3d-incerta belgelendirme kyek-01-p.003 mühendislik gözetim...

3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti.Postane Mah.Dr.Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla / İSTANBUL TÜRKİYE

TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82

KYEK-01-P.003DENETİM VE BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

3D-Incerta BelgelendirmeMühendislik Gözetim veDenetim Ltd. Şti.

Revizyon: 08 Sayfa: 8 / 13Tarih: 04.11.2016

Hazırlayan: S. DOĞAN 03.03.2014

Onaylayan: C.PERGEL 03.03.2014

RevizyonNo:

RevizyonTarihi: Yapılan Değişiklik Değişikliği Yapan Kişi

01 28.01.2015Uygunsuzlukların kapatılması için net süre tanımlandı.Aradenetim, yeniden belgelendirme ve transfer denetimiaçıklandı.

S.DOĞAN

02 16.02.2015 Belgenin tarihi, karar tarihinden önce olamaz ibaresieklendi. S.DOĞAN

03 08.04.2015 Uygunsuzlukların kapatılması için net süre revize edildi. S.DOĞAN04 05.01.2016 Alt bilgi kısmındaki adres bilgileri güncellendi. S.DOĞAN05 20.06.2016 TS EN ISO IEC 17021-1 uyarınca revize edildi. Z.OZDİNCER

06 10.07.2016Denetim sonucunda müşteri ile çözümlenemeyenfarklı görüşlerin Aksiyon Listesi ile kayıt altınaalınacağı belirtildi.

Z.OZDİNCER

07 20.09.2016Sistem belgelendirme müdürünün kapsamı dışındayer alan firmalar için belgelendirme komitesindendestek alınacağı belirtildi.

Z.OZDİNCER

08 04.11.2016

Müşteri ile alakalı değişiklklerde alınacak aksiyonlar ilebelgelendirme kararı verilirken gerekmesi durumundaalınacak ilave bilgi ve açıklamaların Denetim Süreci SonuçRaporuna kaydedileceği bilgisi prosedürde tanımlandı.

Z.OZDİNCER

Elektronik Nüsha, Basılmış Hali Kontrolsuz Kopyadır.


TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




1 AMAÇ

Bu prosedürün amacı 3D INCERTA ‘ya yönetim sistemi belgelendirmesi için başvuran firmalara; belgelendirme

müracaatını nasıl yapacaklarının, belgelendirme denetiminin nasıl gerçekleşeceğinin, belgenin verilmesi,

sürdürülmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması, belgelendirme şartlarında olabilecek

değişikliklerin nasıl bildirileceği konularını açıklamaktır.

2 KAPSAM

Bu prosedür kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerini kapsamaktadır.

3 SORUMLULUKLAR

Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi ve uygulattırılmasından Genel Müdür sorumludur.

Belgelendirme faaliyetlerinden ve yazışmalardan belgelendirme bölümü sorumludur.

4 YÖNTEM

4.1 3D INCERTA, kalite yönetim sistemi belgelendirme faaliyetleri için başvuruda bulunan firmalara

Müşteri Bilgi/Denetim Başvuru Formu gönderir.

4.2 Başvuruda bulunan firmalar bu formları eksiksiz doldurmak zorundadırlar. Eksik doldurulan formlar

işleme alınmaz.

4.3 Belgelendirme Denetimi:

4.3.1 Eğer başvuran kuruluş tarafından belgelendirme denetimi talep edilmişse;

“Denetim Teklifi / Sözleşmesi” doldurulur. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme denetimi). Müşteri

Denetim teklifi / sözleşmesini onayladığında sözleşme yerine geçer. Sözleşmenin geçerliliğin kabulü için müşteri

aşağıda belirtilen dokümanların, belgelerin ve bilgilerin doğrulayıcı kayıtları, sözleşme yerine geçen “Denetim

Teklifi / Sözleşmesi” formu ile sözleşmeyi etkileyebilecek kayıtları göndermekle yükümlüdür.

- Vergi levhası,

- Ticari sicil kaydı,

- İmza Sirküleri

- Taşeron çalışan sayısı (taşeron sayısının güncelliği her yıl denetim öncesi karşılıklı

teyitleşilecektir. Gerekli hallerde 3D INCERTA sözleşmeyi revize etme hakkına haizdir.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




- Firma çalışan sayısını doğrulayıcı kayıtları (SSK bordrosu veya personel listesi)

Firma tarafından istendiğinde, denetim ekibi üyelerinin özgeçmişleri firmaya gönderilir.

4.3.2 Firma denetim ekibi üyelerine itiraz etme hakkına sahiptir. Eğer objektif delillere dayanarak denetim

ekibi üyelerine bir itiraz varsa yeni denetim ekibi görevlendirilir.

