278206Application of Software

Package in Officeบทท�� 2

ความรู้��พื้��นฐานเกี่��ยวกี่�บสำ�าน�กี่งานและซอฟต์ แวรู้ สำ�าน�กี่งาน

อ. ธารู้ารู้�ต์น พื้วงสำ"วรู้รู้ณthararat@buu.ac.th

สำ�าน�กี่งาน (Office)• สํ�านั�กงานัเปรี�ยบเสํมื�อนัสํถานัที่��ในัการีที่�างานั

บรี�หารีงานั จั�ดการีเก��ยวก�บขอมื�ลและเอกสํารี• ปรีะกอบดวยบ!คลากรี อ!ปกรีณ และแผนังานั

เพื่��อใหการีที่�างานับรีรีล!ว�ตถ!ปรีะสํงคเด�ยวก�นั • เปนัห�วใจัในัการีที่�างานัของการีบรี�หารีงานัที่��ว

ๆไป เชนั งานับ�ญช� งานัการีเง�นั งานัสํารีบรีรีณ เปนัตนั

ความหมายของสำ�าน�กี่งาน (Office)

• สำ�าน�กี่งาน แปลวา ที่��พื่�ก ที่��อาศั�ย ที่��ที่�าการี แหลงสํถาบ�นั หรี�ออาคารีที่��ใช,เปนัที่��ที่�างานั(พื่จันัานั!กรีมืไที่ย พื่.ศั. 2530)

• สำ�าน�กี่งาน หมืายถ-ง ที่��สํ�าหรี�บบรี�หารีงานั จั�ดการีเก��ยวก�บขอมื�ลและเอกสํารี โดยมื�การีรีวบรีวมื บ�นัที่-ก และปรีะมืวลผลใหไดขอมื�ลที่��เปนัปรีะโยชนั และมื�ความืหมืาย และเปนัที่��ที่��มื�รี�ปแบบการีที่�างานัเป/นัรีะเบ�ยบแบบแผนัแนันัอนั สํ�านั�กงานัปรีะกอบดวยบ!คลากรีที่��ใช, ว�สํด! อ!ปกรีณ และรีะเบ�ยบว� ธี�ปฏิ�บ�ต�งานั ในัอ�นัที่��จัะที่�าใหองคกรีสํามืารีถด�าเนั�นัการีธี!รีกรีรีมืตาง ๆ ไดบรีรีล!ตามืว�ตถ!ปรีะสํงค(แววตา เตชาที่ว�วรีรีณ)

ความหมายของสำ�าน�กี่งาน (Office)

• สำ�าน�กี่งาน หมืายถ-ง สํถานัที่��ปฏิ�บ� ต�งานัของผ�บรี�หารี หรี�อหมืายถ-ง สํถานัที่��ด�าเนั�นังานัหนั�งสํ�อ งานัเอกสํารี หรี�องานัขาวสํารีขอมื�ล(พื่รีรีณ� ปรีะเสํรี�ฐวงษ)

• สำ�าน�กี่งาน ค�อ สํถานัที่��ที่�� มื�การีโตตอบจัดหมืาย การีจั�ดเตรี�ยมืแบบ ฟอรีมืและรีายงานัการีจั�ดเก5บเอกสํารี และการีบรี�หารีงานัเอกสํารี (Keeling and Kallaus)

หน�าท��และบทบาทของสำ�าน�กี่งาน• หนัาที่��ของและบที่บาที่ของสํ�านั�กงานัในัแตละแหงมื�

ความืแตกตางก�นัตามืแตปรีะเภที่ของงานั • สํวนัใหญแลวหนัวยงานัภายในัองคการีจัะด�า

เนั�นัการีเก��ยวก�บงานัสํารีสํนัเที่ศัขององคกรี เก��ยวของก�บงานัการีวางแผนั การีควบค!มืด�าเนั�นัการี

• ใหบรี�การีเก��ยวก�บสํารีสํนัเที่ศัที่!กชนั�ดขององคกรี • และบรี�การีสํ��งอ�านัวยความืสํะดวกในัการีปฏิ�บ�ต�งานั

