ระบบการปฏบตงาน GFMIS เปนระบบทดาเนนการโดยอตโนมต (Single Entry) ระบบงานบญช

เปนระบบงานสดทายของระบบการเงนและบญช (FI) ซงประกอบดวย ระบบรบและนาสง (RP) ระบบเบกจาย

(AP) ระบบสนทรพยถาวร (FA) ระบบบญชแยกประเภท (GL) รวมถงระบบจดซอจดจาง (PO) โดยทกระบบม

การเชอมตอขอมลกนโดยอตโนมต

ทมา เอกสารประกอบการบรรยายระบบการบรหารการเงนภาครฐสระบบอเลกทรอนค (GFMIS) ของกรมบญชกลาง

บทท ๒

ระบบควบคมการปฏบตงานในระบบ GFMIS

ภาพรวมของระบบ GFMIS

-๕-

ดงนนเมอมการบนทกรายการในระบบใดไมถกตอง จะสงผลใหการบนทกรายการทางบญช และ

รายงานการเงนไมถกตองดวย เพอใหเกดระบบการควบคมภายใน และลดความเสยงทอาจสงผลใหการบนทก

รายการบญชและรายงานการเงนคลาดเคลอนไมถกตองตามความเปนจรง ผปฏบตงานบญช หวหนากลม/งาน ควรม

การสอบทานงานของผปฏบตงานในแตละระบบ และผบรหารจะตองจดใหมระบบการควบคม กากบ ตดตาม

การปฏบตงาน เพอใหผปฏบตงานปฏบตหนาทตามทไดรบมอบหมายอยางเครงครด ดงน

การมอบหมายผปฏบตงานในระบบ มวตถประสงคหรอจดมงหมาย เพอเปนการควบคมการ

ปฏบตงานในระบบ GFMIS และลดความเสยงทอาจเกดขนจากการปฏบตงานในระบบ โดยกระทรวงการคลงม

หนงสอสงการใหหนวยงานถอปฏบตไดแก

๑. การมอบหมายผปฏบตงานในระบบ

ภาพรวมระบบบญชแยกประเภท

ทมา : คมอระบบบญชแยกประเภท สานกมาตรฐานดานการบญชภาครฐ กรมบญชกลาง

-๖-

� หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค ๐๔๐๓.๓/ว ๘๘ ลงวนท ๔ ตลาคม ๒๕๔๙ ไดกาหนดวธปฏบตงานในระบบ GFMIS เพอปองกนมใหเกดปญหาทจรตจากการปฏบตงานในระบบขนได โดยกาหนดให ผมสทธถอรหสผใชงาน (User Name) และรหสผาน (Password) จะตองดาเนนการในระบบดวยตนเอง หากไมสามารถดาเนนการได ใหกาหนดตวบคคลผไดรบมอบหมายพรอมทงจดทาคาสงหรอการมอบหมายไวเปนลายลกษณอกษร ในการมอบหมายจะตองพจารณาอยางรอบคอบ รดกม และคานงถงหลกการควบคมและตรวจสอบ โดยมใหมการมอบหมายใหบคคลเพยงคนเดยวทราบรหสผาน และสามารถดาเนนการไดเอง ทกขนตอนเพอปองกนมใหเกดความเสยหายกบสวนราชการ ทงน หากมการละเลยจนทาใหสวนราชการไดรบความเสยหาย หวหนาสวนราชการหรอหวหนาหนวยงานนน ๆ อาจจะตองรบผดชอบในความเสยหาย ทเกดขน

� หนงสอกระทรวงการคลง ดวนทสด ท กค ๐๔๐๙.๓/ว ๘๗ ลงวนท ๔ ตลาคม ๒๕๕๔ กาหนดในเรองการมอบหมายผปฏบตงานในระบบวา ใหหวหนาสวนราชการจดทาคาสงหรอการมอบหมายไวเปน ลายลกษณอกษร เพอกาหนดตวบคคลผ มสทธใชรหสผใชงาน (User Name) และรหสผาน (Password) ในการทาหนาทบนทกขอมลขอเบกเงนจากคลง อนมตการจายเงน นาเงนสงคลง และเรยกรายงานในระบบ โดยใหกาหนดหนาทความรบผดชอบ มาตรการในการควบคมตรวจสอบ วธการปฏบตในการเกบรกษา GFMIS Token Key และ รหสผาน (Password) พรอมทงตองดาเนนการเปลยนรหสผานทก ๆ ๓ เดอน

