3-5-4~1 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~1

문서관리 규정

제1장 총칙

제1조(목적) 이 규정은 경기대학교 (이하 “본교”라 칭한다) 문서관리의 표준화, 정보화 및 능률화를 기

하기 위하여 본교에서 취급하는 각종 문서의 작성, 처리 및 통제와 보관, 보존에 관한 사항을 규정함을

목적으로 한다.

제2조(적용범위) 문서의 작성, 처리 및 통제와 보관, 보존에 관하여는 다른 특별한 규정이 없는 한 이

규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서”라 함은 본교 내부 또는 대외적으로 공무상 작성, 시행 및 접수한 모든 문서(전자문서, 도면,

사진 등의 특수매체기록을 포함한다.)를 말한다.

2. “문서주관부서”라 함은 교내 문서의 생산, 분류, 배부, 수발 업무 지원 및 보존 등 문서에 관한 사무

를 주관하는 부서를 말한다.

3. “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 발신

및 수신 또는 저장되는 문서를 말한다.

5. “서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 문서상에 자필로 자기의 성명

을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.

6. “전자문자서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적

결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

7. “전자이미지직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지

형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

8. “전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안, 검토, 협조, 결재, 등록, 시행, 분류, 편철, 보관, 보존, 이관,

접수, 배부, 공람, 검색, 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

제4조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음과 같다.

1. 법규문서는 법령, 정관, 학칙 및 본교의 제규정 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시 및 일일명령 등을 교내 각 부서의 교직원 및 학생에게 일정한 사항을 지시하기 위

하여 작성한 문서를 말한다.

3. 학적문서는 졸업생, 재학생 및 제적생의 학적, 성적 등에 관한 사항을 기록한 문서를 말한다.

4. 공고문서는 공고, 광고 등 일정한 사항을 교직원, 학생 및 이해관계인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

5. 일반문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

6. 전자문서는 전자문서시스템상에서 작성한 모든 문서를 말한다.

제5조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 최종 결재자의 서명(전자문서서명을 포함한다.)에 의한 결재

가 있음으로써 성립하며, 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다.

제2장 문서의 작성 및 처리

제1절 일반사항

3-5-4~2 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~2

제6조(용지의 규격 및 여백) ① 문서의 용지는 특별한 용도의 문서를 제외하고는 가로 210㎜, 세로

297㎜를 원칙으로 한다.

② 문서는 용지의 위로부터 30㎜, 왼쪽으로부터 20㎜, 오른쪽 및 아래로부터 15㎜의 여백을 두어야 한다.

제7조(용지 및 글자의 색깔) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 흰색으로 함을 원칙으로 한다.

② 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색으로 한다. 다만, 도표의 작성, 수정 또는 주의환기 등 특별한 표

시가 필요한 경우에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제8조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 한글로 띄어서 가로로 쓰되 표준어를 사용하며 필요한 경우에

는 괄호 안에 한자 또는 외국어를 넣어 쓸 수 있다.

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자를 쓴다.

③ 문서에 쓰이는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어

표시한다.

④ 문서에 쓰는 시와 분의 표기는 24시간제에 따라 숫자로 하되 시와 분의 글자는 생략하고 그 사이에

쌍점(:)을 찍어 구분한다.

제9조(문서의 수정) ① 문서의 일부분 또는 중요한 내용을 삭제하거나 수정할 경우에는 삭제 또는 수

정할 글자의 중앙에 두선을 그어 원문의 글자를 알 수 있도록 하고, 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명

또는 날인한다.

② 결재가 완료된 전자문서를 수정할 필요가 생겼을 경우에는 수정하고자 하는 내용대로 재작성하여 결

재를 받아 시행하되, 수정 전의 전자문서는 기안자, 검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정

하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.

제10조(면표시) ① 문서의 면표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후

관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면

의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표기한다.

② 문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 표기하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수

를 표기하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 표기한다.

③ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권 이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다

음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 표기한다.

④ 전자문서에는 별도의 면표시를 하지 아니한다.

제2절 문서의 구성

제11조(문서의 구성) ① 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 학교명 및 수신자로 한다.

2. 본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다.

3. 결문은 발신명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명 포함),

생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 학교의 우편번호, 주소, 홈페이지주소, 전화번호, 모

사전송번호, 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

② 문서의 생산등록번호 및 접수등록번호는 처리부서명과 연도별 일련번호로 구성한다.

③ 수신자가 2이상인 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 발신명의 아래의 왼쪽 기본

선에 맞추어 수신자란을 설정하여 수신자명을 표시한다.

④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현

3-5-4~3 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~3

하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다.

⑤ 문서에 그 문서의 내용을 구체적으로 설명하기 위한 기타의 서류가 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄

에 “붙임”의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상일 때에는 항목표시를 한다.

