20120327 deputi 4 penataan tatalaksana di instansi pemerintah

8/17/2019 20120327 Deputi 4 Penataan Tatalaksana Di Instansi Pemerintah

1/36

P

EN T N

T

T L KS N DI

I

NST NSI

P

EMERINT H

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi

2012


2/36

KRONOLOGI ORGANISASI

Visi dan

Misi

Tugas &

Fungsi

Struktur

SDM

Institusi /

Lembaga


3/36


Visi dan Misi

• Visi adalah

cara pandang

jauh ke depan

kemana

organisasi harus

dibawa agar

dapat eksis,

antisipatif dan

inovatif.

• Visi adalah

suatu gambaran

yangmenantang

tentang

keadaan masa

depan yang

diinginkan oleh

organisasi.

• Misi adalahpernyataan

yang

menetapkan

tujuan

organisasi dan

sasaran yangingin dicapai.

• Misi adalah

sesuatu yang

harus

dilaksanakan

oleh organisasi

agar tujuan

organisasi

dapat

terlaksana dan

berhasil denganbaik.


4/36


Tugas dan Fungsi

• Tugas dan Fungsiadalah terjemahan

operasional dari visi dan

misi

• Bagaimana visi dan

misi diwujudkan dalam

bentuk aktifitas yangkonkrit

•Tugas dan Fungsi

diterjemahkan dalam

bentuk proses kerja

•Kumpulan proses kerja

yang saling terkait

disebut sebagai tata

laksana

Tugas A

ProsesKerja 1

Kerja

Kerja

ProsesKerja 2

Kerja

Tugas B

ProsesKerja 1

Kerja

Kerja

ProsesKerja 2

Kerja

O

U

T

PU

T


5/36

K RONOLOGI ORGANISASI • Tugas dan

Fungsi yang

identik kemudian

dikelompokkan

• Kelompok Tugas

dan Fungsi yangidentik

ditempatkan

dalam wadah yang

sama yaitu

struktur

organisasi

Struktur

Head

Div. ABC Div. DEF Div. GHI

Supporting

Core

• Karena

semua tugas

dan fungsi

berasal dari

visi dan misiyang sama,

keterkaitan

dan hubungan

antar bagian /

divisi dalam

strukturorganisasi

harus terlihat

jelas


6/36


• Setiap bagian

/ divisi dalam

struktur

kemudian di isi

oleh SDM

dengankompetensi

yang sesuai

dengan tugas

dan fungsi

yang akan

dijalankan

• Tugas A

• Tugas B

Div. ABC

• Tugas D

• Tugas EDiv.DEF

•Tugas G

• Tugas HDiv.GHI

SDM


7/36


Visi danMisi

Tugas &

Fungsi

StrukturSDM

Institusi /

Lembaga


8/36

PERSEPSI TERHADAP BIROKRASI INDONESIA

elitis

otoriter

inefisien

miskin

kualitas

egois

inefektif

gemuk

korup

lamban

berbelit

-belit


9/36

PERSOALAN UTAMA

Kompetensi SDMrendah

Struktur terlalu

besar

Proses Kerja tidak

jelas


10/36

PENDEKATAN L AMA

Weberian: berfokus pada rasionalisasi birokrasi

Pendekatan kelembagaan: mencari bentuk

struktur yang paling efektif dan efisien

Pendekatan SDM: merekrut SDM profesionalsebanyak-banyaknya

Kelemahan: tidak langsung mengenali sumber

masalahnya


11/36

PENDEKATAN B ARU

Persoalan birokrasi ada di proses kerja

Proses kerja yang ada tidak lagi sesuai dengan

visi dan misi

Penataan proses kerja dilakukan denganmenata tata laksana

Struktur dan SDM akan mengacu kepada proses

kerja

Tata laksana yang baik akan menggambarkankan fungsi yang tepat sehingga menghasilkan

struktur yang tepat dan akan membutuhkan

SDM yang tepat


12/36

PENDEKATAN B ARU

Reinventing Government: dipopulerkan oleh

David Osborne dan Ted Gaebler

RG mengadopsi Perekayasaan Tata laksana

( Business Process Reengineering/ BPR)

BPR: Perubahan fundamental dan radikal

BPR: Penataan institusi dilakukan dari proses

awal kronolgi organisasi, yaitu visi dan misi

BPR: Proses kunci dari penerapan BPR adalahmembuat tata laksana yang baru sesuai dengan

visi dan misi tersebut.


