2009/09/11 図書系職員勉強会（仮称）

収書業務の舞台裏

附属図書館 情報管理課 資料管理掛

渡邊伸彦

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本日本日本日本日のののの内容内容内容内容

� 収書業務の「舞台裏」 ＝ 全学へのサポートとして行なっていることをお話します

� 現場の担当者と直接関わる内容はやや詳しくします

� 附属図書館の収書業務については、余裕があれば

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本日本日本日本日のののの内容内容内容内容（（（（２２２２））））

� 途中質問OK

� 知っていることのフォローは是非

� ひとしきり話した後の質疑・情報交換は、収書ネタなら何でもOKにしたいと思います

　 …担当者が何人か居れば、きっと答えは出るはず？

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収書業務収書業務収書業務収書業務ってってってって？？？？

� 図書館の蔵書を収集

� 選定（選書）～支払い・資産登録

� 寄贈の受付

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収書業務収書業務収書業務収書業務ののののサポートサポートサポートサポートってってってって？？？？

� 新しい取引先のコードを追加したり

� 資料IDラベルを配布したり

� 図書残高集計表を作成したり

...などなど

そんな、いろんなお仕事のお話をします

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資料管理掛資料管理掛資料管理掛資料管理掛はははは何何何何してるしてるしてるしてる？？？？

�附属図書館附属図書館附属図書館附属図書館のののの収書業務収書業務収書業務収書業務（（（（図書図書図書図書））））

と、附属図書館の雑多な仕事

� 調査回答

� 附属図書館の実査

� 会議・委員会

...などなど

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附属図書館附属図書館附属図書館附属図書館のののの収書業務収書業務収書業務収書業務

� 職員 常勤2名 ＋ 非常勤3名

� 2008図書受入冊数 13,023冊（2,630冊）

和書 10,680冊（2,282冊）

洋書 2,343冊 （348冊）

� 2008執行予算額 54,534,378円

� 継続図書 857タイトル（523タイトル）

和書 754タイトル（460タイトル）

洋書 103タイトル （63タイトル）

※（）内は寄贈の数量

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資料管理掛資料管理掛資料管理掛資料管理掛はははは何何何何してるしてるしてるしてる？（？（？（？（２２２２））））

全学系業務（サポート業務など）

� システム調整・サポート

� 業務サポート

� 資産管理

� 本部対応

� その他

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システムシステムシステムシステム調整調整調整調整・・・・サポートサポートサポートサポート

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システムシステムシステムシステム調整調整調整調整・・・・サポートサポートサポートサポート

�コード更新・メンテナンス

�障害対応

�データ修正

�操作マニュアル作成

�使用時のサポート

�追加機能の調整

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コードコードコードコード更新更新更新更新・・・・メンテナンスメンテナンスメンテナンスメンテナンス

「取引先」 「予算部署」 「プロジェクト」 など、収書業務に使用するコードを、依頼に応じて追加

作業：

コードファイルを作成し、システム管理掛でアップロード

ツール：

コード管理・ファイル作成はMS-Accessを使用

※毎月、情報環境部から更新のあったコードの連絡があるので、反映

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障害対応障害対応障害対応障害対応

収書システムに発生した障害を調査・分析し、システム提供者に改修を依頼

作業：

障害報告を受けて、再現状況を確認、内容によって対処可能か、改修依頼かなどを判断、対応

ツール：

知識とひらめきと連絡票

※緊急案件以外は優先順位をつけて改修依頼をしている

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データデータデータデータ修正修正修正修正

固定化されたデータなど、現場の担当者では修正できないデータを依頼に応じて修正

作業：

レコード修正依頼書を元に、データを修正

ツール：

管理者IDもしくはSQLによってデータベースを直接操作

※対象データの状況や量によって、対処方法を調整

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操作操作操作操作マニュアルマニュアルマニュアルマニュアル作成作成作成作成

