МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Київський національний університет будівництва і архітектури

П.П. Лізунов , Г.Л. Васильєва, М.В. Коханович, А.О. Білощицький, С.В. Білощицька, А.С. Резніков

ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ MICROSOFT EXCEL

Конспект лекцій

для студентів за напрямами підготовки: 6.060101 «Будівництво»; 6.030601 «Менеджмент»; 6.030510 «Товарознавство і торговельне підприємництво»; 6.040106 «Екологія, охорона навколишнього середовища та збалансоване природокористування»; 6.080101 «Геодезія, картографія та землеустрій»

Київ 2008

УДК 681.3.06 ББК 32.973-01

Л55

Рецензент О.Ю. Філімонова, канд. техн. наук, доцент

Затверджено на засіданні вченої ради будівельного факультету, протокол № 4 від 27 грудня 2007 року.

Лізунов П.П., Васильєва Г.Л., Коханович М.В. та ін. Л55 Електронні таблиці Microsoft Excel: конспект лекцій /

П.П. Лізунов, Г.Л. Васильєва, М.В. Коханович, А.О. Білощицький, С.В. Білощицька, А.С. Резніков. − К.: КНУБА, 2008. – 120 с.

Розглянуто основні принципи роботи з електронними

таблицями Microsoft Excel. Викладення матеріалу супроводжено великою кількістю ілюстрацій, прикладами та запитаннями для самоконтролю.

Призначено для студентів за напрямами підготовки:

6.060101 «Будівництво»; 6.030601 «Менеджмент»; 6.030510 «Товарознавство і торговельне підприємництво»; 6.040106 «Екологія, охорона навколишнього середовища та збалансоване природокористування»; 6.080101 «Геодезія, картографія та землеустрій».

УДК 681.3.06 ББК 32.973-01

© П.П. Лізунов, Г.Л. Васильєва, М.В. Коханович, А.О. Білощицький, С.В. Білощицька, А.С. Резніков, 2008

© КНУБА, 2008

3

ЗМІСТ

ВСТУП ......................................................................................................... 7 Лекція 1. ОСНОВИ РОБОТИ У СЕРЕДОВИЩІ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕСОРА MICROSOFT ЕХСEL............................................................ 8

1.1. Загальна характеристика табличного процесора та структура вікна МS Ехсel ........................................................................................ 8

1.2. Операції з робочими листами .............................................................. 9 Вибір листа ........................................................................................... 10 Копіювання листа та його переміщення........................................... 11 Перейменування листів........................................................................ 12 Створення листа.................................................................................. 12 Видалення листа................................................................................... 12 Приховування листа............................................................................. 12

1.3. Засоби виділення „ячеек” та діапазонів ............................................ 13 1.4. Переміщення по таблиці..................................................................... 13 1.5. Функції Excel для роботи з вікнами. Довідкова система Excel...... 14

Масштабування.................................................................................... 14 Розбивка вікна....................................................................................... 15 Приховання й відображення робочої книги....................................... 17

1.6. Довідкова система Excel ..................................................................... 17 Використання помічника..................................................................... 17 Робота з довідкою ............................................................................... 19

Запитання для самоконтролю ................................................................... 21 Лекція 2. СТВОРЕННЯ, РЕДАГУВАННЯ ТА ФОРМАТУВАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ ...................................................................... 22

2.1. Введення і редагування даних ........................................................... 22 2.2. Вставка й видалення „ячеек”.............................................................. 23 2.3. Видалення вмісту „ячеек” .................................................................. 24 2.4. Скасування послідовності команд..................................................... 25 2.5. Переміщення й копіювання................................................................ 25 2.6. Модель „ячейки” в Excel .................................................................... 28 2.7. Спеціальна вставка .............................................................................. 29 2.8. Транспонування таблиць .................................................................... 30 Запитання для самоконтролю ................................................................... 30

Лекція 3. ФУНКЦІЇ І ФОРМУЛИ В EXCEL. ФОРМУЛИ МАСИВУ. ВІДНОСНЕ, АБСОЛЮТНЕ ТА ЗМІШАНЕ ПОСИЛАННЯ. ПОМИЛКИ ТА ЇХ ВИПРАВЛЕННЯ ............................................................................. 31

4

3.1. Робота з функціями і формулами ...................................................... 31 Введення формул в „ ячейки” таблиці................................................ 31 Вставка формул за допомогою Майстра функцій........................... 32

3.2. Оператори в Excel................................................................................ 34 3.3. Введення формул................................................................................. 35 3.4. Автоматична сума ............................................................................... 37 3.5. Заповнення „ячеек” формулами......................................................... 37 3.6. Формули масиву .................................................................................. 39 3.7. Посилання на листи й книги .............................................................. 40 3.8. Абсолютні адреси „ячеек”. Використання імен у формулах......... 41 3.9. Виправлення помилок і відстеження взаємозв’язку „ячеек”......... 42 Запитання для самоконтролю ................................................................... 44

Лекція 4. ФОРМАТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ. УМОВНЕ ФОРМАТУВАННЯ. АВТОФОРМАТУВАННЯ. СТИЛІ ............................................................ 44

4.1. Форматування таблиць ....................................................................... 44 Вибір шрифту ....................................................................................... 44 Вирівнювання ........................................................................................ 46 Рамки ..................................................................................................... 47 Кольорове оформлення ........................................................................ 48

4.2. Форматування чисел ........................................................................... 49 4.3. Умовне форматування ........................................................................ 51 4.4. Форматування висоти рядків і ширини стовпчиків......................... 53 4.5. Копіювання формату........................................................................... 54 4.6. Автоматичне форматування............................................................... 54 4.7. Стилі......................................................................................................55 4.8. Пошук і заміна ..................................................................................... 57 Запитання для самоконтролю ................................................................... 58

Лекція 5. СТВОРЕННЯ, РЕДАГУВАННЯ І ФОРМАТУВАННЯ ГРАФІКІВ ТА ДІАГРАМ ............................................................................................. 59

5.1. Призначення та основні поняття і об’єкти Мастера диаграмм ... 59 5.2. Побудова графіка................................................................................. 63 5.3. Форматування графіка ........................................................................ 66 Запитання для самоконтролю ................................................................... 67

Лекція 6. РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ У СЕРЕДОВИЩІ МS ЕХСЕL ... 68 6.1. Поняття про бази даних (список) у середовищі МS Ехсеl,

обмеження та особливості створення і використання...................... 68 Створення списків................................................................................ 68

5

Сортування списків.............................................................................. 70 Фільтрація даних в списках ................................................................ 71 Підведення підсумків............................................................................ 74 Перетворення списку на діапазон ...................................................... 74

Запитання для самоконтролю ................................................................... 75 Лекція 7. КЕРУВАННЯ ДАНИМИ. КОНСОЛІДАЦІЯ ДАНИХ. ПІДБІР ПАРАМЕТРА ............................................................................................. 75

7.1. Консолідація даних ............................................................................. 75 7.2. Підсумки й структура ......................................................................... 77 7.3. Зведені таблиці .................................................................................... 81 7.4. Підбір параметра ................................................................................. 86 Запитання для самоконтролю ................................................................... 87

Лекція 8. АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОТИ EXCEL ЗА ДОПОМОГОЮ МАКРОСІВ ................................................................................................ 88

8.1. Використання макрорекордера для запису макросу ....................... 88 Запуск макрорекодера.......................................................................... 88 Присвоєння імені макросу ................................................................... 89 Запис макросу ....................................................................................... 90 Завершення запису................................................................................ 91 Запуск макросу...................................................................................... 91 Виконання макросу в Microsoft Excel................................................. 91 Запуск макросу за його ім’ям.............................................................. 92 Запуск макросу за допомогою комбінації клавіш ............................. 93 Запуск макросу за допомогою кнопки на панелі інструментів...... 93 Запуск макросу за допомогою команди меню ................................... 94 Запуск макросу за допомогою кнопки на робочому листі .............. 95 Запуск макросу за допомогою графічного об’єкта.......................... 97 Порядок призначення графічного об’єкта для запуску макросу .... 97

8.2. Робота з макросами......................................................................... 97 8.3. Редагування макросу ...................................................................... 98 8.4. Створення користувальницьких функцій....................................... 99 Запитання для самоконтролю ................................................................. 100

Лекція 9. АВТОЗАМІНА. ПЕРЕВІРКА ОРФОГРАФІЇ. ГРАФІЧНІ ОБ'ЄКТИ. ОБМІН ДАНИМИ. ДРУКУВАННЯ ДОКУМЕНТА ............. 101

9.1. Автозаміна.......................................................................................... 101 9.2. Перевірка орфографії ........................................................................ 102

6

9.3. Графічні об'єкти на робочому листі Excel...................................... 103 9.4. Додавання тексту............................................................................... 103 9.5. Графічні об'єкти................................................................................. 103 9.6. Обмін даними..................................................................................... 106

Використання буфера обміну для передачі інформації................. 106 9.7. Динамічний обмін даними................................................................ 107 9.8. Перегляд документу перед друком ................................................. 110 9.9. Установка параметрів сторінки ....................................................... 111 9.10. Друкування документу ................................................................... 115 Запитання для самоконтролю ................................................................. 117

Список літератури .................................................................................... 118

7

ВСТУП У навчальну програму з дисциплін, що вивчають

інформатику, входить вивчення пакету програм Microsoft Office. Складовою частиною цього пакету є програма Microsoft Excel. Ця програма за масовістю свого використання поступається лише програмі текстового редактора цього пакету Word.

Широке використання комп’ютерної техніки в проведенні інженерних розрахунків, створенні фінансових звітів, виконанні економічних прогнозів, науково-прикладних дослідженнях потребує автоматизації обчислювальних засобів. Однією з них є програма Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2003 – потужна програма обробки інформації, представленої в табличному виді. Вона має дуже широкі можливості, починаючи від обробки текстової інформації, подібної до текстового редактора, до керування базами даних. За допомогою Excel можна не тільки створювати красиво оформлені таблиці, але й виконувати досить складні обчислення. У програму закладені потужні інженерні й математичні функції. Результати роботи програми можна показувати наочно у вигляді діаграм різних типів. Області застосування Excel 2003 дуже великі – це управлінська, економічна й офісна діяльність, наукові й інженерні розрахунки, створення ділової графіки та багато чого іншого. Такі великі можливості програми поєднуються з відносною простотою її використання.

Дана програма надає користувачеві досить широкий набір вмонтованих утиліт і функцій, які дозволяють розв’язувати різноманітні задачі, в тому числі виконувати складні обчислення і розв’язувати рівняння та системи. Дуже широкі можливості Excel в області статистичного аналізу. При підключенні надбудов і створенні програмних модулів арсенал засобів цієї програми стає значно потужнішим.

Конспект містить дев’ять лекцій. У них викладені основи використання програми, які супроводжуються прикладами та ілюстраціями. В кінці кожної лекції містяться запитання для самоконтролю.

Конспект лекцій розраховано для студентів перших курсів, що вивчають дисципліни: інформатика, інформатика та комп’ютерна техніка, інформатика та системологія, техніка користування ЕОМ, інформатика (загальний курс), інформатика (практикум).

8

Лекція 1. ОСНОВИ РОБОТИ У СЕРЕДОВИЩІ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕСОРА MICROSOFT ЕХСEL 1.1. Загальна характеристика табличного процесора

та структура вікна МS Ехсel Запуск програми Microsoft Excel виконується через

Пуск→Программы→Microsoft Excel. Після завантаження програми на екрані з’являється її робоче вікно (рис. 1). Перший рядок робочого вікна – рядок заголовку, в якому відображається назва програми та ім’я файлу електронної таблиці. За замовчуванням для нової таблиці вказується ім’я Книга1. У другому рядку розташовано рядок меню, що містить команди керування програмою.

Нижче меню розташовані панелі інструментів Стандартная та Форматирование.

Під панелями знаходиться рядок формул, в якому відображається вся інформація, що вводиться в „ячейку” таблиці – текст, число, формула. Ліворуч від рядка формул розташовано список Имя, що відкривається, де відображається адреса виділеної „ячейки”.

Рис. 1

Нижче рядка формул розташована таблиця, що складається з рядків та стовпчиків. Назви стовпчиків таблиці позначені латинськими літерами A, B, C, D і далі, рядки пронумеровані числами 1,2,3, 4... з лівого боку робочого вікна. Всього у Microsoft Excel 2003 65536 рядків та 256 стовпчиків. З лівого та нижнього боків вікна розташовані лінійки прокрутки, що дозволяють переглядати ті частини таблиці, що на даний час не видно на екрані. Ліворуч від

9

горизонтальної лінійки прокрутки знаходяться ярлики робочих листів таблиці Лист1, Лист2, Лист3, ... , за допомогою яких можна вибрати потрібний лист та кнопки прокрутки ярликів.

Біля нижнього боку робочого вікна розміщений рядок стану, у якому відображається інформація про стан програми і операцій, що виконуються.

На перетині кожного рядка та стовпчика утворюється клітина, що має назву „ячейка” і однозначно визначається назвою стовпчика та номером рядка чи, інакше кажучи, має свою адресу. Наприклад, на перетині стовпчика В та рядка 3 знаходиться „ячейка” з адресою В3. Група „ячеек”, що утворюють прямокутну область, називається діапазоном і позначається адресами крайніх „ячеек” цього діапазону. Наприклад, діапазон „ячеек” від В3 до F12 позначається В3: F12.

Після завантаження програми одразу „ячейка” А1 – активна, про що свідчить жирна рамка навколо неї. Для введення інформації в „ячейку” потрібно виділити її мишею, а потім ввести інформацію. Адреса активної „ячейки” відображається у списку Имя.

Таблиця в програмі Microsoft Excel називається робочим листом. Декілька робочих листів утворюють книгу. Кожна книга зберігається в окремому файлі.

Для виконання обчислень використовуються формули. При цьому, вихідні дані заносяться в одні „ячейки”, а в інші – формули, за якими обчислюється результат. Вміст „ячеек” включається до формул за адресами чи посиланнями. Якщо значення вихідних даних змінювати, то буде змінюватись і результат, що обчислюється формулою, яка містить змінювану „ячейку”.

1.2. Операції з робочими листами За замовчуванням книга Excel складається з трьох листів,

назва яких формується за принципом «Лист<Порядковий номер листа>», а їх ярлики розташовані в лівому нижньому куті вікна робочої книги. З листами загалом можна проводити наступні основні операції:

1) вибір; 2) копіювання; 3) переміщення; 4) перейменування; 5) створення;

10

6) видалення; 7) приховування. Розглянемо тепер кожну з цих операцій.

Вибір листа Для вибору окремого листа достатньо клацнути на ньому лівою

кнопкою миші. Для того щоб обрати декілька листів, можна скористатися різними способами залежно від необхідного результату.

Для того щоб обрати декілька листів, серед яких є несуміжні, тобто такі, ярлики яких не розташовуються один поряд з одним, необхідно клацати мишею на ярликах потрібних листів при натиснутій клавіші Ctrl.

Для того, щоб обрати певну кількість суміжних листів у визначеному діапазоні, наприклад, від Лист 1 до Лист 5, необхідно:

а) клацати на ярликах усіх потрібних листів від першого до п’ятого (відповідно до прикладу) при натиснутій клавіші Shift;

б) клацнути лівою кнопкою миші на першому листі, а потім, утримуючи натиснутою клавішу Shift, клацнути мишею на п’ятому листі.

Результатом застосування цих двох способів будуть виділені листи від першого до п’ятого. Зрозуміло, що другий спосіб є більш зручним.

У разі виділення декількох листів необхідно відрізняти вигляд ярлика активного листа від ярликів інших виділених листів. Активним листом є той лист, з яким у даний момент безпосередньо працює користувач та який є видимим. Ярлик такого листа, окрім того, що зафарбовується білим кольором, має назву, виділену жирним шрифтом. Ярлики інших виділених листів також зафарбовуються білим кольором, проте їх назви не виділяються жирним шрифтом (рис. 2).

Рис. 2

На рис. 2 активним листом є Лист5, окрім якого виділеними є Лист3 та Лист4. Ярлик третього листа має знизу смужку, того кольору, який він має, коли не є виділеним. Ярлики невиділених листів мають колір, заданий за допомогою діалогового вікна Выбор цвета ярлычка, яке можна викликати, клацнувши на ярлику правою

11

кнопкою миші та обравши у контекстному меню команду Цвет ярличка.

Копіювання листа та його переміщення Під копіюванням Листа А розуміється створення на його основі

Листа В – повної копії Листа А, яка має ті ж самі параметри форматування, захисту, та введені значення в комірках, як і в Листі А. Потрібно зазначити, що копіювання листа не тотожне копіюванню всіх його „ячеек” до вже новоствореного листа (наприклад, за допомогою послідовності команд: Ctrl+C→Ctrl+V, оскільки при такому способі не копіюються деякі параметри, наприклад, параметри захисту).

Копіювання листа виконується таким чином. Клацаємо правою кнопкою миші на ярлику потрібного листа та

в контекстному меню, яке з’явилося на екрані, обираємо Переместить/Скопировать….

У діалоговому вікні Переместить или скопировать, яке з’явилось на екрані (рис. 3), необхідно обрати книгу, куди копіюють лист, вказати місце розташування листа (список перед листом:) та встановити прапорець Создавать копию, після чого натиснути кнопку ОК.

Рис. 3

Переміщення листа можна робити подібно до копіювання з тією різницею, що прапорець Создавать копию повинен залишатися не поставленим. У межах однієї книги переміщення листа можна проводити простим перетягуванням лівою кнопкою миші методом Drag & Drop.

Операції переміщення та копіювання можна застосовувати також до групи виділених листів, для чого спочатку необхідно обрати потрібні листи, як сказано вище, а потім працювати з групою так само, як і з окремим листом.

12

Перейменування листів Перейменування листа – це зміна його назви, яка

відображається на ярлику листа. Для його перейменування потрібно клацнути на потрібному листі правою кнопкою миші та у контекстному меню обрати команду Переименовать, після чого прямо на ярлику ввести нове ім’я.

В імені листа можна використовувати до 31 символу. Довжина імені листа визначає ширину ярлика листа, з чого зрозуміло, що бажано давати листам короткі імена, що дозволить одночасно бачити більше ярликів листів.

Перейменування може бути застосоване тільки до активного листа.

Створення листа Створити новий лист у книзі можна декількома способами. Для того, щоб створити лист, необхідно зайти в меню Вставка

та обрати команду Лист після чого новий лист з’явиться перед тим листом, який був активний на момент вставки нового. Після цієї операції активним стає новостворений лист.

Клацнути правою кнопкою миші на ярлику того листа, перед яким потрібно вставити новий. У контекстному меню обрати команду Добавить… та у діалоговому вікні Вставка, яке з’явиться на екрані, обрати Лист Excel та натиснути кнопку ОК.

Потрібно зазначити, що скільки листів було виділено на момент вставки, стільки й буде створено.

Видалення листа Для видалення листа або групи листів потрібно виділити їх

ярлики, після чого клацнути мишею на виділених ярликах та у контекстному меню обрати команду Удалить. Звісно, якщо залишився тільки один лист, то видалити його не можна – книга повинна мати щонайменше один видимий лист.

Необхідно пам’ятати, що відмінити видалення листа, якщо книга була збережена, після цього неможливо.

Приховування листа

Прихований лист присутній в структурі книги, проте його ярлик не відображається на екрані. Для того, щоб приховати лист або листи, потрібно їх обрати, після – виконати команду Лист→Скрыть з меню Формат.

13

Для того, щоб відобразити прихований лист, необхідно виконати команду Лист→Отобразить… з меню Формат та у списку в діалоговому вікні Вывод на экран скрытого листа обрати потрібний та натиснути кнопку ОК.

1.3. Засоби виділення „ячеек” та діапазонів

При пересуванні миші по таблиці її курсор має вигляд . Для виділення „ячейки” потрібно клацнути мишею по ній.

Для виділення блоку „ячеек” потрібно встановити курсор миші на „ячейку”, натиснути ліву кнопку миші та, не відпускаючи її, протягнути вздовж потрібних „ячеек”.

Для виділення декількох блоків „ячеек” у різних місцях потрібно виділити перший блок, а потім виділяти решту блоків, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl.

Для виділення рядка, встановити курсор миші на назву рядка, натиснути мишу. Для виділення декількох рядків встановити курсор миші на назву рядка, натиснути ліву кнопку миші, та, не відпускаючи її, протягнути мишу вздовж назв рядків. Аналогічно виділяються стовпчики, але курсор встановлюється на назву стовпчика. Перша „ячейка” у виділеному блоці – активна і буде білого кольору.