ใหสํ7วนังานัที่�8งหมืดขององคกรี เพื่��อใหด�าเนั�นังานัอยางมื�ปรีะสํ�ที่ธี�ภาพื่

หน�าท��และบทบาทของสำ�าน�กี่งาน• บที่บาที่ของสํ�านั�กงานัไดเปนั 2 รีะด�บ–รีะด�บพื่�8นัฐานั –รีะด�บสํ�ง

หน�าท��และบทบาทของสำ�าน�กี่งาน• บทบาทรู้ะดั�บพื้��นฐาน (Primary Functions)– งานัที่��เก��ยวก�บเอกสํารี(Paperwork)– งานัต�ดตอสํ��อสํารีและการีปรีะชาสํ�มืพื่�นัธี(Communication

and Public Relation) – งานัจั�ดใหมื�สํ��งอ�านัวยความืสํะดวกที่างภายภาพื่ในัสํ�า

นั�กงานั(Facilities) – งานัว�เครีาะหและจั�ดรีะบบงานั(System Analysis and

Operation Management) – งานัควบค!มืรีะบบงานัในัสํ�านั�กงานั(Control) – งานับรี�หารีที่รี�พื่ยากรีมืนั!ษย(Human Resource

Management) – งานัการีเง�นัและบ�ญช�(Finance Management)

หน�าท��และบทบาทของสำ�าน�กี่งาน• บทบาทรู้ะดั�บสำ�ง (Secondary Functions)–ค�อการีรีวมืมื�อก�นัรีะหวางสํ�านั�กงานัก�บแผนักตาง ๆ

ในัองคกรี– ในัการีใหบรี�การีเปนัสํ�านั�กงานัยอยในัแผนักตาง ๆ – เพื่��อใหการีบรี�การีที่��สํะดวก และรีวดเรี5วตอแผนัก

ตาง ๆ – รีวมืถ-งการีปรีะสํานังานัอยางใกลช�ดก�บฝายบรี�หารี– ในัการีรีวบรีวมื จั�ดเก5บว�เครีาะห และนั�าเสํนัอขอมื�ล

เพื่��อใชในัการีต�ดสํ�นัใจั การีวางแผนัและจั�ดที่�านัโยบายตาง ๆ ขององคกรีเพื่��อรีองรี�บการีขยายต�วของสํ�านั�กงานัในัอนัาคต

ความืสํ�าค�ญของสํ�านั�กงานั• สํ�านั�กงานัเปรี�ยบเสํมื�อนัศั�นัยรีวมืของการีที่�างานัที่!กอยาง • ไมืวาจัะเปนัการีต�ดตอปรีะสํานังานัก�บหนัวยงานัภาย

นัอก หนัวยงานัภายในั • กรีะที่��งการีจั�ดที่�าเอกสํารีตาง ๆ เพื่��อคอยอ�านัวยความื

สํะดวกต7อพื่นั�กงานัภายในัองคกรี • ก�จักรีรีมืตาง ๆ ไมืวาจัะสํงผลด� หรี�อผลเสํ�ย

ตอองคกรี ข-8นัอย�ก�บการีจั�ดรีะบบการีที่�างานั หรี�อที่��เรี�ยกวา การีบรี�หารีงานัภายในัสํ�านั�กงานั

• ด�งนั�8นัที่!กองคกรีควรีตอง บรี�หารีงานัในัสํ�านั�กงานัใหมื�ปรีะสํ�ที่ธี�ภาพื่มืากที่��สํ!ด

ความืสํ�าค�ญของสํ�านั�กงานั• เปนัศั�นัยกลางรี�บสํงขอมื�ล• เปนัศั�นัยกลางความืจั�า• เปนัศั�นัยกลางการีบรี�การี• เปนัศั�นัยกลางในัการีต�ดสํ�นัใจั

*** การีบรี�หารีงานัสํ�านั�กงานัจั-งตองอาศั�ยความืรี� ความืสํามืารีถ ปรีะสํบการีณ และย!ที่ธีว�ธี�(Tactic) ที่��ชาญฉลาด

องค;ปรีะกอบของสํ�านั�กงานั• อาคารีสํถานัที่��• เครี��องใชสํ�านั�กงานั• ผ�ปฏิ�บ�ต�งานั

1. ผ�บรี�หารีรีะด�บสํ�ง(Top Management) ที่�าหนัาที่��วางแผนัย!ที่ธีศัาสํตรีรีะยะยาว

2. ผ�บรี�หารีรีะด�บกลาง(Middle Management) ที่�าหนัาที่��วางแผนัการีบรี�หารี

3. ผ�บรี�หารีรีะด�บลาง(Lower Management) ที่�าหนัาที่��วางแผนัรีะด�บปฏิ�บ�ต�การี

4. รีะด�บปฏิ�บ�ต�การี(Operation Employee) ที่�าหนัาที่��ปฏิ�บ�ต�การี

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน

• Traditional Office• Virtual Office• Mobile Office• Home Office

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน• Traditional Office

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน• Virtual Office– เปนัสํ�านั�กงานัที่��ไมืเนันัที่��ต�8ง เนันัการีที่�างานั

ผานัรีะบบออนัไลนั– สํ�านั�กงานัเสํมื�อนัจั-งที่�าใหคนัจั�านัวนัหนั-�งสํามืา

รีถที่�างานัรีวมืก�นัได โดยไมืตองใชสํถานัที่��เปนัหล�กแหล7ง

– อาศั�ยเครี��องมื�อที่��ที่�นัสํมื�ยเขามืาชวยในัการีต�ดตอสํ��อสํารี

– เมื��อผนัวกสํ�านั�กงานัเสํมื�อนัเขาก�บรีะบบอ�นัเที่อรีเนั5ตที่�าใหสํ�านั�กงานัเสํมื�อนัสํามืารีถใหบรี�การีไดตลอด24 ช��วโมืง

– และย�งสํามืารีถที่�าธี!รีก�จัในัรีะด�บนัานัาชาต�ไดอยางงาย

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน• Virtual Office• เทคโนโลย�ท��สำามารู้ถน�ามาใชงานรู้วมกี่�บสำ�า

น�กี่งานเสำม�อน1. เครี��องคอมืพื่�วเตอรี2. โที่รีศั�พื่ที่มื�อถ�อ3. โมืเด5มื4. โที่รีศั�พื่ที่5. โที่รีสํารี6. อ�นัเที่อรีเนั5ต

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน• Mobile Office –ตามืความืหมืายจัรี�ง ๆ แล,วไมืไดหมืายถ-ง

สํ�านั�กงานัที่��สํามืารีถเคล��อนัยายไปไหนัมืาไหนัก5ได –แตเปนัการีลดงบปรีะมืาณในัการีด�าเนั�นั

งานั–การีขายในัล�กษณะที่��เรี�ยกวา Mobile

Office นั�8นัไดแก การีนั�าสํ�นัคา และบรี�การี ไปใหบรี�การีแกล�กคาที่��อย�ไกลออกไป –ที่�าใหสํะดวกตอล�กคา

ที่�าใหล�กคาไมืตองเด�นัที่างมืาย�งสํ�านั�กงานั

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน• Mobile Office

ล�กี่ษณะของสำ�าน�กี่งาน

• Home Office–การีปรีะย!กต;บานัใหเปนัที่��ที่�างานั–ชวยลดตนัที่!นัเปนัอยางมืาก–การีที่�างานัภายในับานัที่�าใหมื�อ�สํรีะในั

การีที่�างานัเปนั อยางสํ�ง–เปนัการีเรี��มืตนัธี!รีก�จัสํ�าหรี�บบ!คคลที่��มื�

ที่!นันัอย

ล�กี่ษณะงานในสำ�าน�กี่งาน• ล�กษณะงานัสํ7วนัใหญ7ของสํ�านั�กงานัจัะปรีะกอบไปด,วย

งานัพื่�มืพื่; • งานัโต,ตอบจัดหมืาย  งานัค�านัวณ  งานัออกแบบและ

วางแผนั • มื�ล�กษณะเป/นังานัเอกสํารี ( paper work)  • งานัสํ�านั�กงานัเป/นังานัอ�านัวยความืสํะดวก หรี�อสํนั�บสํนั!นั

ผลงานัของหนั7วยงานัอ��นั ๆ ในัสํ�านั�กงานัให,มื�ปรีะสํ�ที่ธี�ภาพื่มืากข-8นั

• งานัสํ�านั�กงานัเป/นังานัที่��ช7วยให,บรี�การี  หรี�อเสํรี�มืงานัหล�กอ��นั ๆ ของสํ�านั�กงานั เช7นั งานัปรีะชาสํ�มืพื่�นัธี; 

