(2) modul pelatihan monitoring dan evaluasi partisipatif

Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Partisipatif

Cara Menggunakan PanduanPanduan ini disusun terutama bagi Pelatih yang merupakan pedoman dalam mempersiapkan dan memfasilitasi pelatihan Monitoring dan Evaluasi secara Partisipatif (kita singkat saja M&EP). Diharapka peserta pelatihan akan mampu mengaplikasikannya pada program/proyek yang mereka geluti.

Panduan ini terdiri dari beberapa Modul Pelatihan. Setiap Modul dilengkapi dengan sesi-sesi urutan kegiatan selama Pelatihan dilaksanakan. Panduan ini dicoba dikemas secara sederhana sehingga mudah diikuti, yang dapat dipergunakan sebagai contoh dalam merancang suatu Pelatihan. Meskipun para Pelatih diharapkan menelaah seluruh isi panduan ini, tetapi tentu saja urutan Modul dan sesi-sesi di setiap Modul tidak baku. Di dalam memilih dan memilah setiap sesi, yang mana dianggap penting dan yang mana kurang penting, diserahkan sepenuhnya kepada pelatih. Demikian pula dalam memilih Modul yang akan dibahas selama pelatihan. Semua ini sangat tergantung kepada tujuan pelatihan, siapa peserta pelatihan, dan tingkat kemahiran yang diharapkan.

Materi panduan ini terdiri dari beberapa Modul yang mencoba menjawab: Mengapa M&EP, Dasar Pemikiran, Tahapan dan Langkah Operasional serta Faktor-faktor yang mempengaruhinya. Untuk memperkaya panduan ini disajikan juga pengalaman DELIVERI di dalam mengaplikasikan M&EP baik saat beraksi sebagai fasilitator pelatihan, maupun saat menggunakannya di lapangan.

Modul-modul dalam panduan ini dirancang sebagai berikut:

Modul 1 PermulaanModul 2 Pengertian Monitoring dan EvaluasiModul 3 Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi Partisipatif (M&EP)Modul 4 Tahapan-tahapan M&EPModul 5 Cara Melaksanakan M&EP Modul 6 Praktek LapanganModul 7 Faktor-faktor yang Mempengaruhi M&EPModul 8 Rangkuman Pelatihan

'M&EP bukan tujuan, tetapi suatu perjalanan'.

Monitoring dan Evaluasi Partisipatif

Modul 1 : PermulaanSesi A Pembukaan Pelatihan

Tujuan: Memberikan kesempatan kepada Panitia untuk memberikan penjelasan mengenai Pelatihan. Juga kepada Pejabat formal (bila ada) untuk memberikan pengarahan.

Waktu: 10 -15 menit

Dasar Pemikiran: Meskipun ini hanya 'ceremonial', terkadang bermakna sebagai dorongan semangat dan kebanggaan kepada para peserta.

Tips:Acara pembukaan biasanya berjalan secara formal dan kaku sehingga terkadang merupakan sedikit hambatan pada jalannya pelatihan. Oleh karena itu begitu selesai Pembukaan, hal-hal 'fisik' yang formal (seperti pengaturan meja dan kursi) segera diminimalkan dan suasana 'dicairkan'.

Sesi B Perkenalan

Tujuan: Saling berkenalan satu sama lain.

Untuk mencairkan suasana, membuat akrab agar mendorong keberanian peserta mengeluarkan pendapat dan jalannya diskusi

Waktu: 15 - 30 menit

Dasar Pemikiran: Secara kodrati setiap orang bila berkumpul dengan orang lain yang tidak dikenalnya, atau bergabung dengan orang banyak, suka sedikit malu-malu. Biasanya keberanian untuk mengeluarkan pendapatpun agak susah. Menciptakan suasana tidak formal dan akrab diperlukan untuk suatu pelatihan partisipatif. Diharapkan peserta merasa senang selama mengikuti pelatihan dan mau berpartisipasi aktif.

Bahan: Tidak ada

Pengaturan ruang kelas: Dengan kursi diatur melingkar dan seluruh peserta duduk.

Prosedur:Urut peserta berdasarkan nomor.Setiap nomor bila disebutkan oleh fasilitator, maka peserta yang punya nomor tersebut harus berdiri dan menyebutkan namanya tiga kali diakhiri dengan teriakan 'suara binatang' sambil mengangkat satu tangan keatas.Fasilitator berdiri dan berkeliling sambil berceritera (Contohnya: ' Pada hari ini tanggal 16 bulan 2 tahun satu sembilan sembilan sembilan, sebanyak 20 peserta mengikuti pelatihan yang

dimulai tepat jam 8 lima belas). Peserta yang terlambat mengucapkan namanya waktu nomornya disebut oleh fasilitator saat berceritera, dihukum yang hukumannya diputuskan seluruh peserta. Kemudian dia menggantikan fasilitator untuk berceritera seperti pada Contoh di atas. Dia harus berceritera sampai seorang peserta terlambat mengucapkan namanya.

Tanyakan pada peserta: 'Pendapat anda terhadap permainan ini?' Jawaban biasanya beragam: 'perlu konsentrasi', 'harus pandai berceritera', 'latihan mendengarkan', 'latihan berbicara di muka orang banyak' dan sebagainya.Jelaskan bahwa : 'kebiasaan mendengarkan orang lain adalah saat penting', demikian juga 'keterampilan berbicara'. Kedua hal ini merupakan salah satu prasyarat keberhasilan melakukan Monitoring dan Evaluasi.

Tips:Ini hanya bentuk permainan untuk saling mengenal, dari sekian banyak permainan lain. Anda bisa mencoba yang lain. Bisa mengundang peserta yang mempunyai permainan lain. Yang penting adalah tanyakan pendapat peserta sesudah permainan selesai, kemudian apa 'makna' dibalik permainan tersebut dikaitkan dengan topik pelatihan.

Contoh Permainan lain terdapat di Manual 'Permainan Untuk Pelatihan Partisipatif' yang disusun DELIVERI.

Sesi C Menyusun Kesepakatan Aturan Main Pelatihan

Tujuan: Menyepakati jadwal dan aturan dasar yang harus dipatuhi selama pelatihan. Timbulnya perasaan dilibatkan dan memiliki pelatihan

Waktu: 15-20 menit

Dasar Pemikiran: Melibatkan peserta dari awal akan menimbulkan perasaan bahwa pelatihan ini milik peserta. Juga karena mereka yang mengatur sendiri, maka kesepakatan ini akan dipenuhi secara patuh. Hal ini penting untuk lancarnya proses pelatihan dan menanamkan disiplin dan tepat waktu.

Bahan: Flipchart, spidol

Pengaturan ruang kelas: Duduk diatur melingkar sehingga setiap orang bisa melihat setiap peserta.

Prosedur:Tanyakan kepada peserta mengenai jadwal pelatihan: 'Jam berapa dimulai?', 'Jam berapa diakhiri?', 'Berapa kali istirahat dan Jam Berapa?'Diskusikan dan sepakati peraturan dasar lain seperti: 'Apakah boleh menginterupsi orang lain?' atau 'Bolehkah merokok saat pelatihan berlangsung?'

Tuliskan semua kesepakatan secara jelas pada Flipchart.

Tempelkan Flipchart di tempat yang dapat dilihat selama pelatihan.

Tips:Bisa juga kita mengharap salah seorang peserta untuk memimpin diskusi kesepakatan aturan main tersebut. Peserta dan pelatih dapat merujuk kesepakatan ini bila ada persoalan mengenai jalannya pealtiha. Peraturan-peraturan lain yang dirasakan perlu dapat disusun kemudian selama pelatihan.

Sesi D Harapan dan Tujuan

Tujuan:

Terkumpulnya harapan peserta terhadap pelatihan. Mengetahui apakah harapan peserta dapat diakomodasi oleh tujuan

Pelatihan. Adalah memungkinkan untuk memodifikasi tujuan Pelatihan agar memenuhi harapan peserta

Waktu: 30 menit

Dasar Pemikiran: Dengan mengetahui harapan pelatihan maka dapat diidentifikasi hal-hal penting apa yang diharapkan oleh peserta. Hal ini dapat memperjelas tujuan pelatihan.

