabila Bendharawan tidak memiliki brankas/peti kas maka uang
tunai tidak dibenarkan disimpan dalam laci, meja/almari/filling kabinet
dan lain-lain, tetapi harus dititipkan kepada bendaharawan lainnya
yang memiliki brankas atau peti kas sehingga uang titipan tersebut
ditempatkan dalam bungkusan atau amplop tertutup sehingga tidak
tercampur dengan uang lainnya dan dibuat berita acara/surat
keterangan penitipan uang.
4. Untuk menyimpan uang di Bank, bendaharawan hanya
diperkenankan memiliki satu rekening Bank pada Bank pemerintah
dan dilarang pada Bank Swasta atau atas nama pribadi.
5. Saldo rekening bank adalah merupakan bagian dari sisa buku kas
umum.
6. Tanda bukti pengeluaran/penerimaan terdiri dari Asli dan Tembusan
serta pada tanda bukti asli dibubuhi tanda tangan/tulisan asli.
7. Tanda bukti kas diberikan nomor urut dari buku kas umum, kecuali
tanda bukti penerimaan pada Bendaharawan. Khusus penerimaan
diberikan nomor urut dari Buku Pembantu.
8. Tanda bukti penerimaan/pengeluaran harus dibuat atas nama
instansi/kantor/satuan kerja/proyek dan tidak diperkenankan atas
nama pribadi.
67
9. Dalam tanda bukti pengeluaran jumlah yang tertulis dengan huruf
harus sama dengan yang tertulis dengan angka tanpa cacat baik
coretan maupun perubahan, dan uraian dalam tanda bukti
pengeluaran harus jelas sesuai dengan tujuan pengeluaran yang
tercantum dalam APBN.
10. Tanda Bukti pengeluaran harus ditandatangani oleh yang berhak
menerima pembayarab dengan tinta/bolpoint serta dicantumkan
tanggal, bulan, tahun, dan tempat pembayaran dan alamat jelas
penerima pembayaran.
11. Khusus tanda bukti penerimaan harus ditandatangani oleh
Bendaharawan Khusu Penerimaan dengan tinta/bolpoint serta
dicantumkan tanggal, bulan, tahun, dan tempat kedudukan
bendaharawan.
12. Dalam tanda bukti penegluaran yang diajukan kepada negara untuk
memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang dasar dari
penerimaan.
13. Tanda bukti pengeluaran yang diajukan oleh pihak ketiga kepada
negara untuk memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang
menjadi dasar dari pengeluaran.
14. Apabila pihak ketiga disamping tagihannya kepada negara juga
mempunyai hutang pada negara yang lamgsung ada hubungannya
dengan tagihan tersebut termasuk perpajakan (PPH dan PPN dan
pajak lainnya), utang tersebut harus diperhitungkan.
15. Bendaharawan harus yakin bahwa tanda tangan untuk lunas adalah
dari yang berhak menerima pembayaran dan apabila yang tersangkut
tidak dapat menandatangani sendiri tanda bukti pembayaran,
pembayaran hanya dapat dilakukan dengan surat otentik sebagai
tanda lunas.
68
16. Sebelum dilakukan pembayaran, tanda bukti pembayaran harus
disetujui, pembayaran tanda bukti ditandatangani oleh atasan
langsung/pemimpin proyek dan dinyatakan tanggal lunas
pembayarannya serta ditandatangani Bendaharawan.
69
BAB VII
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Pengertian
Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma,
standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan,
dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan
tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.
B. Tujuan Administrasi Kepegawaian
Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk mewujudkan keseragaman
perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan
tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.
C. Komponen Administrasi Kepegawaian
Komponen administrasi kepegawaian meliputi penyusunan formasi,
pengadaan, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, dan pemberhentian
tenaga kependidikan di sekolah.
D. Penyusunan Formasi
Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan
Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian
Pasal 15 ayat:
70
1. Jumlah dan sususan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan
ditetapkan dalam formasi.
2. Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk
jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang
harus dilaksanakan.
Jenis Tenaga SD: 1 orang minimal S1 kependidikan, 1 guru untuk setiap
kelas/rombel, 1 guru agama sesuai agama siswa, 1 guru penjas dan kesehatan,
1 petugas TU minimal SMK Administrasi Perkantoran, 1 guru mulok, 1
pejaga/kebersihan minimal SLTP sederajat, 1 tenaga fungsional: BP,
pustakawan, lab, teknisi.
