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SISTEMI INFORMATIVI PER LA

GESTIONE DELL’AZIENDA

dott. ing. Francesco [email protected]

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dott. ing. Francesco Guerraa.a. 2009/2010

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I sistemi ERP

Le soluzioni ERP rappresentano un’evoluzione e uno sviluppo dello schema MRP. L’acronimo e’ stato coniato agli inizi degli anni ’90 per indicare una suite di moduli applicativi integrati che supportano l’intera gamma dei processi di una impresa.

Una suite completa ERP contiene decine di moduli che possono essere schematicamente classificati nei gruppi:

Moduli core

Settoriali

Inter-settoriali

Moduli extended

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I sistemi ERP (2)

Con l’estensione dello schema ERP, le aziende hanno a disposizione una ampia gamma di applicazioni informatiche:

Suite core informatizzano le attivita’ aziendali interne di livello operativo e direzionale

Suite extended alle suite core sono integrate altre suite per la gestione del ciclo di vita del prodotto, per l’interazione con l’utente, per l’e-procurement, …

Il valore aggiunto dell’integrazione fra ERP e altri ES e’ la circolarita’ dell’informazione aziendale e interaziendale.

Ad esempio integrazione fra ERP e CRM: il secondo costituisce il front-end dell’azienda verso i clienti basandosi sulle informazioni prelevate dal sistema ERP

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I sistemi ERP (3)

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ERP nelle PMI

I vendor multinazionali (Sap, Oracle in particolare) dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nelle grandi imprese

Nelle PMI i primi 5 vendor hanno una quota minoritaria: differente necessita’ della PMI e quindi diversa necessita’ di ERP a causa della: Capacita’ di spesa: le aziende spendono per l’IT dal 1% al 7-

10% dei ricavi. I costi di un ERP standard possono essere superiori alle capacita’ di spesa di una azienda piccola

Minore complessita’ aziendale: una piccola media impresa e’ spesso situata in un’unica sede, non ha la necessita’ di operare su piu’ lingue e e’ soggetta a minori vincoli di tipo contabile/legale, e puo’ essere maggiormente diretta operando a vista

Minore complessita’ dei processi: le PMI operano con processi piu’ semplici e minori casi d’uso.

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ERP nelle PMI (2)

Il sistema ERP necessario alle PMI deve quindi essere in generale piu’ piccolo e semplice di quello della grande impresa. Inoltre il software deve possedere:

Package orizzontali semplificati

Nicchie e package “superverticali”: le PMI normalmente si specializzano in nicchie di settore non coperte dai principali vendor, per esempio:

Aziende tessili e di moda (prodotto critico per la gestione delle taglie, dei colori e per la stagionalita’ del prodotto)

Piccole aziende municipalizzate (per la gestione dei contratti clienti e la tariffazione dei consumi)

Mobilifici e gestione del legno (la criticita’ e’ rappresentata dalla gestione del magazzino delle materie prime)

Versioni downsized e prepopolate dei package standard

Versioni in modalita’ ASP (Application Service Provider)

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Ambiti applicativi

Il dominio tradizionale dei sistemi ERP e’ quello delle imprese manufatturiere

Al variare dell’ambito aziendale rimangono immutate le procedure di supporto:

Gestione amministrativa

Gestione delle risorse umane

…

I moduli relativi al core business sono sostituiti cin un portafoglio operativo idoneo a coprire le esigenze gestionali di ogni categoria aziendale

Anche all’interno dello stesso ambito ci possono essere soluzioni specializzate (verticalizzate)

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Principali ambiti applicativi

In una PMI manufatturiera, il sistema ERP puo’ essere scomposto nei seguenti sistemi di base:

Amministrativo

Logistico (magazzino)

Attivo (vendite)

Passivo (acquisti)

Produttivo

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Amministrazione

Il flusso amministrativo contabile e’ l’ambito di prima applicazione delle procedure informatiche Procedure definite dai vincoli legislativi che non permettono molte

innovazioni Disposizioni avanzate di controllo e gestione

Interfacce per l’integrazione con altri flussi

Obiettivi: Registrazione delle transazioni (fatture, pagamenti e incassi)

Produzione di informazioni di sintesi (bilanci fiscali e report di controllo di gestione)

Il flusso amministrativo ruota attorno alle procedure di contabilita’ generale Procedure di base della contabilita’ per la verifica del rispetto delle

normative fiscali

Strumenti per la redazione delle dichiarazioni IVA e per la stesura del bilancio fiscale aziendale

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Amministrazione: sotto-sistemi

Contabilita’ finanziaria

Controllo dei flussi finanziari aziendali

Incassi, pagamenti a fornitori, rateizzazione, rapporti con gli istituti di credito

Gestione di flussi finanziari in entrata / uscita gestione della

contabilita’

Compensi a terzi

Trattamento complesso perche’ a volte l’azienda funge da sostituto d’imposta

Sistemi integrati con la contabilita’ al momento della

registrazione contabile di una parcella sono collegati i movimenti relativi alle imposte associate

Flussi amministrativi le ritenute maturano al momento del

pagamento della prestazione

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Cespiti

I beni ammortizzabili costituiscono parte del patrimonio aziendale

Materiali (automobili, macchinari, fabbricati)

Immateriali (software, costi di sviluppo & ricerca, …)

Mantenimento del registro dei cespiti nel quale anno per anno sono annotate tutte le operazioni di ammortamento

Collegato al modulo di contabilita’ per la rilevazione del cespite all’acquisto e per la generazione dei movimenti contabili di ammortamento

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Contabilita’ analitica Prevedono strumenti di dettaglio maggiore rispetto a quello

delle analisi puramente contabili Definizione dei centri di costo (strutture che rappresentano

suddivisioni logiche del’attivita’ aziendale) che possono essere articolati in posizioni gerarchiche

Ogni movimento viene assegnato a uno o piu’ centri di costo.

E’ possibile misurare il peso di ciascuna porzione dell’attivita’ aziendale

Budget Permettono di indicare gli obiettivi dell’azienda o di suoi settori

per un periodo piu’ o meno ampio

Redazione di previsioni sull’andamento dell’azienda anche relativamente ai centri di costo

Previsioni ripartite su diversi periodi temporali: mensili, trimestrali, semestrali, annuali

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Controllo di gestione

Obiettivo di fornire tempestivamente una visione dello stato dell’azienda: quadro della situazione corrente, analisi di confronto rispetto a valori di budget previsti, e analisi a finire (proiezioni avanti nel tempo)

Procedure articolate avendo come fonti non solo i dati della contabilita’, ma anche procedure di valutazione dei costi di prodotto, di valorizzazione dei magazzini di rilevazione dei costi e delle presenze del personale

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Logistica

Le procedure del flusso logistico si occupano del trattamento dei materiali: definizione dei materiali, movimentazione, analisi dei costi e delle valorizzazioni.

Procedure soggette a variazioni dipendenti dal mercato.

Definizione dell’anagrafica

A ogni prodotto (materiale o immateriale) occorre associare delle informazione che ne permettano

Il riconoscimento (codice)

Descrizione delle caratteristiche (peso, volume, unita’ di misura, imballi, …)

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Logistica

Definizione del layout aziendale

Il materiale e’ collocato in luoghi identificati ad accogliere in modo organizzato particolari categorie di prodotti

Il sistema informativo descrive i materiali contenuti nei magazzini attraverso movimenti di carico e scarico.

Esistono sistemi che definiscono delle mappe di magazzino

Movimentazione

Un movimento di magazzino e’ registrato ogni volta che un prodotto entra o lascia un deposito, indicando

Prodotto, deposito, data, quantita’, causale, ingresso, uscita, conto visione, conto vendita, scarto.

