20051031 prince2 præsentaion skalstrup

Leder Projektelement

November 2004 1

Projektstyringsmetoden


November 2004 2

ITIL

The IT Infrastructure Library

Best Practice for

Managing IT Services

Processer


November 2004 3

ITIL - processer

Service Delivery:

•Service Level Management

•Availability Management

•Continuity Management

•Capacity Management

•Financial Management


November 2004 4

ITIL- processer

Service Support:

•Service Desk

•Incident Management

•Problem Management

•Change Management

•Configuration Management

•Release Management


November 2004 5

ITIL

&


November 2004 6

ITIL bøger

C:/Documents and Settings/Skrivebord/SD.lnk


November 2004 7

Projektledelse i en foranderlig verden

• Markedet, kundebasen, produkterne, konkurrenterne, samfundet og ens egen organisation ændrer sig

• En ledelsesproces baseret mere på indsigt end inspiration er derfor en nødvendighed

Det er ikke vindens retning,

som bestemmer dine mål;

men måden du sætter dine sejl. Kinesisk ordsprog


November 2004 8

Sikrere, hurtigere, billigere…

• Behov for en metode som har fokus på ledelsesprocessen:

Hurtigere, bedre og mere konsistente beslutninger

Bedre fortolkninger af situationen til enhver tid

Undgå fejltrin

Mindre spild af tid og ressourcer

Mere effektiv kommunikation


November 2004 9

Projektstyringsmetoder i Danmark

• Egenudviklede metoder

• Proprietære metoder knyttet til konsulentydelser

• Metoder der kræver licens

• Dyre i anskaffelse

• Uddannelse hos ejer

• Manglende dansk terminologi


November 2004 10

PRINCE2 metoden

• PRojects

• IN

• Controlled

• Environments

Projekter i kontrollerede omgivelser

PRINCE2 = fremtiden…


November 2004 11

Meget lavt indgangsniveau.

Standard uddannelse Eventuel konsulentstøtte

Højt Omkostnings-niveau

Ja! Nej! International

Højt best-practice niveau Begrænset fundament Metodeniveau

Har eventuelt PRINCE2 viden; fleksibel adgang til ekstern uddannelse

Behov for uddannelse; initialt og løbende.

Reduceret værdi for medarbejder

Nye medarbejdere

PRINCE2 kompetence kan rekrutteres

Ja, en risiko Nøglepersoner

Godkendt uddannelse tilbydes i åben konkurrence. Internationalt godkendt eksamen

Behov for egen uddannelse / videreudvikling af udd.

Uddannelse

Inkl. Ressourcekrævende Vedligeholdelse

Skalerbarhed

Best Practice fundament

Dækker individuelle behov.

Udvikling

Kan supplere egen metode pga.

Egenudviklet metode PRINCE2


November 2004 12

PRINCE2 er licensfri

• … dvs. der betales ikke for brug af metoden, kun betaling for manual og eksamen

• Opdateringer er tilgængelige i nye versioner af

manualen

• PRINCE2 metoden er offentlig ejendom og frit tilgængelig

• Rådgivning og undervisning udbydes i

konkurrence


November 2004 13

PRINCE2 er internationalt anerkendt

• Uddannelsesmateriale godkendt af APMG

• Undervisere godkendt af APMG via eksamen

• Uddannelsesorganisationer godkendt af APMG

• APMG/DK afholder eksaminer

• Godkendt dansk terminologi

• UKAS akkrediterer formelt eksaminer og sikrer international anerkendelse af metoden

APMG = Association for Project Management Group

UKAS = United Kingdom Accreditation Service


November 2004 14

PRINCE2 nøglekvaliteter

• Internationalt anvendt og godkendt Bred best-practice platform, ekspertise tilgængelig world-wide

• Formelle niveau fastlægges løbende Struktureret sund fornuft

• Skalerbar Kan anvendes i både store og små projekter


November 2004 15

PRINCE2

1996

PROMPT

1975

PRINCE

(version 1)

