SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

INGENIERÍA EN DESARROLLO E INNOVACIÓN EMPRESARIAL

SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

El alumno aplicará sistemas de control administrativo y gestión de la calidad, para la mejora de los procesos y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Objetivo de la Asignatura:

SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Competencia a la que contribuye:

Apoyar el desarrollo empresarial, mediante la optimización del capital financiero y humano, para la consolidación de la organización.Diseñar planes comerciales acordes a las capacidades de la organización para mejorar su competitividad en el mercado.

PROYECTO FINAL

• Con base a la información presentada en un caso práctico, elaborará una propuesta que contenga el diseño de un sistema de control administrativo que contenga:

• • *Objetivos• *Tipos de Control Empleados• *Resultados Deseados• *Estándares • *Flujo de Información• *Herramientas Administrativas• *Herramientas para el control estadístico• *Acciones correctivas (cuando corresponda

*Mapeo de procesos• - Procedimientos asociados al proceso que contenga como mínimo:• -Objetivo• -Alcance• -Políticas de aplicación• - Interacción con otros procesos• -Términos y definiciones • - Insumos • - Diagrama de flujo y descripción de actividades• -Resultado del procedimiento• - Seguimiento y medición del procedimiento• - Formatos utilizados• - Indicadores

FORMA DE EVALUAR

• SABER HACER PROYECTO 50%• SABER 40%• Mapa conceptuales• Investigaciones• Examen

• SER 10%• Asistencia • Participación• Actitud• NOTA: Entregar en tiempo y forma py (limpia y organizada)

MTRA. ADULFA GUERRERO MARTINEZ Correo electrónico:

adul_gm@hotmail.comTel. Cel. 2431121011

Tel. de casa : 243 43 103 41

• ¿Qué es un sistema de gestión de calidad en una empresa? ¿Realmente se preocupan por la productividad en la empresa?

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

•¿QUÉ ES UN SISTEMA?

¿QUÉ ES UN SISTEMA?

• Un conjunto de objetos relacionados entre si mismos y entre sus atributos

• Es la estructura u organización de un todo ordenadamente, donde se muestran claramente las relaciones entre sus partes

¿QUÉ ES UN SISTEMA?

• Es un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí localizadas en un cierto medio ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo.

• O quizá algo más simple: Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado.

• Objetos, con estos no tenemos mucho problema porque los objetos son cosas que podemos ver y palpar, como por ejemplo un automóvil que esta compuesto de varias partes.

ELEMENTOS DEL SISTEMA

• Sujetos, estas son personas, imaginemos un equipo de fútbol, cada uno de estos jugadores es un sujeto o persona que forma parte del equipo de fútbol o sistema. Si esto lo vemos desde el punto de vista de la definición dada anteriormente podemos decir que los jugadores de nuestro equipo tienen ciertas estrategias pre-establecidas para anotar un gol, es decir, los jugadores (sujetos) interactúan entre si para anotar un gol (fin determinado).

ELEMENTOS DEL SISTEMA

• Quizá aquí cabe una pregunta más ¿un sistema esta formado sólo por conceptos, sólo por objetos o sólo por sujetos?, esto puede ocurrir en algunos casos pero también un sistema puede estructurarse de una combinación de conceptos, objetos y sujetos todos relacionados entre sí, como en un sistema hombre-máquina, que comprende a las tres clases de elementos. Por lo tanto, un sistema esta formado de elementos vivientes y no vivientes.

Algunas de las ideas predicadas por la TGS pueden atribuirse al filósofo alemán, George Whilhem Friedrich Hegel (1770-1831).

El todo es más que la suma de las partes, el todo determina la naturaleza de las partes , las partes no pueden comprenderse si se consideran en forma aislada del todo, las partes están dinámicamente interrelacionadas o son interdependientes

Teoría General de Sistemas

La idea de la Teoría General de Sistemas fue desarrollada por L. Von Bertalanffy alrededor de 1930, él propuso la teoría de sistemas abiertos, esto es, sistemas que intercambian información con el medio ambiente como todo sistema vivo lo hace.