La natura ha effetto sulla valorizzazione del magazzino

La movimentazione e’ fortemente integrata con il flusso attivo e passivo

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Logistica

Valutazione dei costi dell’articolo

Esistono molteplici metodi per definire il costo unitario di un articolo in magazzino (LIFO, FIFO, …)

Associare un costo permette:

Adozione di politiche di prezzi ragionate

Controllo di gestione puntuale

Valutazioni inventariali

Permettono di conoscere le giacenze nei depositi e quindi di associare un valore alla merce presente in magazzino

L’inventario e’ utile per conoscere il patrimonio aziendale e nel controllo operativo.

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Vendite

Il flusso attivo costituisce la catena di processi che permette all’azienda di interagire con il cliente:

presentazione dell’offerta,

acquisizione dell’ordine,

evasione con la consegna dell’ordine

Definizione delle condizioni commerciali:

Procedure per la gestione delle condizioni commerciali:

definizione dei listini, gestione delle politiche di sconti (definite sulla base del cliente)

Gestione delle provvigioni per gli intermediari e gli agenti

Gestione di omaggi e di premi su obiettivi di fatturato

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Vendite

Processi di gestione dell’ordine cliente

Ricezione: l’ordine e’ raccolto eventualmente a seguito di un preventivo. L’ordive viene accettato con la verifica da parte del software delle condizioni commerciali, della solvibilita’ del cliente, dela disponibilita’ del prodotto/servizio

Elaborazione: gli ordini passano nel portafoglio ordini.

Evasione pianificata sulla base di criteri di priorita’ dipendenti dal cliente e dalla data di consegna. Il flusso passivo puo’ essere alimentato, se per evadere un ordine e’ necessario emettere un ordine fornitore

Evasione: prelievo della mere dal magazziono e predisposizione dei piani di spedizione, delle bolle di consegna.

Il processo interseca con la movimentazione del magazzino

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Vendite

Analisi: le procedure di analisi sono basate sull’insieme dei dati raccolti tramite gli ordini di acuisti, i documenti di trasporto e le fatture emesse

Consentono di avere una visione oggettiva dell’azienda nel mercato in cui essa e’ collocata

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Acquisti

Le procedure di flusso passivo permettono all’azienda di interagire con i propri fornitori per l’apporvvigionamento di materiali o per la richiesta di lavorazioni/servizi esterni

Gli attori sono i fornitori che possono essere connotati come terzisti, vettori, …

Definizione delle condizioni commerciali:

I sistemi ERP consentono di importare i listini dei fornitori in modo da permettere delle valutazione sulla base delle condizioni di sconto (rispetto a una quantita’, a un prodotto in promozione …)

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Acquisti

Processi di gestione dell’ordine fornitore

Le richieste di approvvigionamento generate dall’analisi delle scorte e dal portafoglio degli ordini sono in generale raccolte e periodicamente evase sulla base delle urgenze e delle quantita’

Raccolta delle richieste: possono provenire da analisi di magazzino incrociate con il portafoglio degli ordini e il piano di produzione, o anche da un qualsiasi altro settore aziendale (arredi, materiale di consumo, …). La fornitura puo’ avere carattere di continuita’ o di estemporaneita’ e alla richiesta di acquisto puo’ seguire una fase di contrattazione (normalmente non supportata dall’ERP).

Emissione dell’ordine fornitore: le richieste di acquisto generano degli ordini fornitore registrazione dell’ordine e emissione dello

stesso attraverso canali classici o elettronici

Evasione dell’ordine: ricezione della merce e controllo della qualita’. Segue il processo di fatturazione passiva in cui la fattura del fornitore e’ controllata e contabilizzata

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Produzione

La gestione del flusso produttivo e’ dipendente dal settore merceologico in cui l’azienda opera

Ad es. chi opera con processi discreti non potra’ usare i modelli utilizzati da aziende che producono per processi continui

Descrizione dei dati tecnici: occorre definire come un prodotto deve essere realizzato e con quali materiali:

Descrizione della struttura del prodotto (distinta base): descrive i processi necessari per ottenere un certo prodotto.

Normalmente si concepisce la distinta base come un insieme di semilavorati ottenuti a loro volta da altri semilavorati …

Descrizione delle risorse utilizzate: macchinari, impianti, risorse umane e terzisti che compongono il processo produttivo

Descrizione del processo produttivo: cicli di produzione = la sequenza di trasformazioni elementari (fasi) che portano la materia prima e i semilavorati a diventare un prodotto finito.

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Produzione

Pianificazione della produzione: uso ottimizzato delle risorse aziendali in modo da minimizzare i tempi morti di impianti e persone.

Richieste di produzione: generate dal portafoglio degli ordini cliene o dai piani di vendita del settore marketing. Si pongono vincoli sulla quantita’ e sulla tempistica della produzione

Disponibilita’ di magazzino: l’azienda deve avere a disposizione il materiale per attuare la produzione o attivare delle procedure di approvvigionamento

Disponibilita’ di risorse interne ed esterne: nella pianficiazione occorre considerare la disponibilita’ di persone e di macchinari idonei a quella specifica lavorazione

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Produzione

Avanzamento e controllo della produzione: emissione di tutta la documentazione necessaria ai processi di produzione contenente informazioni relative alla

Movimentazione (prelievo e versamenti di materiali nel magazzino);

Avanzamento effettivo della lavorazione: indicazione di inizio e fine della fase, pezzi lavorati e scarti di produzione

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Field Service

Overview di un sistema ERP

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Procurement Production Distribution

Material Planning

Capacity Planning

Production Planning

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Business Planning

Customer Service

Sales Order Processing

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Field Service

Overview di un sistema ERP

Accounting

Procurement Production Distribution

Material Planning

Capacity Planning

Production Planning

Sales Planning

Business Planning

Customer Service

Sales Order Processing

Co

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Amministrazione

Logistica

Vendite

Acquisti

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Overview di un sistema ERP (2)

I moduli dell’ERP si basano su una base di dati comune che consiste di molteplici informazioni sui clienti, venditori, localizzazione dell’inventario, prodotti…

I dati su prodotti standard si compongono di 4 tipologie di dati: Item: identifica ogni prodotto, sia esso una materia prima o un

prodotto vendibile.

Bill of material: rappresenta la costruzione del prodotto. Le informazioni qui contenute permettono di determinare i costi di produzione, la pianificazione degli acquisti di materie prime, della produzione, …

Resources: identifica ogni risorsa interna usata nel processo manufatturiero. Le risorse identificano anche risorse esterne come i subcontraenti.

Routings: identifica la progettazione del processo di operazioni interne o esterne. Queste informazioni sono usate per determinare i costi di produzione, la capacità di pianificazione, la schedulazione dei prodotti,…

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I dati su prodotti personalizzati si compongono delle note di configurazione e di pianificazione del prodotto.

Tali prodotti sono normalmente definiti nel contesto di un ordine di vendita.

Permette di memorizzare una BOM e un routing che viene utilizzato per stabilire i costi e i prezzi del prodotto.

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Business Planning

Produce il bilancio annuale e stabilisce i piani finanziari e criteri per misurare l’attività dell’impresa

Il piano finanziario può ad esempio includere l’analisi della contabilità generale per rappresentare i guadagni e i costi per linea di prodotto.

Le attività di pianificazione finanziaria utilizzano fogli elettronici, strumenti di simulazione, …

Un sistema ERP mantiene traccia dei costi derivanti dalla catena di fornitura e li compara al bilancio. Revisioni del bilancio possono essere sviluppate in maniera periodica per pianificare le esigenze contingenti o anticipare i cambiamenti.

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Pianificazione delle vendite

Definisce le richieste di produzione sia ricevute sia previste. Queste richieste formano l’input principale al processo di pianificazione della produzione e delle vendite.

Il piano di vendita per un prodotto MTO consiste nell’ordine di vendita

Prodotti con altre strategie possono anticipare la domanda utilizzando delle tecniche predittive, guidando la produzione dei prodotti e stoccando gli stessi nelle strutture produttive.

Gli ordini “consumano” i prodotti e opportune politiche di gestione delle richieste possono gestire le interazioni tra domande avute e previste.