1989

1979

PROMPT

Offentlig standard

Revideret

PRINCE2

1998

PRINCE2: Stabilitet og udvikling

Revideret

PRINCE2

2002


November 2004 16

Status for PRINCE2’s udbredelse internationalt

• Ca. 500 gennemfører PRINCE2 eksamen pr. uge

• PRINCE2 anvendes bl.a. i: Storbritannien, USA, Canada, Holland, Belgien, Tyskland, Polen, Australien og Danmark

• Stor spredning bl.a.: forsvar, offentlig forvaltning, medicin, IT, tele, olie og gas, finans, og sundhed – store som små virksomheder

• Der er ca. 40 uafhængige og akkrediterede uddannelses- og konsulentvirksomheder i verden


November 2004 17

… i Danmark

• Ca. 350 har taget en dansk eksamen siden nov. 2002

• Danmarks Forvaltningshøjskole udbyder åbne PRINCE2 kurser og flere er på vej

• Dansk PRINCE2 manual og terminologi

• PRINCE2 brugere:

• FESD-enheden (Fællesoffentlige ESDH udbud) og 12 offentlige ”særtogs”-organisationer

• EPJ-projektet (Elektronisk Patientjournal) bl.a. Københavns Amt

• Videnskabsministeriet – IT og Telestyrelsen, Forskningsstyrelsen, Den Sociale Ankestyrelse, Søllerød Kommune, Amtsrådsforeningen, Canon Danmark, SUN Microsystems m.fl.


November 2004 18

…og i Forsvaret.

• 6 personer er eksamineret i metoden.

• FKO IS har sendt personel på foundation.

• Metoden er ved at blive dokumenteret i ARIS (dokumentations værktøj grafisk, med link til manualen).

• POKDM interne projekter gennemføres allerede nu i henhold til metoden.

• Der er indført i udbudsmaterialet, at det er den projektstyringsmodel FSV i fremtiden vil benytte. Planlægger eksaminering af 2-4 personer på næste niveau inden for metoden.


November 2004 19

Hvorfor bør FSV indfører PRINCE2 projektmetoden.

1. Det Britiske forsvar har anvendt modellen helt tilbage fra

midt 1970.

2. Videnskabsministeriet anbefaler anvendelsen af modellen,

samt anvender den på alle deres projekter.

3. Mange andre offentlige institutioner stiller som krav at det

er denne model der skal anvendes ved projektgennemførel-

ser (FESD +11 ” SÆRTOGS” ORG).

4. Modellen komplimenterer ITIL metoden og visa versa.

5. En metode der er velbeskrevet, og giver fleksibilitet ved

projektgennemførelse både ved store og små projekter.

6. Kan bruges på alle typer af projekter og ikke kun IT-

projekter.

7. Produktbaseret planlægning


November 2004 20

Introduktion til PRINCE2 metoden


November 2004 21

Et ledelsesmiljø

der skabes med det formål

at levere et eller flere produkter

til en bestemt Business Case

Hvad er et projekt?

• Et endeligt og veldefineret livsforløb

• Veldefinerede og målbare produkter,

med tilhørende aktiviteter og ressourcer

• En organisationsstruktur,

med veldefinerede roller og ansvar


November 2004 22

PRINCE2 nøglekvaliteter

Centrale PRINCE2 elementer:

• Business case

• Ledelsesfaser

• Kunde – leverandør organisation

• Produktbaseret planlægning

• Bredt ’sortiment’ af Ledelseskontroller

• Risiko og kvalitet - gennemgående elementer, - fra start til slut


November 2004 23

Viden om projektet !

• HVAD skal opnås og HVOR?

• HVORFOR – Business Casen for arbejdet?

• HVORFOR – Risici der truer projektet og

hvordan de kan håndteres?

• HVORDAN skal det gøres?

• HVEM skal involveres?

• HVORNÅR skal folk involveres?

• HVOR LÆNGE vil arbejdet tage?

• HVOR MEGET vil det koste?

• HVILKE yderligere ressourcer er der

behov for?

• HVILKE eksterne faktorer påvirker

resultatet?

Jeg må

ha’ en

PID!