Bahan: Flipchart, kertas, alat perekat dan Spidol

Pengaturan ruang kelas: Tempat duduk diatur melingkar

Prosedur:Peserta diminta untuk menuliskan harapan mereka pada kertas yang sudah dibagikan dengan huruf besar yang dapat dibaca seluruh peserta

Bila sudah selesai, mintalah peserta menempelkan setiap kertas yang sudah diisinya

Bersama-sama peserta, harapan yang sama dikelompokkanSetelah selesai pengelompokkan harapan, kemudian tulis di flipchart seluruh harapan-harapan tersebut menjadi satu Daftar Harapan pelatihan

Tempelkan flipchart Tujuan Pelatihan (yang sudah disiapkan oleh Fasilitator)

Mintalah peserta membandingkan Daftar Harapan dengan Tujuan Pelatihan.

Bersama-sama seluruh peserta cek apakah setiap harapan peserta dapat ditampung oleh Tujuan penelitian. Kalau ada yang belum, coba sesuaikan

dengan Tujuan Pelatihan, dan masukkan sebagai Topik Baru.

Kemudian bersama-sama peserta susunlah Jadwal pelatihan. Diskusikan Jadwal Pelatihan ini dengan peserta, dan ambil kesepakatan.


Modul 2 : Pengertian Monitoring dan EvaluasiSesi A. Arti Monitoring

Tujuan: Peserta memahami arti monitoring

Waktu: 30 menit

Dasar Pemikiran: Pengertian yang berbeda mengenai konsep monitoring umum dijumpai. Sesi ini penting untuk memperoleh pengertian dan persepsi yang sama mengenai konsep monitoring yang merupakan salah satu dasar untuk mampu melakukan M&EP.

Bahan: Flip chart dan Spidol

Pengaturan:Tempat duduk diatur membentuk lingkaran

Prosedur:Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per kelompok.

Diskusikan dalam kelompok: Apa yang dimaksud dengan monitoring?

Setiap kelompok harus menuliskan rangkuman jawaban pada flipchart. Kemudian presentasikan dalam pleno.

Kesimpulan pleno (yang diperoleh dari hasil Pelatihan M&EP terdahulu) adalah:

'Suatu penilaian yang dilaksanakan terus -menerus (berkelanjutan) dalam suatu kegiatan untuk program'

'Mengecek & mencatat keadaan yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung'.

'Melihat perkembangan sesuatu kegiatan yang sedang berjalan yang mencakup: Bimbingan, Pembinaan, Pemantauan, dan Pengendalian.

Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan mendikusikan kembali dengan seluruh peserta supaya ada pengertian yang sama tentang arti monitoring. Sampaikan juga arti monitoring menurut beberapa pakar seperti disajikan dalam kotak 1

Sesi B. Arti Evaluasi

http://www.deliveri.org/guidelines/training/tm_6/tm_6_box_1i.htm

Tujuan: Peserta memahami arti evaluasi

Waktu: 30 menit

Dasar Pemikiran: Pengertian mengenai konsep evaluasi yang terkadang tak bisa dipisahkan dengan monitoring sering dijumpai. Sesi ini penting untuk memperoleh pemahaman yang sama tentang evaluasi yang merupakan dasar agar mampu melakukan M&EP.


Pengaturan ruang kelas: Tempat duduk diatur membentuk lingkaran

Prosedur:

Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per kelompok.

Diskusikan dalam kelompok: Apa yang dimaksud dengan evaluasi?

Setiap kelompok harus menuliskan rangkuman jawaban pada flipchart. Kemudian presentasikan dalam pleno.

Biasanya kesimpulan pleno adalah:

'Melihat sejauh mana dampak keberhasilan yang dicapai dalam suatu kegiatan oleh program'.

'Membandingkan antara keadaan yang terjadi dengan target rencana kegiatan dengan memperhatikan faktor-faktor pendukung, faktor penghambat sesuai waktu, biaya anggaran ditentukan'.

'Mencocokkan laporan tertulis dengan fakta'.

'Melihat (menilai) hasil sejauh mana kegiatan sudah berjalan/tercapai: Capaian hasil (input, output, tujuan, sasaran); Masalah; RTL'.Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan mendikusikan kembali dengan seluruh peserta supaya ada pengertian yang sama tentang arti monitoring.

Kalau perlu jelaskan juga pendapat para pakar sepeti disajikan pada kotak 2.

Sesi C. Mengapa Melakukan Monitoring dan Evaluasi?

Tujuan:

Peserta memahami kebutuhan melakukan monitoring dan evaluasi

Peserta memahami tugas dan tanggung jawab bila melakukan

http://www.deliveri.org/guidelines/training/tm_6/tm_6_box_2i.htm

monitoring dan evaluasi

Waktu: 1 jam

Dasar Pemikiran: Biasanya peserta memiliki pengertian yang berbeda mengenai konsep monitoring dan evaluasi serta mengapa penting dilakukan. Sesi ini penting untuk memperoleh pengertian dan persepsi yang sama.



Prosedur:

a. Diskusi Kelompok: Peserta dikelompokkan menjadi 3-4 orang per kelompok. Pengelompokkan bisa berdasarkan perbedaan administrasi (instansi pemerintah, non-pemerintah, lokasi atau kelompok petani), atau bisa dicampur dimana di setiap kelompok representatif dari tiap kelompok administratif.

Diskusikan dalam kelompok: Mengapa memonitor dan mengevaluasi?Setiap kelompok harus menuliskan rangkuman jawaban pada flipchart. Kemudian presentasikan dalam pleno.

Biasanya kesimpulan pleno adalah: 'Untuk mengukur kemajuan proyek', 'Menilai apakah proyek berhasil?' , dan 'Untuk pertanggung-jawaban kepada penyandang dana'.

b. Melaksanakan Role-play:

'Tiga orang Petugas Dinas melakukan kegiatan Monitoring dan Evaluasi kepada kelompok petani peserta proyek'Tanyakan pada peserta: 'Apa yang anda saksikan', 'Siapa yang bertanya?', 'Siapa Tim ME?', 'Siapa yang lebih aktif?'Jawaban terbanyak biasanya: 'Petugas mendominasi kegiatan dan lebih aktif bertanya, sementara petani pasif dan hanya menjawab apa yang petugas tanyakan'

Kemudian tanyakan:

'Untuk siapa ME dilakukan?'

Jawaban yang muncul adalah: 'Untuk kepentingan Petugas', 'Petugas harus mempertanggungjawabkan kepada atasannya'

Tanyakan: 'Bila ME dilakukan seperti tadi, apakah ada manfaatnya untuk petani yang dievaluasi?' Jawaban yang banyak muncul adalah: 'Tidak'.

Diskusi Kelompok.

Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok: 'Kembali kepada pertanyaan semula, sebenarnya tujuan ME itu apa?'Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart.Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum pleno.

Jawaban yang biasanya muncul:

'Untuk pertanggung jawaban tetapi harus bermanfaat juga untuk petani';

'Untuk memberdayakan petani'; 'Agar Petani berpartisipasi'.

Fasilitator merangkum semua hasil sidang pleno dan menambahkan pendapatnya serta diskusikan pada forum untuk adanya pengertian yang sama dan kesepakatan mengenai apa tujuan ME. Gunakan hand-out / transparansi yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan M&EP.

Tips:Ini kesempatan pertama untuk diskusi kelompok dan sidang pleno. Pastikan semua orang terlibat. Juga usahakan ada kesepakatan penuh, meskipun perbedaan pendapat tidak tabu pada pelatihan partisipatif ini.


Modul 3 : Prinsip-Prinsip M&E Partisipatif

Sesi A. Pengertian Monitoring Partisipatif dan Evaluasi Partisipatif

Tujuan:

Peserta memahami arti monitoring yang partisipatif Peserta memahami arti evaluasi yang partisipatif

Peserta memahami manfaat monitoring dan evaluasi partisipatif

Waktu: 45 menit

Dasar Pemikiran: Pemahaman mengenai arti monitoring dan evaluasi yang partisipatif merupakan dasar untuk memahami prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi yang partisipatif.


Pengaturan ruang kelas:Tempat duduk diatur membentuk lingkaran

Prosedur:

a. Curah Pendapat: Tanyakan pada peserta: 'Apa yang dimaksud dengan monitoring partisipatif'?

