รหสวชา ง32202 ชอวชา การสรางฐานขอมลเบองตน ระดบชนมธยมศกษาปท 5

หนวยการเรยนรท 3 เรอง การใชงานโปรแกรม MS-Access2007 จานวน 4 คาบเรยน

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

คณลกษณะใหมของโปรแกรม Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 มสวนตดตอผใชโฉมใหม แมแบบใหม และคณลกษณะใหมท

สามารถ สรางประสทธผลไดอยางรวดเรว ไดแก การเรยงลาดบ /การกรอง มมมองเคาโครง เคาโครงแบบ

เรยงซอนและแบบตาราง ปฏทนสาหรบเลอกวนทอตโนมต Rich Text ในเขตขอมล Memo การ สรางงานเรว

ขนโดยใชแทบสราง สรางตารางอยางรวดเรว มแถวผลรวมสรปไว มแมแบบเขตขอมล สาหรบสรางเขต

ขอมลใหม บานหนาตางงานรายการเขตขอมล ฟอรมแยก เขตขอมลทมหลายคา ชนดขอมล Attachment ใหม

ใสสพนหลงทสลบกน บานหนาตางนาทาง แมโครฝงตว ตวแสดง วธใชทปรบปรงใหม เปนตน

1. สวนตดตอผใชทปรบปรงใหม

องคประกอบทสาคญของสวนตดตอใหมใน Access 2007 ประกอบดวย

1. หนา เมอเรมตนใชงาน Microsoft Office Access จะ

เปนประสบการณการเรมตนใชงาน แบบใหมทจะแสดงเมอเรา

เรม Access จากเมน เรม (Start) หรอทางลดบนเดสกทอป จะ

เปด หนาตางการเรมตนใชงาน Microsoft Office Access

2. ป ม Office คอ ปมทใชควบคมคาสงหลกเกยวกบการสราง

แฟม การเปดแฟม การบนทก การบนทกเปน การพมพ การจดการ อเมล

ประกาศ ปดฐานขอมล เอกสารลาสด และตวเลอกของ Access

3. Ribbon คอ แถบเครองมอชดคาสงทแบงเปนแทบๆ อยสวนบนของหนาตางรองจาก แถบชอ

(Title bar) ซงมาแทนแถบเมนในโปรแกรมเกา

ใบความรท 3

3.1 แทบคาสง คาสงตางๆ จะแสดงและรวมอยดวยกนเพอใหสามารถหาคาสงท ตองการใชไดตาม

ตองการ และถาชดคาสงใดมจดมมทางดานลางขวามอ จะเปนทเปดงานของ ชดคาสงนน ๆ

3.2 แทบคาสงตาม

บรบท เปนแทบคาสงทจะ

ปรากฏตามบรบทของงาน คอ

วตถทกาลงทางานดวยหรองาน

ทกาลงทาอย แทบนจะมสสน

และมคาสงทเหมาะสาหรบ

นาไปใชกบสงทเรา กาลงทางานอยมากทสด

3.3 แกลเลอร เปนตว

ควบคมใหมทจะแสดงตวเลอก

แบบเหนภาพ เพอใหเราสามารถ

เหนผลลพธทเราจะไดรบแกลเลอ

รจะถกใชทวไปในสวนตดตอของ

2007 Microsoft Office system

แกลเลอรทาใหเราสามารถเลอก

ผลลพธไดโดยไมตองกงวลวา

จะตองทาอยางไรถงจะไดผลลพธนน

3.4 แถบเครองมอดว น เปนแถบเครองมอมาตรฐานเดยวทปรากฏใน

Ribbon เพอใหเขาถงคาสงทจาเปนมากทสดอยางทนใจในคลกเดยว เชน

บนทก เลกทา ฯลฯ โดยสามารถเพมเตมคาสงไดจากรายการคาสงเพมเตม ...

