제 4장. 구매업무의 이해

주요개념

1. 구매절차BOM과 MRP

2. 구매자료

3. 긴급발주 관리

4. 소량(액)발주 관리

1. 구매절차

항목 담당부문 주요 사항

구입요구 인식 수요부서

자재의 제조방법, 규격, 품질 등을결정하는 주무부서는 설계•생산기술부문, 수요량을 결정하는주무부서는 생산부문

공급자선정

견적의뢰

구매

적정한 잠재거래처에 의뢰

견적검토사용자재, 작업시간 등에 대하여생산기술부문과 논의

구입가격 및

구입처 결정

품질, 납기, 가격의 3요소의 만족도, 그리고 적정한 공급원임을 확인

발주수속 주문서 발행, 도면, 사양, 치공구 대여

사후관리납기, 품질 등에 관한 계약준수 확인및 이행 촉구

납입 납입물품 수령

검사 검사 계약품질의 확인

입고 물류 검수 및 입고수속

지불 경리 납입물품에 대한 지불

1) 구매요구의 인식

a. 구매니즈의 전달방법

• 표준구매요청서

• MRP schedule• BOM• 자동 재고보충 요청

b. 구매요구의 기술(Description of Needs)• 구매비용처리계정

• 구매요청 내용의 정확한 기술 여부제품사양은 명확하고 간결하여 애매모호의 여지가 없어야한다.폐쇄회로 TV 설치의 예: 협력회사의 사양 오독으로 인한과도한 설치비로 $65,000의 손실 발생

상업표준, 설계사양, 성능사양 등

(1) 구매요구의 인식

• 스펙, 사양(仕樣), 시방(示方), 규격, 구매기술서› 사용자재의 재질·품질·치수 등, 제조·시공상의 방법과 범위,

제품·공사 등의 성능, 특정한 재료·제조·공법 등의 지정, 완성후의 기술적 및 외관상의 요구, 일반총칙사항이 표시됨. 도면과함께 설계의 중요한 부분임.

› 구매담당자에게 무엇을 구매할 것인가에 대한 정보 제공

› 공급사에게는 품목에 대한 요구사항이 무엇인지에 대한 정보제공

› 주문서의 핵심 사항

c. 재고의 확인

2) 공급선 선정 및 발주

① 시장조사– 반복 구매 품목

– 신규 구매 품목 또는 고부가가치 품목, 첨단기술 품목

– 협업팀 가동

② 공급자 탐색 RFI(Request for Information; 정보요청)

공급자에 대한 일반적 정보 요청(회사연혁, 규모, 재무상태, 연매출, 시장점유율, 제품선에 대한 카다로그나 가격표 등)잠재적 공급자에 대한 사전 검토

인터넷의 등장으로 활용 감소

RFQ(Request for Quotation; 견적요청)특정 품목이나 서비스에 대한 가격, 인도일자, 수량, 서비스, 품질 등의항목에 대한 구체적인 자료 제시의 요구

RFP(Request for Proposal; 제안서 요청)현안문제에 대한 해결안의 제시를 요구

Invitation for Bid(입찰권유)

③ 공급자 선정방법: 경쟁입찰 , 협상, 수의계약

공급사의 평가를 위한 평가 영역 설정단계 1

각각의 평가 영역에 대해 가중치 부여단계 2

각각의 평가 영역 내에 상세 평가 항목을 설정하고 가중치 부여단계 3

평가 점수의 척도를 정의단계 4

공급사 실사단계 5

실태평가 결과의 검토 및 의사 결정단계 6

공급사 성과에 대한 지속적인 실적 평가단계 7

평가 모델 개발

공급사 역량 평가및 선정

지속적인 공급사성과 평가

④ 공급사의 역량 진단 및 평가

* 출처: Monczka, R., Trent, R., Handfield, R. (1998). “Purchasing and Supply chain Management”.

