39 encontro catarinense de...
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39°Encontro Catarinense de Hospitais
ACSC 1
Processo Faturamento 3
Projeto Transformação 2
Projeto Garantia da Receita
• Piloto Conta Viva 4
Centralização do Financeiro 5
COMO COMEÇOU...
O projeto teve início em outubro de 2015, com a fase de diagnósticos e
mapeamento inicial dos processos e estrutura de TI de todas as Casas da
ACSC.
Durante esse diagnóstico inicial foi possível identificar gargalos, pontos de
melhorias e desenhar os planos de ação necessários à mudança, assim
nasceu o Transformação.
“... O Projeto Transformação, tem por objetivo revisar e aprimorar todos os
processos de apoio executados na ACSC, fazendo com que todas as Casas
trabalhem em sinergia, de forma simplificada, alinhada e padronizada”.
“... Projeto Transformação conta, inicialmente, com 16 frentes de trabalho
corporativas orientadas à melhoria de processos, principalmente na área
financeira”.
O QUE É O PROJETO TRANSFORMAÇÃO?
As 16 Frentes de trabalho realizaram mapeamento dos processos existentes
em cada área e com isso os planos de ação foram traçados, com foco nos
melhores processos e oportunidades de centralização.
EM CAMPO...
Cadastro Contabilidade Contas a Pagar Contas a Receber
Custos Engenharia Faturamento Fiscal
Folha de Pagamento
Glosas Logística OSS
Padronização de Materiais e
Medicamentos
PEC
(Planejamento Financeiro e
Controle Orçamentário)
Repasse Médico Tesouraria
PRINCIPAIS ENTREGAS DO TRANSFORMAÇÃO
• a operação em uma base única;
• a centralização das operação de apoio (Back Office);
• a padronização dos sistemas;
• o estabelecimento de um modelo padrão de processos;
• o desenvolvimento e implantação de um processo de gestão de
mudanças para atualizações de sistemas.
COMO ACONTECEU?
O Hospital Santa Catarina, em São Paulo,
foi escolhido para ser o piloto das ações
iniciais. A opção pelo HSC deve-se ao fato de
sua estrutura concentrar, de forma geral,
diferentes realidades existentes na maioria
das Casas da ACSC, à maturidade dos
processos da Casa, e pela proximidade
geográfica com a Administração
Corporativa.”
LINHA DO TEMPO
2015
• Diagnóstico e Mapeamento inicial dos processos
2016
• Mapeamento dos processos – Inicio dos Workshop
2017
• Primeira Rollout no Hospital Santa Catarina/ Out17
2018
• Rollout nos Hospitais:
• CSSJ
• HST
• HCNSC
• HSJ
• HAM
Conta de Internado
Unidades de Internação
Pré-Auditoria Central de
Autorização Pós
Auditoria de Contas Médicas
Faturamento
Conta de Ambulatório
Unidades de Atendimento
Pré-Faturamento
Admissão
O ciclo de receita da instituição inicia-se desde o registro inicial do paciente (admissão)
até o fim do processo operacional de recebimento de contas*
Recebimento
Processos assistenciais e administrativos
Processos de Faturamento
Processos de Recebimento
*Legenda*
Analise da Conta (Parciais de 5 dias)
MACRO PROCESSO – CONTAS MÉDICAS
OPORTUNIDADES DE MELHORIA
• Não ter a produção reconhecida no dia seguinte;
• Manipulação 100% das contas;
• Retrabalho (ida e volta de prontuário e ajustes)
• Comunicação não efetiva.
• Ex. Alteração de pacotes, diária compacta, novas tabelas
• Não envolver equipe operacional
VISÃO DO PROJETO – NORTEADOR
Hospital Sem Papel
Registro no Milissegundo
Zero Excel
Sentimento de dono
Erro não seu, é nosso!
VISÃO
Reconhecer e visualizar 100% da produção realizada no
dia, além de melhorar a eficiência operacional, desde o
contato inicial até o reconhecimento da receita, reduzindo
os custos oriundos de retrabalho.
OBJETIVO DO PROJETO
A SOLUÇÃO!
Equipe Conta Viva
Equipe multiprofissional criada e dedicada afim de entender e solucionar
os problemas provenientes da conta hospitalar.
Essa equipe foi alocada numa sala “full time” e seguiram algumas premissas,
como iniciais:
• Problema não pode ser encaminhado por e-mail;
• Reuniões de trabalho com todos os envolvidos no processo;
• O problema não é seu ou do setor, o problema é nosso;
• Corrigir o erro em sua causa raiz;
CONTA VIVA FIXA Cadastro Comercial
Faturamento Enfermagem
TI
CONTA VIVA PONTUAL Agendamento
Cotação Farmácia Nutrição
Fisioterapia Banco de Sangue
etc.
CONTA VIVA IN LOCO Faturista
Enfermeira
ETAPAS DO CONTA VIVA
PROBLEMAS CONTA VIVA
ASSISTÊNCIAIS OPERACIONAIS ADMINISTRATIVOS
São problemas que
podem ser resolvidos no
ato da auditoria, são
problemas relacionados a
equipe assistencial.
