2 - los sistemas de informaclon reflexion sobre sistemas y documentacion

8/4/2019 2 - LOS SISTEMAS de INFORMAClON Reflexion Sobre Sistemas y Documentacion

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LOS SISTEMAS DEINFORMA ClON:UNA REFLEXIN SOBREINFORMACIN, SISTEMA

YDOCUMENTACIN

Juss TRAMULLAS SAz

Master IDE enDireccin informticaProfesor de Documentacin Automatizada, Biblioteconoma y Documentacin

Universidad de ZaragozaE-mail: [email protected]

Resumen: El concepto de sistema de informacin (S) rene en s gran canti-dad de ideas, enfoques y matizaciones diferentes, y en ocasiones opuestas, de-pendientes del contexto intelectual, y profesional, del investigador que lo en-frente. Se analizan, seguidamente, las tendencias existentes en torno a los dosconceptos claves, ~


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tericas sobre el concepto de informacin, como objeto de gestin de lossistemas de informacin. Posteriormente, se introducir la Teora Generalde Sistemas, y se analizarn las principales definiciones, componentes ycaractersticas de los sistemas de informacin como tales, terminando conuna aproximacin a los sistemas de informacin documental.

1. LA INFORMACION

La dificultad de establecer una definicin nica sobre lo que es la in-formacin, o sobre lo que el trmino representa, resulta una paradoja si seconsidera que, precisamente ahora, es un lugar comn afirmar que se viveen la era de la informacin, y que es en estos momentos cuando aumen-

tan en progresin geomtrica las herramientas que el hombre tiene a sudis-posicin para reconocer y manipular esa informacin. Situacin no tan ex-traa s se considera que se habla incluso de la posible naturaleza fractal dela informacin , con lo que esto puede suponer para el marco cognitivo ycientfico del ser humano.

La informacin puede comprenderse como un conjunto de conocl-mientos o hechos derivados de datos, que son por naturaleza repetitivos yredundantes, que describen un mundo que consiste en procesos y eventosque ocurren una y otra vez con pequeos cambios. La informacin es unasntesis o extracto de los datos, pero no contiene redundanciast Por ello,

la informacin puede ser tangible o intangible, pero siempre reducir la in-certidumbre sobre un estado o suceso. Como han sealado Eurch y Grud-nitski.

la informacin la componen datos que se han colocado en un contexto sig-nificativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para to-mar decisiones. La informacin implica la comunicacin y recepcin de in-teligencia o conocimiento. Evalay notifica, sorprende y estimula, neduce laincertidumbre, revela alternancias adicionales o ayuda a eliminar las irrele-vantes o pobres, e influye sobre otros individuos y estimula accin.

Los trminos dato e informacin son fcilmente distinguibles median-te la intuicin humana, pero la obtencin de una definicin precisa y ade-cuada tiene sobre s el problema que supone distinguir entre la forma y el

D u v . N , K.: Logie ea In/brozation, Canbridge, Cambridgc University Pness, 1991,p. U>.

LOSFF.. R . M., y Wog:sy, K . A . : R C S C C I,C I unc Evalucaion forIn/ormnation Professionals, San Diego, Academic Press, i993, pp. 2-3.

BtRCH, J . O .. y GRtnNnsKv. O.: Diseo de sistemnas deinformacin. Teorayp-cti-a. Mxico. Megabyte Grupo Noriega, 1992, p. 19 .


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contenido, dada la ambiguedad existente entre la orientacin a la formaexistente en el dato, y la orientacin al contenido existente en la informa-

4cion

La informacin podra entonces definirse como el mensaje de un emi-sor a un receptor, mientras el proceso informativo sera el momento del pa-so del mensaje de uno a otro. Ambos formaran el sistema informativo,construido para permitir la comunicacin, que se convertira en documen-tacin al plasmarse la informacin en algn tipo de soporte perdurable>.

1 . Los CONCEPTOS DE INFORMACIN

Gran parte de la actual concepcin de la informacin viene dada por el

marco terico matemtico establecido por Shannon y Weaver6 el cual,aunque no plenamente aceptado en el mbito de la documentacin, ha sidomuy influyente en otras reas relacionadas o afines. Debe citarse, sinem-bargo, la crtica reaiizada a sta, en el sentido de que se trata ms bien deuna teora sobre la cantidad de informacin, ms que sobre la calidad y elsignificado de la misma, por lo que resulta necesario tomarla con precau-cin ~. De hecho, se ha considerado a Shannon y a Stonier como los repre-sentantes de la corriente que considera a la informacin algo fsico o ma-terial>, susceptible de un tratamiento numrico-matemtico.

1 .2. INFORMACiN Y COMUNICACIN

El proceso informativo est ntimamente ligado con el proceso comu-nicativo. La informacin se intercambia utilizando el significado dedeterminados signos, significado que a su vez corresponde a la informa-

Vase la reflexin trazada por SO ERG EI . , D.: Organizing Informcaion. Principies ofJara Base andRetrietal Systems, Orlando, Academie Press, 1985, pp. 16-17.

CosTNzo CAPITNT, P .: Manuale di base peru trartamento delin/rmazione, Mila-

no, Editrice Bibliografica. 1989, p. 15.SHANNON, C. E., y WEAvER, W.: The n,athematica theorvofcommunication, Indiana,Univ. ofIndiana Press, i949.

Vanse las observaciones realizadas porDRET5KE, F. i.: Conocimiento e in/brnsac~on,Barcelona, Salvat, 1987, cap. 1 , pp. 9-45. Una autntica teora de ta informacin sera unateora sobre el contenido de nuestros mensajes, no una teora sobre el modo en que se expresaese contenido (p. 46).

FFRNNDVZ-MOI,[N, 1 . C.: Enfoques objetivo y subjetivo det concepto de informa-cin. Revista Espaola de Documentacin Cientfica, i7, 3,1994, pp. 32i-323.

De hecho, para DEvIIN, op. cii., pp . l0-i4, es el flujo de informacin el concepto b-sco a analizar, complementado por ta capacidad de tos agentes cognitivos de extraer la in-formacin pertinente de la fuente dada, mediante eproceso mental de inferencia.