Jawaban yang umumnya muncul adalah: 'Kegiatan monitoring yang dilakukan secara bersama-sama', 'Monitoring yang melibatkan petani', 'Partisipasi masyarakat dalam monitoring'

Fasilitator menuliskan semua jawaban, merangkumnya dan mendiskusikannya serta diharapkan ada kesepakatan.

b. CeramahKarena ini hal baru, maka dengan sangat menyesal metode ceramah tak dapat dihindarkan. Oleh karena itu, sesi ini diakhiri dengan menjelaskan apa arti Evaluasi Partisipatif dan apa manfaatnya, dengan menggunakan bahan yang disajikan pada Lampiran 1 tentang Monitoring Partisipatif.

c. Brainstorming.Tanyakan lagi pada peserta: 'Apa yang dimaksud dengan evaluasi partisipatif'?

Biasanya muncul jawaban sebagi berikut: 'Kegiatan evaluasi dilakukan

bersama-sama masyarakat', 'Petani yang biasanya dievaluasi, ikut mengevaluasi', 'Partisipasi masyarakat dalam kegiatan evaluasi proyek'

Fasilitator menuliskan semua jawaban, merangkumnya dan mendiskusikannya serta diharapkan ada kesepakatan.

d. Pengajaran/Ceramah.Sesi ini diakhiri dengan menjelaskan apa arti Evaluasi Partisipatif serta apa manfaatnya, dengan menjelaskan hal-hal seperti tercantum pada Lampiran 2.

Sesi B. Mengenal Prinsip-prinsip M&EP

Tujuan: Peserta memahami prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi yang partisipatif

Waktu: 45 menit.

Dasar Pemikiran:

Brainstorming:Setelah mengetahui alasan mengapa Melakukan ME, peserta diharapkan megetahui prinsip-prinsip mengenai M&EP. Karena M&EP merupakan hal yang baru bagi peserta, maka pengertian mengenai masing-masing prinsip ini sangat penting. Sesi ini sangat menentukan sebagai dasar untuk memperoleh pengertian yang sama tentang M&EP.



Prosedur: Diskusi Kelompok.

Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok:

'Bagaimana ME dilakukan agar bermanfaat bagi petani?'

Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart.

Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum pleno.


'Petugas jangan mendominasi'; 'Petani harus dilibatkan'; 'Partisipasi semua orang pada ME'

Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan menjelaskan kepada peserta

bahwa prinsip pertama dari M&EP adalah PARTISIPASI.

Brainstorming:Tanyakan kepada setiap peserta: 'Apa yang harus dibicarakan dengan petani?'

Jawaban yang sering muncul adalah: 'Bagaimana melakukan ME bersama-sama petani'; 'Kapan dan bagaimana data akan dikumpulkan'; 'Bagaimana menganalisa'

Fasilitator menulis semua jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan dan rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa prinsip kedua dari M&EP adalah NEGOSIASI.

Tanyakan kepada seluruh peserta: 'Apa yang diperoleh saat melakukan M&EP?'

Diharapkan muncul jawaban: 'Saling tukar pengalaman'; 'Saling melengkapi'; 'Mendiskusikan masalah yang dihadapi'

Kembali fasilitator menulis setiap jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan dan rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa prinsip ketiga dari M&EP adalah PEMBELAJARAN.

Tanyakan kepada peserta: 'Setelah kita mengetahui partisipasi, negosiasi, dan pembelajaran sebagai prinsi-prinsip M&EP, apakah ada prinsip yang lain?'

Jawaban yang sering muncul adalah: 'Biaya', 'Waktu', 'Jadwal','Stakeholder yang terlibat'.

Fasilitator menulis semua jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan dan rangkumkan. Jelaskan dan diharapkan disepakati bahwa karena banyak-faktor yang disebutkan tadi yang mungkin berubah sejalan dengan waktu, maka prinsip terakhir dari M&EP adalah FLEKSIBILITAS.

Tips:Bila ada jawaban-jawaban yang tidak terkait dengan topik yang dibicarakan, fasilitator harus mampu menggiring ke arah yang diharapkan. Bila selalu ada kesulitan, terpaksa cara 'lektur' dengan langsung memperlihatkan dan menjelaskan transparans yang disiapkan. Gunakan hand-out/transparansi yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan M&EP.

Sesi C. Perbedaan ME konvensional dan ME partisipatif

Tujuan: Peserta memahami perbedaan M&EP dengan ME konvensional

Waktu: 45 menit.

Dasar Pemikiran: Dengan memahami perbedaan prinsipil antara M&EP dengan ME konvensional, maka diharapkan peserta lebih memahami M&EP dan manfaatnya.




Kembali ke kelompok yang pertama tadi dan diskusikan di kelompok: 'Apakah perbedaan antara M&EP dan ME konvensional?'

Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart.

Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum pleno.


'M&EP lebih partisipatif'; 'Petani ikut'; 'M&EP perlu waktu lama'Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan arahkan letak perbedaan tersebut pada hal-hal yang prinsipil seperti: Siapa yang merancang? Siapa yang melakukan? Bagaimana peranan stakeholders? Bagaimana cara mengukur keberhasilan? Bagaimana pendekatan dilakukan?

Berdasarkan arahan dari fasilitator, perbaiki lagi jawabannya di masing-masing kelompok, kemudian kembali diskusikan pada forum pleno. dan simpulkan kesepakatan yang ada. Kalau dipandang perlu sajikan rincian perbedaan seperti disajikan pada Transparansi 3.

Tips:Kalau perlu diskusikan lagi hal ini, barangkali ada pendapat peserta yang lebih baik.Ingat ini pelatihan Partisipatif lho!

Gunakan hand-out/transparansi yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan M&EP.


Modul 4 : Tahapan-Tahapan M&EPSesi A. Mengenal Tahapan-tahapan M&EP

Tujuan:

Peserta memahami tahapan-tahapan monitoring dan evaluasi yang partisipatif

Peserta memahami cara melakukan M&EP

Waktu: 2 jam.

Dasar Pemikiran: Agar peserta dapat melakukan M&EP maka tahapan-tahapan yang harus dilalui di dalam melakukan M&EP harus diketahui.



Prosedur: Diskusi Kelompok:

'Bagaimana caranya melakukan M&EP? Tahapan apa yang harus dilakukan?

Rangkuman jawaban di kelompok tuliskan pada flipchart. Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi kelompoknya pada forum pleno.


'Persiapan, penyusunan daftar pertanyaan, pengumpulan data, wawancara,survey, penyusunan jadwal, tabulasi dan analisis data, pelaporan'

Fasilitator merangkum hasil diskusi pleno dan lengkapi beberapa tahapn penting yang terlewat. Kemudian fasilitator mendiskusikan dan menjelaskan kepada peserta setiap tahapan pelaksanaan M&EP dan bagaimana mengerjakannya.

Pengajaran.Karena M&EP hal baru, maka sistem mengajar tak dapat dihindarkan.Beri kesempatan 'interupsi' untuk bertanya kepada setiap peserta bila ada hal yang kurang jelas atau kurang dimengerti. Justeru ini merupakan kesempatan untuk diskusi. Beri kesempatan kepada peserta yang merasa

mampu menjawab pertanyaan yang diajukan.

Ciptakan suasana segar, kalau perlu 'ice-breaker'.

Gunakan bahan peraga yang menarik (Transparansi, gambar kartun, lelucon yang relevan dan sebagainya). Bahan Pengajaran disajikan pada Lampiran

3. Brainstorming

Tanyakan kepada setiap peserta: 'Apakah anda siap untuk melakukan M&EP?'; 'Hal-hal apa yang dirasakan paling susah?'

Jawaban yang sering muncul adalah: 'Bagaimana mengajak petani yang tidak bisa baca?; 'Bagaimana menyusun indikator?'

Fasilitator menulis semua jawaban pada flipchart, kemudian diskusikan dan jelaskan kembali apa yang ditanyakan. Informasikan bahwa pada modul berikut setiap kelompok diminta merencanakan M&EP yang akan dicoba di lapangan.

Tips: Bila terpaksa, cara 'lektur' bukan hal yang tabu untuk pendidikan orang dewasa. Jelaskan setiap tahapan dengan transparans dan alat peraga lain yang sudah disiapkan. Gunakan hand-out/transparansi yang sudah disiapkan pada panduan bagaimana melakukan M&EP.