La gestione delle scorte in magazzino è usata per gestire la variabilità della richiesta

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Pianificazione della produzione Fornisce un sistema che, per ogni prodotto, coordina la catena

della fornitura in modo da essere coerente con le domande.

I piani di produzione sono funzione del prodotto che si deve realizzare. E’ possibile individuare prodotti consegnati potenzialmente in ritardo o impossibili da realizzare.

Esecuzione degli ordini di vendita In questa fase viene raccolta l’accettazione di un ordine

indipendentemente dal formato con la quale avviene (entrata manuale, trasferimento elettronico,…). Deve fornire supporto per: Configurazione dell’ordine

Individuazione della data di consegna

Controllo dello stato dell’ordine

La realizzazione di un ordine ha effetti sulle attività della catena di fornitura

La richiesta di un ordine può avere effetti su altre aree funzionali

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Servizio al cliente

L’obiettivo di questo servizio si estende all’intero ciclo di vita del prodotto. Alcuni eventi del ciclo di vita hanno un impatto diretto sull’ERP:

Quotazione dell’ordine

Il processo di vendita

La distribuzione

Il ritorno delle merci

Le azioni sono in generale gestite da un apposito software chiamato CRM

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Pianificazione della capacità

Strumenti di questo tipo sono utilizzati per supportare le vendite e le operazioni di pianificazione.

Lo scopo è quello di individuare dei periodi di sovraccarico per ogni risorsa. Situazioni di overload devono essere gestite aumentando la capacità disponibile (con strumenti e personale aggiuntivo, con altri sistemi) o riducendo il carico (con la ripianificazione della produzione e altre misure)

Pianificazione delle materie

Si calcola la richiesta di materie sulla base delle BOM e suggerisce cambiamenti agli ordini ai fornitori esistenti

Lo scopo è quello di sincronizzare la fornitura di materiale con la sua richiesta

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Procurement

Moduli di questo tipo permettono di identificare e valutare i fornitori. Il procurement può essere relativo a prodotti o all’esecuzione di operazioni su semilavorati.

Produzione

Si tratta dell’attività di coordinamento giornaliero delle risorse interne in modo da allineare gli ordini con la produzione.

Un ordine di produzione definisce la quantità e le date per la produzione di un oggetto. L’uso di materiali, il lavoro e il consumo di risorse sono poi riportati per ogni ordine.

Tale report fornisce le basi per misurare il progresso, l’efficienza e i costi reali di un prodotto.

Per ogni prodotto vengono identificate e pianificate tutte le operazioni che compongono il ciclo di produzione del prodotto.

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Distribuzione

Questo settore include le operazioni per la distribuzione degli ordini e cioè per le attività di:

Packaging

Spedizione

Trasporto

Servizi FSA

La gestione e la riparazione di un prodotto presso il cliente

Accounting

Attività di generazione delle fatture, aggiornamento della contabilità generale, …

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Il paradigma ERP

La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema aziendale con caratteristiche distintive di: Unicita’ dell’informazione

Estensione e modularita’ funzionale

Prescrittivita’

Unicita’ dell’informazione Tutti gli ERP sono caratterizzati da una base di dati unica.

La base di dati unica garantisce l’aggiornamento unificato e la conseguente sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti.

Nelle architetture ad isole, dove i db sono differenziati, i dati sono sincronizzati attraverso periodici processi di allineamento e le informazioni su uno stesso oggetto (cliente, prodotto, …) sono temporalmente sfasate e ridondanti.

In mancanza di una base di dati condivisa, il software deve riprodurre attraverso le interfacce, il trasferimento dell’informazione tipico dell’elaborazione manuale: Piu’ copie della stessa informazione

Aumentano i tempi di propagazione dell’informazione Crescono i costi

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ERP- unicita’ dell’informazione

La base di dati unica garantisce: Sincronizzazione dei dati la tracciabilita’ degli aggiornamenti:

Ogni evento e’ testimoniato da un documento

Integrazione e tracciabilita’ dell’informazione direzionale L’unicita’ dell’informazione garantisce anche unicita’ dei dati per la direzione

aziendale rendendo disponibili informazioni sintetiche univoche

Sincronizzazione: aggiornamento unificato della base di dati. Esempi di problemi legati alla non sincronizzazione: Sfasatura temporale: il saldo dei pagamenti di un cliente presso la

contabilita’ e’ divergente rispetto a quello dell’ufficio commerciale Ridondanza e sfasatura temporale: scorte di materiale che possono

essere duplicate nel db per la programmazione della produzione e per la gestione del magazzino

Ridondanza dei dati: assicurazione che opera su diversi settori proponendo polizze diversificate; un utente con piu’ polizze

Ridondanza e eterogeneita’ dei dati: multinazionale che effettua la produzione dello stesso manufatto in stabilimenti diversi

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ERP- unicita’ dell’informazione

Tracciabilita’: requisito legato alla qualita’ della base di dati e riguarda la registrazione dei documenti associati agli eventi che aggiornano la base di dati

Prelievo da magazzino con associato il documento di richiesta e il certificato di avvenuto prelievo

L’unicita’ dei dati favorisce l’unicita’ dei dati direzionali sintesi dei dati operativi (attraverso la sintesi periodica delle informazioni e l’aggregazione secondo obiettivi di controllo direzionale).

Ottenimento dei dati di vendita complessivi di ogni punto vendita

Stato complessivo delle merci in magazzino per ogni stabilimento

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ERP – estensione e modularita’

Estensione e modularita’

Grazie alla modularita’, l’azienda puo’ scegliere una strategia di implementazione coerente con la situazione dei sistemi e con il grado di rischio che e’ in grado di sostenere.

Una strategia diffusa e’ quella dell’implementazione parziale: l’azienda sceglie un piccolo gruppo di moduli che vanno a sostituire i precedenti modelli legacy.

La strategia piu’ ambiziosa e’ quella di implementare un alto numero di moduli:

One stop shopping

Best of the breed

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ERP – prescrittivita’

Prescrittivita’

I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale: il software norma il comportamento dell’utente aziendale, ribaltando la tradizionale concezione secondo la quale e’ il software che si deve adattare all’utente.

Semplificazione dell’analisi dei requisiti

Standardizzazione dei processi e uniforma i comportamenti (vantaggio per le aziende distribuite territorialmente e per le multinazionali)

Razionalizzazione dei processi facendo coincidere il progetto informatico ERP con un progetto di razionalizzazione organizzativa, noto con la sigla BPR (Business Process Reengineering)

La prescrittivita’ comporta rigidita’, che puo’ rendere un ERP incompatibile con le specifiche dell’utente a causa dei tempi, del contenuto dei processi incompatibile con i valori aziendali, con il rischio di trasformazione.

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ERP – prescrittivita’ (2)

L’impatto organizzativo della prescrittivita’ puo’ essere elevato perche’ costringe un’azienda a conformare il suo comportamento allo standard previsto dal sistema. Tale standard riflette in generale pratiche ottimali (best

practice) a causa della diffusione degli ERP: vantaggio notevole per i moduli orizzontali

In questo caso la prescrittivita’, per l’uniformazione e la standardizzazione, favorizce una razionalizzazione dei processi, facendo coincidere il progetto informatico ERP con un processo di razionalizzazione organizzativa (BPR)

La prescrittivita’ non deve fare concludere che gli ERP siano non modificabili: il punto nodale di qualsiasi progetto ERP e’ la duplice analisi dei cambiamenti che l’azienda deve fare per adeguarsi all’ERP e le modifiche da fare all’ERP per adueguarlo all’azienda

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ERP – prescrittivita’ (3)

Gap Analysis: esempio

Attivita’ del Processo

Modello funzionale corrente

Funzionalita’ ERP Azionisul processo

Azioni sul software

Ricevimento dei materiali

Solo registrazione: nessun controllo sull’ordine

Controllo sull’ordine (i materiali in entrata devono essere stati ordinati)

