27 – 29 เมษายน 2554 โดย ส...
TRANSCRIPT
27 – 29 เมษายน 2554 โดย ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ
Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท “ตารางค านวน” หรอ “Spreadsheet” มกใชในการค านวนทางธรกจ ซงจะชวยลดขนตอนความยงยากและลดเวลาการค านวน และยงสามารถสรปและวเคระหขอมลในรปแบบตางๆ เพอชวยในการตดสนใจ สามารถดคณลกษณะและคณสมบตใหมๆของ Excel version 2010 ไดท http://office.microsoft.com/th-th/excel/HA101806958.aspx
ส าหรบ version 2010 นนไดปรบเปลยนหนาตาตาก version 2007 เพยงเลกนอย โดยเปลยนปม Office Button กลบเปน Menu File แตยงคงรปแบบ Ribbon ไว
2010
2007
Ribbon
Title Bar
Menu File
Quick Access Tool Bar
Name Box
Formula Bar
Worksheet
Sheet Tabs View Buttons
Scroll Bar
Zoom Slider
Status Bar
Woo
kboo
k (Ex
cel F
ile) Wooksheet 1
Wooksheet 2
Wooksheet 3
And more..
Columns
Rows
Active Cell
New Worksheet Button
Name of Active Cell
Auto Complete ชวยในการปอนขอมลซ าๆกน Auto Fill ชวยในการปอนขอมลทเปนล าดบขน เชน ตวเลข หรอ เดอน
1. เลอก Cell เดยว 2. เลอกกลม Cell ทอยตดกน 3. เลอกกลม Cell ทไมตดกน 4. เลอก Cell ทงหมดใน Column หรอ Row 5. เลอก Cell ทงหมดใน Worksheet
1. การเลอกใช Worksheet 2. การเปลยนชอ Worksheet 3. การเพม Worksheet 4. การลบ Worksheet
1. การปรบขนาดความ กวาง/สง ของ Cell 2. การแทรก Cell, Column, Row 3. การลบ Cell, Column, Row 4. การซอน Column, Row
Normal มมมองปกต ทใชงาน Excel
Page Layout มมมองเอกสารกอนพมพ
Page Break Preview มมมองทชวยจดหนาและขอบเขตการพมพ
1. การผสาน Cell (Merge Cell) 2. ก าหนดรปแบบขอความและตวเลข (Font & Number) 3. การจดวางต าแหนงขอมลภายใน Cell (Alignment) 4. การตกแตง Cell (Cell Styles) 5. การตกแตงตารางอตโนมต (Format as Table)
Merge & Center Merge & Across Merge Cell Unmerge Cell
การใสสตรค านวนใน Excel มสงทตองท าความเขาใจดงน 1. กฎเกณฑเกยวกบการค านวน 2. ล าดบความส าคญของเครองหมาย 3. เครองหมายค านวนทางคณตศาสตร (Arithmetic Formula) 4. เครองหมายการเชอมขอความ (Text Formula) 5. เครองหมายในการเปรยบเทยบ (Comparison Formula) 6. เครองหมายในการอางอง (Reference Formula)
เมอใชสตรในการค านวนจะตองเรมตนดวยเครองหมาย (=) เสมอ การค านวนจะขนอยกบล าดบความส าคญของเครองหมาย ถา
ความส าคญเทากนจะค านวนจากซายไปขวา ขอความทอยในสตรค านวนจะตองใสเครองหมาย (“”) ครอบ
ขอความเสมอ
เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร
+ บวก =100-3*8+10-5^2 ผลลพธเทากบ 61
- ลบ
* คณ
/ หาร
% เปอรเซนต
^ ยกก าลง
ล าดบ เครองหมาย
1 ( )
2 %
3 ^
4 * และ /
5 + และ -
เครองหมาย ความหมาย
& เชอมขอความ
เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร
= เทากบ =a1>=100 ถา a1 มคามากกวาหรอเทากบ 100 จะไดผลลพธ True แตถา a1 มคานอยกวา 100 จะไดผลลพธ False
> มากกวา
< นอยกวา
>= มากกวาหรอเทากบ
<= นอยกวาหรอเทากบ
<> ไมเทากบ
เครองหมาย ความหมาย ตวอยางสตร
(:) (โคลอน) เลอกชวงขอมลทอยตดกน a1:b5 หมายถงชวง Cell ตงแต a1 ถง b5
( ) (เวนวรรค) เลอกเฉพาะขอมลซ า (Intersection)