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cin que se quiere expresar. Sin embargo, no se puede confundir el signi-ficado de un smbolo o signo con la cantidad de informacin que el men-saje lleva en s. Las mltiples interpretaciones posibles del signo llevan a

afirmar que informacin, en cuanto trmino, puede tener numerosossentidos segn el contexto. De ah la afirmacin que dice que ... la in-formacin es algo que, dado el destinatario adecuado, puede proporcionar

1 )

conocimientoSin embargo, no puede pasarse por alto la dificultad que supone la in-

formacin cuando sufren cambios los parmetros comunicativos, la evolu-cin histrica del lenguaje y la escritura, de lo que son ejemplo los scri,o-[Oria medievales, o la existencia de objetos de conocimiento sin laadecuada documentacin . El resultado de todo ello es la interpretacindel mundo mensaje desde muy diferentes puntos de vista, debido al cam-

bio de patrones e imgenes mentales, y la reinterpretacin del mensaje y ,por ende, del conocimiento generado. como conclusin, debe sealarse queel conocimiento inferido de la informacin resultar deudor del contextocultural del que lo interprete.

.3. LA TEORA SEMNTICA

Los problemas que plantea la definicin de la informacin y del proce-so informativo en los enfoques clsicos han sido acicate para la aparicin

de nuevas aproximaciones. Una de ellas es la teora semntica de la infor-macin >. Parte de la idea de que para que exista la informacin es necesa-rio que se cumplan tres condiciones. En primer lugar, la seal debe llevartanta informacin como sea generada por el hecho correspondiente. En se-gundo lugar, la informacin que lleva debe ser correcta. Por ltimo, el he-cho o estado debe poseer alguna cantidad positiva de informacin. La re-lacin entre el individuo y el hecho, a travs del proceso informativo,permite distinguir entre la informacin analticamente incluida en un esta-do de cosas y la nmicamente incluida en ese estado de cosas, aunque loimportante es el hecho de que una informacin puede estar incluida en la

otra, y afirmar que la seal puede tener contenidos informativos distintos.De ello se deduce tambin que la cantidad de informacin que reciba el re-ceptor depender de su conocimiento de las posibilidades de la fuente emi-sora.

DRETSKF, Op. < u f , p. 53.Son muy instructivos los ejemplos propuestos por R F . E D , M.: A r t e f a c t s . archives and

knowedge. en MFnows, J . ( e d . ) , Knowledge and Co,nmunication, Essays on tIte informa-[ion czain. Londres, Library Association Publishing, 1991. pp. 19-44.

Se sigue aqu la exposicin realizada por Dut&sxu, op. cii., cap.3, pp. 68-87.


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1.4. HACIA UN A REDEFINICION

Completa al enfoque anterior la revisin de la situacin en la que seproduce el proceso informativo. Un agente extrae informacin de una st-tuacin, en dos fases :

1. Percepcin: la informacin se hace accesible al agente mediante unsensor.

2. Cognicin: el agente extrae la infoi-macin particular del continuogeneral que lo rodea.

Todo el proceso est sometido a unas constricciones, por lo que la apre-hensin de la informacin supone, al mismo tiempo, la prdida de unapar-

te de esa informacin, lo que se compensa mediante la clasificacin, enunos marcos conceptuales previos, de la que ha sido recibida ~. El ncleode la cognicin resulta ser la capacidad del agente, del ser humano, para in-dividualizar objetos, y para reconocer las propiedades y las relaciones destos. Desde esta perspectiva, cabe destacar que se engloban en la teora dela informacin los factores externos al propio proceso informativo, lo queresulta ms acorde con la real multiplicidad de valores informativos exis-tentes o derivados de una situacin o hecho dado5.

En la misma lnea profundizan los autores que defienden una aproxi-macin subjetiva al fenmeno de la informacin 6 basada principalmente

en el proceso cognitivo que tiene lugar sobre lo que se denomina informa-cin. En conjunto, Pratt, Belkin, Hrooker y Dervin presentan la informa-cin como un proceso dinmico en el que juegan un papel fundamental losesquemas mentales de los emisores y receptores de la informacin, esque-mas mentales profundamente influenciados por el contexto en el que semueven los agentes. Esto da pie para pasar a considerar el importante pa-pel que desempea el usuario en el proceso informativo, como destinatariode la informacin, en lo que insiste la teora del sense making defendi-da por Dervin. Para concluir, debe sealarse la teora de lngwersenparael cual la informacin es un potencial a explotar, explotacin sta depen-diente de la capacidad de explotarla, valga la redundancia, por parte del

Dv.v. ~, op. dr, p. 18; SonRojo., op. cir, pp. 12-13. DEVLIN, Op. cii>, pp. 19-21.

Vanse los esquemas de entorno de emisor y receptor de la informacin presentadospor VICKERY, B . C,, y VICKERY, A., Information Science in Theory andPractice, Londres,l3owker-Saur, 1992, pp. 21 y 23.

FERNNDEZ-MOLINA, op. cit., pp. 324-328, presenta un resumen de aquellos que hanenfocado sus ideas hacia el mbito de ta documentacin.

INGwERsEN, P . : information and information science i n c on t e xt , Libri, 42. 2, 1992.pp . 99-135.


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usuario, y de los mecanismos de percepcin. La explotacin de la infor-macin dar como resultado la modificacin de las estructuras de conoci-miento del sujeto.

2. INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

El proceso de la investigacin y el conocimiento en las ciencias de ladocumentacin, por sus caractersticas intrnsecas y extrnsecas, se adecade forma apropiada al concepto multifacetado de informacin propuestopor Shera

1 . El conocimiento acerca de algn hecho, tema o suceso particular

comunicable de alguna manera, que con miras documentales tienetres criterios fundamentales: existencia (valor fsico-permanencia).disponibilidad y contenido semntico.

2. Como operacin, la informacin es lo que implementa o cambia larepresentacin de algo que se conoce, o se cree que se conoce.

3. En teora de la informacin, la informacin es la nedida de lo ines-perado en un mensaje. Su valor numrico es proporcional al gradode improbabilidad que exista en el mensaje. En este sentido la in-formacin no tiene ninguna relacin con el significado semnticode un mensaje.

