2. caiet de sarcini.pdf
DESCRIPTION
Caiet de sarcini pentru proiectTRANSCRIPT
1
SECŢIUNEA II CAIET DE SARCINI
pentru
ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE SERVICII DE CONSULTANŢĂ PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT
PROIECT ”ÎMBUNĂTĂŢIREA CALITĂŢII ŞI EFICIENŢEI
SERVICIILOR PUBLICE OFERITE CETĂŢENILOR JUDEŢULUI IAŞI, PRIN DEZVOLTAREA CAPACITĂŢII DE GESTIONARE A INFORMAŢIEI LA
NIVELUL INSTITUŢIEI PREFECTULUI - JUDEŢUL IAŞI ŞI FACILITAREA COMUNICĂRII INTER – INSTITUŢIONALE PLUS (PREFECT, LOGIC,
UNITAR, SISTEMATIC)”/SMIS 37734
I. GENERALITĂŢI
1 CAIETUL DE SARCINI Prezentul caiet de sarcini face parte integrantă din documentaţia de atribuire pentru
atribuirea contractului de servicii de consultanţă pentru managementul de proiect şi reprezintă ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnică corespunzătoare cu necesitatile autoritatii contractante.
Contractul de achiziţie publică se înscrie într-un proiect finanţat din fonduri comunitare din Fondul Social European prin Programul operational „Dezvoltarea capacitatii administrative”, Axa prioritară 2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniul Major de Intervenţie 2.2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor, Operaţiunea – Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet şi baze de date.
Cerintele impuse prin caietul de sarcini sunt miniminale.
2. OBIECTIVUL GENERAL al proiectului este furnizarea de servicii publice de calitate şi eficientizarea activităţii din Instituţia Prefectului - Judeţul Iaşi, prin optimizarea fluxurilor infomaţionale inter şi intra- instituţionale şi îmbunătăţirea comunicării cu instituţiile publice la nivel judeţean.
3. SCOPUL PROIECTULUI este reprezentat de analiza fluxurilor informaţionale
inter şi intra – instituţionale, întărirea capacităţii de planificare strategică şi eficientizarea proceselor de lucru din cadrul Instituţiei Prefectului, reducerea duratei de livrare a serviciilor publice prin utilizarea unui portal internet dedicat şi a unor aplicaţii de raporatare managerială, facilitarea accesului cetăţenilor la informaţii de interes general şi specific, eficientizarea comunicării dintre Instituţia Prefectului şi instituţiile publice de la
2
nivelul judeţului Iaşi, precum şi creşterea nivelului de profesionalism al funcţionarilor publici şi al personalului contractual.
4. BENEFICIARII PROIECTULUI
Beneficiarii direcţi ai investiţiei sunt cele 66 de persoane, dintre care: 47 de angajaţi din cadrul Insituţiei Prefectului din judeţul Iaşi – funcţionari publici şi personal contractual, precum şi 19 angajaţi din cadrul instituţiilor publice de la nivelul judeţului Iaşi – funcţionari publci şi personal contractual de la nivelul a 19 instituţii publice selectate în proiect.
Beneficiarii indirecţi ai proiectului sunt cei aproximativ 17.700 angajaţi din instituţiile publice existente în judeţ, precum şi aproximativ 826.552 cetăţeni ai judeţului Iaşi.
Din cele prezentate mai sus a fost posibila acceptarea spre finantare a proiectului
„Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734
Astfel la data de 30.01.2012 a fost semnat de catre Instituţia Prefectului - Judeţul
Iaşi (în calitate de beneficiar) şi Ministerul Admistraţiei şi Internelor, Direcţia pentru Dezvoltarea Capacităţii Administrative (Autoritate de Management) pentru Programul operational „Dezvoltarea capacitatii administrative”, aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 5748/21.11.2007), contractul de finanţare nr. 294 al cărui obiect îl reprezintă acordarea finanţării nerambursabile de către AM pentru implementarea proiectului intitulat “Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734.
Contractul de finanţare (cu anexele la acesta inclusive cererea de finanţare)
stabileşte cadrul şi regulile de implementare, verificare şi monitorizare a proiectului, precum şi obligaţiile respectiv responsabilităţile fiecărei părţi semnatare.
II. PREZENTAREA PROIECTULUI
1. DENUMIREA PROIECTULUI Proiectul „Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite
cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734 este finanţat de Fondul Social European şi Guvernul României prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative (PO DCA), în cadrul Axei prioritare 2 –
3
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniului Major de Intervenţie 2.2 – Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor, Operaţiunea – Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet şi baze de date, în baza contractului de finanţare din Fondul Social European în cadrul Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative Nr. 294/30.01.2012.
2. VALOAREA PROIECTULUI Valoare totală a proiectului, fără TVA, este de 3.330.408 lei Valoare eligibilă este de 3.330.408 lei
3. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI
Durata de implementare a proiectului este de 24 de luni, cu incepere de la data de 30.01.2012 data semnarii contractului de finanţare şi până la data de 29.01.2014.
4. ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI
Nr. Crt Activitate Descrierea Activitatii Durata
A Activitati de management
de proiect
A1 Planificare si monitorizare Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
A1.2
Detalierea planului de lucru
si a procedurii de actualizare
a planului de lucru
Luna de implementare 1
A1.3
Stabilirea calendarului de
desfasurare a intalnirilor de
lucru
Luna de implementare 1
Luna de implementare 13
A1.4 Definire proceduri de
monitorizare Luna de implementare 1
A1.5 Managementul riscurilor Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
A1.6 Monitorizare derulare
proiect
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
A1.7 Intalniri operative
Organizare, coordonare, comunicare,
monitorizare. Stabilirea modului
eficient de comunicare in cadrul
echipei si a trasabilitatii
interactiunilor; Stabilirea modului de
comunicare cu AM si a regulilor de
arhivare a corespondentei; Stabilirea si
aplicarea procedurilor de
monitorizare, respectiv de incadrare in
graficul de activitati si de verificare a
calitatii rezultatelor obtinute conform
planului stabilit; Stabilirea modului de
analiza a derularii proiectului in scopul
prevenirii manifestarii riscurilor
identificate si pentru identificarea
altor posibile amenintari pentru buna
desfasurare a proiectului. Actualizarea
graficului activitatilor si alocarii de
sarcini si resurse, in functie de analiza
derularii proiectului si conform unei
proceduri care va fi definite in prima
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
4
etapa a proiectului; Analiza
saptamanala a indeplinirii sarcinilor
primite, efectandu-se corectiile
necesare; Verificarea saptamanala a
rezultatelor obtinute, a gradului de
indeplinire a obiectivelor, a incadrarii
in termenele stabilite; Monitorizarea
calendarului livrarilor si verificarea
calitatii serviciilor si produselor livrate
de furnizori; Suportul adecvat oferit
analistilor implicati in analiza si
proiectarea sistemului, precum si in
evaluarea calitatii solutiei realizate;
Evaluarea produselor si serviciilor,
certificandu-se incadrarea in
specificatiile prezentate in caietele de
sarcini, precum si verificarea calitatii si
cantitatii stabilite; Identificare riscuri,
impact si probabilitate de aparitie si
modalitati de raspuns in cazul in care
acestea se materializeaza; Intocmirea
minutelor; Informarea operativa
asupra stadiului de desfasurare a
activitatilor programate; Comunicarea
masurilor pentru derularea
activitatilor ulterioare
A2 Raportare Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
A2.1
Realizarea rapoartelor
intermediare pentru
evaluarea interna a modului
de derulare a proiectului
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
A2.2
Transmitere raportari catre
Autoritatea de management
si pastrarea legaturii cu
aceasta
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
A2.3
Realizarea si transmiterea
rapoartelor intermediare si
finale catre AM
Luna de implementare 6 -
Luna de implementare 24
A2.4 Realizare addendumuri, acte
aditionale si alte documente
necesare in cazul efectuarii
unor modificari fata de
Elaborarea documentelor de raportare
si monitorizare