사례: TI 공급사 (Advanced Micro Systems) 실태평가

영 역 가중치 항목별 가중치 점수 (5점 척도) 가중치가 반영된 점수 계

1. 품질시스템Process Control 시스템Total Quality Commitment결품률 PPM

20

587

445

4.06.47.0

17.4

2. 경영 역량 노사 관계경영 능력 10

55

44

4.04.0 8.0

3. 재무적 여건부채구조회전율 10

55

34

3.04.0 7.0

4. 비용 구조산업 대비 비용비용의 이해 정도비용 관리/절감 노력

15

555

545

5.04.05.0

14.0

5. Delivery 역량Performance to promise소요 리드 타임대응도

15

555

333

3.03.03.0

9.0

6. 기술/프로세스 능력

제품 혁신프로세스 혁신연구개발

15

555

455

4.05.05.0

14.0

7. 정보시스템능력

EDI 능력CAD/CAM 5

32

50

3.00 3.0

8. 일반사항하위 공급자에 대한 지원환경 준수도공급업체의 공급기반 경영 의지

10

235

354

1.23.04.0

8.2

총 계 80.6

(구매절차 계속)

⑤ 주문서 작성– 법적인 효력

– 주문서 번호, 주문수량, 자재스펙, 품질규격, 가격, 납기, 운송조건 등 만족스러운 계약을 보증할 수 있는 모든자료를 포함

– Boilerplate– 경리부서, 사용부서, 물류부서, 수송부서, 구매부서 등에

각 1부

⑥ 주문서 접수 확인– 주문서 접수 확인서를 통해 수락을 하면 계약 성립

– 공급자의 거래조건이 주문서와 상이하게 온 경우서면상으로 이에 대한 이의를 제기하지 않는 한자동적으로 계약내용에 편입됨

Boilerplate의 예

(구매절차 계속)

3) 사후관리» 계약진행사항 파악

» 이행촉구(expediting)4) 물품수령 과 수입검사(Inspection)

» 물품수령확인서

- 주문서, 포장명세서(packing list), 현품의 확인

» 수입검사보고서

예외: 공급업체 인증제(JIT 구매), 구매 크레디트카드(소액구매)

5) 발주 완료 및 대금 지불» 송장, 주문서, 물품수령 확인서(수입검사 보고서)의 대조

2. 구매부서 문서 및 자료

1) 진행중인 발주 관련 자료(Records of open Orders)거래선 이름 또는 발주번호순

구매요청서, 주문서, 주문접수확인 정보, 사후관리 자료 등

2) 종결된 주문 관련 자료(Records of Closed Orders)법적인 의무보존 기간

3-7년 보관. 단, 정부와의 계약관련 기록은 영구 보존

3) 발주대장(Purchase Log)진행중인 발주 관련 사항을 주문서의 일련번호순으로 정리한 기록

주문서 번호, 공급사 명칭, 진행 현황, 구매자재 기술, 발주 총액

4) 상품정보 자료도면, 규격 등 자재/서비스의 상세내역

인증업체 리스트와 가격자료

주문서 번호, 구매 수량, 가격, 납기 실적, 품질 실적, 공급사명

공급선 관련 정보

5) 공급자 관련 자료주소, 담당자, 판매조건, 운송루트, 납기/품질 실적 등

6) 특수공구 관련 자료금형(Dies), 절삭조정장치(Jig), Fixture, Pattern

3. 긴급발주(Rush Order)

• 최소한 법적인 문서화 필수

• 긴급발주 남발 회피 방안1) 구매, 구매요청부서, 생산계획 수립부서간의 공동

업무 조율 노력재발주점 사전 협의, 조달 리드타임의 공지

2) 모든 긴급발주 요청은 구매담당 책임자의사전결재. 경영진 차원의 사후적 심사 또는 검토

3) 긴급발주 수수료를 해당 부서에 부과

4. 소액발주

• 파레토 법칙 또는 20-80 법칙

• 코노코사의 경우 전체 구매건수의 75%가 $250 이하의소액주문임

• 인텔사의 경우 전체 구매지출액의 1.6%의 업무를 처리하기위해 구매부서의 66%의 시간 할애

• 고려대학교 100만원 이하의 건수 75% 이상 (2000년)

• ABC분류에 의한 차별적 구매관리의 필요성

A품목 총구매금액의 70%+

건수 5 – 10%

B품목 총구매금액의 약 20%

건수 15 – 20%

C품목 총구매금액의 5 – 10%

건수 70%+

• 간이구매제도

소액구매 문제의 해결방안

1) 중앙집중 자재창고 시스템

2) 포괄발주시스템(Blanket Order System)» 반복적으로 사용되는 중저가의 생산자재, MRO 품목에 활용

» 계약 적용기간은 1년 – 3년

» 주문서에는 품목별 단가와 관례상의 계약문구는 넣지만, 구체적인 주문수량, 사용부서는 명시하지 않음

» 필요시마다 납입지시서(또는 전화, 홱스, EDI)가 발부되면물품납입

» 물품수령증명서와 송장은 정기적으로(매월) 검토하여대금지급

» 통제의 약화 및 부정의 가능성, 거래처의 업적 부진의 요인

자료실에 비치된 계약서 참조2% 10, net 30Net 10 prox.1% e.o.m.