Lo anterior permite descender a un nivel ms detallado de anlisis. Undato resulta entonces un elemento o parte de conocimiento que carece desgnificado por smismo, o bien porque se encuentra situado fuera del con-texto correspondiente. De esto puede deducirse que la informacin es, ose-r, un dato, o conjunto de datos, elaborado o procesado, que ha sido situa-do en un contexto, de forma tal que posee un significado para alguien enun momento y lugar dado. Por supuesto, la informacin conllevar en si elproceso informativo. la transmisin o difusin de esa informacin.

La integracin de ~a informacin en el proceso dinmico mediante el

cual el ser humano alcanza el conocimiento ha sido planteada por otros au-toresLos datos pueden ser textuales (caracteres, palabras y nmeros) yno textuales (imgenes y sonidos). Al almacenar esos datos en un soporte

Citado por MoREIRO, 3. A.: Introduccin bibliogrfica y conceptual al estudio eio-Intivo de/a documentacin, Barcelona, DM PPU. 1990, p . 151. En el mismo sentido se diri-gen las ideas de BUCKLAND, M. K., Information an Inforrnation Systems, Nueva York, Cre-cnwood Press, 1991.

Drooss, A.. et al.; Information Science. An integrated tiew. Boston. U. K. Hall.1988, Pp. 2-7.


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y procesarlos posteriormente se obtiene informacin. Por supuesto, la in-formacin pueden ser buena o mala, adecuarse o no a las necesidades, etc.Entonces se habla de calidad de informacin, aspecto ste que est te-

niendo gran auge en los ltimos aos en la bibliografa sobre el tema. Sesuele indicar que la informacin de calidad tiene tres atributos: exactitud,oportunidad y relevancia. A esto hay que matizar que, por supuesto, los cri-terios que fijan los tres atributos pueden depender sobremanera de las ne-cesidades de informacin del usuario final. Sin embargo, no puede obviar-se de ninguna forma que la informacin es el resultado de un proceso, yque para que pueda darse su existencia es preciso, en primer lugar, haberintroducido los datos y haber definido previamente el proceso de trata-miento para convertirlos en informacin til. En relacin con las aprecia-dones anteriores se sitan el conocimiento y el saber, registro organizado

de la experiencia humana y aplicacin del conocimiento de acuerdo a unoscriterios previos, respectivamente.

3. LOS SISTEMAS

No es posible tratar de los sistemas y de su significado y funcin, sinantes trazar un panorama del marco cientfico en el que se encuadran>. Lateora cientfica de los sistemas puede abarcar diferentes perspectivas y es-calas, as como aproximaciones globales o parciales. Normalmente, las

tendencias ms extendidas en la filosofa de sistemas presentan dos nive-les de globalidad:

1. Teora general de sistemas: trata las generalidades aplicables a to-do tipo de sistemas, y contiene principios y leyes racionales. Estmuy relacionada con la teora del conocimiento, basada en aproxi-maciones intuitivas y racionales.

2 . Teora de sistemas generales: los sistemas generales pueden divi-dirse en clases de sistemas, en diferentes dominios. Las divisionesutilizadas son artificiales, ya que en realidad se trata de un todo

complejo e interrelacionado. De esto se deduce que debe estudiarlos diferentes dominios, para poder descubrir isomorfismos. Laprimera divisin que puede trazarse es entre naturales y concep-tuales, divisin que resulta un artefacto analtico que separa aspec-tos complementarios, ya que todos los sistemas, analizados en pro-fundidad, resultan ser naturales y conceptuales.

Una comprensible y completa introduccin es la presentada por RODRGUEZ DELLGA-is>, R ., Systems Theory. Basic Concept, en RODRiGUEZ, R . , y BANATHV, E. (edsj, Internatio-,~l Systems Science Flandhook, Madrid, Systemic Pt,blications, 1993, pp. 20-32.


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La metodologa de sistemas ofrece tres posibles aproximaciones, quepueden organizarse de lo dialctico a lo esttico, pasando por lo dinmico,y viceversa:

1. Esttica: analiza la estructura bsica, los subsistemas y sus ele-mentos, la comunicacin y sus canales.

2. Dinmica: analiza las funciones del sistema y de los subsistemas,las relaciones con otros sistemas, con suprasistemas y ecosistemas,y la homestasis.

3. Dialctica: estudia la reproduccin de los sistemas, sus mutacionesy transformaciones estructurales, la autoorganizacin y la emer-gencia.

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados en funcinde un objetivo comn, actuando en determinado entorno y con capacidadde autocontrol 21 De esta definicin se deduce que los sistemas se compo-nen de objetos, los cuales tienen unas determinadas caractersticas o atri-butos, sirviendo adems los objetos que forman el sistema para delinear suslimites o fronteras. Estos elementos se unen mediante relaciones, siendolas relaciones entre sistemas llamadas, en ocasiones, interfaces. Estas rela-ciones entre sistemas pueden ser simbiticas, sinrgicas o redundantes ~>.

3.1. HACIA UNA DIVISIN DE lOS SISTEMAS

La principal divisin que se hace en los sistemas es en abiertos y ce-rrados. Un sistema ser abierto si intercambia informacin, energa o ele-mentos fsicos con su entorno, y cerrado si no lo hace.

Los principios en Los que se basan los sistemas son:

1. Subsidiariedad: todo sistema es subsidiario de otros que lo rodeane interactan.

2. Interaccin: las acciones desarrolladas por un sistema influyen enel comportamiento de los dems.

3. Determinismo: todo hecho que sucede en los sistemas tiene causasdefinidas y contrastables.

~ La definicin, principios y caractersticas han sido tomadas de ARt,tirzs, E. A.. la-

geniera de sistemas, Barcelona, Mareombo, pp. 15-16.Rowrpy, ].: TIte ljasics ofSystems Ana/ysis an Designfor Inforniation Managccs.

Londres, Clive Bingley, 1994, p. 3.


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4. Equifinalidad: el diseo del sistema le debe permitir alcanzar suobjetivo por medios y acciones diferentes.

Las caractersticas que definen a los sistemas son:

1 . Estabilidad: cualidad por lo que el sistema funciona eficazmente.2. Adaptabilidad: cualidad que le permite evolucionar dinmicamen-

te con su entorno.

3. Eficiencia: cualidad que permite al sistema alcanzar su objetivocon economa de medios.

4. Sinergia: la capacidad de actuacin del sistema es superior a la desus componentes individuales.

Una vez establecidas las caractersticas que definen a los sistemas~, s-tos puede diferenciarse en diferentes clases, que pueden encontrarse aso-ciadas entre ellas5>:

1 . Sistemas naturales.

