2, september 2020 infokam - amik jtc

INFOKAM INFORMASI KOMPUTER AKUNTANSI DAN MANAJEMEN

SK DIREKTUR AMIK “JTC” SEMARANG

NO. 6305/AMIKJTC/D/IX/2020

Penasehat : Dr. Alex Sujanto, SE, S.Pd, MM. (Direktur)

Pengarah : Kristiawan Nugroho, M.Kom (Pudir I) Muhamad Danuri, M.Kom (Pudir III)

Penanggung Jawab : Sumardi, S.Kom, M.Kom (Ka Progdi KA)

Subianto, S.Kom, M.Kom (Ka.Progdi MI)

Ketua Dewan Redaksi Wahjono, SE, M.Si (Ketua Editor)

Sekretaris Editor

Anton Sujarwo, M.Si Bendahara

Agus Pitoyo, M.Si

Anggota Dewan Editor Subianto, M.Kom Sumardi, M.Kom

Dr. Heru Sulistyo, SE, MSI ( STIE Dharmaputra ) Editor Teknis Dan Pelaksana

Sugeng Murdowo, M.Kom

Mitra Bestari Peer Reviewer Komputer

Daniel Alfa Puryanto, M.Kom (STMIK AKI Pati)

Aslam Fathkudin, M.Kom (Univ. Muh. Pekajangan Pekalongan) Entot Suhartono, M.Kom (Univ. Dian Nuswantoro)

Fata Nida’ul Khasanah, M.Eng (Univ. Bhayangkara Jakarta Raya)

Akuntansi Dr. Heru Sulistiyo, M.Si, Akt (STIE Dharmaputra)

Arini Novandalina, M.Si (STIE Semarang) Manajemen

Prof. Dr. Amron, SE. MM (Univ. Dian Nuswantoro) Entot Suhartono, M.Kom (Univ. Dian Nuswantoro)

Section Editor Subianto, S.Kom, M.Kom

Administrasi Keuangan

Anintya Rizky N, A.Md

Distribusi

Rizky Viandari, S,Pd

Vol. XVI, No. 2, September 2020

Jurnal Ilmiah INFOKAM terbit minimal setiap 6 bulan sekali (2 X dalam setahun, bulan Maret & September ) oleh AMIK “JTC” Semarang dengan maksud sebagai media informasi tentang Komputer, Akuntansi dan Manajemen bagi

Sivitas Akademika pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Alamat Redaksi / Penerbit :

Badan Penerbit Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (BP-P3M) AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

“JAKARTA TEKNOLOGI CIPTA” Jl. Kelud Raya No. 19 Telp. 024 – 8310002 Semarang

www.amikjtc.com/jurnal, email : [email protected]

http://www.amikjtc.com/jurnal

INFOKAM INFORMASI KOMPUTER AKUNTANSI DAN MANAJEMEN

DAFTAR ISI

Rekayasa Perangkat Lunak Sistem Keuangan pada Lazismu Kota Semarang Feri Agustina, Daurat Sinaga ..................................................................... 86 - 93

Formulasi Strategi Matriks SWOT Menggunakan SMART GE 1.0 pada Jordan Plastics Guruh Taufan Hariyadi ............................................................................... 94 - 104

Analisis Keputusan Nasabah Menggunakan Transaksi Non Tunai di Era

Pandemi Covid 19 (Studi Kasus Pada Bank BRI Unit Sale Kabupaten Rembang) Dwi Yunita Indah, Ira Setiawati, Rr. Hawik Ervina Indiworo ..................... 105 – 115

Pentingnya Green Human Resource Management pada Perusahaan di

Indonesia Cut Zurnali, Alex Sujanto ........................................................................... 116 - 127

Simulasi Sederhana Perhitungan Sistem Pendukung Keputusan Menggunakan Metode TOPSIS Sugeng Murdowo ....................................................................................... 128 - 134

Perancangan Sistem Informasi Geografis Peta Pertanian Potensi Tanaman

Biofarmaka di Kabupaten Demak Achmad Nuruddin S ................................................................................... 135 - 148

