Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović

Head of Accounting & Controlling SIEMENS

1.ICV Kongres controllera Beograd, 17.5.2013.

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 2

I. Organizacija Controllinga

II. Organizaciona struktura SIEMENS

III. SIEMENS Srbija

1. Podela controlling aktivnosti

2. Termini i sadržaj mesečnog izveštavanja (Centralni Controlling)

3. Primeri standardnih izveštaja

4. Predmet analize na mesečnim sastancima

5. Osnovni KPIs

IV. Preduslovi da controller postane efikasan biznis partner

V. O autoru

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 3

Controlling se uglavnom označava kao menadžment funkcija. No uloga Controllinga nije samo da obezbedi relevantne i pravovremene informacije menadžmentu u cilju podrške pri donošenju poslovnih odluka već Controller kao biznis partner treba da ima istu tu ulogu u svim značajnim procesima u poslovanju kompanije.

I. Organizacija Controllinga

Zavisi od organizacije kompanije

U kompanijama jednostavnije organizacione strukture Controlling je uglavnog organizovan centralno i ima cilj i zadatak da pokrije sve controlling aktivnosti i da menadžmentu obezbedi transparetnost podataka

U većim kompanijama složenije organizacione strukture controlling je podeljen na centralni controlling i više pojedinačnih controlling funkcija prisutnih skoro u svim organizacionim jedinicama ili važnim poslovnim procesima kompanije Kompanija A Kompanija B

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 4

II. Organizaciona struktura SIEMENS

4 sektora (Energy, Healthcare, Industry, Infrastructure & Cities)

Svaki od sektora podeljen na divizije

Divizije se dele na Business Units Business Segments Business Sub segments

= Controlling Controlling na nivou biznis segmenta i biznis unit-a:

dobro poznaje detalje svog poslovanja

aktivno učestvuje u ostvarivanju poslovnih rezultata operativnog biznisa

može aktivno da utiče na optimizaciju poslovnih rezultata Controlling na nivou Sektora:

raspolaže sa manje detalja iz operativnog poslovanja

bazira se na praćenju osnovnih, definisanih KPIs

sve informacije dobija od kontrolera na nivou divizija

ima ulogu direktne komunikacije između menadžmenta Sektora i operativnih divizija

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 5

III. SIEMENS Srbija

125 godina Siemens posluje u Srbiji

85 Mio EUR prometa ( FY 2012)

673 zaposlenih za 2012, forecast 850 za 2013

Zastupljenost sva 4 sektora o Energy o Healthcare o Industry o Infrastructure & Cities

Osnovni tipovi poslovanja: o proizvodi o servisi o projektna rešenja o proizvodnja

2 lokacije: Beograd i Subotica (proizvodnja generatora za vetrogeneratore)

Poslovna godina od 01.10 do 30.09 (ista i za Siemens i za lokalno izveštavanje)

Energy Healthcare

Industry Infrastructure & Cities

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 6

III.1 Podela controlling aktivnosti

Centralni controlling

Controlling odeljenje Controlling

aktivnosti u nadležnosti divizije

Sektori/Divizije

CENTRALNI CONTROLLING

• mesečno izveštavanje i analize na nivou kompanije

• konsolidacija budžeta

• menadžment reporting + komentari

• izrada budžeta i analiza odstupanja za centralne službe (administracija)

• analiza projekata

• analiza starosne strukture potraživanja za svaku diviziju

• detaljna Cash Flow analiza

DIVIZIJA

• sastavljanje budžeta

• mesečni forecast

• kontrola projekata

• kontrola opštih troškova (troškovi prodaje)

• analize odustupanja i komentari

• interni reporting unutar divizije (reporting ka centrali)

• asset management (NCE)

• cash flow

• bilans uspeha

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 7

III.2 Termini i sadržaj mesečnog izveštavanja (Centralni Controlling)

rok za izveštavanje je Ultimo + 6 (6. radni dan u mesecu po bavarskom kalendaru)

pripremaju se 4 grupe izveštaja svakog meseca:

1. izveštaji razbijeni po divizijama i po kontima : a. bilans uspeha b. bilans stanja c. cash flow