Adeguamento del processo alla prescrizione ERP

-

Controllo qualita’ Guidato da regole predefinite

Solo registrazione dell’esito del controllo (regole non incorporate nel sistema

- Adueguamento ERP

Carico a magazzino

Il SI guida la scelta della ubicazione di magazzino

Solo registrazione dell’evento di avvenuto carico

- Adueguamento ERP

Prelievo a magazzino

Il SI guida la scelta della ubicazione di magazzino da cui prelevare

Solo registrazione dell’evento di avvenuto prelievo

- Adueguamento ERP

Rettifica inventariale

Modifica dei valori della base di dati

I valori delle scorte sono corretti sulla base di apposite transazioni di rettifica

Adeguamento del processo alla prescrizione ERP

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ERP: Area amministrativa

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Obiettivi

E’ stato uno dei primi settori informatizzati:

Le procedure contabili, spesso ripetitive, si adattano ad essereinformatizzate

Tre obiettivi principali:

Rispetto delle normative fiscali e civilistiche:

Stesura del bilancio, libro giornale e documentazione collegata

Trattamento IVA, sostituti d’imposta e previdenziali, cespiti

Valutazione consuntiva degli andamenti aziendali

Redazione del bilancio civilistico

Trattamento della contabilita’ ordinaria, abalitica e finanziaria

Valutazione presuntiva degli andamenti aziendali

Budget finanziari ed economici

Controllo di gestione

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Strutture di base

Le strutture di base su cui si articola un sistema informativo amministrativo sono:

Piano dei conti

Anagrafiche

Clienti

Fornitori

Istituti di credito

Movimentazione contabile

Movimentazione finanziaria

Movimentazione IVA

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Piano dei conti

E’ una struttura dati che rappresenta l’impianto logico del sistema contabile

Struttura gerarchica che rappresenta le aree di interesse suddivise in sottoaree fino alle voci contabili

Sistemi piu’ elementari il piano dei conti e’ a tre livelli: mastro – conti – sottoconti

In sistemi piu’ evoluti il numero dei livelli e’ libero per operare con organizzazioni diverse in esercizi fiscali diversi e per fare analisi e riclassificazioni gestionali del piano

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Piano dei conti

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Strutture anagrafiche particolari

Le informazioni sono legate all’uso che di queste entita’ viene fatto nel sistema informativo Nel flusso attivo per i clienti

Nel flusso passivo per i fornitori

Nei processi finanziati per gli istituti di credito

In alcuni sistemi sono descritti da un’unica struttura anagrafica

Anagrafica clienti Anagrafica di base: ragione sociale, partita iva …

Anagrafiche contabili/finanziarie: Modalita’ di pagamento concordate

Riferimenti bancari, sconti e spese finanziarie a cui il cliente e’ soggetto

Fido concesso al cliente

Anagrafiche commerciali: listino di riferimento, scontistica, agenti che lo seguono.

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Strutture anagrafiche particolari

Fornitori

Contiene informazioni simmetriche rispetto a quella clienti e informazioni relative ai fornitori soggetti a ritenute fiscali.

Istituti di credito

Istituti esterni dei clienti e dei fornitori: coordinate bancarie

Propri istituti:

Tracciabilita’ dei propri movimenti contabili

Calcolo dei costi e della valuta delle singole operazioni

Gestione del fido

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Movimentazione contabile

E’ il cuore del sistema informativo contabile Traccia tutte le operazioni di rilevanza fiscale e civilistica

Gestione della contabilita’ in partita doppia

Ogni movimento contabile ha una struttura logica che prevede due parti: La testa del movimento con tutte le informazioni che valgono per

quel movimento: Data

Causale

Numero identificativo

Tipo di movimento

Le righe del movimento Voce contabile di riferimento

Valuta

Tipo di valuta

Descrizione

Data di competenza

…

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Movimentazione finanziaria

La movimentazione finanziria traccia i debiti e i crediti rateizzati nel tempo. Il sistema deve potere tracciare anche ne note di accredito.

L’analisi della situazione creditoria e debitoria dell’azienda permette di avere una prima visione del flusso di cassa che l’azienda avra’. Deve tenere conto anche di altre situazioni aziendali (stipendi, affitti futuri, …)

La sua struttura permette di rappresentare le seguenti informazioni: Testa del movimento:

Soggetto, tipo, indicatore

Righe del movimento Data della scadenza prevista / effettiva

Tipo di pagamento – incasso previsto /effettivo

Livello di sollecito

Data rischio

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Movimentazione IVA

La movimentazione IVA e’ alquanto complessa e prevede molti casi particolari. Un sistema ERP deve essere in grado di trattare la movimentazione IVA in accordo con le normative vigenti.

Operazioni particolari:

Esenzioni / Non applicabilita’

IVA intracomunitaria

Detraibilita’

Scorporo

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Procedure di alimentazione

Alimentazione interattiva: normale inserimento della movimentazione contabile e IVA attraverso maschere guidate. Il sistema verifica:

Congruenza dei dati

Correttezza dei dati

Persistenza delle operazioni (una volta fatte le chiusure periodiche, la movimentazione non puo’ essere piu’ modificata)

Alimentazione automatica da flussi operativi:

Incassi e pagamenti tramite istituti di credito / tramite pagamento diretto

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Procedure di supporto operativo

Generazione e stampa del libro giornale

Lista cronologica dei movimenti contabili e dei relativi importi

Generazione e stampa dei registri IVA

Generazione e stampa del bilancio aziendale

Scadenzario attivo e passivo

Estratti conto

Gestione dei solleciti

Gestione degli insoluti

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Contabilita’ analitica

Solitamente opera sulla parte (o su una sottoparte) economica della contabilita’ ordinaria

Scomporre la partita di un movimento di contabilita’ ordinaria su piu’ voci analitiche (i centri di costo (N.B. possono essere anche centri di ricavo))

Il sistema viene solitamente alimentato:

in maniera manuale associando i centri di costo al momento del data–entry

In maniera automatica, attraverso meccanismi di scomposizione prefissati utilizzando tabelle di ribaltamento

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Budget

Permette di definire delle previsioni sugli andamenti aziendali

Viene sviluppato sulla parte economica del piano dei conti di ordinaria o nel piano dei conti di analitica

Fa riferimento alle stesse strutture utilizzate per la contabilita’ ordinaria e analitica o a semplificazioni delle stesse strutture

L’alimentazione puo’ essere manuale o automatica sulla base di un piano vendite storico che verra’ analizzato e corretto.

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ERP: Area logistica

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Obiettivi

Definire le caratteristiche gestionali degli articoli trattati in azienda

Controllare la movimentazione degli articoli

Fornire analisi di disponibilita’ e giacenza degli articoli

Fornire valutazioni inventariali con relative valorizzazioni

Inoltre, in sistemi evoluti e’ possibile

Identificare le ubicazioni fisiche degli articoli

Tracciare origini e destinazioni di gruppi di articoli o di singoli articoli

Operare con movimentazione parziale o completamente automatizzata

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Strutture di base

Le strutture di base sono:

Anagrafe degli articoli: descrizione dei prodotti e in particolare si compone di:

Anagrafica di base

Informazioni di approvvigionamento

Informazione fornitori

Informazione clienti

Informazioni amministrative

Layout aziendale: scomposizione fisica o logica del magazzino in aree (depositi)

Movimentazione: rappresentazione dei fenomeni transazionali sugli articoli

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Anagrafe dei prodotti

Informazioni di base che vengono gestite dall’ERP

Codice articolo: inserito manualmente o generato da un sistema di configurazione

Descrizione dell’articolo: puo’ essere in piu’ lingue e di lunghezza variabile

Unita’ di misura: e’ l’unita’ utilizzata dal magazzino per le movimentazioni

Imballo e confezione: specifica il tipo di imballo e la modalita’ di composizione

Approvvigionamento: indica se l’articolo è acquistato o di produzione

Politica di fabbisogno: specifica se l’articolo è una scorta o se c’è un “impegno” per quella merce