Для виділення „ячеек” усього робочого листа потрібно клацнути мишею на кнопці перетину назв стовпчиків та рядків, що розташована над кнопками назв рядків.

1.4. Переміщення по таблиці

Переміщення вікна над таблицею відбувається за допомогою вертикальної та горизонтальної лінійок прокрутки.

Pаgе Down − пересування між „ячейками” на один екран вниз; Alt+Pаgе Down – таблиця переміщується на один екран вліво; Alt+Pаgе Up – таблиця переміщується на один екран вправо; Ctrl+ → – виділяється „ячейка” останнього стовпчика робочого

листа; Ctrl+← – виділяється перша „ячейка” рядка; Ctrl+↑ – виділення переміщується в „ячейку” першого рядка; Ctrl+↓ – виділення переміщується в „ячейку” останнього

рядка робочого листа.

14

1.5. Функції Excel для роботи з вікнами. Довідкова система Excel

Масштабування

Іноді під час роботи з таблицями виникає необхідність збільшити видиму частину таблиці для того, щоб відобразити на екрані максимально можливу кількість даних. Розмір видимої частини робочої області залежить від розміру вікна книги З цією метою варто скористатися командою меню Вид → Во весь екран. У результаті дії цієї команди робоче поле займає більшу частину екрана, де також видні тільки заголовки рядків і стовпців, рядок меню, смуги прокручування і ярлички листів (якщо їхній показ не подавлений). На робочому полі з’являється маленька панелька Во весь екран, яка містить кнопку Вернуть обычный режим, що дає можливість відновити звичайний вигляд вікна (рис. 4).

Рис. 4

Збільшувати чи зменшувати розмір зображення тексту на екрані можна за допомогою функції масштабування. Здійснюється масштабування тексту двома шляхами: командою меню Вид → Масштаб… або за допомогою комбінованого поля на панелі інструментів Стандартная. Клацанням миші на стрілці праворуч у віконці масштабу можна викликати список, що розкривається і містить фіксовані значення масштабу збільшення чи зменшення зображення, виражені у відсотках від розміру за

15

замовчуванням. Можна з клавіатури ввести довільне значення масштабу. Вибір довільного масштабу здійснюється й за допомогою команди меню Вид → Масштаб…, у цьому випадку розкривається діалогове вікно Місштаб, у якому є пункт Произвольный; за його допомогою можна ввести довільне (рис. 5) значення масштабу.

Рис. 5

У списку масштабування є опція По выделению, що задає масштаб виділеної частини таблиці так, щоб вона зайняла всю видиму частину робочої книги. У цьому випадку максимальний припустимий масштаб становить 400%.

Розбивка вікна

Вікно можна розділити так, щоб одночасно спостерігати різні фрагменти однієї й тієї ж таблиці й прокручувати їх незалежно один від одного. На початку смуг прокручування (над вертикальною й праворуч від горизонтальної) є невеликі прямокутники – це маркери розбивки (рис. 6).

Рис. 6

Маркери розбивки

16

Перетягуючи їх мишею, можна розділити вікно по горизонталі чи по вертикалі. Для цього потрібно встановити покажчик миші на маркер розбивки. Форма покажчика миші зміниться на два паралельних штрихи зі стрілками, спрямованими в різні боки. Потрібно натиснути ліву кнопку миші й, утримуючи її, перетягнути штрихову лінію розбивки. У кожному з вікон, що утворяться, є своя власна смуга прокручування. Перехід з вікна у вікно здійснюється за допомогою миші або клавіші <F6>. Поділ вікна можна виконати за допомогою команди меню Окно → Разделить, вікно розбивається вліво й уверх від виділеної „ячейки”. Лінії розбивки можна зафіксувати, виконавши команду меню Окно → Закрепить області. У цьому випадку смуга прокручування у вікон буде одна, але при прокручуванні даних, наприклад, у нижній частині таблиці верхня частина вікна змінюватися не буде. Якщо таблиця містить дуже багато рядків, то зручно закріпити рядок із заголовками так, щоб прокручувати вміст листа, залишивши рядок-заголовок на місці. Скасування закріплення й розбивки виконується командами Снять закрепление областей та Снять разделение з меню Окно.

Якщо виникне необхідність одночасного перегляду декількох листків робочої книги, варто скористатися командою меню Окно − Новое. Ця команда відкриває для робочої книги нове вікно, номер якого вказується в полі заголовка документа після імені робочої книги через двокрапку, наприклад Книга2:2, у цьому вікні можна клацнути на ярличку листа й відкрити необхідний для роботи лист.

Команда Окно → Расположить виводить діалогове вікно (рис. 7), в якому можна вибрати відповідне їх розташування.

Рис. 7

17

Приховання й відображення робочої книги

Якщо одночасно використовуються кілька робочих книг, деякі з них можна сховати. Таким чином можна захистити свої дані від виправлень і перегляду.

Для приховання й відображення робочої книги використовуються команди меню Окно → Скрыть й Окно → Отобразить.

У випадку відображення книги на екрані з'являється діалогове вікно Вывод на экран скрытого окна книги (рис. 8), у якому потрібно вибрати ім'я відображуваної книги.

Рис. 8

1.6. Довідкова система Excel

Excel 2003, як і всі додатки Windows, містить велику розгалужену довідкову систему, що дозволяє одержати інформацію з використання додатка, дати відповідь на більшість запитань, що виникають у користувача, допомогти в екстремальній ситуації.

Використання помічника

В останніх версіях Microsoft Office з’явився новий засіб – помічник по офісу. Помічник дає поради, допомагає швидко розшукати потрібну довідкову інформацію, намагається вгадати, яка саме інформація може знадобитися в цей момент. У багатьох випадках помічник веде діалог з користувачем (рис. 9).

18

Рис. 9

За замовчуванням програма помічника, якщо вона встановлена, запускається автоматично при кожному запуску додатка. Якщо помічника не видно, то його можна викликати командою меню Справка → Показать помощника. Якщо помічника видно, можна клацнути по ньому, щоб відобразити його діалогове вікно (рис. 10).

Рис. 10

Якщо натиснути кнопку Параметры, на екрані з’явиться

діалогове вікно Помощник (рис. 11), що містить дві вкладки.

Рис. 11

19

Перша вкладка Коллекция призначена для вибору типу помічника. Друга вкладка Параметры містить велику кількість прапорців і служить для завдання режиму роботи помічника.

Приховання й відображення помічника здійснюється командами меню Справка → Скрыть помощника й Справка → Показать помощника. Можна взагалі відмовитися від послуг помічника, скинувши прапорець Использовать помощника на вкладці Параметры.

У діалоговому вікні помічника в полі для введення питання потрібно вести ключові слова з теми, що цікавить, і натиснути кнопку Найти. У цьому ж діалоговому вікні з’явиться список тем, з яких вибирають потрібну. На екран виводиться вікно Справка Microsoft Excel.

Робота з довідкою Для одержання довідки потрібно виконати одну з дій:

• викликати команду меню Справка → Справка по Microsoft Excel; • натиснути клавішу <F1>; • використовувати кнопку Справка по Microsoft Excel на панелі

інструментів Стандартная; • двічі клацнути помічника. У правій частині вікна робочої книги з’являється Область

задач з заголовком Справка Excel (рис. 12).

Рис. 12

20

Потрібно вибрати посилання Оглавление або в полі Искать набрати тему, з якої потрібно отримати довідку. З’явиться вікно зі змістом (рис. 13).

Рис. 13

Потрібно вибрати розділ, клацнувши на значок , а потім вибрати тему, клацнувши по значку теми . З’являється наступне вікно довідки (рис. 14).

Рис. 14

21

Вікно довідки є вікном додатка й має властиві таким вікнам елементи: кнопку системного меню в лівій частині рядка заголовка та розмірні кнопки і кнопку закриття вікна – у правій частині рядка заголовка. Під рядком заголовка перебуває панель інструментів. Для вікна довідки виводиться кнопка на Панелі задач. У цьому вікні немає рядка меню.

Кнопки на панелі інструментів служать для переміщення між вікнами довідкової системи:

• Кнопка Автомозаика розташовує поряд вікно довідки та документа.

• Кнопка Назад повертає в попередній розділ. • Кнопка Вперед переміщує в наступний переглянутий розділ

довідки. Текст довідки побудований у вигляді Web-Сторінки,

використовуваної в Internet. Крім звичайного тексту на таких сторінках розташовуються гіперпосилання, які легко розпізнати по синьому кольору тексту й підкресленням. Покажчик миші приймає вигляд указуючого перста, коли влучає на гіперпосилання, після цього при клацанні миші здійснюється перехід на іншу тему або виводиться опис терміна у вигляді спливаючої підказки.

Запитання для самоконтролю

1. Які способи можна використати для перегляду документів Excel?

2. Коли можна встановити максимальний масштаб перегляду документа?

3. Яким способом можна розділити вікно? 4. Яким способом можна закріпити області та які лінійки

прокручування при цьому з’являються? 5. Що утворюється на перетині рядків і стовпчиків? 6. Як позначаються назви стовпчиків та рядків? 7. З чого складається адреса „ячейки”? 8. За допомогою якої команди виводяться на екран горизонтальна

та вертикальна смуги прокручування? 9. Як вивести на екран рядок стану? 10. Як виділити „ячейку”, блок „ячеек”, усі „ячейки” робочого

листа? 11. Як перейменувати, додати, знищити робочий лист?

22

12. Як перемістити та скопіювати робочий лист? 13. Як створити робочий лист? 14. Якими засобами відбувається навігація по робочих листах і

книгах? 15. Як приховати (вивести) робочу книгу? 16. Які є способи отримання довідки? 17. В якому вікні міститься перелік тем? 18. Що відбувається при натисканні на гіперпосилання?

Лекція 2. СТВОРЕННЯ, РЕДАГУВАННЯ ТА ФОРМАТУВАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ

2.1. Введення і редагування даних

Для введення даних в „ячейку” потрібно виділити її, а потім набрати дані. Вміст „ячейки” при цьому буде відображено в рядку формул. Натиснути будь-яку з клавіш: , Tab, →, ← або клацнути мишею по будь-якій „ячейке”. Крім цього можна використати кнопки, що розташовані ліворуч від рядка формул – Отмена (відміна), Esc, – Ввод (введення). Виправити помилку під час вводу даних можна, скориставшись кнопкою: ←Backspace для видалення останніх символів і набору нових, Delete для видалення символів справа від курсору.

Числова інформація набирається на додатковій клавіатурі, що розташована в правій частині при включеному режимі NumLock. Для введення послідовності чисел використовується маркер заповнення, який розташовано в правому нижньому куті „ячейки”. Після введення числа до „ячейки”, потрібно встановити курсор миші на маркер заповнення. Коли курсор миші набуде форми чорного хреста +, натиснути клавішу Ctrl, кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити курсор миші вздовж „ячеек”, які потрібно заповнити послідовністю чисел з кроком 1. Таким чином, переміщуючи маркер заповнення при затисненій клавіші Ctrl, можна заповнювати з кроком 1 великі діапазони таблиці різними даними: датами, числами та т. ін.

Для заповнення „ячеек” послідовностями з іншим кроком можна використати команду меню Правка→ Заполнить→ Прогрессия після введення першого числа в „ячейку”. З’явиться діалогове вікно Прогрессия (рис. 15).

23

Рис. 15

Потрібно вказати тип прогресії в групі Тип, в групі

Расположение вказати напрямок заповнення по рядках або по стовпцях, в полі Шаг ввести крок прогресії, в полі Предельное значение – граничне значення.

Для заповнення блоку „ячеек” одними і тими ж даними потрібно виділити блок „ячеек”, набрати дані і натиснути комбінацію Ctrl + Enter.

Для заміни даних в „ячейке” потрібно виділити „ячейку” та набрати нові дані, натиснути Enter. Для часткової зміни даних потрібно двічі клацнути мишею по „ячейке”, або натиснути функціональну клавішу F2 і внести зміни в дані. Крім того, можна після виділення „ячейки” виконувати зміни безпосередньо в рядку формул і після закінчення натиснути Enter.

2.2. Вставка й видалення „ячеек”

Щоб вставити нову „ячейку”, потрібно виділити „ячейку”, перед якою повинна бути вставлена ще одна, і вибрати команду меню Вставка → Ячейки …. У діалоговому вікні Добавление ячеек (рис. 16) вибрати відповідну опцію.

Рис. 16

24

Для вставки стовпця виділяється стовпець, перед яким потрібно вставити порожній і вибирається команда меню Вставка → Столбцы або Вставка → Ячейки …. При цьому формат „ячеек” буде таким самим, як в „ячейках” ліворуч від вставлених. Для вставки рядка потрібно виділити рядок, вище якого буде вставлено ще один рядок, причому формат вставлених „ячеек” буде таким же, як у лежачих вище полів, і виконати команду меню Вставка → Строки. Формули й дані при цьому не переносяться. Можна вставити кілька стовпців або рядків. Для цього потрібно виділити стільки стовпців або рядків, скільки вставляється.

Якщо виділені лише деякі „ячейки” одного стовпця й обрана команда Вставка → Ячейки …, то в діалоговому вікні Добваление ячеек (рис. 16) запитується куди зсунути виділені „ячейки” – вправо чи донизу, або вставити цілий стовпець або рядок.

Для видалення стовпців або рядків використовується команда меню Правка → Удалить. Перед видаленням рядка або стовпчика, необхідно їх виділити. Якщо видаляються тільки окремі „ячейки”, то в діалоговому вікні Удаление ячеек (рис. 17) потрібно вказати, як „ячейки” пересунути на місце вилучених − вліво або вверх чи видалити цілий стовпець, або рядок.

Рис. 17

Команди вставки й видалення для виділених рядків, стовпців або „ячеек” можна вибрати й з контекстних меню.

2.3. Видалення вмісту „ячеек”

Якщо виділено одна „ячейка” або блок „ячеек”, легко можна видалити їхній вміст, натиснувши клавішу Del, але при цьому не видаляються примітки й форматування. Вміст „ячейки” можна видалити командою меню Правка → Очистить. При виборі цієї

25

команди відкривається підменю (рис. 18), у якому потрібно вибрати, що саме видалити: Все, Форматы, Содержимое, Примечания.

Рис. 18

2.4. Скасування послідовності команд

Якщо відбулася помилка й, наприклад, вилучено вміст потрібних „ячеек”, то можна скасувати видалення або результат якої-небудь іншої операції за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Z або команди меню Правка – Отменить. На панелі інструментів

Стандартная є кнопка з її допомогою можна скасувати те, що було зроблено кілька кроків назад. Для цього варто клацнути на стрілці поруч із кнопкою Отменить, розкриється список останніх команд, із нього можна вибрати команди для скасування. Якщо вибрати для видалення якусь одну команду, Excel повернеться в стан, що передує її виконанню, однак при цьому будуть скасовані й усі наступні команди. Якщо будь-яка команда скасована помилково,

можна відновити її, клацнувши по кнопці Вернуть на панелі інструментів Стандартная або виконавши команду меню Правка – Вернуть, причому в цій команді за словом Вернуть стоїть назва останньої скасованої функції. Можна також скористатися клавіатурною комбінацією Ctrl+Y.

2.5. Переміщення й копіювання

Існує кілька способів переміщення й копіювання діапазонів „ячеек” з використанням і без використання буфера обміну. При невеликих відстанях зручно виконувати переміщення й копіювання без використання буфера обміну, так звану технологію Drag and Drop. Для цього потрібно виконати наступні кроки:

− виділити „ячейки” (тільки суміжні), які потрібно перемістити або скопіювати;

26

− встановити покажчик миші в будь-якому місці на границі виділеного діапазону так, щоб він прийняв форму стрілки, натиснути ліву кнопку миші й утримувати її;

− натиснути клавішу Ctrl, якщо потрібно скопіювати виділену ділянку. У верхній частині покажчика миші з’явиться знак +;

− перетягнути весь діапазон на нове місце, відпустити мишу, потім Ctrl.

Якщо при перетягуванні „ячеек” тримати натиснутою праву кнопку миші, відпадає необхідність натискати клавішу Ctrl, тому що при завершенні перетягування відкривається контекстне меню, у якому потрібно вказати, яку операцію – переміщення чи копіювання – необхідно виконати. Можна перемістити або скопіювати методом перетягування блок „ячеек” на інший лист даної книги. Для цього блок потрібно перетягувати, утримуючи клавішу Alt (Alt+Ctrl при копіюванні), підвести блок до ярличка листа призначення, лист відкриється, тепер необхідно перемістити блок у місце призначення.

Для того щоб можна було використовувати метод перетягування, потрібно його дозволити в команді меню Сервис → Параметры. На вкладці Правка варто встановити прапорець для опції Перетаскивание ячеек .

Для роботи з буфером обміну можна користуватися кнопками на панелі інструментів Стандартная, командами меню або комбінацією клавіш. Для переміщення діапазону „ячеек” у буфер обміну потрібно виділити діапазон „ячеек”, що буде переміщатися, і вибрати команду меню Правка → Вырезать або натиснути на панелі інструментів Стандартная кнопку або скористатися однією з комбінацій клавіш Ctrl+X або Shif+Del.

Для копіювання блоку „ячеек” у буфер обміну потрібно вибрати команду меню Правка → Копировать або натиснути на панелі інструментів Стандартная кнопку або скористатися однією з комбінацій клавіш Ctrl+C або Ctr>+Insert.

У буфер обміну не можна скопіювати несуміжні діапазони „ячеек”. Але якщо в таблиці в різних її частинах виділити несуміжні стовпці однієї висоти, що перебувають у тих самих рядках, або рядки однакової довжини, що перебувають у тих самих стовпцях, їх можна скопіювати й вставити в інше місце. У такий спосіб можна позбутися порожніх стовпців або рядків у таблиці.

27

Блок „ячеек” після переміщення або копіювання його до буферу обміну відзначається по периметру пунктирною рамкою, що біжить.

Для вставки діапазону „ячеек” з буфера обміну необхідно вибрати команду меню Правка → Вставить або натиснути на панелі інструментів Стандартная кнопку із зображенням або скористатися однією з комбінацій клавіш Ctrl+V або Shift+Insert.

При копіюванні блок „ячеек” можна вставити в кілька різних місць, поки видно рамку, що біжить. Щоб зняти рамку, що біжить, потрібно натиснути клавішу Esc. Буфер обміну при цьому очищується.

При вирізанні дані не зникають, поки їх кудись не вставили, але вставити можна тільки один раз, після вставки рамка, що біжить, зникає.

В Excel 2003 з’явилися нові можливості використання буфера обміну для нагромадження й вставки декількох елементів. Буфер обміну дозволяє зберігати до 12 блоків інформації, причому ці блоки можуть бути записані в буфер не тільки в Excel 2003, але в кожному з додатків Microsoft Office. Для того щоб скористатися можливостями буфера обміну, потрібно за допомогою команди меню Вид – Панели инструментов викликати на екран Панель инструментов Буфер обмена (Панель Буфер обмена (рис. 19) або можна викликати на екран за допомогою контекстного меню будь-якої панелі інструментів).

Рис. 19

Ця панель автоматично виводиться на екран, якщо при

копіюванні блоку „ячеек” двічі клацнути по кнопці копіювання або двічі підряд натиснути комбінацію клавіш Ctrl+C. Кожний

28

скопійований або вирізаний фрагмент має свій значок. За видом значка можна визначити тип інформації, що зберігається в даному фрагменті. Якщо підвести покажчик миші до значка, з’явиться спливаюча підказка, на якій відображається вміст фрагмента. Клацання миші по значку фрагмента вставляє його вміст у позицію курсору. На панелі Буфер обмена є також кнопки Вставить все для одночасної вставки всіх фрагментів і Очистить буфер обмена. По команді Вставить все на робочий лист вставляються всі фрагменти, що перебувають у буфері обміну, вони розміщаються зверху долілиць один під іншим. У буфері обміну Office може перебувати до 12 елементів. При спробі скопіювати тринадцятий елемент під час роботи з одним з додатків Microsoft Office видається запит на видалення першого елемента з буфера обміну Office і додавання нового елемента в кінець буфера обміну. Слід зазначити, що обрані елементи зберігаються в буфері обміну Office до закриття всіх активних додатків Microsoft Office.

Для переміщення й копіювання блоку „ячеек” зручно також користуватися контекстним меню, що викликається клацанням правої кнопки миші на виділеному блоці. У меню, що розкривається, утримуються команди Вырезать й Копировать. Після вибору однієї з них варто помістити покажчик миші на те місце, куди буде вставлятися блок з буфера, знову викликати контекстне меню й виконати команду Вставить.