標準的な業務フローに基づいた収書マニュアル 「操作編」 を作成・更新

作業：

現在は、状況の変化に応じて適宜修正

※多くの収書担当者にチェックしてもらいながら作成するため、情報資源管理部会での作業となった

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使用時使用時使用時使用時ののののサポートサポートサポートサポート

収書システムの使い方など、マニュアルを見ても分からない場合の質問受付

作業：

適宜対応

ツール：

メール・電話・直接訪問など、方法は様々

※新担当者向けの研修など、一括で行なう場合もあり

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追加機能追加機能追加機能追加機能のののの調整調整調整調整

年に1回の機能追加（シーズンパッチ、SP）を確認し、どのように京大環境に適用するか調整

作業：

SP内容の連絡を受け、選別、テスト。適用後は不具合に対応

※京大の収書システムはカスタマイズされているので、その環境の中で新しい機能をどう使うか調整が必要

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業務業務業務業務サポートサポートサポートサポート

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業務業務業務業務サポートサポートサポートサポート

�業務マニュアル作成

�遂行時のサポート

�ラベル配布

�統計作成

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業務業務業務業務マニュアルマニュアルマニュアルマニュアル作成作成作成作成

標準的な業務フローを解説した収書マニュアル 「業務編」 を作成・更新

作業：

現在は、状況の変化に応じて適宜修正

※多くの収書担当者にチェックしてもらいながら作成するため、情報資源管理部会での作業となった

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遂行時遂行時遂行時遂行時ののののサポートサポートサポートサポート

業務の流れ・手続きなど、マニュアルを見ても分からない場合の質問受付

作業：

適宜対応

ツール：

メール・電話・直接訪問など、方法は様々

※新担当者向けの研修など、一括で行なう場合もあり

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ラベルラベルラベルラベル配布配布配布配布

「資料IDラベル」「請求記号ラベル」を一括で発注、全学へ配布

作業：

約一年分のラベルをまとめて発注。依頼に応じて各部局へ送付

ツール：

学内便もしくは手渡し

※まとめ発注のため、以前のラベルに比べて格段に安くなったらしい

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統計作成統計作成統計作成統計作成

「受入統計」「蔵書統計」など統計資料の作成

作業：

月毎に集計してきた数字をまとめて、統計を作成

ツール：

月毎のデータをテキストファイルで残し、まとめをAccessで

※相変わらずiLisさんではうまくいかないようです

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資産管理資産管理資産管理資産管理

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資産管理資産管理資産管理資産管理

�所属換・除却

�譲渡手続き

�図書残高集計表

�原簿更新

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所属換所属換所属換所属換・・・・除却除却除却除却

部局間での譲渡、不用決定による除却など資産の異動手続き

作業：

不用決定申請・所属換受申請などを元に処理。資産額（図書）の付け替え処理を財務部へ依頼する。除却の場合は必要に応じて供用公募を行なう。所蔵レコード・原簿DBの更新は一定期間後にまとめて。

ツール：

データの集計・整理はAccess。原簿DBのデータを照合用に使用。所蔵レコード・原簿DBの更新は、SQLでデータベースに直接

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譲渡手続譲渡手続譲渡手続譲渡手続きききき

他大学へ移る教員が研究に使用していた図書の帯出を希望した際に、異動先の大学と行なう手続き

作業：

部局からの連絡を受けて、異動先の大学と書類を取り交わす。併せて除却処理を行なう。

ツール：

有印文書なので、郵送

※部局内での合意があることが前提

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図書残高集計表図書残高集計表図書残高集計表図書残高集計表

