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操作手冊

傑人文教科技有限公司

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目錄

一、操作介面 .................................................................................................................. 02

二、簡介............................................................................................................................. 02

三、使用流程 .................................................................................................................. 03

四、功能鍵介紹................................................................................................................ 04

五、建立基本資料............................................................................................................ 06

六、卡片設定..................................................................................................................... 07

七、課程資料設定............................................................................................................. 08

八、報名作業..................................................................................................................... 12

九、報名資料(修改刪除).................................................................................................. 13

十、續班作業 ................................................................................................................... 14

十一、繳費通知單............................................................................................................. 16

十二、學費作業(銷帳)...................................................................................................... 17

十三、收支作業(結帳)...................................................................................................... 18

十四、進銷存管理............................................................................................................. 19

十五、借書系統................................................................................................................. 23

十六、訂餐作業................................................................................................................. 24

十七、教室日誌................................................................................................................. 26

十八、列表作業................................................................................................................. 27

十九、資料備份................................................................................................................. 28

二十、系統維護及年費.................................................................................................... 29

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歡迎您使用補教大掌櫃、園所妙管家，要使用之前一定要以一位經營者的角

度使用唷!剛開始在建立基本資料「人事資料」、「學生資料」、「課程資料」。就像是開一間補習班，一定要有老師、學生、再來就是商品訂價(課程最基本訂價)。建立好基本資料之後，就要開始做「報名作業」嘍！就像是在手開繳費通知單一樣，科目、金額都要正確，然而小朋友所上課程都要一一的報進去唷!報完名後就要開「繳費通知單」給家長，所以要到「繳費通知單」列印。家長來到繳費通知單，來學校繳費了時，就要到「學費作業」銷帳，銷完帳後，一定要到「收支作業」做結轉!

操作介面

簡介

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7.收支作業

6.學費作業

5.繳費通知單

4.報名作業

3.課程資料

2.人事資料

1.學生資料

使用流程

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系統設定

Step1：建立基本資料

人事資料：建立老師基本資料，設定卡片、老師出缺勤、列

印老師每月薪資、清冊、履歷表…等

學生資料：建立學生基本資料，設定卡片、查詢學生報名紀

錄、繳費紀錄…等

課程設定：基本班級收費標準，參考值。

成績資料：顧名思義在這 key 入學生成績。

系統參數：建立公司(補習班)基本資料，開放系統是指第一

次使用戶開權用的。

資料參數：組織架構(大腦)，填寫越完整，後續動作越簡便。

(之後的動作看到下拉頁可到這新增、刪除、修改)

權力密碼：必需先將『人事資料』建立好後才可以啟用，在

此頁面為管理者(即最高權限使用者)，依各層級

員工職位設定職權限。同時保護一些不能隨意變

更的資料及會計帳等。

資料匯入：第一次使用時，用 Excel 匯入學生基本資料、

老師基本資料。

(C:\VD20\學生匯入範例檔.xls)

功能鍵介紹

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Step2：每日作業

Step3：帳務查詢

尚欠通知：上課期滿幾天後都可在此查詢，它會把欠費的小

朋友篩選出來!

期間收費：想要看期間內應收、已收、未收，可到這查詢學

生報名紀錄、繳費紀錄…

損益表：可在這列印損益表

帳務作業：查詢收入、支出、收支、繳費…等

報名作業：就像是在手開繳費通知單，該有的科目都在這作

業，EX：教材、餐費、優待…等。

繳費通知單：列印每月繳費通知單，每個月可印 52.53 清冊，

總表，建議使用「繳費通知單(二)」

學費作業：(銷帳)只要有收到學費務必要在這銷帳。

收支作業：如同收支簿，只有當天收入，支出，務必要在這

作帳。學費作業做完後，一定要在這「結帳作業」。

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Step4：進銷存

廠商資料：先建立廠商基本資料，聯絡方式。

貨品資料：建立貨品資料→進貨作業→庫存查詢→列印條碼

出貨作業：個人購物、班級購物、貨單查詢，只要是出貨都

要在出貨作業做帳。

銷帳：

1.出貨作業裡的(教材繳費)

2.學費作業裡的(簡易繳費)

人事資料

• 可用Excel一次匯入

• 一筆一筆進去新增

學生資料

• 可用Excel一次匯入

• 一筆一筆進去新增

C:\Vd20\學生匯入範例.xls

建立基本資料

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卡片設定

在設定卡片時，記得要打開「感應程式」

Step1：路徑「程式集」→「補教大掌櫃」→「感應程式」

Step2：打開「學生資料」or「人事資料」→「簡訊設定」→「設定卡片資料」

→「過卡」

有看到數字，代表已設定完成

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定義：

期班(01~12)：每月固定或每期固定的課程，統一時間開繳費通知單

不分期班(00 期)：可選擇月繳或期繳，開繳費通知單時間不固定。

99 期專案：小朋友都是以買堂數、時數、為主(扣堂數、時數計算)

