3. Actividades de Control

Control de gestin

Actividades de control

InformacinComunicacin pblica

Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL

SE DEFINE CONTROL COMO TODA MEDIDA TOMADA PARA MITIGAR O GESTIONAR ELRIESGO, Y PARA QUE LA PROBABILIDAD DE QUE UNA INSTITUCIN/PROCESO LOGRESUS METAS Y OBJETIVOS SEA MAYOR.

Los Controles sonactividades incorporadasal proceso que ayudan aprevenir o detectar laocurrencia de un eventode riesgo, a fin de cumplirlos objetivos generales dela institucin y delproceso:

ACTIVIADAD DE CONTROL

Principios del Componente : ACTIVIDADES DE CONTROL

10. LA ORGANIZACIN HA DE SELECCIONAR Y DESARROLLARACTIVIDADES DE CONTROL QUE CONTRIBUYAN A LA MITIGACIN DELOS RIESGOS PARA EL LOGRO DE SU OBJETIVOS

11. LA ORGANIZACIN SELECCIONAR Y DESARROLLAR CONTROLESGENERALES SOBRE TECNOLOGIAS DE INFORMACIN

12 LA ORGANIZACIN IMPLEMENTA SUS ACTIVIDADES DE CONTROL ATRAVS DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADECUADOS

(+) Alcanzar lo que si se quiere(-) Evitar lo que no se quiere

Polticas y procedimientos para(enfoques):

Leyes, regulaciones, sistemas, subsistemas, guas de accin, procesos , mtodos, manuales de procedimientos administrativos y operativos, estructura y herramientas , indicadores de gestin y

desempeo, autorizaciones, verificaciones, convalidaciones, revisiones, clculos, registros, etc. para la obtencin, gasto del dinero y manera de operar

CONTROLES Y SANCIONES

Uniendo el Control Interno con el Riesgo Administrativo

RIESGO

Posibilidad de que un evento desfavorable pueda afectar negativamente la habilidad de la organizacin para el

logro de sus objetivos.

ADMINISTRACIN DE RIESGOS

Es el proceso para incrementar la confianza en la habilidad de una organizacin para anticipar, priorizar y superar obstculos para alcanzar

sus metas.

CONTROL INTERNO

Es un proceso diseado para proveer una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos de negocios.

La efectividad y eficiencia de las operaciones

Proteger los recursos contra cualquier prdida, dispendio o acto ilegal

Confiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

TIPOS DE CONTROL

SEGN LA OPORTUNIDAD EN QUE SE EJECUTA EL CONTROL

SEGN EL GRADO DEAUTOMATIZACIN

PREVENTIVO: ACTIVIDADQUE AYUDA A EVITAR QUEOCURRA UN RIESGO

MANUAL: ACTIVIDAD QUE DEPENDEDE LA HABILIDAD DE LA PERSONAPARA PREVENIR O DETECTAR LOSERRORES OCURRIDOS

DETECTIVO: ACTIVIDAD QUEPERMITE IDENTIFICARERRORES LUEGO DEOCURRIDO EL RIESGO

SEMIAUTOMTICO: ACTIVIDAD QUEDEPENDE DE LA HABILIDAD DE LAPERSONA PARA PREVENIR ODETECTAR LOS ERRORES OCURRIDOSUTILIZANDO INFORMACINPROVENIENTE DE UN SISTEMA

AUTOMTICO: ACTIVIDAD QUE ES REALIZADA INTERNAMENTE POR EL SISTEMA

Controles de proteccin de activos:

Protegen los activos contra prdida, adquisicin no autorizada, uso o disposicinindebida.

Controles de presupuesto:

Aseguren la ejecucin de transacciones de acuerdo con la legislacin presupuestal. Loscontroles se orientan a cada restriccin relevante del presupuesto.

Controles de cumplimiento:

Aseguren el cumplimiento de las leyes y reglamento as como otras normas especficasque podran tener un efecto directo y material sobre los estados financieros. Loscontroles a aplicarse deben referirse a cada dispositivo legal significativo.

Controles de informacin financiera:

Registran apropiadamente, procesan y resumen las transacciones para permitir lapreparacin de estados financieros confiables y mantener la responsabilidad por losactivos. La prueba de controles deber orientarse a cada aseveracin significativa encada ciclo importante o aplicacin contable.

Actividades de Control incluye 20 elementos

1. Control integrado y automatizacin de controles2. Anlisis de costo/beneficio3. Responsabilidad limitada4. Instrucciones por escrito5. Separacin de funciones incompatibles6. Autorizacin previa y/o aprobacin de transacciones y operaciones7. Documentacin de procesos y transacciones8. Supervisin constante9. Clasificacin y registro oportuno10. Sistema contable y presupuestal11. Acceso a los activos y registros12. Revisiones de control13. Conciliaciones peridicas de registros14. Inventarios peridicos15. Arqueos independiente16. Formularios uniformes17. Rotacin de labores18. Disfrute oportuno de vacaciones19. Cauciones y fianzas20. Dispositivos de control y seguridad

Revisiones por la Administracin del desempeo actual.