⑥ 기안문 및 시행문에는 가능한 한 본교의 로고, 상징, 마크와 표어 및 홍보 문구 등을 표시하여 학교

의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

제12조(항목의 구분) 문서의 내용을 2개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 각 호에

의하여 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수

있다.

1. 첫째 항목의 구분은 1, 2, 3, 4, ··· 로 나누어 표시한다.

2. 둘째 항목의 구분은 가, 나, 다, 라, ··· 로 나누어 표시한다.

3. 셋째 항목의 구분은 1), 2), 3), 4), ··· 로 나누어 표시한다.

4. 넷째 항목의 구분은 가), 나), 다), 라), ··· 로 나누어 표시한다.

5. 다섯째 항목의 구분은 (1), (2), (3), (4), ··· 로 나누어 표시한다.

6. 여섯째 항목의 구분은 (가), (나), (다), (라), ··· 로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④, ··· 로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ··· 로 나누어 표시한다.

9. 제2호, 제4호, 제6호, 제8호의 경우 하, 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거, 거), (거), ··· 등으

로 표시한다.

제13조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝” 표시를 하며, 첨부물이 있을 때에는 붙임

의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝” 표시를 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자

띄우고 “끝” 표시를 한다.

③ 연명부 등의 표 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식

의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝” 표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이

끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 “이

하빈칸” 표시를 한다.

제14조(발신명의) ① 대외문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 교내 각 부서간에 발신하는 문서는

당해 부서장의 명의로 한다.

② 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제15조(직인날인 및 서명) ① 총장 또는 부서장의 명의로 발신하는 문서의 시행문과 게시판 등에 고

시 또는 공고하는 문서와 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 학교 또는 당해 부서장의 직

인(전자이미지직인을 포함한다.)을 찍거나 서명한다. 다만, 교내문서 중 일일명령 등 단순 업무처리에 관

한 지시문서와 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 경미한 내용의 문서에는 직인과 서명을 생략

할 수 있으며, 시행문의 발신명의 오른쪽에 “직인생략”표시를 한다.

② 전자문서의 경우 대외발송 문서는 전자이미지직인을 날인하여 발송하고, 대내문서는 별도의 직인을

날인하지 아니한다.

③ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날인에 갈

음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.

제3절 문서의 작성

3-5-4~4 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~4

제16조(기안문서) ① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 특성상 전자문서의

사용이 적절하지 않은 경우 또는 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.

② 문서의 기안은 별지 제1호 서식의 “기안문서”에 따라 작성한다. 다만, 정기, 수시 보고 또는 통보, 경

미한 사항의 허가, 인가, 증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 그 내용을 관계서식에 기입하는

방법으로 기안할 수 있다.

③ 2인 이상의 부서장 결재를 요하는 문서는 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안한다.

제17조(검토 및 협조) ① 문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 결재권자의 결재를

받기 전에 해당 부서의 검토 및 협조를 받아야 한다. 다만, 다른 부서장의 출장 등의 사유로 검토 및 협

조를 받을 수 없는 등 부득이한 경우에는 그 사유를 명시하거나, 그 직무를 대리하는 자가 대결하여야

한다.

② 검토 또는 협조를 함에 있어 그 내용과 다른 의견이 있을 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을

표시하여 서명한다.

제18조(기안자 등의 표시) 문서를 기안한 자는 기안자란에 서명하며, 문서를 검토 또는 협조한 자는

해당란에 그 직위를 쓰고 서명 또는 날인하여야 한다.

제19조(결재) ① 문서는 순서에 따라 결재를 받아야 한다.

② 결재는 결재권자의 결재란에 서명 또는 날인으로 시행한다.

제20조(전결) ① 총장은 사무의 내용에 따라 각 부서장으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 위임전

결사항은 본교의 위임전결규정이 정한 바에 따른다.

② 위임된 사항을 전결하는 경우에는 전결하는 자의 결재란에 “전결”표시하고 서명하며, 이후 결재권자

의 결재란은 표시하지 않는다.

제21조(대결) ① 결재권자가 휴가, 출장 또는 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서로서

결재권자의 사정에 의하여 결재를 할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있으며, 내용

이 중요한 문서는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

② 대결하는 경우에는 대결하는 자의 결재란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 이후 결재권자의 결재란은

표시하지 않는다.

제22조(문서의 등록) 문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 생산등록번호를

부여하고, 처리부서별로 별지 제2호 서식의 “기록물등록대장”에 등록하여야 하며, 내부결재문서의 경우

에는 기록물등록대장의 수신처란에 “내부결재”표시를 한다.

제23조(시행문서) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 시행문을 작성한다.