Копіювання фрагментів в Excel має деякі особливості. Якщо виділити одну „ячейку” і скопіювати її в буфер обміну, а потім виділити один або кілька несуміжних діапазонів „ячеек” і виконати команду Вставить, то в усі „ячейки” виділених діапазонів будуть вставлені ті самі значення – вміст скопійованої „ячейки”. Якщо виділити діапазон „ячеек” і скопіювати його в буфер обміну, а потім виділити один або кілька несуміжних діапазонів „ячеек” такої ж конфігурації, що й скопійований діапазон, то за командою Вставить його вміст буде вставлено в усі виділені діапазони.

2.6. Модель „ячейки” в Excel

Кожна „ячейка” Excel містить різну інформацію. На рис. 20 показано структуру „ячейки” – вона на екрані має кілька рівнів.

29

Рис. 20

Верхній рівень − це зображення на екрані. На цьому рівні відображаються відформатовані значення – текст або результат обчислення за формулами. Приховане форматування зберігається на другому рівні „ячейки”. Третій рівень містить формулу, що може складатися з тексту, числа або математичних обчислень. На четвертому рівні перебуває ім’я, яке можна привласнити „ячейке”, й на п’ятому рівні − примітка, що може бути в „ячейке”.

2.7. Спеціальна вставка

При переміщенні й копіюванні „ячеек” вищеописаним способом враховується вся інформація, що є в них, тобто значення, формули, примітки, параметри форматування. Часто буває необхідно скопіювати тільки частину даних, наприклад, тільки формули або значення. Це можна виконати за допомогою команди меню Правка → Специальна вставка.

Послідовність дій при цьому така: − виділити діапазон „ячеек” , які потрібно скопіювати; − виконати команду меню Правка→Копировать; − перемістити покажчик миші в ліву верхню „ячейку”

діапазону, у який буде зроблена вставка; − виконати команду меню Правка → Специальная вставка,

після виконання цієї команди відкриється діалогове вікно, у якому можна вибрати, що саме вставляти – Все, Формулы, Значения, Форматы, Примечания; за замовчуванням задана опція – Все.

Команда меню Правка → Специальная вставка дає можливість не просто копіювати діапазон „ячеек”, а задати при цьому виконання однієї з арифметичних операцій: додавання, віднімання, множення, ділення. У цьому випадку арифметична операція виконується між кожними двома „ячейками” – одна з них знаходиться в тому місці,

30

куди виконується спеціальна вставка, інша – у буфері обміну. Операція задається в нижній частині діалогового вікна Специальная вставка.

2.8. Транспонування таблиць

Іноді виникає необхідність транспонувати таблицю, тобто поміняти місцями рядки й стовпці. Для цього потрібно виконати наступні дії:

− виділити всю таблицю (без загальних заголовків); − скопіювати виділену таблицю в буфер; − встановити курсор у незаповненій області робочої таблиці; − вибрати команду меню Правка → Специальная вставка; − у діалоговому вікні, що відкриється, встановити опцію

Транспонировать; − закрити діалог натисканням на кнопку ОК.

Запитання для самоконтролю

1. Де з’являється вміст „ячейки”, коли до неї заносяться дані?

2. Як провести виправлення вже введених даних безпосередньо в „ячейке”?

3. Як можна виділити блок „ячеек” за допомогою миші? 4. Як здійснити виділення несуміжних діапазонів „ячеек”? 5. Як можна виконати переміщення й копіювання ділянок

діапазону „ячеек”? 6. За допомогою яких команд можна виконати операції з

буфером обміну? 7. Як скопіювати тільки частину даних, наприклад, значення

або формати? 8. Що міститься на рівнях моделі „ячейки”? 9. Як виконати транспонування таблиці? 10. Які можливості дає команда Правка→Специальная

вставка?

31

Лекція 3. ФУНКЦІЇ І ФОРМУЛИ В EXCEL. ФОРМУЛИ МАСИВУ. ВІДНОСНЕ, АБСОЛЮТНЕ ТА ЗМІШАНЕ ПОСИЛАННЯ. ПОМИЛКИ ТА ЇХ ВИПРАВЛЕННЯ

3.1. Робота з функціями і формулами

Введення формул в „ячейки” таблиці

Формула в Microsoft Excel є основним засобом обчислення та

аналізу даних. За допомогою формул можна додавати, множити, ділити числа та виконувати над ними інші математичні операції, порівнювати дані, а також об’єднувати „ячейки”.

Формули в Microsoft Excel завжди починаються зі знака дорівнює =, який вказує програмі, що наступні символи складають формулу. Елементи, що ідуть за знаком дорівнює, називаються операндами. Операнди в формулі розділяються операторами обчислень. Оператор – це символ, що вказує, яку операцію – додавання, віднімання, множення і таке інше – слід виконати над операндами формул. У якості математичних операторів використовуються символи арифметичних операцій: + (знак плюс) – додавання; −−−− (знак мінус) – віднімання; * (зірочка) – множення; / (похила) – ділення; ^ (кришка) – піднесення до ступеня; % (знак проценту) – процент.

Для введення формули в „ячейку” потрібно переключитись на англійську мову, виділити „ячейку”, набрати знак =, а потім вводити адреси „ячеек”, клацаючи мишею по „ячейках”, які приймають участь у формулі, та з’єднуючи їх математичними операторами. Закінчується введення формули натисненням на клавішу Enter. Можна адреси „ячеек” вводити вручну, регістр символів в адресі не має значення, але в формулі не повинно бути пробілів. Приклад введення формули показано на рис. 21.

32

Рис. 21

Вставка формул за допомогою Майстра функцій

Функції – це наперед визначені формули, які виконують обчислення з заданими величинами, що називаються аргументами, і у вказаному порядку. Наприклад функція СУММ (SUM) додає значення в діапазоні або в окремих „ячейках”, функція КОРЕНЬ (SQRT) добуває квадратний корінь з числа. В якості аргументів функцій використовуються числа, текст, посилання та ін. Функція завжди починається з імені, а потім в круглих дужках ідуть аргументи, розділені крапкою з комою. Microsoft Excel містить декілька сотень вмонтованих функцій, розподілених за категоріями: математичні, фінансові, статистичні та ін. Функції можна вводити в формулу вручну, а можна використовувати Майстер функцій. Майстер – це допоміжна програма, яка, використовуючи ряд послідовних діалогів, дозволяє виконати ту чи іншу задачу.

Для вставки функції в формулу потрібно виділити „ячейку”, натиснути кнопку – вставка функції, що розташована на рядку формул, або на панелі інструментів Стандартная. З’явиться діалогове вікно Мастер функции шаг 1 из 2 (рис. 22).

33

Рис. 22

У лівій частині цього вікна клацанням миші вибрати потрібну категорію зі списку Категория, а в правій частині – у полі списку Функция вибрати потрібну функцію. Під полем списка Категория відображається синтаксис обраної функції та її аргументи, а нижче подається скорочений опис функції.

Після вибору функції відкривається другий крок майстра − діалогове вікно для завдання аргументів функції, це вікно називається Панель формул (рис. 23).

Рис. 23

В якості аргументу можна задавати числове значення, відносну або абсолютну адресу „ячейки” або ім’я діапазону. Панель формул можна мінімізувати, щоб вона не закривала робоче поле. Для цього потрібно клацнути на кнопці мінімізації в правій частині поля введення. Для повернення до колишнього розміру потрібно повторно

34

клацнути на кнопці мінімізації. На панель формул видається підказка про обов’язкові та необов’язкові для даної функції аргументи, причому в довідці Microsoft Excel необов’язкові аргументи виділені менш жирним шрифтом. На панелі формул для обов’язкових аргументів заголовок поля введення виділяється більш жирним шрифтом. Після введення аргументів потрібно закрити панель формул, клацнувши на кнопці ОК. Результат обчислення функції з’явиться в обраній „ячейке”.

При введенні вкладених функцій, як аргумент, варто вибрати іншу функцію, виконавши аналогічні дії.

3.2. Оператори в Excel

Excel має у своєму розпорядженні потужний апарат для виконання обчислень. Обчислення виконуються за формулами, які можуть містити функції й математичні оператори, порядок виконання яких відповідає прийнятому в математиці. Більшість функцій Excel використовують аргументи, які завжди записують у круглих дужках й розділяють комами (пробіли між ними не допускаються). Якщо функція не має аргументів, то після її назви вводять пару порожніх круглих дужок. Аргументи можуть бути посиланнями на „ячейки” або числами й текстовими рядками. Коли Excel обчислює якусь функцію, то вона повертає числове значення або текст.

Оператори Excel діляться на кілька груп за своїм функціональним призначенням.

Арифметичні оператори: + додавання; - віднімання; * множення; / ділення; % відсоток; ^ піднесення до степеня.

Оператори порівняння: = дорівнює; < менше; > більше; <= менше або дорівнює; >= більше або дорівнює; <> не дорівнює.

35

Оператори зв’язку: : діапазон; ; об’єднання; ( ) пробіл; & об’єднання текстів.

Оператор «:»використовується як роздільник при завданні прямокутного діапазону, тобто вираз A1:C3 означає, що в діапазон входять „ячейки” A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3. Оператор ";" застосовується як роздільник при об’єднанні діапазонів, тобто вираз A1;C3 включає „ячейки” A1 і С3. Оператор " " (пробіл) задає перетинання діапазонів, тобто вираз A1:C3 B2:D4 включає „ячейки” B2, B3, C2, C3.

Послідовність операторів: :, ; оператори зв’язку; - оператор заперечення; % оператор відсотка; ^ оператор піднесення до степеня; *, / оператори крапкових обчислень; +, - оператори лінійних обчислень; & оператор об’єднання тексту; <, >, <=, >=, <> оператори порівняння.

Дужки використовуються для встановлення пріоритету тієї чи іншої операції.

3.3. Введення формул

Формули можна вводити або в рядок формул, або безпосередньо в „ячейку”. Введення формули починається з введення знака "=". Як правило, формула містить посилання на адреси „ячеек”. Ці адреси можна задавати різними способами: вводити з клавіатури або після знака =, або після знака операції клацати на відповідній „ячейке”, і тоді її адреса автоматично з’явиться в рядку формул. Закінчується введення формули натисканням на клавішу Enter. Після цього в „ячейке” ми бачимо результат обчислення за введеною формулою. Після виділення „ячейки” з формулою побачимо її у рядку формул (рис. 24), щоб побачити формулу в „ячейке” потрібно двічі клацнути по ній мишею. Крім посилань на адреси, формула може містити числові значення, які вводяться з клавіатури.

36

Рис. 24

За замовчуванням в Excel встановлений режим, при якому

відбувається автоматичне перерахування значень після введення нових даних. Щоразу при введенні нових даних відбувається перерахування значень у всій робочій книзі. Іноді це не потрібно. Можна відключити режим автоматичних обчислень за допомогою команди меню Сервис→Параметры, вкладка Вычисления. Якщо на цій вкладці вибрати опцію Вручную, то обчислення в робочому листі будуть відбуватися тільки при натисканні клавіші F9. Якщо встановити опцію Пересчет перед сохранением, то дані будуть перераховуватися при кожному збереженні документа (рис. 25).

Рис. 25

37

3.4. Автоматична сума

Автоматична сума обчислюється при натисканні кнопки автоматичного сумування Автосумма на панелі інструментів Стандартная. Потрібно встановити покажчик миші в „ячейку”, де одержується сума, і натиснути кнопку Автосумма. У рядку з’являється формула, за якою буде обчислюватися сума, наприклад, СУММ(B1:B4), після натискання клавіші Enter в „ячейке” з’явиться значення суми (рис. 26). Якщо на кнопці Автосумма клацнути двічі, Excel автоматично обробить усі „ячейки” зверху до першої порожньої або „ячейки”, що містить текст; підтвердження формули не потрібно. Якщо „ячейки” над поточною порожні, а числа розміщені ліворуч, то обчислюється їхня сума. Якщо виділити блок „ячеек” і натиснути кнопку Автосумма, то підсумується вміст виділеної області.

Рис. 26

3.5. Заповнення „ячеек” формулами

Якщо в сусідніх „ячейках” виконуються аналогічні обчислення, можна не вводити формули окремо в кожну „ячейку”. Досить ввести формулу в першу „ячейку” і заповнити сусідні формулами, що повторюються. Потрібно виділити „ячейку” з формулою, а потім використати команду меню Правка → Заполнить. При виконанні цієї команди відкривається підменю, у якому потрібно вказати напрямок заповнення: Вниз, Вправо, Вверх, Влево (рис. 27).

38

Рис. 27

Більш швидкий спосіб копіювання формул − за допомогою

миші. Послідовність дій при цьому така: 1) виділити „ячейку”, що містить вихідну формулу або текст; 2) встановити покажчик миші на маленький чорний квадрат у

правому нижньому куті рамки виділеної „ячейки” так, щоб він прийняв форму хрестика – це маркер заповнення;

3) натиснути ліву кнопку миші й, не відпускаючи її, протягнути маркер заповнення на сусідні „ячейки”.

При копіюванні формул адреси в посиланнях на „ячейки” автоматично змінюються. Такі посилання називаються відносними посиланнями на „ячейки”.

При стандартних установках робочого листа в „ячейках” з формулами відображаються не самі формули, а результати обчислень за ними. При пошуку помилок і налагодженню може знадобитися переглянути формули, що зберігаються в кожній „ячейке” робочого листа. Режим їх відображення можна встановити на вкладці Вид діалогового вікна Параметры, що викликається командою меню Сервис → Параметры. В групі Параметры окна встановити прапорець формулы (рис. 28).

39

Рис. 28

Редагувати формулу можна в рядку формул та безпосередньо в „ячейке”. Для її редагування в рядку формул потрібно виділити „ячейку” з формулою, клацнути мишею в рядку формул у місці, де потрібно виконати редагування. При цьому можна використовувати буфер обміну для копіювання або переміщення фрагментів формули в рядку формул. Після завершення редагування натиснути Enter або на кнопку Ввод ліворуч від рядка формул, або кнопку Отмена у разі відмови від редагування.

Для редагування формули безпосередньо в „ячейке” потрібно двічі клацнути по ній або виділити „ячейку” та натиснути функціональну клавішу F2. Безпосередньо в „ячейке” з’являється курсор, що свідчить про можливість виконувати зміни безпосередньо в „ячейке”. Вона нібито „відкривається” для змін. Після завершення змін потрібно натиснути Enter. Для заміни посилання на „ячейку” потрібно виділити її в формулі та натиснути мишею на іншу „ячейку”, закінчити виправлення натисканням на клавішу Enter.

3.6. Формули масиву

Для виконання обчислень із використанням даних з діапазону може застосовуватися одна загальна формула – формула масиву. Нехай, наприклад, дані перебувають у двох стовпцях A1:A10 і D1:D10, а в стовпці F1:F10 потрібно одержати суму „ячеек” зі стовпця A і відповідних „ячеек” зі стовпця D. Можна ввести формулу один раз, а потім скопіювати її в інші „ячейки”. Але зручніше в таких випадках використовувати формулу масиву, тому що замість декількох формул буде використана одна для обчислення у всіх

40

„ячейках” масиву. Для цього потрібно виділити „ячейки” F1:F10, у яких буде перебувати сума й увести формулу: = A1:A10 + D1:D10. Завершити введення формули треба не натисканням клавіші Enter, що дало б обчислення тільки першого елемента масиву, а натисканням комбінації клавіш Ctrl+Shift+Enter, що приведе до обчислення суми у всіх виділених „ячейках”. В „ячейках” F1:F10 з’явиться формула масиву: {= A1:A10 + D1:D10}. Фігурні дужки є ознакою формули масиву, їх не можна ввести вручну.

Обробляються „ячейки” масиву програмою як єдине ціле. При спробі змінити одну з „ячеек” масиву видається повідомлення про неприпустимість такої дії.

Змінити формулу масиву можна в режимі редагування. Для підтвердження змін у формулі потрібно завершити редагування натисканням комбінації клавіш Ctrl+Shift+Enter, інакше при спробі завершити редагування натисканням клавіші Enter, на екрані з’явиться повідомлення про неприпустимість цієї дії.

3.7. Посилання на листи й книги

Формули можуть містити посилання на інші листи робочої книги й навіть на інші книги. При створенні таких посилань потрібно дотримуватись певних правил, щоб уникнути помилок при обчисленнях.

У посиланні на інший лист ім’я листа вказується перед адресою „ячейки” й відокремлюється від нього знаком оклику, наприклад: Лист4!В3.

Якщо лист, на який є посилання, буде переміщений або перейменований, то це не відіб’ється на обчисленні значень, тому що при перейменуванні листа ім’я листа в посиланні автоматично оновлюється.

При посиланні на іншу робочу книгу в зовнішньому посиланні, крім імені листа й адреси „ячейки” вказується ім’я робочої книги у квадратних дужках, наприклад: [Книга2.xls]Лист4!G5.

Створити посилання на інший лист робочої книги або на іншу книгу можна за допомогою миші. При цьому потрібно пам’ятати, що після введення у формулу знака рівності клацання по „ячейке” приводить до вставки адреси цієї „ячейки” у формулу. Якщо „ячейка” знаходиться на іншому робочому листі або в іншій книзі, то до адреси автоматично додається або ім’я листа, або ім’я книги.

41

3.8. Абсолютні адреси „ячеек”. Використання імен у формулах

Іноді при обчисленнях потрібно застосовувати не відносні, а абсолютні адреси, тобто такі адреси, які не змінюються при ко-піюванні формул. Ознакою абсолютного посилання є знак долара ($). Щоб задати абсолютне посилання в формулі, що копіюється, потрібно двічі клацнути по „ячейке” з формулою, встановити курсор в адресу, в якій потрібно встановити абсолютне посилання, натиснути функціональну клавішу F4. В посиланні з’являться знаки $ перед назвою стовпчика й номером рядка, наприклад, $G$5. Це означає, що при копіюванні формули це посилання змінюватись не буде і дані весь час будуть обиратись з цієї „ячейки”. Можна застосовувати й змішане посилання на „ячейки”, наприклад, абсолютний для номерів рядків і відносний для номерів стовпчиків: G$5. При кожному натисканні на клавішу F4 вид виділеної адреси змінюється: спочатку це, наприклад, адреса G5, при першому натисканні адреса змінюється на $G$5, при другому – на G$5, при третьому – на $G5, потім адреси циклічно повторюються.

„Ячейке”, адресу якої змінювати небажано, можна привласнити ім’я, яке потім вставляти в формули. Для присвоєння „ячейке” імені, потрібно її виділити й виконати команду меню Вставка→ Имя→ Присвоить. У діалоговому вікні, що відкрилося Присвоение имени (рис. 29), потрібно в поле Имя ввести ім’я „ячейки” й натиснути кнопку Добавить, привласнене ім’я буде додано до списку. Тепер його можна вставляти у формули. Для цього служить команда меню Вставка →Имя→Вставить…. Указавши місце для вставки, потрібно виконати цю команду.

Рис. 29

42

На екрані з’явиться діалогове вікно Вставка имени (рис. 30), у якому знаходиться список імен, потрібно виділити ім’я, що вимагається, і закрити діалог натисканням на кнопку ОК. Можна зробити по-іншому: просто ввести ім’я з клавіатури або клацнути на „ячейку”, що має його ім’я, її ім’я буде введено у формулу.

Рис. 30

Можна привласнити ім’я не тільки окремій „ячейке”, але й діапазону „ячеек” . Це можна виконати за допомогою команди меню Вставить або в такий спосіб: виділити діапазон „ячеек” , клацнути в полі ім’я в лівій частині рядка формул і ввести ім’я в поле, натиснути клавішу Enter для завершення введення.

3.9. Виправлення помилок і відстеження взаємозв’язку „ячеек”

Якщо в процесі введення формули допущена помилка, результатом обчислення буде значення помилки. Щоб було легше знайти помилки, можна встановити режим відображення формул, а не результатів, Для цього потрібно виконати команду меню Сервіс→Параметры, вкладка Вид і активізувати опцію Формула.

Значення помилки бувають різних типів. У першому стовпчику представлені символи помилок, а в другому − текст із вказівкою типу помилки та вказівкою для її виправлення. 1. ###### − помилка з’являється, коли використовується

формула, результат виконання якої не вміщається в „ячейку”. Можна збільшити ширину стовпця або задати інший формат.

2. #ССЫЛКА − вказує, що формула містить посилання на неіснуючі „ячейки”.

3. #ДЕЛ/0! − з’являється при діленні на 0.

43

4. #ЧИСЛО! − з’являється у випадку порушення правил завдання операторів, прийнятих у математиці.

5. #ИМЯ? − вказує на те, що при введенні імені допущена помилка.

6. #Н/Д − це скорочення терміну «невизначені дані», вказує на те, що не задано один або кілька аргументів функції або у формулі масиву діапазон аргументу не відповідає діапазону масиву.