2. izveštaji razbijeni po biznis unit-ima i po pozicijama:

a. bilans uspeha b. bilans stanja (tj. Net Capital Employed), c. Net Cash From Operations, d. sales activity (nivo subsegmenta i po tipu kupca):

i. vrednost novih porudžbina ii. promet

iii. prodajna margina iv. order backlog (nerealizovana vrednost ugovorenih projekata) podeljen na

tekuću godinu, narednu i period veći od dve godine

3. Forecast do kraja godine na nivou biznis unit-a: a. bilans uspeha b. bilans stanja ( Net Capital Employed) c. Net Cash from Operations d. sales activity

4. Izvešaj o infrastrukturnim troškovima po pozicijama i kontima (troškovi centralnih odeljenja

koja nisu dodeljena sektorima i divizijama)

Treća lica

u zemlji / u inostranstvu (obavezna podela na zemlje)

Govermental / Non Govermental

Povezane kompanije

u zemlji / u inostranstvu

isti Sektor, BU, segmentdrugi Sektor, BU, segment

Interkompanijski biznis

isti Sektor, BU, segmentdrugi Sektor, BU, segment

Tipovi kupaca

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 8

III.3 Primeri standardnih izveštaja

a. Bilans uspeha na nivou kompanije razbijen na sektore

b. Sales activity izveštaj za diviziju Power Transmission

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 9

c. Net Cash from Operations za Sektor Energy

d. Forecast izveštaj o Sales Activity i bilans uspeha

o Net Cash from Operations

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 10

III.4 Predmet analize na mesečnim sastancima

Prisutni: CFO, rukovodilac divizije i centralni controlling

Zbog složene organizacione strukture i složenih standardnih izveštaja za menadžment sastanke se pripremaju jednostavni pregledi koji sadrže samo osnovne pokazatelje

Detaljnija analiza na nivou biznis unit-a je premet analize unutar divizije

Predmet analiza sa CFO je na nivou divizija i zbirno na nivou kompanije

Analize se baziraju na sledećim poređenjima: 1) Actual Year to date vs. BU YTD 2) FC Q4 vs. BU Q4 3) ACT YTD vs. FC YTD

Analiza sadrži: 1) Pregled dobijenih projekata 2) Pregled izgubljenih / odloženih projekata 3) Detaljnu projekt listu za Forecast do kraja godine podeljenu po kvartalima 4) Dve varijanse za promet i profit do kraja godine ( worst case & best case) 5) Detaljna cash flow analiza 6) Detaljna analiza potraživanja po kupcima 7) Highlights & Lowlights za svaku diviziju/sektor 8) Najznačajniji rizici i šanse

Primer pregleda osnovnih pokazatelja na nivou divizije:

Primer projektne liste:

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 11

III.5 Osnovni KPis

Business Volume = (nove porudžbine + promet)/ 2

Gross profit margina

Profit margina

Marketing, Selling & Administration costs (SG&A)

% SG&A u odnosu na promet

Free Cash Flow ( Net Cash from operating activities – PPE investments)

CCR (Cash converison rate)

ROCE (return on capital employed)

Kvalitet planiranja (forecast accuracy )

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 12

IV. Preduslovi da controller postane efikasan biznis partner

Detaljno poznavanje celokupne organizacije i poslovnih procesa

Detaljno poznavanje poslovanja kompanije

Detaljno poznavanje osnovnih pokretača (drivera) u poslovanju i kako na njih može da se utiče

Dobre komunikacijske veštine

o veštom komunikacijom controller balansira između menadžmeta i operativnog biznisa (često ne pričaju istim jezikom)

o od controllera se uglavnom očekuju kvalitetni odgovori ali controller mora da POSTAVLJA PITNJA kako bi došao do informacija

o controller komunicira skoro sa svim organizacionim jedinicama u kompaniji

o controller mora da zna KADA, KAKO, KOGA i ŠTA da pita ili KOME da kaže

Izuzetna saradnja sa računovodstvom

Kreativnost u razmišljanu - CONTROLLING NIJE ŠABLON!

Analitičnost, kritičnost, objektivnost i preciznost uz sposobnost razlikovanja materijalnog od nematerijalnog

Controller kao biznis partner

Natalija Mihajlović, Head of Accounting & Controlling, SIEMENS d.o.o. Beograd 13

V. O autoru

Natalija Mihajlović Head of Accounting & Controlling Siemens d.o.o. Beograd Tel: +381 60 8170 329 Karijera u Siemens-u:

2003 Controller

2007 Head of Controlling

2011 Professional MBA Controlling & Finance, WU Executive Academy, Vienna University of Economics and Business

2012 Head of Accounting & Controlling