② 전자문서는 전자문서시스템에 사전에 등록되어 있는 발신명의 부서장의 직인 또는 사인을 전자적으

로 날인하여 시행문을 작성한다.

제24조(문서의 간인) 다음 각 호의 1에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 간인하여야 한다.

1. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

2. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제4절 문서의 처리

제25조(문서의 발송) ① 시행문은 처리부서에서 발송하되 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하

고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다.

② 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 또는 기타 특별한 사정이

있는 경우에는 인편, 우편, 모사전송 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편, 등기

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우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

③ 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.

제26조(문서의 접수) ① 모든 대외문서는 문서주관부서인 총무팀에서 접수함을 원칙으로 하며, 처리부

서에서 직접 받은 대외문서는 지체없이 총무팀에 이를 인계하여야 한다. 다만, 대내문서는 처리부서에서

직접 접수한다.

② 문서를 접수한 때에는 별지 제3호 서식의 “문서접수대장”을 작성하여야 하고, 전자문서인 경우에는

그 접수등록번호와 접수일시 등 관련 사항이 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공

람할 필요가 있다고 판단되면 공람할 자의 범위를 정하여 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우

에는 공람하였다는 기록이 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④ 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리

담당자를 따로 지정할 수 있다.

제27조(문서의 배부) ① 문서주관부서는 접수한 문서를 분류하여 지체없이 처리부서로 송부해야 한다.

② 문서주관부서는 수신한 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판

단되는 부서에 보낼 수 있으며, 필요하다고 판단되는 경우에는 모든 관련 해당 부서에 보내야 한다.

③ 처리부서는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 송부받은 때에는 지체없이 총무팀에 반송하여야 하며,

총무팀은 당해 문서를 즉시 재 배부한다.

제28조(문서의 심사) ① 대외발송 문서의 심사에 관한 사무를 위하여 문서주관부서에 문서심사담당자

를 둔다.

② 문서심사담당자는 다음 사항을 통제한다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 발신명의, 결재 및 등록정보 등 정형화된 기재사항의 정확성 및 누락여부

3. 붙임 서류의 누락여부

4. 다른 문서와의 중복 및 저촉 여부

5. 기안문과 시행문의 일치여부

제29조(문서의 보관) ① 처리 또는 완결된 문서는 기능별로 분류하여 보관하고 별지 제4호 서식 “보

존문서 기록대장”을 작성하여야 한다. 다만, 전자문서는 접수목록대장, 발송목록대장 및 기록물철등록부

등에 자동으로 표시되게 하여야 한다.

② 문서는 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 기능별로 일괄하여 발생순서에 따라 보관한다.

제30조(문서의 이관) ① 보존기간이 경과한 문서는 별지 제5호 서식의 “보존문서 인계ㆍ이관서” 2부를

작성하여 당해문서와 함께 문서주관부서에 이관한다.

② 처리부서장이 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 각 부서별로 필요가 있다고 인정할 때에는 그 처

리부서에서 보관할 수 있다.

제31조(문서의 보존) ① 문서의 보존에 관한 사항은 일반문서를 기준으로 하며, 모든 보관철은 연도

별, 보존기간별로 보존하여야 한다. 다만, 전자문서는 전자문서시스템상에 보존한다.

② 문서의 보존기간은 별표 1의 “문서 보존기간 구분표”에 따른다.

제32조(문서보존기간별 분류) ① 문서의 보존기간별 분류는 다음에 의한다.

1. “영구” 보존문서는 영속할 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요

연혁을 증명하는 서류와 각종 중요 대장을 말하며 원본을 육안으로 식별이 가능한 보존매체에 수록

한 후 원본과 필림을 모두 보존하는 문서를 말한다.

2. “준영구” 보존문서는 영구보존할 필요는 없으나 20년 내지 30년간 보존할 문서로서 원본을 육안으로

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식별이 가능한 보존매체에 수록한 후 원본을 폐기하여도 무방한 문서를 말한다.

3. “10년” 보존문서는 후일에 장기간 증거가 될 문서를 말한다.

4. “5년” 보존문서는 후일에 증거 또는 참고가 될 문서를 말한다.

5. “3년” 보존문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서를 말한다.

6. “1년” 보존문서는 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요가 없는 문서를 말한다.

② 보존문서의 기산은 다음 학년도 개시일로 한다.

③ 문서 보존기간의 변경은 총장의 승인을 얻어 연장 또는 단축할 수 있다.

제33조(문서의 폐기) ① 각 부서에서 보관하고 있는 문서 중에서 보존기간이 경과한 문서는 별지 제6

호 서식의 “폐기문서 인계ㆍ이관서” 2부를 작성하여 문서주관부서에 폐기 신청하여야 한다.

