2. formule

© Marius Călin, USAMV Iași – www.uaiasi.ro

Precizare. Secțiunile acestui material de studiu sunt numerotate 6.x deoarece reprezintă extrase din

Capitolul 6 al unui manual (Editura Sakura 2001, ISBN 973-85027-3-x) destinat studenților de la Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară din Iași, unde autorul este cadru didactic. © Marius Calin, USAMV Iași – www.uaiasi.ro

6.2. Formule

Aşa cum s-a arătat în secţiunea 6.1, atunci când este nevoie, într-o celulă a foii se poate introduce o

formulă. Formulele sunt cele care dau puterea unui spreadsheet. Cu ajutorul formulelor se fac de fapt

calculele. Fără ele, programul de calcul tabelar nu şi-ar mai justifica numele.

O formulă este o expresie în care sunt implicate referinţe la celule sau domenii din foaie. De cele

mai multe ori este vorba de o expresii matematice de calcul, iar la aceste situaţii ne vom limita discuţia în

continuare. Se pot însă construi, de exemplu, formule care să acţioneze asupra unor şiruri de caractere (texte).

Fig. 6.2.1. Utilizarea formulelor în foaia de calcul

O formulă trebuie să înceapă obligatoriu cu semnul egal (=), cu semnul plus (+) sau cu semnul (-),

altfel ea va fi considerată un text oarecare. La sfârşitul introducerii trebuie dat Enter; abia atunci formula este

preluată şi executată de către Excel. După introducerea formulei, în celula respectivă vom vedea rezultatul

calculării sale, în timp ce formula însăşi va apărea afişată în bara de formule. În foaia de calcul din figura

6.3.1 este selectată celula F4 (aşa cum arată şi caseta de denumire). Această celulă conţine o formulă care se

vede în bara de formule, în timp ce în celulă se vede rezultatul calculării ei. Semnificaţia acestei formule

simple este clară: ea sumează valorile din celulele corespunzătoare tuturor trimestrelor pentru primul magazin

al societăţii comerciale. Este de aşteptat (aşa şi este) ca şi valorile din celulele F5 şi F6 să fie calculate cu nişte

formule.

http://www.uaiasi.ro/


O caracteristică importantă a formulelor este următoarea: ori de câte ori se modifică o valoare dintr-o

celulă oarecare, toate formulele din foaie în care e folosită celula respectivă sunt recalculate automat. Dacă, de

exemplu, în foaia din figura 6.3.1 se corectează valoarea din celula C4 (valoarea vânzărilor din trimestrul al

doilea la primul magazin), formula de total din celula F4 va fi recalculată automat. Această proprietate de

actualizare automată a calculelor permite construirea unor modele de tip "WHAT IF...?" (ce se întâmplă dacă

...?) care sunt foarte frecvente în prelucrările de tip economic.

În exemplul din figura 6.3.2 sunt scoase în evidenţă tipurile de elemente care intervin în scrierea unei

formule. Pe lângă componentele despre care s-a mai discutat până acum, semnul = (sau + sau -) cu care

trebuie să înceapă formula, constante numerice şi referinţe la celule şi domenii, se mai remarcă două:

operatori şi funcţii. Ele vor fi discutate mai jos.

O remarcă specială trebuie făcută în legătură cu constantele numerice. Ele se pot prezenta în forma

obişnuită, aşa cum se vede în figura 6.3.2 sau pot fi date calendaristice şi ore exacte: după cum s-a arătat în

secţiunea 6.1, Excel permite efectuarea de operaţii aritmetice cu astfel de mărimi. În cazul în care într-o

formulă se folosesc constante de acest tip, ele trebuie încadrate în ghilimele pentru ca semnele din sintaxa lor

să nu fie interpretate ca operaţii ce trebuie executate. De exemplu, pentru a calcula câte zile are intervalul 25

Martie 1998 - 17 Decembrie 1999 se va scrie formula astfel: ="12/17/99"-"3/25/98".

Fig. 6.2.2. Elemente într-o formulă

Utilizarea operatorilor

Operatorii sunt semne care indică operaţii şi sunt împărţiţi în mai multe categorii. Două dintre acestea,

mai des folosite, sunt descrise în continuare.

Operatori aritmetici

Operatorii aritmetici sunt următorii:

+ adunare

- scădere

* înmulţire

/ împărţire

% procent

^ ridicare la putere

Ordinea în care sunt efectuate operaţiile este cea cunoscută din aritmetică. Ordinea de efectuare a mai

multor operaţii ne nivel de prioritate egal este de la stânga spre dreapta. Ordinea operaţiilor poate fi modificată

folosind paranteze; se folosesc numai paranteze rotunde.

= 7.3 - B2 + SQRT(A3) + SUM(A4:C7)

Funcţii

Operatori aritmetici

Referinţe la celule şi domenii

Constantă

Semnul = (obligatoriu la începutul formulei)


Operatori de comparaţie

Operatorii de comparaţie sunt următorii:

= egal

< mai mic

<= mai mic sau egal

> mai mare

>= mai mare sau egal

<> diferit

Folosind operatori de comparaţie se crează formule al căror rezultat pot fi valorile logice TRUE

(adevărat) sau FALSE (fals). De exemplu, formula =B5>16 va avea rezultatul TRUE dacă valoarea din B5

este mai mare decât 16; în caz contrar, va returna FALSE. Dacă într-o formulă intervin atât operatori

aritmetici cât şi de comparare, atunci operaţiile aritmetice vor fi efectuate primele, după care se vor efectua

comparaţiile.