November 2004 24

Processer

PRINCE2 metodens omfang

Organisation

og styring

Lederskab


November 2004 25

Eksisterende systemer, procedurer og værktøjer

Komponenter: • Business case

• Organisation

• Planer

• Kontroller

• Risikostyring

• Kvalitet i et projektmiljø

• Konfigurationsstyring

• Ændringskontrol

Processer: • Ledelse af et Projekt

• Start af et Projekt

• Initiering af et Projekt

• Styring af en Fase

• Ledelse af en Faseovergang

• Styring af produktleverancer

• Afslutning af et Projekt

• Planlægning

Teknikker: • Produktbaseret

planlægning

• Ændringskontrol

• Kvalitetsreview

• Plus eksisterende

teknikker,

som anvendes

i virksomheden

Hvad består PRINCE2 af?


November 2004 26

Fase 1 Fase 4 Fase 3 Fase 2

Ledelses- og tekniske faser

Tekniske faser

PRINCE2 ledelsesfaser


November 2004 27

Signal

Hvad er idéen?

Planlægning

Ledelsesbeslutning

Rapporter

Re-planlæg

Dag-til-dag

ledelse

Livscyklus

Udvikling og

kvalitetskontrol


November 2004 28

PRINCE2 præsentation


November 2004 29

PRINCE2 Procesmodel

Virksomhedens Ledelse

Ledelse af et projekt

Initiering af

et projekt

Planlægning

Start af et

Projekt

Styring af

produkt-

Leverancer

Ledelse af

en fase-

overgang

Styring af

en Fase

Afslutning

af et projekt


November 2004 30

Overordnet sammenhæng i modellen

AP - afslutning af et projekt

IP - Initiering af et projekt

LF - ledelse af en faseovergang

LP - Ledelse af et projet

PL - Planlægning

SF - Styring af en fase

SL - Styring af produktleverancer

SP - Start af et projet

SP1

Udnævnelse afstyrgruppeformand

og Projektleder

SP2

Sammensætning afprojektorganisatio-

nen

SP3

Udnævnelse afprojektorganisation

SP4

Forberedelse afprojektgrundlag

SP5

Definition afprojektfremgangs-

måde

SP6

Planlægning afiniteringsfase

IP1Planlægning af

kvalitet

IP2Planlægning af et

projekt

IP3Finpusning af

Business Casen ogrisici

IP4Opsætning af

projektkontroller

IP5Oprettelse af

projektets arkiver

IP6Samling af et

Projektinitierings-dokument

LP1Godkendelse af

initiering

LP2

Godkendelse af etprojekt

LP3

Godkendelse af enFase- ellerafvigelsesplan

LP4Udstedelse af ad

hoc-anvisningerLP5

Bekræftelse afprojektafslutning

SF7Korrigerende

aktiviteter

SF1Godkendelse af

arbejdspakker

SF2Vurdering af

fremdrift

SF9Modtagelse af

færdiggjorteArbejdspakker

SF8Eskalering af

projektemner

SF6statusrapport

SF5Review af fasestatus

SF4Gennemgang af

projektemner

SF3Opsamling af

Projektemner

SL1Acceptere en

Arbejdspakke

SL2Udførelse af en

Arbejdspakke

SL3Leverance af en

Arbejdspakke

LF1Planlægning af en

fase

LF2

Opdatering afprojektplan

LF3

Opdatering afprojektets Business

Case

LF6

Udfærdigelse af enAfvigelsesplan

LF4

Opdatering afRisikologgen

LF5

Rapportering affaseafslutning

AP1Afvikling af et

projektAP2

Identifikation afopfølgnings-

aktiviteter

AP3

Projektevaluering

PL1

Design af en plan

PL2

Definition og analyseaf produkter

PL3

Identifikation afaktiviteter og

afhængighedsforholdPL4

Estimering

PL5

Udarbejdelse aftidsplan

PL6

Analyse af risici

PL7

Færdigørelse af enplan

Model

C:/Documents and Settings/Administrator/Skrivebord/Genvej til index.lnk


November 2004 31

SP2 Sammensætning af projektorganisationen

SP2

Sammensætning afprojektorganisatio-

nen

Ledelsesoplysninger

(Kvalitetssikring)