② 폐기하는 문서 중에서 본교 역사연구에 참고가 된다고 인정되는 문서가 있을 때에는 이를 참고문서

로 재정리 보관할 수 있다.

③ 폐기문서는 보안문서 또는 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 않고 재생하여 활용할 수 있다.

제5절 문서의 보안

제34조(문서의 보안) 문서의 보안이라 함은 생산된 문서를 보안등급에 따라 관리함으로써 불법적으로

검색, 열람, 유통되는 것을 방지함을 의미한다.

제35조(보안등급) ① 문서생산자는 문서의 생산단계에서 다음의 보안등급에 따라 문서의 보안등급을

설정해야 한다.

1. 공개문서

2. 부분공개문서

3. 비공개문서

② 부분공개 및 비공개문서(이하 “보안문서”라 한다)의 열람이 허락된 자는 비밀번호 관리를 철저히 해

야 한다.

제36조(전자문서 관리) 전자문서 관리자는 문서의 보안등급에 따라 보안문서에 대한 검색, 열람, 유통

을 통제해야 한다.

제37조(문서의 열람) 보안문서의 검색, 열람, 유통은 해당 업무담당자 및 그 권한을 인정받은 자로 제

한한다.

제3장 직인 관리

제38조(직인의 위치) 직인은 그 기관 또는 직위의 명칭의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.

제39조(직인인영의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나

팩스를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 직인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

제40조(인영의 인쇄사용) 처리부서의 장은 직인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 하는 때에는 직인을

관리하는 부서의 장과 협의하여야 한다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크

기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.

제41조(직인 등록) ① 모든 직인과 전자이미지직인은 별지 제7호 서식의 “전자문서이미지 직인ㆍ서명

등록대장”을 이용하여 문서주관부서에 등록하여야 하며, 직인과 전자이미지직인을 사용하는 부서의 장은

위조 또는 부정사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

② 직인과 전자이미지직인을 재등록한 경우에는 사용 중인 직인을 폐기 처리하여야 하고, 전자이미지직

3-5-4~7 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~7

인의 경우에는 재등록한 직인의 인영을 전자이미지직인으로 전환하여 사용하여야 한다.

③ 직인과 전자이미지직인은 등록하지 아니하면 사용하지 못한다.

제4장 전자문서시스템 사용

제42조(사용자) ① 전자문서시스템의 사용자는 본교 종합정보시스템에 등록된 학교법인, 수원 및 서울

캠퍼스 소속 교직원으로 하며 세부사항은 다음 각 호와 같다.

1. 직원 : 일반직(행정직 및 기술직), 기능직, 별정직, 계약직

2. 교원 : 정년트랙 교원

② 제1항 외의 사용자 등록이 필요한 경우 문서주관부서장의 허가를 득하여야 한다.

제43조(전자문서시스템 사용 지원) ① 전자문서시스템 사용의 안정성과 용이성 등을 지원하기 위하

여 본교 전산정보원이 그 기능을 수행한다.

② 전산정보원은 전자문서 원활한 유통을 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 전자문서의 원활한 유통을 위한 규격 표준, 유통 표준 등의 운영

2. 전자문서시스템의 전자적 주소 등의 배포 및 관리

3. 전자문서의 효율적인 유통을 위한 프로그램 개발 및 보급

4. 전자문서의 유통 시 발생하는 장애의 복구를 위한 지원

부칙 (신설 2015.2.13.)

제1조(시행일) 이 규정은 2015년 3월 1일부터 시행한다.

부칙 (개정 2016.5.11.)

제1조(시행일) 이 개정 규정은 2016년 5월 19일부터 시행한다.

부칙 (개정 2017.8.2.)

제1조(시행일) 이 개정 규정은 2017년 8월 7일부터 시행한다.

부칙 (개정 2019.5.28.)

제1조(시행일) 이 개정 규정은 2019년 6월 4일부터 시행한다.

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[별지 제1호 서식] 기안문서

210mm×297mm(보존용지(2종) 70g/㎡), (일반용지 60g/㎡(재활용품)) 또는 (보존용지(1종) 70g㎡)

경 기 대 학 교(또는 부서명)

수신자

(경 유)

제 목

발 신 명 의 수신자

기안자(직위/직급) 서명 검토자(직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명

협조자(직위/직급) 서명

시행 처리부서명-일련번호 (시행일자) 접수 처리부서명-일련번호 (접수일자)

우 주소 / 홈페이지 주소

전화 ( ) 전송 ( ) / 기안자의 교내메일주소 / 공개구분

3-5-4~9 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~9

< 문서작성요령 >

1. 기관명 : 경기대학교 또는 문서를 기안한 부서명을 기재한다.

2. 수신자 : 수신자 조직도에서 수신할 부서 및 기관을 선택한 후에 수신자 리스트로 옮긴 후 이를 확

인한다. 수신자가 2곳 이상인 경우 조직도에서 수신자를 선택하면 두문의 수신자란에 “수신자 참

조”라고 표시되고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란에 수신자 조직도에서 선

택한 수신자명이 나타나는 것을 확인한다.

3. 경유 : 참조 또는 경유 대상을 표시해야 할 경우 (경유)란에 경유 부서명 또는 담당자의 직위/직급

을 기재한다.

4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 기재한다.

5. 발신명의 : 결재선의 최종결재자 명의가 표시되며, 전결 또는 대결로 처리하는 경우에도 결재선의

최종결재자의 명의가 나타나는 것을 확인한다.

6. 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위/직급 : 결재선 조직도에서 당해 문서의 결재 및 협조관계

자를 선택하면 직위/직급과 성명이 나타나고, 전결 또는 대결인 경우에는 전결 또는 대결권자까지

만 나타나는 것을 확인난다.

7. 시행 처리부서명-일련번호 (시행일자), 접수 처리부서명-일련번호 (접수일자) : 처리부서명이 자동으

로 표시되며, 일련번호는 연도별 일련번호가 자동으로 생성된다. 시행일자와 접수일자란에는 연월일이

각각 온점(.)으로 생성된다. 문서작성자는 자동으로 표시되고, 생성되는 지를 확인한다.

8. 우편번호, 주소 : 우편번호를 기재한 후 소속 부서가 위치한 경기대학교의 주소를 기재한다.

(예) 수원캠퍼스 우 443-760 경기도 수원시 영통구 광교산로 154-42

서울캠퍼스 우 120-702 서울특별시 서대문구 경기대로 9길 24

9. 홈페이지 주소 : 학교의 홈페이지 주소를 기재한다. (예) www.kyonggi.ac.kr

10. 전화 ( ), 전송 ( ) : 전화번호와 FAX번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내

부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다.

11. 기안자의 교내메일 주소(ID) : 부서 또는 기안자의 교내메일 주소(ID)를 기재한다.

12. 공개구분 : 공개․부분공개․비공개로 구분하여 표시한다.

13. 직인생략 등 표시: 발신명의의 오른쪽에 직인생략 또는 서명생략을 표시한다.

※ 전결(대결) 및 서명표시 위치 : 위임전결규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우와 대

결하는 경우에는 이후의 결재란을 설정하지 아니하고 전결 또는 대결하는 자의 서명란에 “전결”

또는 “대결”표시가 된 후 결재가 종료되는 것을 확인한다.

3-5-4~10 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~10

[별지 제2호 서식] 기록물 등록대장

기 록 물 등 록 대 장

부서명 :

등록

번호

결재

일자문서번호 제 목

시 행비 고

일 자 수신처

[별지 제3호 서식] 문서 접수대장

문 서 접 수 대 장

부서명 :

접수

번호

접수

일자

문서

번호

발 신

기관명제 목 인수자 비 고

3-5-4~11 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~11

[별지 제4호 서식] 보존문서 기록대장

보존문서 기록대장

부서명 :

일련번호 보존기간 생산년도문서철 보존처

(서고)

폐기

(연월일)분류번호 제목(수량)

[별지 제5호 서식] 보존문서 인계ㆍ이관서

보존문서 인계ㆍ이관서

부서명 :

일 련번 호

생 산연 도

서류철명 보존기간 이 관 처 이관연월일 비 고

[별지 제6호 서식] 폐기문서 인계ㆍ이관서

폐기문서 인계ㆍ이관서

부서명 :

일 련번 호

생 산연 도

서류철명 보존기간 이 관 처 폐기연월일 비 고

3-5-4~12 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~12

[별지 제7호 서식] 전자문서이미지 직인ㆍ서명 등록대장

전자문서이미지 직인ㆍ서명 등록대장

캠퍼스수원캠퍼스 ( )

부 서 명서울캠퍼스 ( )

직 인

현 행 변 경

직위 성 명 사용자계정(ID)전자서명

비고현 행 변 경

1. 전자문서이미지 직인이나 개인별 전자서명을 등록 또는 변경하는 경우 작성함.

2. 부서의 문서 담당자를 1명 지정함. 문서담당자는 전자문서뿐만 아니라 모든 문서의 수발업무를 담당함.

년 월 일

부서장 성명 (인)

3-5-4~13 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~13

[별표 1] (개정 2016.5.11., 2017.8.2., 2019.5.28.)

문서 보존기간 구분표

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

기획관리

장ㆍ단기 발전을 위한 기획 업무

기본 운영계획 업무

기획 조정 일반 업무

제안제도 운영 업무

학부증과ㆍ감과, 학생 증원ㆍ감원 관계 업무

대학원 및 교육원 증과ㆍ감과, 증원ㆍ감원 관계 업무

인력관리 기획 업무

기획위원회 관계 업무

시설관리 기획 업무

대학운영 평가 업무

각종차관사업 조정 관계 업무

준영구

5

3

3

영 구

영 구

5

5

준영구

5

준영구

규정관리

규정 원본

규정해석 관계 업무

규정집발간 관계 업무

규정심의 관계 업무

영 구

준영구

5

10

예산관리

예산서 원본

급여책정 관계 문서

예산서 편성 관계 문서

예산집행 관계 문서

예산관리 일반 문서

각종 간행물 및 도서, 박물 제 구입 물품검수

공사 및 시설물의 구입 제작ㆍ설치 검수

5

10

3

5

1

3

3

통계관리

대학연보 업무

교육통계 연보 업무

각종 통계현황 업무

대학시설현황 업무

영 구

3

3

영 구

감 사 및

평가관리

법인감사 관계 업무

자체 정기감사 업무

대외감사 관계 업무

입시감사 관계 업무

대학평가 관계 업무

5

5

5

5

5

3-5-4~14 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~14

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

홍 보 및

교사편찬

일반홍보 관계 업무

각종행사 관계 문서

학교요람 발간 업무

홍보제작물 보존 관계 업무

홍보물 보관 및 제작 관계 업무

교사편찬 자료 원본

교사편찬 관계 문서

국내외 협력에 관한 문서

국내외 협력관계 문서 원본

3

5

3

5

10

준영구

10

5

준영구

입학관리

입학시험 사정부 및 회의록

일반입학 관계 업무

기타입학 관련 서류

불합격자 지원 관련 서류

5

5

5

1

교원일반

및

인사관리

교원인사 기본 정책 및 운용 관계문서

인사관계 서류철

임용 및 승진 사정 관계철

인사발령서철(임ㆍ면ㆍ복직ㆍ승급ㆍ휴직ㆍ보직 등)

개인별 인사 구비서류

발령대장

임용보고 문서 관계철

인사발령 통지서철

교원 상훈 대장

교원 징계 관계 문서철

임용에 따른 증빙서류(연구실적물)

교무위원회 회의록

기타 회의록

준영구

준영구

준영구

준영구

준영구

준영구

3

1

영 구

영 구

3

10

3

학사관리

학칙변경 인가신청 관계문서

학칙에 관한 철

학사운영 계획철

인쇄실 운용 관계 업무

인쇄 사용 대장

5

준영구

3

5

3

연 구 및

학술활동

연구활동 기본운영 관계문서

연구비 관계문서(과제종료 후)

각종 학술재단 기관 관계문서(과제종료후)

국비파견 관계업무

연구업적 관계업무

교수 연수 및 연구 관련문서

학술지 발간 문서

세미나 관련문서

교비지원 파견교수 관련문서

연구기록카드 대장

10

5

5

10

10

5

10

3

10

10

3-5-4~15 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~15

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

수업관리

수업기본 운용 계획 관계 업무

대학․대학원별 개강과목

종합 시간표(대학, 대학원별 강의시간표)

시험 시간표

수강신청 및 정정에 관한 업무

출석부

출강부

선수과목 지정에 관한 업무

학생신상 카드

주간시수 관리 업무

휴․보강 관계 업무

특별강의 실시 관계 업무

10

10

10

1

10

5

3

10

10

3

3

1

교육과정

관 리

교육과정 편성 및 운영에 관한 업무

강의시간 통계표

교과목 담당표

5

준영구

준영구

교직관리

교직과정 기본운영 계획

교직과정 이수예정자 관계문서

교원자격증 발급 대장

교육실습비 관계 업무

교직관계 일반업무

교원자격증 사정 관계 업무

교직과정 이수 신청자 관계서류

교원자격 무시험 검정 관계서류

교육실습 보고서

5

10

영 구

3

10

영 구

10

영 구

영 구

학적관리

학업성적표

휴․복학 재입학 자퇴 관계 업무

학적부 기재사항 정정 관계 업무

신입생 구비서류(편입학 포함)

학적부

신입생명부

학생징계 및 해제 통고 관계 업무

편입생 학점인정 관계 업무

학위수여 대장

수료자 및 졸업자 사정부

연구과정 수료대장

박사 관계 업무

석사논문 관계 업무

졸업생 및 재학생 명무

영 구

10

5

영 구

영 구

영 구

준영구

3

영 구

준영구

영 구

영 구

5

영 구

3-5-4~16 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~16

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

학적관리

졸업사정 업무

수상자대장 업무

명예박사 학위 수여 관계 업무

제증명 발급대장 업무

제증명 발급신청서 업무

학력조회 요청 및 회보 관계 업무

학적변동사항 보고 업무

5

준영구

영 구

3

1

5

준영구

시험관리

시험답안지

평점대장

성적정정원

종합시험 성적 일람표

종합시험 관계 업무

종합시험원서

외국어시험 원서

연구보고 평점 관계 업무

각종시험 통계업무

외국어시험 성적대장

종합시험 답안지철

5

10

5

준영구

5

1

1

5

10

준영구

5

학생지도

각종간행물 업무

각종계약업무

자치활동일지

동아리등록 업무

각종허가원

총학생회 관계 업무

집회신고 업무

신입생 오리엔테이션 업무

봉사활동 업무

자율적 경비지출 업무

선거인준 관계 업무

지도교수 위촉 업무

학생지도 및 상담 업무

학번 부여부

10

10

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

1

5

유 학 및

해외연수

병역의무자 국외 유학추천신청 업무

교포 및 외국인 학생입학 업무

외국계 학생 졸업자 명부

해외연수 및 유학 기본계획 업무

자매대학 교환학생 명부

1

5

영 구

5

5

3-5-4~17 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~17

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

유 학 및

해외연수

해외연수 및 연수추천서 발급대장

해외여행 일반업무

3

5

학생상벌

학생포상자 명부

학생징계자 명부

학생포상 및 징계관계 업무

준영구

준영구

5

학생병사

병사안내 일반업무

학적보유자 업무

징병검사 연기원서 명부

학적변동통보 업무

학생군사교육 이수자 명부

3

10

5

3

5

학생증명

학생증 발급대장

학생증교부 신청서

할인권 발급대장

3

1

3

장학관리

장학기본계획 관계문서

장학금 지급자 선정대장

장학금 영수서철

일반장학금 관계서류

교외장학금 추천대장

각종장학금 지급자명단

장학생 수상대장

원호대상자 자녀 학비 감면철

후생복지 기본운영계획 관계철

후생복지사업체 운영관계 문서철

10

3

5

5

5

10

10

3

영 구

3

체육활동

체육진흥 기본운영계획 관계문서

경기일지

선수명단

각종경기 서류

체육특기자 신상기록카드

단체설립 및 해산 관계문서

임원 임명에 관한 문서

선수선발 및 육성계획 업무

전지훈련 관계철

영 구

영 구

준영구

3

5

준영구

준영구

5

3

취업활동

취업지도 운영계획 관계문서

취업추천서 발급 대장철

부직 신청서철

부직의뢰 공문서철

적성 및 심리검사 업무

10

5

3

3

3

3-5-4~18 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~18

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

취업활동

취업의뢰 공문서철

부직운영 계획철

생활 연구소 관계철

생활연구소 운영 계획철

3

10

3

10

문서관리

문서발송부 및 접수부

문서보존방침 및 계획서

보존문서 대장

사무인수 인계철

직인사용부

직인 등록 대장

1

3

준영구

5

3

영 구

후생복지

기본계획 문서

교직원 상조회운영 업무

교육보조비 관계철

대부 및 회수 관계문서

교직원 연금 관계문서

의료보험 관계서류

교원공제회 관계서류

교직원 연금관리 일반서류

3

3

3

10

10

3

10

3

서무관리

협조관계문서

보고관계 문서

직제연혁관계 문서

학교종합일지

부서별 기능분류 현황관계 문서

부서별 업무일지

특근보고서

우편물 발송부

우편관계 업무

보훈관계 문서

교육부 및 일반관련문서

1

1

영 구

영 구

5

3

1

1

1

1

1

교육훈련

교육훈련에 관한 방침 관계문서

직원교육 관계문서

휴가 관계철

직원 해외연수 관계서류

10

3

3

5

3-5-4~19 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~19

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

직 원

인사관리

인사관계 서류철

발령대장

개인별 인사구비서철

교직원 개인기록카드

인원현황 보고서철

휴․복직 관계문서

포상 및 징계 관계문서

제증명 발급대장

경력조회 관계문서

근태 및 출장 관계철

근무 평정표

3

준영구

준영구

준영구

10

3

영 구

5

10

5

3

예 비 군

및

민 방 위

직장예비군 법령지침 문서

전출입대장

학급편성부

충원소집명부

편성확인서 발급대장

각종통계 문서(편성현황 자원현황)

