Øivind Bohn Vestli,

Fagansvarlig Særavgiftssystemer, Toll- og Avgiftsdirektoratet

Prosjekt 2013, Trondheim 17.10.2013

7 viktige prosjekterfaringer å ta med seg inn i forvaltningsorganisasjonen

Toll og avgifter

www.toll.no Side 2

Avgiftsfastsettelse

Innkreving

Kontroll

Etterretning

Saksbehandling

Av en eller annen grunn er ikke vedlikehold like artig som å realisere hovedprosjektet

www.toll.no Side 3

Copyright, HP Corp, 2003

Ledelsesteori i praksis

Prosjektledelse er god ledelsesteori satt i praksis

Forvaltning er den samme ledelsesteorien satt i nesten samme praksis….

www.toll.no Side 4

1. Definer forvaltningen som du ville definere et prosjekt Forvaltningen er prosjektets forlengede arm

• «Scope of Maintenance» • Vær ærlig og realistisk mht.

kompromissene • Ideer og endringer som ikke ble med i

første omgang

• Vurder opp mot TCO

www.toll.no Side 5

«De færreste løsninger er komplette, men gode nok til å lanseres, og en gang i blant, knapt nok det.»

Anonym

Mål-bilde for prosjekt

Reell leveranse

Mål-bilde for forvalt-ning

Endring i ramme- betingelser

TCO

2. Endringsledelse gjelder fra prosjektets første dag til løsningens siste sukk

Praksis er den ultimate test

• «Aha!»-opplevelsen skal ikke undervurderes

• Feilsituasjonene må håndteres

www.toll.no Side 6

Forvaltningskapasitet

Antall anmeldte feil

Må tas umiddelbart

Må tas innen tidsfrist før neste release

Må tas i neste release

Tas når kapasitet tillater

Kan med fordel gjøres ved anledning

Prioriteringer:

3. Interessentanalysen er dynamisk disiplin Rammebetingelsene endres underveis

• Bevegelser i interessentmassen

• Endringer i interessentenes fokus

www.toll.no Side 7

Prosjekt

Tekniske rammebetingelser

Markedsmessige rammebetingelser

Økonomiske rammebetingelser

Politiske rammebetingelser

X

4. Gevinstrealiseringplanen skapes av rammebetingelsene … men realiseres i forvaltningsperioden

• Gevinstrealiseringen må planlegges • Ressurser • Organisering • Rutineendringer • Markedstiltak

• Kostnadsovervåkning • TCO

www.toll.no

Side 8

Ramme-betingelser

Gevinstrealiseringsplan Gevinstrealisering

Prosjektgjennomføring Forvaltning og drift

www.toll.no

Forvaltning

TCO

Utvikling

5. Release er forvalterens repeterende prosjekt … og den perfekte arena for læring

• Release i en ”smidig” verden? • Forventningsstyring • Mottaksapparatet

• Summen av • Endringsordre • Teknisk og funksjonell gjeld • Feilmeldinger

• Kjente rammebetingelser • Teamets leveringsevne • Oppgavenes kompleksitet

www.toll.no Side 9

Patch 1.01

Patch 1.02

Release 1.1

Release 2.0

Patch 1.11

Patch 2.02

Patch 2.01

Leveranse 1.0

Backlogg

Release

Patch Forbedre brukergrensesnitt Endre behandlingsregel Nytt skjermbilde Forbedre brukergrensesnitt Endre behandlingsregel Nytt skjermbilde Forbedre brukergrensesnitt Endre behandlingsregel Nytt skjermbilde Forbedre brukergrensesnitt Endre behandlingsregel Nytt skjermbilde Endre behandlingsregel Endre behandlingsregel Nytt skjermbilde

6. Forventningsstyring er nøkkelen til en trivelig hverdag

Forvalteren får en ny sjanse, og en til

• Skuffelse og mismot • Nøktern aksept • Overbegeistring og entusiasme

www.toll.no Side 10

Skapt forventning

Opplevd leveranse

Rimelig forventning

Skapt forventning

Skapt forventning

6. Forventningsstyring er nøkkelen til en trivelig hverdag

Forvalteren får en ny sjanse, …og en til • Skuffelse og mismot • Nøktern aksept • Overbegeistring og entusiasme

www.toll.no Side 11

Skapt forventning Opplevd leveranse

Rimelig forventning

Skapt forventning

Skapt forventning

7. Dokumentasjon – forvaltningens hjørnesten …må arves og videreføres i hele leveransens levetid

www.toll.no Side 12

Styrende doku-menter

Konsept

Logisk design

Teknisk design

Endrings-anmodning

Løsnings-spesifikasjon

Foto

: Bår

d G

udim

Oppsummert: Forvaltning er en spennende arena for en god prosjektleder!

Definer forvaltningen som du ville definere et prosjekt

Endringsledelse gjelder fra prosjektets første dag til løsningens siste sukk

Interessentanalysen videreføres i forvaltningen som en dynamisk disiplin

Gevinstrealiseringplanen realiseres i forvaltningsperioden

Vedlikeholdsreleasene er den perfekte arena for læring

Forventningsstyringen varer i hele leveransens levetid

Dokumentasjon, forvaltningens hjørnesten, arves og videreføres i hele leveransens levetid

www.toll.no Side 13

”No news are extremely good news”

• Løsningsforvaltning bygger for en stor del på de samme ledelsesprinsipper som prosjektledelse

• .. kan innebære en rekrutteringsutfordring

• .. kan være litt lettere for blodtrykket.

www.toll.no Side 14