2.h0$1 ùú $.,ú 9( )250 6h5(d

DOKÜMAN, İŞ AKIŞ VE FORM SÜREÇYÖNETİM SİSTEMİ

dys.izmirekonomi.edu.tr

BİLGİ TEKNOJİLERİ DİREKTÖRLÜĞÜBilgi İşlem Müdürlüğü

Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi Nedir? Doküman yönetimi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilindedeğişik tür ve kategoride oluşturulan tüm kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleriboyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, saklanması veyönetilmesidir.

İş akışı ve form yönetimi, kurumsal iş süreçlerinin ve doküman hareketlerinin dinamik iş akışlarıüzerinden yürütülüp, yönetsel formların dijital ortamda tasarlanıp, kullanıma sunulması veizlenebilmesidir.

BTD-Bilgi İşlem Müdürlüğü

Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi Getirileri Nelerdir?Kurum hafızası oluşumu,

Doküman kalitesinde artış, maliyette düşüş,

Görsel olarak iş akışının takibi,

Dokümanların doğru zamanda doğru birimlere ulaşımı,

Kullanıcı girişi ve bilgileri için mevcut sisteme uyum,

Web tabanlı bir sistem,

Uyumlu mobil cihazlardan sisteme erişim yapılabilmesi,

Hızlı, güvenli ve kullanması kolay bir sistem,

Gelişmiş email uyarı ve bilgi servisi.


DYS Giriş Sayfası


EkoID ve EkoID şifreniz ile giriş yapabilirsiniz.

DYS Kişisel Sayfam


Bölüm-1: Ana sayfada bulunan “Görevlerim” bölümüdür. Evrak ve Formlarınızı bu alandan takip edebilirsiniz.Bölüm-2: Ana sayfada bulunan “Kısayollarım” bölümüdür.Bölüm-3: Üst panelde bulunan Kısayollar’dan “Form Ekle, Form Ara, Evrak Ekle, Evrak Ara” sekmelerini kullanabilirsiniz.

Örnek Form Girişi


Form alanında ki kırmızı alanları doldurduktan sonra “Kaydet” butonu ile iş akışını başlatabilirsiniz.

Örnek Form Onay Aşaması


Form Onaya sunulduktan sonra iş akışında sıradaki kullanıcının “Görevlerim” alanında gözükecektir.

Örnek Form Onay Aşaması


Form bilgilerini inceledikten sonra gerekli olan işlemi seçip “Kaydet” butonu ile iş akışına devam edebilirsiniz.

Örnek Formun Tamamlanması


Onaylanmış olan formun “Görevlerim” bölümünde bilgilendirmesi görseldeki gibidir.Bilgilendirmenin yanında bulunan “X” simgesinden veya içerisinde bulundan “İnceledim” seçeneği ilekapatabilirsiniz.

Örnek Evrak Girişi


Evrak “İçerik” alanını doldurduktan sonra “Diğer” alanındaki zorunları alanları doldurmanız gerekmektedir. Sol altta bulunan “Şablonlar” alanından şablonu kaydedebilir veya var olan şablonu yükleyebilirsiniz. “Not Ekle” alanından not ekleyebilirsiniz. “Şablon Ön İzleme” ile oluşturmuş olduğunuz evrağın ön izlemesiniyapabilirsiniz. Oluşturmuş olduğunuz evrağı “İşlemler” bölümünden onaya sunulabilirsiniz.

DYS üzerinden Antetli şablon ile KEP evrak gönderimi


DYS sistemimiz üzerinden YÖK ve diğer kamu kuruluşlarına elektronik imzalı KEP(Eyp formatında) gönderebilmek için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi önem arz etmektedir.

DYS üzerinden “Kurum Dışı Giden Evrak” seçildikten sonra açılan ekranda, “Evrağın Gittiği Yer” alanından“Kamu Kuruluşu” seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir. Güncel Kurum/Birim Kodu bilgisi için “Detsis”entegrasyon bölümünü kullanabilirsiniz.



Kamu kuruluşları haricinde diğer kurumlara KEP ile evrak gönderimi yapmak için “Diğer” seçeneği seçilir, ilgili kurum elle yazıldıktan sonra “KEP Adresi” mutlaka doldurulmalıdır.

Son olarak, üniversitemize ait; “Kurum Dışı Giden Yazı (Antetli)” veya (İngilizce evraklar için) “Kurum DışıGiden Yazı (Antetli-ENG)” şablonlarının seçili olduğu kontrol edilmelidir.



Toplu KEP evrak gönderimi;“Evrağın Gittiği Yer” “Kurum Dışı Dağıtım Planı” olarak seçilmelidir. “Dağıtım Planı” bölümündeki “+” simgesi ile yeni bir dağıtım planı hazırlayabilirsiniz. Açılan penceredekurumları tek tek ekleyerek kaydet diyebilirsiniz. Elinizde mevcut bir liste var ise “Örnek Şablon” indirip örnek şablondaki gerekli alanları doldurmanızgerekmektedir.

Örnek Evrak Girişi


Evrak ile ilgili gerekli bilgiler doldurulduktan sonra, Kep adresi kontrol edilerek, “E-İmza ile Onaya Sun” seçeneği vasıtasıyla evrak onaya sunulmalıdır. Evrak; e-imza ile onaylandıktan sonra, KEP ile gönderim içinEvrak Ofisi kontrolüne, daha sonra da ilgili kuruma kolayca ulaştırılmaktadır.

BİLGİ TEKNOJİLERİ DİREKTÖRLÜĞÜBilgi İşlem Müdürlüğü

Konu ile ilgili Helpdesk ofisinden destek talep [email protected] 8279

2.h0$1 ùú $.,ú 9( )250 6h5(d

Documents