Asigurarea documentelor suport
pentru urmarirea modului de derulare
a proiectului
Gestiunea si arhivarea
corespunzatoare a documentelor
Luna de implementare 3 -
Luna de implamentare 24
5
planul initial
A2.5
Realizarea documentelor
necesare aprobarii din partea
AM a unor activitati specifice
proiectului
Luna de implementare 3 -
Luna de implamentare 24
A3 Management financiar Luna de implementare 1 -
Luna de implamentare 24
A3.1 Evidenta primara a
documentelor financiare
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
A3.2
Realizarea rapoartelor
financiare si a documentelor
de rambursare
Luna de implementare 3
Luna de implamentare 6
Luna de implamentare 9
Luna de implamentare 12
Luna de implamentare 15
Luna de implamentare 18
Luna de implamentare 21
Luna de implamentare 24
A3.3 Urmarirea deconturilor cu
furnizorii
Luna de implementare 3 -
Luna de implamentare 24
A3.4 Realizarea operatiunilor
bancare/ cu trezoreria
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 24
A3.5 Alte activitati financiar
contabile
Asigurarea managementului financiar,
a evidentei financiar- contabile a
operatiunilor specifice proiectului
Asigurarea legaturii cu AM in
problemele financiare
Gestionarea tranzactiilor fmanciare
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 24
B Activitati
suport/organizatorice
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 7
B1 Organizarea procedurilor de
achizitie si contractare
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
B1.1 Actualizarea planului de
achizitii
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 2
B1.2
Elaborarea documentelor
specifice in conformitate cu
legislatia in vigoare pentru
achizitiile prevazute in
proiect
Realizare si actualizare plan de
achizitii; Elaborarea documentelor
specifice;
Organizarea procesului de achizitie
publica; Semnarea contractelor. Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 2
6
B1.3 Publicarea anunţurilor de
participare
Luna de implementare 1 -
Luna de implementare 2
B1.4 Organizarea comisiilor de
evaluare a ofertelor
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B1.5 Înregistrarea şi evaluarea
ofertelor
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B1.6 Comunicarea rezultatelor
procesului de evaluare
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B1.7 Semnarea contractelor cu
ofertantii selectati
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B2
Achizitia serviciilor si
echipamentelor necesare
implementarii proiectului
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B2.1 Achizitii materiale
consumabile
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 3
B2.2
Achizitie servicii realizare
materiale promotionale si
informative
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 3
B2.3
Achizitie servicii Organizare
evenimente (conferinte de
presa)
Luna de implementare 2
B2.4
Achizitie servicii de
Consultanta management de
proiect
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 3
B2.5
Achizitie echipamente,
licente informatice si servicii
necesare implementarii
sistemului informatic
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B2.6 Achizitie servicii audit
In cadrul acestei etape vor fi
achizitionate servciile si
echipamentele necesare desfasurarii
proiectului.
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 4
B3
Asigurarea infrastructurii
necesare implementării
proiectului
Luna de implementare 6 -
Luna de implementare 7
B3.1 Receptia licentelor software Luna de implementare 7
B3.1.1 Receptia licentelor de sistem
In cadrul acestei activitati furnizorii vor
livra licentele si infrastructura
hardware necesara implementarii
proiectului. De asemenea vor fi Luna de implementare 7
7
de operare pentru servere
B3.1.2 Receptia licentelor de baze
de date Luna de implementare 7
B3.1.3
Receptia licentelor de sistem
de operare pentru desktop-
uri
Luna de implementare 7
B3.1.4
Receptia licentelor de
antivirus servere,
calculatoare
Luna de implementare 7
B3.1.5 Receptia licentelor de
aplicatii - portal Luna de implementare 7
B3.1.6
Receptia licentelor de
aplicatii - management de
documente
Luna de implementare 7
B3.1.7
Receptia licentelor de
aplicatii - management de
rapoartare - Business
Inteligence
Luna de implementare 7
B3.2
Receptia echipamentelor
necesare realizarii
infrastructurii tehnice si de
securitate pentru
functionarea solutiei
informatice
Luna de implementare 6 -
Luna de implementare 7
B3.2.1 Receptie echipamente
hardware - servere aplicatii Luna de implementare 7
B3.2.2
Receptie echipamente
hardware - servere baze de
date
Luna de implementare 7
B3.2.3
Receptie echipamente
hardware - servere test si
back-up
Luna de implementare 7
B3.2.4 Receptie echipamente
hardware - firewall Luna de implementare 7
B 3.2.5 Receptie echipamente
hardware - rack
instalate si configurate de catre
furnizor.
Luna de implementare 6 -
Luna de implamentare 7
8
B3.2.6 Receptie echipamente
hardware - UPS Luna de implementare 6
B3.2.7 Receptie echipamente
hardware - Backup tape Luna de implementare 6
B3.2.8 Receptie echipamente
hardware - Desktop-uri Luna de implementare 6
B3.2.9
Receptie echipamente
hardware - Laptop cu sistem
de operare inclus
Luna de implementare 6
B3.3 Instalarea echipamentelor Luna de implementare 7
B3.4 Configurarea echipamentelor Luna de implementare 7
C Activitati de promovare,
diseminare, exploatare
Luna de implementare 2 -
Luna de implementare 24
C1 Publicare anunt de presa
privind inceperea proiectului
Se vor publica anunturi de presa in
cotidiane nationale care se bucura de
audienta ridicata. Anunturile vor
cuprinde, pe langa notificarea oficiala
a inceperii proiectului, si sinteza
tuturor informatiilor de interes public
cu privire la proiect si beneficiile
implementarii acestuia. Avantajul
major al publicarii anunturilor intr-un
cotidian cu audienta sporita, este
acela ca proiectul va putea fi prezentat
unui spectru larg de audienta.
Luna de implementare 2
C2
Postarea permanenta pe
site-ul Institutiei a
informatiilor despre evolutia
proiectului
Va fi realizata o pagina web pentru
proiect in cadrul site-ului institutiei.
Prin intermediul pagini web se va face
public progresul proiectului in timp
real, informatiile putand fi accesate de
orice persoana interesata. Pagina webl
va contine urmatoarele elemente de
informare: denumirea proiectului si a
beneficiarului de finantare, Sigla
Uniunii Europene, Sigla Guvernului
României şi sigla Instrumentelor
Structurale în România.
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
9
C3
Organizare Conferinta de
presa privind inceperea
proiectului
Conferinta de presa va avea ca scop,
pe langa lansarea oficiala a proiectului
si prezentarea pe larg a obiectivelor
asumate, a structurii si planului de
proiect si, nu in ultimul rand, a
plusvalorii adaugate prin finalizarea cu
succes a acestuia. In vederea
raspandirii cat mai eficiente a
informatiei, la eveniment, vor fi
invitati reprezentanti ai tuturor
categoriilor de parteneri.
Luna de implementare 3
C4
Realizare machete pentru
afise, pliante, etichete,
bannere.
Activitatea presupune realizarea de
modele pentru: afise, mape, pliante,
etichete, bannere care vor fi transmise
spre verificare a acuratetii
informaţiilor legate de UE si
respectarea regulilor cu privire la
identitatea vizuala Autoritatii de
Management.
Luna de implementare 3
C5 Tiparire si difuzare de afise,
pliante, etichete, bannere.
Activitatea presupune realizarea de
modele pentru materialele
informative care vor fi folosite in
cadrul proiectului si care vor fi
transmise spre verificare a acuratetii
informaţiilor legate de UE si
respectarea regulilor cu privire la
identitatea vizuala Autoritatii de
Management.
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C5.1 Tiparire si difuzare de afise
Vor fi editate afise cu informaţii
privind finanţatorul, scopul,
obiectivele, activitaţile şi rezultatele
estimate ale proiectului. Aceste afise
vor fi postate la sediile institutiilor
implicate in proiect si la evenimentele
organizate
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C5.2 Tiparire si difuzare de mape
Vor fi realizate mape plastifiate care
vor fi distribuite participantilor in
cadrul conferintelor.