ล�กี่ษณะงานในสำ�าน�กี่งาน• ปรี�มืาณงานัสํ�านั�กงานัข-8นัอย�7ก�บองค;ปรีะกอบ

ภายนัอกสํ�านั�กงานั ไมื7สํามืารีถควบค!มืได,  เช7นั  จั�านัวนัล�กค,า  จั�านัวนัจัดหมืายโต,ตอบต�ดต7อที่��มื�มืาย�งหนั7วยงานั 

• งานัสํ�านั�กงานัมื�สํ7วนัก7อให,เก�ดผลก�าไรีแก7ธี!รีก�จัในัที่างอ,อมื 

• งานัสํ�านั�กงานัเป/นังานัที่��ต,องอาศั�ยค!ณสํมืบ�ต�หรี�อค!ณภาพื่สํ7วนับ!คคลในัการีปฏิ�บ�ต�  เช7นั  ความืปรีะณ�ต  ความืสํะอาดเรี�ยบรี,อย 

ขอบเขต์หน�าท��ของงานในสำ�าน�กี่งาน• งานัเอกสํารี • งานัเลขานั!การี • งานัการีเง�นัและการีบ�ญช� • งานัจั�ดที่�าแผนังานั • งานัภาษ�อากรี • งานัพื่�สํด! • งานัอาคารีสํถานัที่�� • การีต�ดต7อสํ��อสํารี • งานัพื่�ธี�กรีรีมืและก�จักรีรีมืต7าง ๆ

ซอฟต์ แวรู้ สำ�าน�กี่งาน

• การีนั�าซอฟต;แวรี;ปรีะย!กต;มืาใช,ในัหนั7วยงานันั�8นั สํามืารีถนั�ามืาจัากซอฟต;แวรี;ที่��พื่�ฒนัาข-8นัโดยหนั7วยงานัภายในัของหนั7วยงานัเอง

• หรี�อจั�ดซ�8อซอฟต;แวรี;จัากบรี�ษ�ที่ผ�,ผล�ตซอฟต;แวรี;นั� 8นัๆ โดยตรีง

• องค;กรีหรี�อหนั7วยงานัสํ7วนัใหญ7 น-ยมใช� Package Software ในกี่ารู้จั�ดักี่ารู้งานสำ�าน�กี่งาน

• ป?จัจั!บ�นัซอฟต;แวรี;ช!ดสํ�านั�กงานัต7างๆ เป/นัที่��นั�ยมืใช,งานัที่�8งในัองค;กรี บรี�ษ�ที่ หนั7วยงานั และสํถาบ�นัการีศั-กษา ต7างๆ

• ต�วอย7างซอฟต;แวรี;สํ�านั�กงานั ได,แก7 ไมืโครีซอฟต;ออฟฟ@ศั และโอเพื่นั ออฟฟ@ศัดอที่อAอก (ช!ดโปรีแกรีมืภาษาไที่ย ค�อ ปลาดาวออฟฟ@ศั และออฟฟ@ศัที่ะเล) เป/นัต,นั

ซอฟต์ แวรู้ สำ�าน�กี่งาน

• โปรู้แกี่รู้มปรู้ะมวลผลค�า• โปรู้แกี่รู้มต์ารู้างค�านวณ• โปรู้แกี่รู้มจั�ดักี่ารู้ฐานข�อม�ล• โปรู้แกี่รู้มต์กี่แต์1งภาพื้และสำ-�งพื้-มพื้ • โปรู้แกี่รู้มดั�านกี่ารู้ต์-ดัต์1อสำ��อสำารู้