และการเพมโดยคลกขวาทปมคาสงของ Ribbon

แถบเครองมอดวน แถบเครองมอ

มาตรฐานทใชไดอยางรวดเรว

4. บานหนาตางนาทาง เปนพนททางดานซายของหนาตางทจะแสดงวตถ

ฐานขอมล บาน หนาตางนาทางนมาแทนหนาตางฐานขอมลของ Access รนกอนหนา

5. เอกสารในแทบ ตาราง แบบสอบถาม ฟอรม รายงานและแมโคร ทแสดงใน

รปของเอกสารในแทบ

6. แถบสถานะ คอแถบทอยดานลางสดของหนาตางซงจะแสดงขอมลสถานะ

และมปมตางๆ ของมมมองทางดานขวามอทใชสลบมมมองได

7. แถบเครองมอขนาดเลก มองคประกอบคลายกบแถบเครองมอ โดยจะปรากฏเปนแบบ โปรงใส

อยเหนอขอความทเราเลอก เพอใหเราสามารถใชการจดรปแบบไดอยางงายดาย เชน ตวหนาหรอตวเอยง

หรอเปลยนแบบอกษร

2. แมแบบชนเยยมสาหรบเรมตน

การใชหนาตาง การเรมตนใชงาน Microsoft

Office Access จะทาใหเราสามารถเรมตน สราง

ฐานขอมลของเราไดอยางรวดเรว เราสามารถสราง

ฐานขอมลของเราเองหรอเรมจากแมแบบ ฐานขอมล

ทออกแบบไวอยางมออาชพแบบใดแบบหนงกได

MS-Access 2007 มคอลเลกชนของแมแบบ

ฐานขอมลทพรอมใหเลอกใช แตเรายงสามารถใช

หนาตางการเรมตนใชงาน Microsoft Office Access

เชอมตอกบ Microsoft Office Online และ ดาวนโหลดแมแบบใหมลาสดหรอแมแบบทปรบปรงแกไขแลว

มาใชไดอก

แมแบบตางๆ ทเตรยมไวให คอ สนทรพย ทตดตอ ประเดน เหตการณ โครงการการตลาด โครงการ

ไปปไลนการขาย งาน คณะ และนกเรยน เปนตน

3. คณลกษณะใหม

3.1 การเรยงลาดบและการกรองทมประสทธภาพขน

3.2 มมมองเคาโครง

3.3 เคาโครงแบบเรยงซอนและแบบตาราง

3.4 ปฏทนสาหรบเลอกวนทอตโนมต

3.5 Rich Text ในเขตขอมล Memo

3.6 สรางงานเรวขนโดยใชแทบสราง

3.7 สรางตารางไดอยางรวดเรวโดยใชมมมอง

แผนขอมลทปรบปรงใหม

3.8 แถวผลรวมในแผนขอมล

3.9 แมแบบเขตขอมลสาหรบการสรางเขตขอมลใหม

3.10 บานหนาตางงานรายการเขตขอมล

3.11 ฟอรมแยก

3.12 เขตขอมลทมหลายคา

3.13 ชนดขอมล Attachment สาหรบเกบรปภาพ กราฟก แฟม Office หรอแฟมชนดใด ๆ

3.14 ใชสพนหลงทสลบกน

3.15 บานหนาตางนาทาง

3.16 แมโครฝงตว

สวนประกอบของฐานขอมล Microsoft Office Access 2007 มดงตอไปน

1. ตาราง (Table)