Peran Manajemen Lembaga Pendidikan Dalam Bertahan Menghadapi Pandemi Covid-19 Wahjono .................................................................................................... 149 - 156

Perancangan Sistem Pengelolaan Dokumen Invoice Berbasis Web Subianto .................................................................................................... 157 - 167

Vol. XVI, No. 2, September 2020

JURNAL INFOKAM Vol. XVI, No. 2, September 2020 157

Perancangan Sistem Pengelolaan Dokumen Invoice Berbasis Web

Subianto Akademi Manajemen Informatika dan Komputer

Jakarta Teknologi Cipta Semarang [email protected]

Abstrak Institusi baik berupa perusahaan swasta maupun pemerintah yang berorientasi

kepada pelayanan kepada pihak lain memiliki tujuan agar layanan yang diberikan memunculkan kepuasan pada pihak tersebut. Kepuasan ini dapat diupayakan melalui layanan cepat, akurat dan akuntabel. Kecepatan, akurasi layanan dapat diwujudkan

dengan mengubah layanan manual menjadi layanan dengan sistem komputer. Studi kasus berikut adalah peningkatan layanan dengan merancang sistem rekap invoice

dalam mempercepat layanan pengambilannya oleh customer. Perancangan sistem menggunakan medote waterfall, flow of document untuk analisa sistem, rancangan sistem menggunakan data flow diagram dan web base application.

Kata kunci : web base application, cepat, akurat, sistem komputer

Abstrack Institutions in the form of private and government companies that are oriented towards services to other parties have the purpose that the services provided bring satisfaction to that party. This satisfaction can be sought through fast, accurate and accountable services. Speed, service accuracy can be realized by converting manual services into services with computer systems. The following case studies are service improvements by designing an invoice recap system to speed up the customer's retrieval service. System design uses pieces methods, flow of document for system analysis, system design using data flow diagram and web base application. Keyword : web base application, fast, accurate, computer system

1. Pendahuluan Keberhasilan proses bisnis dalam sebuah organisasi ditentukan oleh berbagai faktor.

Salah satu faktor yang mempengaruhi adalah relasi atau hubungan perusahaan dengan mitra bisnis, melalui tingkat kepuasan mitra terhadap pelayanan yang diberikan. Ketika

tingkat kepuasan meningkat, maka hubungan bisnis akan berlangsung dengan baik. Pelayanan prima, cepat, tepat dan akurat dapat diberikan kepada mitra atau customer

merupakan suatu keniscayaan di era industri 4.0 ini. Ketersediaan infrastruktur teknologi

sangat mendukung untuk penerapan sistem informasi di berbagai bidang terutama dalam bisnis. Perusahaan yang sudah menggunakan teknologi informasi, lebih mampu bertahan bahkan berkembang pesat.

Bentuk layanan yang menjadi sorotan dalam penelitian ini adalah perancangan sistem pengelolaan dokumen invoice, dengan tujuan ketika dilakukan pengambilan dokumen invoice dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini menjadi permasalahan saat perusahaan masih

melakukannya dengan cara manual. Dokumen invoice yang telah dibuat disimpan sementara tanpa pencatatan yang jelas dan penempatan tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya saat proses pengambilan berlangsung lama karena petugas mengalami kesulitan dalam mencari

dokumen yang dimaksud. Berdasarkan permasalahan tersebut, untuk menyelesaikan permasalahan serta

meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer perlu dilakukan pengimplementasian

sistem informasi berbasis komputer dengan tujuan untuk mengelola dokumen agar mudah ditemukan dan sekaligus melakukan pendataan terhadap proses pengambilan dokumen.

Web base application adalah salah satu pilihan terbaik, karena sistem ini

multiplatform dapat digunakan dengan berbagai media. Dapat dikembangkan sesuai perkembangan teknologi informasi terkini serta mudah dalam melakukan maintenance.