ดงนน หวหนาหนวยงานควรดาเนนการจดทาคาสงหรอมอบหมายผเขาปฏบตงานในระบบเปนลายลกษณอกษร และกาหนดขนตอน หรอกระบวนการปฏบตงานทชดเจน พรอมทงกาหนดมาตรการควบคมและตรวจสอบการปฏบตงานดงกลาวอยางรดกม และผปฏบตเองตองมความเขาใจในบทบาท ขอบเขต อานาจหนาทความรบผดชอบของตนเอง ยอมรบกฎเกณฑและวธการทางานทหนวยงานกาหนดไว (เอกสารตวอยางคาสงแตงตงผรบผดชอบสทธในการปฏบตงาน ดภาคผนวกหนา ๓๕)

การสอบทานในระบบ GFMIS เพอใหการปฏบตงานในระบบเปนไปอยางถกตอง ครบถวน ตาม

กระบวนการปฏบตงาน ดงนน จงควรมการสอบทานการปฏบตงานโดยผมสวนเกยวของดงน

๑. ผปฏบตงานบญช

๑.๑ สอบทานขอมลการรบเงนกอนบนทกขอมลการรบเงนเขาระบบ GFMIS และในวนทาการ

ถดไป ใหเรยกรายงานเงนสดคงเหลอประจาวน G14C เพอตรวจสอบจานวนเงนตามแหลงเงน กบขอมลทบนทก

รายการใหถกตองตรงกน หากพบขอผดพลาดใหปรบปรงแกไขใหถกตอง ซงเปนการปฏบตตามหนงสอ

กรมบญชกลาง ท กค ๐๔๐๙.๓/ว๕๐๔ ลงวนท ๒๙ ธนวาคม ๒๕๕๓ เรอง แนวทางการกากบดแลการปฏบตงาน

ตามระบบรบและนาเงนสงคลงในระบบ GFMIS ( แผนภมขนตอนการปฏบตงานดภาคผนวก หนา ๓๘-๓๙)

๒. การสอบทานงานในระบบ GFMIS

-๗-

๑.๒ สอบทานรายงานการเงนเปนประจาทกเดอน และรายงานใหผบรหารทราบวารายงาน

การเงนของหนวยงานถกตองหรอไม หากไมถกตองเกดจากสาเหตใด เมอผปฏบตงานบญชมการสอบทานรายงาน

การเงนเปนประจา จะสามารถปรบปรงแกไขรายการทผดปกตไดทนกาล และทาใหผบรหารสามารถใชประโยชน

จากรายงานทถกตองไดอยางมประสทธภาพ

๑.๓ การจดเกบเอกสารหลกฐาน ประกอบการบนทกบญช ผปฏบตงานบญชควรใหความสาคญ

กบการจดเกบเอกสารหลกฐานดงกลาว เนองจากการตรวจสอบหรอการสอบทานความถกตอง ครบถวน ของการ

บนทกบญชทกรายการจะตองมเอกสารหลกฐานประกอบทกรายการ ดงนนการจดเกบเอกสารหลกฐานอยางเปน

ระบบ จงเปนสงสาคญทชวยสนบสนนใหการตรวจสอบ การปรบปรงแกไขการบนทกรายการบญช และรายงาน

การเงน เปนไปอยางมประสทธภาพ เอกสารหลกฐานประกอบการบนทกรายการบญช ไดแก

(๑) เอกสารรบ และนาสงเงน

(๑.๑) การรบเงนรายไดแผนดน

• สาเนาใบเสรจรบเงน

• สาเนาใบนาฝากเงนของ บมจ. ธนาคารกรงไทย (Pay in slip)

• สาเนาใบรบเงนจาก บมจ.ธนาคารกรงไทย

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของการรบเงนรายไดแผนดน และการนาสงเงน

(๑.๒) การรบเงนงบประมาณ (เงนเหลอจาย)

• สาเนาใบเสรจรบเงน

• สาเนาใบนาฝากเงนของ บมจ. ธนาคารกรงไทย (Pay in slip )

• สาเนาใบรบเงนจาก บมจ.ธนาคารกรงไทย

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของการรบเงนเบกเกนสงคนรอนาสง

การนาสงเงน และการบนทกลางบญชเบกเกนสงคนรอนาสง

(๑.๓) การรบเงนนอกงบประมาณทนาฝากคลง

• สาเนาใบเสรจรบเงน

• สาเนาใบนาฝากเงนของ บมจ. ธนาคารกรงไทย (Pay in slip)