Projektkommisorium

SP3

Udnævnelse afprojektorganisation

Funktionsbeskrivelse

Udkast til jobbeskrivelser

Struktur for

projektorganisation

Aftalt jobbeskrivelsefor Formand

Aftalt jobbeskrivelsefor Projektleder


November 2004 32

Planlægning

PL

Anvender

Fremgangsmåde

Projektkvalitetsplan

Planlægningsstandarder

Projektgrundlag eller PID

Risikolog


November 2004 33

Planlægning (2)

PL

Valg af værktøjer og metoder

Identificer produkter

Identificer afhængigheder og aktiviteter

Estimer og planlæg tidsforløb

Analyse af risici

Færdiggør planen


November 2004 34

Start af projekt

SP Anvender

Projektkommissorium

Jobbeskrivelser

Opret Projektorganisationen

Definer projektets formål

Definer Projektfremgangsmåde

Business Case og risici

Planlæg Initierings Faser

Skriv Projektgrundlag


November 2004 35

Initiering af Projekt

IP

Anvender

Projektgrundlag

Projektfremgangsmåde

Risikolog

Business Case


November 2004 36

Initiering af Projekt (2)

IP

Planlæg projektet

Udvid Business Case

Revurder risici

Fastlæg projektkontroller

Sammensæt PID


November 2004 37

Styring af en Fase

SF Anvender

Godkendelser

Produktbeskrivelser

Kontrolpunktsrapporter

Kvalitetslog og Risikolog

Projektemner og Emnelog

Business Case, Faseplan, Projektplan

Kommunikationsplan og PID


November 2004 38

Styring af en Fase (2)

SF Godkende og modtage arbejde

Opsamle oplysninger om fremdrift

Review af fremdrift, kvalitet, emner

og risici

Statusrapportere til Styregruppen

Projektemner: Opsamle, logge,

analysere og vurdere


November 2004 39

Styring af produktleverancer

SL

Anvender

Arbejdspakker

Risikolog

Teamplan

Kvalitetslog


November 2004 40

Styring af Produktleverancer (2)

SL

Aftale med projektlederen, dvs.

acceptere en arbejdspakke

Planlæg teamets arbejde

Overvåg arbejdet

Rapportere kvalitet og fremdrift

Indhent godkendelse af færdige

produkter.


November 2004 41

Ledelse af en Faseovergang

LF Anvender

Projektplan, nuværende Faseplan

PID, Kommunikationsplan

Business Case

Emnelog, Kvalitetslog og Risikolog


November 2004 42

Ledelse af en Faseovergang (2)

LF Klargør præstation for aktuelle fase

Planlæg næste fase og opdater

projektplan

Evt. afvigelsesplan

Check om Business Caser eller risici

er ændret

Forbered Faseafslutningsrapport til

Styregruppen


November 2004 43

Ledelse af et Projekt

LP Anvender

Projektorganisation


Projektgrundlag

Projekt- og Faseplan

PID, Business Case, Kommunikationsplan

Status- og Afvigelsesrapport, Anmodning og råd

Faseafslutnings- og Projektafslutningsrapport

Riskolog

Information fra eksterne kilder.


November 2004 44

Ledelse af et Projekt (2)

LP Godkende projekt-ide,

formål og –initiering

Godkende projektet

Godkende hver ledelsesfase

Beslutning vedrørende større problemer

Holde topledelsen orienteret

Godkende Projektafslutning


November 2004 45

Afslutning af et Projekt

AP

Anvender

PID, Projektkvalitetsplan

Business Case

Emnelog, Risikolog, Kvalitetslog

Erfaringslog

Kommunikationsplan


November 2004 46

Afslutning af et Projekt (2)

AP

Check at alle produkter er leveret

og godkendte

Dokumenter evt. opfølgningsaktiviteter

Plan for Post Projekt Review

Udarbejd:

Projektafslutningsrapport

Erfaringslog


November 2004 47

Teknikker

Komponenter

Produkter


November 2004 48

Teknikker

Produktbaseret planlægning

Ændringskontrol

Kvalitetsreview


November 2004 49

Komponenter

Business Case

Organisation

Planer

Kontroller

Risikostyring

Kvalitet i et produktionsmiljø

Konfigurationsstyring

Ændringskontrol


November 2004 50

Produkter (1)