2. Landasan Teori 2.1. Konsep Aplikasi berbasis WEB

Web base application merupakan aplikasi yang menggunakan user interface

berbasis teknologi web, dikodekan menggunakan bahasa pemrograman didukung teknologi penjelajah web. Bahasa pemrograman tersebut diantaranya php, javascript, asp, perl. Aplikasi ini memiliki banyak kelebihan, dapat diakses dengan berbagai macam

perangkat seperti personal computer, smartphone, tablet dan laptop dengan syarat memiliki program peramban web.

Menurut Pressman, keuntungan menggunakan aplikasi berbasis web ini

diantaranya, a. Kemudahan akses data yang tidak dibatasi tempat dan waktu. b. Pemakai mendapatkan kemudahan dari sisi penggunaan.

c. Tidak memerlukan paltform khusus dalam proses akses. d. Kemudahan dalam kegiatan maintenance, karena kegiatan tersebut hanya

dilakukanpada sistem server. Sedangkan dari sisi pengguna atau klien tidak

memerlukan maintenance khusus. Ketika terjadi perubahan atau tambahan fasilitas modul sistem, cukup dilakukan pada unit server.

2.2. PHP, MySQL PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor adalah Suatu bahasa pemograman

berupa skrip untuk membuat halaman web dinamis, meskipun pengguna lain juga dapat

menggunakannya (Betha Sidik dan Husni I. Pohan, 2010: 12). Pemrograman berbasis web biasanya menggunakan bahasa pemrograman PHP dan berpasangan dengan aplikasi manajemen database mySQL.

MySQL merupakan Relational Database Management System (RDBMS) yaitu hubungan antar tabel yang berisi data-data pada suatu database. Basis data MySQL terdiri dari setiap tabel. Setiap tabel memiliki kolom, baris, dan record untuk

menyimpan data. Tabel-tabel ini dihubungkan oleh sebuah hubungan. Ketika seorang pengguna ingin menampilkan informasi dalam database, hubungan tersebut dapat menggabungkan data dari beberapa tabel. Penggunaan MySQL biasanya digabungkan

dengan aplikasi PHP, karena penggunaan kedua program ini telah terbukti kehandalannya dalam memproses permintaan data. (A Puspitosari, Heni 2011: 3).

3. Metode Penelitian 3.1. Analisa sistem

a. Analisis masalah Menggunakan metode PIECES untuk menganalisis masalah. Menurut Wetherbe

(1994), metode tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem

(performance), informasi dan data (informasi), pengendalian biaya (ekonomi), pengendalian sistem dan keamanan (pengendalian), efisiensi infrastruktur (efisiensi) dan peningkatan layanan (service).

Sumber data untuk analisis masalah berasal dari wawancara dan survei kuesioner yang dilakukan selama penelitian. Kemudian, informasi ini diklasifikasikan ke dalam metode PIECES. Dan mengembangkan solusi, dari dari

proses ini sehingga dapat diambil analisa sumber permasalahan dan rencana pemecahannya seperti pada tabel di bawah ini :

Tabel 1. Analisa Pieces

Item Permasalahan Pemecahan

Performance and Economics

Sering terjadi antrian,

sehingga tingkat kepuasan customer rendah

Proses by sistem cepat menjadi

tujuan utama, sehingga customer puas atas layanan yang diberikan

Information Belum ada informasi posisi dan jumlah invoice yang akan diambil yang tersedia

diketahui dengan cepat

Mengatur alamat invoice tercatat di sistem, sehingga mempermudah proses pencarian


Control and Eficiency

Pengambilan invoice tidak terekam dengan baik,

sehingga tracing sulit dilakukan.

Data-data invoice serta pengambilan terdata dalam

database

Service Layanan pengambilan invoice

memakan waktu lama.

Pengambilan invoice lebih cepat.

Invoice yang terbit langsung dikelompokkan sesuai customer

b. Kebutuhan User

Kebutuhan user dari sistem pengelolaan dokumen invoice ini adalah salah satu

petugas layanan yang berperan sebagai administrator sekaligus user sistem.

c. Kebutuhan Antarmuka Eksternal Kebutuhan ini meliputi kebutuhan antarmuka untuk bagi pemakai, kebutuhan

perangkat keras dan kebutuhan perangkat lunak sistem.

