Hvordan lykkes med Offhoring-prosjekter - noen nyttige tips NSP Forskningsprosjekt Offshoring i partnerskap Presentasjon for Prosjekt 2013 17. oktober 2013 Elisabeth Krogh, prosjektleder

Kort om prosjektet

• Hensikten med forskningsprosjektet er – Å forstå prosjektledelse og -organisering i offshoring – Hvilke faktorer som påvirker offshoring prosjekters suksess

• Problemstillingene i prosjektet er

– Hvordan organiseres og styres offshoring prosjekter og hvordan påvirker dette prosjektets suksess?

– Hvordan kan agil metodikk benyttes i offshoring prosjekter? – Hva hemmer og hva fremmer kunnskapsoverføring i offshoring

partnerskap og prosjekter?

Forskningsdesign

• Litteraturstudie • 4 casestudier av offshore SW-utviklingsprosjekter • 40 (+) dybdeintervjuer • Crossanalyse på tvers av casene • 2 Master-oppgaver

3

Funn fra litteraturstudie og 4 cases • Casebedriftenes motivasjon for offshoring

– Økt fleksibilitet og mulighet for å skalere team – Tilgang på kompetanse – Reduserte kostnader – Økt innovasjon og kunnskap tilbake til basisorganisasjonen – Tidsbesparelser – Redusere antall leverandører

• Å lykkes med offshoring som et kostnadsreduserende virkemiddel

handler i stor grad om å balansere behovet for kontroll og oppfølging med behovet for å redusere transaksjonskostnader

• Å bygge tillit er kritisk suksessfaktor nr. 1!

Funn knyttet til kontrollmekansimer og tillit

Kritiske suksessfaktorer • Struktur

– Klart definert kontrakt og SLA – Klart definert scope og kravspec sikre felles forståelse – Felles samhandlingsmodeller på tvers av organisasjoner og land – Gode oppstartsprosesser for å sikre gode samarbeidsmodeller (onboardingprogram) – Kvalitetssikring av initielle estimater – God teknisk infrastruktur for videomøter, telefon mail etc

• Ressurser – Etablerte prosesser for utvelgelse av personell – Stabilt prosjektteam – Engasjement og motivasjon – Onsite coordinator sikre forretningsforståelse i krav og smidig kommunikasjon mellom kunde og utviklerteam

• Arbeidsmodell - Scrum en KSF – Arbeidsformen bidrar til hyppigere kommunikasjon og bedre kunnskapsdeling og erfaringsoverføring – Bedre kontroll på kvalitet og håndtering av endringer – Bedre samhandling med kunde

• Sosialisering og relasjonsbygging – Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger – Fysisk tilstedeværelse / besøk fra kunde, Synlighet og sosialisering av bedriften hos offshoreleverandøren – Utsmykking i lokaler – Sosiale tilstelninger og feiring av høytider, prisutdelinger «awards» etc

Prosjektguide Sjekkliste før signering av avrop • Etablere konnektivitet Infrastruktur og PC’er (ansvar leverandør) • Gjennomgang scope og krav (ansvar oppdragsgiver) • Kvalitetssikring av leverandørs estimater (ansvar oppdragsgiver) • Godkjenne leverandørens ressurser (ansvar oppdragsgiver) • Kontrakter /avropsmaler (ansvar oppdragsgiver) Sjekkliste oppstartsfasen • Oppstartsworkshops (ansvar leverandør) • Prosesshåndbok skal defineres som en selvstendig prosjektleveranse og godkjennes av kunden Sjekkliste gjennomføring • Kontraktsfeste onsite-representant fra leverandørens team (kan deles mellom flere prosjekter) • Elementer fra smidige metoder (scrum) er en kritisk suksessfaktor • Møtestruktur bidrar til å bygge relasjoner, tillit, fokus på fremdrift, avdekke misforståelser, læring og kompetanseoverføring

mellom leverandør og kunde • Kodetesting og demo etter hver sprint bidrar til å sikre kvalitet i leveranse Sjekkliste prosjektavslutning • Formelle sign-off-prosesser mellom kunde og leverandør • Ikke nødvendig at sprintleveranser produksjonsettes fortløpende casene viser til at samlet leveranse overleveres til

kunde ved sign-off og at kunden A-tester iht ordinære prosesser • Kundeevaluering questback direkte etter leveranse • Gjennomføring av evalueringsmøte med nøkkelpersonell fra kunde og leverandør.