3) 시스템 계약(System Contracting)

소액구매 문제의 해결방안 (계속)

4) 전화/홱스 주문 시스템

5) 소액 현금(Petty Cash)과 COD보통 $100, 또는 10만원

6) 구매 신용카드

보통 MRO품목의 소액구매에 허용

소수의 믿을만한 공급자와 신용카드 구매계약 체결, 일반적으로 포괄계약하에 운용됨

공급자의 입장에서는 카드수수료로 인한 추가적인 부담이있으나 신속한 결재 및 싸이클 타임 그리고 판매액 증가의이점도 있어 구매자의 입장에서는 관리비용도 줄이면서구입가격 협상여건도 개선

통제력 약화, 부정의 소지

소액구매 문제의 해결방안 (계속)

7) MRP 연계 계약해당 품목에 대해 장기계약을 수립

매주 또는 매월 자재소요계획서 (MRP)를 공급사로 통보

o 구매요청서와 주문서를 대체

8) 전자 발주 시스템EDI

포괄발주계약 또는 단가계약의 체결이 선결조건

9) 사용액지불제도공급자가 구입자의 위치에 미리 품목을 반입하여 놓으면 구매자는 필요에따라 물품을 인출하고 일정시점에 인출량에 대해 정산하는 방식

Supplier Stores/Consignment System

구입자의 입장에서는 무재고로 운영할 수 있는 가장 이상적인 시스템

공급자의 입장에서는 모든 재고부담을 지므로 비용 증가하나, 보관장소의 부담이 없고 장기수주가 보장되며 생산관리의 합리화를 통한원가절감의 가능하며 독촉이나 소량납품의 번잡성 회피의 이점

Supplier Inventory Management System

입찰관련 용어 정리

• 기초금액

» 조달청에서 조사한 당해 공사 또는 물품의 금액으로, 예정가격 결정에 사용.» 부가가치세 포함, 관급자재 대가 불포함

» 입찰일 기준 7일 전에 공개됨.• 추정가격

» 물품,공사,용역 등의 조달계약을 체결함에 있어서 국제입찰 대상여부를 판단하거나입찰공고방법, PQ(입찰자격사전심사제도), 적격심사낙찰제, 대형공사, 내역입찰,수의계약 등의 대상 여부를 판단하는 평가기준이 됨.

» 추정가격에는 부가가치세법에 의한 부가가치세를 제외함.• 추정금액 : 추정가격에 관급재료로 공급될 부분의 가격을 합한 금액

• 예정가격

» 입찰 또는 계약체결 전에 낙찰자 및 계약금액의 결정기준으로 삼기 위하여 미리 작성,비치하여 두는 금액으로, 부가가치세가 포함되고 관급자재분의 가격은 불포함.

• 예정금액 = 예정가격 + 관급자재 대가

• 사정율 : 예정가격/기초금액

• 예비가격

» 지자체(행자부)는 +3% ~ -3% 이고, +쪽 7개 -쪽 8개의 분포로 15개의 예비가격을 도출. » 조달청은 +2% ~ -2% 이며, +쪽 8개 -쪽 7개의 분포로 15개의 예비가격을 작성함.

투찰가격(입찰금액) = 추정 예정가격 * 투찰율

• 투찰가격 : 예정가격×투찰율

• 투찰율 = (낙찰가능 최저 입찰금액)/예정가격, 사전에 공시됨

• 낙찰율 = 최종 1순위자의 투찰가격/예정가격, 사후에 알려짐

입찰사례 분석

• 추정가격 : 1,000,000,000

• 기초금액 : 1,100,000,000 (추정가격 + 부가세 )

• 부가세는 추정가격의 10% (절대적인 것은 아님 )

• 낙찰자결정방법» 지방자치단체 적격심사 적용일 때 추정가격이 10억이므로 투찰율은 86.745%, 지방자치단체

기준이므로 사정율 범위는 기초금액의 97%~103%

» 이 기초금액의 97%~103% 사이에 15개의 예가(8개는 -3%, 7개는 +3% 범위)가 있고, 이 15개의예가 중 입찰한 사람들이 두 개씩 투표하여 가장 많이 선택된 4개의 예가로 평균을 내어 이를 예정가격이라 함.