2. Sistemas fsicos diseados.

3. Sistemas abstractos diseados.

4. Sistemas de actividad humana.

5. Sistemas trascendentales.

3.2. SIsTEMA E INFORMACIN

El concepto bsico relacionado con un sistema, especialmente en aque-los que se definen como diseados, es el de proceso de transformacin ~Las acciones contenidas en el sistema son el conjunto de acciones interre-lacionadas necesarias para transformar las entradas en salidas. Esto impli-ca que debe existir un grado de interconectividad entre las entidades que

forman el sistema, y permite definir los recursos del sistema. La accin, latransformacin que realiza el sistema debe tener disponibles mecanismosque aseguren su control para alcanzar la mejor realizacin posible, lo cualse consigue mediante medidas de desempeo, utilizadas por procedmien-

CHISCKLAND, P .: Pensamientode sistemas, prctica de sistemas, Mxico, MegabyteGrupo Noriega, 1993, pp. i31-i32; Wt.soN, B.: Sistemas: conceptos, metodologa y aplica-clones, Mxico, Megabyte Grupo Noriega, 1993, p. 42.

24 WILSON, 0 1 > . cii>, pp. 46-47.


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tos de toma de decisiones para ejecutar mecanismos de control. El ele-mento comn a todas estas acciones es la informacin, que se dirigen en-tre si las partes del sistema, mediante mensajes, para asegurarse de que se

cumplen los controles, y que por lo tanto el sistema cumple su misin ade-cuadamente. Estas acciones tienen lugar en un rea definida, lo que permi-te establecer los lmites del sistema. Por lo tanto, el sistema utilizar, enprimer lugan una informacin interna, sobre s mismo, que adecuar suac-cin a su entorno. Esta informacin ser independiente de su objeto de tra-bajo. Por supuesto, si se trata de un sistema de informacin, sta ofrecerdos niveles, correspondiente a la propia del sistema, por una parte, y a lainformacin gestionada, por otra. Esto permite sealar que la seleccin delnivel del sistema es una decisin arbitraria por parte del investigador, y ha-ce posible introducir el concepto de jerarqua de sistemas, lo que permite

definir al sistema en un nive dado dentro de una serie de niveles de siste-mas, gracias a los limites definidos25.

3.3. SISTEMA Y OBJETIVOS

El objetivo general de un sistema diseado por el hombre es alcanzarlos objetivos para los que fue creado. Se trata, en este caso, de hacer fren-te a problemas que surgen en el mundo real, lo que supone identificar, di-sear e implementar sistemas de actividad humana. De esta afirmacin se

deduce que la determinacin de los objetivos es un factor fundamental enlos sistetnas. Pueden definirse cuatro grandes categoras de sistemas segnsus objetivos Sr,.

1 . Deterministas o mecnicos: los sistemas producen siempre el mis-mo resultado.

2. Probabilistas o estocsticos: no es posible predecir exactamente la

respuesta, sino slo un rango de posibilidades.3. Adaptativos o auto-controlados: sistema que se controla a s mis-

mo, variando de acuerdo a la retroalimentacin que realiza.

4. Competitivo o controlado externamente: controlado por los facto-

res externos al sistema.

En este sentido, el estudio aqu presentado no va a tratar los sistemas de infonila-cin referidos al conjunto de polticas, organizacin y centros, como han sido definidos porAtberton o Ros en la bibliografa citada, ya que el objeto de inters de este trabajo son lossistemas de informacin automatizados, y a ellos sc va a circunscribir a partir de este sit>-mento.

Row ry. 00. it., p . 4.


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4. SISTEMAS DE INFORMACIN

Si se retoma el concepto de sistema, segn el diccionario de Oa. Ma-ra Moliner27, sistema es el Conjunto ordenado de normas y procedimien-tos con que funciona o se hace funcionar una cosa. Conjunto de cosas quese mueven, actan u obran coordenadamente. Esta definicin tan ampliacombina los elementos estticos con los dinmicos, al mismo tiempo quepor un lado las normas y por otro los elementos. Empero, si nos permiteadmitir que un sistema es un objeto identificable, con una estructura querealiza algn tipo de accin, evoluciona durante un tiempo, en un ambien-te, para obtener un resultado.

Desde la perspectiva de la Ciencia de la Informacin y la Documenta-cin, hay que volver a recordar obligatoriamente a los principios defendi-dos por Borko en 1968, que sirven para enmarcar el objeto de investigacindentro de la disciplina de las ciencias de la informacin y la documen-tacin:

Ciencia interdisciplinaria que investiga las propiedades y comporta-miento de la informacin, las fuerzas que gobiernan el flujo y uso de la in-formaciny las tcnicas manuales y mecnicas del proceso informativo pa-ra el ms eficaz almacenamiento, recuperacin y diseminacin2.

Corno puede apreciarse, en la propia definicin puede encontrarse un

paralelismo muy marcado en los elementos y la finalidad del sistema de in-formacin. Tal es as que cada vez en mayor medida se est desarrollandoun torpus terico sobre la organizacin y tareas del documentalista dentrode este ambiente dinmico de los sistemas de informacin, por lo que sepuede afirmar que la gestin de informacin, tal y como se acepta en la ac-tualidad, es la integracin en un nuevo marco del trabajo del documenta-lista y las posibilidades ofrecidas por los sistemas de informacinr: Su-pone la introduccin del concepto de sistema de informacin como nuevoobjetivo de nuestra disciplina, a l tiempo que

Motj~


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the practica! work of information seientifist is concerned with develop-ment, operation, awd managemen ofinformation systems of ah kinds, andwith al! the various techniques and technologies by which information is

trausferred

Dentro de los diferentes tipos de sistemas, es posible situar a la Docu-mentacin como sistema abierto, en relacin con las otras disciplinas conlas que se relaciona, as como con su finalidad intrnseca. Se trata, enton-ces, de un sistema que intercambia energa con su ambiente, segn dife-rentes escalas3.

Las leyes bsicas del sistema documental, tal y como fueron estableci-das por Vickery, siguiendo a Ranganathan ~, son un elemento de gran va-br en el momento de considerar un sistema de informacin basado en or-denadores:

1 . Los documentos son para usarlos.