a1:c1 c1:c3 หมายถงชวง Cell ทซ ากนของชวง Cell ตงแต a1 ถง c1 และ c1 ถง c3 ฉนนผลลพธคอ c1
(,) (คอมมา) เลอกชวงขอมลทไมอยตดกน (Union) a1:c1, b5:b10 หมายถงเลอกชวง Cell a1 ถง c1 และ b5 ถง b10
การปอนโดยตรงทชอง Cell การปอนบน Formula Bar การปอนสตรโดยใชเมาส การแกไขสตรใหเลอก Cell ทตองการแลวกด F2 หรอ ดบเบล
คลก
สามารถคดลอกจาก Cell ไดหลายรปแบบเชน ◦ การคดลอกทกอยางของ Cell ทงสตร ขอมล และรปแบบ ◦ คดลอกเฉพาะขอมล ◦ คดลอกเฉพาะสตร ◦ คดลอกเฉพาะรปแบบ
คดลอกสตรโดยใช Auto Fill
การใช Function คลายกบการใชสตรค านวนทางคณตศาสตร โดยมรปแบบการใชงานคอ
= function(argument1, argument2, ...) ตวอยางเชน =SUM(A1:D10) การใชงานสามารถปอน Function ลงใน Formula Bar เหมอนกบการปอนสตรค านวน หรอใช Function Wizard ชวย
Function รปแบบ การใชงาน
SUM SUM(กลม Cell) ผลรวมจากกลม Cell
AVERAGE AVERAGE(กลม Cell) คาเฉลยจากกลม Cell
COUNT COUNT(กลม Cell) นบจ านวน Cell จากกลม Cell
MAX MAX(กลม Cell) คาสงสดจากกลม Cell
MIN MIN(กลม Cell) คาต าสดจากกลม Cell
BAHTTEXT BAHTTEXT(Cell ตวเลข) เปลยนตวเลขจาก Cell เปนตวอกษรแสดงจ านวนเงนบาทไทย
จากคณสมบต AutoFill นนจะท าใหการคดลอกสตรมการเปลยนแปลงต าแหนงของ Cell ทใชอางอง เชนจาก b1 ไปเปน b2 หรอ b1 ไปเปน c1 หากตองการตรงต าแหนง Cell ทใชอางองไมใหเปลยนแปลงเวลาคดลอกสตรท าไดดงน
ใหใชเครองหมาย $ ในการตรง Column หรอ Row เชน
$a$1 จะเปนการตรงทง Column(a) และ Row(1) b$6 จะเปนการตรงเฉพาะ Row(6) $c3 จะเปนการตรงเฉพาะ Column(c)
ขอผดพลาด สาเหต วธแกไข
#### ตวเลขใน Cell ยาวกวาขนาด Column ขยายความกวาง Column
#VALUE! ใชสตรผดหลกไวยากรณเชน =a1+a2 โดยท a1 หรอ a2 ไมใชตวเลข
ตรวจสอบประเภทของขอมลใน Cell
#NAME? ในสตรค านวนมสวนขอความท Excel ไมรจก เชนพมพ Function ผดจาก sum เปน som
ตรวจสอบชอ Function
#REF! ไมพบต าแหนง Cell ทอางอง ตรวจสอบต าแหนงทอางอง
#DIV/0! น า 0 มาเปนตวหาร ตรวจสอบตวหาร
รปแบบการใช SUMIF
=SUMIF( range, criteria, sum_range ) ตวอยางการใชงาน ตองการผลรวมของราคาสนคายหอใดยหอหนงสามารถเขยนสตรไดดงน
=SUMIF( ชวง Cell ยหอสนคา, “ชอยหอ”, ชวง Cell ของราคาสนคา ) ตองการผลรวมของราคาสนคาทมราคามากกวา 10,000 บาทสามารถเขยนสตรไดดงน
=SUMIF( ชวง Cell ของราคาสนคา, “>10000” )
รปแบบการใช COUNTIF
=COUNTIF( range, criteria ) การใชงานคลายๆกบ SUMIF แตเปนการนบจ านวนจงไมจ าเปนตองม argument sum_range เชน ตองการนบจ านวนของราคาสนคายหอใดยหอหนงสามารถเขยนสตรไดดงน
=COUNTIF( ชวง Cell ยหอสนคา, “ชอยหอ” )
UPPER() ใชแปลง Cell ขอความตวอกษรใหเปนตวพมพใหญ
LOWER() ใชแปลง Cell ขอความตวอกษรใหเปนตวพมพเลก
เปน Function ทตรวจสอบเงอนไขทตงไววาเปนจรง(true) หรอเปนเทจ(false) และสามารถก าหนดตอไปไดวาถาเปนจรงใหด าเนนการอะไร ถาเปนเทจใหด าเนนการอะไร รปแบบการใช IF
=IF( logical_test, value_if_true, value_if_false ) ตวอยางการใชงาน ถานกศกษาไดคะแนนรวมมากกวาเทากบ 50 ถอวาผาน ถานอยกวา 50 เทากบไมผาน
=IF( cell คะแนนรวม>=50, “ผาน”, “ไมผาน” ) ถามเงอนไขมากกวา 2 สามารถใช IF ซอนกนไดเชน
=IF( logical_test1, IF(logical_test2, “A”, “B”), “C”)
VLOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาคาจาก Column แรกของตารางชวง cell ทเลอก ทมคาเดยวกนหรอใกลเคยง =VLOOKUP( lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup )
HLOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาคาจาก Row แรกของตารางชวง Cell ทเลอก ทมคาเดยวกนหรอใกลเคยง =HLOOKUP( lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup )
ถา range_lookup เปน TRUE คาใน Column หรอ Row แรกของ table_array จะตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก
LOOKUP เปนฟงกชนทใชคนหาและสงคนคาจากชวงของหนง Column หรอหนง Row หรอจาก Array และสามารถใชแทน IF แบบหลายเงอนไข รปแบบการใชงานดงน =LOOKUP( lookup_value, lookup_vector, result_vector ) =LOOKUP( lookup_value, array )
1. คา lookup_vector หรอ array จะตองเรยงล าดบจากนอยไปหามาก 2. การเขยน value, array เขยนไดดงน
a) { "a","b","c" }, { 1,2,3 } b) { "a","b","c" ; 1,2,3 } c) { "a",1; "b",2; "c",3 }
ตวอยางการใชงาน VLOOKUP, HLOOKUP และ LOOKUP ตองการราคาของสนคาเจาะจงรน
=VLOOKUP( “ชอรน”, ชวงตารางขอมล, ล าดบ Column ของราคา, FALSE ) ตองการทราบเงนเดอนป 2553 ของเจาหนาทคนหนง
=HLOOKUP( "ป 2553", ชวงตารางขอมล, ล าดบ Row ของเจาหนาท, FALSE ) ตองการทราบเงนเดอนป 2554 ของเจาหนาททมรหส “s003”
=LOOKUP( “s003”, Column รหสเจาหนาท, Column เงนเดอนป 2554 ) แสดงเกรด A-F จากคะแนน (ใชแทน IF แบบหลายเงอนไข)
=LOOKUP( Cell คะแนน, {0,60,70,80,90}, {"F","D","C","B","A"} )
เมอเปลยนชวง Cell เปนรปแบบ Table แลวจะท าใหไดรบคณสมบตพเศษเชน การเรยงล าดบ และการกรองขอมลสามารถท าไดสะดวก สามารถสราง Row ผลรวม (Total) อตโนมตโดยไมตองใสสตรค านวน ซงสามารถ
เลอกใช Function การค านวนตางๆเพอหาผลรวม คาเฉลย และอนๆได
Microsoft Excel 2010 สามารถน าเขาขอมลจากภายนอกไดหลายรปแบบดวยกนเชน Microsoft Access Website From Text (txt, csv) And more…
เปนการน าขอมลจาก Sheet อนเขามาค านวน หรออาจจะสราง worksheet หนงทน าขอมลจากหลายๆ sheet เพอมาหาผลรวม สามารถใช Consolidate Wizard ชวย หรอปอนสตรเพออางอง Cell จาก sheet อนดวยตนเอง เชน =SUM(‘sheet1’!a1:a7)
Report Filter
Pivot Chart
กรองขอมลจากคาใน Cell
กรองแบบระบเงอนไข
เมอการจดการกบ Excel ทมการท าบอยๆ เชนการจดรปแบบ ซงอาจะจะมหลายขนตอนตงแตปรบขนาด ความหนา และแกส สามารถน าขนตอนเหลานมารวมเปน Macro ค าสงเดยว จะชวยใหสะดวกรวดเรวยงขน 1. Recording Macro 2. Run Macro 3. Assign Macro 4. Absolute / Relative Macro 5. Save / Delete Macro
การ Shared Workbook เปนการอนญาตใหแกไขไฟลเดยวไดครงละมากกวา 1 คน สามารถเกบขอมลการเปลยนแปลงยอนหลงได แตกมขอจ ากดหลายๆอยางทเกดจากการท างานรวมกนในไฟลเดยว
เมอมการใชงานไฟลเดยวกนรวมกนหลายคน เวลาพบปญหาจะท าใหยากในการตรวจสอบ Excel จงมการตดตามการแกไข โดยสามารถระบไดวามการแกไข เมอไหร โดยใคร และทไหน
Picture Effect Picture Styles Shape Styles Adjust Size & Crop
Select Chart Type
Result
การจ าลองสถานการณสมมต เพอท าการค านวนผลลพธของสถานการณตางๆ เพอวเคราะหผลทแตกตางกนในแตละสถานณการ
เครองมอใชวเคราะหวาตองมคาตวแปรเทาใดจงจะไดเปาหมายตามทก าหนดไว
Q/A