ตารางฐานขอมลจะมลกษณะคลายกบกระดาษคานวณนนคอขอมลจะถกเกบไวในแถวและ

คอลมน ดงนน จงเปนเรองคอนขางงายในการนาเขาขอมลจากกระดาษคานวณไปยงตาราง ฐานขอมล โดย

ขอแตกตางทสาคญระหวางการเกบขอมลในกระดาษคานวณและการเกบใน ฐานขอมลจะอยทวธการจด

ระเบยบขอมล

แตละแถวในตารางจะถกอางองเปนหนงระเบยน ระเบยน คอ ททใชเกบขอมลแตละสวน แตละ

ระเบยนจะประกอบดวย เขตขอมลอยางนอยหนงเขตขอมล เขตขอมลจะสอดคลองกบ คอลมนในตาราง

ตวอยางเชน ถามตารางหนงทชอ “ขอมลนกศกษา” ซงแตละระเบยน (แถว) จะมขอมล เกยวกบ นกศกษา

หนงคน และแตละเขตขอมล (คอลมน) จะมชนดขอมลทตางกน เชน ชอ นามสกล ทอย และอนๆ เขตขอมล

นนตองไดรบการออกแบบใหมชนดขอมลทแนนอนไมวาจะเปนขอความ วนทหรอเวลา ตวเลข หรอชนด

ขอมลอน ๆ

2. ฟอรม (Form)

ในบางครงฟอรมจะถกอางองเปน “หนาจอสาหรบปอนขอมล” ซงเปนสวนตดตอทใช ทางาน

กบขอมล และฟอรมมกมปมคาสงทใชดาเนนการคาสงไดหลากหลาย สามารถสราง ฐานขอมลโดยไมตอง

ใชฟอรมดวยการแกไขขอมลอยางงายๆ ในแผนขอมลตาราง อยางไรกตาม ผใชฐานขอมลสวนใหญตองการ

ทจะใชฟอรมเพอด ปอนขอมล และแกไขขอมลในตารางมากกวา

ฟอรมจะใหรปแบบทงายตอการใชสาหรบทางานกบขอมล และสามารถเพมองคประกอบการใช

งาน เชน ปมคาสง ลงในฟอรมไดดวย คณอาจเขยนโปรแกรมใหกบปมตางๆ เพอใชกาหนดวาจะใหขอมล

ใดบางปรากฏบนฟอรม เปดฟอรมหรอรายงานอนๆ หรอดาเนนงาน อนหลากหลายประเภท ตวอยางเชน

อาจมฟอรมชอ “ขอมลนกศกษา” ทใชทางานกบขอมลนกศกษา ฟอรมนกศกษา อาจมปมทใชเปดฟอรมบตร

ลงทะเบยนทสามารถปอนรายการลงทะเบยนใหมสาหรบนกศกษาคนนนได

3. รายงาน (Report)

รายงานเปนสงทตองใชเพอ

สรปและนาเสนอขอมลในตาราง บอยครง

ทรายงานจะตอบคาถามตามทระบไว เชน

“เรารบเงนจากนกศกษาแตละคนเปน

จานวนเทาไรในรนน ” หรอ “นกศกษา

ของเราอยท ไหนบาง ” แตละรายงาน

สามารถกาหนดรปแบบใหนาเสนอขอมลในรปแบบทอานงายทสดได ◌ ◌ รายงานสามารถถกเรยกใชเวลาใดกได และจะแสดงขอมลปจจบนในฐานขอมลเสมอ

โดยทวไปรายงานจะถกจดรปแบบใหสามารถพมพออกมาได แตกยงสามารถดรายงานบนหนาจอ สงออกไป

ยงโปรแกรมอน หรอสงเปนขอความอเมลไดเชนกน 4. แบบสอบถาม (Query)