2. A cada usuario su documento.

3. A cada documento su usuario.

4. Salvaguardar el tiempo del usuario y del documentalista.

5. El servicio documental siempre est en crecimiento.

4.1. EL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN

Cuando se habla de un sistema de informacin, se est hablando de al-go mucho ms amplio que un sistema informtico: se est hablando de unsistema ms extenso, que incluye la organizacin . Por lo tanto, los sis-temas pueden llegar a ser tan complejos como facetas de inters, de todotipo, tenga la organizacin. Lpez Yepes ha incidido en el evidente proble-

VcKeia y VcKet


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ma terminolgico y conceptual que rodea al trmino sistemas de informa-cin>.

De hecho, el sistema de informacin es un elemento ms del patri-monio de la organizacin que lo utiliza, y el nfasis debe ponerse en la in-formacin que es necesaria para apoyar las actividades emprendidas porla organizacin, antes que en los requerimientos de administracin 6, Loanterior se refleja en la teora de la contingencia, segn la cual las orga-nizaciones son sistemas abiertos en interaccin con el entorno externo,siendo el concepto clave de esa interaccin el procesado de informacin37.Por lo tanto, los sistemas de informacin en la organizacin podrn ma-nipular informacin de los dos tipos que han sido definidos con anterio-ridad.

4.2. HACA UNA DEFINICIN DE LO S SISTEMAS DE INFORMACIN

En primer lugar, se debe centrar el anlisis en definir, si es posible, o

en aproximarse a una definicin, en su defecto, sobre qu es un sistema deinformacin y/o cules son las funciones o elementos que lo caracterizan.En esta lnea, antes de profundizar en sus posibles presentaciones y estruc-turas, hay que considerar las funciones del sistema de informacin en elcontexto ms amplio de la transferencia de informacin con vista a la re-solucin de problemas planteados por el usuario>8. De esta forma, un siste-ma de informacin tendr dos entradas principales, correspondientes a lasrealizadas por usuarios con problemas que deben resolverse, y a la des-cripcin de entidades reales existentes fuera del sistema, y una salida, que

Lprzz YEPES , J. : E l desarrollo de los Sistemas de Informacin y Documentacin,Cuadernos E.U/iD. Complutense, 1,2,1991, p. 23.

3S Ros, J.: Auge de los Sistemas de informacin y Documentacin en las organIzacio-

nes, Cuadernos de Documenacin Multimedia, 2, 1993, p. 7.LPEZ HERNNDEZ, 1.: La Gestin de la informacin en las organizaciones: una dis-

ciplina emergente, Tres lecciones sobre documentacin general (Sistemas de informacin ydocumentacin). Cuadernos E.U.B.D. Complutense, 1,2, 1991, pp. 7-22.

BROEKSTRA, G.: The systems paradigm in organization and managemnent: f ron> opensystems to the chaos hypothesis, en RODRGUEZ y BANATHY, op. ci, 1993, p. 71.

LE M O IG N E, J. L.: Towards New Epistemological Foundations for Information Sys-tems, SYstems Research, 2, 1985, pp. 247-251.


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responder a las necesidades de los usuarios y supondr un cambio en el39

estado de stosToda organizacin tiene un sistema de informacin, independiente-

mente de que sea automatizado o no. En cierto modo, se trata de una enti-dad abstracta, un medio por el cual los datos y la informacin fluyen de unapersona o departamento a otros, y que puede ser cualquier cosa, desde unacomunicacin verbal a complejos sistemas de cmputo. Por esta razn, setrata de un sistema abierto, que interacciona con su medio ambiente, conun importante mecanismo de control4. Debe considerarse que la organiza-cin, ineludiblemente, mantiene flujos de informacin con el exterior,identificados como externos, y en su propio interior, o internos, los cualesa su vez pueden ser ascendentes, descendentes u horizontales, y tanto de ti-po formal como informal.

Tomando en consideracin las caractersticas de los sistemas y lasaportaciones de otros investigadores. De Miguel y Piattini proponen la si-guiente aproximacin


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Sistemas de infrmacin: una reflexin sobre infrmacin, sistema... 221

Los sistemas de informacin son en realidad sistemas de datos proce-sados. Slo se vuelven sistemas de informacin cuando alguien usael resul-tado. Por tanto, un sistema de informacin debe incluir al usuario... Un usua-

rio recibe informaciny, en virtud de desempear un tipo de actividad (conbase en esta informacin de apoyo), produce una salida de datos.

En el mismo sentido ha insistido De Pablo, para el cual el sistema deinformacin es una simbiosis entre usuario, informacin e instrumentospa-ra administrar dicha informacin46. Esto permite afirmar que la mayorpar-te de los sistemas de informacin son mixtos, en el sentido de que combi-nan procedimientos manuales y automticos.

4.3. Los SISTEMAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL (SID)

Ha sido Codina47 quien ms recientemente ha intentado conceptualizarlos sistemas de informacin documental, por oposicin a los sistemas deinformacin tradicionales. Para este investigador, los elementos que de-finen a un SID son los siguientes48:

1. Un conjunto de conceptos fundamentales y , en su caso, unas pro-posiciones asociadas.

2. Un modelo general de un sistema de informacin documental.

3. Un modelo general de los procesos de transformacin que tienenlugar en el interior del sistema.

4. Una proposicin general sobre la Documentacin y dos proposi-ciones particulares, relativas al estatuto de la Documentacin co-mo disciplina cientfica y su relacin con otras disciplinas cuyoob-

jeto de estudio tambin es la informacin en alguna de sus facetas.

Se puede afirmar, sin duda alguna, que los sistemas de informacin do-cumentales son un tipo de sistemas de informacin, con unas caractersti-cas particulares, entre las que destacan las funciones de representacin y de

comparacin. Sin embargo, se puede objetar la afirmacin de Codina de

~> WEsoN, op. cii., p . 224.De PABLO, op. cit., p. 25.

CODINA, L.: Modelo conceptual de un sistema de informacin documental, Revi?ttaEspaola de Documentacin Cientfica, 17,4, 1994. pp. 440-449. Vase tambin su recien-te aportacin en TRAMUIJAS, J. (ed.), Tendencias de Investigacin en Documentacin, Zara-goza, 1996, donde avanza algunas cuestiones ms depuradas en las que spodemos come-dir plenamente.

