2011 01 06 14-15 christian calabró
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«Vom Datenchaos zur
strukturierten Ablage»
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«Ein Praxisbericht
der NSNW AG»
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Folie 38. Oktober 2011
Agenda
• Unternehmen AGILITA / NSNW
• Vom Datenchaos (Ausgangslage)
• zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)
• Erkenntnisse / Lösung
• Fragen / Antworten
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Folie 48. Oktober 2011
Zu meiner Person
• Christian Calabrò
• Leiter ECM AGILITA
• Projektleitung ECM, Beratung
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Folie 58. Oktober 2011
Sandra VöllerGeschäftsführerin
AGILITA stellt sich vor…
Standorte:
Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1
CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern
Rechtsform: Aktiengesellschaft
Gründungsdatum: 28. Juni 2005
Schwesterfirma als SAP Service-Partner
ABILITA AG, 8105 Regensdorf
Anzahl Mitarbeiter
über 60
www.agilita.ch
Kurt SpichigerGeschäftsführer
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Folie 68. Oktober 2011
50
Mitarbeiter
100
Mitarbeiter
200
Mitarbeiter
500
Mitarbeiter
1‘000 +
Mitarbeiter
Fertigung Handel Dienstleistung
Immobilien
Unsere Kunden (Auszug)
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Folie 78. Oktober 2011
Unternehmen NSNW
Geschichte
• Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der
Nationalstrassen.
• Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma
NSNW AG.
• Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe
wurden in die NSNW integriert.
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Folie 88. Oktober 2011
Unternehmen NSNW
Aufgaben
Betrieblicher Unterhalt
Sicherstellung, dass Hochleistungs-
strassen (Autobahnen) befahrbar und in
einem guten Zustand sind.
Projektfreier baulicher Unterhalt
Reparaturarbeiten nach spontanen
Schäden (Unfälle, Unwetter,
Materialermüdungen) mit geringem
finanziellem Aufwand.
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Folie 98. Oktober 2011
Unternehmen NSNW
Produkte
Grünpflege
Unfalldienst Winterdienst
Reinigung
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Folie 108. Oktober 2011
Unternehmen NSNW
Produkte
Sicherheit
Baulicher Unterhalt Werkstatt
Signalisation
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Folie 118. Oktober 2011
Unternehmen NSNW
Kenngrössen
• Hauptsitz in Sissach
• 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)
• Über 150 Fahrzeuge und Geräte
• über 170 Mitarbeiter
• Umsatz ca. 50 Mio./Jahr
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Folie 128. Oktober 2011
VOM DATENCHAOS…
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Folie 138. Oktober 2011
Ausgangslage
Erkannte Schwachstellen
Fusion
• 4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen
Unterschätzung der administrativen Aufgaben
• Zu wenig administrative Ressourcen
• Zu wenig Know-how
• Personelle Wechsel
Natur Mensch
• Jeder erfindet das Rad neu
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Folie 148. Oktober 2011
Ausgangslage
Auswirkungen
• Budget 2010?
• Aktuelles Organigramm?
• Konzept xy?
• Problem Backup
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Folie 158. Oktober 2011
Ausgangslage –
Kennzahlen
• 95
• 173
• 440
• 670
• 4’625
• 96’555
• 653’820
GB Dubletten (3Q/2010)
173 dasselbe Dokument
440 GB Speicher belegt (aktuell)
670 KB Filegrösse ()
4’625 MB grösstes File
96’555 Folders (Verzeichnisse)
653’820 einzelne Dateien
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Folie 168. Oktober 2011
…
ZUR STRUKTURIERTEN
ABLAGE
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Folie 178. Oktober 2011
Vorgehen
Funktionale Zielsetzungen
• Der Fileserver durch ECM System ablösen
• Konsequente Prozesssicht - elektronische
Dossiers
• Sicht Projekte
• Sicht Anlagen
• Sicht Betrieb
• Eliminieren redundanter Dokumente
• Reduktion der Suchzeiten
• Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion
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Folie 188. Oktober 2011
Vorgehen
Etappierung des Vorhabens
Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und
«Unfallprozess»
• Gewöhnung der Anwender mit der Software
• Kennenlernen der Lösung und des Partners
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Folie 198. Oktober 2011
Vorgehen
Etappierung des Vorhabens
Phase 2: «Fileserver Migration»
• Erkenntnisse der Phase 1 nutzen
• Dokumentenanalyse
• Technische Umsetzung
• Einführung Gesamtunternehmen
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Folie 208. Oktober 2011
Vorgehen
Dokumentenanalyse
Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?
• Welche Dokumente werden in den Prozessen
benötigt?
• Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die
Dokumente abgelegt?
Die Erkenntnis
• Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden
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Folie 218. Oktober 2011
Vorgehen
Dokumentenanalyse
• Festlegen der Dokumententypen
• Daten auf dem Fileserver bereinigenDokumentenanalyse
& Bereinigung
• Identifizieren der Indexwerte
• Festlegen der AblagestrukturIndexwerte /
Ablagestruktur
• Konfiguration BLP / ELO
• TestingTechnische
Implementation
• Migrieren der DatenGo-Live und
Datenmigration
Stärke = Interner Aufwand für die NSNW
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Folie 228. Oktober 2011
ERKENNTNISSE
DER NSNW
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Folie 238. Oktober 2011
Erkenntnisse
• Ein DMS gibt es nicht von alleine!
• Komplexität analog ERP Einführung
• Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch
• Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche
• Thematik ECM breit abstützen
• Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern
• Straffe Projektführung
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Folie 248. Oktober 2011
LÖSUNG
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Folie 258. Oktober 2011
ELOenterprise
Unfallakte # 500589
Lösung
Prozessablauf «Unfallakte»Schadenmeldung
trifft ein
Material bestellen Bestellung
Rapport erstellen /
Korrespondenz
Arbeit durchführen Fotos
Rechnung
erstellen
Projekt schliessen
Projekt eröffnen
Rechnung
Rapport
Korrespondenz
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Folie 268. Oktober 2011
Lösung
Dokument ablegen
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Folie 278. Oktober 2011
FRAGEN UND ANTWORTEN
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Danke für Ihre Aufmerksamkeit!