Entrada Proceso Salida

Teoría General de Sistemas se interesa en las preguntas relacionadas con la estructura, proceso, conducta, interacción, función y lo análogo.

Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes:

a) Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir las características, funciones y comportamientos del sistema en general b) Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientosc) Promover la unidad de las ciencias y obtener la uniformidad del lenguaje científico.

Teoría General de Sistemas

PlanificaciónMetasObjetivosEstrategiasPlanes

OrganizaciónEstructuraAdministraciónde recursos humanos

DirecciónMotivaciónLiderazgoComunicaciónComportamiento Individual de grupo

ControlNormas MedidasComparacionesAcción

El Proceso Administrativo

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través dl

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

El Proceso Administrativo

Proceso administrativo

Planeación

Organización

Dirección

Control

SAMUEL CERTO: Aquel que esta formado por diversas partes, que

funcionan sobre una base de independencias para alcanzar un propósito.

F.E. KAST: El medio para unir los subsistemas de metas y valores,

técnicos y psicosociales y estructurales de las organizaciones.

DEFINICIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO

¿Qué significa control?

… el monitoreo … el seguimiento … la retroalimentación

sin control se tiende al caos y al no cumplimiento de las metas propuestas.

El control engloba

Definición:Stephen Robbins "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". James Stoner "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".

• El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa.

• El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

Control

Un Sistema de Control Administrativo es útil tanto para diagnosticar fallas como para identificar aciertos de la administración.

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

CONTROL

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional

para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del

área en que se aplique; puede ser entendida:

• Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la

planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

DEFINICION DE CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el

mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos más rápidos

Agregar valor

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes

actividades:

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

• Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que

facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y

organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

• El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución

de los objetivos.

BASES DEL CONTROL

• El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la

información

• La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

• Medir los resultados.

• Tomar medidas correctivos .

• Retroalimentación

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

• Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe

proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma

manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

• De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea

posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

PRINCIPIOS DE CONTROL

• De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los

objetivos.

• De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se

presenten en relación con los planes deben ser analizadas

detalladamente.

• De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con

las ventajas reales que este reporte.

PRINCIPIOS DE CONTROL

• De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las

actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir

costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones

estratégicas requieren el control.

• De la función controladora: La función controladora por ningún

motivo debe comprender a la función controladora

PRINCIPIOS DE CONTROL

Las principales áreas de control en la empresa son:

• Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es

aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de

servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios;

los principales controles existentes en el área de producción son los

siguientes:

Áreas del control

Control de producción Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de producción Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservación Control de desperdicios

Áreas del control

• Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas

Control de propaganda

Control de Costos

Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos

financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros.

Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario

Control de costos

Áreas del control

Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los

principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos

Control de vacaciones

Control de salarios

Áreas del control

• Producción:

• Control de Calidad

• Control de inventarios

• Control de la producción

• Compras

• Mercadotecnia

• Control de ventas

• Investigación y Desarrollo

Por áreas funcionales

• Finanzas• Control

Presupuestal• Control contable• Costos• Auditoría

• Personal:• Evaluación del desempeño• Evaluación de Capacitación y

desarrollo• Evaluación de la motivación• Evaluación de Sueldos y

Salarios• Evaluación sobre prestaciones

y Seguridad e Higiene• Evaluación de Reclutamiento y

Selección• Auditoría de recursos Humanos

Por áreas funcionales

• En cuanto a su periodicidad:

• CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

TIPOS DE CONTROL

• CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva, supervisión directa.

TIPOS DE CONTROL

• CONTROL DESPUES DE LA ACCIÓN: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control.

• Entrevistas de evaluación del desempeño, las inspecciones finales.

TIPOS DE CONTROL

Etapas para el diseño de un Sistema de Control

Administrativo

1.Definición de los resultados deseados

• Se refiere a los objetivos fijados por la administración, los cuales deben ser claros, medibles, cuantificables y alcanzables.

• Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control.

