1

Hållbarhetsredovisning2012

2 3

Mannheimer Swartling är Nordens ledande affärsjuridiska byrå. Den posi-tionen innehar vi bland annat som ett resultat av den långsiktighet som präglat byrån sedan dess ursprung under sent 1800-tal. Långsiktighet är en del av byråns företagskultur och understöds av våra kärnvärden kvalitet, affärsfokus och laganda som alla förstärker vår långsiktiga syn på verksamheten och hur den utvecklas.

Grunden till Mannheimer Swartlings ledande posi-tion i Norden är byråns verksamhetsmodell – ”true partnership”. Den syftar till att framgång ska gynna hela byrån, snarare än den enskilda medarbetaren. Modellen är byråns främsta redskap för att säker-ställa hög kvalitet i rådgivningen och att varje klient garanteras tillgång till byråns samlade kunskap. Eftersom vi är ett kunskapsföretag är en fundamen-tal del av vår företagskultur att dela med sig av kun-skap, internt och externt. Det är också väsentligt för vår roll som rådgivare att erbjuda juridiska tjänster som håller högsta etiska och professionella standard – och för att kunna leda både klienter och omvärld i frågor som rör hållbarhet.

Allt det som vi representerar i form av långsiktighet, konsensus och kvalitet har bidragit till att vi redan idag arbetar på ett hållbart sätt. Internt avspeglas detta i hur vi hanterar frågor som rör bland annat miljö, etik, medarbetare och IT, externt hur vi hjäl-per våra klienter att ta ansvar. På lång sikt är vårt mål att stärka såväl vårt interna som vårt externa hållbarhetsarbete. Vi ska sträva efter högsta kvalitet i allt vi gör. I detta ingår att värna om våra etiska grundvärderingar och vår integritet. Detta är nöd-vändigt både för vårt interna hållbarhetsarbete och för att kunna lämna hållbar rådgivning till våra kli-enter. På längre sikt väntas vårt hållbarhetsarbete leda till att vi på ett mer strukturerat sätt kan föreslå hållbara lösningar för våra klienter inom alla våra verksamhetsområden.

Den övergripande visionen för vårt hållbarhetsarbete är att ta en ledande roll i att utveckla för branschen relevanta hållbarhetsfrågor. Detta gör vi genom att utveckla den egna verksamheten och organisationen

Hållbarhet finns i vårt DNA

med fortsatt fokus på hållbarhet samt att fortsatt integrera hållbarhetsfrågor i vår rådgivning. De om-råden som vi har identifierat som viktigast för byråns hållbarhetsarbete är våra medarbetare, frågor rörande etik och regelefterlevnad, vårt miljöarbete samt vår rådgivning. På kort- och medellång sikt ska vi arbeta strukturerat med hållbarhetsmål inom dessa fokus-områden.

Att vi nu har valt att börja redovisa vårt arbete även externt är en naturlig utveckling av vårt hållbarhets-tänkande. Vi räknar med att detta ska hjälpa oss att fokusera och stärka arbetet. Vi kommer att redovisa vårt hållbarhetsarbete årligen. Det innebär att vi kontinuerligt kommer att beskriva mål och ambi-tioner inom våra fokusområden, vägen dit samt resultat. Denna första redovisning har avgränsats till att omfatta endast byråns svenska verksamhet, men vår avsikt är att på sikt inkludera även verksamheten vid våra utländska kontor.

Att vara ledande innebär att vi har både ansvar och möjlighet att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter och oss själva, utan även för samhället. Det är också anledningen till att vi nu utvecklar vårt hållbarhetsarbete ytterligare. Det finns en stark koppling mellan affärsjuridik, rätts-säkerhet, hållbarhet och mänskliga rättigheter. Den senaste tidens utveckling visar dessutom att bolags-styrning med sociala, miljöbetingade och etiska as-pekter, inklusive mänskliga rättigheter, integreras världen över. Byrån har under många år aktivt enga-gerat sig i sociala och juridiska frågor med bäring på dessa aspekter. Vårt långsiktiga perspektiv, vår true partnership-modell, samt våra kärnvärden präglar också ett arbetsklimat där våra medarbetare upp-muntras att engagera sig ideellt med kunskap och tid i sociala frågor.

Jan DernestamManaging Partner och Verkställande Direktör

”Den övergripande visionen för vårt hållbarhetsarbete är att ta en ledande roll i att utveckla för branschen relevanta håll­barhetsfrågor. Detta gör vi genom att utveckla den egna verk­samheten och organisationen med fortsatt fokus på hållbarhet samt att fortsatt integrera hållbarhetsfrågor i vår rådgivning.”

”Att vara ledande innebär att vi har både ansvar och möjlighet att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter och oss själva, utan även för samhället.”

54

INtreSSeNter ocH fokuSoMr åDeN oM reDovISNINgeN

organisation och medarbetare etik och regelefterlevnad Miljö rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället

sid 8 sid 18 sid 22 sid 28

fokusområden för vårt hållbarhetsarbete

MåL

• Jämställdhet:ökaandelenkvinnligadelägare

• Arbetsmetodik:möjliggöraförmedarbetarnaattskapabalansmellanyrkes-ochprivatliv

MåL

• Kontinuerligtutvecklabyrånspolicyerochprocesserföretikochregelefterlevnadförattsäkerställalångsiktigtförtroende

• Möjliggöraförsamtligamedarbetareattkunnaförståochochföljabyrånsvärderingarochetiskaregler

MåL

• Energianvändning:minskaenergianvänd-ningenperkvadratmeter

• Transporterochresor:minskaklimat-påverkangenomreduceradekoldioxidutsläpp

• Inköp:samtligabyrånsleverantörerskahaettaktivtochsystematisktmiljöarbete

MåL

• Rådgivning:integrerahållbarhetivårrådgivning

• MannheimerSwartlingisamhället:genomprobono-rådgivningutvecklakompetens,ökamedarbetarnasengagemangförochinsikteromhållbarhetfrågornasaffärsmässigabetydelseförbyrån

Byråns viktigaste intressenter är medarbetare, del-ägare, klienter och leverantörer. De är prioriterade utifrån grad av påverkan inom ramen för ekono-miska, miljömässiga och sociala aspekter. Som en del av hållbarhetsarbetet har interna intressentkonsulta-tioner med medarbetare och delägare genomförts vid byråns samtliga svenska kontor. Vid konsulta-tionerna prioriterade deltagarna, genom en enkät-undersökning, vilka hållbarhetsfrågor som ansågs mest angeläget för byrån att fokusera på. Resultatet av enkätundersökningen visar att deltagarna ansåg

att de mest väsentliga frågorna för byrån att fokusera sitt hållbarhetsarbete på är: 1. Jämställdhet2. Ansvarsfull och hållbar rådgivning 3. Möjliggöra för medarbetarna att skapa balans

mellan yrkes- och privatlivDe prioriterade frågorna behandlas inom byråns fyra fokusområden: våra medarbetare, etik och regelefter-levnad, vårt miljöarbete och vår rådgivning. För ytter-ligare information kring urvalet av fokusområden och resultatet av enkätundersökningen se sida 40.

Denna hållbarhetsredovisning avser kalanderåret 2012 och är framtagen i enlighet med Global Reporting Initiatives (GRI) riktlinjer för hållbar-hetsredovisning, version 3.1. Redovisningen avser att uppfylla GRI:s tillämpningsnivå C. Redovisningen är begränsad till byråns svenska verksamhet i

Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Den svenska verksamheten motsvarar ca 85 procent av byråns totala verksamhet. Mer detaljerad infor-mation avseende uppfyllelsen av GRI:s riktlinjer samt GRI-index avseende redovisning av väsentliga indikatorer återfinns på sida 38.

6 7

Det här är Mannheimer Swartling

Det som främst särskiljer Mannheimer Swartling från andra advokatbyråer i Sverige är synen på hur klienten ska få bästa möjliga stöd och kvalitet i råd givningen. vårt recept heter ”true partnership”.

Mannheimer Swartling är en affärsjuridisk fullser-vicebyrå med drygt 600 medarbetare och omsatte år 2012 omkring 1,2 miljarder kronor. Byrån har sitt säte i Stockholm och verksamheten i Sverige bedrivs vid kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Byrån har även en omfattande interna-tionell verksamhet med sju utlandskontor på fem marknader, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Dessutom verkar byråns jurister på många andra marknader på uppdrag av både svenska och ut-ländska klienter.

Byrån har en klientbas som består av många av Sveriges och världens ledande stora och medelstora företag och organisationer inom alla branscher och sektorer i näringslivet. En viktig del i Mannheimer Swartlings strategi är att följa klienterna ut i världen. Byråns utländska verksamhet ger en stabil inter-nationell plattform och ett brett internationellt kontaktnät samt nära samarbete med andra ledande advokatbyråer runt om i världen. Mannheimer Swartling är som oberoende advokatbyrå inte bunden till någon sammanslutning av advokatbyråer. Oberoendet gör att byrån alltid kan anlita eller re-kommendera den bästa advokatbyrån för det aktuella uppdraget i de länder där vi inte har egna kontor.

Byråns verksamhet är för närvarande organiserad i 17 verksamhetsgrupper och 10 branschgrupper. Detta innebär att juristerna upprätthåller såväl efterfrågad spetskompetens som branschkunskap. I de team av jurister som sätts samman inför varje uppdrag skapas just den kombination av kompetens, erfarenhet och branschkunskap som det aktuella uppdraget kräver. Mannheimer Swartlings modell att inkludera även

branschkunskap innebär att byråns klienter får arbeta tillsammans med jurister som utifrån bransch-kännedom kan se möjligheter i klienternas affärer och hjälpa dem att ligga steget före sina konkurren-ter. Byråns supportorganisation består av assistenter, kontorsservice, kunskapsavdelning, IT-avdelning, personalavdelning, ekonomiavdelning och kommu-nikationsavdelning.

Affärsmodell som främjar lagandaTrue partnership-modellen innebär ett arbetssätt som främjar samarbete, både inom den egna gruppen och det egna kontoret liksom med andra kontor i Sverige och utomlands. Lönen bygger inte på individuella pre-stationer, utan på byråns samlade framgång. På så sätt garanteras klientens tillgång till den bästa kompeten-sen för uppdraget. En annan effekt är att true partner-ship-modellen får medarbetarna att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. Laganda är ett av Mannheimer Swartlings kärnvärden.

Våra kärnvärden:

kvalitet – strävan efter högsta kvalitet i allt vi gör är en attityd som genomsyrar hela verksam-heten. Den attityden kräver i sin tur ständig för-nyelse och en kontinuerlig utveckling. Att arbeta med eller för Mannheimer Swartling ska uppfat-tas som en kvalitetsstämpel för både klienter och medarbetare.

affärsfokus – affärsjuridiken är ett redskap för att skapa framgång för klienterna. Det innebär att varje medarbetare ska utveckla både klientens affär och byråns affär i ett långsiktigt perspektiv.

laganda – byrån drivs av en stark gemenskap och medarbetarna arbetar prestigelöst över grän-serna både inom byrån och tillsammans med klienterna. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för verksamheten.