7. #ЗНАЧ! − зазначений аргумент неприпустимого типу або в формулі є посилання на „ячейку”, що містить текст замість числового значення.

8. #ПУСТО! − помилка з’являється, коли використовується помилкове посилання на „ячейку” або діапазон, наприклад, задане перетинання двох областей, що не мають спільних „ячеек” .

Для усунення помилок потрібно виділити „ячейку” зі значенням помилки. У рядку формул відображається формула, яку можна виправити.

Для пошуку помилок Excel дає можливість графічно представити зв’язок між „ячейками”, що впливають, і залежними „ячейками”. Відслідковувати залежності зручно за допомогою панелі інструментів Зависимости, яку можна відкрити, скориставшись командою меню Вид→Панели инструментов→Зависимости (рис. 31).

Рис. 31

Кнопки на цій панелі інструментів дозволяють графічно позначати зв’язки між „ячейками”. За допомогою першої кнопки організовують перевірку наявності помилок на робочому листі, наступними двома кнопками можна відобразити й прибрати стрілки до впливаючих „ячеек”. Наступні дві кнопки дають можливість відобразити й прибрати лінії трасування для залежних „ячеек”. Наступна кнопка дозволяє прибрати всі стрілки. Кнопка зі знаком оклику служить для того, щоб знайти джерело помилок. Наступна кнопка дозволяє вставити в „ячейку” примітку. Ще дві кнопки служать для того, щоб обвести невірні дані або прибрати їх

44

обведення. За допомогою наступної кнопки можна відслідковувати значення „ячеек” в формулах, а остання кнопка використовується для покрокового обчислення формули з метою виявлення помилки.

Запитання для самоконтролю

1. Які оператори Excel ви знаєте? 2. Чим визначається порядок виконання арифметичних операторів? 3. Чи згодні ви з тим, що для вказівки пріоритету тієї чи іншої

операції використовуються квадратні дужки? 4. Що може містити формула? 5. Як можна вводити й редагувати формули? 6. Що використовується для одержання автоматичної суми? 7. Як виконується заповнення суміжних „ячеек” формулами? 8. Що є ознакою формули масиву? 9. Що використовують для завдання у формулі абсолютного

посилання?

Лекція 4. ФОРМАТУВАННЯ ТАБЛИЦЬ. УМОВНЕ ФОРМАТУВАННЯ. АВТОФОРМАТУВАННЯ. СТИЛІ

4.1. Форматування таблиць

Вибір шрифту

При форматуванні можна вибрати тип шрифту за допомогою списку шрифтів, що розкривається на панелі інструментів Форматирование (рис. 32).

Рис. 32 Праворуч від списку типів шрифтів знаходиться список його

розмірів, з якого вибирається розмір шрифту, заданих у пунктах. Один пункт становить 1/72 дюйма, тобто приблизно 0,35 мм. Таким чином, розмір шрифту в 10 пунктів дорівнює 3,5 мм.

Наступні три кнопки на панелі інструментів дозволяють вибрати накреслення шрифту: напівжирне, курсив, підкреслене. Кнопки можна натискати як по одній, так і в будь-якій комбінації.

45

Деякі „ячейки” можна виділити за допомогою кольору й

візерунка тла й кольору шрифту. Дві кнопки дозволяють задавати колір тла „ячейки” й колір шрифту. При клацанні на стрілках праворуч відкриваються палітри кольорів. Колір заливання й шрифту, з яких можна вибрати бажаний, відображається на кнопці. Палітри кольорів можна перетягнути на вільне місце екрана, тоді вони не закриваються.

Форматування „ячеек” можна також здійснити за допомогою команди меню Формат → Ячейки …, після вибору цієї команди на екрані з’являється діалогове вікно Формат ячеек (рис. 33), що також можна викликати, використовуючи контекстне меню. У цьому діалоговому вікні кілька вкладок. Вкладка Шрифт дозволяє задати параметри формату шрифту: тип, розмір, колір, накреслення. У полі Подчеркивание можна задати вид підкреслення – одинарне або подвійне, а також за значенням або за „ячейкою”. Поле Видоизменение надає такі можливості як закреслювання, встановлювати верхній індекс і нижній індекс. У діалоговому вікні є поле для перегляду обраного шрифту, у якому можна оперативно відслідковувати обраний варіант.

Рис. 33

Більшість функцій вибору шрифту можна виконати також за допомогою комбінацій клавіш. У таблиці наведені сполучення клавіш, використовувані для найпоширеніших операцій форматування.

46

Сполучення клавіш Дія

<Ctrl>+<1> Виклик діалогового вікна Формат ячеек

<Ctrl>+<B> або <Ctrl>+<2> Виділення напівжирним шрифтом

<Ctrl>+<I> або <Ctrl>+<3> Виділення курсивом

<Ctrl>+<U> або <Ctrl>+<4> Виділення підкресленням

<Ctrl>+<5> Виділення закреслюванням

Вирівнювання

Кнопки на панелі інструментів Форматирование дозволяють вирівняти текст для виділених „ячеек” по лівій границі, за центром або по правій границі. Excel автоматично вирівнює текст по

лівій границі, а числа − по правій. Кнопка в цьому рядку служить для об’єднання „ячеек” і вирівнювання за центром об’єднаних „ячеек”. Цим способом зручно створювати заголовки таблиць. Результат такого вирівнювання буде успішним, якщо у виділеному діапазоні є дані тільки в одній „ячейке”, а інші „ячейки” діапазону вільні.

Функції вирівнювання можна виконати за допомогою вкладки Вирівнювання діалогового вікна Формат ячеек … (рис. 34).

Рис. 34

У лівій частині вікна містяться списки для завдання горизонтального й вертикального вирівнювання, з яких можна вибрати горизонтальне вирівнювання − розташування даних в

47

„ячейках” за шириною й вертикальльне – розташування даних за висотою. У правій частині діалогового вікна знаходиться область Ориентация, що дозволяє вибрати напрямок напису в „ячейке”. В Excel 2003 передбачена можливість розташувати текст не тільки горизонтально (за замовчуванням) або вертикально, але й під будь-яким кутом від -90° до +90°. У нижній частині діалогового вікна розташовані опції, що дозволяють поєднувати „ячейки” й центрувати дані щодо границь об’єднаних „ячеек”. Якщо активізувати опцію Переносить по словам, то символи, які не вміщуються в „ячейку”, переносяться в наступний її рядок. Установка опції Автоподбор ширины, викликає автоматичне зменшення шрифту, якщо ширини стовпчика недостатньо для відтворення даних.

Рамки

„Ячейки” таблиці розділені сіткою, відображення якої можна включати й виключати за допомогою команди меню Сервіс → Параметры, вкладка Вид. У групі Параметры вікна можна встано-вити або скинути прапорець для опції Сетка. У цьому ж вікні за до-помогою списку Цвет, що розкривається, можна задати колір сітки.

В Excel для підвищення наочності й поліпшення сприйняття таблиці існує можливість створювати різноманітні рамки навколо „ячеек”. Найпростіше форматування рамок можна виконати, якщо розкрити вікно з типами рамок, натиснувши кнопку зі стрілкою праворуч від кнопки Внешние границы на панелі інструментів Форматирование. У вікні, що розкрилося, потрібно клацнути мишею по обраному типу рамки (рис. 35).

Для створення більш складної рамки виконують наступні дії: 1) виділити блок „ячеек”, які потрібно помістити в рамку; 2) вибрати команду меню Формат → Ячейки…, вкладка Граница; 3) у діалозі, що відкрився, у полі Линии задати тип і колір лінії; 4) у лівій частині діалогового вікна вказати, з яких сторін

виділеного блоку намалювати лінії; 5) закрити діалог натисканням кнопки ОК.

48

Рис. 35

Кольорове оформлення

Колір і візерунок тла „ячеек” можна задати за допомогою команди меню Формат → Ячейки…, вкладка Вид (рис. 36). Ця вкладка містить дві палітри: Цвет − для вибору кольору тла й Узор − для вибору візерунка заповнення. За замовчуванням колір тла не заданий (елемент не має кольору в палітрі кольорів). При друкуванні на монохромному принтері рекомендується використовувати сірий колір для візерунка заповнення.

Рис. 36

49

Вкладка Вид містить поле Образец, у якому можна побачити вигляд обраного варіанту кольору й візерунка.

4.2. Форматування чисел

В Excel числовим значенням за замовчуванням привласнюється формат Общий, у цьому форматі значення відображаються в тому вигляді, у якому вони уведені з клавіатури. Для присвоєння числового формату „ячейке” або діапазону „ячеек” потрібно виконати команду меню Формат → Ячейки… й у діалоговому вікні, що відкрилося (рис. 37), вибрати вкладку Число. Ця вкладка містить різноманітні числові формати, які об’єднані в категорії: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Дата, Время, Процентный, Дробный, Експоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы. Після вибору категорії список форматів, що її стосується, відображається в полі праворуч, і можна вибрати підходящий формат із цього списку. У нижній частині діалогового вікна форматування чисел міститься опис обраного формату.

Рис. 37

У пам’яті комп’ютера числа зберігаються з точністю до

15 розрядів. Кількістю відображуваних розрядів можна управляти. Якщо число дуже велике або дуже маленьке, воно відображається в

50

експонентному вигляді. Якщо зменшити ширину „ячейки” так, що число в ній не буде вміщуватись, „ячейка” заповнюється знаками #.

Можна здійснити форматування за допомогою кнопок на панелі інструментів Форматирование. Кнопка Денежный формат служить для завдання грошового стилю. Використовуваний вид валюти залежить від установок у діалоговому вікні Свойства: язык и стандарты, що відкривається у вікні Панель управления, пункт Язык и стандарты. У правій частині діалогового вікна Формат ячеек для грошового формату в полі Обозначение можна відкрити список і вибрати тип застосовуваної валюти. Цей формат виділяє від’ємні суми іншим кольором.

Кнопка Процентный формат служить для присвоєння „ячейкам” процентного стилю. Кнопка Формат с разделителями дозволяє розділяти розряди чисел пробілами. За допомогою кнопок Увеличить разрядность і Уменьшить разрядность можна збільшувати й зменшувати число цифр, що виводяться після десяткової коми.

Для форматування чисел можна використовувати команду меню Формат → Ячейки …, вкладка Число. При виборі формату для позначення чисел використовуються шаблони двох типів: # − що заміщається й 0 – обов’язковий. При використанні шаблона, що заміщається, незначущі нулі не відображаються, а при використанні обов’язкового − відображаються. Приведемо приклад відображення числа 25 у різних форматах.

Формат Число

#.###,## 25

0.000,00 0.025,00

#.##0,00 25,00

# ##0 25

Краще після десяткової коми використовувати обов’язковий

формат, а для інших цифр − необов’язковий. При обмеженні довжини числа відбувається його округлення. У пам’яті зберігається точне значення, але видається тільки зазначене у форматі число цифр.

51

При використанні експоненціального формату число (звичайно досить велике або, навпаки, досить маленьке) відображається у вигляді добутку двох складових – числа, що знаходиться в діапазоні від 1 до 10, і степеня числа 10 (додатнього або від’ємного). Замість числа 10 використовується символ Е. Наприклад, число 256 відображається як 2,56Е2, а число 0,025 – як 2,5Е-2.

Дробовий формат використовується для відображення дробових чисел у вигляді простих дробів. При цьому можна вибрати, якими саме частками буде відображатися число − простими дробами, половинними частками, четвертними, восьмерними і т.д.

Користуючись шаблонами, можна створити свій власний формат. Для цього вибирають категорію Все форматы, установлюють курсор у поле Тип, видаляють формат, що міститься там, і вводять свій власний. При створенні формату можна вводити текстову інформацію в подвійних лапках і користуватися кольором, що вказується у квадратних дужках. Для поділу частин коду формату, що відносяться до додатних, від’ємних чисел і до нуля, використовують крапку з комою (;). Наприклад, при форматі [Синий]0,00; [Красный] 0,00; [Зеленый]0 додатні числа відобража-ються синім кольором, від’ємні − червоним, нуль − зеленим. У квадратних дужках можна задати умову для формату. Наприклад, якщо потрібно вказати число днів (не більше 20-ти), то варто вибрати формат [>4]#0"_днів";[>1]0"_дня";0"_день", у цьому випадку форма іменника буде погоджена з числом.

4.3. Умовне форматування

Команда меню Формат → Условное форматирование дає можливість здійснити форматування чисел залежно від їхніх значень. При виконанні цієї команди відкривається діалогове вікно Условное форматирование (рис. 38).

У верхньому лівому полі вікна знаходиться список, що розкривається, типу умов. Форматування „ячейки” може залежати від значення, що знаходиться в ній, або від результату обчислення формули. Якщо обрано пункт значення, то в другому полі вказується оператор порівняння (дорівнює, більше, менше й т.д.), а в третьому й четвертому − значення, з якими здійснюється порівняння вмісту „ячеек”. Якщо обрано пункт формула, у друге поле вводиться

52

формула, від результату обчислення якої залежить форматування „ячеек”. Формула повинна приймати логічне значення Істина або Ложь.

Рис. 38

Після того, як умови форматування уведені у відповідні поля,

потрібно клацнути на кнопці Формат…, відкриється стандартне діалогове вікно Формат ячеек, у якому можна задати такі параметри форматування як шрифт, обрамлення, колір тла. Умовне форматування можна виконати не тільки за однією умовою, але й за декількома (до трьох) для цього служить кнопка А также…

Якщо на листі умовне форматування застосовувалось до великої кількості „ячеек” – настільки великої, що користувач забув, до яких саме „ячеек” він застосував умовне форматування, то для того, щоб виділити всі „ячейки”, для яких було задане умовне форматування, необхідно виконати наступну послідовність дій:

1) виконати команду Перейти… з меню Формат, після чого на екрані з’явиться діалогове вікно Переход;

2) у вікні Переход натиснути кнопку Выделить…, що призведе до появи діалогового вікна Выделение группы ячеек (рис. 39).

3) у вікні Выделение группы ячеек на екрані потрібно встановити перемикач Условные форматы та натиснути кнопку ОК.

53

Рис. 39

У результаті всі „ячейки”, до яких було застосоване умовне форматування, будуть виділені.

4.4. Форматування висоти рядків і ширини стовпчиків

Змінювати висоту рядків і ширину стовпчиків зручніше за все за допомогою миші. Для цього потрібно поставити покажчик миші на нижню лінію сітки потрібного рядка в області заголовків рядків. Форма покажчика миші зміниться, він перетвориться в лінію з перпендикулярними стрілками, спрямованими в різні сторони. Тепер можна, тримаючи натиснутою ліву кнопку миші, пересувати лінію нагору або вниз, зменшуючи або збільшуючи висоту рядка. Подвійне клацання на нижній розділовій лінії заголовка рядка встановлює його стандартну висоту. Для одночасної зміни висоти декількох рядків їх потрібно виділити й установити за допомогою миші бажану висоту для одного з рядків. Зміна ширини стовпця виконується подібним чином.

Змінити висоту рядка й ширину стовпця можна командами меню Формат → Строка і Формат → Столбец, які відкривають діалогові вікна Высота строки й Ширина столбца (рис. 40).

Рис. 40

При установці ширини стовпця можна використовувати команду Столбец → Автоподбор ширины, при виконанні якої для стовпця встановлюється ширина самим довгим записом. Висота рядка

54

залежить від величини використовуваного шрифту. Якщо висота рядка недостатня, вміст „ячейки” урізається. У цьому випадку можна задати автоматичний підбір висоти рядка за допомогою команди Строка→Автоподбор высоты.

Існує можливість приховувати стовпці або рядки. Схована інформація не друкується. За допомогою операцій приховання можна не відображати секретні відомості або підвищувати наочність складних таблиць, не виводячи другорядну інформацію. Щоб сховати рядки або стовпці їх потрібно виділити й виконати команди меню Формат → Строка→Скрыть або Формат → Столбец → Скрыть. Для відновлення відображення рядка або стовпця потрібно виділити дві „ячейки” сусідніх рядків або стовпців, між якими знаходяться сховані рядки або стовпці, і вибрати команду Отобразить у відповідному меню.

4.5. Копіювання формату

Можна скопіювати форматування „ячеек” і застосувати його до іншого блоку „ячеек”. Для цього використовується кнопка Формат по образцу (кнопка із зображенням пензля) на панелі інструментів Стандартная.

1. Вибрати „ячейку”, формат якої потрібно скопіювати. 2. Клацнути мишею на кнопці з зображенням пензля. Якщо

потрібно скопіювати формат у кілька різних фрагментів – клацнути двічі. Покажчик миші прийме форму пензля.

3. Протягти покажчик миші по блоку „ячеек”, який потрібно переформатувати, («зафарбувати» потрібний блок). Скопійований формат буде використаний для зазначеного блоку „ячеек”. Для виходу з режиму копіювання форматів потрібно ще раз

клацнути на кнопці з зображенням пензля або натиснути клавішу Esc.

4.6. Автоматичне форматування

Цікаві можливості форматування таблиць дає команда меню Формат → Автоформат. У цьому випадку відбувається форматування таблиці за запропонованим зразком. Готові формати включають такі параметри форматування як формат числа, шрифт, вирівнювання, рамки, візерунки, розміри рядків і стовпців. Для того щоб використовувати Автоформат, потрібно виділити таблицю або її частину й викликати цю команду. Excel відкриє діалогове вікно, у

55

ньому можна вибрати варіанти оформлення таблиці з запропонованих зразків, які можна переглядати у вікні. Зупинившись на якому-небудь варіанті, потрібно закрити діалог натисканням кнопки ОК. Якщо із запропонованого варіанта користувача влаштовують лише деякі елементи, а інші він хоче змінити, то треба натиснути кнопку Параметры, в результаті чого вікно буде доповнено областю Изменить, у якій можна виконати налаштування опцій Автоформата. У цій області міститься перелік параметрів, що входять в Автоформаты. Скинувши прапорець, можна відмовитися від кожного з налаштувань (рис. 41).

Рис. 41

Автоформатування можна скасувати. Для цього потрібно виділити автоматично відформатований діапазон, викликати команду меню Формат → Автоформат і в нижній частині діалогового вікна, що з’явиться, у полі Список форматов вибрати варіант Нет.

4.7. Стилі

Стилі являють собою комбінації елементів форматування, які, як правило, призначаються окремим „ячейкам”. При роботі в Excel за замовчуванням використовується стиль Обычный. Усі „ячейки” форматуються цим стилем, поки не заданий інший. Якщо викликати команду меню Формат → Стиль, відкривається діалогове вікно Стиль (рис. 42), у якому є список Имя стиля, що відкривається, існуючих стилів.

56

Рис. 42

Для кожного стилю у вікні представлені параметри цього

стилю. Для того щоб привласнити „ячейкам” обраний стиль, потрібно „ячейки” виділити, знайти ім’я стилю в списку й закрити діалог натисканням кнопки ОК.

За допомогою команди меню Формат → Стиль можна створити свій власний стиль, використовуючи як основу один з існуючих стилів. Для цього у вікні Стиль варто вибрати існуючий стиль для основи, задати в полі уведення Имя стиля ім’я заново форматованого стилю й натиснути кнопку Изменить. У результаті цього відкривається діалогове вікно Формат ячеек, у якому потрібно задати параметри нового стилю й натиснути кнопку Добавить. Сформувавши всі необхідні нові стилі, потрібно закрити діалогове вікно натисканням кнопки ОК. Слід зазначити, що група прапорців Стиль дає можливість включити в стиль не всі елементи форматування, деякі з них можна виключити, скинувши відповідний прапорець.

Можна створити стиль на основі форматів, установлених в „ячейки” або в групі „ячеек”. Для цього потрібно виділити „ячейку” або групу „ячеек” із установленими параметрами форматування, викликати діалогове вікно Стиль за допомогою команди меню Формат → Стиль, у полі Имя стиля ввести ім’я знову створюваного стилю й закрити діалогове вікно кнопкою ОК (або послідовним натисканням кнопок Добавить й Закрыть).

Діалогове вікно Стиль містить кнопку Удалить, що дозволяє видалити стиль, ім’я якого відображається в полі Имя стиля. За допомогою кнопки Змінити можна перевизначити параметри

57

існуючого стилю. Для цього потрібно викликати діалогове вікно Стиль, вибрати потрібний стиль зі списку, натиснути кнопку Изменить й змінити параметри форматування на вкладках Формат ячеек. При перевизначенні параметрів існуючого стилю всі „ячейки” робочої книги, що мають стиль із даним ім’ям, будуть відразу ж автоматично переформатовані, відповідно до нових установок стилю.