• สาเนาใบรบเงนจากบมจ.ธนาคารกรงไทย

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของการรบเงนนอกงบประมาณ และการนาฝากเงน

(๑.๔) การรบเงนนอกงบประมาณทนาฝากธนาคารพาณชย

• สาเนาใบเสรจรบเงน

• สาเนาใบนาฝากเงนของธนาคารพาณชย (Pay in slip)

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของการรบเงนนอกงบประมาณ และการนาฝากเงน

-๘-

(๒) การเกบเอกสารดานการเบกจายเงน (๒.๑) การจายเงนตรงเขาบญชเงนฝากธนาคารของผขาย

• หนงสอสงซอสงจางทจดทาตามระเบยบของทางราชการ

• ใบตรวจรบงานของคณะกรรมการตรวจรบงาน

• ใบแจงหน

• ใบเสรจรบเงนของผมสทธรบเงน

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของใบสงซอสงจาง ใบตรวจรบงาน และรายการขอเบกเงน

(๒.๒) การจายเงนผานสวนราชการ

• ใบแจงหนหรอหลกฐานขอเบก

• ใบเสรจรบเงนหรอหลกฐานการจายเงนของผมสทธรบเงน

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของรายการขอเบกเงนและรายการขอจายเงน (๒.๓) การจายเงนนอกงบประมาณทฝากธนาคารพาณชย

• ใบแจงหนหรอหลกฐานขอเบก

• ใบเสรจรบเงนหลกฐานการจายเงนของผมสทธรบเงน

• เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของรายการจายเงนนอกงบประมาณ (๓) การเกบเอกสารทวไปทไมเกยวของกบตวเงน

(๓.๑) การปรบปรงบญช

•••• การปรบปรงบญชวสดคงคลง - รายงานการตรวจนบพสดประจาป - เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของการปรบปรงบญชวสดคงคลง

•••• การปรบปรงบญชเกยวกบเงนสด/เงนฝากธนาคาร - ใบนาฝากเงน (Pay in slip) เปนหลกฐานในการบนทกรายการนาฝากเงน - ใบถอนเงนของธนาคารเปนหลกฐานในการบนทกรายการถอนเงน

•••• การปรบปรงบญชแยกประเภท - เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของรายการทปรบปรง

•••• การปรบหมวดรายจาย - ใหจดเกบเอกสารตามคาสงงาน Sap log ของรายการทปรบนน

(๓.๒) การเบกหกผลกสง - หนงสอทผมอานาจออนญาตบนทกรายการผลกสง - เอกสารตามคาสงงาน Sap log ของรายการทเบกหกผลกสง

-๙-

นอกเหนอจากการจดเกบเอกสารใหเปนระบบแลว สงทจะชวยใหผจดทาบญชตรวจสอบการบนทก

รายการบญชในระบบ GFMIS ไดอยางถกตอง จาเปนตองทราบวธการบนทกรายการบญชในเบองตน ซงจะชวย

ใหการตรวจสอบบญชดาเนนการไดรวดเรวยงขน

๒. หวหนากลม/หวหนางาน

หวหนากลม/หวหนางาน ควรสอบทานงานของผปฏบตงาน เพอใหเชอมนไดวา ผปฏบตงานได

บนทกรายการเขาระบบถกตอง และมหลกฐานครบถวน ถกตอง เปนไปตามระเบยบ กฎหมายททางราชการ

กาหนด โดยเฉพาะอยางยง ระบบเบกจาย ระบบจดซอจดจาง และระบบรบและนาสง ซงอาจเปนชองทางใหเกด

การทจรต หรอผลเสยหายแกทางราชการ สาหรบการสอบทานควรดาเนนการตามประเดน ดงน

(๑) ระบบเบกจาย

• การเบกจายเงนทกรายการมหลกฐานครบถวน ถกตอง เปนไปตามระเบยบกฎหมายกาหนด

• การเบกจายทกรายการ ไดรบการอนมตจากผมอานาจใหเบกจายได

• เอกสารขอเบกเงนทกประเภท จานวนเงน รหสแหลงของเงน รหสงบประมาณ

รหสกจกรรมหลก รหสผขาย ถกตองตรงตามหลกฐาน และจายตรงตวเจาหน

• ผวางเบก และผอนมตจายในระบบ เปนผไดรบมอบหมายใหมสทธในการวางเบกและ

อนมตจาย และตองไมเปนบคคลคนเดยวกน

• สอบทานการบนทกรายการจาย ขจ.๐๕ ถกตองตรงกบหลกฐานการจาย

(๒) ระบบจดซอจดจาง

• สญญาการจดซอจดจาง ถกตอง สมบรณ เปนไปตามระเบยบ กฎหมายกาหนด

• ใบสงซอสงจาง (PO) กบสญญาและเอกสารหลกฐานทเกยวของ

• รหสแหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก จะตองมขอมลถกตองตรงกน