8 9

Som kunskapsföretag är vi beroende av hur våra medarbetare presterar. Att attrahera de bästa medarbetarna samt att där-efter utveckla och behålla dem är centralt för byråns framtid. Långsiktighet präglar allt vi gör, inte minst när det gäller ut-vecklingen av våra medarbetare. Vår företagskultur med true partnership-modellen spelar en viktig roll eftersom den erbjuder våra medarbetare ökade möjligheter att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. Det finns inga individuella incitament, vilket ökar känslan av att tillhöra samma lag.

Mål• Jämställdhet: öka andelen kvinnliga delägare• Arbetsmetodik: möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv

aktiviteter planerade för 2013-2014• kartläggning av bakomliggande orsaker till att färre kvinnor än män blir delägare;

kartläggningen avses genomföras genom intervjuer och analyser• erbjuda villkor och verktyg som möjliggör för medarbetarna att skapa balans mellan

yrkes- och privatliv, genom t.ex. fortsatt analys av effektivare arbetsmetoder samt utbildning i stresshantering

• utveckla skräddarsydd utbildning i ledarskap för delägare och biträdande jurister

organisation och medarbetare

hållbarhetsstyrning Ansvaret för det operativa arbetet inom detta område ligger hos byråns HR-avdelning. HR-avdelningen samarbetar nära med personalansvariga delägare för de respektive verksamhetsgrupperna samt med Juristutskottet i de större strategiska besluten av-seende juristkollektivet. Byråns Juristutskott finns närmare beskrivet på sidan 16. Juristutskottet i sig stämmer även av större beslut med delägarmötet och styrelsen. I både operativa och strategiska frågor

avseende supportpersonalen arbetar respektive sup-portchef tillsammans med HR-avdelning och VD.

Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns jämställdhets- och mång-faldsplan, bonuspolicy, pension- och försäkrings-policys, kompensationsstrategi och lönepolicy för supportpersonalen, föräldraledighetspolicy samt per-sonalhandbok.

10 11

Byrån strävar efter att rekrytera, behålla och utveckla de mest kompetenta med-arbetarna för att säkerställa sin ledande marknadsposition.

Rekrytering av jurister sker löpande genom en formaliserad process som är enhetlig för samtliga svenska kontor. Majoriteten av alla jurister som anställs kommer direkt från studier på juristpro-grammet eller efter tingstjänstgöring. Rekry te rings-processen för supportpersonal är inte formaliserad på samma sätt utan anpassas efter vilken typ av tjänst som ska tillsättas.

Under 2012 hade byrån, vid de svenska kontoren, totalt 506 tillsvidareanställda medarbetare, varav 58 procent var kvinnor och 42 procent var män.1 Antalet visstids-anställda som under 2012 arbetade minst en månad sammanhängande tid uppgick till totalt 27 medar-betare, varav 100 procent var kvinnor.2

Fokusområde: Organisation och medarbetare

Attrahera, behålla och utveckla de bästa talangerna

Personalomsättningen för 2012 var 6,9 procent för biträdande jurister och 3,6 procent för medarbetare inom supportfunktioner. Ingen delägare utsågs eller slutade under 2012.

Utbildning Som kunskapsföretag är det av stor vikt att erbjuda medarbetarna kontinuerlig vidareutveckling och utbildning. För att konstant utveckla våra med-arbetare har byrån ett strukturerat utbildnings-program, Professional Development Programme (PDP) som riktar sig till samtliga biträdande jurister. Programmet anordnas centralt, sträcker sig över sex år och är obligatoriskt för de biträdande juristerna. Utbildningsprogrammet innefattar såväl ämnesspecifika utbildningar som utbildning inom företagsekonomi, engelska, yrkesteknik och affärs-mannaskap.

För medarbetare inom supportfunktioner erbjuds lö-pande utbildning i engelska samt internutbildning

som berör byråkultur och administrativ fortbild-ning. Specifika utbildningar, beroende på behov, erbjuds även. Individuella utbildningsbehov för sup-portpersonal diskuteras, dokumenteras och följs upp under utvecklingssamtal för att säkerställa att samtlig får den utbildning som respektive roll kräver. Byrån har inte någon formaliserad utbild-ningsplan avseende utbildning för medarbetare

inom supportfunktioner. En uppskattning är att supportpersonalen i genomsnitt har erbjudits unge-fär 20 timmar utbildning per person under 2012.

Under 2013 kommer flertalet utbildningssatsningar inom området ledarskapsutveckling att erbjudas medarbetarna på såväl delägarnivå som på biträ-dande juristnivå.

Professional Development Programme:

207timmar Under 2012 erbjöd byrån de biträ­dande juristerna totalt 157 timmar PDP utbildning. Utöver den obliga­toriska utbildningen inom ramen för PDP programmet erbjöd även byrån ca 50 timmar inom ramen för andra utbildningssatsningar.

Utöver PDP programmet erbjuder även byrån ut-bildning i andra former:

Legal and market update - Allmän nyhets-uppdatering inom byråns samtliga verksamhet/branschområden. Erbjuds samtliga jurister och delägare.Ca1timme4gångerperår

”MSA Academy” - Föreläsningar om juridiskt aktu-ella ämnen. Erbjuds samtliga medarbetare.Ca2timmar4gångerperår

StresshanteringsutbildningErbjöds samtliga medarbetare.4timmarsutbildning

Utbildning inom verksamhetsgrupperna -Varje verksamhetsgrupp anordnar juridisk specia-listutbildning.Minst18timmarperårförjuristerna

Utbildningskonferenser - På central byrånivå för samtliga kontor, samt mindre konferenser inom de olika verksamhetsgrupperna/avdelningar.Under2012anordnadetillexempelbyrånenutbild-ningskonferensförhelabyrån,därsamtligaanställdafick 12 timmar centralt anordnad utbildning samtytterligaregruppspecifikutbildning

Första året som biträdande jurist 60 timmar

Andra året som biträdande jurist 34 timmar

Tredje året som biträdande jurist 27 timmar

Fjärde året som biträdande jurist 10 timmar

Femte året som biträdande jurist 21 timmar

Sjätte året som biträdande jurist 5 timmar

Totala antal tillsvidareanställda per personalkategori: Totalt

Associates 117 105 222

Senior Associates 37 25 62

Delägare 9 68 77

Specialist Counsels 2 4 6

Supportpersonal 126 13 139

totalt 291 215 506

0

100

200

300

400

500

42%

58% 27

VisstidsanställdaTillsvidare- anställda

506

100%

Personalomsättning jurister

Antal Började 2012

Började 2012

Slutade 2012

Slutade 2012

Associates 20 27 15 11

Senior Associates

0 1 6 3

Personalomsättning supportfunktioner

Antal Började 2012

Började 2012

Slutade 2012

Slutade 2012

<30 år 20 0 0 1

30-50 år 8 2 13 0

50 år < 0 0 4 0

1Samtligatillsvidareanställdamedarbetare,ävendelägare,somvaranställdavidbyrånssvenskakontorden31december2012.Inkluderarävenpersonermedprovanställningsomännuinteövergåtttillentillsvidareanställning.2Samtligavisstidsanställdamedarbetare(inklusivevikarierochtimanställda)somunder2012hararbetatmeränenmånadsammanhängandetidvidbyrånssvenskakontor.

12 13

Karriär och utveckling Som ett led i det kontinuerliga arbetet med att vidare- utveckla våra medarbetare omfattas samtliga av byråns anställda av någon av våra olika utvärderings- och karriärsutvecklingssystem.

Samtliga biträdande juristers prestation och karriärs- utveckling utvärderas årligen genom ett utvärde-ringssystem som kallas 360-utvärdering. Metoden syftar till att ge en komplett bild av varje enskild bi-trädande jurists prestation. Varje jurist utvärderas av ett antal såväl mer seniora som mer juniora medarbe-tare som juristen arbetat med under förevarande år. Utvärderingen resulterar i en rapport som den biträ-dande juristen tar del av. Rapporten ligger även till grund för det årliga utvecklingssamtal som varje bi-trädande jurist har tillsammans med minst en del-ägare. Delägarna genomgår vartannat år en liknande process som 360-utvärderingen. Under 2012 utvär-derades totalt 76 procent av de biträdande juristerna genom en 360-utvärdering. Av dessa var 48 procent kvinnor och 52 procent män. Vidare utvärderades 95 procent av delägarna genom 360-utvärdering, varav 10 procent kvinnor och 90 procent män.

Supportpersonalen utvärderas årligen och genomgår formaliserade utvecklingssamtal. Samtliga tillsvi-

dareanställda medarbetare inom supportfunktioner som var i tjänst under 2012 erbjöds utvecklingssam-tal och utvärdering. Målet är att under 2013 erbjuda samtliga medarbetare inom supportfunktioner 360-utvärdering enligt samma metod som för juris-ternas utvärdering.

För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i mentorskapsprogram i byråns regi.

Fokusområde: Organisation och medarbetare

Biträdande jurister

Delägare

76% 95%

Deltagandet i 360-utvärdering 2012

14 15

JämställdhetByrån anser att principen om lika möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder är vik-tig och jämställdhets- och mångfaldsarbetet är ett led i detta. Det är viktigt att kompetens, erfarenhet, synsätt och värderingar från alla medarbetare till-varatas. Detta skapar de bästa förutsättningarna för byrån, medarbetarna och byråns klienter.

En heterogen och dynamisk sammansättning ger ett bättre socialt klimat, effektivare arbetsgrupper och bättre intern och extern kommunikation. Detta leder till konkurrensfördelar och är därmed även en eko-nomisk angelägenhet för byrån. Byrån har som mål att vara den bästa affärsjuridiska advokatbyrån att arbeta med och på, vilket också förutsätter en med-vetenhet kring och ett aktivt arbete med jämställd-hets- och mångfaldsfrågor. Byråns jämställdhets- och mångfaldsplan gäller för perioden 1 januari 2012 till och med 31 december 2014.

Resultatet från de medarbetarkonsultationer som byrån har genomfört för att prioritera relevanta håll-barhetsfrågor, visar att jämställdhetsfrågan – och frågan om lika villkor för män och kvinnor – är den

fråga som flest medarbetare prioriterar som den vik-tigaste frågan.3 Ur ett genusperspektiv är byrån rela-tivt jämställd i relation till det totala antalet med-arbetare. För 2012 var 58 procent av det totala antalet medarbetarna vid de svenska kontoren kvinnor och 42 procent var män. Av de seniora biträdande juris-terna var 60 procent kvinnor och av de juniora biträ-dande juristerna var 53 procent kvinnor. Däremot var endast 12 procent av delägarna kvinnor. Inom supportfunktionerna var istället 91 procent kvinnor.

Att öka andelen kvinnor i ledande positioner är en utmaning, inte bara för byrån, utan för hela bran-schen. Att öka andelen kvinnor i delägarledet är en prioriterad fråga för byrån. Byrån rekryterar lika många män som kvinnor och även könsfördelning på senior juristnivå är relativt jämn. Däremot är det fortfarande färre kvinnor som satsar på delägarskap, då många istället efter ett antal år lämnar byrån för en alternativ karriär. Att behålla de mest kompetenta medarbetarna, män som kvinnor, är avgörande för byråns långsiktiga framgång. Därför arbetar byrån med ett antal åtgärder för att förmå fler kvinnor att satsa på delägarskap. Hit hör bland annat ett internt kvinnligt nätverk, mentorprogram, deltagande i bran-schens kvinnliga nätverk HILDA och ett föräldra-program. Byrån vann 2012 pris för vårt kvinnliga nät-verk i “Europe Women in Business Law Awards”.

Under perioden 2009-2012 har 14 ny delägare utsetts i den svenska verksamheten, varav fyra var kvinnor. Totalt finns idag nio kvinnliga delägare i den svenska verksamheten. Attitydförändringar, både på byrån och i samhället, samt fortsatta satsningar på coach-ning och ledarskapsförbättringar är avgörande för att lyckas öka antalet kvinnliga delägare. Bland plane-rade aktiviteter för perioden 2013-2014 finns en ana-lys av vilka faktorer det är som styr kvinnornas val alternativt byråns val när det gäller kvinnligt del-ägarskap. Att förstå bakomliggande orsaker till rådande situation är avgörande för utvecklingen av effektiva handlingsplaner för att åstadkomma en positiv förändring inom detta område.

En återkommande fråga, som också har relevans för frågan om jämställdhet, är hur man kombinerar en aktiv byråkarriär med familjeliv. Byrån har länge arbetat för att underlätta för småbarnsföräldrar att göra denna ekvation möjlig. Detta sker genom ett föräldraprogram som består av utökat stöd till hus-hållsnära tjänster, möjligheter till individuellt anpas-sad tjänstgöring och ökade möjligheter att arbeta hemifrån. Föräldraprogrammet riktar sig till både män och kvinnor då byrån anser att ett jämställt föräldraskap för såväl manliga som kvinnliga med-arbetare gynnar ett mer jämställt klimat på byrån i

stort och bidrar till positiva attitydförändringar på sikt. Dessutom, och i syfte att främja att såväl man-liga som kvinnliga medarbetare kan utnyttja sin rätt till föräldraledighet, garanteras medarbetarna, under en viss tid, även en kompletterande inkomst till för-äldrapenningen.

När gällande jämställdhetspolicy togs fram gjordes en sammanställning av hur mycket föräldraledighet som hade tagits ut av biträdande jurister mellan åren 2006 och 2011. Resultatet av denna sammanställ-ning visade att andelen kvinnliga jurister som tog ut föräldraledighet ökade något under perioden men att ingen markant skillnad kunde ses i hur länge denna grupp valde att vara föräldralediga. Kvinnorna tog i genomsnitt ut ungefär 12 månader föräldraledighet under perioden. För de manliga juristerna däremot konstaterades en ökning både när det gällde antalet manliga biträdande jurister som faktiskt utnyttjat möjligheten till föräldraledighet och såvitt gällde längden på den föräldraledighet som tagits ut. Resultatet visade att de manliga juristerna tog ut nästan dubbelt så många föräldraledighetsdagar un-der 2011 jämfört med under 2006, 5,5 månader 2011 jämfört med 3 månader 2006. Under arbetet med nästa jämställdhetspolicy 2014 kommer en ny sam-manställning av uttagen föräldraledighet att göras.

42% 58%

Associates Senior Associates

Specialist Counsels

Delägare Support

53% 60% 33% 12% 91%

Fokusområde: Organisation och medarbetare

12

2006 2011

35,5

12

3Förmerinformationombyrånsmedarbetarkonsultationersesida40.

Könsfördelning medarbetare i den svenska verksamheten

Andel kvinnor per personalkategori

Antal månader föräldraledighet som tagits ut av jurister

16 17

Arbetsmiljö och hälsa Byrån som arbetsplats innebär normalt inga risker för allvarliga fysiska skador. De fysiska skador som uppkommer är oftast relaterade till stillasittande jobb framför datorn.

Under 2012 har fyra arbetsskador anmälts.4 Den an-mälda sjukfrånvaron under 2012 uppgick till 3 pro-cent av ordinarie arbetstid avseende de kvinnliga medarbetarna och 1 procent avseende de manliga medarbetarna. Kvinnors sjukfrånvaro står därmed för huvuddelen och byrån följer kontinuerligt upp bakomliggande orsaker och arbetar aktivt med reha-bilitering och företagshälsovård för att hjälpa med-arbetare i behov av stöd.

En större arbetsmiljörisk är istället psykiska och stressrelaterade sjukdomar. Klienternas behov av vår tillgänglighet leder ofta till hög och ojämn arbetsbe-lastning för våra medarbetare och i synnerhet för våra jurister. Frågan om balans mellan yrkes- och privatliv prioriterades också vid medarbetarkonsul-tationerna som en viktig fråga.5 Frågan är prioriterad för byrån men det finns rum för förbättring. Byrån arbetar för att skapa flexibla arbetsmöjligheter ge-nom tekniska lösningar men det krävs också vissa förändringar inom ramen för gott ledarskap samt förbättrade och effektiviserade arbetsmetoder.

Under 2012 introducerade byrån en branschanpassad utbildningsinsats i stresshantering där all personal bjöds in. Utbildningen syftade till att ge medarbe-tarna bättre verktyg för stresshantering samt att ge deltagarna praktiska verktyg för att effektivisera sin arbetsmetod och planera sin tid. Förhoppningen är att detta ger medarbetarna bättre verktyg att han-tera stress samt öppnar upp för diskussioner kring ämnet och ökar medvetenheten kring dess risker.

Byrån uppmuntrar dessutom hälsofrämjande akti-viteter genom till exempel gym på arbetsplatsen, ge-mensamma sportaktiviteter, friskvårdsbidrag,

sjuk- och sjukvårdsförsäkring samt ett nära samarbete med företagshälsovård. Byrån erbjuder även sina medarbetare omfattande hälsoundersökningar med jämna mellanrum.

Inflytande och kommunikation För att säkerställa medarbetarnas möjlighet till på-verkan och för hantering av interna frågor och kom-munikation mellan biträdande juristkollektivet och delägarna har byrån skapat ett så kallat Juristutskott. Juristutskottet består av representanter från biträ-dande juristkollektivet, delägarkollektivet och HR-avdelningen. Frågor som hanteras inom detta utskott är bland annat rekryteringsfrågor och frågor kring löner och anställningsvillkor. Vidare driver utskottet tillsammans med HR-avdelningen även frågor kring mentorskapsprogram, rotation mellan verksamhets-grupper för att bredda juristernas kompetens, ut-landstjänstgöring, ersättningsfrågor och olika trivsel- skapande aktiviteter. Avseende medarbetarna inom supportfunktioner har ett särskilt forum nyligen upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommunikationskanaler mellan support-personalen och ledningen.

2011 genomfördes en medarbetarundersökning i regi av en extern konsult. Undersökningen visade att medarbetarna upplevde att de utvecklades professio-nellt, att de känner stark kamratskap samt att de är stolta över sin arbetsplats. Däremot framkom önske-mål om mer information och kommunikation. I syfte att åstadkomma detta införde byrån tätare informa-tionsträffar mellan ledning och jurister rörande bland annat byråns utveckling, strategi, interna pro-cesser och karriärvägar. Dessutom initierades en ut-veckling av den interna portalen för att underlätta informationsflöden internt.

Målet är att genomföra medarbetarundersökningar vartannat år och under första kvartalet 2013 genom-fördes ytterligare en medarbetarundersökning. Resultatet av genomförda medarbetarundersökning-ar redovisas för samtliga medarbetare men även vid särskild genomgång med Juristutskottet och VD. Undersökningen mäter andelen positiva svar och resultatet visar en generell ökning inom samt-liga frågekategorier – ”Trovärdighet”, ”Respekt”, ”Rättvisa”, ”Kamratskap” samt ”Stolthet”. Mest ökade resultatet för Stolthet, Kamratskap och Trovärdighet där medarbetarna ser en förbättring kring ärliga svar på sina frågor, får uppskattning för sina arbetsin-satser samt upplever att deras idéer tillvaratas. Även på frågan om man är stolt över hur byrån bidrar till samhället ser vi en stor ökning. Frågor gällande

kategorin Respekt har ökat men här finns utrymme för förbättring. Byrån kommer t.ex. att arbeta vidare med frågor som hur man bättre kombinerar yrkes- och privatliv och vikten av att medarbetare får ett personligt bemötande av chefer och ledare. Andelen positiva svar har avsevärt ökat på frågan ”Allt sam-mantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats”. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75 procent och år 2013 hade andelen ökat till 84 procent.

Lönesystem och andra förmåner True partnership-modellen spelar en central roll för hur incitamentstrukturen är uppbyggd. På delägar-nivå innebär modellen att delägarna delar lika på vinst i relation till den aktieandel respektive delägare innehar. Antalet aktier står i direkt relation till anta-let år som delägare. Hur stor andel av vinsten som varje delägare har genererat har således inte bety-delse för dess utdelning.

För de biträdande juristerna innebär true partner-ship-modellen att alla har samma löneutveckling och att bonusprogrammet är kollektivt. Detta bety-der att samtliga biträdande jurister, efter anställning,

följer en förutbestämd karriärväg med lön och senio-ritet direkt kopplat till antalet anställningsår på byrån. Inte heller här är lön eller bonus individu-ellt baserad på den enskilde juristens prestation. Supportpersonalen har individuella löner baserade på sin prestation, ansvarsområden, personliga ut-veckling och marknadslönedata.

Till följd av true partnership-modellen och den inci-tamentstruktur som denna ger upphov till, föreligger inga löneskillnader mellan män och kvinnor inom varken delägarkollektivet eller biträdande jurist-kollektivet. Supportpersonalens löner kartläggs enligt gängse regler för att säkerställa att inga oskäliga löne-skillnader föreligger mellan män och kvinnor.

Byrån erbjuder även en rad ytterligare förmåner till sina medarbetare. Samtliga medarbetare omfattas av ett försäkrings- och tjänstepensionssystem och kom-pensation utgår, utöver Försäkringskassans ersätt-ning, vid sjukskrivning. Byrån erbjuder även sina medarbetare en sjukvårdsförsäkring som innebär att alla anställda får snabb och kostnadsfri tillgång till sjukvård.

För medarbetare som är föräldralediga finns en för-äldraledighetspolicy som ger viss ytterligare ersätt-ning i förhållande till den ersättning som betalas ut från Försäkringskassan under en period av tio måna-der av föräldraledigheten.

Varje anställd får även ett årligt friskvårdsbidrag som kan användas exempelvis för att betala ett gym-medlemskap, massage eller andra friskvårdsrelate-rade kostnader.

Fokusområde: Organisation och medarbetare

”Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats”. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75% och år 2013 hade andelen ökat till 84%.

4Samtligaskadorvaravlindrigarekaraktärochblevåterställdaefterentidmedoperation/gipsoch/ellersjukgymnastik.Ingalivshotandeskadorochingabeståendemen.Skadoruppkompåvägtillochfrånarbetetellervidsportevenemangmedkopplingtillbyrån.5Förmerinformationombyrånsmedarbetarkonsultationersesidan40.

Total sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid 2012:

Totalt Jurister Support 3% 2,6% 3,4%

Totalt Jurister Support 1% 0,5% 6,5%

18 19

Etik och regelefterlevnad ryms inom vårt kärnvärde ”kvalitet” och är av stor betydelse för såväl de dagliga arbetsuppgifterna som för den långsiktiga utvecklingen av byrån och dess rådgivning. Då vi verkar i flera länder måste vi säkerställa att verksamheten sker i enlighet med lagar och regler i de aktuella länderna. Dessutom gör vi ständigt strategiska och etiska överväganden bortom dessa minimigränser med målet att uppnå högsta möjliga kvalitet. Detta har resulterat i att vi som första advokatbyrå i Norden år 2005 startade en särskild avdelning för kvalitets- och riskhantering.

etik och regelefterlevnad

Mål• kontinuerligt utveckla byråns policyer och processer för etik och regelefterlevnad

för att säkerställa långsiktigt förtroende • Möjliggöra för samtliga medarbetare att kunna förstå och följa byråns värderingar

och etiska regler

aktiviteter planerade för 2013-2014• ta fram en policy för informationssäkerhet som komplement till nuvarande

It-säkerhetspolicy• Införa en interaktiv webbaserad utbildning i anti-korruption för all personal och att

kontinuerligt följa upp och mäta deltagande• Identifiera, utveckla och utvärdera byråns interna policyer ur ett hållbarhetsperspektiv

hållbarhetsstyrning Avdelningen för kvalitets- och riskhantering ansva-rar centralt för det operativa arbetet avseende etik-frågor, regelefterlevnad och klagomålshantering. Chefen för avdelningen rapporterar till byråns VD och styrelse. Eftersom det är varje delägares ansvar att i uppdrag för klienter följa byråns etiska riktlin-jer, behandlas regelmässigt vissa frågor av strategisk karaktär på delägarmötet för att säkerställa att dessa

riktlinjer kontinuerligt kalibreras mot verkligheten, aktuella trender och situationer.

Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns policyer för klient- och ärende-hantering, anti-korruption, åtgärder för att förhindra penningtvätt, insiderhantering, informationssäkerhet och hantering av klagomål.

20 21

Byråns kvalitets- och riskavdelning ar-betar strategiskt och långsiktigt med att utveckla interna policyer och rutiner för byråns arbete.

Avdelningen övervakar risker inom områden som penningtvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, ad-vokatetiska regelverk och korruption. En stor del av avdelningens arbete utgörs av rådgivning i dessa frå-gor till byråns jurister och assistenter samt av utbild-ning och utveckling av processer med hjälp av för-bättrade IT-stöd. Om byrån skulle få in ett klagomål från någon klient, ska det kanaliseras till avdelningen för att hanteras på ett professionellt sätt.

Byrån har ett gediget system av interna policyer och rutiner, bland annat inom områdena penningtvätts-förebyggande åtgärder, anti-korruption och insider-handel. Ansvaret för framtagande, vidareutveckling och kommunikation av interna policyer och rutiner ligger hos kvalitets- och riskavdelningen men ansva-ret för att dessa efterlevs ligger på varje enskild medarbetare.

För att stärka efterlevnaden anordnar byrån löpande obligatorisk utbildning avseende innebörden av de mest centrala externa och interna regelverken. Exempel på utbildning som är obligatorisk för samt-liga medarbetare på byrån är den interaktiva web-baserade utbildning i penningtvättsförebyggande åt-gärder som byrån har använt sig av sedan 2009. Utöver kursen i penningtvättsförebyggande åtgärder så ingår utbildningsmoment avseende penningtvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, det advokatetiska regelverket, korruption och informationssäkerhet i det obligatoriska grundutbildningsprogrammet på byrån eller som en del i den introduktionsutbildning som ges till alla nyanställda jurister på byrån. Supportpersonalen omfattas inte av denna utbild-ning men utbildas löpande inom områdena penning-tvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, det advokat-etiska regelverket, och informationssäkerhet. Under 2013 kommer ytterligare en interaktiv webbaserad utbildning att införas. Denna utbildning kommer fokusera på området anti-korruption och kommer att bli obligatorisk för samtliga medarbetare. Ett annat exempel på hur efterlevnad av det interna regelver-ket säkerställs är att den interna policy som gäller

för insiderhandel även utgör del av samtliga med-arbetares anställningsavtal. På detta sätt säkerställs att samtliga anställda tagit del av denna policy och har åtagit sig att följa den.

Under 2012 inledde byrån arbetet med att utveckla ett nytt system för att hantera eventuella risker och intressekonflikter som kan uppstå vid antagande av nya klienter och uppdrag. Systemet, som lanserades under första kvartalet 2013, kallas CMI (Client Matter Intake) och är ett processverktyg som syftar till att underlätta verksamhetens tillämpning av reg-ler och etiska frågor vid hanteringen av nya uppdrag. Systemet omfattar hela registreringsprocessen och är särskilt inriktad på kontrollen av intressekonflikter, penningtvättsrisker och insiderfrågor.

Under 2013 kommer en ny policy för informations-säkerhet att införas. Den nya policyn innehåller tyd-liga riktlinjer för hur olika typer av information ska hanteras inom byrån. Syftet är att ytterligare säker-ställa att information hanteras på ett säkert, kontrol-lerat och standardiserat sätt med särskilt beaktande av vår lagstadgade sekretesskyldighet till förmån för våra klienter. Informationssäkerhetspolicyn blir ett komplement till vår nuvarande IT-säkerhetspolicy som även innehåller en kontinuitetsplanering. Som förebild i detta arbete har vi använt en internationell standard i form av ISO 27000.

Byrån arbetar även kontinuerligt med att inventera, övervaka och genomföra konsekvensanalyser av byråns risker. Syftet är att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att minska de risker som vi bedö-mer kan ha störst påverkan på våra egna, våra klien-ters och omvärldens krav på vår verksamhet.

Fokusområde: Etik och regelefterlevnad

Att uppnå högsta möjliga kvalitet

Byrån har ett gediget system av interna policyer och rutiner, bland annat inom områdena penningtvättsförebyggande åtgärder, anti­korruption och insiderhandel.

22 23

För Mannheimer Swartling innebär en hållbar affärsmodell dels att föregå med gott exempel när det gäller att bidra till en bättre miljö genom att minska den egna negativa miljö-påverkan, dels att påverka de intressenter som byrån dagligen agerar med att också minska sin negativa miljöpåverkan.

Miljö

Mål• Energianvändning: minska energianvändningen per kvadratmeter• Transporter och resor: minska klimatpåverkan genom reducerade koldioxidutsläpp • Inköp: samtliga byråns leverantörer ska ha ett aktivt och systematiskt miljöarbete

aktiviteter planerade för 2013-2014• Miljöcertifiering ISo 14001• Anta ny resepolicy med tydligare miljöfokus• kartlägga byråns tjänsteresor• ta fram en inköpspolicy där miljöfrågor är integrerade

hållbarhetsstyrning Det operativa miljöarbetet leds av en särskilt inrättad miljöledningsgrupp som består av kontorschefer och miljöombud från samtliga svenska kontor samt en central miljösamordnare. Miljöledningsgruppen är

underställd en särskilt inrättad ledningsgrupp som består av samtliga supportchefer och byråns VD.Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är miljöledningsmanualen samt byråns miljöpolicy.

24 25

ett övergripande mål för byråns miljöar-bete är att kontinuerligt genomföra kon-kreta miljöförbättrande åtgärder för att minska byråns negativa miljöpåverkan.

Arbetet sker utifrån byråns miljöpolicy och de miljö-mål, handlingsplaner och rutiner som utarbetas uti-från denna. Mål sätts för att systematiskt arbeta för ständiga förbättringar. En viktig del av byråns miljö-arbete är att öka medarbetarnas engagemang och medvetenhet för miljöfrågor. Detta görs bland annat genom att anordna interna miljöevents som ska fungera i informativt och inspirerande syfte. Alla nyanställda får också en genomgång av byråns miljö-arbete och på byråns intranät uppdateras miljöinfor-mationen fortlöpande.

Byrån har sedan 2008 bedrivit ett aktivt miljöarbete utifrån kraven i Svensk Miljöbas där fokus ligger på att genomföra konkreta miljöförbättrande åtgärder. Under hösten 2012 inleddes ett arbete med att certi-fiera byrån enligt den internationella miljölednings-standarden ISO 14001. Målet är att erhålla certifie-ringen under 2013. För att erhålla en ISO-certifiering krävs ett strukturerat miljöarbete med tydliga mål-sättningar inom de områden där verksamheten har störst påverkan.

Byråns direkta miljöpåverkan bedöms ligga främst inom områdena energianvändning, resor och trans-port, avfall samt inköp av varor och tjänster. Denna bedömning baseras dels på en miljöutredning som genomfördes 2008, dels på det fortlöpande miljö-arbetet enligt Svensk Miljöbas och ISO 14001. En ny miljöutredning planeras under 2013.

Utsläpp av koldioxid De utsläpp av koldioxid som byråns verksamhet ger

upphov till hänförs främst till elförbrukning på kon-toren samt medarbetarnas tjänsteresor. Det totala koldioxidutsläppet som genererats inom dessa två områden uppgick under 2012 till 418,55 ton CO2. Byråns elförbrukning står för 6,55 ton och medar-betarnas tjänsteresor står för ca 412 ton av det totala koldioxidutsläppet.6

ElförbrukningByråns energianvändning utgörs av elförbrukning vid byråns kontor. Fokus för miljöarbetet inom energi-området är därför att så långt som möjligt minimera kontorens energiförbrukning per kvadratmeter.

Under 2012 genererade byråns elförbrukning ett totalt koldioxidutsläpp motsvarande ungefär 6,55 ton CO2. Under perioden 2009-2012 har elförbrukning-en kontinuerligt minskat. Den totala minskningen under perioden uppgår till 227 022 kWh, vilket mot-svarar ca 1,14 ton CO2. Elförbrukningen har där-med minskat med ca 15 procent under perioden.

Alla svenska kontor värms upp med fjärrvärme. Den el som används på kontoren i Göteborg, Malmö och Helsingborg är märkt med Naturskyddsföreningens Bra Miljöval. Bra Miljöval innebär att elen är förny-bar och producerad på ett sätt som medför minsta möjliga inverkan på miljön. På Stockholmkontoret är elen som används från Nordisk vattenkraft.

Under första kvartalet 2013 har ett så kallat grönt hyresavtal tecknats avseende kontorslokalerna i Stockholm. Avtalet innebär bland annat att elen i lokalerna ska vara förnybar och produktspecificerad samt att byrån och hyresvärden gemensamt ska ta fram, och årligen uppdatera, en handlingsplan för att minska lokalernas och fastighetens miljöpåverkan.

För att minimera onödig energianvändning är belys-ningen på kontoren i Stockholm och Göteborg för-sedda med rörelse- respektive akustiska detektorer som automatiskt släcker belysning i korridorer och kontorsrum när inga rörelser eller ljud finns. Allmän belysning på Malmökontoret är utrustad med timers. LED- och lågenergilampor används i den utsträck-ning det är möjligt.

En stor energibesparande åtgärd avseende byråns IT-tjänster inleddes 2008 då en centralisering av byråns IT-tjänster påbörjades. Arbetet slutfördes under 2012 och upprättandet av en gemensam serverplatt-form har resulterat i såväl en minskad energiförbruk-ning som en effektivare resursanvändning. Genom att minska antalet servrar i verksamheten har centra-liseringen även inneburit en ökad resurshushållning.

Transport och tjänsteresorByråns huvudsakliga miljöpåverkan bedöms utgöras av transporter. Dessa består till största delen av med-arbetarnas tjänsteresor som på grund av arbetets karaktär ofta sker med flyg. Byråns nuvarande rese-policy anger att alla medarbetare ska sträva efter att resa så effektivt, ekonomiskt och miljövänligt som möjligt. Under 2013 kommer en ny resepolicy att tas fram för att ytterligare stärka miljöfokus. Det över-gripande målet är att minska byråns klimatpåverkan från tjänsteresor per medarbetare.