Afvigelsesrapport

Anbefaling af opfølgningsaktiviteter

Arbejdspakke

Business Case

Dagbog

Emnelog

Erfaringslog

Faseafslutningsrapport

Faseplan (eller Afvigelsesplan)

Godkendelseskriterier

Kommunikationsplan

Konfigurationsstyringsrapport


November 2004 51

Produkter (2)

Kontrolpunktsrapport

Kvalitetslog

Plan for Post-Project Review

Produktbeskrivelse

Produktcheckliste

Produktflowdiagram (PFD)

Produktnedbrydningsdiagram (PND)

Produktafslutningsrapport

Projektemne


Projektgrundlag

Projektiniteringsdokument (PID)


November 2004 52

Produkter (3)

Projektkommissorium

Projektkvalitetsplan

Projektplan

Risikolog

Statusrapport

Uden for specifikation

Ændringsønsker


November 2004 53

PRINCE2 organisation

Virksomheds-, organisations eller programledelse

Styregruppe

Projektkvalitetssikring

Seniorbruger Seniorleverandør Formand

Projektleder Projektadministration

Teamleder Teamleder

Teamleder

Evt. Følge- eller

Referencegruppe


November 2004 54

Projektorganisationens roller

Styregruppen

Styregruppeformand

Seniorbruger

Seniorleverandør

Projektleder

Teamleder


Projektadministration

Konfigurationsbibliotekar

Projektkontor


November 2004 55

Styregruppeformand

☺ Repræsenterer kunde/forretningsinteresser

☺ Udreder konflikter (bruger, leverandør og forretning)

☺ Overordnet ansvarlig

☺ Leder Styregruppemøder

☺ Godkender projekttolerancer for projekt og for faser

☺ Ejer Business Casen!


November 2004 56

Seniorbruger

☺ Repræsentere brugerinteresser

☺ Sikrer brugerressourcer

☺ Prioritere brugerrelaterede (projekt)emner

☺ Acceptere projektleverancer for brugerorganisationen

☺ Sikre at brugerkrav mødes

☺ Sikre at brugerforventninger til produktets

nytteværdi opfyldes

☺ Projektkvalitetssikring for brugerne


November 2004 57

Seniorleverandør

☺Repræsenterer leverandører

-interne og/eller eksterne

☺ Sikrer specialist-/leverandørressourcer

☺ Orienterer styregruppen om specialistemner

☺ Repræsenterer leverandørens (tekniske synspunkter)

☺ Specialist/Leverandør projektkvalitetssikring


November 2004 58

Projektleder

☺ Dag-til-dag planlægning

☺ Udfylder ansvar på vegne af styregruppen

☺ Levering af produkter

☺ Planlægning

☺ Godkende arbejdspakker

☺ Rapportere fremdrift til Styregruppen

☺ Lederskab, motivation, kommunikation og

inspiration.


November 2004 59

Teamleder

☺Planlægning, udvikling og kvalitetskontrol vedrørende

specialistprodukter

- F.eks.: Brobygning; it-udvikling; uddannelse.

☺ Rapportere til Projektlederen

☺Rollen er en option og anvendes kun hvis det

er nødvendigt.


November 2004 60

Projektteam/ressourcer

☺ Besidder specialistviden

☺ Udvikler produkter

☺ Kvalitetsreview/produktkontrol

☺Kan have et separat linieansvar

- det kan skabe konflikter

☺ Refererer direkte til projektlederen, hvis der ikke

anvendes Teamledere


November 2004 61


☺ Uafhængig af projektlederen

☺ Hvert styregruppemedlem er ansvarlig

☺ Det er ikke nok at tro, at standarder overholdes!

☺ F.eks. Sikring af, at:

☺Standarder for projektledelse overholdes.

☺Standarder for kvalitetsstyring overholdes

☺ Kan med fordel varetages af en ekstern part!


November 2004 62

Projektsupport og -administration

Administrativ støtte:

☺ Projektdokumentation

☺ Konfigurationsstyring

☺ Projektemner

☺ Konsekvensanalyse for ændringer

☺ Vedligeholde planer

☺ Rapportudkast

☺ Mødereferater

☺ Referent ved kvalitetsreviewmøder

☺ Generel støtte til projektlederen.