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

2- Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados:

• Son indicadores para detectar desviaciones a lo planeado y corregir oportunamente las fallas.

• Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados

3.Determinación de estándares elementos predictivos en función de los resultados

• En esta etapa se fijan los niveles aceptables para cada indicador en función de los resultados deseados.

• Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados

4. Especificación del flujo de información• Se refiere al camino que seguirá la información desde que se genera

hasta que se toma una decisión respecto a esta.• El éxito de un sistema de información para ejercer el control

administrativo esta en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es decir habrá que preguntarle a cada responsable de las diferentes áreas que integran la empresa sean de línea o bien de staff.

5. Evaluación y aplicación de la acción correctiva

• Se analizan los indicadores para detectar las fallas.• Se proponen acciones correctivas analizando “pros” y “contras”

de cada una de ellas.• Se aplican las acciones seleccionadas• Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis

cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD Y SU MÉTODO DE

EVALUACIÓN

CENTRO DE COSTOS

CENTRO DE INGRESOS

CENTRO DE UTILIDADES

CENTRO DE INVERSION

Contabilidad por áreas de responsabilidad

Concepto:

Es aquélla que clasifica la información contable y estadística de las actividades de una empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de ellas.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

Contabilidad por áreas de responsabilidad

Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento.

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear a tomar decisiones y ejercer control administrativo

• estructura de la organización

Para implementar este sistema debe estar perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización:

Limitación de la autoridad y responsabilidad El responsable de cada área explica las razones que provocaron

ciertos hechos. Elaboración de un organigrama codificado

Contabilidad por áreas de responsabilidad

Contabilidad por áreas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

1- Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, la que lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de cada área.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

2- Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

Contabilidad por áreas de responsabilidad

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

3- Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

4- Motiva a utilizar la administración por objetivo o por resultado, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

• El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad no se podrá implementar en una empresa donde no este perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización; es necesario que esté perfectamente delimitada la autoridad y la responsabilidad de cada uno.

• Este sistema se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra en cada área, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las razones que provocan ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo está interesado

estructura de la organización como fundamento del sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad.

• Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen recursos). La clasificación se organiza en función de la dificultad de medir ambos factores y la relación entre ellos; los principales tipos de centros de responsabilidad son:

EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.

1.-CENTRO DE COSTOS ESTANDAR

2.- CENTRO DE INGRESOS

3.- CENTRO DE UTILIDADES

4.- CENTRO DE INVERSION

• Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados que se determinaron multiplicando su cantidad física por el consumo unitario estándar de cada producto obtenido, respecto a lo esperado.

• Generalmente, el director de producción es evaluado y controlado en

función de su manejo eficiente de los estándares bajo el enfoque de costeo basado en actividades.

• Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos cuantificables a parte de los costos estándar, como normas de calidad, uso de la capacidad instalada, también es conveniente analizar ciertos datos cualitativos, como rotación de personal, moral del grupo, etcétera

CENTROS DE COSTOS ESTÁNDAR

Esquema del centro de costos de un hotel.

• Trata de medir la captación del mercado, expresada en

términos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta logara esas ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ventas y de gastos de ventas, de tal manera que periódicamente se pueda comparar lo presupuestado y se justifiquen las diferencias.

CENTROS DE INGRESOS

ESQUEMA DELOS CENTROS DE INGRESOS

Los centros de costos estándar y de ingresos ya comentados

miden básicamente un subconjunto de la utilidad de la organización a que pertenecen.

Es necesario mantener la independencia de actuación de cada unos de los subconjuntos, cuando se quiere tener una visión completa de la actuación es necesario descentralizar, de tal forma que una persona sea responsable de ingresos y costos.

Lo importante aquí es que un centro de utilidades permite medir los insumos y resultados y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuación al evaluar los insumos, mercados y la interacción de ellos.

CENTRO DE UTILIDADES

• Lo que distingue un centro de utilidad de uno de inversión consiste en que lo que se mide en este último es la forma como se han manejado los activos o recursos asignados aun área o división de la compañía.

CENTROS DE INVERSIÓN

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS