檔案編排與描述 103 年 後設資料與英國檔案網路

Metadata and the UK Archives Network

政大圖檔所 陳勇汀2014/11/27

pudding@nccu.edu.tw

參考書目 2

Stockting, B., & Craven, L. (2004). Chapter 6. Metadata and the UK archives network. In G. E. Gorman & D. G. Dorner (Eds.),

Metadata applications and management (pp. 109-138). Lanham, Md.: Scarecrow

Press.

來源頁碼： 109

來源頁面： 109

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「全世界的研究者應該都能夠透過網際網路連上一個通用的網站，傳送他們的查詢請求、接受經過整合的回應、列出全英國檔案館相關的來源史料。」( 英國國家檔案委員會 NCA,

1988)

OUTLINEPart. 1檔案目錄與後設描述資料• 檔案描述性後設資料的特性• ISAD(G) 的檔案層級• 檔案目錄選擇• 檔案目錄轉換成多層級：

A2A 計劃• 如何建置檔案目錄統一入口

Part. 2檔案檢索點與權威控制• 如何檢索檔案的後設資料？• 檔案權威記錄： ISAAR

(CPF)• 檢索點的選擇• 使用者調查

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Metadata for Archival Description檔案目錄與描述性後設資料PART. 1

來源頁碼： 110 / Metadata for Archival Description

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檔案描述性後設資料的特性 6

• 檔案必須遵循兩個原則• 來源原則 provenance• 原始順序原則 original order

• 檔案後設資料的結構 = Finding aids, 檔案目錄清單• 採用階層式，呈現文件的關聯以及順序，以作為有效證據

• ( 最高層級 ) who 誰建立了文件， why 為何建立• 個別文件的關係• ( 最低層級 ) 描述個別文件

來源頁碼： 111 / The nature of archival descriptive metadata

ISAD(G) 的檔案層級 7

• ISAD (G) ：檔案描述的檔案資訊標準國際委員會• 認為檔案層級 ( 全宗、系列、案卷 ) 應該清楚分類，並維持層級之間的關係• 因此每個層級需要描述七種類型的元素

來源頁碼： 112

International Council on Archives' General International Standard for Archival Description

• 辨識敘述 (identity statement)

• 脈絡 (context)• 內容與架構• 取用條件

(conditions of access and use)

• 同類史料區域 (allied material area)

• 備註項 (notes)• 描述控制區域

(description control area)

檔案目錄選擇Collection-level館藏層級

• 館藏層級是針對整個特定館藏的描述資訊，而不是描述裡面個別的案件。• 從檔案的名詞來看，館藏比較像是由個別主題聚集而成的結果

• 圖書館稱之為特藏 (speical collections)

• 館藏層級的定義較鬆散，可指全宗，也可是人為的收藏• 館藏層級是描述的起點

Multi-level多層級• 檔案描述手冊建議檔案描述應以高低分為 2 層以上。• 多層次的目錄可以呈現史料的細節，而且比館藏層級更好用。• 館藏層級的缺點

• 不能支援家族史研究者需要找尋個人的記錄• 難以被檢索

• 國家檔案局朝向多層次目錄架構來源頁碼： 113 / A question of level- 1: collection-level or multi-level catalogues?

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檔案目錄轉換成多層級A2A 計劃 9

• A2A 計劃是為了將既有以館藏層級為主的英國檔案館紙本目錄轉，換為多層級、符合 ISAD(G) 標準的目錄• 每個層級都需要不同的元素：

1. 最高層級 (uppermost level) ：需要考量 ISAD(G) 的資料交換標準，確保館藏層級可以彼此交換2. 細節層級 (level of detail) ：描述各個目錄3. 檔案層級 (file level) ：參考來源、建立日期、內容描述4. 其他層級 (other levels) ：當最高層級被請求時才呈現

來源頁面： 115 / Issues with legacy data

檔案交換標準： EAD10

• e 政府互通性框架 (e-GIF) 是用來加強公部門之間的自由資訊交換• e-GIF 要求公部門以 XML 與 XSL 為資料整合標準，以此可以滿足 EAD 的通訊格式

• EAD 是一種資料結構的標準，可支援數位檔案目錄的階層式架構，也可以便於數位環境中的維護、交換，還有線上環境中的檢索、呈現、瀏覽• 現在由美國國會圖書館與美國檔案學會共同維護

來源頁面： 117 / Data exchange: EAD - the glue that holds it all together

檔案交換標準： EAD11

• 內涵• XML 與 DTD ： EAD 朝向跟 XML相容，而 SGML

DTD 標準則是用來呈現檔案目錄的階層架構• ISAD(G) 的相容： EAD 需要考慮 ISAD(G) 的資料交換，而將可交換的元素以 <did> 標籤包裝。

• 採用單位： NAN (GASHE, NAHSTE) 以及A2A 、 Archives Hub

• A2A著力於將紙本目錄轉換成多層級與 EAD範本來源頁面： 118

檔案交換標準： EAD12

• 轉換技術門檻• 需要搭配 SGML/XML 編輯器• 資料庫需要支援 XML 文件管理，而通訊協定需要支援 HTTP 通訊協定

• EAD 的靈活彈性導致建置結果難以統一，因此RLS 的 EAD顧問團提出了「 Best Practice Guidelines for EAD」，作為技術與大部分使用者需求的指導。

來源頁面： 119

如何建置檔案目錄統一入口 13

• 建置方案 1. 建置符合 ISAD(G) 的 metadata ，讓使用者可從資料集中系統檢索• 需要充足的經費維持運作• 匯出到資料集中系統需要嚴謹的版本控制與定期更新• 可能需要依照各種標準做客製化 (tailored) 的服務

• 建置方案 2 . 對現有系統進行分散式搜尋• 可採用 Z39.50 通訊協定，但是圖書書目的標準用在檔案上會有所不適。• 檔案館如 Archives Hub 大多使用「國家網路示範計劃」 (NNDP) 作為分散式系統，以支援各館管理各自的資料，又同時提供使用者進行分散式搜尋。• 但是 Z39.50處理大量資料過慢，缺乏可延展性，因此 ANG 中的 A2A將 EAD 的記錄拆成多個層級，僅提供重要後設資料 ( 題名、參考來源、日期 ) 作為檢索

來源頁面： 120 / Pulling the strands together - a national archives portal?

Access metadata for archives檔案檢索點與權威控制

PART. 2

來源頁面： 123 / The nature of archival descriptive metadata

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檔案的檢索用後設資料 15

• 檔案的檢索點 (access point) 是為了讓搜尋者能夠找到檔案目錄。• 在 NAN 的檢索點是指人物、地點、公司行號、以及主題詞• 英國檔案社群已經發展出檢索點的控制詞彙

• 檔案目錄中可檢索的後設資料標準有許多優點• 保持檔案目錄的一致性• 加強檢索功能• 可透過網路取得檔案目錄• 幫助使用者在多個領域進行搜尋

• NCA 的人名、地名、公司名建構規則 普遍作為檔案檢索點的指導原則，但是並沒有主題詞的標準來源頁面： 123 / What is meant by access metadata in the archival context?

檔案權威記錄： ISAAR (CPF)

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• 公司機關 (C) 、人物 (P) 與家族 (F) 的檔案權威記錄國際標準 ISAAR (CPF) ，用標準格式以及辨識號來組成以下記錄：• 權威名 (authorized name)• 相似名 (parallel names)• 非選名 (non-preferred terms)• 相關名 (related entries)

• ISAAR (CPF)第二版提出了四大描述區域：• 辨識區域 (Identity Area) ：辨識CPF• 描述區域 (Description Area) ：描述 CPF 的特性、脈絡、活動• 關聯區域 (Relationships Area) ：描述 CPF 彼此之間的關係• 控制區域 (Control Area) ：權威檔案中辨識、建立與維護的資訊

來源頁面： 125 / Archival authority records

檔案權威記錄： ISAAR (CPF)

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• 國家人名權威檔 NNAFs• 以 EAC (Encoded Archival Context) 的 XML 格式建立，相容於 EAD 的 ISAD(G) 檔案描述• 基於 ISAAR (CPF) ，支援 NAN 以及檔案機構間的館際互通

• 檔案與書目權威記錄的差異：• 兩者都是為了建立標準化的敘述• 但檔案權威控制考量範圍更廣：建立者資訊、檔案建立與系統控制下的脈絡、

來源頁面： 126

檢索點的選擇 18

•產生者 (creators) ：根據來源原則，需要保存機關或個人所建立、累積、維護的活動檔案•依照檔案層級決定檔案描述的檢索點：更高層級的可能要用更廣泛的詞彙，但也可能無法表現出細節

來源頁面： 128 / A question of level - 2: the selection of access points

使用者調查 19

• NANURG 調查顯示 (2002) ，英國檔案網路吸引了很多新增的使用者，特別是關於家族與軍隊史的使用者超過了 45% ，這可以做為未來發展使用者策略的參考依據• 因為使用的是檔案界的術語，使用者看不懂怎麼用• 只有 51% 使用者覺得符合他們的需求

• 在很多情況下，只有在全宗與系列層級建立詞彙索引，顯然未能滿足使用者的需求來源頁面： 132 / What's the advantage of all this to the user?

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