4.8. Пошук і заміна

Excel дозволяє швидко відшукати в тексті потрібні фрагменти або терміни й за необхідності автоматично їх замінити. Для включення режиму пошуку служить команда меню Правка → Найти або комбінація клавіш Ctrl+F . При активізації команди пошуку на екрані з’являється діалогове вікно Найти и заменить (рис. 43). На закладці Найти потрібно ввести шуканий фрагмент. Натиснувши на кнопку Параметры, вказати напрямок пошуку (по рядках або по стовпцях) і область пошуку (значення, формули, примітки), і натиснути кнопку Найти далее.

Рис. 43

Якщо фрагмент потрібно не тільки знайти, але й замінити, варто

скористатися закладкою Заменить, відкриється сторінка заміни (рис. 44), на у якій у поле Заменить на потрібно ввести заміняючий фрагмент.

58

Рис. 44

Заміна відбувається поетапно, тобто щоразу після натискання кнопки Найти далее й знаходження чергового фрагмента можна натиснути кнопку Заменить або відмовитися від заміни, натиснувши кнопку Отменить. Можна зробити заміни відразу для всіх випадків, не зупиняючись на кожному окремо, для цього служить кнопка Заменить все.

Якщо потрібно виконати відразу пошук і заміну, варто виконати команду меню Правка → Заменить або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+H . У діалоговому вікні (рис. 44) потрібно ввести замінний фрагмент і фрагмент, що заміняє, натиснути кнопку Заменить. Для заміни по всьому робочому листу потрібно натиснути кнопку Заменить все.

У діалогових вікнах Найти й Заменить можна вводити шаблони, по яких буде здійснюватися пошук, при цьому використовуються символ ? для заміни одного символу й символ * для заміни довільного числа символів. Наприклад, якщо ввести для пошуку шаблон І*ко, то на робочому листі будуть знайдені прізвища Іваненко, Іващенко, Івченко У діалоговому віні Найти и Заменить є поля: Учитывать регистр, що дозволяє розрізняти рядкові й прописні букви, і Ячейка целиком − включає режим, при якому пошук іде по збігу всього вмісту „ячейки”.

Запитання для самоконтролю

1. Що можна використовувати для форматування „ячеек” ? 2. Що використовується при форматуванні символів? 3. Що використовується для створення рамок таблиці? 4. Як вирівнювати вміст „ячейки” ?

59

5. Як можна задати тло „ячейки” ? 6. Як здійснюється форматування чисел? 7. Для чого застосовується умовне форматування? 8. Як можна здійснити копіювання формату? 9. Як здійснюється автоматичне форматування таблиці? 10. Що потрібно використовувати для застосування до діапазону

„ячеек” стилю форматування? 11. Як виконати пошук і заміну даних в „ячейках”?

Лекція 5. СТВОРЕННЯ, РЕДАГУВАННЯ І ФОРМАТУВАННЯ

ГРАФІКІВ ТА ДІАГРАМ 5.1. Призначення та основні поняття і об’єкти

Мастера диаграмм Для наочного представлення даних в Excel існує засіб – майстер

діаграм (Chart Wizard). Він надає широкий набір типів графіків і діаграм.

Для побудови графіка функції необхідно, перш за все, побудувати таблицю аргументів та значень функції з цими аргументами. Як правило, значення аргументів змінюються з фіксованим кроком. Крок обирають невеликим, щоб таблиця значень функції відображала її поведінку на інтервалі табуляції.

Розглянемо побудову графіка функції )sin( xy π= на інтервалі

[-1;1]. У нашому випадку оберемо крок зміни аргументу рівним 0,1. Потрібно знайти значення функції y(-1), y(-0,9), y(-0,8), …, y(1).

З цією метою в „ячейку” D1 введемо текст крок = , в „ячейку” Е1 значення кроку 0,1. В „ячейки” А3, В3 текст відповідно x та y (рис. 45).

Тепер обчислимо значення аргументів функції. В „ячейку” А4 введемо значення першого аргументу –1, а далі аргументи будуть обчислюватись шляхом додавання значення кроку до попереднього значення аргументу. Введемо в „ячейку” А5 формулу: =A4+$E$1. Зверніть увагу на те, що посилання на адресу Е1 є абсолютним, тобто при копіюванні формули воно не буде змінюватись, що нам і потрібно (до попереднього значення аргументу додається стале значення кроку). Нагадаємо, що абсолютне посилання вводиться шляхом натискання на функціональну клавішу F4, коли курсор у формулі знаходиться на відповідній адресі.

60

Рис. 45

Щоб скопіювати формули для обчислення аргументу функції,

оберемо „ячейку” А5, встановимо курсор на маркер заповнення (маленька кнопка в правому нижньому куті вибраної „ячейки”), натиснемо мишу та протягнемо вздовж „ячеек” стовпчика А доки не отримаємо значення аргументу рівним 1.

В „ячейку” В4 введемо формулу: =SIN(ПИ()*A4). Ввод формули в „ячейку” можна виконувати як безпосередньо

з клавіатури, так і за допомогою діалогового вікна Мастера функций. Його можна відобразити або за допомогою команди меню Вставка→Функция, або натиснувши кнопку в рядку формул. Майстер функцій містить усі функції робочого листа, довідки з їх синтаксису та їх використання.

Скористаємось майстром функцій. Після вводу в „ячейку” знака = натискаємо кнопку в рядку формул. Відкривається діалогове вікно Мастер функций – шаг 1 из 2 (рис. 46).

61

Рис. 46

Воно складається з поля Поиск функции: для назви функції, або дії, яку потрібно виконати, поля Категория:, яке містить 15 категорій функцій, та списку функцій в полі Выберите функцию:. Категорія Десять недавно использовавшихся містить імена десяти останніх використаних функцій, категорія Полный алфавитный перечень містить усі вбудовані функції, упорядковані за алфавітом

Функція SIN відноситься до категорії Математические. Оберемо цю категорію, функцію SIN та натиснемо ОК. На екрані відобразиться діалогове вікно функції SIN (рис. 47).

Рис. 47

У поле Число потрібно ввести аргумент функції –πx. Число π вводимо як функцію ПИ(). Для цього відкриваємо список функцій, що знаходиться зліва на рядку формул, обираємо функцію ПИ, вона не має аргументів, тому клацаємо мишею у рядку формул в назві функції SIN, потім в полі Число, вводимо * і посилання на „ячейку” аргументу А4, натискаємо ОК або Enter (рис. 48).

62

Рис. 48

Копіюємо введену формулу в діапазон „ячеек” В4:В24. У результаті ми отримаємо табулювання функції, але виглядає

воно не дуже гарно: після десяткової крапки виводиться різна кількість десяткових знаків. Приведемо формати отриманих даних до загального вигляду: аргументи функції – з точністю 1 знак після коми, а значення функції – 2 знаки після коми. Для цього виберемо діапазон „ячеек” А4:А24 та виконаємо команду Формат→Ячейки. У діалоговому вікні Формат ячейки (рис. 49) на вкладці Число у списку Числовые форматы обираємо Числовой.

Рис. 49

У поле Число десятичных знаков вводимо 1. Аналогічно

встановлюємо формат для відображення значень функції в діапазоні „ячеек” В4:В24.

63

5.2. Побудова графіка

У попередньому розділі ми побудували таблицю значень аргументів функції )sin( xy π= з відформатованими даними. Тепер

побудуємо графік цієї функції за значеннями аргументів і відповідних значень функції.

Для цього оберемо діапазон значень функції В4:В24 та виконаємо команду Вставка→Диаграмма. Відкриється діалогове вікно Мастер диаграммы (шаг 1 из 4) тип диаграммы. На вкладці Стандартные в списку Тип: виберемо График, а у списку Вид: виберемо стандартний графік (рис. 50). Натиснемо кнопку Далее.

Рис. 50 З’явиться діалогове вікно Исходные данные (рис. 51). Зверніть

увагу на те, що на графіку по осі ординат відкладаються значення функції, а по осі абсцис відкладаються порядкові точки, а не значення аргументу. Щоб на осі абсцис як підписи показувались значення аргументу, потрібно перейти на закладку Ряд та в поле Подписи оси X: ввести посилання на діапазон „ячеек” А4:А24, в яких містяться значення аргументу. Для цього потрібно клацнути мишею в полі Подписи оси X: та мишею обвести діапазон „ячеек” А4:А24. Натиснути кнопку Далее.

64

Рис. 51

У діалоговому вікні Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (рис. 52) на закладці Заголовки в поле Название диаграммы введемо текст Графік функції, в поле Ось X (категорий): введемо x, в поле Ось Y (значений): введемо y. На закладці Легенда відключимо прапорець Добавить легенду, на закладці Линии сетки відключимо прапорець Основные линии в групі Ось Y (значений). Натиснемо кнопку Далее.

Рис. 52

У наступному діалоговому вікні Мастер диаграммы (шаг 4 из 4) размещение диаграммы (рис. 53) виберемо перемикач Поместить диаграмму на имеющемся листе. Діаграма буде впроваджена на робочий лист, ім’я якого вибирається з відповідного списку. Якщо вибрати перемикач Поместить диаграмму на листе отдельном, то діаграма з’явиться на листі діаграми. Натискаємо кнопку Готово.

65

Рис. 53

Таким чином графік побудовано (рис. 54). Тепер, використовуючи маркери зміни розмірів, можна змінити розміри діаграми і, крім того, редагувати та змінювати зовнішній вигляд будь якого елемента діаграми. Для цього потрібно клацнути правою кнопкою по елементу діаграми і з контекстного меню вибрати потрібну команду редагування цього елемента.

Рис. 54 Для створення правильного графіка рекомендовано обирати

тип діаграми Точечная; тип График дає аналогічні результати лише за умови, що значення аргументу являють собою еквідистантну послідовність, тобто відсортовані за збільшенням з постійним кроком.

66

5.3. Форматування графіка

У першу чергу приберемо заливку тла графіка: клацнемо правою кнопкою миші по області діаграми та з контекстного меню виберемо команду Очистить (рис. 55).

Рис. 55

Тепер встановимо перетин осі y (значень) з віссю x (категорій) в точці 0. Для цього клацнемо правою кнопкою миші по осі категорій і оберемо команду Формат оси… та у діалоговому вікні Формат оси виберемо закладку Шкала (рис. 56).

Рис. 56

67

У полі Пересечение с осью Y (значений) в категории номер: введемо число 11 (категорії – це аргументи, а 0 є 11-тим в списку), в поле Число категорій между подписями делений: введемо 2, вимикаємо прапорець Пересечение с оью Y (значений) между категориями.

Залишилось поставити написи осей на свої місця. Для цього мишею вибираємо область побудови діаграми та перетягуємо її трохи вліво, мишею перетягуємо напис осі x вправо від кінця осі x, аналогічно перетягуємо напис осі y вгору над віссю y, клацаємо по ній правою кнопкою миші і обираємо команду Формат названия…, закладку Выравнивание, в групі Ориентация вибрати позицію градусів: 0. Результат форматування представлено на рис. 57.

Рис. 57

Запитання для самоконтролю

1. Яку інформацію потрібно обрати для побудови графіка? 2. За допомогою якого засобу будуються графіки та діаграми? 3. Як запустити майстер діаграм? 4. На якому кроці обирається тип та вид графіка чи діаграми? 5. Для чого використовується легенда? 6. На якому кроці можна змінити параметри діаграми?

68

7. Яку команду потрібно використати для форматування елементу графіку?

8. Як встановити перетин осі значень з віссю категорій? 9. Як змінити кут повороту написів на графіку? 10. Як змінити колір графіку? 11. На якому кроці задається розташування діаграми? 12. Яка різниця між графіком та точковою діаграмою?

Лекція 6. РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ У СЕРЕДОВИЩІ МS ЕХСЕL

6.1. Поняття про бази даних (список) у середовищі МS Ехсеl, обмеження та особливості створення і використання

Однім з типових завдань, які виконують при роботі з електронними таблицями є ведення списків – номерів телефонів, товарів, клієнтів, студентів тощо. Microsoft Excel містить потужні засоби для роботи зі списками, що дозволяє легко аналізувати та систематизувати дані з них.

Створення списків

Для створення списків потрібно мати діапазон заповнених „ячеек”, в якому немає порожніх рядків або стовпчиків. „Ячейки” верхнього рядка діапазону повинні містити назви майбутніх стовп-чиків списку. Подібний діапазон може виглядати так, як на рис. 58.

Рис. 58

69

У даному прикладі назвами стовпчиків майбутнього списку буде наступна множина − Населений пункт, Найменування, Одержувач, Ціна, Місяців, Вартість. Окрім того, що список повинен мати заголовки стовпчиків необхідно пам’ятати, що:

− кожен стовпчик повинен містити інформацію одного типу, наприклад, один стовпчик потрібно відводити для населеного пункту, другий для найменування і таке ін.;

− як вже зазначалось, список не повинний мати порожніх рядків або стовпчиків;

− бажано для списку відводити окремий лист: в разі, якщо це неможливо, він повинен бути відокремлений від інших заповнених „ячеек” принаймні одним пустим рядком та стовпчиком;

− не потрібно розміщувати дані в „ячейках” ліворуч та праворуч списку, тому що вони можуть зникнути у процесі фільтрації списку, який ми розглянемо далі.

Для створення списку необхідно виконати команду Список→Создать список… з меню Данные після чого на екрані з’явиться діалогове вікно Создание списка, в якому потрібно обрати діапазон, що містить дані майбутнього списку, включно з заголовками стовпчиків списку та натиснути кнопку ОК. Після цього діапазон „ячеек” стане списком (рис. 59).

Рис. 59

70

Сортування списків

Сортувати можна як числові, так і текстові дані. Текстові дані сортують за абеткою або у зворотному алфавітному порядку, числові – в порядку зростання або в порядку спадання.

Сортування здійснюється за командою меню Данные → Сортировка. При виконанні цієї команди на екран виводиться діалогове вікно Сортировка диапазона (рис. 60). Можна відсортувати дані за двома або трьома ключами за допомогою полів: Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь по. Для кожного ключа варто вказати порядок сортування − за зростанням (по возрастанию) або за спаданням (по убыванию).

Рис. 60

За замовчуванням сортування відбувається за рядками. Для того, щоб задати сортування за стовпцями, варто клацнути на кнопці Параметры й у вікні Параметры сортировки (рис. 61), натиснути відповідну кнопку. У цьому ж вікні можна встановити прапорець опції Учитывать регистр, якщо необхідно розрізняти рядкові й прописні букви.

71

Рис. 61

Для деяких типів елементів сортування повинно виконуватися не в алфавітно-цифровому, а в особливому порядку. До таких послідовностей, наприклад, відносять назви місяців і днів тижня.

Якщо необхідно впорядкувати дані по-особливому, то в діалоговому вікні Сортировка диапазона потрібно натиснути кнопку Параметры, щоб викликати діалогове вікно Параметры сортировки (рис. 60), розкрити в ньому список Сортировка по первому ключу й вибрати необхідний порядок сортування.

У списку Сортировка по первому ключу всі елементи, крім елемента Нет, збігаються з елементами списку, що перебуває на вкладці Списки діалогового вікна Параметры, яке викликається командою меню Сервис → Параметры. Так дані можна впорядкувати, наприклад, за списком своїх співробітників, якщо він створений і збережений.

Фільтрація даних в списках Фільтрація даних використовується тоді, коли необхідно

вивести ті рядки списку, які відповідають певній умові чи умовам: наприклад, вивести отримувачів періодичних видань за ціною 3 грн. Увійти в режим фільтрації можна, виконавши команду Фильтр→ Автофильтр з меню Данные (якщо ліворуч від команди стоїть позначка, то список вже знаходиться в режимі фільтрації даних).

У режимі фільтрації даних при виділенні будь-якої „ячейки” списку, в правій її частині, що містять назви стовпчиків списку, з’являється кнопка, при натисканні на яку виводиться перелік можливих варіантів фільтрації. Причому фільтрація відбувається за тим параметром, який відображається у стовпчику, з заголовка якого було викликано список.

У переліку, який виводиться, є деякі команди.

72

1. Сортировка по возрастанию та Сортировка по убыванию. Використовуються для того, щоб відсортувати вміст стовпчика за зростанням або спаданням.

2. Все. Відміняє фільтрацію та виводить усі рядки списку. 3. Команда Первые 10…. Виводить діалогове вікно Наложе-

ние условия по списку (рис. 62), у якому можна вказати, скільки найбільших або найменших елементів списку потрібно вивести.

Рис. 62

4. Команда Условие…. Виводить діалогове вікно Пользовательский автофильтр (рис. 63), де можна задати умови, яким повинні відповідати рядки даного стовпчика для того, щоб вони були виведені у списку. Список ліворуч задає оператор порівняння, а поле праворуч – значення, з яким порівнюється вміст рядка, стовпчика. Дві умови, якщо їх потрібно використовувати, можуть об’єднуватися за допомогою оператора И, тоді будуть виводитися всі рядки, вміст яких відповідає двом умовам відразу, та оператора ИЛИ – тоді будуть виводитися ті рядки списку, які відповідають або першій умові, або другій.

Рис. 63

5. Команди, назви яких відповідають значенням, що знаходяться в даному стовпчику. Вибір однієї з них означає те, що будуть виводитися всі рядки списку, вміст яких дорівнює тому значенню, яке міститься в назві команди. На рис. 64 обрана команда Ващенко, що означає, що будуть виводитися всі рядки вміст яких дорівнює «Ващенко».

73

Рис. 64

Звісно, можна фільтрувати дані за декількома стовпчиками, для чого необхідно послідовно задавати умови фільтрації для кожного потрібного стовпчика, причому сама ця послідовність завдання умов також задає послідовність фільтрації. Якщо користувачем була спочатку задана умова для стовпчика Населений пункт, а потім для Одержувач, то дані списку будуть відфільтровані спочатку за стовпчиком Населений пункт, а результат буде відфільтрований за стовпчиком Одержувач.

Фільтрація даних у списку може бути здійснена за допомогою команди Расширенный фильтр… з меню Данные→Фильтр, яка має наступні додаткові можливості:

− можна задавати умови, з’єднані логічним оператором ИЛИ, для декількох стовпців;

− можна задавати три та більше умов для даного конкретного стовпчика з використанням щонайменше одного оператора ИЛИ;

− можна задавати умови, які обчислюються. На відміну від звичайного автофільтру, при використанні

розширеного фільтру умови вводяться в діапазон „ячеек” на самому листі. Оскільки рядки при фільтрації зникають, то бажано вводити умови вище або нижче списку.

Діапазон умов повинен містити щонайменше два рядка – в першому будуть розташовуватися заголовки стовпчиків, за якими проводиться фільтрація, а в другому та інших – умови. Якщо умови задані в одному рядку, то для їх об’єднання використовується логічний оператор И, а в різних – ИЛИ. На рис. 65 показаний приклад

74

завдання простої умови для розширеної фільтрації даних в списку. У результаті такої фільтрації в списку буде виведено тільки ті одержувачі, у яких ціна видання <3, а підписані вони на 6 місяців.

Рис. 65

Для того, щоб знову вивести всі дані зі списку, необхідно в полі Диапазон условий: діалогового вікна Расширенный список видалити весь вміст.

Підведення підсумків

За бажанням у списку можна проводити підрахування певних підсумків по кожному стовпчику. Для цього необхідно вивести рядок підсумків, що можна зробити, клацнувши правою кнопкою миші на списку та у контекстному меню обрати команду Список→Строка итогов. Після цього внизу списку з’явиться рядок підсумків (назва – Итог). Обираючи в рядку підсумків потрібну операцію, яку необхідно виконати над елементами стовпчика, користувач підводить підсумки за даним стовпчиком. Підсумків може бути стільки, скільки стовпчиків, але потрібно пам’ятати, що для стовпчиків, які містять текстові дані, підсумки підвести не можна, оскільки всі операції, що можна застосувати при підведенні підсумків, працюють з числовими даними.

Перетворення списку на діапазон

Після того як робота зі списком закінчена, можна перетворити його на звичайний діапазон, для чого необхідно клацнути правою кнопкою миші на списку та в контекстному меню, що з’явиться на екрані, обрати команду Преобразовать в диапазон.

75

Запитання для самоконтролю

1. Чи згодні ви з тим, що якщо виділити один зі стовпців і виконати сортування, будуть відсортовані тільки дані в цьому стовпці, а інші – залишаться незмінними?

2. За допомогою яких інструментів можна виконати сортування даних?

3. Чи згодні ви з тим, що за допомогою кнопок на панелі інструментів сортування виконується тільки по одному ключу?

4. Як виконується сортування даних по декількох ключах? 5. За допомогою яких інструментів можна здійснити фільтрацію

даних? 6. Чи згодні ви з тим, що за допомогою автофільтру можна

здійснити фільтрацію тільки по одному полю? 7. За яким правилом виконується відбір записів при застосуванні

розширеного фільтра, якщо умови розташовуються в одному стовпці одне під одним?