4.3.3 Denetim teklifi ve denetim ekibi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı’na ve ”Personel NitelendirmeProsedürüne” göre oluşturulur.(sadece belgelendirme ve yeniden belgelendirme)

4.3.4 Denetim öncesinde baş denetçi ve denetim ekibi üyeleri dokümantasyonu inceler ve denetim esnasındayapılması gerekenleri tespit ederler. (sadece belgelendirme, yeniden belgelendirme) (zamanlama için bakınızYönetim Sistemleri Zaman Takvimi) Eğer teknik anlamda dokümanlar incelemeye alınacaksa teknik kapsamdatecrübeli bir denetçi denetim öncesinde dokümanları incelemeye alır.

4.3.5 Başvuran firmalar Kalite yönetim sistemlerini yeterli kayıt oluşacak şekilde işletmek durumundadır. Bu sürezarfı dolmamışsa denetim bu süre dolana kadar bekletilir.

4.3.6 Birden fazla yerde hizmet veren kuruluşlar için “TÜRKAK R 40.04” rehberine göre denetimler organize edilirve ayrıca konu ile ilgili Matriks Belgelendirme Talimatı mevcuttur.

4.3.7 Firmanın denetim teklifini kabulünden sonra, Kalite Yönetim temsilcisi denetime uygun olan denetimekibini “Personel Nitelendirme prosedürüne” göre belirler. “Denetim ekibi atama formu ” ile ataması yapılanpersonel, denetimden önce firmaya bilgilendirilir.

4.3.8 Denetim planı baş denetçi tarafından oluşturulur . Denetim için firmaya gidilmeden önce denetim planıgönderilir ve mutabakata varılır. Eğer 1.aşama denetimi ile belgelendirme denetimi arasında 5 günden daha az birzaman varsa denetim planı 1.aşama denetimin bitiminde hazırlanır. Denetim planı hazırlanırken mutlakadenetçilerin hangi maddeleri denetledikleri açık olmalı.Yönetim sisteminin ilk belgelendirme tetkiki iki aşamada yapılır, 1. aşamanın saha veya ofis ortamında yapılmasıkararı TÜRKAK R 40.05 rehberindeki NACE kodlarına göre belirlenen risk faktörü tablosuna göre belirlenir. ISO9001 denetimleri için: En yüksek risk ve yüksek risk grubuna dahil firmaların 1. aşama denetimlerinin sahadagerçekleştirilir. ISO 14001 denetimleri için: En yüksek risk, yüksek risk ve orta risk grubuna dahil firmaların 1.aşama denetimlerinin sahada gerçekleştirilir. Birleşik denetimlerde ise 1. Aşama denetim kriteri olarak ISO 14001sistemi göz önünde bulundurulur.

Birinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır:

a) Müşterinin yönetim sistemi dokümanlarının gözden geçirilmesi

b) Müşterinin lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, müşterinin personeli ile 2. aşamadenetimi hazırlıklarının yeterliliğine yönelik görüşmeler

c) Müşterinin durumunun gözden geçirilmesi, standardın gerekliliklerinin anlaşıldığının belirlenmesi(özellikle kilit performanslar yada önemli bölümler ile ilgili, prosesler, amaçlar ve yönetim sisteminin operasyonu)



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




d) Yönetim sistem kapsamı, ilgili kanuni yükümlülükler, mevcut riskler ile ilgili gerekli bilgilerin toplanması

e) 2. aşama denetimi için kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi

f) Müşterinin yönetim sisteminin yeteri kadar anlaşılması sonrasında, 2. aşama denetimin planlanmasınaodaklanılması

g) İç denetim ya da YGG planlanması ve yürütülmesinin gözden geçirilmesi, müşterinin 2. aşama denetimiçin hazır olup olmadığının belirlenmesi

1. aşama denetimindeki bulgular dokümante edilir ve müşteriye bildirilir, buna 2. aşama denetiminde uygunsuzluk

olabilecek konular da dahildir. 1. ve 2. aşama denetimi arasındaki süre, müşterinin ihtiyaçları ve gerekli çözümleri

bulmak için zaman ihtiyacı esas alınarak belirlenir.3D INCERTA 2. aşama denetim tarihi için ayarlamaları tekrar

düzenleyebilir. Yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, Aşama 1’in tekrarı gerekebilir. Aşama 1 sonucunda

Aşama 2’nin ertelemesi ya da iptali söz konusu olduğunda, müşteri bilgilendirilir.

1. Aşama ve 2. Aşama denetimleri arasındaki süre en fazla 3 aydır. Bu sürenin aşılması durumunda firma yeniden 1.

Aşama denetimine tabi tutulur.

İkinci aşama denetim aşağıdakiler için yapılır:

2. Aşama denetimin amacı, müşterinin yönetim sisteminin yeterliliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin ölçülmesidir.

