2016-10-13 karin bredenberg, teknisk rådgivare, metadata, … · 2016-10-20 · fgs:erna i dag och...
TRANSCRIPT
FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler(FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)
2016-10-13
Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet
Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera
2
Om seminariet
FGS är en viktig del för att strukturera data för överföring av olika informationstyper.
Arbetet med att ta fram nya FGS:er utförs av de som ser behovet, beskriver nyttan och är sakkunniga på området med kännedom om befintliga standarder.
•På gång hos FGS-funktionen
•Tips om vägledningar och informationskanaler
•Konkret exempel på projekt för att utveckla ny FGS
• Riksarkivet är den främsta källan till kunskapen om Sveriges historia.
• Här förvaras rikets handlingar från dess vagga till i dag.
• Statsmakten var tidigt ganska löst organiserad, men först i och med kansliordningen 1618, utfärdad av Axel Oxenstierna, stabiliserades Riksarkivet (då kallat rijksens archivum) som ett första embryo till större organisation.
• Genom att ta om hand, förteckna och tillhandahålla den offentliga förvaltningens handlingar, är Riksarkivet en garant för den medborgerliga rättssäkerheten och för att förvaltningen ska kunna fatta goda beslut och dessutom en livsviktig källa för att vi i framtiden ska kunna återberätta historien.
• I Riksarkivets alla magasin finns även många andra minnesmärken från vår historia som berättar om enskilda människoöden och organisationers skiftande liv.
• På http://riksarkivet.se hittar du alla kontaktvägar till oss. Välkommen!
4
Förvaltningsorganisationen
• En funktion inom Riksarkivets Avdelning för offentlig informationshantering (OFI), Enheten för utveckling och e-förvaltning (UEF) med:
– En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet
– En expert inom metadataområdet– En administratör/samordnare
• Ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp
• Arbetsgrupper/projekt efter behov
• Referensgrupper efter behov
SYDARKIVERA.SE DATUM
Kommunalförbundet Sydarkivera är en gemensam arkivorganisation för ett
antal kommuner i Blekinge, Småland och Skåne.
Webbplats: www.sydarkivera.se
2016-10-10 ELIN JONSSON
• Kommunerna förvarar arkiv från 1860-talet och framåt
• Arkivlagen utökades till att gälla kommuner 1990
• Sydarkivera bildades 2015
• Kommunalförbund (bestämmelser i kommunallagen)
• Politiskt styrd organisation med fullmäktige och styrelse
• Råd och stöd, digitala arkivleveranser och arkivsystem
• Förbundschef och tiotal medarbetare
Sydarkivera
6
Visionen för information
Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras.
“Så enkelt som möjligt för såmånga som möjligt”
7
FGS:erna underlättar informationsförsörjningen
8
Dokumentöversikt
Specificationer: http://riksarkivet.se/fgs-earkivXML-schema : http://xml.ra.se/e-arkiv/
8
Överst introduktionen som är gemensam för alla FGS:erMellan nivån är den tekniska beskrivningen och metadatafältenNedersta nivån är tillägg (bilder, värdelistförklaringar och extra information) samt de tillhörande XML-schema/scheman
9
Kontaktvägar och mer information
• Nyhetsbrev (anmälan via hemsidan)
• Webb: http://riksarkivet.se/fgs-earkiv
• E-post: [email protected]– Synpunkter och önskemål om tillägg/ändringar kan lämnas via e-post
Som vi strukturerat
om i dagarna
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Deltog i DP2 projektet eARD 2014
• Identifierade och specificerade nyttor
• FGS viktig
möjliggörare • ”Business case”
• Nyttorealiseringsplan – nyttoprofiler:
• ”Helt digitalt flöde”
• ”Bättre arkitektur”• Nyttorealiseringsplan uppdateras under hösten
2016-10-10 ELIN JONSSON
Nyttorealisering
11
Vad är en ny FGS?
• En ny FGS tas fram när det saknas en FGS för en viss informationstyp och ett gemensamt utbytesformat efterfrågas av flera aktörer.
• En informationstyp kan sägas svara mot en viss mängd uppgifter ur en applikation eller tillämpning.
• Att anpassa en FGS för sina egna behov betyder inteatt det blir en ny FGS
• FGS:er fastslås och förvaltas av Riksarkivet
12
Hur gör man en FGS?
• Förberedelsefasen– För godkännande av förvaltningsrådet ska förslaget skilja sig väsentligt från existerande FGS:er,
förslaget ska inte täcka vare sig för stort eller för litet område, det ska finnas ekonomi och resurser för genomförandet
– Det ska tas fram en behovsanalys, en nyttoanalys och en projektplan
• Genomförandefasen:– Produktion av FGS, vilket innebär skapande av XML-schema och all tillhörande dokumentation. En
FGS ska endast omfatta uppgifter som utgör minsta gemensamma nämnare. Bara de absolut nödvändigaste elementen och attributen ska ingå. Det innebär att det inte får finnas element eller attribut som är specifika för en organisation eller en leverantör
– Det ska genomföras en remiss och det ska göras ett test. Testerna ska påvisa att FGS-förslaget tekniskt uppfyller kraven för den aktuella informationstypen och att den är generell för informationstypen
• Avvecklandefasen:– Överlämnande av projektresultat till FGS-funktionen och den färdiga FGS:en, FGS-funktionen
ansvarar för tillgängliggörandet och bevarandet av den nya FGS:en – Fastställande av FGS kan ske efter att förvaltningsrådet har gett sitt råd till ordförande i
förvaltningsrådet som sedan beslutar om att fastställa FGS:en
Enligt FGS-funktionen
SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON
• 2015-09-17 Skrivelse till förvaltningsrådet för FGS
• 2015-12-04 Beslut i förbundsstyrelsen undersöka möjligheter att
driva utvecklingsprojekt.
• Dialog med SKL och Riksarkivet
• 2016-02-23 Projektdirektiv, SKL uppdragsgivare och Sydarkivera
utförare
• Samarbetsrum, utkast projektplan, påbörjad bemanning projekt-
organisation
• 2016-03-03 Ärendet behandlades av FGS-rådet
• Dialog med intressenter
• 2016-06-30 PM förberedande aktiviteter
• Paus
Att (försöka) starta utvecklingsprojekt FGS
SYDARKIVERA.SE DATUM
• Riksarkivet: Beställa utredning
standardisering och avgränsning mellan
FGS:er. Ändra utvecklingsprocessen och
vägledningen.
• Sydarkivera: Implementera FGS
paketstruktur.
• SKL: Tillhandahålla rum för nätverk på
webben via samarbetsrummet.
Förslag till fortsättning
2016-10-10 ELI N JONSSON
SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON
• Beslutad FGS paketstruktur
• Ostrukturerade dokument (typ Pdf)
• Strukturerade dokument i befintligt uttagsformat
• Utveckla paketgenerator för att hantera versioner och tillämpningar
Vårt arbete med att implementera FGS
IdIdIdIdéééé ---- generisk paketgeneratorgenerisk paketgeneratorgenerisk paketgeneratorgenerisk paketgenerator
XML Generator Package Browser
• Förutsätter goda kunskaper om standarderna• Testas och färdigställs under hösten• Utveckling i samarbete med Axenu och EsSolutions• Licensieras som öppen källkod
• FGS Paketstruktur uppdaterad den 1 oktober 2016
• FGS Funktionen arbetar med (ingen inbördes ordning):– FGS Arkivredovisning
– FGS Ärendehantering
– FGS Personal
• Arbetet med förberedelserna för en FGS Ekonomi pågår hos ESV
På g
Tack för uppmärksamheten!