13/36

KENDALA BPR

Sulit diterapkan

pada organisasi

yang besar

Waktu yang

dibutuhkan

lamaMembutuhkan

banyak biaya


14/36

Tata laksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja

terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang

sesuai dengan kebutuhan pengguna

Aktivitas adalah serangkaian

tindakan sistematis dengan

menggunakan alat kerja atau

sarana kerja untuk

menghasilkan bagian-bagiankelengkapan keluaran suatu tata

laksana

Pengguna adalah penerima

keluaran yang dihasilkan suatutata laksana sesuai dengan

kebutuhannya

PENATAAN T ATA LAKSANA

PermenPAN 12/2011


15/36

MENGAPA DILAKUKAN PENATAAN

T ATA LAKSANA ?


16/36

DIKTUM PERTAMA PERATURAN MENTERI PAN

DAN RB NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG

PEDOMAN PENATAAN T ATALAKSANA

Pedoman Penataan Tatalaksana ( Business

Process) digunakan untuk memberikan acuan

bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah

Daerah untuk membangun dan menata

tatalaksana (business process) dalam rangka

memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan

standard operating procedures (SOP) yang lebih

sederhana, efisien, efektif, produktif danakuntabel.


17/36

TUJUAN PENATAAN T ATALAKSANA

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses

manajemen pemerintahan

Sebelum


18/36

S E R A

S.E.R.A

• Proses kerja yang tidak

perlu, dieliminasi(elimination)

• Proses kerja yang

rumit, disederhanakan

(simplification) • Proses kerja yang belum

ada, diciptakan (reegineering )

• Proses kerja yang ada

diintegrasikan denganteknologi (automation)


19/36

TUJUAN PENATAAN T ATALAKSANA

Meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses

manajemen pemerintahan

Sesudah


20/36

KERANGKA KERJA PTL

Organisasi

Job skills Struktur

Reward

Nilai-NilaiOrganisasi

Teknologi – Penerapan teknologi

– Arsitektur Sistem Informasi

– Metode dan alat

– Sistem Informasi Organisasi

Proses – Core business processes – Nilai tambah – Fokus pengguna – Inovasi


21/36

A LTERNATIF PENDEKATAN

Business Process Improvement (BPI):

Penataan Tatalaksana dengan fokus kepada

proses kerja yang bermasalah saja.

BPI: Penataan menyesuaikan dengan struktur

dan SDM yang sudah ada

BPI: Perubahannya bertahap (inkremental),

sehingga bisa dikerjakan secara berkelanjutan

menyesuaikan dengan biaya yang ada

BPI: Tidak menyentuh seluruh organisasi


22/36

A LTERNATIF PENDEKATAN

Business Process Management (BPM):

Gabungan dari prinsip-prinsip BPR+BPI +

Infrasruktur teknologi

BPM menggabungkan pendekatan proses-

sentris dan lintas-fungsional untuk

meningkatkan cara organisasi mencapai tujuan

mereka

BPM adalah pendekatan penataan tatalaksana

paling mutakhir, dengan menempatkan tatalaksana (business process) sebagai pusat

perhatian dalam mengelola organisasi


23/36

M ANAJEMEN T ATALAKSANA ( BUSINESS

P ROCESS M ANAGEMENT )

Analisis

Kebutuhan

Perancangan

Pemberlakuan

Monitoring

ImplementasiEvaluasi


24/36

PEMETAAN DAN A NALISIS T ATALAKSANA

Langkah-langkah:

Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan fungsiorganisasi);

Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkananalisis kebutuhan;

Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut; Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari

tatalaksana tersebut;

Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana;

Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut;

Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut; Tentukan pemilik (owner) tatalaksana tersebut;

Lakukan pemodelan tatalaksana;

Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untukdiberlakukan (bila diperlukan)


25/36

L ANGKAH-L ANGKAH PEMETAAN

DAN A NALISIS

• Pahami arahan strategis organisasi (visi, misi, tugas, dan

fungsi organisasi)