각종훈련 관계서철

직장민방위 법령지침 문서

민방위대원 명부

민방위교육훈련 명부

편성 카드철

병역 의무자 신상이동 보고

예비군 및 민방위 일반 문서철

준영구

3

3

3

3

3

5

준영구

영 구

3

영 구

3

3

보 안 및

비상계획

보안업무지침 및 계획서

보안업무 관계철

비밀관리 기록부

비밀문서 수발대장

보안업무 규정에 의한 비치문서

3

3

5

5

보안규정에

의함

위생관리

일일환자 접수명부

신체검사 관계서류

학교보건관리 관계서류

1

3

3

환경미화

수목대장

조경 관계철

외부용역업체 청소 관계서류

오수정화조 관계서류

폐수처리장 관계서류

준영구

3

3

5

5

3-5-4~20 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~20

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

차량관리

차량운행일지

유류 수불대장

차량사용 신청서철

정비일지

차량 관계서류

차량보험 관계문서

3

1

1

1

3

5

영선관리

통신시설 유지보수에 관한 문서

난방관계서류

연료수불대장

전기사용량 현황철

전기자재 관련서류

가스 사용일지

소화기 배치 및 보유현황

3

3

3

3

3

3

3

자산관리

시설에 관한 지침 관계서류

재산대장

인, 허가 관계서류

공사계약 관계문서

종합계획도면

각종공사 시공 감독철

건물도면

건물대장

도급계약 및 공사입찰서류

건축허가 신청서류

건축허가 통보서

준공공사 통보서

일반시설공사 관계서류

공사대장

실적증명서 발급철

각종시설 보수대장

각종비품수리 정리대장

기증재산 대장

영 구

영 구

5

5

3

5

영 구

영 구

5

준영구

준영구

준영구

5

3

1

3

3

준영구

재산관리

등록대장

등록카드

현황보고서철

손망실처리 관계철

비품등록대장

10

10

5

5

준영구

3-5-4~21 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~21

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

기계관리

원동기, 위험물관계 설치허가증 및 검사증

안전관리관계 문서철

수도사용량 현황철

상․하수도 공사대장

수도자재 현황철

보일러 관계철

소방 관계철

가스 관계철

준영구

3

3

3

3

3

3

3

일반구매

물품구매대장

물품구입 결의서

지출결의서

각종계약서

사무용 소모품 수불대장

5

5

5

5

3

외자차관

외자물품구입 관계서류

외자차관신청 관계서류

국고 보조구입

국고 관련문서

기채 관련문서

학교채 관련문서

3

5

10

10

준영구

준영구

입찰관리

입찰대장

입찰조서 문서

물품구매 계약에 따른 입찰입회 업무

5

5

3

회계관리

결산서 및 결산관계철 영구

자금원장 및 운영원장 영구

수입(환입)결의서, 지출(환불)결의서 및 증빙서 10

자금집행내역서 10

차입금관련문서 준영구

3-5-4~22 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~22

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

급여 및 세금

급여/상여대장 영구

급여관련문서 5

채권채무관계철 5

연말정산관계철 5

근로소득원천징수 영수증 및 징수부 5

원천징수이행상황 신고서 5

부가가치세 신고서철 5

등록금등록금현황통계표 10

등록자명단철 (학비감면내역 포함) 10

도서관리

도서관 운영 관계문서

도서원부(제적도서 포함)

도서수중관계 문서철

변상도서 처리문서

장서통계 현황

상호대차 및 원문복사 신청․제공 내역서철

자료의 대출 및 반납철

도서구입 관련문서

도서의 제적 및 장서 폐기철

각종도서 관련통계

정기간행물계약 및 구입문서

대출증 발급대장

10

영 구

영 구

5

10

5

5

5

5

1

3

10

전산관리

중장기 개발계획자료

시스템 도입 관련문서

시스템운영 관계문서

전산단위 업무 의뢰 및 처리관계 문서철

정비보수 및 통신 관련문서

전산교육 관계문서

일반행정 관련문서(교내․외)

입시관련 전산업무 관계문서

단기업무개발 계획자료철

공동PC운영 관계문서철

준영구

10

5

5

10

3

3

10

10

5

3-5-4~23 일반행정 문서관리 규정 3-5-4~23

업 무 구 분 세 부 내 용 보존기간 비고

신문관리

신문사등록 관계문서

영자신문발행 관계문서

발행된 신문의 원본

신문사 기록운영계획 관계문서

준영구

준영구

영 구

10

방송관리

방송관리 기본운영계획 관계문서

대외협력 교류업무 관계문서

방송기술에 관한 문서

방송편성 관계문서

방송관리 일반문서

방송시설에 관한 문서

10

5

3

3

1

10

출판문화

원고철

도서 간행대장

수정본대장

도서위탁판매 계약서철

신입생교재 관계문서

도서입출고 관계문서

교수논문집 발간 관계문서

부설연구기관 논문집발간 관계문서

3

준영구

5

준영구

3

3

5

5

박 물 관

관 리

박물관 재산등록 대장

각종자료(발굴, 채집, 수증, 구입등)문서

자료평가 및 감정에 관한 문서

박물관 일반 관련문서

영 구

준영구

준영구

3