» 15개의 예가는 공개되지 않으며 개찰 때 확인할 수 밖에 없음. 또한 전자입찰 시 자신이 몇 번 번호를뽑았는지 그리고 뽑은 예가의 금액이 무엇인지를 알 수 없음.

» 투찰가격을 결정하기 위해 사정율은 98.55%로 가정함.

» 여기서 예정가격은 위에서 설명한대로 많이 뽑힌 4개의 예가의 평균금액인데 개찰 전에는 알 수가없으므로 임의로 사정율을 산정함.

» 사정율 = 예정가격/기초금액 이므로

» 예정가격의 추정치 = 11억 × 98.55% = 1,084,050,000 이 됨.

» 이 추정 예정가격에 투찰비율86.745%를 곱하여 투찰금액이 계산됨.

» 1,084,050,000 × 86.745% = 940,359,173

» 개찰 시 예정가격이 공개되고, 낙찰자는 이 예정가격의 투찰율 86.745% 이상으로 투찰한 업체 중가장 적은 금액을 투찰한 업체가 됨.

» 가령 예정가격이 1,084,049,999 로 발표가 되었다면, 이 예정가격의 86.745%인 940,359,172원이상 가장 근접하게 낮은 금액으로 투찰한 업체가 낙찰자가 됨.

2단계입찰과 규격가격분리입찰의 차이점

• 물품 제조ㆍ구매 또는 용역계약을 추진함에 있어, 미리 적절한규격 등의 작성이 곤란하거나, 기타 계약의 특성상 필요하다고인정되는 경우에는 2단계 입찰 또는 규격가격분리입찰이가능함(국가계약법 시행령 제18조 )

• 2단계입찰(국가계약법시행령 제18조 제1항)은 규격(기술)입찰을실시한 후 평가결과 적격자를 대상으로 가격입찰을 실시하는것이고,

• 규격ㆍ가격분리입찰(국가계약법시행령 제18조 제3항)은규격(기술)과 가격입찰을 동시에 실시하고 규격(기술)적격자에한하여 가격 개찰하는 것을 말함

• 입찰성립 요건ㅇ 2단계입찰 : 1ㆍ2단계가 각각 독립된 입찰이므로 각각2인이상의 입찰참가자가 있어야 유효한 입찰성립ㅇ 규격가격분리입찰 : 입찰시 2인이상의 입찰참가자가 있으면유효한 입찰성립(규격 적격자가 1인으로 결정된 경우에도가격개찰 가능)"

종합낙찰제도

• 제44조 (품질등에 의한 낙찰자의 결정) ①각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 물품의제조 또는 구매계약에 있어서 필요하다고 인정할 경우에는 제42조의 규정에 불구하고 당해물품의 입찰가격외에 품질등을 종합적으로 참작하여 예정가격 이하로서 가장 경제성이 있는가격으로 입찰한 자를 낙찰자로 한다. ②각 중앙관서의 장 또는 계약담당공무원은 제1항의 규정에 의하여 낙찰자를 결정하고자 할경우에는 당해 물품에 대한 품질등의 평가기준을 입찰전에 결정하여 입찰참가자로 하여금이를 열람하게 하여야 한다.

• 입찰가격과 품질·성능·효율등을 종합적으로 감안하여 구매함으로써 업계의 기술개발촉진 및 경제성 있는 물품을 구매하는 제도 (국가계약법 시행령 제44조)

• 변압기, 모터, 펌프, 보일러, 교류전동기 속도제어장치, 전기냉장고, 전기냉방기, 백열전구, 형광램프, 냉동기, 항온항습기, 공기압축기, 송풍기, 공기청정기, 엘리베이터, 에스컬레이터, 전기온수기, 발전기 등 18품목

• 예정가격이하 응찰자로서 입찰금액과 품질등의 표시서상의 총 에너지 소모비를합한 수치가 가장 낮은 금액의 입찰자를 낙찰자로 선정함범용 패키지 소프트웨어, 정보통신기기 및 신기술개발제품은 입찰금액을 품질등의평가요소별 평가점수 합계액으로 나눈 수치가 가장 낮은자로 선정함

• 국가공인 시험기관의 시험성적에 의해 합격여부를 결정하되 입찰시 제출한품질등의 표시서 내용에 미달한 때에는 불합격됨

적격심사낙찰제와 입찰참가자격사전심사제

• 적격심사낙찰제» 낙찰자결정시 입찰가격 이외에 비가격요소인 계약이행실적, 재무상태,

신인도 등을 종합적으로 심사하여 낙찰자를 결정하는 제도

» 1차로 가격입찰을 실시하여 최저가격으로 입찰한 업체순으로 적격대상자를선정함

» 2차로 해당업체의 이행능력을 심사하여 종합평점이 "적격통과점수"이상이면낙찰자로 결정

– 예정가격 이하 최저가격으로 입찰한 자 순으로 공사수행능력과 입찰가격 등을종합심사하여 일정점수(85점) 이상 획득하면 낙찰자로 결정하는 제도. 다만추정가격이 1천억원미만 300억원이상인 공사의 경우에는 종합평점이 90점이상, 추정가격이 300억원미만인 공사의 경우에는 종합평점이 95점이상 이어야 낙찰자로결정.