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Anagrafe dei prodotti

Movimentazione: indica se l’articolo è effettivamente utilizzato dalla logistica (per comodita’ possono essere codificati articoli come montaggio o trasporto che non corrispondono a una merce)

Stato: un articolo può essere in gestione, in esaurimento, esaurito o di budget (indica un articolo fittizio utilizzato per fini di listino prezzi per indicare prodotti con caratteristiche comuni)

Attributi statistici e gestionali: dimensioni, peso, categoria merceologica

Scheda tecnica: rappresentazione CAD, fotografia, altra documentazione


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Informazione di approvvigionamento

Lead time (tempo di riapprovvigionamento): tempo necessario espresso in giorni perchè l’articolo sia disponibile dal momento in cui ne viene richiesto l’approvvigionamento. Il valore puo’ essere fisso (i.e. indipendente dalla quantita’) o dipendente dal lotto

Scorta minima: quantita’ che serve a far fronte a eventuali picchi di richiesta che eccedono l’assorbimento medio (gestione del magazzino a scorta)

Livello di riordino: quantita’ di materiale sufficiente a coprire I consumi durante un periodo lungo come il lead time (gestione del magazzino a scorta)

Scorta di sicurezza: richiesta per far fronte alle richieste immediate del mercato (politica di gestione a fabbisogno)

Lotto economico: lotto minimo di approvvigionamento considerato economico per i processi aziendali


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Informazione fornitori

Se l’articolo è d’acquisto occorre specificare:

Il fornitore che può fornire l’articolo

Codice articolo utilizzato dal fornitore

Percentuale di assegnazione (nel caso di prodotto acquistato da più fornitori)

Lead time

Lotto minimo


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Informazione clienti

Il processo di vendita puo’ presentare delle particolarieta’ logistiche che dipendono dai clienti

Codice articolo assegnato dal cliente

Descrizione articolo

Imballi / confezioni speciali

Informazioni per etichettature


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Informazioni amministrative

Elenco delle caratteristiche che hanno rilevanza amministrativa:

Aliquota IVA

Nomenclatura combinata

Contropartite combinate in vendita e in acquisto


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Layout aziendale

Le nomenclaure utilizzate per definire il layout aziendale possono essere varie. In generale:

Deposito: ubicazione fisica o logica nella quale sono presenti gli articoli

Magazzino: insieme di più depositi

Inoltre è possibile indicare i seguenti parametri:

Deposito interno o esterno o suddivisione logica del magazzino (magazzino materie prime, semi-lavorati o prodotti finiti)

Uso delle valorizzazioni (per gestire le scorte)

Uso nei calcoli gestionali (per gestire le scorte)


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Movimentazione

La movimentazione traccia i fenomeni transazionali effettuati sugli articoli per rispondere alle domande:

Quale articolo viene movimentato?

Verso quale destinazione (sia in ingresso sia in uscita)?

In quale momento si movimenta l’articolo?

Quanta merce viene movimentata?

Per quale motivo viene movimentata la merce

La movimentazione ha in generale una logica di partita semplice: i movimenti sono di puro ingresso o uscita

Ingresso per acquisto

Uscita per vendita

Ingresso per denuncia di produzione

Uscita per scarico di produzione

Movimentazioni in partita doppia: gestione di due depositidott. ing. Francesco Guerra

a.a. 2009/201067

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Movimentazione - parametri

I parametri di base che vengono gestiti sono:

Articolo movimentato

Deposito movimentato

Data movimento

Quantita’ del movimento

Tipologia, causale del movimento, descrizione

Riferimenti ai documenti che generano il documento

Valore del movimento (la movimentazione in ingresso e’ utile per una corretta valorizzazione del magazzino)

Apertura e chiusura inventariale: per consolodare la giacenza dichiarata anche fiscalmente a chiusura di anno

Numero e tipo giornale magazzino: risulta obbligatorio tracciare su registri la movimentazione di magazzino


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Procedure di base

I sistemi informativi offrono procedure per:

Il trattamento delle informazioni anagrafiche degli articoli

L’alimentazione dell’archivio di movimentazione

Di analisi e controllo della movimentazione, disponibilità e giacenza degli articoli

Inventariali, per il controllo delle situazioni di magazzino e la valorizzazione

Procedure di trattamento anagrafico

Sono procedure per l’inserimento, modifica e cancellazione delle informazioni


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Alimentazione interattiva

Parte dei sistemi ERP permette un trattamento interattivo dei movimenti di magazzino, altri sistemi alimentano il magazzino direttamente e in maniera rigida dai documenti di processo

Alimentazione automatica dai flussi operativi

Ingresso / uscita merci

Il flusso attivo genera movimenti di uscita di materiale collegati al documento di trasporto per la vendita.

Il flusso passivo genera movimenti di ingresso materiale collegati al documento di trasporto del fornitore

Denuncia / prelievo di produzione

Tutti i processi interni che muovono materiali generano in automatico movimenti di ingresso e di uscita


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Alimentazione automatica dai flussi di verifica

I movimenti generati automaticamente dai processi interni sono nell’ordine di migliaia / milioni all’anno

Piccole imperfezioni, errori di imputazione, mappature non perfette portano a disallineamenti tra realtà e informazione disponibile

Disallineamenti negativi / giacenze maggiori del necessario

Verifiche inventariali

Mappano processi degli inventari a rotazione in cui viene isolata una parte del magazzino e conteggiata manualmente le giacenze e i dati riportati nel sistema informativo

Definisce le zone del magazzino che si intende inventariare

Calcola le giacenze al momento dell’analisi

Fornisce opportune schede inventariali ai rilevatori

Fornisce maschere di inserimento semplificato dei dati di giacenza rilevati

Produce i movimenti di rettifica di allineamento


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Procedure di analisi e controllo

Analisi giacenza articolo:si tratta di una informazione puntuale, al momento dell’analisi

Analisi disponibilita’ articolo: la disponibilità è data dalla somma della giacenza e della copertura (la merce che sta per essere prodotta e/o richiesta) a cui viene sottratta la richiesta

Generazione e stampa del giornale magazzino: report cronologico dei movimenti del magazzino


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Procedure inventariali Gli inventari hanno una duplice funzione valida per scopi interni e

fiscali : Definire la valorizzazione dei magazzini

Controllare le corrette quantita’ degli articoli nei singoli depositi

Metodologie di valorizzazione: diverse sono le tecniche implementate comunemente nei sistemi ERP: Ultimo costo: tutta la giacenza viene valorizzata all’ultimo costo

dell’articolo

Medio ponderale: si considera la media ponderale dei movimenti di ingresso annuali. Questo meccanismo tende a smussare picchi di prezzi generati dal mercato e/o da particolari scelte di approvvigionamento

LIFO (Last In First Out) / FIFO (First In First Out): per ogni anno a partire dall’ultimo (metodo FIFO fparte dal primo) si calcolano le entrate, le uscite e il valore medio annuale. Se il saldo e’ positivo valorizzazione = saldo * valore medio. Se negativo si scarica la differenza dall’anno precedente. Uso di valori storici.

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Flussi evolutivi

Esistono molte funzioni per il trattamento della logistica attraverso sottosistemi mirati che si interfacciano con la strumentazione sul campo (codici a barre, RFID, …). Sono comuni le seguenti suddivisioni:

Magazzino a lotti

Non si segue un singolo prodotto, ma un insieme di articoli che hanno in comune la storia.

Informazioni di nominazioni: servono per identificare il lotto

Informazioni logistiche: riguardano la giacenza e l’ubicazione del lotto

Informazioni di stato: accettato, da analizzare, scaduto, respinto, difettoso, sospeso, …

Informazioni di tracciabilita’:

Dalla sorgente

Dalla terminazione

Informazioni fisiche e gestionali: data di produzione, data di scadenza, umidita’, peso, volume, qualita’.