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C5.3 Tiparire si difuzare de pliante
Pe baza machetelor realizate vor fi
tiparite brosurile. Acestea vor fi
difuzate in cadrul evenimentelor
organizate in cadrul proiectului si la
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
10
sediile institutiilor implicate in proiect
C5.4 Tiparire si difuzare de
etichete
Pe fiecare dintre echipamentele
achizitionate in proiect se va ataşa o
eticheta autocolanta care va avea
elementele de identitate vizuala.
Autocolantele vor fi plasate pe partea
cea mai vizibila pentru public a
obiectelor respective.
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C5.5 Tiparire si difuzare de
bannere
Vor fi realizate bannere care vor fi
postate in cadrul institutiilor implicate
in proiect la nivel local care vor
prezenta informatii privind sursa de
finantare, partenerii, titlul proiectului.
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C6
Realizare si difuzare in cadrul
conferintelor de lansare si
finalizare proiect de Memory
stick-uri egalitate de sanse si
dezvoltare durabila
Vor fi realizate si difuzate momory
stick-uri cu informatii privind
egalitatea de sanse si dezvoltarea
durabila
Luna de implementare 3 -
Luna de implementare 24
C7
Organizare Conferinta de
presa privind finalizarea
proiectului
Se va organiza o conferinţa finala de
analiza şi diseminare a rezultatelor
proiectului, a recomandarilor pentru
viitor.
Luna de implementare 24
C8 Publicare anunt de presa
privind finalizarea proiectului
Se vor publica anunturi de presa in
cotidiane nationale cu privire la
finalizarea proiectului si rezultatele
acestuia.
Luna de implementare 24
D Activitati de implementare,
optimizare si instruire
Luna de implementare 5-
Luna de implementare 21
D1
Analiza activitatii Institutiei
Prefectului Iasi si a fluxurilor
informationale existente la
momentul startarii
proiectului
Aceasta activitate presupune
identificarea si analizarea fluxurilor
informationale specifice
managementului de documente si de
rapoartare existent in cadrul Institutiei
Prefectului Iasi. In urma analizei
realizate, furnizorul va recomanda
solutii de optimizare a fluxurilor
informationale aferente activitatilor
de gestiune a documentelor si de
raportare
Luna de implementare 5 -
Luna de implementare 6
11
D1.1
Interviuri realizate de
furnizor cu persoane
relevante din grupul tinta al
proiectului
Scopul interviurilor realizate de
furnizor cu persoanele relevante din
grupul tinta este acela de colectare a
tuturor cerintelor in legatura cu aria
de cuprindere a sistemului informatic.
Interviurile se vor realiza pe baza unor
chestionare elaborate de catre
furnizorul solutiei informatice.
Luna de implementare 5 -
Luna de implementare 6
D1.2 Intocmire documentatie de
analiza
In aceasta subactivitate furnizorul va
redacta documentatia de analiza care
va sta la baza implementarii sistemului
informatic. Cerintele colectate in faza
interviurilor sunt grupate si mapate la
functionalitatea sistemului ce va fi
implementat, scopul fiind acela de a
acoperi toate activitatile efectuate de
utilizatori. Pentru fiecare departament
se completează lista activităţilor şi se
întocmeşte fluxul de activităti.Pentru
fiecare activitate se inregistreaza:
• obiectivele activităţii
• utilizatorii activitătii
• constrangeri
• legaturile cu alte activităţi
• cerinţe specifice; se includ cerinţe de
configurare şi parametrizare
• date de intrare
• date de ieşire
• rapoarte utilizate pentru comunicare
în cadrul departamentului,
comunicare între departamente,
comunicare în afara institutiei,
arhivare (pastrare istoric) in format
hartie
In cadrul documentatiei de analiza,
furnizorul va propune solutii de
optimizare a fluxurilor informationale
specifice activitatilor de gestiune a
resurselor financiare, materiale si
umane.
Luna de implementare 6
D2
Dezvoltarea si
implementarea sistemelor
informatice (Portal,
Management de documente
In cadrul acestei activitati se va realiza
implementarea sistemelor informatice
in scopul eficientizarii si optimizarii
activitatilor legate de managementul
documentelor si de raportare din
Luna de implementare 7 -
Luna de implementare 21
12
si management de raportare) cadrul Institutiei Prefectului Iasi
D2.1
Dezvoltare functionalitati
specifice Institutiei
Prefectului Iasi identificate in
cadrul analizei
In cadrul acestei activitati vor fi
dezvoltate noi functionalitati ale
sistemelor care vor pune in practica
recomandarile de optimizare a
fluxurilor informationale oferite de
catre furnizor si agreate de catre
Institutia Prefectului Iasi.
Luna de implementare 11
D2.2
Instalarea sistemelor
informatice si configurarea
acestora conform cerintelor
identificate in cadrul analizei
Etapa de instalare si configurare va fi
pregatita de echipa de proiect a
furnizorului. Echipa acestuia va instala
si configura mai intai aplicatiile pe
server apoi pe fiecare statie de lucru a
utilizatorilor din grupul tinta.
Luna de implementare 10
D2.3
Testarea componentelor
aplicative si a fluxurilor
informationale optimizate in
sistemele informatice
implementate
In cadrul acestei subactivitati se vor
realiza teste de acceptanta, de catre o
echipa comuna formata din personal
al Institutiei Prefectului Iasi si personal
al furnizorului sistemului informatic. In
aceasta perioada se vor identifica si
corecta eventualele neconformitati ale
sistemului informatic fata de analiza
efectuata.
Luna de implementare 11
D3
Realizarea cursurilor de
instruire pentru utilizarea si
administrarea eficienta a
sistemelor informatice
implementate
In cadrul acestei activitati vor fi
realizate cursurile de utilizare si de
administrare a sistemului informatic
implementat. Furnizorul sistemului
informatic va asigura suportul de curs
si instructorii care vor sustine
cursurile. Cursurile se vor desfasura
intr-o sala pusa la dispozitie de catre
Institutia Prefectului Iasi.
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 15
D3.1
Participarea utilizatorilor la
cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de
management de documente
In cadrul acestei activitati furnizorul
sistemului informatic va sustine
cursurile de utilizare a sistemului
informatic implementat. Cursurile se
vor finaliza cu examinarea
participantilor, de catre o comisie
comuna formata din experti ai
furnizorului si specialisti ai Institutiei
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 15
13
Prefectului Iasi. In urma examinarii,
persoanele care vor trece testele vor
primi diploma de absolvire a
cursurilor, care le va permite sa
utilizeze sistemul informatic in conditii
optime.
D3.2
Participarea utilizatorilor la
cursuri de instruire TIC -
sistem informatic managerial
de raportare
In cadrul acestei activitati furnizorul
sistemului informatic va sustine
cursurile de utilizare a sistemului
informatic implementat. Cursurile se
vor finaliza cu examinarea
participantilor, de catre o comisie
comuna formata din experti ai
furnizorului si specialisti ai Institutiei
Prefectului Iasi. In urma examinarii,
persoanele care vor trece testele vor
primi diploma de absolvire a
cursurilor, care le va permite sa
utilizeze sistemul informatic in conditii
optime.
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 15
D3.3
Participarea utilizatorilor la
cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de tip
Portal
In cadrul acestei activitati furnizorul
sistemului informatic va sustine
cursurile de utilizare a sistemului
informatic implementat. Cursurile se
vor finaliza cu examinarea
participantilor, de catre o comisie
comuna formata din experti ai
furnizorului si specialisti ai Institutiei
Prefectului Iasi. In urma examinarii,
persoanele care vor trece testele vor
primi diploma de absolvire a
cursurilor, care le va permite sa
utilizeze sistemul informatic in conditii
optime.
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 15
D3.4
Participarea administratorilor
la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de
management de documente
In cadrul acestei activitati, furnizorul
extern contractat va asigura instruirea
administratorilor sistemtului
informatic de management de
documente.
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 13
D3.5 Participarea administratorilor
la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic managerial
In cadrul acestei activitati, furnizorul
extern contractat va asigura instruirea
administratorilor sistemului informatic
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 13
14
de raportare managerial de raportare.