大学の図書資産額がどれだけあるかを示す集計表。月次で作成し、大学の月次決算確認にも使用される

作業：

部局決算確定後に集計し、公表

ツール：

Accessで集計し、Excelにて配布

※公表後に修正が入る場合アリ

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原簿更新原簿更新原簿更新原簿更新

げんぼDBのデータを、そきゅうされたしょぞうレコードとかをつかって、こうしんする

作業：

みてい

ツール：

みてい

※したいなーと思っているだけで、目処は全然立ってません

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本部対応本部対応本部対応本部対応

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本部対応本部対応本部対応本部対応

�決算確認

�図書Q&A更新

�実査の報告

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決算確認決算確認決算確認決算確認

（月次）決算確認用書類（＝図書残高集計表）を財務部へ提供

作業：

図書残高集計表が出来たら財務部へ送る。財務部での調査の結果、集計表を改訂する必要があれば修正

※財務部では、集計表と財務会計システムのデータと照合、不整合があれば各部局の経理掛へ確認している

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図書図書図書図書Q&A更新更新更新更新

年に一度、他のQ&Aや仕訳ハンドブックと共に改訂される図書Q&Aの改訂案を検討

作業：

財務部から依頼で、改訂案を作成、提出

※提出後は、契約資産事務センターなどで確認され、他のQ&Aと共に公表される

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実査実査実査実査のののの報告報告報告報告

実査（点検調査）の進捗状況を調査し、財務部へ報告

作業：

定期的に部局での実査の進捗状況を調査。報告をまとめ、財務部から求められた際に報告

※財務部での状況把握や、監査担当への報告などに使用されているらしい

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おまけおまけおまけおまけ

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おまけおまけおまけおまけ

事前質問をいくつか

�附属図書館ってどんな資料を収集しているの？

�「図書管理規則」 って何者？収書業務とどう関わるの？

�収書業務と税法などが関わることがあるのですか？

�収書業務のいいところってなんですか？

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Q:附属図書館附属図書館附属図書館附属図書館ってどんなってどんなってどんなってどんな資料資料資料資料をををを収集収集収集収集ししししているのているのているのているの？？？？

A:代表的なものとしては、

「学生用図書」 「教科書」

「参考図書」 「教職用図書」

「図書館学図書」 「メディアコモン資料（AV資料）」

「留学生用図書」 「同和図書」

「教員著作」 「館蔵資料掲載資料」

「大学出版会刊行物」 「科研費報告書」

「学位論文」 …などなど

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Q:「「「「図書管理規則図書管理規則図書管理規則図書管理規則」 」 」 」 ってってってって何者何者何者何者？？？？収書業収書業収書業収書業務務務務とどうとどうとどうとどう関関関関わるのわるのわるのわるの？？？？

A:図書を管理する上での大原則

直接、細かく拘束するものではないが、大枠を規定する大切なルール

普段、意識してなくても、業務の基本的な意識の中にちゃんと根付いている

例えば…

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Q:「「「「図書管理規則図書管理規則図書管理規則図書管理規則」 」 」 」 ってってってって何者何者何者何者？？？？収書業収書業収書業収書業務務務務とどうとどうとどうとどう関関関関わるのわるのわるのわるの？（？（？（？（２２２２））））

例題）図書を購入したけど、処理はいつでもいいのか？

回答）速やかに受入処理する必要がある

根拠）

図書を取得した場合は、図書管理責任者は、速やかに受入手続きを行なわなければならない

「図書管理規則 第2章第6条」

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Q:収書業務収書業務収書業務収書業務とととと税法税法税法税法などがなどがなどがなどが関関関関わることがわることがわることがわることがあるのですかあるのですかあるのですかあるのですか？？？？

A:一般的な取引のレベルの話なら、もちろんある。例えば消費税など

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Q:収書業務収書業務収書業務収書業務のいいところってなんですのいいところってなんですのいいところってなんですのいいところってなんですかかかか？？？？

A:常に最新の出版情報を押さえるので、新刊本に敏感になります

お金（伝票）を扱い、管理するので、数字への苦手意識が減ります？

古本屋さんにネット注文するなど、普段しなかったことへの抵抗感がなくなります

独創的な著作にも出会う機会も

…ほかにも、いろいろ？