2. Aşama denetim, müşterinin yerinde uygulanır. 2.aşama denetim aşağıdaki yer alan maddeleri içerir;

a) Kabul edilecek tüm bilgi ve kanıtlar yönetim sistemi standartlarına ya da diğer kurala uygun dokümanlara uygun

şekilde olması

b) Belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının izlenmesi, ölçülmesi ve raporlanması

c) Müşterinin yönetim sistemi ve performansının yasal sorumluluğa uyması

d) Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü

e) İç denetim ve yönetim yeniden gözden geçirilmesi

f) Müşteri politikası için yönetim sorumlulukları

g) Kural gereklilikleri, politika, performans hedefleri arasındaki bağlantılar (idari sistemin standartlarına veya diğerkurallarla uygun olup olmadığı), diğer uygulanabilir yasal gereklilikler, sorumluluklar, personel faaliyetlerinin yetkinliği,prosedürler, performans bilgileri, iç denetim bulguları ve sonuçlar.

4.3.9 Takım olarak yapılan denetimlerde mutlaka denetim ekibi baş denetçi tarafından bölünür.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




Firmanın denetimi kabul mutabakatından sonra denetim ekibi için firmayı yerinde ziyaret eder. ISO 19011 ve ilgili

belgelendirme standardına göre denetim gerçekleştirilir.Denetim esnasında açılış ve kapanış toplantıları “Katılımcı

Listesi ” ile kayıt altına alınır. Katılımcı listesi yerine denetim planı ile de kimlerle görüşüldüğü kayıt altına alınabilir.

Açılış toplantısının amacı, genellikle baş denetçi tarafından yürütülür ve gerçekleştirilecek denetim faaliyetlerinin

nasıl yapılacağı özetlenir. Açılış toplantısında verilen detaylar, müşterinin tetkik prosesi ile uyumlu olmalıdır.

AÇILIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİ3D INCERTA tercihinden dolayı firmaya teşekkür3D INCERTA politikası doğrultusunda firmaya katma değer sağlayacak bir denetim olmasıDileğiyleGörevlerinin bir özeti de dahil olmak üzere, katılımcıların tanıtılması,(Rehber ve gözlemciler dahil

Belgelendirme kapsamının teyit edilmesi,Denetim ekibi ve müşterinin yönetim otoritesi arasındaki geçici görüşmeler, kapanış toplantısınıntarih ve zamanıDenetimin tipi, kapsamı, ve kriterleri dahil her türlü değişiklikler, denetim planının onaylanmasıDenetim ekibi ve müşteri arasındaki resmi iletişim kanallarının teyit edilmesi,Denetim ekibi tarafından ihtiyaç duyulan kaynakların ve tesislerin mevcut olduğunun teyitedilmesi,Gizlilik ile ilgili konuların onaylanması,Denetim ekibi ile ilgili iş güvenliği, acil durum ve güvenlik prosedürlerinin teyit edilmesi,Denetim bulgularının herhangi bir sınıflaması dahil olmak üzere raporlama yöntemi,Denetimin zamanından önce sona erdirilebilir koşulları hakkında bilgi verilmesi,Denetim planı, denetim faaliyetleri ve denetim yolları da dahil olmak üzere denetimin yürütülmesive kontrolü,Önceki gözetim veya denetim bulguları varsa, bu durumun onaylanması,Örneklemeye dayalı denetim yapılacaksa, kullanılacak prosedürler ve yöntemler,Denetim sırasında kullanılacak lisanın onaylanması,Denetim sırasında, müşterinin denetimin ilerlemesi ve herhangi bir endişe verici durumdanhaberdar edileceğinin teyit edilmesi,Müşteriye soru sorması için fırsat verilmesi.


3D-Incerta Belgelendirme Mühendislik Gözetim ve Denetim Ltd. Şti.Postane Mah.Dr. Rüştü Nuran Sok. No:17 D:1-2 Tuzla/ İSTANBUL TÜRKİYE

TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




KAPANIŞ TOPLANTISI GÜNDEMİTanışma (açılışta toplantısına katılmayanlarla)Denetimdeki iş birliği ve misafirperverlik için teşekkürlerFirmanın iyi yanlarının anlatılması (Kesinlikle uygunsuzluklardan önce bildiriniz)Denetimin örnekleme metodu olduğunun tekrarlanmasıDenetimin genel özetiDenetim bulgularının herhangi bir sınıflandırması da dahil, raporlama yöntemi ve süresi,Denetim sırasında tespit edilen herhangi bir uygunsuzluğu düzeltme ve düzeltici faaliyetiyapmak için, bir plan hazırlaması için müşteriye süre verilmesi,Müşterinin belgelendirilme durumu ile ilgili herhangi bir sonuç da dahil, uygunsuzluklarınçözümlenmesi için 3D INCERTA’nın ele alma prosesi,3D INCERTA’nın denetim sonrası faaliyetleri,Sonraki denetimle ilgili şartların belirlenmesiBelge almaya hak kazanması durumunda logoları kullanmadan önce mutlaka Logo KullanmaTalimatını 3D INCERTA web sitesinden okumasıŞikayetlerin ele alınması ve itiraz prosesleri hakkında bilgiler.Soru-cevap



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




4.3.10 Kapanış toplantısında müşteriye soru sorma fırsatı verilir. Denetim ekibi ve müşteri arasındaki görüş

farklılıkları tartışılıp karara bağlanır. Çözümlenemeyen durumlarda , farklı görüşler Aksiyon Listesi ile kayıt altına

alınır ve 3D INCERTA ‘ya bildirilir.