Exemplos:
• Falta de justificativa de
material
• Falta de relatório
médico
• Falta de anotação de
enfermagem
• Falta de assinatura
• Etc
São problemas que podem
ser resolvidos no ato da
auditoria, são problemas
relacionados ao processo
operacional do dia a dia
Exemplos:
• Falta de item devolvido
• Item devolvido a mais
• Item exclusivo do
paciente
• Dispensação e
devolução
• Medicamento
importado
• Etc
São problemas que
deverão ser resolvidos
pela Equipe Conta Viva
Fixa, estes problemas
não são solucionados
pela equipe assistencial.
Exemplos:
• Falta de precificação
de itens e
procedimentos
• Falta de autorizações
• Falta de orçamento
• Falta de código para
itens/ procedimentos
negociados
TEMAS DISCUTIDOS
1. Isolamento
2. Colchão de ar na conta do paciente
3. Bomba de infusão
4. Falta de checagem da enfermagem no
procedimento de Endoscopia para
pacientes internados
5. Falta de carimbo e assinatura médica na
prescrição da Endoscopia
6. Prescrição Médica manual da equipe
CDI
7. CDI - lançamento de mat/med na conta
do paciente com prescrição manual
8. Lançamento manual da visita de
pediatria na conta do paciente
9. Divergência entre a dispensação e
devolução de mat/med pelo
dispensário (estoque - item físico)
10. Divergência na cobrança de mat/med
solicitados e devolvidos pelo
dispensário (na conta)
11. Lançamentos e movimentações após a
saída hospitalar do paciente (falta de
bloqueios)
12. Lançamento de Item Não Padrão na
conta que não foi dispensado para o
paciente.
13. Devolução de Mat/Med no balcão da
farmácia satélite das UTIs sem
solicitação de devolução para
atendimento (via sistema).
14. Multidose com lançamentos incorretos
na conta (frasco, gotas)
15. Lançamento de refeições de
acompanhante sem o protocolo de
recebimento assinado pela
acompanhante no prontuário
16. Endoscopia - ajuste de centro de custo
de cobrança de Mat/Med utilizados
para realização do exame
17. Endoscopia - pedidos de estoque para
estoques diversos (não centralizado na
farmácia satélite da endoscopia)
18. Taxa de equipamento em duplicidade
na conta do paciente
19. HM do pacote Livre Escolha Bradesco,
com particularidades conforme apólice
individual do paciente
20. Formas de cobrança de HM - habilitar
mais uma opção: quando cobrança P
possibilitar particular ou operadora
21. Falta de vínculo do item com o código
TUSS - para lançamentos automatizados
na conta do paciente
22. Relatório de lançamentos manuais
realizados na conta
23. Porcentagens de cobrança dos
procedimentos cirúrgicos na conta do
paciente (dentro ou fora de Pacotes)
24. Pacotes - sistema vincula pacotes
conforme codificação TUSS, porém nem
sempre o pacote correto. Após análise
pela Auditoria é necessária troca de
pacote.
25. Diária de pediatria caindo na conta do
paciente como diária de adulto
26. Prestadores com cobrança automática
para tipo C
27. Cobrança de HM Especial sem
diferenciação do paciente de urgência e
eletivo
28. Falta de carimbo e assinatura médica na
transcrição
29. Falta de registros assistências (ex:
checagem, anotação de materiais,
lançamento de glicemia na grade, etc)
30. Material utilizado para procedimento
sem lançamento na conta (ex: lanceta)
31. Porcentagens dos pacotes incorreta na
conta
32. Equipamentos sem valorização
TEMAS DISCUTIDOS
1. Isolamento
2. Colchão de ar na conta do paciente
3. Bomba de infusão
4. Falta de checagem da enfermagem no
procedimento de Endoscopia para
pacientes internados
5. Falta de carimbo e assinatura médica na
prescrição da Endoscopia
6. Prescrição Médica manual da equipe
CDI
7. CDI - lançamento de mat/med na conta
do paciente com prescrição manual
8. Lançamento manual da visita de
pediatria na conta do paciente
9. Divergência entre a dispensação e
devolução de mat/med pelo
dispensário (estoque - item físico)
10. Divergência na cobrança de mat/med
solicitados e devolvidos pelo
dispensário (na conta)
11. Lançamentos e movimentações após a
saída hospitalar do paciente (falta de
bloqueios)
12. Lançamento de Item Não Padrão na
conta que não foi dispensado para o
paciente.
13. Devolução de Mat/Med no balcão da
farmácia satélite das UTIs sem
solicitação de devolução para
atendimento (via sistema).