Utilizarea funcţiilor

În formula din figura 6.3.2 se remarcă utilizarea a două funcţii. La fiecare dintre ele se remarcă două

părţi componente: numele funcţiei, urmat, între paranteze, de argument. De fapt, depinzând de natura lor,

anumite funcţii au mai mai multe argumente; întâmplător, în figura 6.3.2 s-au folosit funcţii care au doar câte

un singur argument. Prezenţa funcţiilor în formulele dintr-un spreadsheet este similară cu ceea ce se poate

întâlni în orice carte de matematiocă. Astfel, în scrierea formulelor apar adesea funcţii ca, de exemplu, sin x,

ex, f(x), g(x,y). Ultimele două exemple din enumerare ilustrează sintaxa generală pentru scrierea funcţiilor:

nume (f, respectiv g), urmat, între paranteze, de unul sau mai multe argumente (x, respectiv x şi y).

Ca şi în orice expresie matematică, pentru a utiliza o funcţie se dau valori argumentelor sale, iar

funcţia calculează o valoare folosind aceste argumente. Se spune că funcţia returnează (sau întoarce) valoarea

calculată. Funcţia SQRT din figura 6.3.2 calculează (deci returnează, întoarce) radicalul valorii folosite ca

argument (SQRT este prescurtarea de la square root - rădăcina pătrată). În cazul considerat, se calculează

radicalul valorii aflate în celula A3. Bineînţeles, ori ce câte se va modifica conţinutul lui A3, radicalul va fi

recalculat automat. Argumentul unei funcţii poate fi, în general, orice expresie, simplă sau mai complicată. De

exemplu SQRT(9) va returma 3, în timp ce SQRT(D5^2+E5^2) va calcula (mai corect spus, va evalua) întâi

expresia folosită ca argument (suma pătratelor celulelor D5 şi E5), iar apoi va extrage radicalul şi va returna

rezultatul. Funcţia SUM din figura 6.3.2 are un singur argument, domeniul A4:C7. Ea returnează suma

valorilor din celulele domeniului. După se va vedea mai jos, această funcţie admite un număr variabil de

argumene.

Excel oferă o colecţie de peste 200 de funţii predefinite care pot fi încorporate în formule pentru

efectuarea de calcule complexe. Două dintre acestea au fost date ca exemplu mai sus. Este clar că un utilizator

nu le poate memora pe toate şi nici nu va avea întotdeauna la îndemână o ducumentaţie în care să găsească

indicaţii de utilizare. De aceea, Excel pune la dispoziţie o aplicaţie ataşată, numită Function Wizard care

poate fi activată prin simpla acţionare a butonului fx care se găseşte fie lângă bara de formule (vezi figura

6.1.1 din secţiunea 6.1), fie pe una din barele de instrumente din partea superioară a ferestrei. Activarea lui

Function Wizard se mai poate face şi folosind, din meniul Insert, comanda Function.

"Function Wizard" este tradus în majoritatea cărţilor româneşti ca "Asistentul pentru funcţii". De

fapt, wizard nu înseamnă asistent, ci vrăjitor. Denumirea a fost aleasăde către creatori pentru a

sugera utilizatorului că un "vrăjitor bun" îl ajută să ducă la îndeplinire o treabă complicată. Un astfel

de program, un wizard, îi ghidează pas cu pas acţiunile, dându-i şi explicaţiile necesare, astfel încât

operaţiunea respectivă să poată fi dusă la bun sfârşit uşor şi fără greşeli. Fiecare pas este concretizat

într-o fereastră ale cărei opţiuni trebuie completată. În partea de jos a ferestrelor apar butoanele de

navigare: Next - trecere la pasul următor, Back - întoarcere la pasul precedent pentru corecţii,

Finish - încheierea procesului, Cancel - anularea acţiunii începute, Help - informaţii de ajutor.

Multe firme de software includ în prezent astfel de programe de asistenţă în produsele lor, tocmai

pentru a le face mai uşor de utilizat.


Fig. 6.2.3. Primul pas al vrăjitorului pentru funcţii

Function Wizard operează în doi paşi. În primul pas oferă lista completă a funcţiilor Excel grupate

pe categorii. Utilizatorul selectează funcţia dorită şi vede afişată în partea de jos a casetei forma ei generală

(nume şi argumente), precum şi o explicaţie scurtă în legătură cu ceea ce execută. În figura 6.3.3 este ilustrat

primul pas în utilizarea funcţiei SQRT.