Modul 5 : Cara Melaksanakan M&EPSesi A. Mengenal Metode Pelaksanaan M&EP

Tujuan: Peserta memahami metode pelaksanaan M&EP dan menggunakannya pada perencanaan dan pelaksanaan M&EP

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: Metode yang tepat akan memberikan hasil yang akurat. Dengan demikian pengertian dan pemahaman peserta pada metode yang akan digunakan dalam melakukan M&EP sangat penting.



Prosedur: Role-play:

Dalam rangka pengumpulan data, Tim M&EP (yang diperankan oleh fasilitator, atau oleh peserta yang sudah di'rekayasa' oleh fasiltator) mendatangi kelompok tani untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Pembicaraan berlangsung kurang lebih 10 menit. Pada role-play ini, tim M&EP melakukan interview menggunakan kuesioner. Petani hanya menjawab apa yang ditanyakan.

Tanyakan pada peserta: 'Apa yang terjadi?', 'Metode apa yang digunakan?', 'Masalah apa yang akan timbul?'

Jawaban peserta adalah: 'Tim mewawancarai petani', 'Metode wawancara dengan kuesioner', 'Petani pasif, tidak diberi kesempatan untuk bertanya', 'Tidak sesuai dengan tahapan M&EP'

Fasilitator menjelaskan bahwa metode wawancara dapat dipergunakan pada M&EP asal topik yang ditanyakan sudah didiskusikan dengan petani, mudah dimengerti, cara wawancara tidak bersifat investigasi.

Tanyakan pada peserta: 'Apakah ada metode lain yang dapat dipergunakan dalam M&EP?'

Jawaban peserta yang mungkin adalah: 'Diskusi kelompok', 'PRA'

Fasilitator menuliskan semua jawaban pada flipchart dan kembangkan diskusi berdasarkan jawaban-jawaban ini.

Tanyakan pada peserta: 'Sebenarnya apa yang diukur pada M&EP?'Jawaban yang muncul: 'Kemajuan proyek', 'Keberhasilan proyek', 'Kegagalan

proyek', 'Dampak proyek', 'Manfaat bagi petani'

Fasilitator kembali menuliskan semua jawaban dari peserta dalam flipchart dan diskusikan bahwa semua jawaban yang dikemukakan tadi pada intinya adalah mengukur perubahan yang terjadi. Dengan demikian, menurut fasilitator metode yang biasanya dipergunakan pada M&EP adalah seperti yang disajikan di bawah ini.

Metode yang umum dipergunakan adalah:

Pemetaan: untuk memperlihatkan lokasi dan tipe perubahan di lokasi yang dipantau

Diagram Venn: untuk memperlihatkan perubahan yang terjadi didalam hubungan antar kelompok, lembaga, maupun individu

Diagram alur: untuk memperlihatkan dampak langsung maupun tidak langsung dari perubahan, dan mengaitakan dengan penyebabnya

Catatan petani: untuk menjelaskan perubahan dalam kehidupan petani atau kelompok tani

Foto-foto: untuk memperlihatkan perubahan berdasarkan rentetan kejadian yang dipotret

Penilaian matriks: untuk membandingkan preferensi terhadap beberapa opsi atau keluaran

Diagram 'jaringan kerja': untuk memperlihatkan perubahan di dalam tipe dan kadar kontak/hubungan antara petani dengan pelayanan

Sesi B. Pengertian Indikator

Tujuan:

Peserta memahami arti indicator Peserta mampu membuat indikator

Waktu: 30 menit

Dasar Pemikiran: Pengertian dan pemahaman mengenai indikator yang akan digunakan dalam melakukan M&E adalah krusial dalam menyusun rencana melakukan M&E.

Bahan:Flip chart dan Spidol

Pengaturan ruang kelas:

Tempat duduk diatur membentuk lingkaran

Prosedur: Brainstorming.

Tanyakan pada peserta:'Apa yang anda ketahui tentang indikator?'Jawaban terbanyak biasanya adalah: 'Alat untuk mengukur', 'Standar', 'Ukuran keberhasilan'

Fasilitator menuliskan semua jawaban dari peserta pada flipchart kemudian diskusikan.

Diskusikan dengan peserta, bahwa indikator mempunyai 3 fungsi utama yaitu:

untuk mengukur untuk menyederhanakan untuk menginformasikan perubahan

Dengan demikian, maka indikator yang baik harus:

Dapat diterima dan disusun oleh petani Dapat dimengerti masyarakat umum Terfokus pada visi Dapat dikuantifikasikan dalam arti mudah dijelaskan dan sederhana Berdasarkan pada informasi yang benar/akurat Berdasarkan pada informasi yang tepat waktu

Ceramah.

Penjelasan tentang indikator, bila dirasakan perlu, dapat dilakukan dengan metode ceramah. Bahan untuk ini disajikan pada Lampiran 4, juga dapat digunakan Panduan TM-2 Manajemen Daur Proyek dan Penggunaan Kerangka Kerja Logis.

Sesi C.Merencanakan Pelaksanaan M&EP

Tujuan: Peserta memahami dan mampu merencanakan pelaksanaan M&EP

Waktu: 4 jam.

Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang konkrit dapat merangsang peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan pada 'lektur'. Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.



Prosedur: Kerja Kelompok.

Peserta dibagi kelompok dengan anggota 4-5 orang. Berikan tugas kepada kelompok untuk membuat perencanaan

pelaksanaan M&EP yang akan diujicoba di lapangan besok hari.

Tugas harus dirinci secara detail dari mulai perencanaan sampai presentasi hasil, sesuai dengan tahapan M&EP yang sudah dijelaskan pada Modul sebelumnya.

Fasilitator harus siap membantu setiap kelompok bila ada kesulitan. Berikan arahan yang diperlukan dan jelaskan sampai peserta betul-betul memahaminya.

Tuliskan semua hasil kerja kelompok pada flipchart untuk dipresentasikan pada forum pleno.

Biasanya yang sering menjadi topik 'perdebatan' adalah mengenai 'indikator keberhasilan'


Modul 6 : Praktek LapanganSesi A. Praktek lapangan M&EP

Tujuan:

1. Peserta memahami dan mampu melaksanakan M&EP2. Peserta dapat mengetahui hambatan-hambatann di lapangan

3. Peserta dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang umum dijumpai

Waktu: 6 jam.

Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang kongkrit dapat merangsang peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan pada pelatihan. Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.


Pengaturan: Seluruh peserta berangkat ke lokasi kelompok tani yang telah disiapkan sebelumnya.

Prosedur:

Dalam pelaksanaanya Peserta harus:

Menjelaskan maksud kedatangannya kepada petani Mendiskusikan indikator (yang sudah disiapkan sebelumnya

berdasarkan dokumen proyek, bila ada) dengan petani. Diharapkan terbentuk kesepakatan dengan petani mengenai indikator yang akandigunakan pada M&EP

Metode yang dipergunakan

Memperoleh informasi tentang perubahan yang telah terjadi Menyusun rekomendasi untuk perbaikan proyek

Mencatat hasil kunjungan pada flipchart untuk dipresentasikan pada forum pleno

Sesi B. Presentasi Praktek Lapangan

Tujuan:

1. Peserta memahami dan mampu merencanakan M&EP

2. Peserta mampu menganalisis dan mepresentasikan 'hasil' M&EP

Waktu: 2 - 4 jam (tergantung banyaknya kelompok yang ada).

Dasar Pemikiran: Mencoba berbuat sesuatu yang konkrit dapat merangsang peserta untuk lebih memahami dan mengerti apa yang diberikan saat Pelatihan. Dengan demikian diharapkan peserta dapat melakukan M&EP.

Bahan: Flip chart dan Spidol, Transparansi sheet, Over Head Projector

Pengaturan: Tempat duduk diatur membentuk U

Prosedur: Presentasi hasil kajian lapangan

Salah satu peserta ditunjuk menjadi moderator

Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil di lapangan

Mendiskusikan materi yang dipresentasikan

Fasilitator merangkum hasil diskusi dan ditekankan terutama pada aspek-aspek proses dalam memperoleh kesepakatan indikator, metode yang digunakan, analisis dan penyusunan rekomendasi, serta hambatan-hambatan yang ditemui. Akhirnya disusun kesimpulan umum dan 'lessons learned' dari praktek lapangan tadi.


Modul 7 : Faktor yang Mempengaruhi Pelaksanaan M&EP

Sesi A. Kesalahan Umum Pelaksanaan M&EP

Tujuan: Peserta memahami kesalahan umum dalam pelaksanaan M&EP

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: Kesalahan umum akan mengganjal suatu pelaksanaan M&EP. Dengan mengetahui hal ini, perencanaan yang telah matang disusun dapat dioperasionalkan ('workable').