ฯลฯ

โปรู้แกี่รู้มปรู้ะมวลค�า• เป/นัซอฟต;แวรี;ปรีะย!กต;ใช,สํ�าหรี�บการีพื่�มืพื่;เอกสํารี• สํามืารีถแก,ไข เพื่��มื แที่รีก ลบ และจั�ดรี�ปแบบ เอกสํารีได,อย7างด�• เอกสํารีที่��พื่�มืพื่;ไว,จั�ดเป/นัแฟCมืข,อมื�ล เรี�ยกมืาพื่�มืพื่;หรี�อแก,ไขใหมื7ได,• สํามืารีถเล�อกรี�ปแบบต�วอ�กษรีได,หลายรี�ปแบบ• ป?จัจั!บ�นัมื�การีเพื่��มืข�ดความืสํามืารีถของซอฟต;แวรี;ปรีะมืวลค�าอ�ก

มืากมืาย• โปรีแกรีมืที่��จั�ดอย�7ในั กล!7มื Word Processor มื�ด�งนั�8 ค�อ

WordStat, รีาชว�ถ�เว�รี;ด เว�รี;ดจั!ฬา โปรีแกรีมืเหล7านั�8จัะเป/นัโปรีแกรีมืที่��ที่�างานับนั Dos

• โปรีแกรีมืที่��ที่�างานับนัว�นัโดวสํ; เช7นั Word Perfect, Microsoft Word และ AmiPro

โปรู้แกี่รู้มต์ารู้างค�านวณ• เป/นัโปรีแกรีมืที่��มื�ล�กษณะเป/นักรีะดาษที่�าการีขนัาดใหญ7 หรี�อ

เรี�ยกว7า Worksheet• ปรีะกอบด,วยสํ7วนัที่��เป/นั Row หรี�อแถวตามืแนัวนัอนัและสํ7วนัที่��

เป/นั Column หรี�อแถวตามืแนัวต�8ง• ใช,ในัด,านัการีค�านัวณเป/นัสํ7วนัมืาก นัอกจัากนั�8นัย�งมื�การีนั�าเสํนัอ

ข,อมื�ลออกมืาในัรี�ปของกรีาฟได,• เหมืาะก�บการีที่�างานัในัด,านัการีบ�ญช� การีเง�นั การีว�เครีาะห;ข,อมื�ล

หรี�องานัการีค�ดคะแนันัและเกรีดของนั�กศั-กษา เป/นัต,นั• สํ�าหรี�บโปแกรีมืที่��อย�7ในักล!7มืนั�8 ได,แก7 โปรีแกรีมื Lotus ซ-�งที่�างานั

บนั Dos • และบนั Windows เช7นั โปรีแกรีมื Microsoft Excel

โปรู้แกี่รู้มจั�ดักี่ารู้ฐานข�อม�ล• เป/นัโปรีแกรีมืที่��ที่�างานัที่างด,านัการีจั�ดการีฐานัข,อมื�ล• ช7วยจั�ดเก5บข,อมื�ล แก,ไข ค,นัหา เพื่��มืเต�มื รีวมืที่�8งการีจั�ดเรี�ยงข,อมื�ล• ที่�าให,ผ�,ใช,สํะดวกรีวดเรี5วสํามืารีถที่�างานัได,เป/นัรีะบบ• โปรีแกรีมื Database เหมืาะก�บการีที่�างานัที่��มื�ข,อมื�ลมืาก ๆ • เช7นั การีเก5บสํต5อกสํ�นัค,าคงคล�ง การีเก5บปรีะว�ต�พื่นั�กงานั การีเก5บ

รีายช��อนั�กศั-กษาในัโรีงเรี�ยนั การีเก5บรีายช��อหนั�งสํ�อในัห,องสํมื!ด เป/นัต,นั

• โปรีแกรีมืที่��อย�7ในักล!7มื นั�8ได,แก7 โปรีแกรีมื dBase lll Plus ซ-�งที่�างานับนั Dos

• โปรีแกรีมืที่��ที่�างานับนั Windows ได,แก7 โปรีแกรีมื Microsoft Access โปรีแกรีมื Visual Foxpro

โปรู้แกี่รู้มต์กี่แต์1งภาพื้และสำ-�งพื้-มพื้ • สํ7วนัมืากแล,วจัะเก��ยวก�บที่างด,านังานัออกแบบ เข�ยนัแบบ

วาดภาพื่ • จั�ดที่�าสํ��งพื่�มืพื่;และจัะเป/นัที่างด,านัการีนั�าเสํนัองานั • สํามืารีถนั�าไปปรีะย!กต;ใช,ในังานัโฆษณา ที่�า Slide Show