แบบสอบถามเปนสวนสาคญในฐานขอมลและสามารถดาเนนการฟงกชนทตางกนไดจานวน

มาก ฟงกชนทวไปสวนใหญของแบบสอบถาม คอ การดงขอมลทระบจากตารางตางๆ ออกมา โดยขอมลท

คณตองการดอาจจะกระจายอยในหลายๆ ตารางกไดและแบบสอบถามจะทา ใหสามารถดขอมลทตองการได

ในรปของแผนขอมลเดยว นอกจากนถา เราไมตองการดระเบยนทงหมดพรอมกน แบบสอบถามจะใหเพม

ฟอรมของฐานขอมลในโปรแกรม

Mi ft A 2007

เงอนไขเพอ “กรอง” ขอมลเอาเฉพาะระเบยนทตองการ ออกมา บอยครงทแบบสอบถามทาหนาทเปนแหลง

ระเบยนสาหรบฟอรมและรายงานตางๆ

** แบบสอบถามบางชด “สามารถปรบปรงได”

นนหมายความวา สามารถแกไขขอมลในตาราง

ตนแบบผานแผนขอมลแบบสอบถามได ถา

ทางานในแบบสอบถามทสามารถปรบปรงได

โปรดจาไววาการเปลยนแปลงจะมผลกบตาราง

ตางๆ ดวย ไมใชเฉพาะในแผนขอมล

แบบสอบถามเทานน

แบบสอบถามมรปแบบพนฐานสองรปแบบ ไดแก แบบสอบถามแบบใชเลอกขอมล และ

แบบสอบถามแอคชน แบบสอบถามแบบใชเลอกขอมล จะเรยกใชขอมลและทาใหขอมลพรอม ใชงานได

อยางงายดาย สามารถดผลลพธของแบบสอบถามบนหนาจอ พมพแบบสอบถาม หรอ คดลอกไปยงคลป

บอรด หรอยงสามารถใชผลลพธของแบบสอบถามเปนแหลงระเบยนสาหรบ ฟอรมหรอรายงานได สวน

แบบสอบถามแอคชน จะดาเนนงานกบขอมล โดยแบบสอบถามแอคชน สามารถใชสรางตารางใหม เพม

ขอมลลงในตารางทมอยปรบปรงขอมล หรอลบขอมลได 5. แมโคร (Macros)

แมโครใน Access 2007 นนจะเหมอนกบภาษาทใชในการเขยน

โปรแกรมอยางงายทสามารถใชเพอเพมหนาทการใชงานใหกบฐานขอมล

ตวอยางเชน สามารถแนบแมโครลงในปมคาสงบนฟอร มเพอใหแมโครนน

ทางานเมอใดกตามทมการกดปมแมโครจะมแอคชนทใช ดาเนนงานหลาย

อยาง เชน การเปดรายงาน การเรยกใชแบบสอบถาม หรอการปดฐานขอมล โดยการดาเนนการกบฐานขอมล

สวนใหญททาดวยตนเองนนสามารถทาไดอตโนมตโดยใชแมโคร ดงนน แมโครจงเปนเครองมอทชวย

ประหยดเวลาอยางมาก 5.6 โมดล (Modules) โมดล (คลายแมโคร) เปนวตถทสามารถใชเพอเพมหนาทการใชงาน

ใหกบฐานขอมลได ขณะทสรางแมโครใน MS-Access 2007 ดวยการเลอกจาก

รายการแอคชนของแมโคร แตจะสามารถเขยนโมดลได ในภาษาการเขยน

โปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basic สาหรบ

Applications (VBA): รนภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ทนามาใชเพอ