D3.6
Participarea administratorilor
la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de tip
Portal
In cadrul acestei activitati, furnizorul
extern contractat va asigura instruirea
administratorilor sistemului
informatic de tip Portal.
Luna de implementare 12
-
Luna de implementare 13
D4
Asistenta tehnica in vederea
sustinerii programelor
informatice implementate
In aceasta etapa se va asigura
asistenta tehnica la cererea
utilizatorilor pentru rezolvarea
diverselor probleme intampinate in
derularea activitatii, pentru obtinerea
de situatii cu un grad ridicat de
dificultate si pentru desfasurarea unor
activitati cu grad mic de repetabilitate
(schimbari in organigrama, etc).
Luna de implementare 16
-
Luna de implementare 21
D5
Coordonare implementare
sistem informatic de catre
furnizor
Activitatea de coordonare a
implementarii sistemului informatic de
catre furnizorul solutiei consta in
desemnarea unei persoane care sa
gestioneze alocarea activitatilor
membrilor echipei de proiect a
furnizorului, monitorizarea
implementarii sistemului informatic,
raportarea catre Institutia Prefectului
Iasi, mentinerea legaturii permanente
cu echipa Institutiei
Luna de implementare 5 -
Luna de implementare 21
E Auditul proiectului Luna de implementare 5 -
Luna de implementare 24
E1 Auditare financiara
intermediara a proiectului
In cadrul acestei activitati auditorul
extern va realiza verificarea
documentelor financiare cu ocazia
cererilor de rambursare depuse.
Luna de implementare 5
Luna de implementare 10
Luna de implementare 15
Luna de implementare 20
E2 Auditare privind activitatile
proiectului
In cadrul acestei activitati auditorul
extern va realiza verificarea
activitatilor realizate in cadrul
proiectului.
Luna de implementare 24
E3 Auditare financiara finala a
proiectului
In cadrul acestei activitati auditorul
extern va realiza verificarea
documentelor financiare la finalul
proiectului.
Luna de implementare 24
16
5. GRAFICUL DE IMPLEMENTARE AL PROIECTULUI
An de implementare 1 An de implementare 2
Nr.
Crt Activitate 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A Activitati de management de proiect
A1 Planificare si monitorizare
A1.2
Detalierea planului de lucru si a procedurii de actualizare a
planului de lucru
A1.3 Stabilirea calendarului de desfasurare a intalnirilor de lucru
A1.4 Definire proceduri de monitorizare
A1.5 Managementul riscurilor
A1.6 Monitorizare derulare proiect
A1.7 Intalniri operative
A2 Raportare
A2.1
Realizarea rapoartelor intermediare pentru evaluarea interna
a modului de derulare a proiectului
A2.2
Transmitere raportari catre Autoritatea de management si
pastrarea legaturii cu aceasta
A2.3
Realizarea si transmiterea rapoartelor intermediare si finale
catre AM
17
A2.4
Realizare addendumuri, acte aditionale si alte documente
necesare in cazul efectuarii unor modificari fata de planul
initial
A2.5
Realizarea documentelor necesare aprobarii din partea AM a
unor activitati specifice proiectului
A3 Management financiar
A3.1 Evidenta primara a documentelor financiare
A3.2
Realizarea rapoartelor financiare si a documentelor de
rambursare
A3.3 Urmarirea deconturilor cu furnizorii
A3.4 Realizarea operatiunilor bancare/ cu trezoreria
A3.5 Alte activitati financiar contabile
B Activitati suport/organizatorice
B1 Organizarea procedurilor de achizitie si contractare
B1.1 Actualizarea planului de achizitii
B1.2
Elaborarea documentelor specifice in conformitate cu
legislatia in vigoare pentru achizitiile prevazute in proiect
B1.3 Publicarea anunţurilor de participare
B1.4 Organizarea comisiilor de evaluare a ofertelor
B1.5 Înregistrarea şi evaluarea ofertelor
B1.6 Comunicarea rezultatelor procesului de evaluare
18
B1.7 Semnarea contractelor cu ofertantii selectati
B2
Achizitia serviciilor si echipamentelor necesare
implementarii proiectului
B2.1 Achizitii materiale consumabile
B2.2
Achizitie servicii realizare materiale promotionale si
informative
B2.3 Achizitie servicii Organizare evenimente (conferinte de presa)
B2.4 Achizitie servicii de Consultanta management de proiect
B2.5
Achizitie echipamente, licente informatice si servicii necesare
implementarii sistemului informatic
B2.6 Achizitie servicii audit
B3
Asigurarea infrastructurii necesare implementării
proiectului
B3.1 Receptia licentelor software
B3.1.1 Receptia licentelor de sistem de operare pentru servere
B3.1.2 Receptia licentelor de baze de date
B3.1.3 Receptia licentelor de sistem de operare pentru desktop-uri
B3.1.4 Receptia licentelor de antivirus servere, calculatoare
B3.1.5 Receptia licentelor de aplicatii - portal
B3.1.6 Receptia licentelor de aplicatii - management de documente
B3.1.7 Receptia licentelor de aplicatii - management de rapoartare -
19
Business Inteligence
B3.2
Receptia echipamentelor necesare realizarii infrastructurii
tehnice si de securitate pentru functionarea solutiei
informatice
B3.2.1 Receptie echipamente hardware - servere aplicatii
B3.2.2 Receptie echipamente hardware - servere baze de date
B3.2.3 Receptie echipamente hardware - servere test si back-up
B3.2.4 Receptie echipamente hardware - firewall
B3.2.5 Receptie echipamente hardware - rack
B3.2.6 Receptie echipamente hardware - UPS
B3.2.7 Receptie echipamente hardware - Backup tape
B3.2.8 Receptie echipamente hardware - Desktop-uri
B3.2.9
Receptie echipamente hardware - Laptop cu sistem de
operare inclus
B3.3 Instalarea echipamentelor
B3.4 Configurarea echipamentelor
C Activitati de promovare, diseminare, exploatare
C1 Publicare anunt de presa privind inceperea proiectului
C2
Postarea permanenta pe site-ul Institutiei a informatiilor
despre evolutia proiectului
C3 Organizare Conferinta de presa privind inceperea proiectului
20
C4 Realizare machete pentru afise, pliante, etichete, bannere.
C5 Tiparire si difuzare de afise, pliante, etichete, bannere.
C5.1 Tiparire si difuzare de afise
C5.2 Tiparire si difuzare de mape
C5.3 Tiparire si difuzare de pliante
C5.4 Tiparire si difuzare de etichete
C5.5 Tiparire si difuzare de bannere
C6
Realizare si difuzare in cadrul conferintelor de lansare si
finalizare proiect de Memory stick-uri egalitate de sanse si
dezvoltare durabila
C7 Organizare Conferinta de presa privind finalizarea proiectului
C8 Publicare anunt de presa privind finalizarea proiectului
D Activitati de implementare, optimizare si instruire
D1
Analiza activitatii Institutiei Prefectului Iasi si a fluxurilor
informationale existente la momentul startarii proiectului
D1.1
Interviuri realizate de furnizor cu persoane relevante din
grupul tinta al proiectului
D1.2 Intocmire documentatie de analiza
D2
Dezvoltarea si implementarea sistemelor informatice (Portal,
Management de documente si management de raportare)
D2.1 Dezvoltare functionalitati specifice Institutiei Prefectului Iasi
21
identificate in cadrul analizei
D2.2
Instalarea sistemelor informatice si configurarea acestora
conform cerintelor identificate in cadrul analizei
D2.3
Testarea componentelor aplicative si a fluxurilor
informationale optimizate in sistemele informatice
implementate
D3
Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si
administrarea eficienta a sistemelor informatice
implementate
D3.1
Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem
informatic de management de documente
D3.2
Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem
informatic managerial de raportare
D3.3
Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem
informatic de tip Portal
D3.4
Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de management de documente
D3.5
Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic managerial de raportare
D3.6
Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC -
sistem informatic de tip Portal
D4
Asistenta tehnica in vederea sustinerii programelor
informatice implementate
D5 Coordonare implementare sistem informatic de catre
22
furnizor
E Auditul proiectului
E1 Auditare financiara intermediara a proiectului
E2 Auditare privind activitatile proiectului
E3 Auditare financiara finala a proiectului
23
6. REZULTATELE ESTIMATE ALE PROIECTULUI
Principalele rezultate urmărite de proiect se referă la îmbunătăţirea cadrului de lucru cu privire la integrarea informatională, a activitătilor decizionale, a gestionării documentelor şi fluxurilor de lucru, a serviciilor publice oferite asigurându-se astfel premisele pentru trecerea la societatea bazată pe cunoastere şi la guvernarea electronică.