CODINA, op.


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que los SID (sistemas de informacin documental) no modelan sistemasobjeto que desarrollan actividades, sino sistemas objeto que constituyendepsitos interesantes de conocimiento4 Precisamente, los modernos sis-

temas de gestin documental almacenan y desarrollan, o por lo menos de-beran, actividades relacionadas con los objetivos de la organizacin, y nopueden, ni deben, limitarse a ser un simple repositorio de documentos, yaque esto los convierte en simples y obsoletos sistemas de bases de datos.Es difcil aceptar la afirmacin de su naturaleza probabilstica, ya que estosupone confundir el funcionamiento interno del sistema con el marco cog-nitivo externo del usuario, aspecto ste que resulta desconocido para cual-quier tipo de sistema de informacin.

4.4. L A COMPLEJIDAD MULTIFACETADA DE 1.05 SISTEMAS DE INFORMACIN

La complejidad que preside el estudio de los sistemas de informacinpuede resumirse utilizando las metforas presentadas por Van Gigch y Le

5~ ~

MoignePara Van Gigch, el paradigma que gua el estudio de sistemas de infor-

macin debe responder a fuentes de conocimiento, objeto de estudio, es-cuelas de pensamiento, propsitos, metodologas para las actividades yanomalas. La aplicacin de la triloga formada por paradigma, escuela depensamiento y metfora a los sistemas de informacin da como resultado

la creacin de interesantes metforas complejas>.

La bibliografa ms tradicional seala tres componentes principales enlos sistemas de informacin~, que corresponden a los datos, el tratamien-to, las reglas y normas, y los procesadores. Tras las afirmaciones realiza-das en los prrafos anteriores, es posible ampliar de manera ms adecuadalos elementos que conforman un sistema de informacinM:

Vanse las afirmaciones de CO DINA, L., La naturaleza de la recuperacin de infor-macin: implicaciones para el diseo de sistemas de informacin documentales,Actas de las

IVJornadas Espaolas de Documentacin Automatizada DOCUMAT 94, Gijn, 1994, PP.

435-438.VAN Ccen, J. P., y Lx MO[GNFI, J. L.: A Paradignatie Approach to the Discipline ofInformation Systems, flehavioral Sciences, 34,2, 1989, pp. 128-159.

Las metforas se encuentran recogidas en la tabla reproducida. Vase VAN GIGCH, J .P ., Paradigms, en RODRGUEZ y BANATHY, oj~ oit., 1993, pp. 43, 45-52.

52 SEGIET. D.. y BRovssx, It: Ladministralion du ,svstc=medinjrmation, Pars, Dunod,1992, P P. ~

Se sigue la pauta marcada por D x . PABlo, op. cit., p . 35. Es necesario insistir en queun sistema de informacin no puedereducirse al ordenador o computador que lo sostiene, yaque una mquina no es un sistema de informacin por s mismo. en el sentido en el que setrata aqu, sino el elemento capaz de desempear todas las funciones de los elementos so-porte del sistema de informacin (vase DE PABEO, op. ci. PP. 39-41).


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1 . Informacin.

2. Usuarios.

3. Elementos soporte: vehculos de informacin, procesadores deinformacin, difusores de informacin y almacenes de informa-clon.

A su vez, las caractersticas de los sistemas de informacin puedenagruparse en5>:

1. Tecnolgicas: rendimiento y seguridad desde el punto de vista del

equipo fsico.

2. Funcionales y semnticas: si el sistema hace lo que debe de forma

correcta y es capaz de adaptarse a requisitos cambiantes.3. Econmicas: coste del sistema y eficiencia en cumplir sus obje-

tivos.

4. Sociales: impacto sobre el entorno social.

El objetivo del sistema de informacin, y de sus componentes, es lagestin de informacin de todo tipo. Por ello, busca facilitar el desempeode las actividades administrativas, de gestin y de produccin en todos losniveles de la organizacin, lo que realiza suministrando la informacin

adecuada,con

la calidad adecuada, a la persona adecuada, en el momentoy lugar oportunos, y con el formato preciso para que su uso sea correcto.Para alcanzar los objetivos previstos, el sistema debe ser capaz de desem-pear las siguientes funciones:

1. Recogida de datos de entrada.

2. Evaluacin de calidad y relevancia de los datos.

3. Manipulacin o proceso de los datos.

4. Almacenamiento de la informacin.

5. Distribucin de la informacin.

Normalmente, los datos que manipule un sistema de informacin pue-den dividirse en tres grandes categoras, que corresponden a microdatos(datos rutinarios, desagregados, sin influencia en la decisin), macrodatos

Segn BUBENNO, J . A.: Information modelling in the context ofsystem development.

Information Processing. Amsterdam, 198


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224 Jess Tra,nullas Saz

(agregados, ayudan a la decisin) y metadatos (informacin y datos sobrelos propios datos y su significado).

Independientemente de los componentes y de las funciones, se han re-alizado numerosos esfuerzos por ofrecer una tipologa de los sistemas deinformacin, algunas de las cuales se citan seguidamente. Por una parte, sehan sealado tres tipos de posibles sistemas de informacin dentro de unaorganizacin 56:

1. Sistemas de procesamiento de datos: se desarrollan para procesargrandes volmenes de datos generados en actividades rutinarias,que normalmente siguen procedimientos de operacin estndar.Tambin se les llama sistemas para procesamiento de transac-ciones.

2. Sistemas de informacin para la administracin, o de informacinadministrtiva (MIS, Management Information System): son aque-llos que, accediendo a los anteriores, ofrecen informacin que seutiliza para la toma de decisiones y el control en situaciones bienestructuradas, en las que puede utilizarse otro tipo de informa-ciones.

3. Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, Decisioti Support Sys-tems): ofrecen informacin personalizada para el usuario determi-nado, cuando debe tomar una decisin ante situaciones particulares

semestructuradas o no estructuradas.

De acuerdo a las decisiones, como ya se ha sealado en el prrafoanterior, se pueden dividir los sistemas en los que son sistemas de deci-sin estructurada y sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas~,de acuerdo con el tipo de apoyo que prestan a la actividad de la organi-zacion:

1. Sistemas de decisin estructurada: son aquellos que pueden auto-matizarse st se identifican las condiciones. Suelen utilizar rbolesy tablas de decisin, que cubren todas las posibles situaciones.