4.3.11 Denetim esnasında denetçiler objektif delilleri toplayarak “Denetim Soru Listesi” tam olarak

doldururlar. Doldurulması istenen soru listesinde firmanın uyması gereken yasal mevzuat mevcuttur. Böylece

firmanın uyması gereken yasal mevzuatlar varsa bunlar kontrol altına alınır. Tetkik sırasında, tetkik ekibi,

periyodik olarak tetkikin ilerlemesini değerlendirmeli ve bilgi alış verişinde bulunmalıdır. Tetkik ekibinin lideri,

periyodik olarak tetkikin ilerlemesi ve müşterinin herhangi bir endişesi durumunda, iletişim kurarak tetkik ekibi

üyelerinin arasındaki ihtiyaç duyulan iş durumunu yeniden düzenlemelidir.

4.3.12 Denetim esnasında tespit edilen uygunsuzluklar “Aksiyon Listesi” ne kaydedilir. Kapanış toplantısı ile

beraber hazırlanan “Aksiyon Listesi’’ firmaya verilir.

4.4 3D INCERTA denetimlerinde uygunsuzluk sınıfları;

Sapma (Büyük Uygunsuzluk) : Sistemi direkt etkileyen bir prosedürün olmaması veya uygulanmaması,

standardın bir maddesinin tamamen eksikliği durumlarıdır.

Tespit (Küçük Uygunsuzluk) : İlgili standardın herhangi bir maddesinin eksik işletilmesi gibi sistemi

doğrudan etkilemeyen uygunsuzluklardır.

4.5 Firma denetimden sonra yapacağı düzeltici faaliyetleri “Aksiyon Listesi” ne yazarak 15 gün içerisinde

gönderir. Firma sertifikanın geçerliliğini tehlikeye atmayacak bir planlama yaparak uygunsuzluklar için yapılan

faaliyetleri denetimin baş denetçisine ve 3D INCERTA ‘ye bildirmek durumundadır. Uygunsuzluklar, aksiyon

planının baş denetçiye sunulmasının ardından, max 3 ay içinde kapatılmalıdır. Bu süre içinde kapatılamayan

uygunsuzluklar için haklı gerekçeler sunulursa 1 ay daha ek süre verilir. Eğer bu süre içinde de uygunsuzluklar

kapatılmazsa firmanın dosyası askıya alınarak dokümanları kendilerine iade edilir.

4.6 Baş denetçi aşağıdaki durumlar karşısında takip denetimine karar verebilir.

- Düzeltici faaliyetleri yerinde görmek için,- Sistemin önemli derecede uygunsuzluklar içermesi durumunda (Sapma-Büyük uygunsuzluk durumu).

Takip denetimlerin değerlendirilmesi baş denetçi tarafından yapılmakta ve karar BelgelendirmeMüdürü tarafından verilmektedir.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




4.7 Takip denetimi belgelendirme denetime katılan baş denetçi tarafından yapılır. Denetim teklifi yinebelgelendirme denetimi gibi planlanır ve yapılır.

5 Belgelendirme Kararı:

5.1 Denetimler gerçekleştikten sonra uygunsuzluk tespit edilmemişse veya tespit edilenuygunsuzlukların kapatıldığı baş denetçi tarafından güvence altına alınmışsa, Baş denetçi denetim raporunuhazırlar ve diğer ilgili dokümanlarla birlikte Belgelendirme Komitesi’nin incelemesine sunar. BelgelendirmeKomitesi dosya incelemesi sonucunda aldığı kararları Belgelendirme Müdürü’ne iletir. Belgelendirme Müdürüonayı ile belgelendirme kararı alınmış olur. Belgelendirme kararı alınırken gerekmesi durumunda denetim ekibi vediğer kaynaklardan ilave bilgi veya açıklamalar alınabilir. Alınan ilave bilgi ve açıklamalar KYEK-01-F.023 DenetimSüreci Sonuç Raporu ile kayıt altına alınır.

3D INCERTA belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararlarına katılan kişilerin tetkikleri yapanlardan farklıolmalarını sağlar.