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Flussi evolutivi

Magazzino a matricole I sistemi ERP possono distinguere numeri di serie (come i lotti,

intervalli di numeri collegati univocamente a insiemi di articoli) e numeri di matricole

Matricola: per nominare in maniera esplicita un preciso articolo la matricola viene associata a prodotto finito per articoli

configurabili

Magazzino a celle In un magazzino a celle l’ubicazione di un articolo e’ dinamica

e multipla: un articolo si trova contemporaneamente in piu’ punti del deposito Identificazione delle celle:

Coordinate spaziali

Dimensioni, peso massimo, temperatura, umidita’

Indicie di difficolta’ di accesso

Compatibilita’

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ERP: Area Vendite

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Obiettivi e strutture base

Obiettivi

Definire le caratteristiche commerciali dei prodotti e dei clienti

Stabilire le condizioni contrattuali

Fornire i supporti informativi per definire gli ordini

Strutture di base

Anagrafiche commerciali dei clienti

Strutture dati per definire i listini, scontistiche e rapporti di agenzia

Documenti di processo per rappresentare le transazioni complesse

Piani di processo (piani di spedizione e di fatturazione)

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Anagrafiche commerciali

Le anagrafe commerciali sono relative ai clienti e agli articoli e in particolare riguardano Clienti e contatti commerciali

Riferimenti commerciali

Indirizzi di spedizione e vettori collegati

Valuta e lingua del cliente

Modalita’ di pagamento e coordinate bancarie

Particolarita’ IVA

Fido concesso

Condizioni commerciali applicate

Prodotti in vendita Possono essere prodotti fisici o servizi (non movimentano il

magazzino)

Descrizioni commerciali multilingua

Tipo / confezione / imballo / peso / volume

Aliquota IVA

Documentazione commerciali e tecnica associata

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Condizioni commerciali

Il sistema informativo deve fornire supporti in 3 microsettori:

Listini

Condizioni di scontistica

Condizioni di agenzia

Il sistema deve modellare le possibili scelte attraverso un albero decisionale che tenga in considerazione le informazioni provenienti dai 3 settori per lo specifico articolo

Si tratta di un processo che richiede una profonda interazione tra il settore commerciale e chi si occupa del sistema stesso

reingegnerizzazione delle procedure

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Listini di vendita

Gli elementi che vengono tenuti in considerazione nella definizione di una condizione di prezzo sono i seguenti:

Cliente: i prezzi possono essere legati a un cliente o a un raggruppamento di clienti per particolari condizioni (area geografica, fatturato, …)

Articolo: il prezzo e’ unico per ogni articolo o puo’ essere associato a una famiglia di articoli non considerando particolari varianti (si usa nel listino un articolo definito come neutro e il prezzo della variante)

Valuta: puo’ essere espresso in differenti valute per coprire vari mercati

Data: in generale c’e’ una data di entrata in vigore e una di cessazione

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Listini di vendita

Il sistema implementa un albero decisionale che verifica (ad esempio)

Se esiste un prezzo per il particolare cliente

Se esiste un prezzo per la zona geografica del cliente

Se esiste un prezzo per la categoria merceologica del cliente

…

Alcuni sistemi implementano le seguenti caratteristiche avanzate

Prezzo espresso come maggiorazione o diminuzione di un altro prezzo (maggiorazione di un altro listino …)

Prezzi definiti a scaglioni, relativi a quantita’

A volte il prezzo e’ stabilito dal mercato.

Il sistema produce la percentuale di margine rispetto al prezzo

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Condizioni di scontistica

Puo’ accadere che si opero con listini semplici a cui si applicano condizioni di sconto complesse

Cliente: gli sconti possono essere applicati al singolo cliente o al gruppo di cui il cliente e’ parte

Articolo: lo sconto puo’ essere applicato al singolo articolo oppure su raggruppamenti di articoli

Data: lo sconto ha normalmente una data di entrata di vigore e di validita’

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Condizioni di agenzia

Definiscono il rapporto con chi funge da intermediario tra cliente e azienda nella vendita. Agente: possono essere definite provvigioni legate al singolo

agente o alla tipologia di intermediario

Cliente: possono essere definite provvigioni legate al singolo cliente o alla tipologia del cliente

Articolo: possono essere definite provvigioni legate al singolo articolo o alla tipologia dell’articolo

Modalita’ di pagamento della provvigione

Scontistica

Modalita’ di liquidazione delle provvigioni

Assunzione del rischio (l’agente puo’ assumersi parte del rischio)

Entita’ anticipo provvigione

Rimborso spese

Definizione di obiettivi e premi

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Documenti e piani di processo

Si tratta della documentazione che supporta l’ordine, definendo

Offerta

Contratto


Magazzini da movimentare

Documento di trasporto

Piano di trasporto

Piano di fatturazione

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Procedure di flusso

Si tratta delle supporto dell’ERP alle operazioni di

Preventivazione

Raccolta ordini

Spedizione

Fatturazione

Preventivazione

Viene prodotto un documento simile all’ordine esecutivo in cui non compaiono alcune informazioni commerciali come aliquote IVA …

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Procedure di flusso

Raccolta ordini

Raccolta diretta: la raccolta ordini avviene con mezzi diversi. Gli ordini vengono inseriti fisicamente da operatori tramite procedure guidate

Raccolta differita: l’inserimento dell’ordine viene effettuato dalla forza commerciale sul campo attraverso pda, computer,…

L’ordine inserito viene validato dal sistema centrale

Problemi di sincronizzazione delle vendite rispetto al sistema centrale

Raccolta via Web: la ricezione dell’ordine e il controllo delle condizioni avviene sul sistema centrale aziendale risolvendo i problemi di sincronizzazione.

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Procedure di flusso

Spedizione

Spedizione diretta: a partire da 1 o piu’ ordini viene creato un DDT per ogni ordine da spedire

Spedizione organizzata: sono definite delle politiche di spedizione attraverso la definizione di una lista di prelievo (picking list) che permette al magazziniere di predisporre sui portali d’uscita il materiale per il vettore

Fatturazione

Il processo di fatturazione e’ relativamente automatico: deve calcolare le valorizzazioni e alimentare la parte amministrativa, creando i movimenti di contabilita’ ordinaria, IVA, finanziaria analitica. Inoltre

Calcolo delle provvigioni agenti

Effetti attivi e predisposizione degli inoltri ai vari istituti di credito

Informazioni statistiche

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Procedure di analisi

Alcuni strumenti permettono report relativi a

Ordinato: situazione degli ordini aperti secondo diversi parametri di analisi (cliente, zone, articoli, gruppi merceologici)

Fatturato: analisi divise per

Clienti

Agenti

Articoli

Tempo

Marginalita’: relativa alla contribuzione delle singole vendite

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Meccanismi esterni di emissione documenti

Postel: il file viene inviato elettronicamente a Poste Italiane che stampa i documenti (normalmente nei centri piu’ vicini ai destinatari) e ne cura la consegna

EDI (Electronic Data Interchange): definizione di protocolli standard per la rappresentazione e lo scambio di documento tra aziende

PDF: molte aziende emettono file PDF e li inoltrano tramite i normali canali elettronici.