8. Чи згодні ви з тим, що при використанні розширеного фільтра можна задати відмінні від рівності умови фільтрації?

9. Чи згодні ви з тим, що відфільтровані дані не можна відобразити в повному обсязі?

10. Чи згодні ви з тим, що за допомогою розширеного фільтра результати фільтрації можна розташувати тільки у вихідному діапазоні?

Лекція 7. КЕРУВАННЯ ДАНИМИ. КОНСОЛІДАЦІЯ ДАНИХ. ПІДБІР ПАРАМЕТРА

7.1. Консолідація даних

Часто виникає необхідність підсумувати дані, розташовані в різних областях таблиці. Діапазони „ячеек”, у яких знаходяться дані для консолідації, можуть знаходитись на одному робочому листі, на різних листах або в різних книгах.

Розглянемо консолідацію даних, розташованих у таблицях реалізації періодичних видань за три перших місяці 2007 року (на малюнку наведена таблиця за січень, таблиці за лютий і березень виглядають аналогічно), і побудуємо таблицю, у якій підведені підсумки за перший квартал. Зручніше за все розташувати місячні таблиці на різних аркушах, але за тими самими адресами. Ярлички листів при цьому можна перейменувати по назвах місяців (рис. 66).

76

Рис. 66

Для квартальної таблиці зручніше за все відвести окремий лист у книзі й назвати його, наприклад, Квартал1. Можна перенести на цей лист заголовки рядків і стовпців таблиці (рис. 67).

Рис. 67

Далі виділити „ячейку” В4 − це лівий верхній кут діапазону, у якому будуть перебувати дані, що консолідуються, і виконати команду меню Данные → Консолидация. Відкриється діалогове вікно Консолидация (рис. 68)

77

Рис. 68

У списку Функція вибрати пункт Сума. Мінімізувати поле Ссылка:, перейти на робочий лист Январь і виділити діапазон B4:C11. Як тільки діапазон буде виділений, довкола нього утвориться мерехтлива рамка, а його адреса з’явиться в полі Ссылка. Кнопкою мінімізації, відновити діалогове вікно Консолидация в повному обсязі. Натиснути кнопку Добавить, адреса діапазону з’явиться у вікні Список диапазонов. Перейти на робочий лист Февраль. На цьому листі діапазон B4:C11 уже виділений, тому що таблиці для різних місяців перебувають на різних листах, але за тими самими адресами. Натиснути кнопку Добавить, адреса діапазону з’явиться у вікні Список диапазонов.

Перейти на робочий лист Март. Натиснути кнопку Добавить, адреса діапазону з’явиться у вікні Список диапазонов. Установити прапорець Создавать связи с исходными данными для того, щоб при зміні вихідних даних їх відслідковувати в підсумковій таблиці. Закрити діалогове вікно натисканням кнопки OK.

Повторно виконувати консолідацію в тому же місці робочого листа Квартал1 не можна. Можна виконати консолідацію на порожньому місці будь-якого робочого листа.

7.2. Підсумки й структура

В Excel існує можливість автоматичного підведення підсумків. Часто таблиця містить подробиці, які можна сховати для одержання картини «загалом».

Нехай є таблиця представлена на рис. 69. Спочатку відсортуємо дані по стовпчику Найменування та Одержувач.

78

Рис. 69

Для цього виділимо „ячейку” в таблиці й виконаємо команду меню Данные → Сортировка. Тепер виконаємо команду Данные→ Итоги. З’являється діалогове вікно Промежуточные итоги (рис. 70).

Рис. 70

79

У цьому вікні потрібно вибрати зі списку При каждом изменении в: поле, при зміні якого будуть підводитись підсумки, в полі Операція: вибрати дію над полями, по яким підбиваються підсумки, це може бути сума, середнє значення, мінімум, максимум та ін. За замовчуванням задається операція Сума, її ми й будемо виконувати для стовпця Вартість. У полі Добавить итоги по: відмітити прапорці з назвами полів, за якими будуть підбиватись підсумки. Для відображення підсумків вибираємо опцію Итоги под данными. Натиснути ОК, таблиця доповнюється для кожного ім’я рядком Итого (рис. 71). В останній вставлений в таблицю рядок включається інформація про загальний підсумок.

Рис. 71

80

При підведенні підсумків таблиця структурується. Створення рівнів структури приводить до підвищення наочності таблиці. Рівні структури відображаються ліворуч від таблиці. Якщо ми хочемо створити укрупнену таблицю і відобразити на екрані тільки підсумкові дані, варто виконати клацання на кнопці другого рівня структури, внаслідок цього дані третього рівня (вихідні значення) будуть сховані. Для відновлення відображення вихідних значень необхідно виконати клацання на кнопці третього рівня. Можна приховувати та відображати вихідні дані й для кожного імені окремо, клацаючи по знаках "+" і "-". Для видалення рядків з підсумковими значеннями служить кнопка Убрать все, розташована в діалоговому вікні Промежуточные итоги. Можна видалити підсумки командою меню Данные → Группа и структура → Удалить структуру.

За замовчуванням рядки, що містять підсумкові значення, вставляються під рядками з вихідними даними. Якщо підсумки хочуть розмістити над вихідними даними, варто відключити опцію Итоги под данными в діалоговому вікні Промежуточные итоги.

При виводі на друк кожну групу даних з підсумками можна розташувати на окремій сторінці. Для цього потрібно встановити опцію Конец структуры между группами в діалоговому вікні Промежуточные итоги.

Якщо стовпців з даними декілька, наприклад, дані за кілька місяців, їх також можна згрупувати. Для цього стовпці (наприклад, дані за один квартал) потрібно виділити й виконати команду меню Данные → Группа й Cтруктура → Группировать. Виконання цієї команди приводить до створення структури для стовпців. Дані також можна приховувати й відображати.

Створимо структуру по кварталах і загалом за рік. Для цього потрібно виділити назви перших трьох місяців і викликати команду меню Данные → Група и Структура → Группировать…. У діалоговому вікні Группировать, що з’явилося, встановити перемикач Группировать в положення Столбцы. Після натискання кнопки ОК над таблицею з’явиться схема структури для першого кварталу. Потрібно виконати такі ж дії для всіх інших кварталів. Тепер створимо структуру більш високого рівня – у цілому за рік. Для цього згорнемо структуру кожного з кварталів так, щоб залишилися стовпці Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3 і Квартал 4. Виділимо назви

81

кварталів і створимо для них структуру описаним вище способом. Тепер над таблицею видна схема структури трьох рівнів для стовпців (рис. 72). Структуровану в такий спосіб таблицю можна відбити з будь-якою кількістю подробиць: від одного рядка загальних підсумків за рік до таблиці з усіма даними для кожного виконавця за щомісяця.

Рис. 72

7.3. Зведені таблиці

Зведені таблиці застосовуються для того, щоб якнайкраще відображати залежності між даними, щоб підвищити наочність таблиці. При створенні зведеної таблиці користувач сам розподіляє інформацію, указуючи, які елементи будуть міститися у яких полях. Нагадаємо, що поле − це сукупність однотипних даних, зібраних за однією ознакою, а елемент – це окреме значення, що міститься в полі.

Зведені таблиці створюються на основі її області, цілої або декількох таблиць. Ми розглянемо використання зведених таблиць на прикладі, що містить відомості про передплату на періодичні видання для районного вузла зв’язку У цій таблиці, наприклад, Населений пункт і Одержувач – це поля, а Прохоровка й Петренко – це

82

елементи. Як і всі звичайні таблиці, наведена як приклад таблиця плоска, двовимірна. У ній доводиться дублювати деякі елементи. Зведена таблиця багатомірна. Її можна порівняти зі стопкою листів: видно тільки верхній лист. Але в будь-який момент можна вивести наверх будь-який необхідний лист.

Зведена таблиця призначена тільки для читання. Зміни можна вносити тільки у вихідну таблицю, з якою пов’язана зведена таблиця.

Створення зведених таблиць здійснюється за допомогою спеціального майстра, що запускається командою меню Данные → Сводная таблица.

На першому кроці майстра потрібно вказати джерело даних, на основі яких буде будуватися зведена таблиця (рис. 73). Ми вибираємо пункт у списку або базі даних Microsoft Excel, тому що наша таблиця – джерело даних, розташоване на робочому листі Excel. Є інші можливі варіанти.

Рис. 73

У зовнішньому джерелі даних − у цьому випадку джерело даних перебуває у файлах, створених за допомогою інших програм, таких як Paradox, Access та ін.

У декількох діапазонах консолідації – у цьому випадку джерелом даних є кілька таблиць або списків, розташованих на робочих листах Excel.

83

В іншій зведеній таблиці або діаграмі − зведена таблиця будується на основі іншої зведеної таблиці, розташованої в активній робочій книзі.

У групі Вид створюваного звіту вибираємо пункт Сводная таблица та переходимо до наступного кроку, на якому потрібно вибрати джерело даних, на основі якого будується зведена таблиця. Якщо перед запуском майстра покажчик миші знаходиться усередині таблиці, то Excel виділить діапазон автоматично (рис. 74).

Рис. 74

Якщо дані для зведеної таблиці знаходяться в іншій книзі, то варто скористатися кнопкою Обзор…, щоб потрапити в діалогове вікно вибору файлу й завантажити потрібну книгу. Вказавши діапазон „ячеек” для побудови зведеної таблиці, можна перейти до наступного кроку, на якому вибрати, де помістити зведену таблицю: на новому листі чи на існуючому. При розміщенні таблиці на існуючому листі потрібно вказати позицію її верхнього кута. Ми виберемо пункт новий лист (рис. 75).

Рис. 75

84

Кнопка Параметры дає можливість задати різні параметри зведеної таблиці, наприклад, вивід загального підсумку по стовпцях або по рядках (рис. 76). Кнопка Макет служить для розміщення полів у зведеній таблиці. Вікно макета − це третій крок побудови зведених таблиць у попередніх версіях Excel. У вікні макета визначається структура створюваної таблиці. У центрі цього вікна розташовані області сторінок, рядків, стовпців і даних. Усі заголовки полів таблиці відображаються праворуч від зазначених областей. Кожний заголовок поля можна перемістити в будь-яку область зведеної таблиці. Виберемо як заголовок сторінки поле Населений пункт, поле Одержувач помістимо в область полів рядків, поле Найменування – в область полів стовпців, у поле Дані помістимо суми за полями Ціна й Місяці.

Рис. 76

Якщо не натискати кнопку Макет, а відразу натиснути кнопку Готово, то можна скористатися новою можливістю Excel 2003 і створити зведену таблицю, перетягуючи заголовки полів безпосередньо в цільові зони робочого листа. Після натискання на кнопку Готово на робочому листі з’явиться розмітка майбутньої таблиці й панель інструментів Сводные таблицы. Розмітка складається з декількох областей: Перетягнемо сюди поля сторінок, поля рядків, поля стовпців, елементи даних. Відповідні поля потрібно перетягнути за допомогою миші з панелі інструментів Сводные таблицы.

Отримана зведена таблиця представлена на рис. 77.

85

Рис. 77

У результаті створена зведена таблиця, сторінками якої є населені пункти. Можна в списку населених пунктів, що розкривається, вибрати якийсь конкретний населений пункт і отримати відомості про те, які видання має конкретний одержувач, що живе в даному населеному пункті, скільки він сплачує за кожне видання й скільки сплачує за всі видання разом − підведений підсумок за стовпцями. Підсумок за рядками показує, скільки в даному населеному пункті платять за конкретне видання. Якщо вибрати в списку населених пунктів перший рядок Все, то можна одержати об’єднані відомості за всіма населеними пунктами відразу.

Створену зведену таблицю можна редагувати. Зміна виду зведеної таблиці здійснюється шляхом переміщення поля в нову позицію. У такий спосіб в область полів сторінки можна помістити кілька полів. Можна, наприклад, поміняти місцями рядки й стовпці таблиці. Під час перетягування поля з’являється спеціальний символ, що вказує на те, що поле переміщується.

На панелі інструментів Сводные таблицы є кнопки Скрыть

детали та Отобразить детали , після натискання на які можна вибрати елемент, необхідний для показу потрібних відомостей.

86

7.4. Підбір параметра

Іноді виникає необхідність прогнозувати результати на основі відомих вихідних значень або, навпаки, визначити, якими повинні бути вихідні значення, щоб одержати бажаний результат. За допомогою функції Подбор параметра можна знайти аргумент, за яким отримується значення, що задається. Excel знаходить рішення за допомогою послідовних ітерацій і йому досить указати цільову „ячейку”, її бажане значення й змінювану „ячейку” − параметр, що впливає на вміст цільової „ячейки”. При цьому „ячейка”-параметр повинна містити значення, а не формулу й впливати на результат, що потрібно одержати, а цільова „ячейка” повинна містити формулу, яка залежить від „ячейки”-параметра.

Розглянемо роботу функції Подбор параметра на прикладі (рис. 78).

Рис. 78

У банк на 10 років („ячейка” В2) поміщений внесок в 5000 грн („ячейка” В1) під 10 % („ячейка” В3). В „ячейке” В4 знаходиться коефіцієнт нарощення, обчислений за формулою: =(1+В3)^В2. Сума внеску через 10 років буде обчислена за формулою: =В1*В4.

У наведеному прикладі сума внеску через 10 років склала більше 15 тисяч гривень. Припустимо ми хочемо одержати через 10 років 20 000 грн. Є два шляхи досягнення цього результату –

87

збільшити вихідний розмір або одержати більшу процентну ставку. Довідаємося, яка повинна бути процентна ставка для досягнення нашої мети.

Для цього виділимо „ячейку” B7, у якій знаходиться сума внеску, і викличемо команду меню Сервис → Подбор параметра. На екрані з’явиться однойменне діалогове вікно (рис. 79).

Рис. 79

Адреса виділеної „ячейки” міститься в полі Установить в ячейке:. В поле Значение вводимо бажану суму 20000, а в поле Изменяя значение ячейки:− адресу посилання на „ячейку” B3, що містить процентну ставку, натискаємо кнопку ОК. Результат обчислення відобразиться в діалоговому вікні Результат подбора параметра (рис. 80). Після натискання кнопки ОК обчислений результат з’явиться в таблиці. Результат обчислення становить 15 %.

Рис. 80

Якщо бажано залишити незмінною процентну ставку, а змінити початкове значення внеску, то в поле Изменяя значение ячейки: потрібно ввести адресу B1. Отримане значення складе 6439 гривень.

Запитання для самоконтролю

1. Чи можна для консолідованих даних задати зв’язок з вихідними даними?

88

2. Які операції можна виконати при консолідації даних? 3. Чи згодні ви з таким твердженням, що перед тим, як

виконати підведення підсумків, потрібно виконати сортування по тому стовпцю, що містить дані для групування ?

4. Чи структурується таблиця при підведенні підсумків? 5. Яка команда меню використовується для групування даних

за стовпцями? 6. З якою метою застосовуються зведені таблиці? 7. За допомогою якої команди викликається Майстер

зведених таблиць? 8. Які дані використовують для підбору параметру ?

Лекція 8. АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОТИ EXCEL ЗА ДОПОМОГОЮ МАКРОСІВ

8.1. Використання макрорекордера для запису макросу

Макроси дозволяють автоматизувати роботу Excel, взявши на себе рутинні операції.

Найбільш простим способом створення макрокоманди є її запис за допомогою макрорекордера. Для цього не потрібні глибокі знання макропрограмування. Макрорекордер протоколює всі виконувані користувачем дії та перетворює їх в VBA-Код.

Процес створення макросу VBA за допомогою автоматичного запису команд включає чотири основних етапи: запуск макро-рекордера; присвоєння імені макросу; запис макросу; завершення запису.

Розглянемо поетапне виконання створення макросу на прикладі, що виконує форматування „ячейки” синім кольором, напівжирним шрифтом, тло „ячейки” блакитне, рамка – червона.

Запуск макрорекодера

У меню Сервис потрібно вибрати команду Макрос → Начать запись. У результаті відкривається діалогове вікно Запись макроса (рис. 81).

89

Рис. 81

Присвоєння імені макросу

У діалоговому вікні Запись макроса потрібно вказати ім’я макросу в полі Имя макроса:, у полі Описание: ввести короткий опис макросу, у поле Сочетание клавиш: − задати комбінацію клавіш для запуску створюваного макросу й місце збереження макросу − у полі Сохранить в:. При цьому варто дотримуватись зазначених нижче правил.

Ім’я макросу може складатися максимум з 255 символів. Першим символом імені макросу повинна бути буква. Інші символи можуть бути буквами, цифрами або знаками підкреслення. В імені макросу не допускаються пробіли. Як роздільники слів для довгих імен макросів варто використовувати знаки підкреслення або починати кожне слово із прописної букви. Наприклад, допускаються такі імена макросів: Формат_ячейки, Построение_Диаграммы. За замовчуванням програма сама привласнює імена Макрос1, Макрос2 і т.д.

Опис повинен містити необхідний коментар, що описує основне призначення макросу. За замовчуванням у цьому полі міститься поточна системна дата й ім’я автора документа. У нашому прикладі в полі Описание: ми ввели текст «Шрифт синій, тло блакитне, вирівнювання за центром, рамка червона».

При зазначенні комбінацій клавіш враховується різниця між прописними й малими літерами. Для малих літер при запуску використовується сполучення Ctrl+буква, а для прописних − Ctrl+Shift+буква. Таким чином, кількість комбінацій клавіш для запуску макросів удвічі перевищує кількість клавіш з літерами алфавіту. У сполученнях клавіш не можна використовувати цифри

90

або спеціальні символи, такі як «@» або «#», а також букви кирилиці. Обране сполучення клавіш стримують стандартні сполучення клавіш Microsoft Excel на той час, поки відкрито книгу, що містить даний макрос.

У полі Сохранить: варто вибрати книгу, у якій повинен бути збережений макрос. Список, що розкривається, цього поля містить три пункти. Якщо вибрати в списку рядок Эта книга, то макрос буде збережений у книзі, активній на момент запису макросу. Цей макрос буде доступний тільки в тому випадку, якщо книга буде відкрита в Excel. Щоб макрос був доступний завжди в Excel незалежно від того, чи використовується в цей момент конкретна книга, його варто зберегти в особистій книзі (Personal.xls) у папці XLStart. Таке збереження макросу організується автоматично при виборі в списку Сохранить в: пункту Личная книга макросов. При виборі в списку пункту Новая книга макрос буде записаний у новій книзі, який за замовчуванням привласнюється ім’я Книга1, Книга2 і т.п. Цю книгу потрібно зберегти наприкінці сеансу роботи з Excel.

Для завершення роботи з діалоговим вікном потрібно натиснути кнопку OK, після чого встановлюється режим запису макросу.

Запис макросу

У режимі запису макросу на екрані з’являється панель інструментів Остановить запись (рис. 82) з двома кнопками: Остановить запись і Относительная ссылка, що є свідченням того, що запис почався. При клацанні на кнопці Остановить запись режим запису макросу припиняється й Excel переходить у звичайний режим роботи. Кнопка Относительная ссылка визначає режим адресації при записі макросу. Якщо ця кнопка не натиснута (за замовчуванням), то при записі макросу використовуються абсолютні посилання. Макрос, записаний з абсолютними посиланнями, при виконанні завжди обробляє ті ж „ячейки”, які оброблялися під час його запису. Для того щоб за допомогою макросу обробляти довільні „ячейки”, варто записати його з відносними посиланнями. Для цього варто натиснути кнопку Относительная ссылка на панелі інструментів Остановить запись (рис. 82). Відносні посилання будуть використовуватися до кінця поточного сеансу роботи в Microsoft Excel або до повторного натискання кнопки Относительная ссылка.

91

Рис. 82

Якщо потрібно, щоб макрос спочатку вибирав певну „ячейку”, виконував макрокоманду, а потім вибирав іншу активну „ячейку”, можна використовувати при записі макросу й абсолютне, й відносне посилання. При записі відносних посилань кнопка Относительная ссылка повинна бути натиснута. При записі абсолютних посилань кнопка Относительная ссылка не повинна бути натиснута.

У режимі запису макросу в рядку стану з’являється повідомлення − Запись. Це свідчить про те, що всі дії, виконувані користувачем у цей момент (вибір команд меню, натискання кнопок на панелі інструментів, виділення мишею, уведення із клавіатури), протоколюються макрорекордером і записуються у вигляді коду в модулі VBA. Тому при записі макросу потрібно прагнути не робити зайвих дій, інакше вони всі будуть повторюватися при виконанні макросу.

