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5 pasos para desplegar
Lean Kanban en tu negocio
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Teodora Bozheva @tbozheva
Año 1999-2000, Nemetschek AG
Proyecto cancelado
por no cumplir los objetivos de negocio.
Certificaciones CMMI en España
Desde el 2012: AGILE
Contagio ágil, ¿merece la
pena? Prácticas ágiles o agilidad
2011- ahora
Dolores RECURRENTES
Comunicación
Cumplimiento de plazos
Calidad del producto/servicio
Cambios de requisitos
Cambios de prioridades
Procesos e integración
Imprevistos
Burocracia
Visibilidad Previsibilidad
tanto en equipos t radic ionales como en ági les
“94% de los problemas del
rendimiento son atribuibles al
sistema de trabajo y sólo el 6% son
atribuibles a los individuos.”
W. Edwards Deming
¿Qué falla en nuestra
organización de trabajo?
El diagnóstico de mi rodilla
Añadiendo valor: corresponde a la demanda actual No añade valor: espera
No añade valor: desperdicio necesario
Cita con el médico de cabecera Cita con el
traumatólogo
Radiografía
Diagnóstico
Cita con el traumatólogo
Radiografía
Diagnóstico
Opción 1
Opción 2
43 días
1 hora
Opción 1 Opción 2
Duración 1032 horas 1 hora
Tiempo de valor
0,5 hora 0,3 hora
Eficiencia 0,05% 30%
Utilización de los recursos vs. Respuesta rápida
día 1 día 43 espera espera espera espera
día 1 día 43 otros trabajos/procesos otros trabajos otros trabajos
Cita Cita
Diagnóstico
Radiografía
espera
Enfoque en la utilización de los recursos
Tarea Tarea Tarea Tarea
Maximizar la utilización del recurso
Administración del trabajo
Herramientas de gestión del trabajo
Falta de visibilidad sobre el trabajo
completo Dificultad en ver
los problemas
Traspaso del trabajo entre
departamentos
Creación de más errores
El excesivo enfoque en la
utilización de los recursos
l leva a crear colas de trabajo
y trabajo redundante.
El multi-tareas destruye la productividad y la calidad.
Fuente: http://www.refreshleadership.com
Alcance – Tiempo – Coste Actividades útiles Actividades inútiles
(desperdicios)
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Toma de requisitos
Análisis Funcional
Diseño
Codificación Integración
Pruebas Documentación
Re-especificación de requisitos
Desarrollo de requisitos no actualizados
Codificación de funcionalidad errónea
“Corrección” de errores Formación
Automatización
Alcance reducido
Menor tiempo de entrega
Menor coste y menos desperdicios.
La comuniación es clave.
Paradoja de la eficiencia : Creemos que usamos los recursos eficientemente. Sin embargo una gran parte de la utilización se dedica a trabajos redundantes y actividades que no añaden valor, por lo que los recursos, de hecho, no son eficientes.
Busyness ≠ Business
fracasan. de todas las
iniciativas de cambio New Research - Why so many of our change initiatives fail and how to prevent it? (2013)
¿Y si solo cambiamos de punto de vista?
! ?