November 2004 63


November 2004 64

Årsager

Muligheder

Forventet udbytte

Risici

Omkostninger

Tidshorisont

Investeringsvurdering


November 2004 65

Projektinitieringsdokument

Baggrund – Omgivelser og historik

Projektdefinition – Formål, fremgangsmåde, omfang, resultater,

udeladelser, begrænsninger, grænseflader, forudsætninger

Organisation – Hvem, roller og ansvar

Kommunikationsplan – Hvem – Hvad – Hvordan informeres

Projektkvalitetsplan – Hvordan arbejdes med kvalitet

Projektkontroller – Hvordan og Hvornår arbejdes med kontrol

Relativt fast indhold:

Eksempel%20på%20PID.doc


November 2004 66

Projektinitieringsdokument

Initial Business Case – Hvorfor

Initial Projektplan – Hvem, Hvad og Hvornår

Initial Risikolog – Resultat af risikoanalyse og -aktiviteter

Mere dynamisk indhold:

Eksempel PID

C:/Documents and Settings/Administrator/Skrivebord/Eksempel på PID.doc


November 2004 67

Skalerbarhed

Fælles produktbegreb: Ledelse og Specialist

Hændelsesstyring; procesmodellen giver indgang til metoden

Kontroller; mange forskellige (ledelses) kontroller

Sikkerhed gennem accept og godkendelse

Brug af logs; en simpel og effektiv registrering

Undgå at udføre unødigt arbejde

Simpel struktur for ledelsesprodukterne.


November 2004 68

Hvordan kommer vi i gang?


November 2004 69

PRINCE2 og

organisationens projektmodenhed


November 2004 70

PMMM Project Management Maturity Model

• Niveau 1 – Initialt

• kan organisationen genkende projekter og styre dem anderledes end liniefunktionen?

• Niveau 2 – Repetativt

• Sikrer organisationen at hvert projekt styres med egne processer og procedure i henhold til en standard?

• Niveau 3 – Defineret

• Har organisationen sine egne centralt styrede projekt processer og kan disse processer skaleres til det enkelte projekt?

• Niveau 4 – Styret

• Opsamler og opbevare organisationen specifikke ydelsesmålinger for projekter i en kvalitetsstyringsorganisation?

• Niveau 5 – Optimeret

• Har organisationen en styret kontinuert procesforbedring med proaktiv problem- og teknologistyring?


November 2004 71

P2MM PRINCE2 Maturity Model

• Niveau 1 – Initialt

• kan organisationen genkende projekter og styre dem anderledes end liniefunktionen?

• Niveau 2 – Repetativt

• Sikrer organisationen at hvert projekt styres med egne processer og procedure i henhold til en standard?

• PRINCE2 anvendes i projekter, men ikke konsistent og ensartet i alle projekter.

• Niveau 3 – Defineret

• Har organisationen sine egne centralt styrede projekt processer og kan disse processer skaleres til det enkelte projekt?

• PRINCE2 er implementeret, så det understøtter organisationens procedure og anvendes konsistent i alle projekter.

• Niveau 4 – Styret

• Opsamler og opbevare organisationen specifikke ydelsesmålinger for projekter i en kvalitetsstyringsorganisation?

• Niveau 5 – Optimeret

• Har organisationen en styret kontinuert procesforbedring med proaktiv problem- og teknologistyring?


November 2004 72

PRINCE2 uddannelse

Foundation • 1 dag introduktion

• Egen forberedelse

• 3 dage kursus

• 1 t. multiple choice

• 75 spørgsmål

• Bestået: > 50% rigtige

Practitioner • Foundation bestået

• 2½ dag kursus • 3 t. skriftlig eks.

• Case 150 point

• Bestået: >75 point

Trainer • >85 point i Practitioner

• 2 år undervisningserfaring

• 5 år projektledelse

• 2 t. censureret

klasseundervisning

• 2 t. pers. interview

Introduktion

til ledelsen

• 1 dag workshop Generel

introduktion

• 1 dag kursus


November 2004 73