Belgelendirme Komitesi ve Belgelendirme Müdürü’ne sunulması gereken asgari dökümantasyon:

- Müşteri Bilgi Denetim Başvuru Formu

- Denetim Teklifi / Sözleşmesi

- Denetim Kaydı (1. Ve 2. Aşama denetim kayıtları ayrı ayrı)

- Denetim Planı

- Çoklu Şube Denetim Planı (Firma yapısına bağlı)

- Katılımcı Listesi (isteğe bağlı olarak)

- Denetim Soru Listeleri

- Denetim Raporları

- Denetim Aksiyon Planı

- Sertifika Basım emri

- Firma ile ilgili yasal dokümanlar

- Firma Logosu (isteğe bağlı)

Aynı zamanda tetkik ekibi belgelendirme tavsiyesi için Sistem Belgelendirme Müdürü’ne en az aşağıdaki bilgilerisağlamalıdır:

- Uygunsuzluklar ve uygun olduğu takdirde müşteri kuruluş tarafından yapılan düzeltme ve düzelticifaaliyetler hakkındaki yorumlar,

- Başvurunun gözden geçirilmesinde kullanılmak üzere 3D INCERTA’ya sağlanan bilginin teyidi- Tetkik amaçlarına ulaşıldığının teyidi

Elektronik Nüsha, Basılmış Hali Kontrolsuz Kopyadır.)


TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




5.2 Bir firmanın denetiminde tespit edilen uygunsuzlukların kapatıldığının, baş denetçi tarafından güvence altınaalınmasının ardından en geç 1 ay sonra belgelendirme konusunda karar verilmelidir. Belgelendirme kararı başdenetçinin komiteye sunacağı örnek sertifikaya verilen onay ile sağlanır. Belgelendirme Komitesi üyelerinin sistembelgelendirme konusunda bilgi sahibi olması garanti altına alınmıştır. Belgelendirme komitesi üyeleri ISO9001:2008/2015 ve ISO 14001:2004/2015 standartlarına hakim, belgelendirme faaliyetlerini bilen ve sektörüniçinden gelen kişilerden seçilmiştir (Belgelendirme Komitesi Listesi). Sistem belgelendirme Müdürü kapsamıdahilinde yer alan firmaların denetim dökümanlarını teknik onay açısından inceler ve sistem değerlendirmesikonusunda belgelendirme komitesinden destek alır. Eğer belgelenen firma Belgelendirme Komitesi Üyeleri veBelgelendirme Müdürü kapsamı dışında yer alırsa, komite dışından ilgili kapsamda bir uzman veya denetçidendokümantasyonun kontrolü konusunda destek alınır.Belgelendirme Müdürü, belgelendirme komitesinin sunduğubelgelendirme dökümantasyonunu ve belgelendirme için verdiği kararı inceleyerek onayladıktan sonra,belgelendirme kararı alınmış olur. Belgelendirme kararını verenlerin denetime katılanlardan farklı olması garantialtına alınır. Belgelendirme kararı verilen firmalara 3D INCERTA belgesi düzenlenir. Bu belge aşağıdakileri içerir;

- Yönetim sistemi, belgelendirilen her müşteri kuruluşun adı ve tanınabilir coğrafi konumları (veyamerkezinin ve çoklu belgelendirme kapsamı içerisinde yer alan her bir sahanın coğrafi konumları)

- Belgenin ilk veriliş tarihi, uzatıldığında veya yenilendiğinde yenileme ve uzatma tarihleri,- Belgenin süresinin dolduğu tarih,- Sertifika no,- Belgelendirilmiş müşterinin tetkikinde kullanılacak yayımı ve revizyonuyla birlikte, standard veya hüküm

ifade eden doküman- Her bir sahada ürün (hizmet dâhil olmak üzere), proses vb. ile ilgili belgelendirme kapsamı, EA kodu- 3D INCERTA adı, adresi ve belgelendirme sembolü, akreditasyon sembolü- Belgelendirme için kullanılan standard veya hüküm ifade eden diğer dokümanlarca öngörülen diğer bilgiler,- Değişiklik yapılan dökümanı bir öncekinden ayırt edici rev.no ve rev.tarihi- Yetkili kişinin imzası

6 Ara (Takip) Denetim:

Belgelendirme denetimi tarihinden en geç 1 yıl içinde en az bir kez firmaya gözetim (ara)denetimi düzenlenir.

6.1 Ara denetimler için belgelendirme denetimi için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3’ü ayrılır.

6.2 2 ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi denetimlerinde 3 yıllık denetim periyodundagerçekleştirilecek 2 ara denetimde standardın zorunlu kontrol edilmesi gereken maddeleri dışındaki maddeleryapılacak bu 2 ara denetime bölüştürülür.

6.3 ISO 14001 Çevre Yönetim Sisteminin ara denetimlerinde standardın bütün maddeleri

denetime tabidir.

6.4 Ara denetimlerde logo kullanımına ilişkin hususlar da kontrol edilmelidir.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




6.5 3D INCERTA’dan belge almaya hak kazanan firmaların belgelerinin geçerlilik süresi 3 yıldır. Belgenin üzerindeki

yürürlülük tarihi, belgelendirme kararından once olamaz. Belge süresi dolan firmalara son tarihten en az 3 ay önce

sürenin dolmak üzere olduğu bildirimi yapılarak uyarılır. Yeniden belgelendirme için denetim teklifinde bulunulur.