Kap Innhold Kap Innhold

1 Document overview • Process Handbook Update

7 Quality • Question & Answer log • Review process • Metrics Measurements

2 General Approach 8 Agreements • Availability of environments and their use • Work order Process • Estimates • Service level Agreements

3 Resources • Number of resources required • Types of Projects • Team experience required • Certifications • Location • Communication • MOM

9 Project Process • Requirement/Product Backlog • Release Planning and Release Product backlog • Sprint Planning • Sprint Execution (Scrum) • Sprint Review • Sprint Retrospective • System/Regression testing • Acceptance testing & Release deployments • Production support • Incident & Problem Management • Change Management

4 Scope 10 Contacts • Line management • Technical development support • Service Owner Contacts

5 Knowledge Management • Knowledge Transition • Knowledge Maintenance

11 Required access for ODC team

6 Project Management Process • Status meetings and Reporting • Time registration • List of priorities in case of waiting time

12 Glossary

Innholdsfortegnelse Prosesshåndbok

Ekstra

9

Utfordringer • Kommunikasjon

– Kulturforskjeller og geografi – Språk barriere for kunnskapsdeling – Manglende tillit på toppledernivå – Underrapportering – Ulike normer knyttet til hierarki og karriereutvikling – Ulikt beslutningsmønster – Ustabil teknologisk infrastruktur video, Lync, mail, telefon – Usikkerhet knyttet til sikkerhet skarpe data, personopplysninger

• Ressurser – Manglende teknisk breddekompetanse – Manglende tilgang på de beste fagfolkene – CV stemmer ikke med faktisk kompetanse – Manglende forståelse av forretningskrav og verdikjede – Stor turnover – Norge oppleves ikke som attraktivt – Styringsgruppens rolle

• Arbeidsmodell – Scrum – Fysisk avstand – Modellen ikke forankret Kun utviklerne som jobber scrum – Endringer underveis ikke akseptert og delelementer av løsningen kan falle ut

KSF i et prosjektperspektiv Oppstart Gjennomføring Overlevering Generell

relasjonsbygging Klart definerte rammer: kontrakt og SLA,

Felles samhandlingsmodeller på tvers av organisasjoner og land

Felles forståelse av scope og kravspek

Synlighet og sosialisering av bedriften hos offshoreleverandøren

Felles forståelse av scope og kravspek

Agile metoder Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger

Utsmykking i lokaler (løpende i relasjonen)

Gode oppstartsprosesser for å sikre gode samarbeidsmodeller

God teknisk infrastruktur for videomøter, telefon mail etc

Sosiale tilstelninger og feiring av høytider (løpende i relasjonen)

Kvalitetssikring av initielle estimater Stabilt prosjektteam Prisutdelinger «awards» etc (løpende i relasjonen)

Engasjement og motivasjon

Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger

Fysisk tilstedeværelse / besøk fra kunde

Kritiske suksessfaktorer avdekket i casene

KSF Oppstart Gjennomføring Overlevering

Struktur Klart definerte rammer: kontrakt og SLA, scope og kravspek X Gode oppstartsprosesser for å sikre gode samarbeidsmodeller X Kvalitetssikring av initielle estimater X Felles samhandlingsmodeller på tvers av organisasjoner og land X X X

God teknisk infrastruktur for videomøter, telefon mail etc X Arbeidsmodell - Scrum en KSF X

Ressurser Stabilt prosjektteam X Engasjement og motivasjon X X X Sosialisering og relasjonsbygging Tydelighet kommunikasjon – spesielt ift. tilbakemeldinger X X Fysisk tilstedeværelse / besøk fra kunde X X X Synlighet og sosialisering av bedriften hos offshoreleverandøren X X Utsmykking i lokaler (løpende i relasjonen) X Sosiale tilstelninger og feiring av høytider (løpende i relasjonen) X Prisutdelinger «awards» etc (løpende i relasjonen) X