У нашому прикладі до початку запису макросу потрібно виділити „ячейку”, у якій записані якісь дані, потім після початку запису послідовно виконати необхідне форматування: синій колір шрифту, блакитне тло, жирний шрифт, вирівнювання за центром, червона рамка.

Завершення запису

Для завершення запису макросу і його збереження потрібно на панелі інструментів Остановить запись натиснути кнопку Остановить запись. При цьому в рядку стану зникає повідомлення Запись.

Запуск макросу

Після того як макрос записаний, його можна запустити на виконання в Microsoft Excel або з редактора Visual Basic. Зазвичай макроси виконуються в Microsoft Excel, однак при внесенні змін у макроси їх можна виконати з редактора Visual Basic. Для переривання виконання макросу варто натиснути клавішу Esc.

Виконання макросу в Microsoft Excel

Перед запуском макросу необхідно створити початкові умови для його виконання. Вони залежать від конкретного макросу. Це

92

можуть бути, наприклад, такі дії − перейти на відповідний лист і задати активну „ячейку” або на робочому листі виділити певний діапазон „ячеек” та ін. Запуск макросу можливий декількома способами:

– запуск макросу за його ім’ям; – запуск макросу за допомогою комбінації клавіш; – запуск макросу за допомогою кнопки на панелі

інструментів; – запуск макросу за допомогою команди меню; – запуск макросу за допомогою кнопки на робочому листі; – запуск макросу за допомогою графічного об’єкта.

Запуск макросу за його ім’ям

У меню Сервіс вибрати команду Макрос → Макросы. Відкривається діалогове вікно Макрос. У полі Имя макроса: потрібно ввести ім’я того макросу, який потрібно виконати (його можна вибрати зі списку, що містить перелік існуючих макросів, клацнувши на імені), а потім натиснути кнопку Выполнить.

У нашому прикладі потрібно виділити „ячейку”, у якій містяться дані, викликати команду меню Сервис → Макрос → Макросы, вибрати в діалоговому вікні Макрос (рис. 83) ім’я макросу Формат_синий і натиснути кнопку Выполнить. У результаті виконання макросу „ячейка” буде відформатована синім шрифтом, напівжирним накресленням, з вирівнюванням за центром, на блакитному тлі й у червоній рамці.

Рис. 83

93

Запуск макросу за допомогою комбінації клавіш

Якщо макросу було призначене сполучення клавіш (наприклад, у вікні Запись макроса), то натиснувши ці клавіші, можна запустити макрос на виконання. У розглянутому прикладі таке сполучення клавіш для запуску макросу Ctrl+k.

Запуск макросу за допомогою кнопки на панелі інструментів

Якщо макрос часто використовується, то зручно йому призначити кнопку на панелі інструментів, тоді для запуску макросу досить буде клацнути на цій кнопці.

Щоб призначити кнопку на панелі інструментів для запуску

макросу, потрібно вибрати команду меню Сервис → Настройка, відкриється діалогове вікно Настройка, у якому варто перейти на вкладку Команды.

На вкладці Команды в списку Категорії вибрати рядок Макросы й за допомогою миші перетягнути із правого списку (список Команды) рядок Настраиваемая кнопка, на панель інструментів. Це може бути вбудована панель або створена користувачем нова панель. Не закриваючи вікна Настройка, клацнути правою кнопкою миші по встановленій на панелі кнопці й з контекстного меню вибрати команду Назначить макрос. При цьому відкривається однойменне діалогове вікно.

У цьому вікні (рис. 84) варто вибрати клацанням по імені макрос, що зв’язується з установленою кнопкою. Для неї можна вибрати значок, якщо використовувати команду Выбрать значок для кнопки з контекстного меню кнопки. Для завершення процесу установки й прив’язки кнопки клацнути по кнопці Закрыть в діалоговому вікні Настройка.

94

Рис. 84

Запуск макросу за допомогою команди меню

Макросу можна призначити команду меню й потім запускати його за допомогою цієї команди. Процес створення команди меню дуже схожий на установку кнопки для макросу на панелі інструментів, як описано вище, тому що кожне меню в Excel можна розглядати як різновид панелі інструментів.

Для призначення команди потрібно вибрати команду меню Сервис → Настройка…, вкладка Команды. На вкладці в списку Категории клацанням вибрати рядок Макросы. За допомогою миші перетягнути з правого списку (список Команды) рядок &Настраиваемая кнопка, на будь-яку позицію відкритого меню. Потім настроїти цей рядок меню, викликавши контекстне меню. У ньому в рядку Имя: написати ім’я, що привласнюється команді меню, й вибрати в контекстному меню рядок Назначить макрос. У діалоговому вікні (рис. 85), що відкрилося, клацнути на імені макросу, що зв’язується з установлюваною командою меню.

95

Рис. 85

У полі Имя: за замовчуванням міститься текст &Настраиваемая команда. В меню ім’я варто змінити, а знак & служить для швидкого запуску команди меню за допомогою «гарячих» клавіш. Наприклад, якщо команда додана в меню Сервис називається Формат синий, то для її запуску потрібно спочатку викликати меню Сервис за допомогою комбінації клавіш Alt+e а потім натиснути клавішу ф, з якої починається ім’я команди. Для завершення процесу установки й прив’язки команди меню натиснути команду Закрыть в діалоговому вікні Настройка.

Запуск макросу за допомогою кнопки

на робочому листі

Для запуску макросу з робочого листа можна помістити кнопку на робочому листі, зв’язати її з макросом і виконувати макрос при клацанні по кнопці. Покажчик миші, поміщений на кнопку, прийме вигляд указуючого перста. Спочатку потрібно помістити кнопку на робочий лист за допомогою панелі інструментів Формы. На цій

96

панелі інструментів варто вибрати інструмент Кнопка, установити покажчик миші на робочому листі, він буде мати вигляд хрестика. Натиснути ліву кнопку миші й, утримуючи її, розтягти за діагоналлю прямокутник розміру кнопки (можна просто, вибравши інструмент, клацнути по робочому листу, щоб вставити кнопку фіксованого розміру).

Як тільки кнопка миші буде відпущена, відкриється діалогове вікно Назначить макрос объекта (рис. 86), у якому можна натиснути кнопку Создать, щоб записати новий макрос для кнопки. Для створення цього макросу відкриється вікно Microsoft Visual Basic, у якому потрібно записати макрос. Для призначення кнопці раніше записаного макросу потрібно вибрати його зі списку в цьому діалоговому вікні, потім натиснути кнопку OK.

Рис. 86 Створену кнопку можна відформатувати, вибравши з

контекстного меню пункт Формат объекта й у однойменному діалоговому вікні, що відчинилось, виконати необхідні налаштування.

97

Запуск макросу за допомогою графічного об’єкта

Для запуску макросу з конкретного робочого листа можна на ньому помістити графічний об’єкт і прив’язати до нього макрос. Далі для запуску макросу досить клацнути на цьому об’єкті.

Порядок призначення графічного об’єкта для запуску макросу

Спочатку на робочому листі потрібно розмістити будь-який мальований об’єкт, картинку або автофігуру, потім клацнути правою кнопкою миші й вибрати в контекстному меню команду Назначить макрос. Подальші дії повністю повторюють порядок призначення макросу кнопці на робочому листі.

Для того щоб переконатися в необхідності використання відносних адрес, створимо новий макрос, що назвемо Рік. Виділимо одну з „ячеек” і почнемо запис макросу. Будемо використовувати абсолютні адреси. У режимі запису макросу введемо в „ячейку” слово «Січень», установимо покажчик миші на маленькому чорному квадратику в правому нижньому кутку „ячейки” так, щоб він прийняв вигляд чорного хрестика, і протягнемо його по рядку на 11 сусідніх „ячеек”, які заповняться назвами наступних місяців. Завершимо запис макросу.

Тепер очистимо „ячейку” з назвами місяців, виділимо початкову „ячейку” і запустимо макрос. Назви місяців з’являться на тих же місцях, що й при записі макросу. Тепер виділимо яку-небудь іншу „ячейку” і спробуємо запустити макрос. Програма видасть повідомлення про помилку, і макрос не буде виконано.

Тепер створимо новий макрос Рік1. На відміну від попереднього випадку, будемо використовувати відносні адреси, тобто перед початком запису макросу натиснемо кнопку Относительная ссылка на панелі інструментів Остановить запись. У цьому випадку макрос працює правильно й назви місяців року вводяться з будь-якої стартової „ячейки” .

8.2. Робота з макросами

При використанні записаних макросів для вирішення завдань в Excel, крім запуску макросів, виникає також необхідність виконання таких операцій з макросами як зміна параметрів, редагування макросу, видалення. Операції з макросами виконуються за

98

допомогою діалогового вікна Макрос (рис. 83). Компоненти цього вікна діалогу мають різне призначення.

Поле Имя макроса містить ім’я виділеного макросу або порожнє, якщо в списку немає макросів. Якщо в це поле ввести нове ім’я, то стає активною кнопка Создать.

Команда Выполнить запускає виділений макрос. Команда Отмена закриває діалогове вікно. Команда Войти дозволяє організувати налагодження

виділеного макросу в модулі VBA у вікні Microsoft Visual Basiс. У режимі налагодження можна виконувати такі операції як покрокове виконання макросу, установка контрольних точок та ін.

Команда Изменить. Відкриває вікно Microsoft Visual Basiс з вікном модуля для виділеного макросу, у якому можна його редагування засобами VBA.

Команда Создать дозволяє створити новий макрос у вікні модуля засобами VBA.

Команда Удалить видаляє виділений макрос. Команда Параметры відкриває діалогове вікно, у якому можна

для виділеного макросу змінити або привласнити сполучення клавіш для запуску макросу, змінити опис макросу.

8.3. Редагування макросу

Одна зі складних операцій роботи з макросами – це редагування макросу. Записаний макрос являє собою Sub-процедуру в VBA-коді, що міститься в модулі VBA. Sub-процедура створюється на основі подій (наприклад, клацання на кнопці) і методів. Кожній події поставлені у відповідність методи, які задають виконання певних операцій при настанні події. Модуль доступний для роботи, наприклад, при використанні команди Изменить в діалоговому вікні Макрос. Для внесення змін у текст модуля потрібно знати основи мови програмування Microsoft Visual Basiс for application.

Макрос починається оператором Sub. За ним йде ім’я макросу, що служить для ідентифікації макросу. Якщо це ім’я змінити, відповідним чином зміниться ім’я макросу в діалоговому вікні Макрос. Після імені макросу йде текст макросу, який можна редагувати, а також супроводжувати коментарями. На початку

99

кожного коментарю повинен стояти апостроф. Завершує макрос оператор End Sub.

Внесемо в макрос Формат_синій найпростіші виправлення: У рядку Selection.Font.Сolorindex=5 замінимо цифру 5 на 3, тоді

колір тексту повинен помінятись з синього на червоний. Після рядка, що містить оператор Selection.Font.Bold=True,

форматуючий текст напівжирним накресленням, додамо ще один рядок Selection.Font.Italic=True, який містить оператор, форматуючий текст курсивним накресленням.

Виконавши редагування, потрібно вийти з вікна VBA за допомогою команди меню File → Close and Return to Microsoft Excel (Закрити й повернутися в Microsoft Excel). Тепер при виконанні макросу шрифт буде форматуватися, замість синього, червоним кольором і до форматування додасться накреслення курсивом.

При спробі відкрити книгу, що містить макроси, Excel видає на екран вікно попередження (рис. 87), у якому вказує, що відкривається файл, який містить макроси, інформує про те, що макроси можуть містити віруси й пропонує три можливих шляхи. Кнопка Отключить макросы, відкриває файл із відключеними макросами. Кнопка Не отключать макросы відкриває файл разом з наявними в ньому макросами й кнопка Подробности видає на екран докладну довідку про макровіруси.

Рис. 87

8.4. Створення користувальницьких функцій

Якщо необхідно виконати складні обчислення, то можна скористатися можливістю створення своїх власних функцій. Власні функції можуть бути створені за допомогою мови VBA. Доступ до функцій користувача здійснюється у вікні майстра функцій.

100

Створимо функцію для перерахування суми у валюті в суму в гривнях. Відкриємо вікно Microsoft Visual Basic за допомогою команди меню Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (можна скористатися комбінацією клавіш Alt+F11).

У вікні, що відкрилося, скористаємося командою меню Insert → Module, у робочій області відкриється вікно модуля. У ньому потрібно ввести текст макрофункції.

Функція починається з оператора Function, після ключового слова треба вказати ім’я макрофункції, у дужках вказуються аргументи, які повинні бути передані макрофункції при її виклику.

Після введення функції потрібно виконати команду меню File → Close and Return to Microsoft Excel (Закрити й повернутися в Microsoft Excel). Функція буде збережена під обраним ім’ям.

Для виклику створеної макрофункції можна просто ввести з клавіатури ім’я функції та її аргументи, наприклад: =Валюта_в_грн(100;5,5). Цю макрофункцію можна використовувати як звичайну функцію Excel. Для цього за допомогою команди меню Вставка → Функция потрібно відкрити вікно майстра функцій і вибрати категорію Определенные пользователем. У списку імен функцій буде знаходитись створена нами функція. На наступному кроці майстра функцій варто задати аргументи й одержати результат.

Запитання для самоконтролю

1. Що потрібно використовувати для створення макросу? 2. Яким вимогам повинно відповідати ім’я макросу? 3. Як зберегти створений макрос? 4. Які посилання на „ячейки” використовуються при записі

макросу? 5. Як здійснити запуск макросу? 6. Чи потрібно знати основи мови програмування Microsoft

Visual Basiс for application для редагування макросу? 7. Що можна встановлювати у діалоговому вікні Параметры? 8. Якими способами можна викликати створену користувачем

макрофункцію?

101

Лекція 9. АВТОЗАМІНА. ПЕРЕВІРКА ОРФОГРАФІЇ. ГРАФІЧНІ ОБ'ЄКТИ. ОБМІН ДАНИМИ.

ДРУКУВАННЯ ДОКУМЕНТА

9.1. Автозаміна

Автозаміна вживається для виправлення типових помилок. При цьому використовується список помилок, який кожний може доповнювати самостійно. Діалогове вікно Автозамена (рис. 88) викликається командою меню Сервис → Автозамена. У цьому діалоговому вікні можна встановити прапорці для таких опцій, як Исправлять две прописные буквы в начале слова, Делать первые буквы предложений прописными й Устранять последствия случайного нажатия <Caps Lock>. Нижче в цьому вікні перебувають два поля, у перше заменить: потрібно ввести, що заміняти, а в друге на: − на що заміняти.

Рис. 88

За допомогою автозаміни можна прискорити набір тексту, для цього потрібно набрати текст, виділити його й виконати команду меню Сервис → Автозамена, у діалоговому вікні ввести ім’я для елемента й закрити вікно, натиснувши кнопку Добавить. Тепер, якщо

102

ввести ім’я елемента й натиснути пробіл або клавішу <Enter>, ім’я автоматично заміниться на введений раніше фрагмент.

9.2. Перевірка орфографії

Перевірка орфографії − це порівняння уведених слів зі зразками в словнику. Якщо слово не знайдене, то на екрані з’являється діалогове вікно, у якому можна виконати виправлення або відмовитися від них.

Для перевірки правильності правопису в якомусь блоці „ячеек” або в текстових полях їх потрібно виділити, виконати команду меню Сервис→Орфография або натиснути кнопку перевірки орфографії на панелі інструментів Стандартная, або натиснути клавішу <F7>. На екрані з’являється діалогове вікно Проверка орфографии (рис.89).

Рис. 89 Якщо слово не знайдене в словнику, то воно з’являється в полі

Нет в словаре:, а нижче перебуває список Варианты − пропоновані варіанти, з яких можна вибрати підходяще слово й натиснути клавішу Заменить або Заменить все, у цьому випадку будуть знайдені й виправлені подібні помилки у всьому виділеному діапазоні. Кнопки Пропустить або Пропустить все натискають у тих випадках, коли заміну здійснювати не потрібно. Кнопка Добавить служить для внесення нових слів у користувальницький словник.

103

9.3. Графічні об'єкти на робочому листі Excel

В Excel існує можливість вставки графічних об’єктів: малюнків, об’єктів WordArt, написів, формул. Графічні об’єкти вставляються на лист робочої книги й не пов’язані з окремими „ячейками”, вони вільно позиціонуються. Для створення графічних об’єктів використовують панель інструментів Рисование (рис. 90). Ця панель інструментів викликається на екран командою меню Вид→Панели инструментов або з контекстного меню для будь-якої панелі інструментів. У списку панелей інструментів потрібно встановити прапорець на ім’я Рисование. До вільно позиціонованих об’єктів відносяться різноманітні графічні об’єкти й написи.

Рис. 90

9.4. Додавання тексту

Для того щоб ввести в таблицю текст, не пов’язаний з „ячейками”, потрібно скористатися кнопкою Надпись на панелі інструментів Рисование. Потім виконати наступні дії:

− перевести покажчик миші туди, де буде перебувати лівий верхній кут прямокутника текстового поля;

− натиснутри ліву кнопку миші; − утримуючи кнопку миші, перетягнути покажчик миші в

нижній правий кут прямокутника; − відпустити кнопку. У прямокутнику з’явиться текстовий курсор, а це означає, що

можна вводити текст. Для переходу на новий рядок потрібно використовувати клавішу <Enter>, для завершення введення − клавішу <Esc>, можна завершити введення клацанням за текстовим полем. Виділивши створене поле клацанням миші на його границі, можна кнопками на панелі інструментів Форматирование задати шрифт, розмір шрифту, колір шрифту й тла, накреслення, вирівнювання.

9.5. Графічні об'єкти

На листі Excel можна створити малюнок за допомогою кнопок на панелі інструментів Рисование. Кнопки Линия, Стрелка,

104

Прямоугольник, Овал дають можливість зобразити відповідну фігуру. Для цього потрібно, вибравши вид фігури клацанням миші на кнопці, установити покажчик миші в те місце робочого листа, куди повинен бути вставлений малюнок. Покажчик миші прийме вигляд хрестика.

Тепер при натиснутій кнопці миші варто перетягнути хрестик по діагоналі в останню точку малюнка. На робочий лист вставиться відповідна фігура. Можна, вибравши автофігуру, просто клацнути по робочому листу, тоді вставиться автофігура фіксованого розміру. На будь-який мальований об’єкт можна нанести текстовий напис за допомогою інструмента Надпись, причому вставлений напис можна відформатувати. Кнопки Цвет заливки, Цвет линии і Цвет шрифта дають можливість задати кольорове оформлення малюнка. Наступні три кнопки дозволяють вибрати товщину й тип лінії, а також вид стрілок. Більш складні фігури: лінії різних видів, складні геометричні фігури, фігурні стрілки, елементи блок-схем, винесення, зірки й стрічки – можна зобразити за допомогою кнопки Автофигуры. Клацанням по стрілці праворуч від слова Автофигуры можна розкрити категорії автофігур, причому панель будь-якої категорії можна відтягнути від кнопки по робочому листу так, щоб вона не закривалася. Вставлена в текст автофігура оточена вісьмома розмірними квадратиками, що дозволяють змінювати її розміри.

Ромбик жовтого кольору дає можливість змінити пропорції автофігури. Кнопки Тень і Объем на панелі інструментів Рисование дозволяють відтінити будь-яку фігуру або додати їй об’ємного вигляду, причому тип тіні й перспективу об’ємного вигляду можна вибрати. У контекстному меню кожної автофігури, крім ліній і стрілок, є пункт Добавить текст, що дозволяє вставити в автофігуру текст, що стане її елементом.

Пакет Microsoft Office має вбудовану колекцію графічних об’єктів Clipart, що знаходиться в папці:

C:\Program Files\ Microsoft Office\ Clipart. Малюнки з цієї колекції можна вставляти в документ. Малюнки

згруповані за темами. Імпорт графічних об’єктів здійснюється командою меню

Вставка→Рисунок. Для вставки статичного малюнка з колекції Clipart потрібно виконати наступні дії:

− встановити курсор на місце вставки малюнка;

105

− вибрати команду меню Вставка→Рисунок→Картинки; − у діалоговому вікні Вставка картинки для вибору малюнка

варто спочатку вибрати потрібну категорію, а з обраної категорії − конкретний малюнок і виділити його клацанням миші;

− відкривається невелика панель інструментів, на якій міститься кнопка Вставить клип; клацнути по цій кнопці.