หรี�อนั�าไปใช,ก�บรีะบบ Multimedia ได, • ป?จัจั!บ�นัโปรีแกรีมืกล!7มืนั�8เป/นัที่��นั�ยมืมืาก • เช7นั CorelDraw และ Photoshop จัะที่�าเก��ยวก�บงานั

ออกแบบ วาดภาพื่ จั�ดที่�า สํ��งพื่�มืพื่; ตกแต7งภาพื่ให,สํวยงามื เหมืาะก�บงานัที่างด,านัโฆษณา

• Harvard Graphic, Freelance Graphic และ PowerPoint เหมืาะก�บงานัที่��ต,องการีนั�าเสํนัอ หรี�อแสํดงออกโดยการีสํรี,าง Slide Show สํามืารีถนั�าภาพื่และเสํ�ยงมืาปรีะกอบก�บงานัได, ที่�าให,ได, Presentation ที่��สํวยงามืออกมืา

โปรู้แกี่รู้มดั�านกี่ารู้ต์-ดัต์1อสำ��อสำารู้• เป/นัโปรีแกรีมืที่��มื�กนั�ยมืใช,ตามืสํ�านั�กงานั

ต7างๆที่�8งของรี�ฐและ เอกชนั• ในัการีนั�ดหมืายปรีะช!มื การีที่�าจัดหมืายเว�ยนั

ไปตามืฝFายต7างๆ โดยการีเก5บข,อมื�ลไว,ในัคอมืพื่�วเตอรี;แที่นัที่��จัะพื่�มืพื่;ออกมืาที่างกรีะดาษเพื่��อแจั,งให,พื่นั�กงานัที่รีาบ

• ข,อด�ของโปรีแกรีมืชนั�ดนั�8ค�อ ที่�าให,ปรีะหย�ดกรีะดาษลงไปได,มืาก

โปรู้แกี่รู้มไมโครู้ซอฟต์ ออฟฟ4ศ

• เป/นัโปรีแกรีมืช!ดสํ�านั�กงานั ที่��พื่�ฒนัาโดยบรี�ษ�ที่ไมืโครีซอฟต;

• เป/นัโปรีแกรีมืที่��ครีองสํ7วนัตลาดมืากที่��สํ!ดในัขณะนั�8• ช!ดโปรีแกรีมืนั�8เป/นัช!ดโปรีแกรีมืที่��มื�การีก�าหนัดค7า

ล�ขสํ�ที่ธี�Gในัการีใช,งานั• ได,มื�การีพื่�ฒนัาต7อเนั��องหลายเวอรี;ช�นั• ในัแต7ละเวอรี;ช�นัก5มื�หลายแพื่คเกจัที่��เหมืาะสํมืก�บ

ขนัาดองค;กรี

โปรู้แกี่รู้มไมโครู้ซอฟต์ ออฟฟ4ศ

• ต�วอย7างโปรีแกรีมืที่��อย�7ในัช!ดโปรีแกรีมืไมืโครีซอฟต;ออฟฟ@ศั– โปรีแกรีมืจั�ดการีเอกสํารี (Microsoft Word)– โปรีแกรีมืตารีางค�านัวณ (Microsoft Excel)– โปรีแกรีมืสํรี,างการีนั�าเสํนัองานั (Microsoft

PowerPoint)– โปรีแกรีมืจั�ดการีข,อมื�ล (Microsoft Access)– โปรีแกรีมืจั�ดการีสํ��อสํารี (Microsoft Outlook)– โปรีแกรีมืช7วยสํรี,างสํ��งพื่�มืพื่; (Microsoft

Publisher)

โปรู้แกี่รู้มจั�ดักี่ารู้เอกี่สำารู้ (Microsoft Word)

โปรีแกรีมืตารีางค�านัวณ (Microsoft Excel)

โปรีแกรีมืสํรี,างการีนั�าเสํนัองานั (Microsoft PowerPoint)

โปรีแกรีมืจั�ดการีข,อมื�ล (Microsoft Access)

โปรีแกรีมืจั�ดการีสํ��อสํารี (Microsoft Outlook)

โปรีแกรีมืช7วยสํรี,างสํ��งพื่�มืพื่; (Microsoft Publisher)