KENDALL, K. E., y K x.N D t.t,, J. E.: Anlisis y diseo de sistemas, Mxico, Prentice-Hall, 1991, pp. 3-5; SENN, op. nt., pp . 25-30. Para DE PABLO, op. cit., p . 33, todos entran enla categora de MIS. La evolucin de los posibles tipos de sistemas de informacin puedeapreciarse si se consulta la obra de Srorr, O. M., Principios de sistemas de informacin, M-xco, McGraw-Hill, 1988, donde este autor diferencia sistemas gerenciales. de contabilidad.de mercadotecnia y de manufactura.

Una exposicin sobre lascaractersticas y los mtodos de diseo de cada uno de elloslo ofrecen KLNDAI.I. y KENDALL, op. cit., eaps. lO y II.


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Sislemas de informacin: una reflexin sobre infrrmacin, sistema... 225

2. Sistemas de apoyo para decisiones semiestructuradas: suelen iden-tificarse con los DDS, ya sealados anteriormente. Su principalfuncin es organizar la informacin que se utilizar para tomar unadecisin, e incluyen la consideracin del la existencia de un factorde riesgo y de criterios mltiples.

Otra divisin diferencia tres modelos de sistemas de informacin58:

1 . Modelo A: sistema desde una perspectiva general, llamado de in-formacin generalizada (EATPUT), con subsistemas de entorno yde procesamiento de datos.

2. Modelo B: subsistema dentro de las organizaciones, destacando losManagement Information Systems (MIS) y los Information Mana-

gement Systems (IMS).3. Modelo C: conjuncin de redes y centros de informacin, en el

mareo de una poltica nacional o territorial.

Un concepto que ya ha sido superado, por la dificultad en satisfacer to-das las necesidades de la organizacin, es el correspondiente a los sistemasde informacin totales. La creacin de un nico sistema monoltico origi-na gran cantidad de problemas en la actualizacin y explotacin del siste-ma, as como su adecuacin a las necesidades de la organizacin.

4.5. LA INTERACCIN CON EL USUARIO

En el mbito cognitivo y psicolgico, no debe olvidarse que los dife-rentes sistemas de informacin actan de manera diferente sobre el usua-rio. As, los sistemas de informacin para la administracin (MIS) no im-plican un cambio en la persona, mientras que los de apoyo a decisiones(DSS) cambian de forma dinmica la actitud y la accin de la persona conla que interactan. Cada una de las personas de la organizacin puede con-siderar al sistema de informacin de manera distinta, con la variacin con-

secuente en su comportamiento frente a aqul.El sistema se integra en un contexto, en un ambiente, que determina, en

gran medida, las prestaciones del sistema, por lo que el sistema y su entor-no se encontrarn interrelacionados y sern interdependientes. Parte fun-damental de ese ambiente son los usuarios. Por lo tanto, es forzoso concluirque los usuarios son al mismo tiempo parte y entorno de los sistemas de in-formacion.

Lpez Y z p L s, op. cii., 1990, pp. 29-31.


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226 less Tramallas Saz

4.6. HACA UN CICLO DE VIDA DE 1.05 SISTEMAS DF INFORMACIN

Dentro de las diferentes metodologas de desarrollo, vistas ms adelan-te, desempea una funcin fundamental la creacin de modelos. Estosmo-delos permiten la comprensin del funcionamiento del sistema, descubrirproblemas y solucionar errores, durante el proceso de desarrollo, con elahorro de recursos que ello conleva. La utilizacin de los modelos facili-tan, de la misma forma, la automatizacin de las funciones del sistema con-siderado. Los prototipos son creados utilizando como base los modelos l-gicos establecidos, y. si resultan vlidos, se incorporan al sistema final.

Un sistema de informacin, y todo el complejo proceso de su creaciny desarrollo, debe obedecer a unasjustificadas razones de la organizacin.Sennv> ha propuesto un resumen de las cinco principales razones que mo-

tivan el desarrollo de nuevos sistemas:

1 . Capacidad: mayor velocidad de procesamiento e incremento en elvolumen de datos, as como una recuperacin de la informacinmas rpida.

2. Control: mejora y exactitud en la consistencia de la informacinmanejada por la organizacion.

3. Comunicacin: mejora de la comunicacin entre las diferentes uni-dades de la organizacin, as como una mayor integracin.

4. Costes: monitoreo y reduccin de costes.5. Ventaja competitiva: una amplia consideracin en la que se inclu-

ye atraer clientes, superar a la competencia, lograr mejores acuer-dos con los proveedores y desarrollar nuevos productos.

El ciclo de vida del sistema debe verse desde la perspectiva de la me-jora para optimizar el sistema, de acuerdo a las necesidades de cada mo-mento. Esto se consigue gracias al pilotaje o control del sistema, que re-ne las funciones de seguimiento, anlisis y reaccin, si es necesario ~, y seasegura de que el sistema ejecuta los planes previstos.

4.7. HACA UNA PLANIFICACIN DF LO S SISTEMAS DE iNFORMACIN

Por ltimo, no hay que olvidar que un sistema de informacin ha deresponder a unas polticas bien definidas de informacin para la organiza-

SLSN, op. cit., 3992 , p . 62 . SEGTET y Baovstz, op. cix., Pp. 25-30.


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cin, acordes con su finalidad6. Estas polticas desempean una funcin demarco y relacin entre las partes internas y externas de la organizacin, y.por ende, su importancia es elevada.

La importancia que tiene el sistema de informacin para la organiza-cin o el proyecto que lo ejecuta obliga a pensar en una planificacin amedio y largo plazo de los sistemas de informacin, en lo que se ha la-nado planeacin estratgica de los sistemas de informacin. En reali-dad, esta planeacin es la primera fase del diseo de un sistema de infor-macin, y su finalidad es establecer el marco de la poltica de informacinen la organizacin, as como hacer efectivo el entendimiento entre losdi-seadores y los usuarios de los sistemas. Las etapas de la planeacin es-tratgica son62:

1. Establecer las metas de los sistemas de informacin.2. Determinar y asignar prioridades a las solicitudes de proyectos de

sistemas de informacin.