1) Antarmuka Pemakai Sistem pengelolaan dokumen invoice menggunakan antarmuka berbasis

web. Pengguna dapat menggunakan sistem ini dengan berbagai sistem operasi

yang dilengkapi dengan program browser. 2) Antarmuka Perangkat-Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan dalam mengoperasikan sistem ini Server sekaligus komputer pemakai dengan spesifikasi minimal menggunakan processor core i3 atau yang setara dengan itu dan dapat mengoperasikan software web dan web browser.

3) Antarmuka Perangkat-Lunak Perangkal lunak yang digunakan terbagi menjadi dua kebutuhan, yaitu: a) Kebutuhan perangkat lunak dari sisi Server

(1) Operating system Linux atau Windows 7 dan diatasnya. (2) Program untuk server dengan Xampp 7 dan minimal PHP 5 (3) Web Browser Mozila FireFox, chrome atau Microsoft Edge

b) Kebutuhan perangkat lunak dari sisi user (1) Operating system Linux atau Windows XP, 7 atau Windows 10 (2) Web Browser Mozila FireFox, chrome atau Microsoft Edge

d. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional dari sistem ini adalah hanya untuk sisi komputer User dengan perincian sebagai berikut :

1) Login User 2) Menu Data Forwarder 3) Menu Data Loker Invoice 4) Menu Data User

5) Menu Data Invoice 6) Menu transaksi tanda terima 7) Laporan Data Forwarder

8) Laporan Data Invoice 9) Laporan Tanda Terima 10) Logout

e. Kebutuhan Menu

Berikut ini adalah kebutuhan fasilitas menu dalam sistem yang dibangun. Seluruh menu merupakan hak akses bagi pengguna yang hanya single user.


Gambar 1. Struktur Menu

3.2. Perancangan sistem

Perancangan sistem pengelolaan dokumen invoice ini menggunakan flow of document untuk menggambarkan diagram alir dokumen sistem baru yang dibangun, data flow diagram untuk menggambarkan sistem yang dibangun, entity relationship

diagram sebagai bagan penggambaran hubungan antar tabel di dalam database dan relasi tabel untuk menggambarkan relasi di antara tabel-tabel di dalam database.


a. Flow of Document


b. Data Flow Diagram (DAD) Data Flow Diagram atau disebut juga Diagram Alir Data adalah

penggambaran dari aliran data di dalam sebuah sistem atau proses. Selain itu DAD menampilkan inputan dan keluaran yang terjadi antara entitas dan sistem

itu sendiri. Terdapat 3 level di dalam sebuah DAD, yaitu Context Diagram, Diagram Level 0 dan Diagram Rinci.

Penggambaran dalam sebuah DAD, diwakili oleh beberapa simbol

komponen, diantaranya : 1) Terminator atau User, yang merupakan external entity menerima output

dari sistem dan atau memberikan input kepada sebuah sistem. 2) Proses, adalah aktivitas yang terjadi dalam sebuah sistem dari input

menjadi output. 3) Aliran Data (Data Flow), merupakan gambaran aliran data yang ada dalam

sebuah sistem 4) Penyimpanan Data (Data Store), merupakan penyimpanan data dalam

sebuah database (berupa tabel).


Gambar 4. Data Flow Diagram

c. Relasi Tabel

Hubungan tabel (relasi tabel) adalah hubungan antara satu tabel dengan

tabel lainnya dalam sebuah database. Hubungan tabel ini melibatkan kolom kunci utama dari satu tabel dengan kolom kunci asing dari tabel lain. Kedua kolom ini digunakan untuk menetapkan hubungan. Berikut ini adalah

penggambaran relasi tabel yang terjadi dalam sistem yang dibangun.

Gambar 5. Relasi Tabel

d. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram atau disebut juga diagram relasi entitas

merupakan model yang digunakan untuk menggambarkan relasi atau hubungan antara tabel-tabel data berdasarkan objek data kolom utama terkait. Hubungan ini dinyatakan dalam one to one, one to many atau many to many.


