2017 03-30-a os aix-gouvernance documentaire avec o365
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aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
30 mars 2017 JournéeaOS Aix-en-Provence n°2
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aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
Gouvernance documentaire dans O365Sébastien PAULET
@SP_twit
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Présentation du conférencier
France
Architecte de
Solutions d’Entreprise
SPT ConseilBlogueur
https://sppublish.wordpress.com
Intarissable sur
#GED, #Archivage,
#SharePoint,
#Scrum, #Lean,
#Ergonomie
@SP_twit
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aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
Où vont les documents dans O365?
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aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Histoire
Papier
Fichiers
GED
CollaboratifSocial
1970 1980 1990 2000 2010
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Où vont les documents? O365TCO mini
Sans outil
Documents personnels
…
Archives Système d’archivage
Interne Public
Intranet
Externes Restreints
Extranets
Externes Tous publics
Site Web
Interne Restreint / confidentiel formel
GED
Interne Restreint / conf. Informel
Collaboratif
O365
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La GED
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Fonctionnalités types
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration
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La GED avec SharePoint
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Fonctionnalités GED dans SharePoint
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration
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Mais aussi
• Partage de données autres (annonces, calendrier, tâches, Wiki, …)
• 100% intégrée à Office
• Intégration du publishing (portail, branding)
• Support multimedia
• Moteur de recherche pleinement intégré
• RSE intégré autour du contenu
• Intégration BI
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aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Point d’attention
Document = Fichier + Propriétés (+ versions)
Il n’y a pas de fichier joint à un fichier ou rendition
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aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Règles fichiers
• Caractères spécifiques interdits # % ?
• Certains types de documents non autorisés
• Noms et URL limités (260 chars max)
• Pas de document vide
• Taille maximale des documents téléchargés (10 Gb)
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Archivage dans SharePoint
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Fonctionnalités
• Périodes de rétention
• Gel de documents en place (Records InPlace)
• Stockage en masse des Records (Records Center) compatible ISO 15489
• Gestion des litiges avec eDiscovery intégré (SharePoint, Exchange, Lync, FileSystems)
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Limitations
• Compatible avec les normes anglo-saxonnes, pas « européennes » (Moreq, eiDAS)
• Localisation du stockage (Pays du tenant)
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Workflows
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Workflows
• Workflows standards
• Custo du process : SharePoint Designer
• Petit process individuel : Flow
• Custo du formulaire : Infopath
• Application mobile : Power Apps
• Actions particulières : Visual Studio
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Points d’attention
• Pas de boucle possible
• Workflow attaché au document
• Pas de mécanisme de délégation permettant à un utilisateur de faire traiter toutes ses actions par un autre
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Droits d’accès
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Organisation de l’information
Collection de sites
Ferme SharePoint 2013
Site racine
Sous-sites
Bibliothèque
Dossiers / sous dossiers
Documents (Word, Excel, PDF )
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Comparaison GED classique
• Pas de sécurité par type de contenu
• Pas de droit en fonction des propriétés de fichier
• Pas de droits sur les propriétés de fichier
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Stockage
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aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Limitations
• Pas plus de 5 000 documents dans la même vue
• 5(0) 000 étendues de sécurité par liste / doc lib
• 30 000 000 documents par bibliothèque
• Max 2000 sous sites / collection
• Taille max par fichier
• Pour les collection de sites … pooled storage (25Tb+)
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Localisation et normes
• Stockage en Europe (Dublin/Amsterdam… FR?)
• Certification / attestations complet :
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Conclusion
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Conclusion
• GED OUI et bien plus encore!
• Règles de sécurité à garder simples et qui impactent l’architecture de l’information
• Des limites de volumétrie (boundaries) qui impactent l’architecture de l’information
• Moteur de Workflow à remplacer pour besoins BPM
• Attention aux caractères spéciaux dans les noms…
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Merci beaucoup à nos sponsors!
Thank you to all our sponsors!
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22 Avril
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Journée aOS CMD Aix-en-Provence du 30 mars 2017
L’enregistrement est ouv
ert !
http://www.spsevents.org/city/Monaco/Monaco2017
3 juin 2017#SPSMonaco
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aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
@aOSComm