Under 2012 reste byråns medarbetare ca 375 473 mil i tjänsten. Denna sträcka motsvarar ett ungefärligt koldioxidutsläpp om 412 ton.8 Resorna bestod till största delen av flyg. Det totala antalet tjänsteresor med flyg uppgick under 2012 till 4 268 stycken för-delade på en total sträcka om 3 362 410 km.9 Av dessa flygresor var 57 procent inrikesresor och 43 procent utrikesresor. Sammanlagt innebar flygresorna ett utsläpp på ca 380 ton koldioxid, varav 251 ton är hänförliga till utrikesresorna och 129 ton till inrikes-resor. 10

Fokusområde: Miljö

engagemang och medvetenhet för miljöfrågor

Årlig elförbrukning 2009-2012:

2009 (kWh) 2010 (kWh) 2011 (kWh) 2012 (kWh) Energikälla 2012 års kWh omräknat till CO2-utsläpp 7

totalt 1 536 000 1 449 000 1 330 087 1 308 978 förnybar 100% ca 6,55 ton co2

6DettotalakoldioxidsutsläppetexkluderarmätningaravseendeMalmöstaxiresorsamtinkluderarendastresorsombokatsgenombyrånsresebyrå,sefotnot8,10och13.7Koldioxidutsläppenharberäknatsutifrånenlivscykelanalys(LCA)därenkilowattimmeelfrånvattenkraftmotsvarar5gramkoldioxid.

8Dettabeloppmotsvararettungefärligtvärde.Detomfattarendastresorsombokatsviabyrånsresebyråochomfattarintetaxiresorg jordaiMalmöregionen.9Beräknatpåattenengelskmilemotsvarar1,6kilometer.10Sammanställningenavsertjänsteresorbokadeviabyrånsresebyrå.Tjänsteresorsombokatsutanförresebyrånsregiblandannatsamtligaresortillochfrånbyrånsutbildningskonferensseptember2012ingårinteisammanställningen.

Under perioden 2009­2012 har elför­brukningen minskat med 227 022 kWh, vilket motsvarar ca 1,14 ton CO2. Elförbrukningen har därmed minskat med ca 15 procent under perioden.

26 27

Tågresor i tjänsten uppgick till 161 395  km. Sam-manlagt innebar tågresorna ett utsläpp på ca 0,34 kg koldioxid.11 Detta kan jämföras med 30,8 ton koldi-oxid om samma sträcka hade trafikerats med bil.

Taxiresor i tjänsten på de olika kontorsorterna sker huvudsakligen med kontrakterade taxibolag. Enligt avtal ska dessa så långt möjligt använda miljöbilar vid körningar för byrån. Det kontrakterade bolaget i Stockholm använder endast miljöbilar i sin verk-samhet. Med tjänstebilar, hyrbilar och privata bilar har byråns medarbetare kört 118 893 km i tjänsten under 2012, vilket motsvarade ett CO2-utsläpp av 25 ton.12 Under 2012 fanns 66 stycken tjänstebilar, varav 49 stycken dieselbilar, i verksamheten.

Materialanvändning och återvinningByråns materialanvändning består till största delen av kontorsmaterial. En stor inköpspost bland kontors-materialet är papper. Under 2012 var allt papper som köptes in till kontoren miljömärkt. För att minska pappersåtgången är standardinställningen på konto-rens skrivare dubbelsidig utskrift. Ytterligare pappers-besparande åtgärder i verksamheten har varit över-gång till elektroniska lönespecifikationer och fakturor så långt klienternas mottagarsystemen tillåter.

Annan materialanvändning består bland annat av städmateriel, livsmedel och IT-utrustning. I syfte att minska den negativa miljöpåverkan från städmateriel används så långt som möjligt miljömärkta rengö-ringsmedel. Långsiktig hållbarhet präglar inköpen av IT-utrustning som även genom att erbjuda smar-tare kommunikationsmedel ska bidra till att minska byråns miljöpåverkan i stort. Kopiatorer och dator-skärmar är i huvudsak Svanen- respektive TCO-märkta. Avseende livsmedel är målet att öka andelen ekologiskt och närproducerat som köps in till konto-ren. Det engångsmateriel som används i verksam-heten är i stor utsträckning komposterbart.

Byrån källsorterar papper, tidningar, wellpapp/kar-tong, glas, burkar och flaskor, glöd- och lågenergi-lampor, lysrör, batterier, metall, brännbart material, el- och elektronikavfall och toners till skrivare och kopiatorer. På Stockholmskontoret återvinns även matavfallet från restaurang och cateringverksamhet och blir biogas.

Upphandling och inköpByråns miljöpolicy anger att varor och tjänster med låg miljöbelastning ska väljas vid upphandlingar samt att relevanta miljöaspekter ska vägas in vid varje enskilt inköp. Vidare ska alltid miljökrav ställas på anbudsgivare i nya upphandlingar. Från och med 2008 ställer byrån miljökrav vid samtliga upphand-lingar eller omförhandlingar av avtal.

En stor del av alla material- och tjänsteinköp utförs av byråns kontorsservicefunktion. Sedan 2011 om-fattas denna av en inköpsrutin som bland annat an-ger att miljöpåverkan ska beaktas vid upphandlingen och att relevanta miljökrav ska ställas i syfte att redu-cera verksamhetens negativa miljöpåverkan. Under 2013 kommer inköpsrutinen att omarbetas till en in-köpspolicy som ska omfatta samtliga byråenheter som utför inköp.

Fokusområde: Miljö

Initiativ för att minska resandet • I syfte att minska antalet resor finns video-

konferensutrustning installerat på samtliga kontor. Under 2012 arrangerade byrån 468 videokonferenser med totalt 1525 deltagare.

• I början av 2013 har en ny kommunikations-plattform, UCC (Unified Communication Collaboration) introducerats på samtliga kontor. Genom användandet av IP-baserad telefoni möjliggörs möten via internet från varje an-ställds dator. Målet är att den nya plattformen ska bidra till ett smartare, mer effektivt och miljövänligt sätt att arbeta, bland annat genom att ytterligare sänka antalet tjänsteresor.

11AngivetkoldioxidutsläppärberäknatavSJ.SJdriversinatågtill100procentmedenergifrånvattenochvindkraft.12KoldioxidutsläppenharberäknatsutifrånenlivscykelanalysdärengenomsnittligkmkördavenpersonbiliSverigemotsvarar0,21kgkoldioxid.13Totalbeloppetinkluderarintetaxiresorsomg jortsiMalmöregionendådetkontrakteradetaxibolagetintekunnattillhandahållastatistiköverantaletkördakilometar.Någonberäkningavkoldioxidutsläppkandärmedintegöras.

Färdmedel Antal km under 2012

CO2-utsläpp

Flyg – utrikes 2 219 250 km 251 000 kg

Flyg – inrikes 1 143 160 km 129 000 kg

Tåg 161 395 km 0,34 kg

Taxi 13 112 025 km 6 684 kg

Bil 118 893 km 25 000 kg

totalt 3 754 732 km 411 684 kg

Tjänsteresor under 2012:

28 29

rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället

Hållbarhet ska vara en naturlig del av vår rådgivning och integreras i alla våra verksamhetsområden. Vi var först bland advokatbyråerna i Sverige att erbjuda klienter strukturerad rådgivning inom området för anti-korruption. Vi uppmuntrar även våra medarbetare att genom pro bono-rådgivning utveckla kompetens och insikter om hållbar-hetsfrågornas affärsmässiga betydelse för byrån.

Mål• Rådgivning: integrera hållbarhet i vår rådgivning• Mannheimer Swartling i samhället: genom pro bono-rådgivning utveckla kompetens,

öka medarbetarnas engagemang för och insikter om hållbarhetfrågornas affärsmässiga betydelse för byrån

aktiviteter planerade för 2013-2014• utveckla en strategi för hur hållbarhetsfrågor kan integreras inom byråns olika

verksamhetsområden• Samarbete med cSr Sweden/Academy for Human rights in Business• Bredda engagemanget genom att skapa incitament för pro bono-arbete inom

organisationen så att f ler personer engagerar sig i arbetet• Skapa struktur för urval av och organisation av samt mätning och uppföljning av

pro bono-engagemang samt skapa tydligare metoder för utvärdering av projekt

30 31

för många av våra klienter är hållbar-het och förmågan att hantera företagets inverkan på och relation till omgiv-ningen inte bara en fråga om plikt och skyldighet. Det är en fråga om lång-siktig överlevnad i en värld där ingen lever eller gör affärer i ett isolerat per-spektiv utan alltid genom olika utbyten med en mängd intressenter.

Den enda möjligheten att nå affärsmässiga fram-gångar i morgondagens värld där alla på olika sätt kommer att vara ännu mer beroende av varandra än idag kräver att man i tanke, ord och handling om-famnar hållbarhet, och därmed även frågan om före-tagens samhällsansvar (corporate social responsi-bility – CSR) som är en integrerad och viktig del av hållbar affärsutveckling. Att nå dit kräver att man analyserar sin värdekedja för att identifiera områden där man kan minimera sina negativa fotavtryck eller

till och med att sträva efter att ”göra positiva avtryck” d.v.s. optimering. Oavsett vilket alternativ man väljer så kräver det valet att man engagerar sig i en dagord-ning som bejakar hållbarhet och hjälper företaget att utvecklas från att göra mindre skada till att anta stra-tegier där man driver affärsverksamhet som tar mer hänsyn till omvärld och intressenter. Mot den bak-grunden är det naturligt att vi som ledande affärs-juridisk byrå i Norden säkerställer att vår rådgivning inkluderar även hållbarhetsperspektiven, allt för att hjälpa klienterna att uppnå och utveckla hållbara affärsmässiga och strategiska mål.

Byrån erbjuder redan idag rådgivning inom flera om-råden där hållbarhetsaspekter utgör en integrerad del av rådgivningen. Exempel är rådgivning inom områ-det för anti-korruption, rådgivning inom miljö-området samt rådgivning inom CSR området. För att ytterligare integrera hållbarhetsaspekter i vår rådgivning kommer en strategi att tas fram för hur hållbarhetsfrågor kan integreras inom byråns olika verksamhetsområden.

Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället

Hållbarhet integreras i vår rådgivning och vårt engagemang

Rådgivning inom området för anti-korruptionAllt större krav på regelefterlevnad och etik ställs, inte bara på advokatbyråer utan på alla företag. Näringslivets samtliga intressenter ställer höga krav på att verksamheter bedrivs enligt etiska riktlinjer. Företagen blir samtidigt allt mer medvetna om kon-sekvenserna av att inte ta etiska frågor på allvar. De förväntas inte bara efterleva regler och förordningar på olika marknader runt om i världen. De väntas också leva upp till de växande kraven på etiskt age-rande från investerare, styrelse, samarbetspartners, anställda och kunder. Dessutom innebär skärpta reg-ler mot korruption internationellt att frågan är något som företagsledningen inte bara kan, utan också måste, ta på största allvar.