• bahwa setiap proses kerja harus dapat setidaknya membantu

terwujudnya arahan strategis organisasi

• arahan strategis organisasi adalah acuan proses kerja yang akan

diperbaiki atau diciptakan


26/36


DAN A NALISIS

• Identifikasi tatalaksana yang akan dipetakan berdasarkan

analisis kebutuhan

• Identifikasi nama dan tipe tatalaksana tersebut

• Tentukan siapa saja pengguna atau pemakai utama dari

tatalaksana tersebut

kenali proses kerja yang bermasalah (proses terlalu lama, output

tidak sesuai harapan, dan sebagainya)


27/36


DAN A NALISIS • Uraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai tatalaksana

• Tentukan masukan utama tatalaksana tersebut

• Tentukan keluaran utama tatalaksana tersebut

• Tentukan pemilik (owner ) tatalaksana tersebut

Menerima Mengkaji Mengeluarkan

Pemberian Layanan Penerbitan Izin

Unit Kerja A

IZIN

Surat Permohonan

Dokumen lainnya


28/36


DAN A NALISIS

• Lakukan pemodelan tata laksana

• Dari semua tahapan langkah analisis dan pemetaan,

pemodelan tata laksana adalah yang paling sering

mengundang pertanyaan

• Dalam PermenPAN 12/2011 tidak mewajibkan untuk

menggunakan metode pemodelan tertentu

• pemodelan tata laksana digunakan sesuai dengan kebutuhan

masing-masing organisasi, asal mudah dipahami.

• pemodelan tata laksana dilakukan untuk menggambarkan

proses kerja melalui simbol-simbol tertentu untuk aktifitastertentu

• dalam PermenPAN 12/2011 metode pemodelan tata laksana

yang disarankan adalah metode Business Process Model and

Notation (BPMN)


29/36

BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION

BPMN adalah notasi yang diciptakan olehObject Management Group (OMG) yaitugabungan perusahaan terkemuka di AS(diantaranya Hewlett-Packard, IBM, Sun

Microsystems, Apple Computer, American Airlines dan Data General) untuk menyediakansuatu notasi yang mudah dipahami olehsemua pengguna bisnis, mulai dari bisnisanalis yang membuat draft awal dari proses,

para pengembang teknis yang bertanggung jawab untuk menerapkan teknologi yang akanmelakukan proses-proses tersebut, hinggakepada orang-orang bisnis yang akan mengeloladan memantau proses mereka.


30/36

N

O

T

A

S

I

B

PM

N


31/36

CONTOH PENERAPAN BPMN


32/36


DAN A NALISIS • Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan

(bila diperlukan)


33/36

PERBAIKAN T ATA LAKSANA

Langkah-langkah:1. Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari tata

laksana

2. Pahami kebijakan atau peraturan yang mengatur tata laksana

3. Identifikasi perbaikan tata laksana yang diusulkan, melalui:

a) Penyederhanaan proses (streamlining/simplification –

S )b) Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination – E)

c) Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering – R)

d) Pengotomatisasian proses (automation – A)

4. Perbaiki model tatalaksana sesuai dengan perbaikan yang

telah dilakukan5. Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk

diberlakukan (bila diperlukan)


34/36

PENENTUAN STANDAR T ATA LAKSANA

Dilakukan melalui:

Focused Group Discussion (FGD) dengan melibatkan

sekurang-kurangnya penanggungjawab

operasionalisasi proses yang terkait dengan

pelaksanaan tugasnya; Masukan dari pengguna langsung tata laksana

dan/atau survei kepuasan pengguna atas pemberian

layanan tatalaksana; dan

Benchmark dengan K/L dan Pemda yang telahmenetapkan standar untuk tata laksana yang sama

atau sejenis


35/36

H ARAPAN K E DEPAN

• Dengan melakukan Penataan Tata laksana diharapkan:

Terciptanya birokrat profesional

Pelayanan yang optimal

Masyarakat sejahtera


36/36

SEKI NTERIMA KASIH

Ambar Sartomo

Asisten Deputi Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan

Deputi Bidang Tata Laksana

[email protected]

20120327 deputi 4 penataan tatalaksana di instansi pemerintah

Documents