6.6. 3D INCERTA Yeniden Belgelendirme sürecinde firmanın 3 yıllık denetim performansı dikkate alınır.

Bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme gözlemlenmiş ve

raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı” na göre gerçekleştirilir.

Ancak bu 3 yıllık denetimleri sürecinde firmanın yönetim sistemlerinde denetim ekipleri tarafında iyileşme

gözlemlenmemiş ve raporlanmışsa denetim süresi hesaplaması ve teklifi “Denetim Teklifi Hesabı Talimatı” nda ki

Belgelendirme Denetimi sürecine göre gerçekleştirilir.

6.7 3D INCERTA kendisi ile aynı faaliyette bulunan firmalar için sistem belgelendirmesi yapmaz.

7 Diğer Sistemlerin belgelendirilmesinde izlenecek yollar(kalite yönetim sistemleri+diğer yönetim

sistemleri)

3D INCERTA bünyesinde Kalite Yönetim Sisteminin başka yönetim sistemleri ile bağlantılı yapılacak combine

denetimlerinde her bir yönetim sistemi için ayrı sertifikalar verilir ve verilecek tekliflerde belli oranlarda indirimlerde

sağlanmaktadır. Bu oranlarda adam günler temel alınır. ISO 14001 belgelendirmesinin ISO 9001 ile birlikte

gerçekleşmesi durumunda denetimlerinde aşağıdaki tabloda verilen indirim faktörleri göz önüne alınır.(bu indirimler

%30’u geçemez) (bkz.Birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı)

Kombitipi İF ISO 9001 İF ISO 14001

BD9001/BD14001 0.85 0.85

YB9001/YB14001 0.85 0.85

AD9001/AD14001 0.9 0.9

AD9001/BD14001 0.75 0.9

YD9001/BD14001 0.85 0.85

YD9001/AD14001 0.9 0.75

AD9001/YD14001 0.75 0.9

OHSAS 18001 denetimlerinde yapılacak indirimler Belgelendirme Bölümü tarafından yapılır. Fakat adam günlerinde

yapılan indirimler %30’u geçemez.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




8 Kural Değişikliği:

8.1. 3D INCERTA, Sistem belgelendirme faaliyetlerinde olabilecek herhangi bir standard değişikliği veya kurallarındaolabilecek değişiklikleri ilgili taraflara kendi web sitesi yoluyla duyurur.

8.2. Yapılan kural değişiklikleri firmalara mail yolu ile bildirilir ve firmaların bu duruma uyum sağlaması için 45gün süre verilir. 3D INCERTA bu süre zarfında firmalardan gerekli dokümanlarında değişiklik yapmasını ister. Yapılandeğişiklikler Gözetim denetimi esnasında kontrol edilir. Gerekli değişikliğin yapılmaması durumunda belge buprosedürde belirtildiği gibi askıya alınır.

8.3. 3D INCERTA ‘dan belgeli firmalar, uygulamakta oldukları kalite yönetim sistemi ile ilgili uygunsuzluklardankaynaklanan ürün, hizmet ve varsa servislerinin performansı ile ilgili müşteri şikayetlerinin kayıtlarını muhafaza etmekve istenildiğinde ulaşabilir durumda bulundurmakla yükümlüdür. Bu durum 3D INCERTA denetçileri tarafındandenetim esnasında kontrol edilir.

8.4. 3D INCERTA’dan belge almaya hak kazanmış kuruluşlar, 3D INCERTA logosunu ilgili talimatlara uygun olarakkullanmak durumundadır. 3D INCERTA logosu Türk Patent Enstitüsü tarafından tescil edilmiş olup, bu logolar belgeninürüne değil sisteme verildiğinin belirtilmesi şartı ile kullanılabilir. 3D INCERTA logo kullanımı ile ilgili firmalara yazılı izinverilmeden kullanılmaması gerektiğini garanti altına alır. 3D INCERTA logosu, “3D INCERTA Logosu KullanımTalimatına” göre kullanılır.