În conformitate cu problemele prezentate şi cu nevoile grupului tintă, asa cum au fost prezentate, au fost definite obiectivele specifice şi activitătile (Activităţi şi graficul de implementare) necesare realizării obiectivului general. Astfel, au fost identificate principalele probleme care urmează să fie rezolvate cu prioritate prin acest proiect, respectiv: reducerea proceselor birocratice, asigurarea unui management informational integrat şi eficientizarea comunicării interne şi externe, lărgirea şi îmbunătăţirea gamei de servicii publice precum şi cresterea competenţelor profesionale pentru utilizarea eficientă a TIC şi a unor sisteme avansate. Pentru solutionarea acestor cerinte se urmăreşte obţinerea următoarelor rezultate concrete:
Nr. Crt Activitate Rezultate
A Activitati de management de proiect
A1 Planificare si monitorizare
Plan comunicare.
Strategie realizata.
Proceduri de monitorizare.
Raport receptie produse/servicii.
Grafic realizare
A2 Raportare
Rapoarte progres.
Raport final.
Documente pentru diferite aprobari.
A3 Management financiar Rapoarte financiare.
Situatii evident contabila
B Activitati suport/organizatorice
B1 Organizarea procedurilor de achizitie
si contractare
Proceduri achizitii.
Plan achizitii actualizat.
Documente de achizitii
B2 Achizitia serviciilor si echipamentelor
necesare implementarii proiectului
Servicii necesare implementarii
contractate
24
B3 Asigurarea infrastructurii necesare
implementării proiectului
Echipamente hardware si software
receptionate:
- 5 licente de sistem de operare pentru
servere livrate si instalate
- 47 licente de baze de date livrate si
instalate
- 40 licente de sistem de operare pentru
desktop-uri livrate si instalate
- 45 licente de antivirus pentru servere si
calculatoare livrate si instalate
- 1 licenta portal livrata si instalata
- 47 licente de aplicatii - managementul
documentelor si instalate
- 25 licente de aplicatii - management de
rapoartare si instalate
- 3 servere de aplicatii livrate, instalate si
functionale
- 1 server de baze de date, instalat si
functional
- 1 server de test si back-up livrat, instalat
si functional
- 1 firewall livrat, instalat si functional
- 1 rack livrat, livrat, instalat si functional
- 1 UPS livrat, instalat si functional
- 1 back-up tape livrat, intalat si
functional
- 40 desktop-uri instalate si functionale
- 1 laptop instalat si functional
C Activitati de promovare, diseminare,
exploatare
- 3 Anunturi de presa publicate in
cotidiane nationale privind startarea
proiectului
- 1 conferinta de presa initiala organizata
pentru startarea proiectului
- informatii diseminate pe site-ul
institutiei periodic
- 50 afise difuzate
- 100 mape distribuite
- 400 pliante distribuite
- 12 etichete autocolante aplicate
- 100 bannere difuzate
- 50 memory stick-uri distribuite
25
- 1 conferinta de presa initiala organizata
pentru diseminare rezultate
- 3 Anunturi de presa publicate in
cotidiane nationale privind finalziarea
proiectului
D Activitati de implementare,
optimizare si instruire
D1
Analiza activitatii Institutiei
Prefectului Iasi si a fluxurilor
informationale existente la momentul
startarii proiectului
1 raport de analiza a sistemului intocmit
D2
Dezvoltarea si implementarea
sistemelor informatice (Portal,
Management de documente si
management de raportare)
D2.1
Dezvoltare functionalitati specifice
Institutiei Prefectului Iasi identificate
in cadrul analizei
- functionalitati specifice dezvoltare
D2.2
Instalarea sistemelor informatice si
configurarea acestora conform
cerintelor identificate in cadrul
analizei
- sisteme informatice instalate si
configurate conform cerintele
identificate in analiza
D2.3
Testarea componentelor aplicative si
a fluxurilor informationale optimizate
in sistemele informatice
implementate
- sisteme informatice testate si
functionale
- 3 rapoarte de implementare ale
sistemleor informatice intocmite si
validate cu furnizorul selectat
D3
Realizarea cursurilor de instruire
pentru utilizarea si administrarea
eficienta a sistemelor informatice
implementate
- 66 utilizatori finali instruiti privind
folosirea sistemului informatic de
management de documente si portal
- 25 utilizatori finali instruiti privind
folosirea sistemului informatic
managerial de raportare
- 2 administratori de sistem instruiti in
administrarea sistemului informatic de
management de documente,
administrarea sistemului informatic
managerial de raportare si administrarea
26
sistemului informatic de tip portal
D4
Asistenta tehnica in vederea sustinerii
programelor informatice
implementate
- 6 rapoarte lunare de asistenta tehnica
privind buna functionare a sistemelor
implementate
D5 Coordonare implementare sistem
informatic de catre furnizor
- proiect implementat corespunzator din
punct de vedere al solutiei informatice
E Auditul proiectului
E1 Auditare financiara intermediara a
proiectului
Raport de audit financiar intermediar
elaborat
E2 Auditare privind activitatile
proiectului Raport de audit al activităţilor elaborat
E3 Auditare financiara finala a
proiectului Raport de audit final elaborat
Beneficiile proiectului pot fi privite prin prisma rezultatelor, astfel: • Îmbunătăţirea calităţii serviciilor publice oferite la nivelul judetului Iaşi, prin
reducerea solicitărilor de informaţii publice adresate de către cetăţeni, datorată posibilităţii acestora de a accesa o parte din informaţiile dorite prin intermediul portalului asigurându-se o reală transparenţă a actului administrativ;
• Reducerea timpului de soluţionare a petiţiilor/solicitărilor cetăţenilor, datorată circulaţiei documentelor prin intermediul sistemelor online de lucru şi semnalarea automată a apropierii termenului limită pentru fiecare sarcină şi pentru fiecare angajat;
• Obţinerea unui serviciu de relaţii cu publicul modern, de calitate, transparent, flexibil şi a unui sistem de comunicare eficient instituţie-cetăţean;
Prezentul proiect care ar fi un real succes la nivelul judetului Iaşi, va constitui un exemplu de bună practică pentru celelalte instituţii ale prefectului din ţară şi care în mare parte se confruntă cu aceleaşi probleme.
III. PREZENTAREA ACHIZITIE DE SERVICII DE CONSULTANŢĂ PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT 1.TERMENI UTILIZAŢI: In prezenta documentaţie descriptivă se vor utiliza următorii termeni: autoritatea contractantă se denumeşte ACHIZITOR iar ofertantul se denumeşte PRESTATOR si constituie părţile contractuale.
27
2. OBIECTUL CONTRACTULUI Obiectul contractului este reprezentat de servicii de consultanţă pentru management de proiect în vederea asigurării implementarii cu succes a proiectului ”Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei serviciilor publice oferite cetăţenilor judeţului Iaşi, prin dezvoltarea capacităţii de gestionare a informaţiei la nivelul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi şi facilitarea comunicării inter – instituţionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic)” /SMIS 37734. Se vor avea în vedere toate aspectele legate de derularea activităţilor proiectului, în vederea implementării în cele mai bune condiţii a acestuia şi pentru asigurarea documentelor pe care beneiciarul trebuie să le pună la dispoziţia finanţatorului. 3. LOCUL DE PRESTARE A CONTRACTULUI
Serviciile desfasurate in cadrul contractului de consultanta se desfasoara la următoarele sedii:
- sediul principal - sediul Instituţiei Prefectului - Judeţul Iaşi; - sediul secundar - sediul prestatorului. Derularea contractului de servicii de consultanţă privind gestionarea proiectului va
presupune deplasări la sediul principal. În cazul deplasărilor pe teren, prestatorul trebuie să asigure pentru echipa sa, pe
toată durata deplasărilor, întreaga logistică şi echipamentul necesar. Costurile implicate de aceste activităţi sunt considerate ca incluse în preţul contractului.