Gambar 6. Entity Relationship Diagram

Gambar di atas menunjukkan ERD dari tabel-tabel dalam database sistem

pengelolaan dokumen ini.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Form Login

Gambar 7. Tampilan Form Login

Sistem diawali dengan fasilitas login. Hanya pengguna yang memiliki otoritas

yang boleh mengakses sistem. Karena berada dalam jaringan lokal, maka sistem ini

sudah dapat dikatakan aman. Pengguna diwajibkan untuk memasukkan username dan password yang benar untuk masuk menggunakan setiap fasilitas yang disediakan.

4.2. Dashboard System Setelah berhasil melakukan proses login, maka pengguna dapat melanjutkan

aktifitasnya. Halaman pertama yang ditemui adalah halaman dashboard atau sering

juga disebut sebagai halaman utama sistem. Halaman utama sistem ini menampilkan seluruh fasilitas yang dapat digunakan oleh pengguna. Fasilitas-fasilitas terdiri dari menu Master, menu Transaksi dan menu Laporan, yang ditunjukkan oleh gambar 8.


Gambar 8. Menu Utama Sistem 4.3. Data Customer

Data master pertama yang harus diisi adalah data customer. Data customer merupakan data dasar agar nanti data tersebut dapat direlasikan dengan data invoice. Fasilitas ini ditunjukkan dalam gambar berikut.

Gambar 9. Data Customer

4.4. Data Loker Invoice

Gambar 10. Data loker Invoice


Fasilitas berikutnya adalah pendataan lokasi invoice. Data ini bertujuan agar

invoice yang telah diterbitkan dapat disimpan sesuai dengan rak yang telah ditentukan dan didata dalam sistem. Petugas akan dapat dengan mudah menemukan dokumen

invoice yang diperlukan secara cepat melalui data yang tersimpan dan lokasi yang jelas.

4.5. Pendataan invoice

Setelah memiliki data customer dan data alamat rak yang telah ada di dalam database sistem, maka dilakukan kegiatan pendataan invoice berikut lokasi penyimpanan sementara. Dalam hal ini, 1 customer dimungkinkan mempunyai lebih

dari 1 dokumen invoice. Invoice disimpan dengan dilengkapi data customer dan data lokasi rak dokumen.

Gambar 11. Pendataan Invoice

Transaksi penyimpanan dokumen inilah yang akan mempermudah proses pencarian lokasi dokumen dan layanan pengambilan dokumen dilakukan dengan lebih cepat.

4.6. Tanda Terima

Gambar 12. Tanda terima

Pengambilan dokumen yang dilakukan oleh costumer tersimpan dengan baik di dalam database. Hal ini dimaksudkan agar apabila terjadi permasalahan kehilangan dokumen yang telah diambil oleh customer, maka data pengambilan dapat ditracing

pengambilan atas nama siapa dan kapan.

5. Kesimpulan dan Saran Sistem yang dibangun bertujuan agar kegiatan pelayanan pengambilan invoice oleh

customer dapat dilakukan secara cepat, akurat dan efisien. Pendataan dan pengaturan lokasi invoice mempengaruhi proses mencari dan menemukan seluruh dokumen yang

diperlukan. Data pengambilan terekam dengan baik, pada akhirnya mempermudah tracing


manakala terjadi komplain terhadap proses pengambilan dokumen. Penyajian data dan

informasi dianggap user friendly, mempermudah pekerjaan yang selama ini dilakukan dengan cara manual. Diharapkan melalui sistem ini, kepuasan customer terhadap layanan

pengambilan dokumen invoice semakin meningkat.

Daftar Pustaka

A Puspitosari, Heni. (2011), Pemrograman Web Database dengan PHP dan MySQL Tingkat Mahir. Yogyakarta : Skripta Media Creative.

Jogiyanto, H.M. (2010), Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi.Yogyakarta. Al Fatta, Hanif, (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. Sidik, Betha dan Pohan, Husni I.(2010). Pemograman Web dengan HTML. Bandung : Informatika.

Wetherbe, J., Vitalari, P., & Nicholas, (1994), Systems Analysis and Design Traditional, Best Practices(4 ed.), St. Paul, MN: West Publishing

2, september 2020 infokam - amik jtc

Documents