Eliminar el trabajo
redundante
Realizar el trabajo, sin paradas y re-arranques
Unidad de trabajo
Maximizar el tiempo en el que la unidad recibe valor (está en procesamiento)
Enfoque en el f l u j o d e t r a b a j o
Facilitar la v i s i b i l i d a d y la c o m u n i c a c i ó n Eliminar el
trabajo redundante
Realizar el trabajo, sin paradas y re-arranques
Paradójicamente, no centrarse tanto en la utilización de recursos hace posible: • Usar más eficientemente los recursos • Que la empresa se adapte al cliente • Aumentar el flujo de caja
Dolores RECURRENTES
Comunicación
Cumplimiento de plazos
Calidad del producto/servicio
Cambios de requisitos
Cambios de prioridades
Procesos e integración
Imprevistos
Burocracia
Visibilidad Previsibilidad
tanto en equipos t radic ionales como en ági les
Dol
ores
REC
UR
REN
TES
Comunicación
Cumplimiento de plazos
Calidad del producto/servicio
Cambios de requisitos
Cambios de prioridades
Procesos e integración
Imprevistos
Burocracia
Visibilidad Previsibilidad Dol
ores
REC
UR
REN
TES
Comunicación
Visibilidad
Imprevistos gestionados
Cambios de prioridades gestionados
Cumplimiento de plazos
Procesos e integración Calidad de producto/servicio Menos burocracia
Cambios de requisitos gestionados
Previsibilidad
Visibilidad & Comunicación
Flujo de trabajo
Dol
ores
REC
UR
REN
TES
Visibil idad &
Comunicación
Flujo de trabajo
Comunicación
Cumplimiento de plazos
Imprevistos gestionados
Calidad de producto/servicio
Visibilidad Previsibilidad
Cambios de requisitos gestionados
Cambios de prioridades gestionados
Procesos integrados
Menos burocracia
La importancia de la Comunicación
Conocimiento del área de negocio Lenguaje de negocio Prioridades de negocio
Una mezcla única de conocimientos de las aplicaciones, experiencia y capacidades tecnológicas Lenguaje técnico
La importancia de la Visibilidad
Tener Visibilidad en el trabajo provoca conversación sobre los requisitos, las prioridades, la distribución efectiva de los recursos, los impedimentos en el flujo de
trabajo y la resolución de los cuellos de botella. Así se difunde el conocimiento, aumenta la confianza, se reduce el tiempo de entrega y el coste, y
mejora la calidad del producto.
DEMAND WORK IN PROCESS Require-ments Quick BA Estimate Approval Implement
Ready Complete
BA Deve-
lopment Testing Ready to Deliver Roll Out Done
R1 R11 R10 R9 R8
R5
R4 R6
R7
R2
“Les reúno delante del problema.”
Aitor Eguren Gerente de Somabe
“Todo lo que hacemos es mirar en la línea de tiempo desde el momento en que el cliente nos da una orden al momento en que recogemos el dinero en efectivo. Y estamos reduciendo la línea de tiempo mediante la reducción de los desperdicios que no añaden valor.”
Taiichi Ohno
Requisitos Orden
Materiales Ideas
€
Desperdicio: cualquier actividad humana que absorbe
recursos, pero no crea valor.
7+1 tipos de desperdicios (Muda)
Defectos
Inventario
Transporte
Espera
Movimiento
Sobre-producción
Sobre-proceso
8. No utilizar el potencial de los empleados
Muda Cualquier forma de desperdicio en el proceso
Muri Carga excesiva de personas o máquinas
Mura Carga desequilibrada de personas o máquinas
Lean Thinking: • Un poderoso antídoto contra los
desperdicios. • Es una manera de pensar enfocada en
la eliminación de los desperdicios en todos los procesos, la mejora continua y el éxito de tus clientes.
• Una forma de obtener más con menos.
La mejora Lean
1. Identificar el valor desde la perspectiva del cliente
2. Identificar la cadena de valor, eliminando lo que no añade valor
3. Crear flujo eliminando los retrasos entre los pasos de creación de valor, buscando suavidad
4. Establecer pull – que el trabajo se inicie aguas-arriba solo en respuesta a demanda de aguas-abajo.
5. Identificar los desperdicios, quitar los impedimentos para suavizar el flujo, reducir el inventario, eliminar defectos, etc
Cliente Organización
necesidades
valor Personas Tecno
logías
Procesos
Las necesidades del cliente definen el Valor.
Cadena de valor
Desarrollo de RT
Diseño de arquitectura
Diseño de componentes
Codificar y probar
componentes
Desplegar y versionar
componentes
Subida a Producción
Subida a PrePro
Pruebas de aceptación en
Desarrollo
Pruebas de aceptación en
PrePro
Analizar funcionalidades
Software validado
Toma de RU
Software verificado
Código
Diseño
Flujo de trabajo
Pull
Perfección
Estado actual
Estado objetivo
Visión
Obstáculo
Acercarse al rendimiento deseado
aumentando la capacidad de adaptación
¿De cada 40 horas de trabajo cuántas crees que son de valor añadido?
0% 100%
En el dominio TIC…
Niveles de eficiencia de
• 2% se han reportado*.