14. Multidose com lançamentos incorretos
na conta (frasco, gotas)
15. Lançamento de refeições de
acompanhante sem o protocolo de
recebimento assinado pela
acompanhante no prontuário
16. Endoscopia - ajuste de centro de custo
de cobrança de Mat/Med utilizados
para realização do exame
17. Endoscopia - pedidos de estoque para
estoques diversos (não centralizado na
farmácia satélite da endoscopia)
18. Taxa de equipamento em duplicidade
na conta do paciente
19. HM do pacote Livre Escolha Bradesco,
com particularidades conforme apólice
individual do paciente
20. Formas de cobrança de HM - habilitar
mais uma opção: quando cobrança P
possibilitar particular ou operadora
21. Falta de vínculo do item com o código
TUSS - para lançamentos automatizados
na conta do paciente
22. Relatório de lançamentos manuais
realizados na conta
23. Porcentagens de cobrança dos
procedimentos cirúrgicos na conta do
paciente (dentro ou fora de Pacotes)
24. Pacotes - sistema vincula pacotes
conforme codificação TUSS, porém nem
sempre o pacote correto. Após análise
pela Auditoria é necessária troca de
pacote.
25. Diária de pediatria caindo na conta do
paciente como diária de adulto
26. Prestadores com cobrança automática
para tipo C
27. Cobrança de HM Especial sem
diferenciação do paciente de urgência e
eletivo
28. Falta de carimbo e assinatura médica na
transcrição
29. Falta de registros assistências (ex:
checagem, anotação de materiais,
lançamento de glicemia na grade, etc)
30. Material utilizado para procedimento
sem lançamento na conta (ex: lanceta)
31. Porcentagens dos pacotes incorreta na
conta
32. Equipamentos sem valorização
TEMAS
05 ações finalizadas
47 ações iniciadas
03 ações não iniciadas
55 ações
09
grupos de trabalho
78
encontros
MÉTODO – CAUSA RAIZ
Parar;
Entender o que está acontecendo de errado;
Encontrar a causa raiz;
Tomar ações para eliminar a causa raiz.
1649 Contas auditada
1411 Pacientes auditados
(internados)
NÚMEROS CONTA VIVA
15 Períodos analisados
GANHOS
• Discussão e análise do problema encontrado com todos os envolvidos do
processo;
• Integração e comunicação entre as áreas sem e-mail (e-mail como ferramenta
de comunicação e não para solucionar os problemas);
• Educação “in loco” dos problemas encontrados;
• Aumento da produtividade e garantia de processos estáveis e padronizados;
• Responsabilidades bem definidas sobre cada entrega;
• Visão de cadeia de valor;
• Oportunidades sistêmicas - (Busca de automatização de tarefas manuais);
• Eliminação de tempo gasto com retrabalho;
• Redução de erros;
• Testar, testar e testar (a importância da avaliação da experiência do usuário).
LIÇÕES APRENDIDAS
1. Negociações com Operadoras (Reajuste, Pacotes, diárias, novos modelos);
2. Atenção para Atualizações sistêmicas;
3. Banco de Horas/ Folga e Férias (Linha de produção);
4. Instabilidade Sistêmicas (WIFI, Impressão, Acessos, Sistema);
5. Mapeamento do processo
1. Acompanhar e escutar a operação (linha de frente)
2. Entender a necessidade do negócio
3. Escrever procedimento, rotina, pop, etc
23 23 2322
2019 19 19 19 19 19 19
1615
14
1211
9 9
7
3 3 3 3
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Corporativo Casas
11%
6% • Redução de 46% de Glosa Inicial • Criação da área de “não conformidade” • Identificação do detalhamento da Glosa on line • Centralização de 80% da operação de Recurso de
Glosa
HSC
CSSJ
HST
HSJ
HCNSC
HMRP
HSL
HNSC
HSI
HSJMCG
Recurso Glosa Centralização Faturamento/Glosa Inicial
80%
10.684.43011,23%
8.315.7098,56%
6.321.382 6,62%
6.185.5025,91% 5.759.037
6,04%
Mar Abr Mai Jun Jul
Redução de Pessoal pós centralização
CENTRALIZAÇÃO ACSC – RECURSOS DE GLOSAS
Gestão de “Não
Conformidade”
Corrigir Glosa
in Loco
Agir na correção
Recursar Glosa
Automatização no processo de recurso de Glosa ( Zero Glosa)
Correção simultânea na identificação da Glosa
Diminuição de tempo no recebimento
Trabalhar em rede: Inclusão de novos Hospitais; Conciliação automática de Recursos
de Glosas; Correção em Glosas da rede ACSC; Deslocamento de colaboradores
para Unidades da ACSC. Pontos focais para treinamento das
equipes assistenciais.
RECURSOS DE GLOSAS – PROPOSTA DE VALOR
51.244
47.049
54.817
66.094 65.605
71.274
78.617
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul
51 MM
78MM
• Aumento de 52% de conciliações de Contas a Receber no Corporativo.
• Contas a Receber trabalha em Rede e com conciliação automática on line
HSC CSSJ
HST HSJ
HCNSC HMRP
HSL HNSC
HSI HSJMCG
Contas a Receber Centralização Faturamento/Faturamento Conciliado
77%
55 55 55 55 54
5048 47 46
43 43 43
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Casas Corporativo
Redução de Pessoal pós centralização
CENTRALIZAÇÃO ACSC – CONTAS A RECEBER