În pasul al doilea trebuie completate valorile pentru argumentele funcţiei. Caseta din figura 6.3.4 are o

singură rubrică de completat pentru că funcţia SQRT are un singur argument (numărul din care se extrage

radicalul). Se obserrvă că argumentul este exprimat în acest exemplu ca o expresie (A4+7). Lângă rubrică

apare deja valoarea calculată a argumentului (egală cu 25, pentru că în A4 se află introdus numărul 18). În

partea din dreapta-sus, în rubrica Value apare deja rezultatul pe care îl returnează funcţia pentru valoarea

actuală a argumentului ( 25 5 ).

Fig. 6.2.4. Al doilea pas al vrăjitorului pentru funcţii

În figura 6.3.3 se observă, în lista derulantă Function Category, o parte dintre categoriile de funcţii

pe care le oferă Excel. Se remarcă: Financial - funcţii financiare, Statistical - funcţii statistice, Math&Trig -

funcţii matematice şi trigonometrice şi altele. Rămâne în sarcina utilizatorului să investigheze în detaliu

această listă pentru a şti ce colecţie are la dispoziţie.


Introducerea formulelor în foaia de calcul

Metoda imediată pentru a introduce o formulă este scrierea acesteia la tastatură. Această soluţie este

însă prea laborioasă pentru formule complicate şi sporeşte posibilitatea de a face gerşeli de introducere. De

exemplu, dacă într-o formulă trebuie folosită celula Y132, iar operatorul introduce din greşeală Y123,

referinţa greşită va fi folosită în calcul şi rezultatul va fi eronat. Pentru a uşura introducerea formulelor şi

pentru a minimiza posibilităţile de a greşi, Excel procedura care este descrisă în continuare şi care va fi

ilustrată folosind ca exemplu formula din figura 6.3.2.

Se tastează formula până la prima referinţă sau până la prima funcţie. În exemplul luat, se

introduce =7.3-.

Dacă urmează o referinţă la celulă sau la un domeniu, se selectează cu mouse-ul elementul

respectiv. În exemplu, se selectează celula B2.

Dacă urmează să fie introdusă o funcţie, se acţionează butonul fx care declanşează Function

Wizard şi se efectuează paşii pentru introducerea funcţiei dorite. În exemplul considerat, aşa se va

proceda când se va ajunge la radical şi apoi la sumă.

Se continuă introducerea de la tastatură până la intervenţia unei noi referinţe sau a unei noi funcţii

şi aşa mai departe până la sfârşitul formulei, care se încheie cu Enter.

În legătură cu procedura de mai sus trebuie făcute următoarele remarci:

a) Posibilităţile de eroare la introducerea referinţelor se reduc prin selecţia acestora direct din foaie:

se plasează mouse-ul direct pe locul dorit (celulă sau domeniu), iar referinţa este preluată automat.

Şi Function Wizard oferă aceeaşi facilitate în pasul 2, acolo unde trebuie completate rubricile

argumentele. De exemplu, în figura 6.3.4, pentru a introduce ca argument expresia A4+7,

operatorul a făcut click în foaie pe celula A4, apoi a tastat în continuare +7.

b) Anticipând problema tipurilor de referinţe care va fi abordată în secţiunea 6.4, să menţionăm aici

că, prin procedura descrisă se introtroduc automat în formulă aşa numite referinţe relative. Există

însă şi alte trei tipuri de referinţe: referinţa absolută şi două variante de referinţe mixte. Dacă în

formulă este nevoie ca o anumită referinţă să fie altfel decât relativă, după selecţia descrisă la

pasul al doilea al procedurii operatorul va apăsa succesiv tasta F4. Excel va parcurce circular toate

cele patru tipuri de referinţe, iar utilizatorul se va opri la cea dorită. Ca şi precedenta, şi această

observaţie este valabilă şi la introducerea argumentelor unei funcţii. În secţiunea 6.4 se va discuta

de ce sunt mai multe tipuri de referinţe şi când trebuie folosit fiecare tip.

Mesaje de eroare la introducerea unei formule

În cazul în care formula este introdusă greşit din punct de vedere sintactic sau dacă Excel detectează

operaţii pe care nu le poate efectua, în loc de rezultatul formulei în celulă vom vedea un mesaj de eroare. O

listă a acestor mesaje împreună cu semnificaţiile lor este dată în continuare.

#DIV/0! - în formulă există o operaţie de împărţire la zero

#N/A - în formulă se face referire la o valoare care nu există

#NAME în cadrul formulei s-a folosit o denumire pe care Excel nu o cunoaşte.

#NUM (numeric) s-a folosit incorect o valoare numerică

#REF! (referinţă) semnalizează faptul că s-a folosit o referinţă incorectă la o celulă

#VALUE! (valoare) un argument sau operator din cadrul formulei este incorect.

După cum era şi de aşteptat, Excel semnalează doar lucrurile care sunt incorecte din punctul său de

vedere. Programul nu are cum să sesizeze, însă, dacă utilizatorul a scris o altă formulă decât cea care ar fi

trebuit. Deci nu va semnala nimic dacă, în loc de formula corectă =D5-F5, operatorul a introdus greşit

=E5+F5. Pentru a nu comite o astfel de eroare, care ar duce la nişte rezultate greşite, singura soluţie este să

deschidem bine ochii atunci când introducem formula!

2. formule

Documents