Pengaturan: Tempat duduk diatur membentuk lingkaran


'Apa kesalahan-kesalahan umum yang dijumpai di dalam melakukan M&EP dari mulai perencanaan sampai pelaksanannya'.

Catat hasil diskusi kelompok pada flipchart untuk didiskusikan di pleno.Jawaban yang biasanya muncul adalah: 'Anggapan bahwa stakeholders mengerti betul tentang proyek', 'Anggapan bahwa indikator keberhasilan yang disusun proyek sudah disetujui petani'

Fasilitator merangkum hasil diskusi seluruh kelompok ini, dan berikan pandangan-pandangan serta saran agar kesalahan-kesalahan umum ini tidak terjadi lagi. Pendapat fasilitator tentang kesalahan-kesalahan umum yang sering dijumpai pada M&EP adalah:

Mengasumsikan bahwa seluruh 'stakeholders' akan berminat dan ambil bagian dalam M&EP.

Menetapkan metoda dan indikator yang tidak cocok di dalam upaya men'standard'kannya dan untuk menghemat waktu.

Menjadikan ketidakjelasan tentang bagaimana informasi akan dipergunakan dan oleh siapa

Memulai dengan sesuatu yang sangat besar, dan terlalu dini

Sesi B. Partisipasi Masyarakat

Tujuan: Peserta memahami bahwa keberhasilan M&EP sangat ditentukan

oleh partisipasi masyarakat

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: Keterlibatan masyarakat merupakan prasyarat yang menjamin keberhasilan tujuan dari M&EP. Padahal keragaman masyarakat, dimana M&EP akan diberlakukan, menentukan variasi banyaknya anggota masyarakat yang ingin terlibat atau memperoleh kesempatan untuk terlibat.Dengan demikian, maka perlu diketahui faktor-faktor apa yang mempengaruhi masyarakat agar mau berpartisipasi dalam M&EP




Diskusikan dalam kelompok: 'Faktor-faktor apa yang mempengaruhi masyarakat agar mau berpartisipasi dalam M&EP'

Catat hasil diskusi kelompok pada flipchart untuk didiskusikan di pleno.Kesimpulan kelompok biasanya muncul adalah: 'M&EP bermanfaat buat petani', 'Ada insentif untuk melakukan M&EP', 'M&EP mudah dilakukan'

Fasilitator merangkum hasil diskusi seluruh kelompok ini, dan berikan pandangan-pandangan fasilitator tentang partisipasi petani dalam M&EP. Perlihatkan transparansi 5.

Sesi C. Kemudahan Melakukan M&EP

Tujuan: Peserta memahami keadaan yang akan mempengaruhi kemudahan di dalam melakukan M&EP.

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: M&EP adalah sesuatu yang relatif baru sehingga belum tentu semua pihak menerimanya. Oleh karena itu pemahaman tentang keadaan yang bisa mendorong kemudahan melakukan M&EP harus diketahui. Hal ini penting agar dapat memikirkan bagaimana menciptakan keadaan tersebut agar M&EP dapat sukses dilakukan.




Diskusikan dalam kelompok: 'Kondisi apa yang akan memberikan

kemudahan dalam melakukan M&EP'

Catat hasil diskusi kelompok pada flipchart untuk didiskusikan di pleno.Kesimpulan kelompok biasanya muncul adalah: 'M&EP menguntungkan', 'M&EP sesuai dengan kebutuhan kelompok', 'Ada insentif untuk melakukan M&EP', 'Partisipasi masyarakat secara penuh'

Fasilitator merangkum hasil diskusi seluruh kelompok ini, dan berikan pandangan-pandangan fasilitator tentang kondisi yang akan mempermudah pelaksanaan M&EP. Sajikan transparan 6. Bila perlu diskusikan lagi hal ini.


Modul 8 : Rangkuman Pelatihan

Sesi A. Merangkum Hasil Pelatihan

Tujuan: Peserta memahami keseluruhan proses M&EP

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: Rangkuman hasil pelatihan merupakan 'inti' dari pelatihan tersebut. Sesi ini ini sangat penting bagi peserta untuk menunjukkan tingkat pemahaman mengenai M&EP.



Prosedur: Brainstorming.

Tanyakan kepada peserta: 'Apa kesimpulan anda dari pelatihan ini?'

Berikan kesempatan kepada semua peserta untuk mengemukakan pendapatnya secara terbuka.

Catat seluruh jawaban peserta pada flipchart, dan diskusikan.

Fasilitator merangkum hasil diskusi ini untuk dirangkum sebagai kesimpulan pelatihan.

Sesi B. Penyusunan Rencana Tindak Lanjut

Tujuan: Peserta merancang apa yang akan dilakukannya setelah pelatihan ini selesai

Waktu: 30 menit.

Dasar Pemikiran: Penyusunan rencana tindak lanjut adalah penting bagi peserta untuk mencoba kemungkinan penerapan pengetahuan dan keterampilan yang diperolehnya selama pelatihan. Rencana ini dapat digunakan sebagai alat ME setelah pelatihan selesai.

Bahan: Kertas dan alat tulis.

Pengaturan: Tempat duduk diserahkan sepenuhnya kepada peserta agar

peserta memperoleh keleluasaan saat menuliskan rencana ini.

Prosedur: Kerja individual. Sampaikan kepada peserta: 'Tolong tuliskan rencana tindak lanjut yang akan anda lakukan setelah selesai mengikuti pelatihan ini'.

Fasilitator mengumpulkan seluruh rencana tindak lanjut ini untuk didokumentasikan pada Laporan pelatihan.

Pengalaman menarik yang pernah dialami saat mengikuti pelatihan di negeri seberang. Peserta disuruh menuliskan rencana tindak lanjut pada sehelai kartu pos. Pada alamat yang akan dikirim ditulis nama dan alamat peserta yang bersangkutan di negaranya masing-masing. Peserta diminta menuliskan rencana tindak lanjut dalam 3 bulan dan setahun yang akan datang. Fasilitator mengumpulkan seluruh kartu pos yang sudah diisi setiap peserta. Kemudian seluruh peserta kembali ke tanah-airnya masing-masing.

Setelah peserta berada kembali di tanah air, ternyata 3 bulan kemudian menerima kartu pos tersebut. Dia jadi diingatkan apakah rencana tersebut sudah dijalankan atau tidak? Apakah anda mau meniru cara ini?

Sesi C. Feed back & Training Evaluation

Tujuan: Peserta memberikan 'feed-back' terhadap pelatihan.

Waktu: 1 jam.

Dasar Pemikiran: Kemauan peserta untuk memberikan 'feed-back' terhadap pelatihan adalah penting artinya, terutama untuk langkah perbaikan pelatihan selanjutnya. Kesempatan ini juga bermanfaat bagi peserta untuk menyampaikan seluruh 'unek-uneknya' selama mengikuti pelatihan.

Bahan: Kertas dan alat tulis


Prosedur: Kerja individual.

Sampaikan kepada peserta: 'Tolong berikan penilaian anda terhadap pelatihan ini'

Pertanyaan yang umum pada evaluasi ini adalah:

Bagaimana komentar umum terhadap pelatihan? Terutama tentang materi, fasilitator, metoda pelatihan, dan logistik.

Bagian mana yang paling sulit dimengerti?

Bagian mana yang paling menarik?

Hal-hal apa yang menurut anda bermanfaat bagi pelaksanaan tugas anda?

Saran anda terhadap pelatihan?

Anda dapat menggunakan format Evaluasi Pelatihan yang sudah disiapkan sebelumnya. Atau dapat pula menyusun bahan evaluasi ini bersama-sama dengan peserta. Pilihan terakhir lebih baik dilakukan sehingga kita tahu persis hal-hal apa yang menurut peserta paling penting untuk dievaluasi.

Fasilitator mengumpulkan seluruh hasil evaluasi ini, untuk didokumentasikan pada Laporan pelatihan.

Sesi D. Penutupan Pelatihan

Tujuan:Memberikan kesempatan kepada Panitia dan Pejabat formal untuk menutup pelatihan ini secara resmi.