Costurile cu consumabilele legate de redactarea, multiplicarea şi transmiterea documentaţiei, precum şi ale oricăror materiale, rapoarte, etc. elaborate de experţi sunt considerate ca incluse în preţul contractului.
4. DURATA CONTRACTULUI
Valabilitatea contractului începe la data semnării acestuia de către ambele părţi. Executarea obligaţiilor contractuale de către prestator se va realiza în perioada de
implementare a contractului de finanţare, respectiv de la data semnării contractului şi până la data de 29.01.2014. 5. PLĂŢI
Plăţile se vor face în maxim 15 zile de la data la care sumele sunt disponibile în contul evidenţiat al proiectului.
Prestatorul va emite facturi lunare in baza activitatilor implementare conform graficului de implementare. Facturile vor fi confirmate de către achizitor în conformitate cu rapoartele primite.
Valoarea facturii lunare se calculeaza ca raport intre valoarea totala a contractului si numarul de luni de contract.
Valoarea totala a facturilor nu poate depasi valoarea contractului. 6. SPECIFICAŢII TEHNICE OBLIGATORII PENTRU FIRMA DE CONSULTANTA
28
Activităţile desfasurate de prestator, parte integrantă a serviciilor de management al proiectului constau în coordonarea tuturor operaţiunilor aferente implementării astfel încât acestea să se desfăşoare în condiţii optime şi să se încadreze în termenele prestabilite. Echipa de management a proiectului contractactă va avea atribuţii pe partea juridică, financiară, de realizare a achiziţiilor publice şi de informare şi publicitate şi va întreţine o relaţie continuă cu achizitorul serviciilor pe toată perioada de implementare a obiectivului de investiţie.
Pentru a efectua cu succes activităţile de management al proiectului, consultantul
(prestatorul) trebuie să-şi însuşească informaţiile cuprinse în Cererea de finanţare şi să respecte normele şi recomandările emise de Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative. Pe baza prevederilor din Cererea de Finanţare, consultantul va planifica şi raporta achizitorului de servicii etapele de implementare şi realizarea lor. Rezultatele finale sunt supuse analizei şi evaluării echipei de proiect formată în cadrul instituţiei achizitorului de servicii, care va da acceptul final în ipostaza conformităţii activităţilor cu graficul de timp şi bugetul alocat.
6.1. În mod concret, în vederea asigurării unui management al proiectului
performant, ofertantul selectat va realiza următoarele activităţi: a. Va stabili şi propune etapele ce vor fi parcurse pentru realizarea activităţilor, în vederea îndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referinţă. Va anticipa rezultatele obţinute şi stabili documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate în parte. Aceste activităţi vor fi realizate după cum urmează: � se va întocmi o strategie de implementare şi un plan de comunicare cu achizitorul
de servicii; � se vor stabili procedurile interne de monitorizare şi cele cu privire la raportările
către Autoritatea de Management a Programului şi către achizitorul de servicii;
b. Va organiza şi planifica în timp activităţile pe durata contractului. În cadrul acestui demers: � vor fi planificate activităţile şi etapele în cadrul procesului de implementare din
punct de vedere al succesiunii şi duratei acestora, luându-se în considerare şi timpul necesar pentru mobilizare (grafic Gantt);
� se va urmări gradul de îndeplinire a activităţilor conform graficului de activităţi al proiectului şi se va informa în scris Autoritatea de Management cu privire la orice întârziere în derularea proiectului. Se vor emite propuneri clare de remediere şi readucere a graficului activităţilor în parametrii iniţiali;
� va fi monitorizat din punct de vedere cantitativ şi calitativ proiectul cu respectarea şi încadrarea în bugetul proiectului şi în graficul de activităţi al acestuia;
� va acorda asistenţă în vederea întocmirii actelor adiţionale la contractul cu instituţia finanţatoare: întocmirea documentaţiei necesare pentru modificări ale activităţilor, realocări de sume între liniile bugetare din bugetul proiectului, schimbarea termenului de execuţie, schimbare datelor de identificare a beneficiarului (sediul social, înlocuirea reprezentantului legal, schimbarea contului bancar);
29
� va evidenţia momentele semnificative ale proiectului şi utilizarea resurselor pentru fiecare etapă, în raport cu necesitatea atingerii rezultatelor;
� va monitoriza activităţile tuturor prestatorilor implicaţi în proiect cu respectarea şi încadrarea în bugetul proiectului şi în graficul de activităţi al acestuia;
� va urmări termenele de livrare a rezultatelor proiectului, a documentelor oficiale şi de efectuare a plăţilor şi notificarea în timp util a echipei de proiect în acest sens;
� va notifica în scris în timp util echipa de proiect a achizitorului cu privire la eventualele nereguli înregistrate şi abateri privind activitatea prestatorilor şi vor fi elaborate propuneri de soluţionare a acestora;
� va gestiona eventualele modificări sau situaţii neprevăzute în scopul aprobării şi decontării serviciilor prestate/bunurilor furnizate de către Autoritatea de Management;
� va realiza un plan de management al riscurilor (vor fi identificate, descrise şi argumentate riscurile) care pot afecta execuţia contractului şi prezentat în cadrul ofertei;
� va emite recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate respectând-se profilul activităţilor descrise prin proiect;
� va elabora rapoarte lunare privind progresul proiectului din punct de vedere cantitativ şi calitativ, care să cuprindă descrierea evoluţiei activităţilor tuturor părţilor implicate în implementarea proiectului (beneficiarul reprezentat prin echipa de proiect internă, echipa de proiect contractată (consultantul), furnizorii de bunuri respectiv prestatorii de servicii, Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative).
c. Va defini atribuţiile şi responsabilităţile experţilor pentru îndeplinirea în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate. Echipa de management a proiectului contractată va fi formată din:
- Manager de proiect – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • gestioneaza relatia cu solicitantul; • planifica, urmareste si raporteaza solicitantului, etapele de implementare ale
proiectului si realizarea lor; • coordoneaza implementarea proiectului, avand in vedere derularea in conditii
optime a proiectului si incadrarea in termenele prestabilite; • contribuie la intocmirea documentatiilor de atribuire pt celelalte achizitii din
proiect • centralizeaza raportarile membrilor echipei proprii si elaboreaza raportul de
status al proiectului ce trebuie aprobat de managerul de proiect al echipei solicitantului;
- Responsabil juridic - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • Intocmeste documentele specifice implementarii proiectului in conformitate cu
legislatia in vigoare; • Ofera consultanta solicitantului in vederea respectarii procedurilor aplicabile si
legislatiei in vigoare, pe parcursul implementarii proiectului; - Responsabil financiar – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt:
30
• Informeaza solicitantul si ceilalti membri ai echipei de implementare in legatura cu procedurile care trebuie respectate pe perioada implementarii proiectului;
• Intocmeste si valideaza impreuna cu Managerul de proiect din partea Solicitantului raportarile financiare, aferente activitatilor desfasurate in cadrul proiectului;
- Specialist achizitii publice – atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: - ofera angajatorului consultanta specializata cu privire la achizitiile publice
aferente proiectului; - participa la desfăsurarea tuturor procedurilor de achiziţie publica desfasurate în
cadrul proiectului; - participa la toate etapele procedurilor de achizitie publica - intocmeste si trimite spre avizare angajatorului, documentatiile specifice
procedurilor de achizitie publica (fisa de date a achizitiei, caietul de sarcini, proiectul de contract, etc.) desfasurate în cadrul derularii proiectului;
- la solicitarea angajatorului acesta va corecta/modifica/actualiza documentatia de atribuire in timp util pentru implementarea procedurii;
- participa la evaluarea si selectia ofertelor; - contribuie la gestionarea contractelor cu ceilalti furnizori selectati.