1. Penerimaan (Pengadaan) Pegawai
Pengadaan pegawai adalah untuk mengisi formasi yang lowong dan
untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Pengadaan pegawai merupakan proses yang dimulai dari
perencanaan, pengumuman, penyaringan, dan pengangkatan CPNS
sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.
2. Membuat Buku Induk Pegawai
Untuk menginventarisasi tenaga yang ada, baik tenaga guru maupun
tenaga kependidikan lainnya, di sekolah harus ada buku induk pegawai
yang pembuatannya disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan yang
berlaku. Yang perlu dicatat adalah Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS )
dan pegawai negeri sipil (PNS) yang ada di sekolah, baik PNS Diknas,
Instansi lain pusat atau daerah.
3. Kelengkapan File Administrasi Kepegawaian
File kepegawaian adalah kumpulan dokumen sah yang dimiliki oleh
pegawai yang berhubungan dengan kepentingan administrasi
71
kepegawaian. Dokumen tersebut dikumpulkan dalam satu file (order) diberi
pasfoto, nama dan NIP.
4. Latihan Prajabatan
Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS) baik guru maupun tenaga
kependidikan lainnya diwajibkan mengikuti prajabatan sesuai dengan
tingkatan masing-masing. Tujuan dari dilaksanakannya prajabatan adalah
agar CPNS tersebut terampil dalam melaksanakan tugas yang dipercayai
kepadanya.
5. Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil
Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS harus
mengacu pada PP RI Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS.
6. Nomor Induk Pegawai (NIP)
NIP dan Karpeg ditetapkan secara terpusat oleh BAKN, baik bagi
Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang
diperbantukan/dipekerjakan pada Daerah Otonom atau Instansi lain.
7. Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)
DUK adalah suatu daftar yang memuat nama PNS pada unit
organisasi atau unit kerja yang disusun menurut tingkat kepangkatan yang
digunakan sebagai bahan obyektif dalam pembinaan karier, mengetahui
jumlah PNS di unit organisasi atau unit kerja dan dibuat setiap tahun.
8. Kartu Pegawai (Karpeg)
Karpeg adalah kartu identitas pegawai dan hanya diberikan kepada
pegawai sekolah yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi
pegawai. Karpeg PNS diterbitkan oleh Kepala Badan Kepegawaian
72
Negara/Daerah, sedangkan karpeg non-PNS diatur oleh yayasan atau
sekolah masing-masing.
9. Kenaikan Gaji Berkala
Kepada Pegawai Negeri Sipil diberi kenaikan gaji berkala apabila
telah memenuhi syarat-syarat berikut: (1) a. Masa kerja Golongan yang
ditentukan untuk kenaikan gaji berkala, dan (2) Nilai rata-rata penilaian
pelaksanaan pekerjaan(DP-3) sekurang- kurangnya cukup.
10.Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat PNS harus mengaju pada PPRI Nomor 12 Tahun
2002 tentang Perubahan atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan
Pangkat PNS. Jenis Kenaikan Pangkat, adalah: (1) Kenaikan Pangkat
Reguler, (2) Kenaikan Pangkat Pilihan, (3) Kenaikan Pangkat Istimewa, (4)
Kenaikan Pangkat Pengabdian, (5) Kenaikan Pangkat Anumerta, (6)
Kenaikan Pangkat menjadi Pejabat Negara, (7) Kenaikan Pangkat dalam
Penugasan di Luar Instansi, (8) Kenaikan Pangkat dalam Wajib Militer, (9)
Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah, dan (10) Kenaikan Pangkat Lain-
lain.
11.Tata Cara Pengajaran Usul Penetapan Angka Kredit
Setiap guru berdasarkan bukti prestasi yang sesuai dengan
ketentuan jumlah angka kredit yang dipersyaratkan, yang diperkirakan
telah memenuhi syarat untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih
tinggi, dapat menyampaikan bukti-bukti yang telah ditetapkan.