Waktu:10 -15 menit

Dasar Pemikiran:

Meskipun ini hanya 'seremonial', terkadang bermakna sebagai dorongan semangat dan kebanggaan kepada para peserta.


Daftar PustakaCase, D'Arcy Davis. 1990. "The Idea, Methods and Tools for Participatry Assessment, Monitoring and Evaluation in Community Forestry." The Community's Toolbox. FAO, Rome, 1990.

FAO-APAN and FARM (R. Fithriadi). 1996. Summary Report of the Training Exercise on Farmer-level Planning, Monitoring and Evaluation, 27 August - 2 September 1995, North Sumatra, Indonesia. Farm Insight Report No. 22. Food and Agriculture Organisation of the United Nations.

Gujit, Irene; Mae Arevalo and Kiko Saladores. 1998. "Tracking change together" in PLA Notes 31, February 1998. IIED pp. 28-36

IDS. 1998. "Participatory Monitoring & Evaluation: Learning From Change" in IDS Policy Briefing Issue 12: Nov 1998, Institute of Development Studies.

INTRAC. 1997. Handouts INTRAC Training Course on Managing a Participatory Monitoring and Evaluation Process, 22nd - 26th September 1997, Oxford, UK.

Jobes, Katja. 1997. "Participatory Monitoring and Evaluation Guidelines: Experinece in the Fields. St Vincent and the Grenadines". Social Development Division Dissemination Note No.1. Department for International Development, UK.

Marsden, D., Oakley, P., and Pratt, B. 1994. "Measuring the Process: Guidelines for Evaluating Social Development." INTRAC.

Oakley, P. & Marsden, D. 1990. "Evaluating Social Development" Oxfam.

Wegwood, H. and Alex Bush. 1996. "ITDG's Experience of Participatory Evaluation Oriented Monitoring Systems (POEMS) in the International Food Production Programme." INTRAC's 3rd International Workshop on the Evaluation of Social Development, November 1996, The Netherlands.

Monitoring dan Evaluasi Partisipatif - Kotak 1

Instruksi BAPPENAS soal evaluasi kinerja

BAPPENAS sampai tahun 1996 mengakui bahwa evaluasi kinerja proyek masih terbatas pada masukan (input) dan keluaran (output), sehingga informasi mengenai hasil (outcome), manfaat dan dampak proyek belum banyak diketahui. Oleh karena itu pada tanggal 2 Desember 1996 Menteri Ketua BAPPENAS mengeluarkan keputusan No: Kep. 195/Ket/12/199 tentang evaluasi kinerja proyek pembangunan yang mencakup kajian hasil dan dampak proyek. Sejak saat itu, semua proyek Pemerintah harus melakukan evaluasi kinerja. Tetapi dalam kenyataannya, banyak pelaksana proyek kesulitan dalam hal 'bagaimana harus melakukannya' karena tidak adanya petunjuk praktis.


Keberhasilan M&EP

Keberhasilan staf Direktorat Jenderal Peternakan (Kelompok 20 program DELIVERI) di dalam melakukan M&EP pada kegiatan intervensi program DELIVERI membuka 'cakrawala baru' di lingkup Direktorat dalam monitoring dan evaluasi. Bapak Direktur Bina Barbang merekomendasikan penggunaan M&EP untuk mengevaluasi keberhasilan program di lingkup Direktoratnya. Kasus ini terutama didasarkan atas pelaksanaan M&EP yang sesuai dengan harapan BAPPENAS (lihat Kotak 1), juga manfaat bagi aparat yang diperoleh. Kemampuan staf Direktorat Jenderal untuk melakukan analisa sosial - yang sebelumnya tak pernah dilakukan - sangat membanggakan beliau. Hal serupa diperkirakan akan terjadi di Direktorat - Direktorat lainnya.

http://www.deliveri.org/guidelines/how/hm_6/hm_6_box_1i.htm


Pengalaman DELIVERI dalam indikator sukses

Suatu proyek menyebutkan bahwa salah satu indikator keberhasilan proyek adalah bila peternak dapat mengembalikan ternak kredit tepat pada waktunya. Sewaktu didiskusikan dengan petani penerima kredit ternak, mereka menambahkan bahwa indikator ini hanya untuk proyek sukses, tidak untuk petani sukses. Kenapa? Mereka berpendapat bahwa bila petani memang mampu mengembalikan ternak kredit (mungkin dengan segala cara), tetapi tidak mampu meningkatkan jumlah pemilikan ternak yang masih dimiliki petani setelah mengembalikan kredit, proyek sama sekali tidak sukses. Jadi ukuran sukses buat petani adalah jumlah ternak yang dimiliki petani meningkat. Malahan ada petani yang menambahkan bahwa proyek disebut sukses bila petani memperoleh penghasilan bersih dari ternak, setelah mengembalikan ternak kreditnya, sebesar Rp 300.000 per bulan. Ternyata petani lebih kritis daripada perancang proyek!

Inilah 'Tujuan jangka panjang' proyek tersebut menurut 'bahasa' petani:

Jumlah pemilikan ternak sesudah proyek berakhir meningkat Penghasilan bersih dari ternak sesudah proyek Rp 300.000

per bulan Sarana produksi ternak selalu tersedia

Petani dapat melakukan vaksinasi sendiri


Pengalaman program DELIVERI

Setelah petani menyelesaikan penyusunan tujuan jangka panjang yang pada hakekatnya adalah indikator keberhasilan / sukses proyek, dilakukan fasilitasi diskusi dengan mereka: 'bagaimana cara mencapai tujuan tersebut?'. Dengan pendekatan partisipatif melalui diskusi kelompok fokus diperoleh daftar kegiatan sebagai berikut:

Sosialisasi proyek oleh Pemerintah dilakukan di Balai Desa pada jam kantor,

Petugas selalu siap di lokasi saat dibutuhkan petani Penggunaan obat tradisional dan obat modern dengan

memanggil petugas Ternak dijaga tetap sehat dengan diberikan cukup pakan:

rumput lapangan, batang jagung, jerami padi Pemeliharaan secara semi intensif dan di kandang (akan

membangun kandang) Jangka waktu pemeliharaan yang sesuai yaitu 18 - 24 bulan Pemerintah seharusnya mendiskusikan aturan main cara

kredit Dilakukan pertemuan kelompok yang rutin untuk membahas

masalah-masalah yang dihadapi.

Diharapkan petugas selalu hadir untuk bersama-sama memecahkan masalah tersebut.


Umpan balik masyarakat (Pengalaman program DELIVERI)

Hasil monitoring secara partisipatif masyarakat menunjukkan bahwa:

Sosialisasi proyek, yang dilakukan oleh Pemerintah di Balai Desa pada jam kantor saat dimulai proyek ternyata hanya sebagian kecil masyarakat yang tahu. Masyarakat mengusulkan dilakukan minimal dua bulan sebelumnya kepada tokoh masyarakat, tokoh agama, yang kemudian meluaskan informasi tersebut lebih baik dengan melalui mesjid & pertemuan informal.

Petugas tidak selalu siap di lapangan, karena ada tugas lain di lokasi lain.

Pertemuan kelompok selalu membicarakan masalah-masalah yang dihadapi petani, tetapi sayang petugas tidak selalu hadir.

Petugas membantu pengobatan ternak, tetapi pengetahuan petugas tentang obat tradisional kurang.

Pemberian pakan cukup, tetapi masih ada kesulitan terutama saat musim hujan tiba dan lahan banyak tergenang air, sehingga ternak terpaksa dilepas jauh ke gunung-gunung.

Masih ada yang belum membangun kandang Aturan main kredit belum dijelaskan oleh pemerintah

Dari hasil monitoring ini kemudian dilakukan pertemuan antara proyek dengan petani untuk menentukan langkah-langkah perbaikan selanjutnya.


Pengalaman Kelompok 20 DitJenNak dalam M&EP

Teknik monitoring dan evaluasi secara partisipatif (M&EP) dapat digunakan untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap proses kegiatan Pemberdayaan Masyarakat Petani. Petani dan petugas lapangan secara bersama-sama dapat menentukan indikator keberhasilan program, mengidentifikasi masalah yang dihadapi serta mencari alternatif pemecahannya, sehingga dapat membantu penyusunan program secara bottom-up.