• 입찰참가자격사전심사제(Pre-Qualification)» 입찰에 참여하고자 하는 자에 대하여 사전에 시공경험·기술능력·경영상태 및

신인도 등을 종합적으로 평가하여 시공능력이 있는 적격업체를 선정하고 동적격업체에게 입찰참가자격을 부여하는 제도(추정가격 200억원이상공사로서항만공사, 지하철공사, 준설공사 등, 단 추정가격 300억원이상의 공사는공종과 관계없이 적용)

主生産日程

MRP 시스템

자재소요계획

在庫狀態기록철資材明細書

일정계획 구매계획

완제품 1단위를 생산하는데필요한 부품의 품명, 수량, 각부품간의 상하관계를 단계별로나타낸 기록표

MRP시스템의 3대 투입자료

의자(제품번호 SQ1)

부품 A01(다리구조물)B01(2)과 C01(4)로 구성

부품 B01(중간구조물)C01(2)와 C02(2)로 구성

부품 A04(등받이)C01(2)와 C02(1)로 구성

부품 A03(쿠션)의자의 밑받침과 등받이에 한 개씩 부착

부품 A02(밑받침)다리구조물위에 올려짐

부품 C02(다리)

부품 C01(가로대)

제품구조표(Bill of Materials; BOM)

C01(2) C02(2)

B01(2) C01(4)

A01(1) A02(1) A03(2)

C01(2) C02(1)

A04(1)

SQ1 의자

다리구조물 밑받침 쿠션 등받이

중간구조물 가로대

다리

주 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10MPS 20 10 20 5 35 10

C01(2) C02(2)

B01(2)

A01(1) A02(1) A03(2) A04(1)

SQ1

C01(2) C02(1)C01(4)

0

1

2

3

품목 현재고 인수예정량 주문량 안전재고 또는 리드타임

SQ1A01A02A03A04B01C01C02

2544162562225

-2주차 25개1주차 25개3주차 70개

순소요량순소요량

257040

순소요량순소요량순소요량

---1520

안전리드타임 1주20-

MRP 기록표

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SQ1리드타임 = 1순소요량법

총소요량 20 10 20 5 35 10

인수예정량

기대보유재고

25 25 5 5 0 0 0 0 0 0 0

인수계획량 5 20 5 35 10

발주계획 5 20 5 35 10

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SQ1LT = 1L4L

GR 20 10 20 5 35 10SR

POH 25 25 5 5 0 0 0 0 0 0 0PR 5 20 5 35 10

POR 5 20 5 35 10

주 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10MPS 20 10 20 5 35 10

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A01LT = 2L4L

GR 5 20 5 35 10SR 25

POH 4 4 29 24 24 4 0 0 0 0 0PR 1 35 10

POR 1 35 10

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A02LT = 2Q = 25

GR 5 20 5 35 10SR 25

POH 4 29 29 24 24 4 24 24 14 4 4PR 25 25

POR 25 25

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A03LT = 3Q = 70SS = 15

GR 10 40 10 70 20SR 70

POH 16 16 16 76 76 36 26 26 26 15 15PR 70 9

POR 70 9

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A04LT = 1Q = 40

SS = 20

GR 5 20 5 35 10SR

POH 25 25 25 20 20 40 35 35 40 30 30PR 40 40

POR 40 40

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

B01LT = 2L4L

SLT = 1

GR - - - 2 - 70 20 - - -SR

POH 6 6 6 6 4 4 0 0 0 0 0PR 66 20

POR 66 20

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

C01LT = 1L4L

SS = 20

GR 132 124 140 120SR

POH 22 22 22 20 20 20 20 20 20 20 20PR 130 124 140 120

POR 130 124 140 120

계획기간㈜

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

C02LT = 2L4L

GR 140 80 40SR

POH 25 25 25 0 0 0 0 0 0 0 0PR 115 80 40

POR 115 80 40