9 Müşteri ile alakalı değişikliklerBelge almaya hak kazanmış firmalar belge kapsamındaki değişiklikler ile ilgili olarak 3D-INCERTA’ya değişikliği takipeden 15 gün içerisinde bilgi vermelidir.Bunlar:

Firmanın ortaklık durumunun değişmesi Firmanın iletişim bilgilerinin değişmesi• Firmanın aynı ürünü farklı bir tesiste üretmesi• Tesisin yer değiştirmesi• Mevcut kalite yönetim sisteminde meydana gelen önemli değişiklikler, Sertifika üzerinde belirtilen kapsam ve kilit personel ile ilgili değişiklikler olabilir. Müşterinin uyması gerekn yasal mevzuatlar veya standartlarda değişiklik

Mevcut kalite yönetim sisteminde meydana gelen önemli değişiklikler ile teknik kadro, kilit personel, belgelendirmekapsamı, üretim tesisinin değişmesi gibi durumlarda firmalar tekrar ziyaret edilir ve yeni koşulların belgelendirmekapsamındaki yönetim sistemine hala uygun olup olmadığına yerinde denetim yapılarak karar verilir. Yalnızca iletişimbilgilerinin değişmesi durumunda, 3D INCERTA’ya iletilen güncel bilgilere göre firmaya ait sertifika revize edilerek,yeniden basılır. Sertifikanın orjinal kopyası firmadan geri istenerek iptal edilir ve belgenin geçerliliğini yitirmesi sağlanır.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




Firmanın ortaklık durumunun değişmesi durumunda ilgili belgeler firmadan alınır ve dosyasına işlenir. Bir sonrakidenetimde bilgiler yerinde kontrol edilir.Ancak her ne olursa olsun,müşteri ile alakalı tüm değişiklikler 3D INCERTAbünyesinde değerlendirilerek alınacak aksiyonlar belirlenir. Yapılan değerlendirmeler sonucunda alınacak aksiyonlaryukarıda belirtilenlerden farklı olabilir, müşteri konuyla alakalı bilgilendirilir. Yukarıda beirtilen değişiklikler ile alakalı3D INCERTA’ya bildirim yapılmadığı durumlarda, firmanın sertifikası askıya alınır ve askıya sebep olan durumungiderilmesi beklenir. Firmanın askıya alınma durumu, askıya alma tarihinden itibaren 1 ay içerisinde giderilemezse,firmanın sertifikası iptal edilir.

10 Özel tetkikler

10.1 Kapsam genişletme: 3D INCERTA müşterinin kabul görmüş kapsamı dışında genişletme talebi olduğundabaşvuruyu inceler. Kapsam genişletme için ek bir denetimin gerekli olup olmadığına karar verir. Bu ek denetim gözetimtetkiki ile birleştirilmek suretiyle de yapılabilir.

10.2 Acil istenen denetimler: 3D INCERTA şikayetleri araştırmak veya değişikliklere cevap vermek üzerebelgelendirilmiş müşterinin tetkiklerini kısa zaman içerisinde yapması gerekli olduğunda aşağıdaki hususları yerinegetirir:

a) Kısa süre içerisinde yapılacak olan ziyaret şartlarını açıklamak ve belgelendirilmiş müşterisine önceden habervermek,

b) Kuruluşların tetkik ekip üyelerine itiraz etmeye imkan bulamayacaklarından dolayı tetkik ekibinin tayine dahafazla ihtimam göstermek

10.3 Müşteri belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddibaşarısızlık gösterdiğinde, müşterinin belgelendirme şartlarını karşılamayan kısmı dışarıda tutacak şekilde kapsamıdaraltılır. Bu tip bir daraltma, belgelendirme için kullanılan standardın şartlarıyla uyumlu olacak şekilde yapılır.

11 Yeniden Belgelendirme Denetimi:

11.1 Belge yenileme denetimi, belgenin geçerlilik süresi (3 yıl) sona erdiğinde firmaları yeniden

belgelendirmek için yapılan denetimlerdir.

Yeniden belgelendirme tetkiki bir saha tetkikini kapsar. Yeniden belgelendirme tetkiki aşağıdaki şartları ele alır:

a)Yönetim sisteminin prosesleri arasındaki etkili etkileşim, iç ve dış kaynaklı değişiklikler ışığında, kendi bütünlüğü

içerisinde yönetim sisteminin etkiliği,

b)Toplam performansı arttırmak için yönetim sisteminin etkiliği ve iyileştirmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş

taahhüt,

c)Belgelendirilmiş yönetim sisteminin çalışmasını kuruluşun politikası ve hedeflerinin gerçekleştirilmesine katkı

sağlama durumu.

11.2 Belge geçerlilik süresi bitimine en az 3 ay kala firmalarla irtibata geçilir ve firmadan cevap istenir.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




Yeniden belgelendirme tetkiki esnasında, uygunsuzluk örnekleri olduğunda veya uygunluk delillerinde eksiklik

belirlendiğinde, 3D INCERTA uygulanacak olan düzeltme ve düzeltici faaliyetler için sertifikasyon termininden önce

belli bir zaman aralığı tanır. Belgelenin geçerlilik süresinden önce, yeniden belgelendirme tetkiki tamamlanamazsa

veya herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiği doğrulanamazsa, yeniden

belgelendirme önerilmez ve belgenin geçerliliği uzatılmaz. Müşteri böyle bir durumda süreçle ilgili bilgilendirilir.