• 5% -> 15% es normal
• > 40% es buena! * Zsolt Fabok , Lean Agile Scotland , Sep 2012, Lean Kanban France, Oct 2012
Enfoque Lean
Tiempo de ejecución total considerando el flujo de valor
Pérdida y actividades sin valor añadido Valor añadido
Hacer el trabajo de valor añadido más rápido
Enfoque tradicional de mejora Pérdida y actividades sin
valor añadido Valor
añadido
Enfoque Lean
Valor añadido
Pérdida y actividades sin valor añadido
Reducir los desperdicios
Hacer lo que añade valor.
NO hacer lo que no añade valor
Lean es sobre
reducir los desperdicios
en los procesos para llegar a una
mayor eficiencia del flujo de trabajo y
calidad del producto y servicio.
En el dominio del trabajo de conocimiento…
Mover una impresora para reducir el tiempo de recoger una hoja con 30 sec
Ahorrar 10M € per year.
Esto NO es Lean. Source: Klaus Leopold’s blog
Beneficios de Lean
Aumentar la productividad dos veces
Reducir el tiempo de entrega doble
Reducir el nivel de inventario hasta un 90%
Reducir el número de errores que se
propagan hasta el cliente a la mitad
ERROR
James Womak, Daniel Jones, Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation,
Técnicas de Lean Thinking
Gestión de colas Cadencia
Poka-Yoke Gestión visual Batch size reduction
Mapa de proceso Pareto 5 Por qué-s Diagrama Causa - Efecto
Tiempo de entrega Eficiencia
Trabajo en proceso Eliminación de desperdicios Kanban
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El sistema kanban
Por Hacer (ideas)
Especificación (3) Implementación (4) Pruebas (3) Producción
En curso Hecho En curso Hecho
Desa
rrollo
70
%
Man
teni
mie
nto
30%
abc defgh jklmnop
• Visualizar el flujo de trabajo, los tipos de trabajo y los riesgos
• PULL • kanban
El método Kanban
Prácticas
1. Visualizar
2. Limitar el trabajo en curso
3. Establecer políticas explícitas de calidad
4. Gestionar el flujo de trabajo
5. Realizar ciclos de retroalimentación
6. Mejorar colaborando y evolucionar experimentando
Principios
1. Empezar con las prácticas actuales
2. Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos
3. Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales
4. Animar el liderazgo en todos los niveles
¡Kanban NO es un proceso!
Funciona en combinación con procesos basados en CMMI, ITIL , Agile.
www.okaloa.com
Las 3 agendas de Kanban
• Sostenibilidad
• Orientación al servicio
• Supervivencia
“Kanban reduce el tiempo de desarrollo a la mitad.”
Mattias Skarin Enterprise Kanban – a case study of improving
the full value chain using Lean Thinking
Kanban resumido
Empezar donde estés ahora
Entendimiento visual
compartido ---------------
Gestión a través de sistema
kanban
Mejorar evolutivamente
Adaptado de Håkan Forss
UNDERSTANDING THE MAGIC OF
LEAN PRODUCT DEVELOPMENT
Don Reinertsen
Gestionar las colas
Ley de Little
Tiempo de entrega = TEC
Rendimiento
El tiempo entre que una unidad de trabajo entra en el proceso y sale de
este
Número de unidades de trabajo en curso (Work In Process)
Rendimiento: el número de unidades procesadas en un período de tiempo
Diagrama de flujo acumulado
TEC
Tiempo de entrega
Gestionar los cuellos de botella
Retroalimentación rápida
¿Reunión diaria?
Reunión mensual
¿Por qué Lean Kanban?
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• Facilita la gestión del trabajo operativo
• Acelera el desarrollo y la entrega
• Hace visible los desperdicios en los procesos
• Aumenta la previsibilidad
• Se utiliza en combinación con otros modelos y
estándares
• Requiere poco esfuerzo y recursos para empezar
Extendiendo la cultura Lean
Gestión de proyectos y servicios con Lean Kanban
Entender los conceptos clave del pensamiento Lean y los sistemas kanban
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5 pasos para desplegar Lean Kanban en tu negocio
Adoptar las prácticas fundamentales de gestión del flujo de trabajo
Equilibrar demanda y capacidad para un servicio
• Gestión del flujo de trabajo: Limitar TEC, Cadencia, Tiempo de entrega
• Políticas de calidad • Lienzo de cambio Lean
• Revisiones operativas • Gestión del flujo de trabajo: Cuellos
de botella, Variación • Eliminación de desperdicios en los
procesos
• Lean Thinking • Mapeo de cadena de valor • Diseño de un sistema kanban
• Systems Thinking • Sistemas kanban de 2 niveles • Clases de servicio • Gestión de proyectos con Lean Kanban
• Temas adicionales en función del interés y las necesidades de los asistentes
• Resumen • Retrospectiva
5 pasos para desplegar Lean Kanban en tu negocio
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Te llevarás: • Conocimientos de Lean
Kanban
• Ideas claras sobre cómo empezar con Lean Kanban y mejorar continuamente
• Conocimientos fáciles de transmitir a tu equipo
• Métricas sencillas para gestionar el flujo de trabajo
Beneficios: • Gestionar con éxito el trabajo operativo
• Gestionar demanda aleatoria
• Identificar y eliminar los desperdicios de los procesos
• Mejorar la colaboración y la coordinación de los equipos
• Productos y servicios de calidad
• Previsibilidad de los resultados
• Generar confianza en los clientes
5 pasos para adoptar
Lean Thinking
y Kanban Management
con el fin de aumentar la
eficiencia, la agilidad y la
competitividad de tu negocio
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Otros eventos relacionados
Agile University Day 26 de noviembre, 15 – 19 horas Universidad de Deusto Bilbao Madrid, 5-6 de Marzo de 2015
Teodora Bozheva
Soluciones efectivas para empresas competitivas.
• Lean Kanban University Accredited
Kanban Trainer • Lean Kanban coach, colaboradora en
David Anderson & Associates • 15 de experiencia en mejora de procesos
en base a Lean, Kanban, CMMI®, Six Sigma, prácticas ágiles.
• Más de 20 años de experiencia en el dominio del desarrollo de software y servicios TI.
• Instructora Certificada de CMMI Institute para los cursos introductorios de Capability Maturity Model Integration (CMMI) para Desarrollo, Servicios y Adquisición.
[email protected] @tbozheva
www.berriprocess.com
Extending the Lean culture
Project and service management with Lean Kanban
Understand key concepts of Lean thinking and kanban sistems
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Roadmap
Adopt fundamental practices for workflow management
Balance demand and capacity for a service
• Workflow management: Limit WIP, Cadence, Delivery time
• Establish policies • Lean change canvas
• Operational reviews • Workflow management: Bottleneck,
Variation • Eliminating waste
• Lean Thinking • Value stream mapping • Design of a kanban system
• Systems Thinking • 2-tyre kanban systems • Classes of services • Project Management with Lean Kanban
• Additional topics according to participants interests and needs
• Summary • Retrospective
• Gestionando el flujo de trabajo desde la Demanda del Cliente hasta la Entrega
• Desarrollo eficiente de los productos y los servicios (menos desperdicios, tiempo de espera y re-trabajo)
• Fluyente coordinación entre equipos y departamentos
• Mejor previsibilidad • Stakeholders teniendo buena visibilidad en los proyectos y
los servicios. Equipo motivado. • Enfoque en resolver asuntos bloqueantes y terminar trabajo
antes de empezar nuevo
• Establecida cadencia de aceptación de trabajo nuevo • Definidas políticas de priorización de trabajo • Mayor nivel de cumplimiento de compromisos • Menos trabajo sin-terminar y sobrecarga personal
• Equipo de especialistas trabajando para varios clientes y stakeholders
• Demanda aleatoria • Frecuente re-priorización, interrupciones y trabajo urgente • Carga de trabajo desequilibrada
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1 Lean Thinking Gestión visual Sistemas Kanban Reunión diaria
Limitar el Trabajo En Curso Cadencia de recarga Cadencia de entrega Políticas de calidad Tiempo de entrega
Tipos de despilfarros Revisiones operativas Gestión del flujo de trabajo Las 3 agendas de Kanban
Clases de servicio Systems thinking Gestión de proyectos con Lean Kanban
Resumen Retrospectiva Temas adicionales en función del interés de los asistentes
BENEFICIOS para tu equipo /organización: TEMAS:
• Foco en el trabajo que añade valor para el cliente • Visibilidad en el trabajo en curso • Todo el equipo entiende el contexto y los objetivos del
trabajo • Mejor colaboración y coordinación del equipo
• Managing the work flow from Customer demand to Delivery • Efficient development of products & services (less waste,
waiting time in work queues and re-work) • Fluent coordination between teams and departments
• Better predictability • Stakeholders having good visibility in the projects and
services. Motivated team. • Focus on resolving blocking issues and finish work before
starting new one
• Established cadence of accepting new work • Defined work prioritization and selection policies • Higher commitment fulfilment rate • Lower level of unfinished work and work overload
• Focus on the customer value adding work • Visibility in the work in process • The entire team understands the work context & objectives • Better in-team collaboration and coordination
• A team of specialists working for various customers and stakeholders
• Non homogeneous demand • Frequent re-prioritization, interruptions and expedite work • Unbalanced workload
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1 Lean Thinking basics Visual management Kanban systems Daily meeting
Limit WIP Replenishment cadence Delivery cadence Quality policies Lead time
Waste types Operational reviews Metrics and workflow management Kanban 3 agendas
Classes of service Systems thinking 2-tyer kanban systems
Summary Retrospective, Additional themes on participants demand
BENEFITS for your team/organization: TOPICS:
• Un equipo de personas especializadas trabajando para varios clientes o proyectos y con diversos stakeholders
• El trabajo entra de forma aleatoria (cuando surja), poca coordinación y sin cadencia determinada • Frecuentes re-priorizaciones, interrupciones y urgencias • Carga de trabajo desequilibrada; A veces se trabaja en tareas erróneas
Programa “5 pasos para desplegar Lean Kanban en tu negocio”
• Enfoque en el trabajo de valor para el cliente • Visibilidad en el trabajo en curso • Mejor comunicación y coordinación • Todo el equipo entiende el contexto y los objetivos del trabajo
• Establecida la rutina de recarga de trabajo (replenishment cadence) • Definidas las pautas de priorización y selección de trabajos • Mejor colaboración y coordinación • Aumenta el cumplimiento de los compromisos • Disminuye el trabajo en espera y la sobrecarga
• Mejor previsibilidad de los resultados • Los stakeholders y los clientes están regularmente
informados sobre el estado del trabajo; Equipo motivado • Enfoque en resolver problemas bloqueantes y terminar
trabajos antes de empezar
• Gestión del flujo de trabajo de principio a fin (desde Demanda de Cliente hasta Entrega)
• Eficiente desarrollo de productos & servicios de calidad (menos despilfarros, menos espera en colas de tareas, enfoque en el trabajo de valor)
• Mejor coordinación entre equipos, proyectos y departamentos
Lean Thinking basics, visual management, Kanban system, Reunión diaria
Limit WIP, Replenishment cadence, Poíticas de calidad, Lead time
Revisiones operativas, Métricas y seguimiento, Kanban 3 agendas, Flow, Waste types
Hacer el mapa de flujo de trabajo de su equipo; visualizar el trabajo
ENSEÑAR DEBERES + lecciones aprendidas + resumen de la experiencia/observaciones
Definir tipos de trabajo, políticas, criterios para Pull, limitar WIP por persona, cadencia de recarga
Limitar WIP por columna, Lead time control chart e histograma, CFD, Uso de los gráficos para planificar, Revisión operativa (semanal), Identificar y analizar las causas para los despilfarros
Kanban Lens, Clases de servicio, Systems thinking; 2-tyer kanban
Actualizar el tablero kanban para introducir clases de servicios y/o varios proyectos; Introducir limites de WIP por fila (clase de servicio, proyecto); Tratar de equilibrar demanda y capacidad
Resumen y Retros- pectiva, Temas en función del interés de los asistentes
BENEFICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN
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Se trata de tener
visibilidad y gestionar el
Flujo de trabajo completo.