Bagaimana Melakukan M&EP

Tahapan M&EPUraian Konsep M&EP

Tahap I. Rapat Terbuka

Adakan rapat yang terbuka yang dapat dilakukan pada saat perencanaan proyek (ini kondisi ideal), atau pada saat akan melakukan M&E. Rapat diselenggarakan oleh aparat atau staf proyek yang akan bertindak sebagai fasilitator.

Peserta rapat adalah kelompok yang terlibat (penerima manfaat) dan kelompok lain yang menaruh minat pada proyek serta petugas atau calon petugas proyek. Bila perlu lakukan 'analisa pihak terkait (stakeholders)' . Urutan tahapan ini adalah sebagai berikut:

Pertama Meninjau kembali alasan-alasan melakukan M&E Jelaskan sejelas-jelasnya tentang proyek / program yang

direncanakan atau yang akan di ME Fokuskan diskusi pada pertanyaan-pertanyaan:

"Untuk apa kita melakukan evaluasi?" "Apa yang ingin kita ketahui?"

Putuskan dan sepakati mengapa mereka membutuhkan M&E .

Kedua Meninjau kembali tujuan proyek dan kegiatan-kegiatan yang

akan dilakukan untuk mencapai tujuan Tinjau Obyektif / Tujuan proyek

Tinjau kegiatan-kegiatan yang telah dipilih untuk dilakukan guna memenuhi obyektif

Ketiga Mengembangkan pertanyaan-pertanyaan M&E Bersama-sama peserta rapat, susun pertanyaan-

pertanyaan yang diperlukan dan dirasakan bermanfaat untuk masyarakat

Tulis (atau gambar), pertanyaan-pertanyaan di atas kertas / papan tulis / flipchart.

Diskusikan dengan seluruh peserta, sehingga ada kesepakatan untuk setiap pertanyaan.

Jika banyak pertanyaan yang muncul untuk setiap obyektif dan kegiatan, urutkan pertanyaan-pertanyaan itu sesuai dengan tingkat kepentingannya berdasarkan kesepakatan.

Keempat Putuskan siapa yang akan melakukan M&E

Tetapkan siapa yang akan melakukan Siapa yang ingin tahu hasilnya. Putuskan apakah akan: (1) mengikutkan seluruh

masyarakat (terutama jika masyarakatnya kecil), (2) hanya penerima manfaat, atau (3) mendelegasikan kepada sebuah tim.

Bila peserta rapat sepakat untuk mendelegasikan kepada sebuah tim, maka komposisi tim harus ditentukan oleh kelompok yang lebih besar pada rapat ini

Jika ada beberapa kelompok kecil tidak terwakili, dorong juru bicara kelompok-kelompok ini agar berpartisipasi

Dengan demikian maka Tim M&E dapat terdiri dari: (1) penerima manfaat, (2) mereka yang mungkin dirugikan oleh kegiatan proyek, (3) anggota/staf proyek, dan (4) kelompok lain yang terkena dampak.

Diskusikan: 'Kapan hasil M&E harus siap?'

Tahap II. Adakan Rapat-rapat Tim M&EP:

Kelima Identifikasi indikator Dari pertanyaan-pertanyaan M&E yang dikumpulkan di

dalam rapat terbuka, pilihlah indikator langsung dan tidak langsung.

Langkah ini harus menghasilkan sejumlah indikator yang secara akurat dapat mengukur hasil-hasil yang diperlukan untuk diukur.

Indikator harus disesuaikan melalui proses pemilihan, karena harus memenuhi beberapa kriteria agar menyediakan informasi yang diperlukan.

Indikator akan diuji saat data dikumpulkan, pengukuran dilakukan, dan informasi diperoleh.

Bila diperlukan lakukan penyesuaian indikator yang berarti memperbaiki atau menggantikan indikator

Keenam Identifikasi sumber-sumber informasi

Untuk setiap pertanyaan dan indikator yang telah dipilih,

identifikasi dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana memperolehnya.

Informasi yang mungkin sudah ada, tetapi dalam bentuk yang belum teranalisa, perlu dianalisa dahulu.

Informasi lain mungkin tidak langsung tersedia, dan harus dikumpulkan dulu.

Ketujuh Tentukan tenaga yang memiliki keterampilan apa yang

dibutuhkan untuk memperoleh informasi Apakah perlu bantuan orang yang memiliki keterampilan

khusus, (wawancara, matematika, seni dan/atau drama) Berapa lama dibutuhkan. Putuskan keterampilan dan sumberdaya apa yang

tersedia bagi mereka. Mereka dapat bertanya: "Sumberdaya apa yang kita butuhkan?"; "Sumberdaya apa yang kita miliki, atau dapat kita kembangkan?"; "Sumberdaya apa lagi yang perlu didapatkan?"

Diskusikan: 'apakah diperlukan pelatihan?'

Kedelapan Tentukan kapan pengumpulan informasi dan analisa akan

dilakukan Pastikan bahwa informasi akan dikumpulkan dan dianalisa

di dalam jangka waktu yang sudah disediakan bagi tim Hasil M&E harus dapat diterima oleh pengambil

keputusan tepat pada waktunya. Dalam menetapkan waktu M&E, pertimbangkan faktor-

faktor: o Hambatan musiman (masa-masa tanam dan

panen); o Hari-hari libur keagamaan; o Ketersediaan staf lapangan; o Permintaan tenaga dari masyarakat.

Tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh setiap tugas, dan kapan akan selesai.

Kesembilan Tentukan siapa yang akan mengumpulkan informasi

Bila tanggal, waktu dan keterampilan yang dibutuhkan sudah diketahui, maka delegasikan tugas kepada beberapa individu atau kelompok-kelompok kerja yang kecil.

Kesepuluh Analisa dan presentasikan hasilnya Bila tugas sudah diselesaikan, informasi perlu dianalisa

dan dikumpulkan untuk presentasi. Tim memutuskan kepada siapa informasi ini akan

disampaikan ? Diskusikan dan putuskan cara terbaik untuk

mempresentasikan hasil

Pertimbangkan ketersediaan waktu dan sumberdaya bagi para pendengar atau hadirin kepada siapa presentasi ditujukan.

Kesebelas Memformulasikan langkah perbaikan dan rencana tindak

lanjut Berdasarkan masukan dan umpan balik saat presentasi,

tim menyusun langkah perbaikan apa yang harus dilakukan

Kemudian diskusikan dan sepakati rencana tindak lanjut untuk mengimplementasikan langkah perbaikan tadi

Tahapan-tahapan di atas merupakan proses yang berkelanjutan, sehingga tahapannya kembali lagi ke tahapan semula. Seperti sudah disebutkan terdahulu M&EP bukan suatu tujuan, tetapi merupakan perjalanan yang tak kenal henti.

Bagaimana Melakukan M&EP

Tahapan M&EPLangkah Operasional M&EP

Ini merupakan langkah M&EP yang direkomendasikan karena merupakan pengalaman di lapangan. Namun, proses ini dapat diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks yang mungkin berbeda dari setiap proyek.

Langkah Pertama :

Tentukan tujuan jangka panjang - 'Visi masyarakat tentang keberhasilan'

Tujuan:Menentukan tujuan jangka panjang dari proyek yang menggambarkan kriteria atau indikator keberhasilan. Tujuan ini ditentukan oleh anggota masyarakat sendiri. Masyarakat, kelompok atau pelaksana proyek dapat menggunakan hal ini dalam me-review kemajuan selama proyek dan sesudah proyek berakhir.

1. Pada saat permulaan proyek, bersama-sama masyarakat adakan rapat atau diskusi kelompok / individual untuk membicarakan keberhasilan proyek. Ajak mereka memikirkan tentang apa yang mereka harapkan terjadi setelah proyek berakhir. Tanyakan kepada mereka bagaimana proyek tersebut dapat dinilai sukses/berhasil. Biarkan mereka menceritakan manfaat apa yang diharapkan diperoleh dari proyek bagi laki-laki, perempuan, dewasa, remaja dan anak-anak. Anda dapat mengajukan pertanyaan bijaksana sebagai berikut:

'Andaikata proyek telah berakhir, bagaimana bapak / ibu tahu bahwa proyek tersebut sukses/ berhasil? Apa yang anda harapkan terjadi? Apa manfaat yang akan diperoleh dari proyek bagi perempuan, laki-laki dan anak-anak? Bagaimana pengaruhnya terhadap kehidupan bapak / ibu?'