- Specialist IT - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: • ofera solutiile tehnice, specifice IT, pentru proiectul in cauza; • avizeaza, din punct de vedere tehnic, echipamentele hardware si software livrate
de terti; - Responsabil informare si publicitate - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt:
- asigură păstrarea confidenţialităţii activităţilor şi a documentelor realizate în cadrul proiectului;
- asigură şi răspunde pentru respectarea cerinţelor de informare şi publicitate prevăzute în contractul de finanţare şi alte documente aplicabile;
- avizează, din punctul de vedere al conformităţii cu documentele relevante, materialele de informare şi publicitate prevăzute în proiect, pe care le supune aprobării solicitantului;
- respectă graficului de activităţi aprobat şi asigură derularea continuă şi fără probleme a activităţilor specifice;
- asigură aplicarea schimbărilor aprobate de managerul general; - organizează şi participă la evenimentele de promovare din cadrul proiectului
(conferinţe, seminarii); - selectează informaţiile necesare şi redactează rapoarte pentru subiectele
solicitate; - consemnează în rapoartele de progres trimestriale rezultatele activităţii de
monitorizare şi evaluare; - asigură conformitatea cu politicile Uniunii Europene şi naţionale privind
informarea şi publicitatea; - utilizează cele mai bune practici în domeniul vizat, cu respectarea legislaţiei
comunitare şi naţionale în vigoare.
31
6.2. Va stabili modul de alocare a zilelor de lucru pentru experţi, pe întreaga perioadă de derulare a contractului: � alocarea zilelor de lucru se va realiza conform activităţilor şi etapelor descrise în
graficul de realizare a proiectului; � activităţile vor fi împărţite în funcţie de etapele şi caracterul acţiunilor ce trebuie
întreprinse pentru realizarea cu succes a lor. Timpul acordat unei anumite etape va fi alocat în mod proporţional fiecărui expert (juridic, financiar, specialist achiziţii, specialist IT, manager de proiect, responsabil informare şi publicitate) în funcţie de caracteristicile acţiunilor ce trebuie întreprinse pentru finalizarea fazei în cauză.
6.3.. Va prezenta facilităţile suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) disponibile pentru realizara activităţilor propuse. Cerinţele minime în ceea ce priveşte facilităţile suport constau în dovedirea disponibilizării următoarelor resurse: - calculatoare şi/sau laptop-uri; - telefon; - fax; - conexiune la Internet; - fotocopiator multifunctional; - aparat foto; - autoturism.
7. OBLIGAŢIILE PRESTATORULUI
Prestatorul va avea urmatoare obligaţii: - de a întocmi dosarele fiecărei activităţi, conţinând documentele care reflectă modul
de desfăşurare a acestora, întocmite în conformitate cu prevederile manualului de implementare accesibil pesite-ul Autorităţii de Management;
- de a întocmi rapoartele şi cererile de rambursare în conformitate cu manualul de implementare accesibil pe site-ul Autorităţii de Management;
- analiza și corelarea documentelor legate de proiectul de finanţare; - cunoaşterea legislaţiei în vigoare privind instrumentele structurale şi implementarea
proiectului, inclusiv a Instrucţiunilor de prefinanţare şi rambursare a cheltuielilor; - păstrarea confidenţialităţii cu privire la datele şi informaţiile la care are acces în
vederea îndeplinirii obligaţiilor contractuale ce îi revin; - consultantul va acţiona, în orice moment în care îndeplineşte sarcini sau îşi exercită
atribuţiile specifice prin contract, în interesul Beneficiarului; - asigurarea disponibilităţii experţilor pe întreaga durată de derulare a proiectului,
pentru desfăşurarea activităţilor contractate, la termenele stabilite de comun acord; - participarea la activităţile şi evenimentele derulate pe parcursul implementării
proiectului; - participarea la vizitele de monitorizare şi de verificare efectuate de Organismul
Intermediar/Autoritatea de Management sau alte organisme cu drept de control pe parcursul perioadei de implementare a proiectului;
- consultantul va asigura şi promova egalitatea de şanse şi de tratament între angajaţii femei şi bărbaţi, în cadrul relaţiilor de muncă de orice fel, inclusiv prin introducerea
32
de măsuri şi dispoziţii pentru interzicerea discriminărilor bazate pe criterii de sex, apartenenţă la grupuri minoritare, rasă, religie, dizabilităţi, precum şi păstrarea şi motivarea angajaţilor performanţi şi tratamentul corect şi echitabil al fiecărui angajat;
- consultantul va menţine un contract permanent cu achizitorul, cu coordonatorul proiectului şi cu echipa de implementare a proiectului din partea Autorităţii contractante;
- consultantul va menţine legătura cu prestatorii implicaţi în proiect pentru a asigura buna implementare a proiectului și pentru monitorizarea progresului acestuia;
- asigura desfasura activitatilor membrilor echipei de management a proiectului contractată, conform atributiilor si responsabilitatilor enumerate la punctul III.
8. MONITORIZAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA
Monitorizarea activitatii firmei care va furniza serviciile de consultanta pentru management de proiect va fi realizata de către autoritatea contractanta prin analizarea tuturor documentelor transmise de acesta (rapoarte pe activitati, rapoarte trimestriale, rapoarte finale, documentaţie de rambursare) urmărindu-se ca acestea să fie complete şi corecte, să răspundă cerinţelor impuse de finanţator. Predarea livrabilelor va trebui făcută în timp util, astfel încât să nu existe întârzieri în depunerea documentaţiei necesare la finanţator. Echipa de proiect a consultantului şi rezultatele acesteia vor fi monitorizare comparativ cu documentatia de atribuire din cadrul procedurii de achizitie şi oferta transmisă. În acest fel beneficiarul se va asigura că proiectul se desfăşoară conform planificării din calendarul activităţilor.
Procedura de monitorizare va fi activa pe toata durata de desfasurare a proiectului si va consta in:
• verificarea stadiilor de realizare a etapelor de proiect in comparatie cu planul de proiect.
• identificarea, analiza si solutionarea cauzelor generatoare de abateri de la plan. • verificarea calitatii si consistentei tuturor livrabilelor rezultate ca urmare a
finalizarii unei etape sau subetape din planul de proiect. • verificarea respectarii planului de poriect si ajustarea acestuia in caz de necesitate. • verificarea respectarii prevederilor contractuale si a documentatiei de atribuire. Pe toata durata de desfasurare a proiectului, in utilizarea metodelor de implementare se
va ţine cont de dorinţele si interesele concrete ale finanţatorului, ale solicitantului si ale tuturor celor ce colaboreaza la implementarea proiectului, respectandu-se in acelasi timp clauzele asumate prin Contractul de finantare si anexele acestuia.
Scopul activităţii este de a corela permanent resursele şi activităţile proiectului în vederea atingerii obiectivelor acestuia, precum şi permanenta informare şi evaluare a stadiului proiectului, aplicarea ajustărilor necesare, comunicarea şi colaborarea în cadrul echipei de management a proiectului.
9. EVALUAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA Procedurile de evaluare vor urmări: • măsura în care activităţile sunt realizate, în conformitate cu planificarea iniţială;
33
• eficacitatea implementării aplicaţiei software, procedura de evaluare constând în testări repetate ale conţinutului portalului;
• utilizarea eficientă a resurselor, prin observaţiile finanţatorului la raportul final. Modalităţile de evaluare sunt următoarele: • întâlniri periodice cu echipa de implementare a furnizorului, în care se evaluează
stadiul proiectului pe baza informaţiilor culese de responsabilii de activităţi, finalizate printr-un proces verbal;
• raport lunar al responsabililor de activităţi conţinând evaluarea stadiului proiectului; • întocmirea de către responsabilii de activităţi a unui raport la sfârşitul fiecărei
activităţi parcurse.