3. Determinacin de los recursos y la capacidad de los sistemas de in-formacin.

Por supuesto, tambin han sido creadas varias metodologas para guiarla planeacin estratgica, entre los que deben citarse el mtodo de planea-cin de sistemas empresariales de IBM (BSP), 5PM, SSADM, el mtodo

de planeacin estratgica de arquitecturas de computadores de Nolan, Nor-ton & Co., y el mtodo de factores crticos de xito (CSF)6

4.8. L A EVOLUCIN I)E LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Una vez resuelta la fase de planeacin estratgica, se utiliza la meto-dologa de desarrollo de sistemas para crear el sistema de informacinpertinente. La disciplina que se encarga de los sistemas se ha denominadoingeniera de sistemas (LS), y se concibe como la encargada de planificar,disear y operar los sistemas, utilizando tcnicas de investigacin ope-rativaM. Todo este proceso ser tratado con amplitud en el prximo cap-tulo.

Como ejemplo clsico det desarrollo de polticas de informacin, vase el cap. 2 deATHERTON, P., Manuelpour les systmes etservices dinjrmation, Pars, UNESCO, 1984,Pp. 22-45.

62 BURcH y GRuDNITsKI, op. cit., pp . 591-599.SENN, op. cit., pp . 73-74.

64 ARBONES, op. cii., i991, p. 9 .


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La propia dinmica sistmica en el desarrollo de sistemas de informa-cin propicia la innovacin y la aparicin de nuevos enfoques. Por ejem-

po, la evolucin natural de los sistemas de informacin ha llevado a poderclasificar stos dentro de uno de los cuatro tipos siguientes, superandootras clasificaciones anteriores:

1. TTS, o Traditional Transaction Systems: tratan informacin repe-titiva, como nminas, contabilidad, pedidos, etc, buscando veloci-dad, eficacia u control de datos masivo. Se apoyan en bases de da-tos y en desarrollos estructurados y/o modulares.

2. DSS, o Decission Support Systems: analizan la informacin de los

anteriores, dando como resultado informacin elaborada para faci-litar la toma de decisiones. Se basan en herramientas estadsticas,utilizando lenguajes de cuarta generacin e interfaces grficos deusuario. Uno de sus derivados son los EIS (Executive InformationSystems), orientados a la alta direccin.

3. OIS, u Office Information Systems: se encargan de distribuir la in-formacin que es generada por los TTS y tratada por los DSS. Uti-lizan bases de datos distribuidas, multimedia, herramientas ofim-ticas...

4. BPA, o Business Process Automatical: cubren aspectos ms gene-rales de las funciones de la organizacin, sirviendo como apoyo alas tareas de organizacin, planificacin y decisin, as como parael control. Una caracterstica aadida muy importante debe ser sucapacidad para adaptarse rpidamente a las cambiantes situacionescompetitivas.

Superadas los estadios expuestos, es el concepto de integracin de sis-temas de informacin, que comprende la interrelacin de la arquitectura deinformacin, de los sistemas abiertos y de la interconexin, la que caracte-

rizar la nueva generacin de sistemas de informacin. Integracin que,con la misma filosofa, ir borrando las limitaciones en las combinacionesde informacin de gestin, factual y documental < 1

Vase el panorama esbozado por CODINA, L., Integracin de los sistemas de infor-macin: E l estado de la cuestin en Catalunya, 4es..Iornades Catalanes de Documentacw.

Barcelona, 1992, Pp. 267-284.


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Sistemas de informacin: una reflexin sobre infrmacin, .sstema... 229

5. SISTEMAS DE INFORMACIN DOCUMENTAL: DEFINICIN,CARACTERSTICAS Y ELEMENTOS

Es necesario terminar concluyendo con una primera definicin de lossistemas de informacin documental. Se pueden definir como un tipo es-pecial de sistema de informacin, cuyo objeto de trabajo es el documento,de cualquier tipo, sobre el que se realiza un tratamiento documental con-forne a las tcnicas establecidas por los principios generales de las Cien-cias de la Documentacin, para resolver los problemas planteados en unaorganizacin dada. Dos sern las funciones principales que deber resolverel sistema de informacin documental: la representacin de los documen-tos, lo que har a travs de la clasificacin y tcnicas complementarias, y

la recuperacin de los documentos7.

Los elementos tcnicos que formarn el sistema de informacin docu-mental sern los comunes a los sistemas de informacin en su sentido msamplio. Si se debe insistir en que, desde nuestra perspectiva, el tipo de sis-tema de informacin al que ns se asemeja el sistema de informacin do-cumental es el denominado DSS (Decission Support System. o Sistema deSoporte a las Decisiones), en cuanto se trata de un sistema que debe hacerfrente a situaciones poco o nada estructuradas, y debe ser capaz de ofrecerrespuestas concretas a necesidades vagas o imprecisas, que irn modifi-cndose durante el propio desempeo del sistema. Esto no debe ser bicepara considerar que tambin puede darse un tratamiento documental en si-tuaciones perfectamente estructuradas, como es el caso de la recuperacinde documentos a travs de una clasificacin monojerrquica. No se puedeadmitir la pretendida probabilidad del sistema, ya que esa probabilidad esresultado de la introduccin o recuperacin de datos extrnsecos, no de losmecanismos intrnsecos del sistema.

Los sistemas de informacin documental deben superar el concepto tra-dicional del texto como objeto de trabajo, e incorporar nuevos tipos de in-formacin documental, como la grfica o la numrica, ascomo integrar laspatitas y normas de trabajo, asegurando, por otra parte, el acceso a reposi-torios de informacin heterogneos en espacio y tiempo.

~ Aunque se adopta el trmino ofrecido porCODINA (vid. supra), ello no significaacep-tar todas las ideas, muy valiosas, expuestas por este autor. Por otra parte, el trmino sistemade informacin documental se utitt,a dando por sentado que se trata de un sistema automa-tizado, algo que va a tener que generaiizarse en plazo muy breve.

Las restricciones impuestas en los sistemas de informacin a travs de la recupera-cin mediante clasificaciones han sido estudiadas por MANLIY , .1 . , Are classifications still re-levant in databasest en NLO RINI, O., etal. (eds.), DocumentaryLanguagues andDatabases,Advancr,s in Knotvledge Organization, vol.3, Frankfurt/Main, indeksVerlag, 1991, pp. i20-

129.

2 - los sistemas de informaclon reflexion sobre sistemas y documentacion

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