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ERP: Area Acquisti

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Obiettivi

L’area acquisti tratta problemi simmetrici all’area delle vendite

Definire le caratteristiche dei prodotti e dei fornitori

Definire le condizioni di acquisto

Immissione degli ordini

Gestione della ricezione dei materiali

Registrazione delle fatture passive

Strutture di base

Anagrafiche commerciali per definire prodotti e fornitori

Strutture dati per definire listini e sconti

Documenti di processo

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Anagrafiche commerciali

Le anagrafiche commerciali riguardano

Fornitori

Riferimenti commerciali

Valuta e lingua utilizzata

Modalita’ di pagamento


Prodotti

Codice e descrizione commerciale

Unita’ di misura d’acquisto

Tipo di confezione / imballaggio

Aliquota IVA

Documentazione commerciale

Lavorazioni di terzisti

Trasporti e altri servizi

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Listini d’acquisto e sconti

L’obiettivo e’ quello di registrare l’evoluzione del prezzo nel tempo dell’articolo:

Si permette il richiamo dei prezzi e degli sconti applicati nelle ultime transazioni

Si permette il confronto tra listini diversi

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Procedure di flusso

Richieste di acquisto

Preventivazione

Emissione ordini

Attraverso fax, file in formato standard, …

Ricezione materiali e esecuzione servizi

Interazione con il flusso logistico

Controllo e registrazione delle fatture

Procedura normalmente manuale

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ERP: Area Produttiva

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Obiettivi

Un sistema di gestione della produzione e’ caratterizzato dai seguenti obiettivi:

Trattamento dei processi di definizione del prodotto

Pianificazione della produzione da un punto di vista strategico e operativo

Trattamento dei processi di produzione:tenendo in considerazione i materiali che devono essere movimentati e le risorse che devono essere sviluppate

Preventivazione e consuntivazione dei costi produttivi: tenendo in considerazione i materiali, la manodopera, l’uso di macchine interne e di risorse esterne

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Concetti generali

Le attivita’ produttive sono strettamente correlate a altre funzioni aziendali:

Alla funzione commerciale

Alla funzione acquisti

Alla funzione amministrativa

L’organizzazione di un sistema produttivo comporta l’assunzione di decisioni che condizionano in modo significativo il risultato economico

Ottimizzazione abbattimento dei costi di produzione

Organizzazione puo’ essere diversificata perche’ e’ influenzata dal mercato in cui l’azienda opera, dal tipo di prodotto, dalla disponibilita’ di materie prime …

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Criteri di classificazione

I sistemi produttivi possono essere classificati seguendo molteplici direttrici:

Tipo di processo

Processi discreti: generano prodotti enumerabili

Processi continui: elementi continui con processi non cadenzati

Processi ibridi

Numerosita’ degli elementi prodotti

Elementi unitari: la produzione e’ fatta a pezzo singolo, i.e. uno specifico impianto

Bassi / Medi / Alti volumi di produzione

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Criteri di classificazione

Tempo di risposta dell’azienda alla domanda (lead time)

Produzione per Magazzino (Make to Stock)

Assemblaggio su Ordine (Assemble To Order)

Produzione su Ordine (Make to Order)

Acquisto su Ordine (Purchase to Order)

Progettazione su Ordine (Engineer to Order)

ProgettazioneAcquisto

materie primeProduzione

SemilavoratiProduzioneProd. Finiti

Magazzino Cliente

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Logiche organizzative della produzione

Gli ERP hanno moduli per la pianificazione e il controllo della produzione. In generale i moduli implementano una logica di decisione a tre livelli: Decisione strategica (a lungo termine)

Decisione a medio termine

Decisione operativa

Decisione a lungo termine Pianificazione strategica: si decisono quali prodotti immettere sul

mercato

Pianificazione del marketing: definisce le politiche di lungo termine per la commercializzazione dei prodotti

Pianificazione della produzione e delle risorse: traduzione del piano strategico e di marketing in un piano di produzione determinando: Piani di produzione di massima nel lungo periodo

Valutazione della fattibilita’ rispetto alle risorse disponibili

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Decisione a breve/medio termine

Analisi della domanda (Demand Management): serve per ottenere le previsioni di vendita nel medio/breve periodo (la domanda previsionale contenuta nel piano della domanda) anche sulla basi di ordini gia’ effettuati dai clienti (domanda certa)

Pianificazione aggregata dei carichi: serve a individuare le risorse necessarie per soddisfare il piano della domanda. Il risultato dell’analisi puo’ portare a un dimensionamento dei quantitativi o a una temporizzazione della domanda

Piano principale di produzione (Master Production Schedule -MPS): definisce la programmazione effettiva che viene attuata considerando il risultato dell’analisi della domanda

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Decisione operativa Analisi del fabbisogno dei materiali (Material Requirement Planning

- MRP): si tratta di un sistema decisionale per la determinazionedel fabbisogno effettivo di materiali. Ha come input l’MPS, la situazione delle scorte di materiale e la struttura produttiva degliarticoli di vendita. Genera il piano del fabbisogno dei materiali

Analisi delle risorse produttive (Capacity Requirement Planning –CRP): prende in considerazione il piano produttivo elaboratodall’MRP e calcola l’impegno in tempo delle risorse. Definizione di cicli di lavorazione: operazioni da effettuarsi per la

fabbricazione di ciascun articolo e le risorse interessate

La fattibilita’ del piano si ottiene confrontando la capacita’ produttivadisponibile con quella impegnata dal piano

Piano operativo di produzione: E’ il piano sintesi delle attivita’ MRP e CRP. Spesso viene chiamato MPS o piano principale diproduzione (come quello di medio periodo). Genera Richieste di acquisto

Richieste di produzione

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PianificazioneStrategica

PianificazioneMarketing

PianificazioneProduzione

PianificazioneDomanda

Pianificazionerisorse a medio

Pianificazioneprincipale prod.

MRP CRP

Piano operativodi produzione

Richieste diacquisto Produzione

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Il paradigma ERP:

trasformazione dell’impresa

Le caratteristiche degli ERP hanno contribuito a una serie di trasformazioni rilevabili a livello di

Processi operativi intra-aziendali

Processi manageriali

Processi operativi inter-aziendali

L’uso di ERP ha generato a livello operativo alcuni vantaggi, non appare invece cosi’ evidente la trasformazione del modello di business con i conseguenti vantaggi a livello strategico.

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Il paradigma ERP:

trasformazione dell’impresa

Caratteristichedella suite ERP

Trasformazionedei processi di

gestione

Potenziali vantaggi operativi

Trasformazionedel modello di

business

Potenziali vantaggi strategici

Efficienza e risparmi di costoEfficienza e aumento del valore

Fatturato aggiuntivoAumento del margineMigliore posizionamento competitivo

Nuovi prodotti / canali / mercati

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Trasformazione dei processi operativi

Si intende un cambiamento dei processi che ne migliora l’efficienza e l’efficacia verso un’organizzazione di tipo processivo non parcellizzata e orientata a dare valore al cliente con personale in grado di svolgere un ampio ventaglio di attività

Variabile Evoluzione

Flusso delle attivita’ Minore numero di passi

Minore durata del processo

Organizzazione operativa Arricchimento delle mansioni

“Deparcellizzazione” del flusso del lavoro

Personale Versatilita’ operativa

Sistema di incentivazione e di controllo

Obiettivi di servizio al cliente

Obiettivi di performance sui processi gestionali

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Trasformazione dei processi operativi (2)

Il risultato dell’applicazione degli ERP non sempre porta ai risultati aspettati: il successo e’ risultato di un approccio globale e sistematico al

cambiamento che consideri sia il cambiamento informatico sia quello organizzativo

Un approccio sistemico al cambiamento, insieme a un iter di progettazione cauto, graduale, strutturato e burocratico possono portare al successo minimizzando il rischio

La trasformazione dei processi avviene e ne riguarda efficienza e efficacia

Per ottenere una trasformazione e’ necessario un orientamento informatico appropriato del management e un coerente lavoro di attori organizzativi che facilitino il cambiamento

Un’elevata trasformazione dei processi, connessa con l’adozione di un ERP aumenta il rischio d’impresa e richiede il presidio di un’ampia gamma di fattori di successo

L’organizzazione e la gestione del progetto sono aspetti cruciali per il successo o il fallimento di progetti ERP.

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Trasformazione dei processi direzionali

Le trasformazioni dei processi direzionali abilitata dagli ERP include il supporto informatico alle decisioni e l’elaborazione della informazione direzionale (IPC – Information Processing Capacity).