Mannheimer Swartling är första advokatbyrån i Sverige att erbjuder strukturerad rådgivning inom om-rådet anti-korruption. Gruppen Corporate Compliance & Investigations arbetar enligt principen prevent–detect–correct. Rådgivningen spänner över ett brett spektra, från analys av risksituation till åtgärds-program och uppföljning, inklusive rådgivning om en företagskris skulle uppstå. Förutom korruption och konkurrensfrågor ligger fokus i gruppen bland annat på frågor som rör insiderhandel, miljö, pen-ningtvätt och skatt.

En rad uppmärksammade affärer under senare år har satt fokus på etiska frågor. Till 2012 års mest upp-märksammade fall hör TeliaSoneras agerande i Uzbekistan. Det var efter kraftig medial kritik som TeliaSoneras styrelse i oktober 2012 gav Mannheimer Swartling i uppdrag att göra en granskning av de ifrågasatta affärerna. Fallet belyser hur ett företags förmåga att hantera etiska frågor blir allt viktigare för dess framgång.

Byrån har även inlett ett samarbete med CSR Sweden genom dess initiativ “The Academy for Human Rights in Business”. Byråns deltagande i detta samarbete kommer innebära att bidra i egenskap av expert, rådgivare och föreläsare avseende frågor som rör anti-korruption.

Rådgivning på miljöområdetHållbarhetsrelaterade frågor på miljöområdet kom-mer in som en naturlig del i arbetet inom två av by-råns verksamhetsområden. Miljörättsavdelningen arbetar bland annat med miljöprövningar, miljö-skadestånd och tillsynsfrågor. Climate Change-gruppen utgår från de förändrade förutsättningar som tillskrivs klimatförändringarna samt målet att minska utsläppen av växthusgaser genom han-del med utsläppsrätter.

Byråns miljörättsspecialister har mångårig erfaren-het av miljöjuridisk rådgivning till industrin, energi-sektorn, de statliga verken och kommunerna. En stor del av rådgivningen handlar om tillståndsprövning av energiproduktionsanläggningar, fabriker, gruvor, avfallsanläggningar samt infrastrukturprojekt, som till exempel broar och tunnlar. Vid kommersiella transaktioner, som bland annat kan röra sådana an-läggningar, är byråns uppgift att göra de miljörätts-liga riskbedömningarna. När byrån utför uppdrag åt offentliga uppdragsgivare rör det sig ofta om större infrastrukturprojekt.

Rådgivning inom området för CSR – en förändringsprocessEn väsentlig del av hållbarhet rör företagens sam-hällsansvar. Byrån hjälper klienter att utveckla stra-tegier och riskhantering i frågor som rör hållbar utveckling och företagens samhällsansvar (CSR). Anslaget bygger på att CSR frågorna måste interna-liseras i klientens organisation och värdekedja vilket leder till en översyn av både affärsflöden och organi-sationsstruktur. Den processen leder ofta till nöd-vändiga förändringar i företagskultur m.m. Byrån har utvecklat en praktisk metodik som stödjer klien-ten vid implementeringen samt ett paket med prak-tiska åtgärder för att hålla den interna processen igång under mätbara former. Den grupp inom byrån som arbetar med detta arbete har som utgångspunkt att genom hållbarhetsarbete skapa affärsmöjligheter för byråns klienter. Bland de företag som gruppen arbetat med finns företag i industrier där hållbar-hets- och CSR frågor är kritiska. Alltså har frågorna en avgörande betydelse för affärsmodellens utform-ning och klienternas trovärdighet på marknaden.

32 33

Det finns en stark koppling mellan affärsjuridik, rättssäkerhet och mänsk-liga rättigheter. vårt långsiktiga per-spektiv, vår true partnership-modell, samt våra kärnvärden skapar ett arbets-klimat som uppmuntrar medarbetarna att engagera sig ideellt med kunskap och tid i sociala frågor.

Byråns grundinställning till pro bono-arbete är att Mannheimer Swartling ska bidra till sådana sociala projekt där byrån kan göra en betydande insats. Den främsta insatsen som Mannheimer Swartling kan göra är att bidra med medarbetarnas kunskap och tid. Detta sker idag inom ramarna för Mannheimer Swartling i samhället, varigenom byrån driver en rad olika projekt runt om i världen.

Projekten som bedrivs inom ramarna för Mannheimer Swartling i samhället kan delas in i följande tre projekttyper: 1. projekt där byråns medarbetare arbetar direkt

med frågor som berör rättssäkerhet eller mänsk-liga rättigheter;

2. projekt där byråns bidrag består av juridisk råd-givning i exempelvis bolags- eller avtalsrättsliga frågor, vilket på ett indirekt plan möjliggör projektets fortlevnad; samt

3. projekt där byråns engagemang understödjer de syften för vilka projekten existerar men där stödet snarare tar formen av ekonomiskt bistånd än av bidrag i form av arbetade timmar

Flera av projekten inom Mannheimer Swartling i samhället innehåller samtliga ovannämnda projekt-typer. Det de alla har gemensamt är att de syftar till

att främja mänskliga och andra sociala rättigheter, både i Sverige och i omvärlden.

Under 2012 lade byrån ner sammanlagt 1 059 timmar på sina aktiva pro bono-projekt inom ramen för Mannheimer Swartling i samhället. Totalt enga-gerade sig 28 medarbetare i något eller några av pro-jekten inom Mannheimer Swartling i samhället.

Raoul Wallenberg InstitutetSamarbetet med Raoul Wallenberg Institutet syftar till att föra samman gemensamma erfarenheter från en ledande svensk advokatbyrå med ett engagemang för mänskliga rättigheter, och Raoul Wallenberg Institutets erfarenhet av internationell verksamhet för stärkandet av respekten för mänskliga rättigheter.

Under 2012 firades femårsjubileum för den vecko-långa kurs i mänskliga rättigheter som byrån har utvecklat tillsammans med Raoul Wallenberg Institutet. Syftet med kursen har alltsedan starten varit att stötta jurister runt om i världen som arbetar för att stärka skyddet för mänskliga rättigheter, genom att tillsammans med kursens deltagare utfor-ma en ”verktygslåda” som möjliggör och utvecklar deltagarnas arbete med mänskliga rättigheter.

Under de fem år som kursen har pågått har samman-lagt 55 deltagare från 23 länder och fyra världsdelar deltagit i kursen, vars tema har varierat från år till år. Speciellt för 2012 års kurs var att samtliga deltagare var alumni från tidigare år som bjudits in för att åter-förenas i en utvärderings- och uppföljningskurs och för att redogöra för och dela med sig av sina erfaren-heter av hur de använt ”verktygslådan” i praktiken.

Vid 2012 års kurs deltog sju jurister från byrån och den nerlagda tiden i projektet uppgick under året till 244 timmar.

Centrum för rättvisa Centrum för rättvisa är en ideell och politiskt obero-ende insamlingsstiftelse som bildades år 2002 med utgångspunkt i en tydlig värdering; respekten för individuella fri- och rättigheter är kärnan i en demo-kratisk rättsstat. Konkret handlar Centrum för rätt-visas verksamhet om att granska missförhållanden, informera enskilda om deras rättigheter och ställa upp som ombud i rättsliga processer. De verktyg som Centrum för rättvisa använder är det juridiska skyd-det för fri- och rättigheter som finns i svenska lagar, grundlagar, Europakonventionen och EU-rätten. Mannheimer Swartling har stöttat Centrum för rättvisas verksamhet sedan starten genom att byråns medarbetare bidrar med specialistkunskaper, enga-gemang och tid.

Under år 2012 var åtta av byråns medarbetare enga-gerade i olika processer som drivs av Centrum för rättvisa och sammanlagt donerade byrån 258 timmar till Centrum för rättvisa.

Handelshögskolan (Focus: Aid & CSR)Byrån samarbetar med Handelshögskolan i Stock-holm som partner i dess projekt Focus: Aid & CSR.

Genom projektet medverkar byrån vid en årlig CSR-mässa samt håller ett antal CSR-relaterade före-läsningar i regi av Handelshögskolan.

Under 2012 donerade byrån 187 timmar till Handels-högskolan och fyra medarbetare har varit engagerade i projektet.

Situation Sthlm Med tidningen Situation Sthlm som bas vill organi-sationen Situation Sthlm skapa en verksamhet som genom flera steg underlättar inträde och återinträde på arbetsmarknaden för Stockholms hemlösa. Tidningsförsäljning är första steget och ett fast arbete på ett externt företag är målet. Mannheimer Swartling stödjer organisationen dels med juridisk rådgivning och dels genom rådgivning till projektet ”Gatujuristerna”, ett projekt som drivs av studenter vid Stockholms universitet och som tillhandahåller juridisk rådgivning till hemlösa och utsatta personer i Stockholm.

Under 2012 donerade byrån totalt 58 timmar till Situation Sthlm och projektet Gatujuristerna och fem medarbetare har varit engagerade i projektet under året.

Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället

Mannheimer Swartling i samhället och byråns pro bono-engagemang

34 35

SOS BarnbyarSOS Barnbyar arbetar för att ge föräldralösa barn ett hem, utbildning och en stabil uppväxt. Mannheimer Swartling är sedan flera år en samarbetspartner till SOS Barnbyar. Delägare Michael Karlsson är ord-förande i styrelsen för SOS Barnbyar Sverige, och arbetar tillika i SOS Barnbyars internationella sty-relse samt dess verkställande utskott. Byråns bidrag till SOS Barnbyar består av såväl ett ekonomiskt bidrag som ett bidrag i form av juridisk rådgivning rörande bland annat avtalsrättsliga frågor. Under 2012 köpte byrån dessutom in SOS generalsekrete-rare Anna Ryotts bok ”Affärsaktivisten-Manifestförlönsamochhållbarbusiness” som en gåva till samtliga medarbetare på de svenska kontoren.

Byrån erbjuder också sina medarbetare ett match-ningsprogram, genom vilket byrån matchar varje medarbetares privata åtagande som fadder hos SOS Barnbyar med motsvarande summa. Samtliga bidrag från Mannheimer Swartling går till barnbyn Tamale i norra Ghana, vilket också är den fattigaste delen i landet. I barnbyn finns en skola och en hälsoklinik som är tillgänglig även för de familjer som bor utan-för barnbyn.

Under 2012 donerade byrån 292 timmar till SOS Barnbyar och sex medarbetare har varit engagerade i projektet.

Scouterna Byrån bistår organisationen med juridisk rådgivning. Under 2012 donerade byrån 20 timmar till Scouterna och fem medarbetare har varit engagerade i råd-givningen.

FN­lett projekt för mänskliga rättigheter 2009 valdes Mannheimer Swartling ut som en av 19 ledande affärsjuridiska advokatbyråer i världen för

att identifiera på vilket sätt den nationella bolags-rätten främjar företagskulturer som värnar om mänskliga rättigheter. Arbetet leddes av professor John Ruggie, FN:s generalsekreterares särskilda representant för mänskliga rättigheter och trans-nationella företag. Projektet avslutades år 2011 då FN:s råd för mänskliga rättigheter antog nya riktlin-jer för företag som syftar till att säkerställa att de inte bryter mot de mänskliga rättigheterna i sin verksam-het och att de åtgärdar eventuella sådana övergrepp.