• แบบขออนมตขอมลหลกผขาย และขอเปลยนแปลงขอมลหลกผขาย มขอมลครบถวน

ถกตองตรงกบเอกสารทเกยวของ และหวหนาหนวยงานลงลายมอชอรบรองการขออนมตขอมลหลกผขาย

• สญญาซอและจาง กบรายงานสรปเอกสารใบสงซอ ณ สนวนทาการ (ZMM_ME2N)

มขอมลถกตองตรงกน

• ผบนทกใบสงซอสงจางในระบบ ผสรางขอมลหลกผขายหรอเปลยนแปลงขอมลหลก

ผขายเปนผทไดรบมอบหมาย (ตวอยางทะเบยนคมการสรางขอมลหลกผขายและทะเบยนคมการขอเปลยนแปลง

ขอมลหลกผขายดภาคผนวก หนา ๔๐)

-๑๐-

(๓) ระบบรบและนาสง

• สอบทานจานวนเงน ศนยตนทน แหลงเงน และรหสรายได หรอรหสบญชเงนฝาก

คลง ในแบบฟอรม นส.๐๑, นส.๐๓ และ บช.๐๑ ถกตองตรงตามหลกฐานทเกยวของ

• สอบทานจานวนเงน ศนยตนทน แหลงเงน รหสรายได รหสอางองธนาคาร เลขท

เอกสารนาสงจากระบบ GFMIS ในแบบฟอรม นส.๐๒-๑, นส.๐๒-๒

• สอบทานประเภทเงนทนาสงในใบนาฝากเงน (Pay - in Slip) หากไมสมพนธกบขอมล

การนาสงทหนวยงานบนทกเขาระบบ GFMIS หากไมสมพนธกนจะทาใหไมสามารถกระทบยอดรายการนาสงได

• กากบดแลใหผปฏบตงาน บนทกรายการรบและนาสง ใหเปนปจจบน และสอบทาน

ความถกตองของรายงานแสดงการจดเกบและนาสงเงนรายไดแผนดน (G13C) ดงน

- ชองจดเกบ ใหตรวจกบแบบ นส.๐๑ ประเภทเอกสาร RA และสาเนาใบเสรจรบเงน

- ชองนาสงเงน ใหตรวจกบแบบ นส.๐๒-๑ ประเภทเอกสาร R1 และสาเนาใบนาฝากเงน

- ชองคางนาสง ใหตรวจกบเงนคงเหลอประจาวน

นอกจากนควรใหผปฏบตงาน จดทาตารางสรปขอมลสาคญทใชบนทกขอมลการรบและ

นาสงเงนในระบบ GFMIS (ตวอยางตารางสรปขอมลการบนทกขอมลรบและนาสงเงนในระบบ ดภาคผนวกหนา

๔๑-๔๒)

๓. ผตรวจสอบรบ – จายประจาวน

กระบวนงานตรวจสอบรบ – จายประจาวน เปนระบบการควบคมภายในดานการเงน

การบญช ทหนวยงานตองจดทาใหเปนไปตามตามระเบยบการเบกจายเงนจากคลง การเกบรกษาเงนและการนา

เงนสงคลง พ.ศ. ๒๕๕๑ ขอ ๓๘ กาหนดวา การจายเงนทกรายการตองมการบนทกการจายไวในระบบ และ

ตองตรวจสอบการจายเงนกบหลกฐานการจายทกสนวน และขอ ๗๘ กาหนดวา ใหสวนราชการหรอผทไดรบ

มอบหมายเปนลายลกษณอกษร จากหวหนาสวนราชการตรวจสอบจานวนเงนทเจาหนาทจดเกบและนาสงกบ

หลกฐานและรายการทบนทกไวในระบบวาถกตองครบถวนหรอไม เมอไดตรวจสอบความถกตองแลว ใหผตรวจ

แสดงยอดรวมเงนรบตามใบเสรจรบเงนทกฉบบทไดรบในวนนนไวในสาเนาใบเสรจรบเงนฉบบสดทาย และ

ลงลายมอชอกากบไว ดงนน หวหนาหนวยงานจะตองแตงตงหรอมอบหมายผปฏบตหนาทตรวจสอบรบ-จาย

ประจาวนใหเปนไปตามระเบยบกาหนด พรอมทงกากบตดตามผทไดรบมอบหมายใหปฏบตหนาทโดยเครงครด

-๑๑-

กระบวนการตรวจสอบรบ-จายประจาวน

การตรวจสอบ

ดานรบ

• ตรวจสอบจานวนเงนทเจาหนาทจดเกบกบหลกฐานสาเนา

ใบเสรจรบเงน

• ทาเครองหมายหรอสญลกษณไวทกรายการผานการ

ตรวจสอบแลว (ทกสาเนาใบเสรจ)

• รวบรวมเงนรบตามใบเสรจรบเงนทกฉบบทไดรบในวนนน

บนทกยอดรวมไวดานหลงสาเนาใบเสรจรบเงนฉบบสดทายท

รบเงนในวนนน และลงลายมอชอกากบ

• ตรวจสอบการบนทกรายการบญชในระบบ จากเอกสารการ

บญช SAP R/3 หรอ รายงานการรบเงนของหนวยงาน

(นส.01) ประเภทรายวน กบ สาเนาใบเสรจรบเงน ถกตอง

• ตรวจสอบใบรบเงนของธนาคาร (Deposit Receipt) กบรายงาน

การรบรายไดและนาสงเงนคงคลง หรอ รายงานการนาสงเงน

ประเภทรายวน (นส.02-1 การนาสงเงนแบบผานรายการ

หรอ นส.02-2 การนาสงเงนแบบพกรายการ) ขนอยกบ

หนวยงานนาสงเงนในลกษณะใด วาหนวยงานไดบนทก

รายการนาสงเงนในระบบเรยบรอยแลวหรอไม

• ทาเครองหมายหรอสญลกษณไวทกรายการผานการตรวจสอบแลว

ในใบรบเงนของธนาคาร และในรายงานการรบรายไดและ

นาสงเงนคงคลงทงสองแหง

การจดเกบ

การนาสง

-๑๒-

1.1 การมอบหมายผปฏบตงานในระบบ

การตรวจสอบ

ดานจาย

ขอเบกเงน

งบประมาณ

การบนทกจาย

ในระบบ

• ตรวจสอบหลกฐานการขอเบกเงน กบ

รายงานขอเบกเงนงบประมาณ ..(ตาม

ประเภทของการวางเบก).....ประเภท

รายวน. (ขบ.01, ขบ.02, ขบ.03)

วาหลกฐานกบจานวนเงนทวางเบก

ถกตองตรงกนหรอไม

• ทาเครองหมายหรอสญลกษณไว

ทกรายการผานการตรวจสอบแลว

ในหลกฐานการขอเบก และรายงาน

ขอเบกเงนงบประมาณ (ขบ.01, ขบ.02,

ขบ.03) ทกรายการ

• ตรวจสอบความถกตองของรายการจาย

ทกรายการวามหลกฐานครบถวน

• ตรวจสอบหลกฐานการจายในวนนน กบ

รายงานขอจายในระบบ GFMIS ( ขจ.05)

วามทกรายการไดบนทกรายการจายไวใน

ระบบครบถวน ถกตอง

• ทาเครองหมายหรอสญลกษณไวทกรายการ

เพอแสดงวารายการนนไดผานการ

ตรวจสอบแลว ในหลกฐานการจาย และ

รายงานขอจาย (ขจ.05) ทกรายการ

-๑๓-

วธการตรวจสอบ

จานวนเงนทบนทกรบ

ถกตอง ตรงกบ

ใบเสรจรบเงน

���� �����ก�� �� �ก ���������������� � ������� ����

จานวนเงนทบนทกรบ

ถกตอง ตรงกบ

ใบเสรจรบเงน

-๑๔-

วธการตรวจสอบการบนทกรายการนาสงเงนในระบบ

หรอ

จะตองมการบนทกรายการ เครดต

บญชเงนสดในมอ ตามจานวนเงนท

ปรากฏในใบรบเงนของธนาคาร

(Deposit Receipt)

จะตองมการบนทกรายการ

เครดต บญชเงนสดในมอ

ตามจานวนเงนทปรากฏใน

ใบรบเงนของธนาคาร

-๑๕-

ตวอยางใบรบเงนของธนาคาร