ตงโปรแกรมใหกบโปรแกรมประยกตของ Microsoft Windows และรวมอยในโปรแกรมตางๆ ของ

ไมโครซอฟท ) โมดลเปนคอลเลกชนของการประกาศคาสงและกระบวนงานทถกเกบไวดวยกนเปนหนวย

เดยว โมดลสามารถเปนไดทงคลาสโมดลหรอโมดลมาตรฐาน คลาสโมดลจะถกแนบไว ในฟอรมหรอ

รายงาน และมกจะประกอบดวยกระบวนงานทเฉพาะเจาะจง

ไปยงฟอรมหรอรายงาน ทคลาสโมดลแนบอย สวนโมดล

มาตรฐานจะประกอบดวยกระบวนงานทวไปทไมสมพนธกบ

วตถอนใด โมดลมาตรฐานจะถกแสดงอยภายใตโมดล ในบาน

หนาตางนาทางขณะทคลาสโมดลจะไมถกแสดงไว

สวนประกอบตางๆ บนหนาตางหลกของโปรแกรม Microsoft Office Access 2007

สวนประกอบตางๆ บนหนาตางหลกของโปรแกรม Microsoft Office Access 2007 ประกอบดวย 5

Ribbon ไดแก หนาแรก, สราง, ขอมลภายนอก, เครองมอฐานขอมล และ แผนขอมล ดงรป

สวนประกอบตางๆ ของโปรแกรม MS - Access 2007

สวนประกอบตางๆ ในหนาตางโปรแกรม ประกอบดวย 3 สวนไดแก Ribbon, บานหนาตางนาทาง

และ หนาตางออกแบบตาราง

1. Ribbon จะจดเกบคาสงตางๆ ไวเปนหมวดหม เพอสะดวกตอการเรยกใชงาน ลกษณะคลายกบ

เมนบาร ประกอบดวย 5 Ribbon ดงน

1.1 หนาแรก ประกอบดวย 7 กลมคาสง ไดแก มมมอง, คลปบอรด, แบบอกษร, Rich Text,

ระเบยน, เรยงลาดบและกรอง และ คนหา ดงรปตอไปน

1.2 สราง ประกอบดวย 4 กลมคาสง ไดแก ตาราง, ฟอรม, รายงาน และ อนๆ ดงรปตอไปน

หนาตางออกแบบตาราง บานหนาตางนา

Ribbon

หนาแรก

สราง

1.3 ขอมลภายนอก ประกอบดวย 4 กลมคาสง ไดแก นาเขา, สงออก, รวบรวมขอมล,

รายการ Share Point ดงรปตอไปน

1.4 เครองมอฐานขอมล ประกอบดวย 5 กลมคาสง ไดแก แมโคร, แสดง/ซอน, วเคราะห,

ยายขอมลและเครองมอฐานขอมล ดงรปตอไปน

1.5 แผนขอมล ประกอบดวย 5 กลมคาสง ไดแก มมมอง, เขตขอมลและคอลมน, ชนด

ขอมลและการจดรปแบบ และความสมพนธ ดงรปตอไปน

2. บานหนาตางนาทาง

3. หนาตางออกแบบตาราง

เรมตนใชงาน Access เปนครงแรก

Office Access 2007 ไดรบการปรบปรงหลายอยางทจะชวยใหขนตอนการสรางฐานขอมลงายกวาท

เคย ผใชทเคยสรางฐานขอมลใน Access มากอนจะพอใจกบคณลกษณะใหมและคณลกษณะทไดรบการ

ปรบปรงเหลาน ทชวยเพมความรวดเรวในการสรางฐานขอมลได

เมอคณเรม Office Access 2007 หนาจอแรกทปรากฏคอ หนา การเรมตนใชงาน Microsoft Office

Access (นอกเสยจากวาคณจะเรม Access ดวยการคลกสองครงทแฟมฐานขอมล Access แฟมใดแฟมหนง

ขอมลภายนอก

เครองมอฐานขอมล

แผนขอมล

2

3

ซงจะทาใหฐานขอมลเปดขนมาแทน) หนา การเรมตนใชงาน Microsoft Office Access เปนจดเรมตนทคณ

สามารถสรางฐานขอมลใหม เปดฐานขอมลทมอย หรอดเนอหาพเศษจาก Office Online

• การสรางฐานขอมลเปลา

1. คลกทปม “ฐานขอมลเปลา” ตามหมายเลข 1

2. ตงชอฐานขอมลในชอง “ชอแฟม” จากนนคลกทรปโฟลเดอร ตามหมายเลข 2 เพอเลอก

พนททใชในการเกบฐานขอมล

3. คลกปม ตามหมายเลข 3 เพอสรางฐานขอมล โปรแกรมจะทาการเปดฐานขอมล

เพอใชงานตามความตองการ ดงรป

หนาตางการสรางฐานขอมลดวยโปรแกรม Microsoft Office Access 2007