10. RAPORTAREA ACTIVITĂŢII FIRMEI DE CONSULTANTA Raportarea se va face la nivelul fiecărei activităţi a proiectului şi rapoartele intermediare şi raportul final către finanţator, respectiv:
• raport la sfârşitul fiecărei activităţi implementate; • raport tehnic de progres lunar; • raport tehnic de progres trimestrial; • raport tehnic de progres care însoţeşte fiecare cerere de rambursare; • raport final, la finalul proiectului cu ultima cerere de rambursare; • formulare statistice privind participanţii la activităţile finanţate de FSE prin PO
DCA; • alte formulare şi documente justificative.
IV. DATE PRIVIND OFERTA FINANCIARĂ ŞI TEHNICĂ: 1. OFERTA FINANCIARĂ Oferta financiară va conţine următoarele secţiuni: - preţul total exprimat în lei fără TVA; - perioada de valabilitate a ofertei. 2. OFERTA TEHNICĂ Oferta tehnică va cuprinde: 2.1. METODOLOGIA DE PRESTARE A SERVICIILOR i) descrierea detaliată a etapelor propuse de ofertant pentru realizarea activităţilor, în vederea îndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referinţă, precum şi rezultatele şi documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate. ii) definirea atribuţiilor şi responsabilităţilor experţilor cheie pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate. iii) descrierea facilităţilor suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) pe care ofertantul le pune la dispoziţie în scopul realizării activităţilor propuse. 2.2. ORGANIZAREA ŞI PLANIFICAREA ÎN TIMP A ACTIVITĂŢILOR PE DURATA CONTRACTULUI
34
i) Planificarea, succesiunea şi durata activităţilor şi etapelor, luându-se în considerare şi timpul necesar pentru mobilizare (Grafic Gantt), cu evidenţierea momentelor semnificative ale proiectului şi utilizarea resurselor pentru fiecare etapă, în raport cu necesitatea atingerii rezultatelor. ii) Modul de alocare a zilelor de lucru pentru experţi, pe întreaga perioadă de derulare a contractului. 2.3. MODUL ÎN CARE OFERTANTUL ÎNŢELEGE OBIECTIVELE PROIECTULUI ŞI REZULTATELE AŞTEPTATE i) Prezentarea aspectelor considerate de către ofertant ca fiind esenţiale pentru obţinerea rezultatelor aşteptate ale contractului şi atingerea obiectivelor acestuia, însoţită de comentarii relevante. ii) Identificarea, descrierea şi argumentarea riscurilor care pot afecta execuţia contractului cum ar fi:
� nerespectarea graficului de activităţi al proiectului; � nerespectarea obligaţiilor contractuale de către prestatorii de servicii şi furnizorii de
produse; � nerespectarea specificaţiilor tehnice a utilajelor sau bunurilor achiziţionate;
Ofertantul va compelta această listă cu alte posbile riscuri. iii) Recomandări de reducere/eliminare a riscurilor identificate, fără a se afecta cerinţele caietului de sarcini.
La redactarea si prezentara ofertei tehnice si economice se vor avea in vederea doar activitatile si graficul de implementare, respectiv rezultatele estimate ale proiectului din momentul inceperii contractului de prestari servicii de consultanta.
Pentru o prezentare si evaluare unitara a ofertelor depuse acestea se vor intocmi pentru perioada: luna de implementare 2 - luna de implementare 24 din proiect. V. CONDIŢII MINIMALE PENTRU OFERTANŢI
Condiţiile minime pe care prestatorul de servicii de consultanţă trebuie să le îndeplinească pentru a putea realiza obiectivul contractului, respectiv asigurării implementarii cu succes a proiectului sunt:
1. principala activitate a prestatorului sa fie in domeniul consultantei aferente managementului proiectelor cu fonduri nerambursabile, 2. Media cifrei de afaceri globală care vizează activitatea din cel mult ultimii 3 ani trebuie să fie de cel puţin 860.000 lei. 3. prezentarea unei liste a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, continand valori, perioade de prestare, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati.
35
4. prezentarea a minim 1 recomandare din partea unor beneficiari, autoritati publice cât şi clienţi privaţi, in care sa fie evidentiat faptul că au fost realizaţi indicatorii de rezultat ai proiectului/proiectelor cu finanţare din fonduri nerambursabile, 5. prezentarea a minim 1 contract similar cu o valoare minimă de 340.000 lei. Cerinţa poate fi îndeplinită prin cumulare a maxim 3 contracte similare, care însumate să fie în valoare minimă totală de 340.000 lei, 6. Sa asigure echipa de proiect: minim 6 experţi cheie, disponibili pe toata perioada de implementare, astfel: 6.1 Manager de proiect – expert cheie ♦ diplomă de studii universitare, ♦ diplomă / certificat de manager de proiect recunoscută de Ministerul Muncii,
Familiei şi Protecţiei Sociale şi de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sporturilor sau echivalent,
♦ experienţă în calitate de manager de proiect în implementarea unui proiect - cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de manager de proiect
6.2 Responsabil financiar - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare în ştiinţe economice sau în alte domenii relevante
pentru obiectivele şi scopurile proiectului ♦ experienţă în calitate de responsabil financiar în implementarea unui proiect - cel
puţin 1 contract de consultanţă în calitate de responsabil financiar 6.3 Responsabil juridic - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare în ştiinţe juridice ♦ experienţă în calitate de responsabil juridic în implementarea unui proiect - cel puţin
1 contract de consultanţă în calitate de responsabil juridic 6.4 Specialist IT - expert cheie ♦ licenţiat în IT cu studii superioare de lunga durata (informatica/calculatoare) ♦ experienţă profesională generală – cel puţin 3 ani în informatică/IT pe pozitie cu
studii superioare de specialitate IT; ♦ experienţă în calitate de specialist IT în implementarea unui proiect - cel puţin 1
contract de consultanţă în calitate de specialist IT 6.5. Specialist achiziţii publice - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare relevante pentru obiectivele şi scopurile proiectului ♦ diplomă/certificatelor profesionale de expert achiziţii publice recunoscută de
Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale şi de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului şi Sporturilor sau echivalent
♦ experienţă profesională generală – cel puţin 3 ani ♦ experienţă în calitate de specialist achiziţii publice în implementarea unui proiect -
cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de specialist achiziţii publice 6.6. Responsabil informare şi publicitate - expert cheie ♦ diplomă de studii universitare / certificate profesionale în domeniul comunicării şi
relaţiilor publice ♦ experienţă profesională în domeniul comunicării şi relaţiilor publice – cel puţin 1 an
36
♦ cunoştinţe operare computer nivel mediu ♦ cunoaşterea limbii engleze nivel mediu ♦ experienţă în calitate de responsabil informare şi publicitate în implementarea
unui proiect - cel puţin 1 contract de consultanţă în calitate de responsabil informare şi publicitate
Ofertantul va asigura disponibilitatea personalului de specialitate pe durata derulării contractului. În angajament se va specifica faptul că, în cazul indisponibilităţii unei persoane dintre cele nominalizate pentru îndeplinirea contractului, le vor înlocui numai cu persoane având cel puţin calificările nominalizate iniţial şi luate în considerare în etapa de calificare. VI. CRITERIUL DE ATRIBUIRE: Ofertele vor fi evaluate de către comisia de evaluare, iar criteriul utilizat pentru desemnarea ofertei câştigatoare este „PREŢUL CEL MAI SCĂZUT”, în condiţii de ofertă acceptabilă din punct de vedere tehnic şi economic (ofertă care corespunde complet tuturor cerinţelor formulate în caietul de sarcini). Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preţuri egale In cazul in care doua sau mai multe oferte, contin in cadrul propunerii financiare acelasi pret, atunci in vederea atribuirii contractului de achizitie publica, se va solicita respectivilor ofertanti pentru departajare, o noua propunere financiara in plic inchis, caz in care contractul va fi atribuit ofertantului a carui noua propunere financiara are pretul cel mai scazut.