2.- int. guía de implementación 2008

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Técnica 1. Lenguaje Básico y Estructuras Organizacionales

1Establecer una matriz de responsabilidades con todos los involucrados en el proceso

de cambio, para definir quien va a implementar cada una de las técnicasMatriz de Responsabilidades

2Elaborar un organigrama de la empresa señalando las unidades gerenciales básicas

que la formanOrganigrama

3 Llenar este cronograma de implementación conforme avance el programa Guía de implementación

4Capacitar a los mandos medios y altos en el lenguaje básico y si es posible a todo el

personal.

Listas de Asistencia y Material

didáctico.

5 Aplicar examen del lenguaje a las personas capacitadas Evaluaciones

6Abrir una carpeta para la documentación del sistema de gestión con un separador por

cada una de las técnicasCarpeta

1 Entrenar al personal en las 5S y aplicar examenListas de Asistencia y Material

didáctico (Evaluaciones)

2 Hacer comité de 5S Hoja de Nombramiento

3 Tomar fotografías Fotografías

4 Preparar y hacer día de la bermuda (o en varios días, puede ser por departamento) Fotografías

5 Tomar fotografías con la nueva apariencia Fotografías

6 Hacer hoja de verificación y aplicar inicialmente cada semana Hoja de Verificación

7 Elaborar estándares de orden y limpieza Estándares

1 Capacitar a todos los puestos de mandos altos y medios en el tema de liderazgoListas de Asistencia y Material

didáctico (Evaluaciones)

2 Para cada área de la empresa establecida en el organigrama definir metas claras Metas

3Establecimiento claro y oficial de la autonomía de cada área para alcanzar las metas

establecidasDiagnóstico de Puesto

4 Seleccionar y capacitar a los instructores internos Hoja de Nombramiento

5 Capacitar al personal en el tema de Desarrollo Humano y aplicar evaluaciónListas de Asistencia, material

didáctico y Evaluaciones

Técnica 3. Liderazgo y Desarrollo Humano

No.

ELEMENTO 1: CALIDAD HUMANA

Técnica 2. Las 5’S

FECHA:_______________________________________________

PROGRAMA MODERNIZA

¿Quién?¿Qué? Evidencia Documental

¿Cuando? Implementación (Semanas)

GUIA DE IMPLEMENTACIÓN 2008

EMPRESA: ____________________________________

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FECHA:_______________________________________________

PROGRAMA MODERNIZA




EMPRESA: ____________________________________

6Hacer un programa de capacitación anual ó trimestral para todo el personal en

aspectos técnicos y humanosPrograma de Capacitación

1 Definir los segmentos y nichos de mercadoDocumento con Segmentos y

Nichos de Mercado

2 Seleccionar mercados meta y definir sus necesidades principalesDocumento con Segmentos y

Nichos de Mercado

3Considerando las necesidades del mercado meta, rediseñar el producto o servicio

conformando el producto ampliado

Formato de necesidades y

producta ampliado

4 Aplicar encuestas de satisfacción (al menos 25) Encuesta de satisfacción

5 Procesar las encuestas Hoja de conclusiones

6 Proponer acciones de acuerdo al resultado de las encuestas 3W

7Establecer un sistema de quejas y sugerencias para aprovechar los comentarios de

los clientes y se les de seguimiento

Documento con sistema de

quejas y sugerencias

1 Definir quienes son los colaboradores que están en contacto con el cliente Listado de puestos

2Definir, documentar y dar a conocer la postura de atención deseada, así como la

apariencia del personal

Estándar de postura de atención

y apariencia

3 Nombrar y capacitar a instructores internos en postura de atenciónListas de Asistencia y Material

didáctico, Evaluaciones

4Preparar material y programar cursos de postura de atención a todos los

colaboradores que tienen contacto con el cliente

Material didáctico, Programa de

cursos

5 Capacitar y evaluar en técnica de ventas al personal de contactoListas de Asistencia y Material


6 Capacitar y evaluar al personal en postura de atenciónListas de Asistencia y Material


7 Hacer psicodramas entre los colaboradores de situaciones difíciles o anormales Fotografías, guiones

1Definir el mensaje que nos permitirá transmitir los beneficios que la empresa ofrece al

clienteMensaje

ELEMENTO 2. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Técnica 4. Conocimiento del Mercado

Técnica 5. Desarrollo de Personal de Contacto

Técnica 6. Marketing

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FECHA:_______________________________________________

PROGRAMA MODERNIZA




EMPRESA: ____________________________________

2 Seleccionar el medio adecuado para transmitir el mensaje Medio de publicidad

3 Seleccionar promociones atractivas al cliente en diferentes temporadas Promociones

4 Elaborar un folleto comercial del negocio, aplicando el modelo AIDA Folleto

5Establecer un sistema de seguimiento de preventa o postventa para influir la decisión

del clienteSoftware, base de datos, libreta

6Definir un método para establecer o revisar los precios de venta, considerando el

costo y precios de mercadoPapeles de trabajo

7Evaluar la ubicación de su negocio y definir un criterio para determinar la mejor

ubicación cuando se tenga que seleccionar una.