Revisiones por la Administracin a nivel funcin o actividad.

Administracin del capital humano.

Controles sobre el procesamiento de la informacin.

Controles fsicos sobre los activos y bienes vulnerables.

Establecimiento y revisin de normas e indicadores de desempeo.

Segregacin de funciones.

Ejecucin apropiada de transacciones.

Registro de transacciones con exactitud y oportunidad.

Restricciones de acceso a recursos y registros, as como rendicin de cuentas sobre stos.

Documentacin y formalizacin apropiada de las transacciones y el control interno.

Ms Actividades de Control

Apropiada: Orientada a mitigar la causa, es decir el riesgo identificado

Conveniente y viable: Adecuada relacin costo-beneficio

Agregar Valor: Incrementar la utilidad de la transaccin o proceso

Oportuna: Aplicada en el momento adecuado, minimizar probabilidadocurrencia e impacto

Sencilla: su aplicacin no ofrece dificultades

Comprensible: Redactada en forma clara y sin ambigedades

Adaptada a la entidad: Acode a los procesos organizacionales, riesgosidentificados, los funcionarios

Aplicada por quien corresponda: Capacidad, compatibilidad funcional

Atributos de las actividades de Control

Entidad:

Proceso:

Riesgos

Controles

existentes

Criterios de

Evaluacin Validez

Anlisis de actividades de control

Ejemplo de matriz para la evaluacin, diseo y determinacin de los controles

Riesgos: Corresponde a los eventos negativos identificados en cada proceso de acuerdo a losobjetivos establecidos

Controles Existentes: Acciones o actividades de control establecidas por la entidad.

Criterios de evaluacin: Se considerara aquellos principios que permitirn a la entidad determinarun juicio sobre la evaluacin de un control con respecto a la eficiencia, eficacia y economa en lasoperaciones, por ejemplo (Valoracin o calificacin de controles: (1) Muy Bueno, (2) Bueno (3)Medio (4) Malo, (5) Muy malo; o (1) Eficiente, Eficaz y Econmico, (2) Eficaz y Econmico (3)Eficiente y Eficaz (4) Econmico, (5) ninguno, entre otros).

Validez: corresponde a la utilidad que tendr el control, tomando en cuenta los criterios deevaluacin pudiendo estos ser: (N = Necesario e I = Innecesario).

RESPUESTA ACTIVIDADES CONTROLES RIESGO RESIDUAL RESPONSABLE CRITERIOS DE EVALUACIN VALIDEZ

REDUCIR Conformar un Comit externo

Actas de sesin MODERADODIRECCION DE LICITACIONES

BUENO NECESARIO

REDUCIR

Certificar al personal Constancia MODERADODIRECCION DE OBRAS

PUBLICASMEDIO NECESARIO

MITIGAR Establecer un Sistema Informtico Reporte TOLERABLEDIRECCION DE

ADMINISTRACIONBUENO (EFICAZ, EFICIENTE,

ECONOMICO)NECESARIO

MITIGAREstablecer bases para la utilizacion de productos nacionales siempre y cuando no afecte la calidad

Documento normativo publicado y difundido

TOLERABLEDIRECCION DE OBRAS

PUBLICASBUENO (EFICAZ Y

ECONMICO)NECESARIO

REDUCIREstablecer informes semanales de control y seguimiento de avances

Reportes MODERADODIRECCION DE

ADMINISTRACIONMUY BUENO NECESARIO

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Para efectos de implantar el componente actividades de control se podra considerar lo siguiente:

La gerencia determinar qu actividades requieren aprobacin sobre la base del nivel de riesgo queasumira la organizacin. As, cada vez que se presente una de estas actividades, deber aplicarse elprocedimiento establecido.

El titular de la entidad fijar con claridad las lneas de autoridad, as como los niveles de mando yresponsabilidad funcional, los que estarn contenidos en el Manual de Procedimientos. Losfuncionarios ejecutivos de nivel superior delegarn la autoridad necesaria a los niveles inferiores paraque stos puedan tomar decisiones en los procesos y operaciones, cumpliendo con lasresponsabilidades asignadas.

La gerencia asegurar que las condiciones y los trminos de las autorizaciones estn documentadosy sean comunicados en tiempo y forma oportuna.Asimismo, las actividades significativas se aprobarn y ejecutarn por las personas que actan dentrodel alcance de su autoridad.

En toda entidad se establecer en forma clara y por escrito, para cada nivel, las correspondientesfunciones y responsabilidades del personal y unidades orgnicas dependientes. stas se presentan enlos documentos de gestin aprobados por el titular.

1. Procedimientos de autorizacin y aprobacin

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Cada funcionario estar autorizado para tomar decisiones oportunas ynecesarias, de lo contrario existirn fricciones, demoras o inercia en la entidad;

Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, se reducesignificativamente el riesgo de que pueda ser eva