範例 2：英文初級班

收費方式：可以選擇月繳、期繳、堂收

月繳 3000 元 or 期繳 8500 元

操作步驟：

Step1：參數設定→建立英文初級班課程

Step2：逐一建立→00 期學費收費方式

→新增月收 3000、期收 8500

00 期(持續班)

01~12 期收費範例

範例 1：安親課輔班

收費方式：按月繳 3000 元

操作步驟：

Step1：參數設定→建立安親課輔班

Step2：逐一建立→01~12 期學費收費方式

99 期收費範例

範例 3：才藝班

收費方式：30 堂 8000 元

操作步驟：

Step1：參數設定→建立才藝班

Step2：收費標準→99 期參數設定→

99 期學費收費方式

課程資料設定

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Step1.進入「課程資料」→ 左下角有一個參數設定→把課程代號、課程名稱(班名)輸入進去

Ex1：課輔班三年級

收費方式：固定收費

每月學費：3000 元

固定收費 01~12 期

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Step2：課程資料進去，點選新增→由上而下，由左而右逐一建立。年度→課程代號→期別(假設九月份要開的繳費通知單就設 09 期)→每週上課日→開課日期→ 學費(最基本的收費方式)

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PS.記得填入 00 期學費收費方式的框框裡

Ex2：英文初級班

收費方式：可以選月繳、期繳

月繳：3000 元 or 期繳：8500 元

不固定收費 00 期

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就像是在手開繳費通知單，在做報名作業的時後必須上課日期、金額正確才按「確定報名」

第一個月使用系統客戶，必須把每位小朋友丟入他所報名的課程裡，報名幾科都分別報入。

第二個月起(期班的小朋友)用「續班」的方式。課程選擇→新課程資料→確定日期、

01~12 期 00 期

報名作業

Step2：按「報名」

Step1：選擇學生

Step3：選擇學生上

課課程資料

Step4：填入金額、

上課起迄日

Step5：確定報名

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檢查是否有報名進班：

A1：「報名作業」裡的「報名覆核」檢查，可修改、刪除。

A2：「課程資料」裡的「報名紀錄」檢查，滑鼠點兩下可修改、刪除。

A3：「學生資料」裡的「報名紀錄」檢查，可修改。

圖 A1「報名作業」裡：

圖 A2「課程資料」裡：

Step1

選擇修改 or 刪除

滑鼠連點兩下，即可修改

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圖 A3「學生資料」裡：

第二個月起，要開繳費通知單時，操作摸式如下：

續班作業(01~12 期) 操作流程：「報名作業」→「課程選擇」→「續班」

→「原課程資料」→「新課程資料」

Ps.要帶上一次的「其他收入」、「學費折數」、「原學費」記得打勾

修改報名記錄

要

帶

入

的

請

打

勾

1

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點選新課程資料：

00 期續班

期別從 08 期自動轉為 09 期

反黑字的選項都可以更改，而更改後下

面的學生都會跟著改，如沒有要繼續上

課的同學，下面有一個「刪除」鍵，可

點選學生，按「刪除」。

可以選擇個人續班或班級續班

個人續班：小朋友一個一個再做一次報

名班級續班：整班小朋友一起作業，每

個小朋友下一期的上課起迄日，電腦會

自動篩選。

1 2

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做完報名作業即可開始列印繳費通知單！

大部份的使用戶選擇的繳費通知單

1. B1 三聯式繳費通知單

2. D1.精簡型單聯式(A4)

建議在印繳費通知單前先印

1.Z2.未繳費清冊

2.Z3.未繳費總表

Step1：先選擇篩選方式

Step2：按資料篩選

Step3：選擇繳費通知單格式

Step4：按列印

繳費通知單

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一般繳費：

1.選擇學生→繳費→現金全繳

2.課程選擇→應繳費學生→繳費→現金全繳

條碼機繳費：

簡易繳費→刷條碼→全部繳清 or 單科繳費

刷條碼

(家長來繳費，記得來這銷帳)

學費作業-銷帳

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刷條碼

做完學費作業，一定要來收支作業做

「結帳作業」~所有的帳務查詢都是

由收支作業裡延伸出去的。所以只要

收支作業做好，帳務就會很清楚。

使用步驟：

繳費結轉：

1. 點選結轉日期的起訖日，再按「開始結轉」鈕，會將設定期間內已繳費學生的繳費

資料列於表格內。

2. 確定現金帳與表格內學生繳費資料無誤後，再按「確定入收支簿」鈕，會將表格裡

的學生繳費資料結成一筆「學生繳費收入」，再入收支帳裡。

薪資結轉：

1. 點選薪資月份，再按「開始查詢」鈕，會將所選月份裡的薪資資料列於表格內。

2. 確定所發薪資金額與表格內薪資資料無誤後，再按「確定轉入收支簿」鈕，會將

表格裡的薪資資料結轉成一筆「薪資支出」，再轉入收支帳裡

3. 結帳作業：繳費結轉→選擇起迄日→開始結轉→確定轉入收支簿。

4. 薪資結轉→發薪費用→確定轉入收支簿。

收支作業-轉帳作業

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貨品資料：建立基本資料→進貨作業→庫存查詢(商品條碼)