2. Catat apa yang mereka katakan dan yakinkan bahwa anda menuliskan kata-kata apa adanya versi petani. Bisa anda catat kemudian, bila pencatatan ini dapat mengganggu 'mental' petani (misalnya: takut bicara karena anda menulis - pada buku catatan - setiap apa yang petani katakan).

3. Diskusikan seluruh pendapat tersebut satu per satu dengan anggota masyarakat yang jumlahnya lebih banyak. Perhatikan bila ada pendapat yang sama atau yang berbeda. Kemudian diskusikan dan cari konsensus berdasarkan kesepakatan musyawarah mufakat (Anda dapat melakukan ini dengan menyampaikan secara lisan atau menggunakan tulisan pada flip-chart).

4. Bersama anggota masyarakat, dapatkan kesepakatan tentang 'bunyi' dan 'isi' dari tujuan jangka panjang dari proyek. Ini sekaligus merupakan kriteria sukses / keberhasilan menurut kacamata masyarakat. Sebagai fasilitator, dorong masyarakat untuk juga melihat aspek 'non-fisik' (misalnya sikap wirausaha) dari proyek.

' Ini yang kita harapkan pada akhir proyek. Ini adalah visi kita'

5. Yakinkan bahwa anda dan kelompok petani atau masyarakat memiliki daftar tujuan ini. Apabila memungkinkan laminating daftar tujuan tersebut agar permanen, dan dapat diperlihatkan setiap saat untuk mengingatkan apa yang akan dicapai oleh masyarakat dengan proyek ini.

Lihat Kotak 3 untuk pengalaman program DELiVERI

Langkah Kedua :

Menggapai Tujuan Jangka Panjang - Menyusun Daftar (Check- list) Kegiatan

Tujuan:Menentukan kegiatan apa yang akan dilakukan untuk mencapai Tujuan Jangka Panjang. Memformulasikan berbagai tahapan kegiatan yang berbeda atau daftar kegiatan yang diinginkan oleh masyarakat.

1. Bersama-sama dengan masyarakat tentukan tujuan apa atau kriteria keberhasilan yang mana yang akan dicapai.

2. Diskusikan dan putuskan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai keberhasilan tersebut. Tentukan langkah apa atau jenis kegiatan apa yang harus dilakukan. Tuliskan check-list kegiatan yang harus dilakukan. Check-list ini menjadi suatu daftar dari tujuan jangka pendek yang harus dicapai serta langkah-langkah yang harus diselesaikan. Hal ini menjamin M&EP dilakukan secara sistematis. Ini menyediakan sesuatu yang tangible (dapat diraba, kasat mata, jelas dan pasti) yang harus dijajagi kemajuannya oleh masyarakat, sehingga membantu memudahkan pendokumentasian.

3. Umumkan check-list kegiatan ini kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk memobilisasi dan memberikan arah yang jelas kepada proyek. Pastikan bahwa staf proyek dan masyarakat mempunyai daftar ini.

4. Check list ini mungkin berubah sejalan dengan berlangsungnya proyek dan


masalah yang dihadapinya. Bila demikian, masyarakat dapat melakukan re-fokus upaya-upaya mereka atau mengubahnya menjadi kegiatan-kegiatan yang lain. Ubahlah check-list ini apabila diperlukan sesuai dengan minat dan keterlibatan masyarakat.

5. Pergunakan check-list ini untuk menyusun rencana tindak lanjut bersama-sama dengan masyarakat.

Lihat Kotak 4 untuk contoh dari Programme DELIVERI

Langkah Ketiga :

Melaksanakan Monitoring secara Partisipatif - Umpan Balik Masyarakat terhadap Kemajuan Proyek

Tujuan:Menilai kemajuan dari proyek dalam pencapaian Tujuan Proyek denganmengidentifikasi apa yang sudah atau belum dikerjakan.

1. Pergunakan check list dan tandai kegiatan yang sudah dilakukan sehingga masyarakat dapat mengetahui / memantau dan mempunyai catatan visual dari setiap pencapaian dari kegiatan.

2. Selama proyek, jajagi kemajuan proyek, bandingkan dengan check-list bersama-sama dengan anggota masyarakat. Adalah bermanfaat untuk melihat keadaan saat ini dan mendiskusikan apa yang telah dicapai, dimana yang ketinggalan, serta apa yang harus dilakukan lebih lanjut.

3. Berdasarkan hasil diskusi pada butir 2, mungkin anda bersama-sama masyarakat harus mengembangkan check-list baru untuk tahapan proyek berikutnya yang sekaligus merupakan check-list dan rencana tindak lanjut dari masyarakat. Formulasikan dan formalkan hal ini dengan menuliskan obyektif dan diskusikan bersama-sama masyarakat.


Lihat Kotak 5 untuk contoh dari proyek DELIVERI

Langkah Keempat :

Melakukan Evaluasi secara Partisipatif - Perubahan Apa yang Diketahui Masyarakat

Tujuan:Mendorong masyarakat agar merefleksikan dampak proyek yang terjadi di Masyarakat

1. Buat catatan tentang umpan balik dari masyarakat - sekali lagi gunakan bahasa mereka. Bagaimana penjajagan mereka terhadap proyek? Apa yang berjalan dengan baik? Apa pula yang berjalan tidak baik? Apa pertimbangan utama mereka? Gunakan informasi ini sebagai alat pembelajaran untuk masyarakat dan pelaksana proyek untuk kemajuan proyek.

2. Tanyakan pada berbagai anggota masyarakat yang berbeda tentang perubahan apa yang telah terjadi semenjak proyek dimulai. Bagaimana perasaan masyarakat terhadap proyek? Adakah sesuatu yang berubah? Apa manfaat dari proyek sejauh ini? Anda dapat melakukan hal ini dalam suatu rapat/pertemuan khusus atau dengan melakukan wawancara perorangan. Pada tahapan ini diharapkan anda memperoleh data kualitatif dari anggota masyarakat.

3. Untuk menangkap detail dan esensi yang berkembang di masyarakat, tuliskan apa yang mereka katakan di dalam bahasa mereka, baik pada saat bercakap-cakap dengan mereka atau sesudahnya. Dengan cara ini maka informasi yang berharga tidak akan hilang dan dapat digunakan sebagai bahan dokumentasi yang bermanfaat baik untuk masyarakat maupun untuk pelaksana proyek / Dinas. Banyak dari informasi ini yang menunjukkan kenyataan dampak proyek yang terjadi di masyarakat.


4. Pergunakan informasi ini di masyarakat untuk memvalidasi dan untuk melihat adanya kesepakatan. Apakah orang lain merasakan hal yang sama?

Langkah Kelima :

M&EP untuk Masyarakat - Menumbuhkembangkan rasa memiliki masyarakat lokal

Tujuan:Menjamin masyarakat lokal mampu membagi dan menggunakan, serta mempunyai catatan hasil M&EP ini (mungkin berupa hasil swajajag yang mereka lakukan) sehingga mereka dapat membandingkan kemajuan dan perubahan yang terjadi sejalan dengan waktu.

1. Coba dan yakinkan bahwa masyarakat mempunyai catatan dari swajajag dan pemikiran tentang proyek. Ini merupakan bagian dari proses pengalihan pengendalian dan tanggung jawab proyek. Hasil penjajagan mereka sangat mudah terlupakan, dan perubahan dianggap terjadi begitu saja. Adalah sangat penting buat mereka untuk melihat bahwa input mereka sangat bernilai dan bermanfaat. Sangat menarik buat masyarakat untuk memiliki gambaran umum tentang dari mana mereka datang dan mulai serta kemana mereka pergi. Juga saat bermanfaat untuk menengok masa lalu - barangkali sesudah beberapa tahun kemudian. Mereka dapat melihat apakah perubahan masih relevan; atau ada peningkatan atau malah terjadi kemunduran. Informasi ini dapat digunakan masyarakat untuk menentukan langkah-langkah perbaikan lebih lanjut.

2. Ada beberapa cara untuk mencatat hal ini, bisa dengan foto-foto, rekaman wawancara atau dengan video (bila mungkin) bersama-sama masyarakat, bisa juga berupa lukisan 'anak kecil' yang menggambarkan perubahan yang terjadi.

3. Ini adalah saatnya bagi fasilitator untuk memperoleh pengalaman tentang proses pemberdayaan masyarakat.

(2) modul pelatihan monitoring dan evaluasi partisipatif

Documents