Hoja de verificación para

seleccionar ubicación

1 Elaborar un mapa de Macro procesos del negocio Diagrama

2Capacitar a las personas de las UGB en las técnicas de Gerenciamiento de Rutina

(7,8 y 9)

Listas de Asistencia, Material

didáctico y Evaluaciones

3Documentar por UGB: Misión, quienes son sus clientes internos y externos y las

necesidades (requisitos) que deben satisfacer y quienes son sus proveedores

Documento de conformación de

UGB's

4 Realizar reuniones con Clientes y Proveedores para validar la información anteriorModificaciones a documento de

conformación

5 Identificar los desperdicios más significativos en cada UGB Listado de desperdicios por

orden de importancia

6Elaborar un 3W de las acciones que se puedan emprender para reducir los

desperdicios3W

1A nivel de empresa identificar las rutinas o procesos que son prioridad para

estandarizarMatriz de prioridades

2Adaptar y seleccionar los tipos de documentos que se van a usar, ya sea

procedimientos operativos o lineamientos para la rutina, según convengaFormatos

3Con la participación de los miembros de la UGB, documentar las rutinas sin olvidar

los registros que ayudan a monitorear que la rutina se están llevando a caboEstándares

4Entrenar a los miembros de la UGB y a los nuevos miembros conforme ingresen, en

los estándares documentadosRegistro de Capacitación

5Continuar la estandarización hasta cubrir cualquier proceso que requiera de acuerdo

con la matriz de prioridades

Plan de implementación de la

estandarización

Técnica 8. Estandarización del Proceso

Técnica 7. Procesos y eliminación de desperdicio

ELEMENTO 3. GERENCIAMIENTO DE RUTINA

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PROGRAMA MODERNIZA




EMPRESA: ____________________________________

6 Establecer un procedimiento para revisión periódica de rutinas Procedimiento de auditoria

1 Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de manera visual Indicadores

2 Definir que otra información de interés se va a publicar en la administración visual Diseño de apoyo visual

3 Estandarizar el tipo de apoyo visual Apoyos visuales

4 Implementar los apoyos visuales en cada una de las UGB Apoyos colocados

5 Establecer para cada UGB al menos un indicador de medición Apoyos visuales de UGB´s,

Misión y objetivos de UGB´s.

6 Mensualmente establecer metas en los indicadores y apoyar el gerenciamiento Metas

7Siempre que sea posible establecer un bono de productividad por metas alcanzadas

y dejar claro la forma de calculoMapa de bono

1Diseñar un sistema de información con los indicadores del negocio. Pueden

considerarse los usados por UGBs

Documento con el Sistema de

información

2Establecer la forma y frecuencia para la recolección, procesamiento y difusión de la

información así como responsables

Documento con el Sistema de

información

3Identificar los documentos, controles ó rutinas que deben establecerse como parte

del análisis financiero de la empresa

Metodología de análisis

financiero

4 Elaboración de flujos de efectivo periódicos semanales o mensuales Documentos de flujo

5 Identificar las prioridades financieras del negocio Prioridades Financieras

6 Elaborar un plan de acción que ataque las prioridades financieras Plan de acción

1Elaborar un diagnóstico de la empresa considerando Fuerzas, Amenazas,

Debilidades y Oportunidades

Formato FODA y documento de

diagnóstico

2Establecer y aprobar por la dirección la Política Básica del Negocio definiendo

Misión, Visión y ValoresDocumento de política básica

Técnica 9. Administración Visual

Técnica 11. Política Básica y Directrices

Técnica 10. Sistema de Información y Análisis Financiero

ELEMENTO 4: GERENCIAMIENTO DE MEJORA

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FECHA:_______________________________________________

PROGRAMA MODERNIZA




EMPRESA: ____________________________________

3Definir las directrices del negocio con base en el diagnóstico, (para esta etapa inicial

será suficiente establecer como directriz la implementación del Sistema)Documento con directrices

4 Difundir la política básica. Cuadros firmados, gafetes etc.

5Desplegar las directrices a todos los niveles de la organización hasta el nivel de

ejecución de las accionesDocumento de despliegue

6Definir los responsables de la ejecución de las directrices. En caso necesario formar

equiposDocumento de despliegue

7 Revisión del presupuesto necesario para la ejecución de las directrices Documento de despliegue

1Completar esta guía de implementación con el responsable y la fecha de ejecución

de las acciones.Guía de implementación

2 Elaborar un 3W para las acciones que se contemplan en las directrices 3W

3 Elaborar un 3W para cada mejora que la empresa decida implementar 3W

4Capacitar a todos los involucrados y responsables de técnicas en el PDCA y

Rendición de cuentas.Listas de asistencia

5 Elaborar un calendario con las fechas de las reuniones de rendición de cuentas Calendario de rendición de

cuentas

6

Realizar las reuniones de rendición de cuentas de acuerdo al calendario (no mover

fechas) y dar reforzamiento positivo o negativo de acuerdo a los resultados

presentados.

Calendario de rendición de

cuentas

7 Registrar los resultados en el calendario de rendición de cuentasCalendario de rendición de

cuentas

Técnica 12. PDCA y Rendición de Cuentas

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2.- int. guía de implementación 2008

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