La capacita’ di operare in situazione di incertezza ambientale e a gestire strutture complesse e’ proporzionale all’IPC

L’IPC riduce la necessita’ di investire in risorse cuscinetto (slack resources) come le scorte

L’ERP ha permesso:

Maggiore ampiezza del dominio informativo

Disponibilita’ e accessibilita’

Tempestivita’

Utilizzabilita’

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Trasformazione dei processi interaziendali

Le trasformazioni dei processi interaziendali riguarda primariamente le estensioni ERP

I moduli che gestiscono transazioni con fornitori e partner realizzano dei sistemi interorganizzativi per la cooperazione fra piu’ aziende, mediante la condivisione di informazioni, di sequenze di fornitura e di reti di interazione

Per ottenere risultati il progetto informatico deve essere integrato con un progetto logistico-organizzativo

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Trasformazione del modello di business

La trasformazione dei modelli di business abilitati da ITC rende possibili nuovi prodotti/servizi e sviluppa nuovi business

I casi di reale trasformazione sono limitati a organizzazioni connotate da elevata intensita’ informativa

La trasformazione e’ abilitata da SI che pongono domanda e offerta in relazione

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Vantaggi e benefici

Una valutazione completa sugli ERP dovrebbe rispecchiare l’impatto complessivo sul business e includere anche benefici intangibili come la disponibilita’ di informazione manageriale.

Il valore della trasformazione include guadagni di efficienza (output effettivo / input) ottenuto attraverso la migliore ingegneria dei processi e guadagni di efficacia (output effettivo / output atteso) percepito dai clienti. Beneficio di efficacia V= variazione del valore derivante dalle

prestazioni di processo: misura la differenza del prezzo che il cliente e’ disposto a pagare rispetto al prezzo prima del progetto.

Benefici di efficienza E = sommatoria dei costi del processo e riflette l’influenza del sistema ERP sulle singole fasi del processo

T = E + V

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Vantaggi dell’approccio ERP

Vantaggio ERP- core ERP extended & SCM

Efficienza operativa Minori costi di staff (BPR)

Minori scorte

Minori costi logistici

Minori costi di approvvigionamento

Maggiore produttivita’ e flessibilita’

Minori costi di staff (BPR)

Minori scorte

Minori costi logistici

Minori costi di approvvigionamento

Previsione della domanda maggiormente affidabile

Efficacia operativa Maggiore tasso di evasione degli ordini

Migliorata capacita’ di risposta al cliente (client responsiveness)

Maggiore tasso di evasione degli ordini

Migliorata capacita’ di risposta ai partner della catena di fornitura

Minore time to market

IT Standardizzazione delle piattaforme IT

Valore dell’informazione

Condivisione globale dell’informazione

Altre Creazione di nuove opportunita’ di mercato

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Vantaggi dell’approccio ERP: Esempio

Attivita’ del Processo

Risparmi Quantificazione Voce di costo

Ricevimento dei materiali

Si risparmiano le attivita’ burocratiche di registrazione

Risparmio = valore del risparmio unitario * numero di ricezioni

Personale indiretto

Controllo qualita’ Riduzione degli scarti a valle e riduzione dei costi

Stima della variazione dei costi di scarto

Scorte

Carico a magazzino Il SI guida la scelta della ubicazione di magazzino

Riduzione degli spazi di magazzino e minore tempo speso per la movimentazione

Impianti e personale

Prelievo a magazzino Il SI guida la scelta della ubicazione di magazzino da cui prelevare

Riduzione delle rottamazioni (maggiorne turn-over) e movimentazione piu’ efficiente

Scorte e personale

Rettifica inventariale Modifica dei valori della base di dati

Nessuna variazione Nessuna variazione

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Architettura applicativa ERP

I sistemi ERP dal punto di vista tecnologico sono stati sviluppati su architetture client server e sono evoluti verso schemi thin client per approdare a una logica di rete (ASP – Application Service Provider)

L’architettura deve rispondere a precise esigenze:1. Deve garantire assoluta affidabilita’ sia per quanto concerne la sicurezza

dei dati sia per quanto concerne la disponibilita’ dei sistemi

2. Deve garantire sufficiente velocita’ alle operazioni sia nella normale conduzione sia in presenza di picchi

3. Deve potere essere dimensionata seguendo le esigenze aziendali e la disponibilita’ di nuove tecnologie informatiche

L’architettura classica e’ a tre livelli Database server: preposto alla gestione dei dati

Application Server: gestisce le applicazioni elaborando i dati

Presentation Server: risiede su PC e svolge tutti i compiti legati alla presentazione dei dati

Un architettura di questo tipo garantisce la scalabilita’ dei sistemi

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Il mercato degli ERP

Esiste la distinzione tra chi produce il software e chi effettivamente lo implementa nell’azienda

Per quanto concerne l’implementazione esistono due ulteriori distinzioni:

Implementatori: hanno il compito di seguire l’implementazione del software nell’aziende, configurando (parametrizzando) il software adattandolo alle varie realta’ aziendali

Scelta dei moduli da implementare, dei tempi dell’implementazione

I software dispongono di soluzioni gia’ pronte: si tratta di individuare il Business Model presente nel software che meglio si adatta al modo di operare dell’impresa

Value Added Reseller: software house che propongono ai clienti delle soluzioni non piu’ parametrizzate ma confezionate su misura mediante modifica del codice

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Misura del successo di un ERP

Diverse misure sono state usate per misurare il successo nell’implementazione di un ERP: l’impatto sulle performance e sui profitti fornisce la migliore misura del successo.

Un’altra misura e’ rappresentata dal grado in cui il sistema ERP e’ utilizzato per condurre l’attivita’ commerciale: da Classe A a Classe D. Survey hanno indicato che circa il 10% delle imprese raggiunge la classe A, 40% la Classe B e C e il restante 10% sono fallimenti.

Classe A:

Il sistema ERP e’ utilizzato per condurre interamente l’impresa.

Il database del manufacturing definisce come i prodotti sono realmente costruiti e l’uso delle risorse impiegate

Il sistema della contabilita’ e’ aggiornato correttamente e fornisce informazioni di gestione utili.

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Misura del successo di un ERP (2)

Classe B:

Il sistema ERP e’ solo parzialmente utilizzato: le attivita’ della supply chain sono solo inizializzate e non riflettono le attivita’. Conseguentemente il sistema deve essere supportato da numerose azioni correttive manuali.

Esistono altri sistemi automatici per gestire le attivita’ al di fuori del sistema ERP

Il database del manufacturing fornisce un modello parzialmente accurato di come il prodotto e’ costruito.

Le operazione di contabilita’ sono sufficientemente allineate con il sistema operativo, ma sono presenti eccezioni che hanno impatto sul sistema della reportistica.

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Misura del successo di un ERP (3)

Classe C:

Il sistema ERP e’ utilizzato unicamente in alcuni settori dell’impresa, in generale per gestire gli ordini di vendita, la spedizione, la ricezione degli ordini di acquisto, la contabilita’…

Il database fornisce un modello di rappresentazione non accurato e incompleto.

Numerosi sistemi informativi informali sono richiesti per la completa gestione dell’attivita’.

Classe D:

Il sistema ERP non e’ utilizzato per le maggior parte delle attivita’ dell’impresa

L’impresa utilizza sistemi informali per gestire il proprio business.

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Evoluzioni degli ERP

Completamento dell’offerta (non sono disponibili suite complete per alcuni settori) per settori verticali non ancora sfruttati

Integrazione fra sistemi ERP e sistemi esistenti

Allargamento del mercato alle PMI

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Bibliografia

Giampio Bracchi , Chiara Francalanci, Gianmario Motta: Sistemi informativi per l’impresa digitale – McGraw-Hill Libri Italia, 2005

Pier Franco Camussone: Il sistema informativo aziendale, Etaslibri 1998

Scott Hamilton: Maximizing your ERP system, Mc Graw Hill

Luciano Marchi, Daniela Mancini: Gestione informatica dei dati aziendali, FrancoAngeli 2003

Maurizio Pighin, Anna Marzona: Sistemi Informativi Aziendali, Pearson – Prentice Hall 2005

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