11.3 Kuruluş belge geçerlilik süresi bitiminden sonraki 3 ay için tekrar belgelendirilmek isterse Sistem Belgelendirme

Müdürü’nün kararı ve onayı doğrultusunda 1. Aşama denetimi yapılmayabilir. Yönetim sistemi düzgün işliyor ise , bir

önceki denetimde çıkan uygusuzluklar önemsiz ve sayısı az ise ve kapatma süresi hızlı ise, sistem belgelendirme

müdürü onayı ile 1. Aşama denetimi yapılmayabilir.

11.4 Ancak 3 ay sürenin aşıldığı durumlarda başvuru yeniden belgelendirme olarak değil, belgelendirme olarak

ele alınır.

11.5 Yeniden belgelendirme denetimi için belgelendirme denetimindeki şartlarda (kapsam, çalışan sayısı vb.) bir

değişiklik olmaması durumunda belgelendirme denetimi süresinin 2/3’ü alınır. Bu şartlarda oluşabilecek değişikliklerde

5.5. deki belgelendirme denetim kriterleri uygulanır.

12 Transfer Denetimi:

12.1 Transfer Denetimleri bir başka denetim firması tarafından verilmiş olan yönetim sistem belgesinin 3D INCERTA

tarafına geçişinin sağlanması için ilgili sertifikanın geçerliliğinin teyidi için yapılan denetimlerdir.

Belge geçişinin transfer denetimi statüsünde değerlendirilmesi aşağıdaki koşullara bağlıdır;

• Transfer denetimleri IAF üyesi bir akreditasyon kurumu tarafından akredite edilmiş belgelendirme

firmalarının vermiş olduğu belgeler için geçerlidir.

• Transfer denetimi yapılabilmesi için belgenin halen aktif olması gerekir. Askıda bulunan belgeler için transfer

denetimleri gerçekleştirilemez.

• Transfer denetimlerinin gerçekleştirilmeden önce firmaya daha önceki belgelendirme kuruluşu tarafından

bildirilen uygunsuzlukların kapatılmış olması gerekir.

• Transfer şartlarının karşılanıp karşılanmadığının gözden geçirilmesi ve transfer kararının verilebilmesi için son

denetim periyoduna ait olmak üzere firmanın güncel ve geçerli belgesi, denetim raporları, son denetimde uygunsuzluk

mevcut ise bu uygunsuzluklara ait kapama kayıtları firmadan temin edilmelidir.

• Transfer başvurusu yapan kuruluşun son denetim tarihi 3D INCERTA transfer denetim tarihinden en fazla 12ay önce gerçekleştirilmiş olmalıdır

12.2 Transfer denetimi başvuruları başvuru formunda belirtilen maddelerin doldurulması ile yapılır.



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




Sistem Belgelendirme Müdürü veya sertifikasyon ve planlama koordinatörü nün değerlendirmesine göre transferinyapılıp yapılmayacağı kararı verilir.Bu şekilde gerçekleştirilen denetimlerde, belge periyodu önceki belgelendirme kuruluşunun yayın tarihinden sonkullanma tarihine kadardır. Ara denetim süresi, müşterinin belgelendirilme için uygulanan denetim periyodu dikkatealınarak belirlenir.

13 ÖZEL DURUMLAR

3D INCERTA tüm yönetim sistemleri ile ilgili belgelendirme faaliyetlerinin akreditasyon kurumunca askıya alınmasıveya iptali durumunda bunu müşterilerine ivedilikle bildirmek durumundadır.

3D INCERTA böyle bir durumun hasıl olması halinde, müşterilerinin mağduriyetini ortadan kaldırmak için gerekliplanlamaları yapacak ve müşterilerininde onayı ile, gerekirse farklı akreditasyonla sertifikasyon süreci faaliyetlerinedevam edecektir.

14 KAYITLAR

İlgili baş denetçi tarafından hazırlanmış evraklar dosyalanır ve düzenli bir şekilde kayıt altına alınır. Kayıtların saklanmasüresi kalite kayıtları listesinde belirtilmiştir.

15 DÖKÜMANTASYON- Belgelenen Firmaların Takibi/Askıya Alınması/İptali Prosedürü

- Personel Nitelendirme Prosedürü

- Denetim ve Belgelendirme Yönetmeliği

- 3D INCERTA logo kullanım talimatı

- Denetim Teklifi Talimatı

- Birleşik Denetim Belgelendirme Talimatı

- Müşteri bilgi/denetim başvuru formu

- Denetim Teklifi / Sözleşmesi

- Denetim Kaydı Formu

- Denetim Raporu

- Denetim soru listesi

- Sertifika basım emri

- Denetim planı

- Çoklu Şube Planı

- Aksiyon Planı

- Katılımcı Listesi



TelFax

: +90 216 492 21 10: +90 216 532 71 82




- Belgelendirme Komitesi Listesi

- Denetim iş akışı şeması

- Kalite kayıtları listesi


3d-incerta belgelendirme kyek-01-p.003 mühendislik gözetim...

Documents