Обраний малюнок вставиться в те місце, де встановлено курсор. Вставлений малюнок можна виділити клацанням миші, при цьому малюнок обрамляється вісьмома розмірними маркерами. Тепер можна змінити розмір малюнка, перетягнувши кожний з маркерів. Для того щоб не порушувати пропорції малюнка, краще використовувати діагональні маркери. Малюнок можна обрізати, якщо скористатися кнопкою обрізки на панелі інструментів Настройка избражения. Якщо малюнок потрібно перемістити на нове місце, його потрібно виділити клацанням миші й помістити курсор усередину рамки виділення, воно прийме вид чотиринаправленої стрілки. Натиснувши ліву кнопку миші, малюнок можна відбуксувати в потрібне місце. Щоб закріпити малюнок на місці, потрібно клацнути поза малюнком.

Можна міняти формат малюнка, для цього варто скористатися командою меню Формат→Рисунка або викликати цю ж команду з контекстного меню. Вкладки діалогу Формат рисунка дозволяють укласти малюнок у рамки різних видів, задати заливання тла, положення, обрізку і таке ін.

Ці ж дії можна виконати, якщо викликати на екран панель інструментів Настройка изображения, що містить кнопки для форматування малюнка. За допомогою кнопок цієї панелі інструментів можна виконати й інші дії, наприклад, представити малюнок у сірих тонах (для чорно-білого принтера), змінити яскравість або контрастність малюнка.

На робочий лист Excel можна вставити не тільки готові картинки, але й фотографії та інші малюнки, виготовлені в графічних редакторах.

Для цього потрібно вибрати команду меню Вставка→ Рисунок→Из файла… й у діалоговому вікні Добавить рисунок вибрати файл, що містить малюнок, і натиснути кнопку Вставить.

106

На робочий лист можна вставити фігурний текст за допомогою команди меню Вставка→Рисунок→Объект WordArt…. На екрані з’явиться діалогове вікно Коллекция WordArt, у якому потрібно вибрати тип фігурного тексту й закрити діалогове вікно натисканням кнопки ОК. На екрані з’явиться діалогове вікно Изменение текста WordArt, у якому потрібно ввести текст і натиснути кнопку ОК. Фігурний текст з’явиться на робочому листі. Фігурний текст можна редагувати й форматувати за допомогою Панели инструментов WordArt.

9.6. Обмін даними

Різні додатки Microsoft Office можуть одержувати інформацію один від одного. Існує кілька способів обміну даними: використання буфера обміну та впровадження й зв’язування даних.

Використання буфера обміну для передачі інформації

Для того, щоб скопіювати (або перемістити) таблицю з Excel в інший додаток, потрібно виконати наступні кроки:

− виділити „ячейки” з інформацією, що копіюється (або переміщується);

− виконати команду меню Правка→Копировать (Правка → Вырезать). Можна для виконання цих команд скористатись комбінацією клавіш, контекстним меню або відповідними кнопками на панелі інструментів Стандартная;

− перейти в додаток Microsoft Office, у якому необхідно зробити вставку інформації;

− встановити курсор у потрібну „ячейку”; − виконати команду меню Правка→Вставить або

скористатися кнопкою на панелі інструментів Стандартная, або комбінацією клавіш, чи командою контекстного меню.

Якщо на екрані розмістити обидва додатки так, щоб було видно діапазон, що копіюється або переміщується та область, у яку потрібно зробити вставку, то переміщення або копіювання діапазону можна зробити перетягуванням діапазону мишею. Для копіювання потрібно утримувати натиснутою клавішу <Ctrl>. Якщо при перетаскуванні користуватися не лівою, а правою кнопкою миші, відпадає необхідність утримувати клавішу <Ctrl>, тому що при завершенні

107

перетягування відкривається контекстне меню, у якому можна вибрати потрібну команду.

Копіювання або переміщення таблиці з іншого додатка, наприклад, Word в Excel виконується таким же чином, як і копіювання або переміщення з Excel. Тільки копіюємо (або переміщуємо) таблицю в іншому додатку, а вставляємо її в Excel.

Процес обміну даними між Excel та іншими додатками через буфер обміну – статичний. При копіюванні в такий спосіб скопійована таблиця втрачає зв’язок з таблицею-джерелом і в ній не відбиваються ніякі зміни вихідної. Після того, як таблиця Excel вставлена в інший додаток, користувач втрачає можливість застосовувати при обробці таблиці функціональні можливості Excel.

9.7. Динамічний обмін даними

Динамічний обмін даними дозволяє зберегти зв’язок між таблицею-джерелом та її копією в іншому додатку. При використанні технології OLE (Object Linking and Embedding – зв’язування й впровадження об’єктів) дані Excel вставляються в документ Word як об’єкт, і зв’язок з додатком-сервером зберігається. Щоб запустити додаток-сервер і одержати можливість за його допомогою обробляти об’єкт, досить двічі клацнути на ньому. Після завершення роботи з додатком-сервером об’єкт у додатку клієнтів оновлюється.

Додатки, що підтримують технологію OLE, підрозділяються на додатки-сервери й додатки-клієнти. Додатки-сервери надають певний об’єкт у розпорядження додатка-клієнта.

Інтегрувати OLE-об’єкти в додаток-клієнт можна двома способами: шляхом впровадження й шляхом зв’язування.

У випадку впровадження об’єкта в додаток-клієнт міститься копія об’єкта, і зв’язок з додатком-сервером встановлюється щоразу, коли необхідно виконати обробку об’єкта. Для редагування об’єкта необхідно відкривати обслуговуючу цей об’єкт програму. При подвійному клацанні на зв’язаному об’єкті вихідний файл відкривається в програмі-сервері. При впровадженні об’єктів відбувається збільшення розміру файлу, але вся необхідна інформація зберігається в одному файлі.

Зв’язаний об’єкт відбиває поточний стан даних вихідного файлу. У додатку-клієнті зберігаються тільки посилання на файл об’єкта. Зв’язаний об’єкт зберігає інформацію про місце

108

розташування вихідного файлу й підтримує з ним зв’язок. Сам об’єкт зберігається й обробляється в додатку-сервері. При зміні вихідного файлу відповідним чином змінюється представлення об’єкта в документі.

Для зміни зв’язаних об’єктів варто редагувати вихідний файл. Оскільки кожний зв’язок є тільки вказівкою на вихідний файл, при її використанні не відбувається такого збільшення обсягу файлу документа, як при впровадженні об’єктів у документ. Недоліком зв’язування об’єктів є те, що для їхнього редагування необхідно мати доступ до вихідного файлу або програми, з використанням якої цей файл був створений.

Вставку зв’язаних або впроваджених об’єктів можна здійснити двома способами. Перший спосіб використовує команду меню Правка→Специальная вставка. Послідовність дій при цьому така:

− виділити дані об’єкта у вихідному файлі й скопіювати їх у буфер обміну;

− відкрити робочу книгу Excel і встановити курсор у те місце робочого листа, куди необхідно вставити зв’язаний або впроваджений об’єкт;

− вибрати команду меню Правка→Специальная вставка. На екрані з’явиться діалогове вікно Специальная вставка (рис. 91);

− у списку Как: діалогового вікна вибрати формат об’єкта, у якому він буде представлений у документі;

− встановити перемикач у положення Связать для вставки зв’язаного об’єкта й у положення Вставить – для впровадженого;

− закрити діалогове вікно натисканням на кнопку ОК.

Рис. 91

109

Другий спосіб зв’язування й впровадження об’єктів – використання команди меню Вставка→Объект. Розглянемо використання цієї команди для імпорту файлу. Послідовність дій при цьому така:

− встановити курсор у те місце робочого листа Excel, куди потрібно вставити об'єкт;

− вибрати команду меню Вставка→Объект. На екрані з’явиться діалогове вікно Вставка объекта (рис. 92);

− відкрити вкладку Из файла; − ввести ім’я файлу, що зв’язується, або вибрати файл із

використанням кнопки Обзор…; − встановити прапорець Связь с файлом; − закрити діалогове вікно натисканням на кнопку ОК.

Рис. 92

Команду меню Вставка→Объект можна використовувати й для впровадження об’єкта. При цьому не потрібно встановлювати прапорець Связь с файлом діалогового вікна Вставка Объекта варто відкрити вкладку Новый й вибрати потрібний тип об’єкта зі списку Тип Объекта. У нижній частині вікна діалогу відображається короткий опис об’єкта обраного типу. Після клацання на кнопці ОК Excel відкриє програму, необхідну для створення об’єкта. У більшості випадків об’єкт відбивається безпосередньо на робочому листі Excel і додавання даних виконується прямо на місці.

110

9.8. Перегляд документу перед друком

Після того, як таблиця готова й перевірена, залишається тільки одержати реальний документ, його тверду копію на папері. Розглянемо як роздрукувати документ, щоб результат нашої праці радував нас і навколишніх. Для цього використовується режим попереднього перегляду документа, який можна викликати командою меню Файл→Предварительный просмотр або кнопкою попереднього

перегляду на панелі нструментів Стандартная. На екрані з’являється вікно попереднього перегляду (рис. 93), у

ньому проглядається робочий лист у тому вигляді, у якому він буде надрукований. У верхній частині вікна містяться кнопки, що дозволяють управляти видом вікна. У режимі попереднього перегляду форма покажчика миші змінюється, коли він потрапляє на документ, він приймає вид лупи зі знаком плюс або мінус посередині. Цей покажчик можна встановити в будь-яке місце документа й клацнути мишею для збільшення або зменшення зображення. Змінити масштаб документа, що переглядається, можна також за допомогою кнопки Масштаб, її послідовне натискання приведе до збільшення та зменшення масштабу.

Рис. 93

111

Якщо робочий лист, що буде друкуватись, містить кілька сторінок, то перехід зі сторінки на сторінку можна здійснити за допомогою кнопок Далее й Назад, а також клавіш <PgUp> і <PgDown>.

У режимі попереднього перегляду можна змінити розміри полів сторінки, для цього клацають по кнопці Поля, після чого на сторінці з’являться пунктирні лінії, що позначають границі полів сторінки, а також областей верхнього й нижнього колонтитулів. Ці лінії можна перетягувати при натиснутій лівій кнопці миші.

Параметри сторінки, що друкується, можна змінити, перемкнувшись у діалог Параметры страницы. Це можна зробити, натиснувши кнопку Страница у вікні попереднього перегляду або викликавши команду меню Файл→Параметры страницы.

Кнопка Розметка страницы служить для переходу в режим розмітки сторінки. У цей режим можна також перейти за допомогою команди меню Вид → Разметка страницы. Цей режим є корисним для перегляду сторінки перед друком. У цьому режимі можна скоректувати границі між сторінками. Якщо виділити „ячейку” і викликати команду меню Вставка→Разрыв страницы, то сторінка буде розбита на сторінки, причому лінії розбивки пройдуть вище й лівіше від виділеної „ячейки”. На екрані ці, встановлені вручну, лінії розриву сторінок видні як суцільні сині лінії. Їх можна перетаскувати мишею й навіть видалити, перетягнувши за межі листа. Границі сторінок, встановлені самою програмою видні як сині пунктирні лінії, їх теж можна перетягувати мишею. Якщо таку лінію перетягнути, вона змінить свій вигляд − стане суцільною замість пунктирної.

Якщо зображення в режимі попереднього перегляду повністю відповідає вимогам користувача, можна перейти в режим друкування, натиснувши кнопку Печать. Для виходу з режиму попереднього перегляду потрібно натиснути кнопку Закрыть або клавішу <Esc>.

9.9. Установка параметрів сторінки

Для установки параметрів сторінки використовується команда меню Файл→Параметры страницы. При виконанні цієї команди на екрані з'являється діалогове вікно Параметры страницы, що має чотири вкладки (рис. 94).

112

Рис. 94 Вкладка Страница служить для установок, що стосуються

сторінки в цілому. У поле списку Розмер бумаги визначається формат аркуша. Список, що розкривається, містить перелік всіх доступних для принтера форматів. Орієнтація паперу – книжная чи альбомная задається в полі Ориентация.

Якщо при наборі робочого листа Excel були використані шрифти TrueType, то документ можна друкувати не тільки в натуральну величину, але й у збільшеному чи зменшеному виді.

В області Масштаб задається ступінь збільшення чи зменшення зображення листа, що друкується, у відсотках від вихідного розміру листа або вказується кількість сторінок для розміщення даних, що друкуються. У полі Качество печати задається якість друкування, тобто кількість крапок на дюйм.

Вкладка Поля (рис. 95) дозволяє задати відстань від країв сторінки − верхнього, нижнього, лівого й правого − до початку тексту. На цій вкладці можна також задати відстані від верхнього краю сторінки до області верхнього колонтитула й від нижнього краю сторінки до області нижнього колонтитула. Опції Вертикально й Горизонтально з області Центрировать на странице дозволяють домогтися оптимального розташування сторінки або діаграми на сторінці.

113

Рис. 95 Вкладка Колонтитулы (рис. 96) призначена для створення

верхніх і нижніх колонтитулів. Колонтитули можуть містити різну інформацію про документ (ім’я листа, номери сторінок, дату створення й т.д.), що повторюється зі сторінки в сторінку. На вкладці Колонтитулы містяться кнопки Создать верхний колонтитул і Создать нижний колонтитул, призначені для введення тексту колонтитулів. Якщо клацнути по одній із цих кнопок, відкривається діалогове вікно Верхний колонтитул або Нижний колонтитул, у якому зручно створювати колонтитули. Для введення тексту колонтитула виділяються три поля, текст у яких вирівнюється по-різному: у лівому полі – за лівим краєм, у центрі – центрується, у

правому полі − за правим краєм. Вікна створення колонтитулів містять кнопки для введення такої інформації як дата, номер сторінки, час і т. ін. Для створення верхніх і нижніх колонтитулів можна

використовувати команду меню Вид→ Колонтитулы.

114

Рис. 96 На вкладці Лист (рис. 97) у полі Выводить на печать диапазон:

задається область друкування. Для задання області друкування потрібно встановити курсор у полі введення Выводить на печать диапазон і виділити на робочому листі діапазон для друкування. Якщо діалогове вікно закриває робочий лист, його можна мінімізувати за допомогою кнопки в правій частині поля введення. Можна виділити для друкування й незв’язані діапазони. (Нагадаємо, що для виділення незв’язних діапазонів при їхньому виділенні потрібно утримувати клавішу <Ctrl>. У результаті область друкування буде виділена на робочому листі пунктиром.

Рис. 97

115

В області Печатать на каждой странице в полях сквозные строки: й сквозные столбцы: задаються адреси заголовків рядків і стовпців, які повинні друкуватися на кожній сторінці. На цій вкладці можна задати друкування сітки, приміток й заголовків рядків і стовпців. Крім того, на цій вкладці задається послідовність друкування сторінок: вниз, затем вправо або вправо, затем вниз.

9.10. Друкування документу

Найпростіший спосіб друкування документу − це клацнути на кнопці з зображенням принтера з вставленим аркушем на панелі інструментів Стандартная. У цьому випадку буде роздрукований один екземпляр документа. При цьому використовуються поточні установки друкування. Якщо користувача не влаштовують ці

установки, то варто виконати команду меню Файл→Печать або натиснути комбінацію клавіш <Ctrl> +<P> для виклику діалогового вікна Печать (рис. 98). У верхній частині діалогу, якщо до комп’ютера підключені кілька принтерів, можна вибрати тип принтера, на якому буде видрукований документ. У цьому ж вікні можна задати кількість екземплярів документа, яку потрібно одержати. Включення опції Разобрать по копиям дозволяє надрукувати повністю одну копію документа та лише потім перейти до друкування наступної. Якщо опція відключена, друкується задане число копій кожної сторінки, потім друкується наступна сторінка. Поле Печатать служить для задання діапазону сторінок, що друкуються. Можна задати опцію Все або окремий діапазон. Діапазон задається вказівкою першої сторінки в полі С: й останньої в полі ПО:. Поле Вывести на печать служить для вказівки, що саме друкувати: виділений діапазон, виділені листи чи всю книгу.

116

Рис. 98

Кнопка Просмотр служить для переходу в режим попереднього перегляду.

Після того, як всі установки зроблені, діалогове вікно Печать закривають натисканням клавіші ОК, і документ друкується.

Якщо встановити прапорець Печать в файл і натиснути кнопку ОК, на екрані з’явиться однойменне діалогове вікно, у якому потрібно задати ім’я файлу друку (розширення .prn привласнюється за замовчуванням), диск і папку, в яку буде поміщений файл друку. Ця опція використовується в тому випадку, якщо на комп’ютері не встановлений необхідний принтер. Створений файл друку можна роздрукувати на іншому комп’ютері, де є принтер. Буде здійснено друк файлу з урахуванням його форматування.

Якщо в діалоговому вікні Печать натиснути кнопку Свойства, на екрані з’явиться діалогове вікно Свойства для обраного принтера. Вид цього вікна залежить від типу обраного принтера. У ньому є кілька вкладок, які дозволяють вибрати формат, товщину й орієнтацію аркуша паперу, порядок проходження сторінок − прямий або зворотний, задати використовувані шрифти й установити якість друку, тобто число крапок, що друкуються, на дюйм.

117

Запитання для самоконтролю

1. Для чого застосовується автозаміна? 2. Чи згодні ви з тим, що при перевірці орфографії

здійснюється порівняння введених слів зі зразками в словнику? 3. Що можна намалювати за допомогою кнопки Автофигуры? 4. Чи згодні ви з тим, що для автофігури можна одночасно

задати тінь і обсяг? 5. Чи згодні ви з тим, що за допомогою команди меню

Вставка→Рисунок→Из файла в документ можна вставити тільки малюнок, що входить у колекцію Clipart?

6. Як можна здійснити настроювання зображення? 7. Які команди меню можна використовувати для зв’язування й

впровадження об’єктів? 8. Чи згодні ви з тим, що при зв’язуванні об’єкта в документ

вставляється не сам об’єкт, а тільки посилання на нього? 9. Чи згодні ви з тим, що при зв’язуванні об’єкта файл

документа вимагає більше пам’яті, ніж при впровадженні об’єкта в документ?

10. За допомогою якої команди здійснюється перегляд документа перед друком?

11. Як можна здійснити перехід зі сторінки на сторінку, якщо виведений на друк документ містить кілька сторінок?

12. Як перейти в режим Разметка страницы? 13. Чи згодні ви з тим, що для друкування документа з

попередньо зробленими установками можна скористатися кнопкою Печать на панелі інструментів Стандартная ?

14. Як можна викликати діалогове вікно Параметры страницы? 15. Чи згодні ви з тим, що при друкуванні документа можна

роздрукувати тільки весь документ відразу? 16. Як можна перейти у режим створення колонтитулів? 17. Чи можна задати масштаб під час друку документа для

виведеного на друк діапазону? 18. Чи згодні ви з тим, що під час друку документа можна

роздрукувати додаткові відомості − такі як автор, ім’я листа, дата друку, кількість сторінок та ін.?

118

19. Чи згодні ви з тим, що за допомогою опції Печать в файл можна створити файл для роздрукування документа на іншому комп’ютері?

Список літератури

1. Микляев А. Учебник пользователя IBM PC / А. Микляев. − М.: Альтекс-А, 2002. − 702 с.

2. Гарнаев А.Ю. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах / А.Ю. Гарнаев. − СПб.: БХВ-Петербург, 2003. − 816 с.

3. Рудикова Л.В. Microsoft Excel для студента / Л.В. Рудикова. − СПб.: БХВ-Петербург, 2005. − 368 с.

4. Уокенбах, Джон. Диаграммы в Excel / Пер. с англ. − М.: Изд. дом «Вильямс», 2003. − 448 с.

5. Васильев А.Н. Научные вычисления в Microsoft Excel / А.Н. Васильев. − М.: Изд. дом «Вильямс», 2004. − 512 с.

119

ДЛЯ НОТАТОК

Навчальне видання

ЛІЗУНОВ Петро Петрович ВАСИЛЬЄВА Ганна Леонідівна

КОХАНОВИЧ Марина Василівна БІЛОЩИЦЬКИЙ Андрій Олександрович

БІЛОЩИЦЬКА Світлана Василівна РЕЗНІКОВ Антон Сергійович

ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ MICROSOFT EXCEL

Конспект лекцій

Редагування та коректура Т.В. Чорної Комп’ютерне верстання Т.І.Кукарєвої Підписано до друку 2009. Формат 60 × 84 1/ 16

Ум. друк. арк. 6,97. Обл.-вид. арк. 7,5. Ум. фарбовідб. 61. Тираж прим. Вид. № 2/І-08. Зам. № КНУБА, Повітрофлотський проспект, 31, Київ, Україна, 03680 E-mail: red_isdat @ ua. fm Віддруковано в редакційно-видавничому відділі Київського національного університету будівництва і архітектури Свідоцтво про внесення до Державного реєстру суб′єктів Видавничої справи ДК № 808 від 13.02.2002 р.