出貨作業：個人購物→班級購物→貨單查詢→列印

貨品繳費(銷帳)：○1 「出貨作業」裡的「教材繳費」

○2 「學費作業」裡的「簡易繳費」

小小建議：使用條碼機，比較方便。

貨品資料-基本資料

貨品資料-基本資料

1.新增 2.填入資料 3.確認

進銷存管理

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貨品資料 - 進貨作業

貨品資料-進貨作業

基本資料

建立

貨品資料 - 商品條碼

列印

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頁 21

出貨作業-個人購物

出貨作業-班級處理

Step1：「課程資料」→課程教材→新增教材內容

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Step2：「課程代號」→「匯入資料」→「出貨日」→「確定出貨

註：出貨後要在繳費通知單印出，一定要選擇「通知單綜合式」樣式

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Step1 書籍資料管理

Step2 書籍租借及歸還

書籍資料管理書籍租借及歸還租借記錄查詢

借書系統-圖書租借管理

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Step3 租借紀錄查詢

1.匯入用餐資料

2.選擇小朋友填寫

每日金額、數量

3..確定轉入

「訂餐資料」

4.資料查詢

訂餐作業-操作基本流程

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訂餐作業-流程圖

儲值功能-流程圖

1 • 選擇要儲值的小朋友

2 • 填寫儲值日期

3 • 填寫儲值金額

4 • 確定儲值

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Step1：先到「課程資料」設定課程上課日

Step2：回到「教室日誌」填入今天上課內容

教室日誌

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行政表單：繳費通知單、點名表、成績表、學生資料表、電訪記錄表、各班

繳(末)費明細、個人未繳費明細、每月未繳清冊和總表、催繳通

知單和清冊。

帳務表單：收支日報表、收入明細表、支入明細表、收支明細表、損益表、

期間收費表。

人事資料：履歷表、人事資料表、薪資清冊、每月薪資、匯款帳號清冊、出勤表

列表作業-各式表單

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將資料作備份，以防因當機、中毒或不明情況導致資料損壞時，以便救回資料。

在此建議每日建立備份，有利而無害喔。

首先請選擇要備份的磁碟機，再點擊「開始備份資料」，資料備份完畢後，會在所

選磁碟機產生DATABAK資料夾，可將目錄再複製到攜帶式儲存工具內，以防萬一。

→ 資料回存

倘若資料不慎遺失或資料錯亂時，只要平時有做好資料備份工作，透過資料回存

功能即可將遺失的資料救回。首先點選回存選項「補教資料」或「公用資料」，再

點選”自訂”鈕，選擇備份位置後再點擊”開始回存”，程式執行完畢即可恢復

您原有的資料。

→ 資料重整

此功能是可將所有資料重新整理，以加快本系統使用時之速度。

→ 資料維護

將舊資料刪除以增快系統運作之速度。在啟用『資料維護』前一定要將資料做完整

的備份。刪除資料容易，取回難;本處功能必須在”權力密碼”做必要之權限設定。

資料備份

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\ 服務包括電話操作教學、線上障礙排除…等，更多的服務訊息以年度維護合約書裡之記

載為主。自購買日後第二年起，每年將依照版本差異收取系統維護費，維護內容如下：

服務方式：

1. 網路線上客服為主。

2. 透過電腦遠端教學。

3. 說明會時現場教學。

服務範圍：

1. 系統疑難排處。

2. 線上操作教學。

維護合約計費方式：

1. 一年一約，合約期間內，免費維護。

2. 合約期間外，按次計酬。

3. 軟體使用依購買版本差異而不同。

不服務範圍：

1. 電腦主機、印表機等周邊硬體之疑難雜症

2. 救回未備份之軟體資料

3. 救回中毒之資料、電腦

資料備份的重要

E化的資料，都以看不見的狀態存放在指定

的地方，既然看不見，當然就有找不到的風

險，「狡兔三窟」是軟體資料存放的基本常

識，而且是必做的工作。一般可將資料存放

在電腦的 C槽、D槽、隨身碟、網站裡、電

子信箱或燒錄在光碟中等等方法，當規劃好

如何操作備份時，一定要按時按步驟的做，

且要相信沒備份的資料很有可能隨時一去不

復返，不見的資料就是不見了，只有安全的

備份動作才可確保資料的完整。

資料備份

每日備份，30 日為一循環，無論如何都無

需憂慮資料遺失之痛，不僅可以備份在其他磁

碟槽，更可以將重要的備份資料隨身攜帶。

請使用者務必執行每日系統資料備份，避

免造成資料遺失。

系統維護及年費

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