Forskning och utbildning Ytterligare ett sätt för Mannheimer Swartling att bidra till samhället är att arbeta aktivt för att kun-skap sprids utanför den egna organisationen. Byrån har en lång tradition av att medarbetarna bidrar med sin tid och erfarenhet i olika akademiska enga-gemang, och flera av byråns medarbetare bistår med återkommande undervisning vid ett antal ledande universitet. Genom att byråns medarbetare deltar i olika typer av rättegångsspel och seminarier bidrar Mannheimer Swartling till att juridikstudenter från såväl Sverige som andra länder utbildas även i prak-tisk tillämpning inom en rad olika rättsområden. Därutöver sponsrar Mannheimer Swartling ett stipen-dium som möjliggör för kinesiska juridikstudenter att delta i en masterutbildning i skiljemannarätt vid Stockholms universitet. Mannheimer Swartling sponsrar även ett antal professurer, exempelvis den av Stockholm Centre for Commercial Law utlysta forskartjänsten vid University of Oxford.

Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället

Under 2012 lade byrån ner samman­lagt 1059 timmar på sina aktiva pro bono­projekt

36 37

Styrning och ledning

Mannheimer Swartling bedriver advokatverksam-het vid elva kontor på sex marknader: Sverige, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Byrån har sitt säte i Stockholm och verksamheten i Sverige bedrivs vid kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Byråns kontor i Bryssel, Hongkong, Shanghai, Frankfurt och Berlin bedrivs som filialer till det svenska bolaget Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB. I koncernen ingår ock-så dotterbolagen Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag, Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag och Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd. Verksamheten i Ryssland bedrivs som representationskontor till dotterbolaget Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag med registrerade kontor i S:t Petersburg14 och Moskva. Verksamhet bedrivs i New York genom ett s.k. LLP, Partnership.

Mannheimer Swartlings verksamhet regleras ytterst av det avtal som träffats mellan alla delägare i byrån, delä-garavtalet. Byråns högsta organ är delägarmötet där alla byråns delägare har en röst. Vid utgången av 2012 hade byrån 86 delägare, 3 local partners och 5 senior counsels.

Samtliga aktieägare är representerade på delägarmötet och kan därigenom lägga fram rekommendationer eller vägledning till styrelsen. Styrelsen i sin tur informerar delägarna antingen genom delägarmötet eller genom direkt kommunikation. Juristerna kan föra fram

rekommendationer till styrelse och ledningen genom Juristutskottet. Avseende medarbetarna inom support-funktioner har ett särskilt forum nyligen upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommu-nikationskanaler mellan supportpersonalen och led-ningen. Återkoppling och information från ledningen till medarbetarna sker genom vd, närmaste chefer och genom byråns interna informationskanaler.

Styrelsen består av totalt sex delägare, varav delägar-mötet väljer fem ledamöter. Även den verkställande direktören, som också väljs på delägarmöte, ingår i styrelsen. Löner eller ersättningar har inte utgått till styrelseledamöter eller VD i deras funktion av styrelse-ledamöter och VD under 2012. Styrelseledamöter och VD följer samma ersättningsavtal som övriga delägare.

Styrelsens sammansättning har under 2012 varit följande: Biörn Riese, f. 1953, delägare, styrelseledamot sedan 1997, styrelseordförande sedan 2002Jan Dernestam, f. 1969, delägare, styrelseledamot sedan 2009, VD sedan 2011Clas Nyberg, f. 1958, delägare, styrelseledamot sedan 2011Hans Petersson, f. 1966, delägare, styrelseledamot sedan 2010Bo Söderberg, f. 1964, delägare, styrelseledamot sedan 2010Erica Wiking Häger, f. 1970, delägare, styrelseledamot sedan 2011

Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB

Mannheimer Swartling Ryssland AB

Moskva Representative Office

Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd

Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB Hong Kong ( filial Hong Kong)

Mannheimer Swartling Shanghai Representative Office (Shanghai)

Mannheimer Swartling Advokatbyrå Aktiebolag société de droit ( filial Bryssel)

Mannheimer Swartling Rechtsanwälte ( filial Frankfurt och Berlin)

Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag

Mannheimer Swartling Advokatbyrå LLP

Nyckelfakta och utmärkelser 2012

verksamheten - koncernnivå

omsättning (msek) 1 200

medarbetare 600jurister 400delägare 88

verksamhetsområden

· Arbetsrätt och pensioner· Bank och finans· climate change· corporate commercial· corporate compliance & Investigations· eu- och konkurrensrätt· fastighetsrätt· fonder och investeringar· företagsbeskattning· företagsöverlåtelser· försäkring· Immaterialrätt, marknadsrätt och medierätt· Miljörätt· obeståndsjuridik· offentlig upphandling· Publik M&A och aktiemarknad· tvistlösning

branschgrupper

· energi och naturtillgångar· fastighet· finansiella institutioner· fordonsindustri· Health care och Life Sciences· Infrastruktur och entreprenad· Media och underhållning· Private equity· Shipping och transporter· teknologi

geografisk närvaro

sverige Stockholm, göteborg, Malmö, Helsingborg

tyskland frankfurt, Berlinryssland Moskvakina Shanghai, Hongkongbelgien Bryssel usa New York

utmärkelser

best swedish firm of the yearChambers Europe Awards for Excellence

legal advisor of the year: nordicsFinancial Times and mergermarket European M&A Awards

swedish law firm of the yearIFLR; International Financial Law Review

law firm of the year, swedenWho’s Who Legal Awards

klienternas favoritbyråBG Research (Klientbarometern)

topprankad i världen inom internationella skiljeförfarandenGlobal Arbitration Review GAR30

populäraste advokatbyrån bland svenska juridikstudenterUniversum (Företagsbarometern)

best gender diversity by national firm and country winner: swedenEuromoney Legal Media Group, Europe Women in Business Law Awards

14Mannheimer Swartlings ryska verksamhet har hittills bedrivits genom två kontor, i Moskva och i S:t Petersburg. Detta har varit ett resultat av vår strategi att följa våra klienter ut i de delar av världen där de är i behov av vår rådgivning. Våra klienter har dock under senare år i ökande utsträckning efterfrågat våra tjänster i Moskva­regionen. För att anpassa oss till våra klienters behov har vi mot denna bakgrund beslutat att genomföra en förstärkning och utökning av verksamheten i Moskva samtidigt som vi, under första kvartalet 2013, har överlåtit vårt kontor i S:t Petersburg till den finska advokatbyrån Borenius. Vi kommer även fortsättningsvis att biträda våra klienter i ärenden utanför Moskva, inklusive i S:t Petersburg, men detta kommer nu att ske med vårt Moskvakontor som bas.

38 39

GRI uppfyllelse

Principer för rapportering

Mannheimer Swartling avser att regel-bundet ge ut en hållbarhetsredovisning som redogör för hållbarhetsarbetet, be-skriver framtida mål och ambitioner, hur vi avser att nå dessa samt mäta resultat.

Denna första hållbarhetsredovisning avser kalender-året 2012, men eftersom det är första gången vi redo-visar vårt arbete så har vi valt att även i viss utsträck-ning ta med information som avser vårt tidigare arbete i den mån vi har bedömt att detta kan vara av intresse. Redovisningens innehåll har avgränsats till våra fyra fokusområden för hållbarhetsarbetet: Organisation och medarbetare, etik och regelefter-levnad, miljö samt vår rådgivning och byråns pro bono-verksamhet. Denna avgränsning har gjorts mot bakgrund av en analys av vilka områden som är mest väsentliga för byråns verksamhet ur ett hållbar-hetsperspektiv. Väsentligheten har bedömts dels uti-

från vilka frågor som speglar byråns mer betydande ekonomiska, sociala och miljömässiga påverkan och dels utifrån resultatet av de interna intressentkonsul-tationer som genomförts. Vid väsentlighetsanalysen har hänsyn även tagits till återkommande förfråg-ningar från externa intressenter av hållbarhetsrelate-rad information, viktiga områden och utmaningar för branschen i stort, för byrån gällande lagar och regelverk samt karaktären av byråns verksamhet. GRI-indikatorer har identifierats mot bakgrund av väsentlighetsanalysen och de indikatorer som be-döms vara väsentliga för byråns verksamhet återfinns i GRI index på sidan 42. Redovisningen uppfyller GRI:s tillämpningsnivå C.

Redovisningen omfattar endast byråns svenska verk-samhet som motsvarar 85 procent av byråns totala verksamhet. Vår avsikt är att på sikt inkludera även verksamheten vid våra utländska kontor i hållbar-hetsredovisningen.

40 41

för att på ett effektivt sätt kunna kom-municera vårt hållbarhetsarbete med de för byrån mest relevanta intressenterna har vi identifierat samtliga intressent-grupper och därefter prioriterat dessa efter nivå av påverkansgrad inom det ekonomiska, miljömässiga och sociala området.

Syftet med denna process har inte bara varit att kart-lägga våra viktigaste intressenter, utan framförallt att ta fram en strategi för vilka grupper som bör konsulteras som en integrerad del av vårt håll-barhetsarbete.

Följande intressentgrupper har prioriterats i konsul-tationssyfte: (i) Våra medarbetare(ii) Våra delägare(iii) Våra klienter(iv) Våra leverantörer

Vi har, inför framtagandet av denna första hållbar-hetsredovisning, genomfört konsultationer med våra interna intressentgrupper, det vill säga våra med-arbetare och våra delägare. Under nästkommande redovisningsperiod, då hållbarhetsredovisningen finns att utgå ifrån som underlag för dialogerna,

kommer vi att genomföra konsultationer med repre-sentanter från våra externa intressentgrupper, det vill säga klienter och leverantörer.

Konsultationerna med våra interna intressentgrup-per har genomförts på följande sätt. En intern håll-barhetsredovisning togs fram som utgångspunkt och distribuerades till samtliga medarbetare och delägare vid de svenska kontoren. Medarbetarkonsultationer genomfördes sedan på samtliga kontor i form av gruppmöten. Vid dessa möten fick samtliga deltagare fylla i en enkät för att prioritera vilka frågor som ansågs mest angeläget att fokusera byråns hållbar-hetsarbete på. Grupperna delades även in i mindre diskussionsgrupper för att tillsammans diskutera och besvara ett antal mer djupgående frågor av relevans för hållbarhetsarbetet.

Resultatet av konsultationerna har vägts in som en integrerad del av den väsentlighetsanalys som identi-fierat hållbarhetsarbetets omfattning samt även innehållet i denna redovisning. Resultatet speglar vilka frågor som medarbetarna tycker är mest rele-vanta att fokusera på. Däremot visar resultatet inte att vissa frågor är oväsentliga för byrån. Samtliga frågor och områden som inkluderades i enkätunder-sökningen bedöms vara mer eller mindre väsentliga för byrån och byrån arbetar aktivt inom samtliga dessa områden. De högt prioriterade områdena kommer däremot att ha en central roll inom byråns framtida hållbarhetsarbete.

Att byrån arbetar för:Jämställdhet

Ansvarsfull och hållbar rådgivning

Att möjliggöra balans mellan yrkes- och privatliv

Effektiva interna kommunikationskanaler

Ansvarsfullt miljöarbete

Hantera risker för oetiskt beteende i verksamheten

Att motverka diskriminering på arbetsplatsen

Ekonomisk hållbarhet

Att erbjuda intern vidareutbildning

Mångfald

Arbetsmiljöfrågor

Ökat pro bono engagemang

1 804

1 480

1 259

1 542

1 341

1 2061 195

1 1541 131

1 0621 009

671

I enkätundersökningen prioriterades frågorna enligt följande (högsta poäng motsvara högsta prioritering):

GRI uppfyllelseGRI uppfyllelse

Intressentanalys och konsultation

42 43

Strategi och analys

1.1 Uttalande från organisatio-nens högsta beslutsfattare om relevansen av hållbar utveckling för organisationen och dess strategi

Se sida 3.