12.Cuti
Cuti adalah hak bagi pegawai negeri sipil, yang diberikan dengan
tujuan untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani. Pegawai Negeri
Sipil setelah bekerja selama jangka waktu tertentu. Cuti itu diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976. Jenis cuti: (1) Cuti Tahunan,
73
(2) Cuti Besar, (3) Cuti Sakit, (4) Cuti Bersalin, (5) Cuti karena Alasan
Penting, (6) Cuti di Luar Tanggungan Negara.
E. Pembinaan Pegawai
Pembinaan pegawai dilakukan oleh kepala sekolah sebagai pimpinan unit
melalui: (1) pengusulan untuk mengikuti pelatihan prajabatan bagi sekolah
negeri, sedangkan untuk sekolah swasta melalui masa percobaan; (2)
pengusulan untuk mengadakan sendiri pelatihan kemampuan profesional; (3)
pembinaan secara rutin; (4) pemberian penghargaan, (5) pembinaan disiplin
tenaga kependidikan (Lihat PP30 Tahun 1980 ada 26 kewajiban dan 18
larangan bagi PNS); (6) penjaminan terlaksananya hak tenaga kependidikan
antara lain cuti dan kepengurusan kenaikan pangkat pengusulan penghargaan;
dan (7) pembuatan DP3.
F. Pemberhentian dan Pemensiunan
Pemberhentian PNS masih tetap diatur dengan Peraturan Pemerintah
Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan
Pemberhentian pegawai yang berpangkat Pembina Utama Muda (golongan
IV/c) sampai Pembina Utama (golongan IV/e) yang berhak memberhentikan
adalah presiden. Pemberhentian PNS pusat yang berpangkat Pembina
(golongan IV/a) sampai Pembina Tingkat I (golongan IV/b) oleh Menteri di
lingkungan masing-masing, sedangkan pemberhentian PNS yang berpangkat
Penata Tingkat I (golongan III/d) ditetapkan oleh pejabat di bawahnya.
Pemberhentian PNS daerah yang berpangkat Pembina Tingkat I (golongan
IV/b) ke bawah ditetapkan oleh Pembina Pegawai di Daerah. Khusus untuk
pemberhentian PNS pusat dan daerah karena mencapai batas usia pensiun,
tewas, meningal dunia, cacat karena dinas oleh Kepala BKN.
74
G. Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian
Untuk sarana kelengkapan administrasi kepegawaian digunakan beberpa
format. Jenis format yang dimasud adalah sebagai berikut: (1) Buku Induk
Pegawai, (2) Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil, (3) Permohonan
Cuti Tahunan, (4) Surat Izin Cuti Tahunan, (5) Permohonan Cuti Besar, (6)
Surat Izin Cuti Besar, (7) Permohonan Cuti Sakit, (8) Surat Izin Cuti Sakit, (9)
Permohonan Cuti Bersalin, (10) Surat Izin Cuti Bersalin, (11) Permohonan Cuti
Alasan Penting, (12) Surat Izin Cuti Alasan Penting, (13) Permohonan Cuti di
Luar Tanggungan Negara, (14) Surat Izin Cuti di Luar Tanggungan Negara, (15)
Kartu Cuti Pegawai, (16) Daftar Mutasi Kepangkatan, (17) Uraian Tugas, (18)
Pemberian Kenaikan Gaji Berkala, (19) Permohonan Izin Belajar, (20) Surat
Pernyataan Persetujuan, (21) Usul Mutasi, (22) Usul Kenaikan Pangkat.
Berikut ini diberikan contoh format buku induk pegawai. Sedangkan untuk
format-format lainnya diserahkan pada kreativitas dan inovasi calon kepala
sekolah terkecuali sudah format baku yang harus dipatuhi.
75
DAFTAR RUJUKAN
Anonim 1. 2003. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan
Depdiknas 2003. Depdiknas: Jakarta.
Anonim 2. 2003. Pelatihan Kepala Tata Usaha Sekolah Menengah Umum,
Bahan Acuan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kanwil Propinsi
Jawa Barat. Proyek Peningkatan Mutu SMU Jawa Barat 2000: Bandung.
Anonim 3. 1997. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas
1997. Depdiknas: Jakarta.
Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas 1997.
Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan Depdiknas 2003.
PP No. 19 tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
UURI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
UURI Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas UURI Nomor 8 Tahun
1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
76
LAMPIRAN
77