4 de Julho 2006

Características Comuns a todas as Auditorias

Independentemente do tipo de auditoria e da entidade que as promove estas são actividades programadas, documentas e realizadas de forma sistemática .

• Realizadas por pessoas independentes das áreas auditadas;• São verificações aleatórias, pelo que não é esperado que

detectem todos os tipos de deficiências;• Realizadas de forma objectiva, isto é baseada em evidências

demonstráveis e não em opiniões;• Documentadas e planeadas.

Ponto de Partida

• O Auditado não é uma pessoa, mas uma empresa/instituição, ou um sector dessa empresa/instituição.

• Numa Auditoria o que é auditado são os Procedimentos .

Procedimento

Modo especificado de realizar uma actividade ou um processo.

Os procedimentos podem ou não estar documentados :

Norma• NP EN I S O 9001 - 2000

• Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos

A Norma NP EN I S O 9001 :2000 estabelece a necessidade de 6 procedimentos documentados :

4.2.3 Controlo dos documentos4.2.4 Controlo dos registos

8.2.2 Auditoria interna8.3 Controlo do produto não conforme

8.5.2 Acções correctivas 8.5.3 Acções preventivas

O Auditado• deve estar identificado com os procedimentos do

S.G.Q. relativo ao seu sector e com os Documentos da Qualidade.

• deve estar informado atempadamente sobre a auditoria ao sector de que é responsável.

• deve ser notificado atempadamente do tipo de auditoria a que vai ser sujeito.

S.G.Q.

S.G.Q.

È um conjunto de procedimentos organizacionais capazes de

transmitir a máxima confiança de que um determinado nível

Qualidade está sendo alcançada ao mínimo custo.

Ramos, Pires a. “Qualidade”pag. 32

DOCUMENTOS da QUALIDADE

• Os documento fundamentais do

Sistema da Qualidade são : 1. MQ - O Manual de Qualidade

2. MPF- O Manual de Procedimentos Funcionais

3. IT -Instruções de Trabalho

O

Manual da Qualidade ( MQ ) – é o documento fundamental que descreve a política, a autoridade e responsabilidade, os objectivos, os

meios e procedimentos adoptados pela empresa de forma a assegurar a qualidade adequada dos serviços fornecidos, constituindo um suporte material que descreve a organização e o funcionamento do Sistema de

Garantia da Qualidade da Empresa.

 Os Procedimentos Funcionais ( PF ) – estabelecem um método que

permite assegurar a gestão da qualidade bem como o controlo de todos os documentos da qualidade da empresa nomeadamente a sua aprovação,

alteração e distribuição e revisão.

 As Instruções de Trabalho ( IT ) – são directivas internas da empresa que definem o modo como as diversas operações de trabalho devem ser

executadas salvaguardando sempre as instruções de segurança e os normativos legais aplicados à sua actividade

.

Os diferentes tipos de Auditoria

• Sistema ( Geral) Internas Carácter Preventivo• Processo ( Parcial) Carácter Correctivo

• Produto (Parcial)• Concessão• Procedimento (Parcial) Externas Acompanhamento

Extensão

Seguimento

A finalidade de uma AuditoriaAs Auditorias visam alcançar um ou mais dos seguintes

objectivos:

• Determinar a conformidade ou não conformidade dos elementos do Sistema da Qualidade com os requisitos especificados;

. Determinar a eficácia do Sistema da qualidade implementado para cumprir os objectivos da qualidade especificados;

•Dar ao auditado a oportunidade de melhorar o seu sistema;

•Satisfazer as exigências regulamentares;

•Permitir o reconhecimento do Sistema da Qualidade da entidade auditada.

A visita de Auditoriadeve permitir

•Recolher, num clima positivo, as informações necessárias à elaboração de um relatório de auditoria, completo e incontestável e aceite

pelos auditados.

O QUE

• QUE O AUDITADO

• DEVE FAZER ?

• Será

Comunicar é associar O controle de si a serenidade

Q O respeito pelos outros A nossa capacidade de

pensar positivamente

Os Do’s do Auditado

• Fornecer toda a informação solicitada, mas mais nenhuma.

Deve partir-se do principio que o se o auditor quisesse obter mais informação ele solicita-la-ia, porque ir mais além pode evidenciar deficiências que:

• Não faziam parte do âmbito da investigação do auditor;

• Podem ser desvantajosas à imagem que queremos dar à nossa area.

Os Dont’s ?• Falar muito sem dizer nada, para passar o tempo;

• Iludir o auditor;

• Não chegar às horas combinadas;

• Alegar esquecimento de documentos;

• Interrupções constantes, ou nos momentos cruciais co a introdução de assuntos laterais;

• Alegar que não está preparado;

• Escolher aquilo que o auditor deve auditar;

•

Os Dont´?s• Apelar para que o auditor tenha pena d’ele;

• Argumentar que o elemento “indispensável” se encontra ausente;

• Alegar esquecimento;

• Alegar que se trata de um caso especial; quando não é o caso ;

• Levar o auditor pelo caminho mais longo para perder tempo.

Após Auditoria• Os resultados de uma auditoria serão altamente

positivos se:• Reconhecer a necessidade de haver procedimentos escritos que regulem a sua

actividade;

• Documentou as suas actividades através de procedimentos/instruções;

• O pessoal tem acesso e está treinado no uso destes procedimentos;

• Os procedimentos são uma valiosa ferramenta de gestão diária da área auditada;

• Deve responder às não conformidades e aos pedidos de acção e propostas de melhoria se disserem respeito a procedimentos ou Instruções de trabalho da sua área.

A Qualidade é importante :

1º - Como estratégia de diferenciação;2º - Como estratégia de eficiência;3º - Encara os processos de certificação como um inicio e não como um fim;4º - É uma oportunidade de diagnóstico e de melhoria de processos internos.

CONCLUSÃO

CONCLUSÃO

Benefícios duma cultura de Qualidade:

• Satisfação dos clientes/alunos• Melhoria contínua• Satisfação de clientes internos/docentes e funcionários • Comunicação efectiva• Atitudes positivas

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Elaborado por : Maria Delmira Eiras

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