Organisationsprofil

2.1 Organisationens namn Mannheimer Swartling Advokatbyrå.

2.2 De viktigaste varumärkena, produkterna och/eller tjänsterna

Byråns viktigaste varumärke är ”Mannheimer Swartling” som omfattar Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB samt alla dess dotterbolag och f ilialer enligt beskrivning på sida 36. Till varu-märket är även Mannheimer Swartlings logotyp kopplad, vilken återf inns på framsidan av denna hållbarhetsredovisning. Byråns tjänster är beskrivna på sidorna 6 och 37.

2.3 Organisationsstruktur Se sida 36.

2.4 Lokalisering av organisa-tionens huvudkontor

Stockholm, Sverige.

2.5 Antal länder som organisa-tionen har verksamhet i

Se sidorna 6, 36 och 37.

2.6 Ägarstruktur och företagsform

Se sida 36.

2.7 Marknader som organisa-tionen är verksam på

Se sidorna 6, 36 och 37.

2.8 Den redovisande organisa-tionens storlek

Se sidorna 6, 36 och 37.

2.9 Väsentliga förändringar under redovisningsperioden beträffande storlek, struktur eller ägande

Inga väsentliga förändringar har skett under redovisningsperioden.

2.10 Utmärkelser och priser som mottagits under redovisningsperioden

Se sida 37.

Information om redovisningen

3.1 Redovisningsperiod Redovisningsperiod är kalenderåret 2012. Se även sida 38.

3.2 Datum för publiceringen av den senaste redovisningen

Detta är den första redovisningen.

3.3 Redovisningscykel Byrån avser att redovisa sina hållbarhetsrelaterade mål och resultat årligen.

3.4 Kontaktperson för frågor angående redovisningen och dess innehåll

Kontaktpersoner för redovisningens innehåll: Michael Karlsson (mka@msa.se), Thomas Lagerqvist (tla@msa.se), Ebba Lanner (ebl@msa.se).

3.5 Beskrivning av väsentlighets- och intressentanalys

Se sidorna 38 och 40.

3.6 Redovisningens avgräns-ningar (geografiskt och i organisationsstruktur)

Se sida 38.

3.7 Särskilda begränsningar för redovisningens omfattning och avgränsning (innehåll och påverkan)

Se sida 38.

3.8 Princip för redovisningen av joint ventures, dotterbolag etc.

N/A, se sida 38.

3.10 Förklaring av effekten av förändringar av information som lämnats i tidigare redovisningar

N/A, detta är byråns första redovisning.

3.11 Väsentliga förändringar som gjorts sedan föregående redovisningsperiod vad gäller avgränsning, omfattning eller mätmetoder

N/A, detta är byråns första redovisning.

3.12 Innehållsförteckning som visar var i redovisningen standardupplysningarna f inns

Se sida 42.

Styrning, åtaganden och intressentrelationer

4.1 Redogörelse för organisa-tionens bolagsstyrning

Se sida 36.

4.2 Beskriv huruvida styrelse-ordföranden också är verkställande direktör

Styrelseordföranden är inte också VD.

4.3 För organisationer som endast har en styrelsenivå, ange antalet medlemmar inom denna som är obero-ende och/eller inte ingår i företagsledningen

N/A

4.4 Möjligheter för aktieägare och anställda att komma med rekommendationer eller vägledning till styrelsen eller företagsledningen

Se sida 36.

4.14 Lista de intressentgrupper som organisationen har konsulterat

Se sida 40.

4.15 Princip för identif iering och urval av intressenter

Se sida 40.

GRI uppfyllelse

grI Index

redo-visnings-grad

Symboler Full redovisning Delvis redovisad

Symboler Full redovisning Delvis redovisad

redo-visnings-grad

grI indikator

Beskrivning av indikator Hänvisning/kommentar grI indikator

Beskrivning av indikator Hänvisning/kommentar

4544

Resultatindikatorer – Anställningsförhållanden och arbetsvillkor

LA1 Total personalstyrka upp-delad på anställningsform, anställningsvillkor, kön och region

Se sida 10. Den totala personalstyrkan presenteras uppdelat på antal tillsvidareanställda och antalet visstidsanställda. Vidare redovisas antalet juniora biträdande jurister (Associates), seniora biträdande jurister (Senior Associates), Specialist Counsels, delägare och supportpersonal per den 31 december 2012. Samtliga kategorier presenteras uppdelat på kön. Eftersom redovisningen endast avser byråns svenska verksamhet är uppdelning på region inte relevant.

LA2 Antal anställda som börjat och slutat samt personal-omsättning, per åldersgrupp, kön och region

Se sida 10. Åldersgrupp har, för juristerna, definierats efter antal arbetade år på byrån (0-5 år Associates, över 5 år Senior Associates) och inte faktisk ålder (avser inte supportpersonalen). Uppdelning på region är inte heller här relevant, se kommentar avseende LA1 ovan.

LA3 Förmåner som ges till heltidsanställd personal och som inte omfattar tillfälligt eller deltidsanställda

Det f inns inte några förmåner som ges till heltidsanställda som inte ges till tillfälligt eller deltidsanställda.

LA7 Omfattningen av skador, arbetsrelaterade sjukdomar, förlorade dagar, frånvaro samt totala antalet arbets-relaterade dödsolyckor, uppdelat på region och kön

Omfattningen av arbetsrelaterade skador och sjukfrånvaro redovisas på sida 16.

LA10 Genomsnittligt antal utbildningstimmar per anställd och år, fördelat på personalkategorier och kön

Se sida 10. Erbjuden utbildning 2012 redovisas uppdelat på personal-kategori. Uppdelning på kön har inte kunnat göras.

LA12 Andel anställda som får regelbunden utvärdering och uppföljning av sin prestation och karriärutveckling, uppdelat på kön

Andel jurister och delägare som fått formaliserad utvärdering under 2012 finns redovisat på sida 14. Statistiskt underlag för den exakta andelen av supportpersonalen som genomgått utvecklingssamtal under 2012 finns inte att tillgå.

LA13 Sammansättning av styrelse och ledning samt uppdelning av andra anställda efter kön, åldersgrupp, minoritets-grupptillhörighet och andra mångfaldsindikatorer

För styrelsens sammansättning se sida 36. För övrig uppdelning av anställda efter kön och personalgrupp hänvisas till sidorna 10, 14 och 15. Även här har åldersgrupp definierats efter antal arbetade år på byrån och inte faktisk ålder (jurister).

LA14 Löneskillnad i procent mellan män och kvinnor per personalkategori

Situationen avseende löneskillnad mellan män och kvinnor f inns beskriven på sida 17.

Resultatindikatorer – Ekonomi

EC1 Skapat och levererat direkt ekonomiskt värde

År 2012 omsatte byrån 1 192 449 000 SEK på koncernnivå. För övrig information avseende byråns ekonomiska resultat, se Mannheimer Swartlings Årsredovisning för kalenderåret 2012.

EC3 Omfattningen av organisa-tionens förmånsbestämda åtaganden

Under 2012 avsattes 52 502 000 kronor i pensionsavsättningar avseende medarbetarna i den svenska verksamheten vilket mot-svarar pensionsförsäkringen för våra medarbetare. För övrig information se Mannheimer Swartling Årsredovisning för kalenderåret 2012.

Resultatindikatorer – Samhällsfrågor

SO3 Procentandel av de anställda som genomgått utbildning i organisationens policyer och rutiner avseende motverkan mot korruption

Se beskrivning av byråns utbildning på sida 20.

SO4 Åtgärder som vidtagits på grund av korruptionsincidenter

Inga åtgärder har vidtagits mot byrån på grund av korruptions-incidenter under 2012.

SO7 Totalt antal juridiska åtgärder som vidtagits mot organisationen för konkur-renshämmande aktiviteter, överträdelse av konkurrens-lagstiftning och monopol-beteende, samt utfallet härav

Inga åtgärder som åsyftas i SO7 har vidtagits mot byrån under 2012.

SO8 Belopp för betydande böter och totalt antal icke-monetära sanktioner mot organisa-tionen för brott mot gällande lagar och bestämmelser

Inga betydande böter eller andra sanktioner har riktats mot byrån under 2012.

Resultatindikatorer – Produktansvar

PR8 Totalt antal underbyggda klagomål gällande överträ-delser mot kundintegriteten och förlust av kunddata

Inga underbyggda klagomål gällande överträdelser mot kund-integriteten och förlust av kunddata under 2012.

GRI uppfyllelse

grI indikator

Beskrivning av indikator Hänvisning/kommentar grI indikator

Beskrivning av indikator Hänvisning/kommentarredo-visnings-grad

redo-visnings-grad

Symboler Full redovisning Delvis redovisad

Symboler Full redovisning Delvis redovisad

46 47

PR9 Betydande bötesbelopp för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhanda-hållandet och användningen av produkter och tjänster

Inga betydande bötesbelopp för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhandahållandet och användningen av produkter och tjänster under 2012.

Resultatindikatorer – Miljö

EN1 Materialanvändning i vikt eller volym

Beskrivning av byråns materialanvändning återf inns på sida 26. Mätning av materialanvändningen i vikt eller volym har inte skett under 2012.

EN4 Indirekt energianvändning per primär energikälla

Indirekt energianvändning av el (total elförbrukning för svenska kontoren samt angivande av energikälla) återf inns på sida 24.

EN16 Totala direkta och indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt

Totalt utsläpp av CO2 till följd av elförbrukning (EN4) uppgick under 2012 till 6,55 ton CO2. Se sida 24.

EN17 Andra relevanta indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt

Totalt utsläpp av CO2 till följd av tjänsteresor uppgick under 2012 till ca 412 ton CO2. Se sida 25.

EN28 Monetärt värde av betydande böter, och det totala antalet icke-monetära sanktioner till följd av överträdelser av miljölagstiftning

Inga betydande böter eller andra sanktioner mot byrån till följd av överträdelser av miljölagstiftning under 2012.

GRI uppfyllelse

grI indikator

Beskrivning av indikator Hänvisning/kommentarredo-visnings-grad

Symboler Full redovisning Delvis redovisad

stockholmnorrlandsgatan 21box 1711111 87 stockholm, sverige

göteborgöstra hamngatan 16box 2235403 14 göteborg, sverige

malmösödergatan 22box 4291203 14 malmö, sverige

helsingborgsödra storgatan 7box 1384251 13 helsingborg, sverige

frankfurtbockenheimer landstrasse 51-5360325 frankfurt am main, tyskland

berlinmauerstrasse 83- 8410117 berlin, tyskland

moskvaromanov dvor business centreromanov per. 4125009 moskva, ryssland

shanghai25/f, platinum no. 233 taicang road, luwan district shanghai 200020, kina

hongkong33/f, jardine house 1 connaught place central, hongkong, kina

brysselit toweravenue louise 4801050 bryssel, belgien

new york101 park avenuenew york, ny 10178, usa

www.mannheimerswartling.se