4. pengolahan dan analisis data 4.1 supply chain … · 2013. 3. 11. · 14 universitas kristen...
TRANSCRIPT
14 Universitas Kristen Petra
4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA
4.1 Supply Chain Perusahaan
Perusahaan mempunyai sekitar 150 supplier dan 13 distributor. Supplier
tidak hanya berasal dari dalam negeri, tetapi juga luar negeri. Supplier
menawarkan berbagai macam barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti
eva, benang, pita, tali, dan lain-lain. Perusahaan mempunyai distributor yang
tersebar di berbagai wilayah Indonesia dan memasarkan produk perusahaan.
Perusahaan mempunyai beberapa Departemen yang mendukung kinerja
supply chain dalam hal penyampaian informasi, mengubah bahan baku menjadi
barang jadi, dan transaksi pembayaran. Departemen tersebut antara lain
Departemen Pembelian, PPIC, Produksi, Pemasaran, Gudang Bahan, Gudang
Barang Jadi, dan Pembukuan.
Departemen yang berhubungan dengan supplier adalah Departemen PPIC,
Pembelian, Gudang Bahan, dan Pembukuan. Departemen PPIC membuat daftar
pemesanan bahan baku dan diberikan ke Departemen Pembelian. Departemen
Pembelian memilih supplier, membuat perjanjian, dan memesan bahan baku ke
supplier. Departemen Gudang Bahan menerima bahan baku yang dikirimkan oleh
supplier berdasarkan bukti pesanan dari Departemen Pembelian. Departemen
Pembukuan melakukan pembayaran ke supplier berdasarkan bukti pesanan dari
Departemen Pembelian.
Departemen yang berhubungan dengan distributor adalah Departemen
Pemasaran, Gudang Barang Jadi, dan Pembukuan. Departemen Pemasaran
membuat perjanjian dan menerima pesanan barang dari distributor. Pesanan
barang dari distributor akan diberikan ke Departemen PPIC. Departemen PPIC
membuat jadwal produksi dan diberikan ke Departemen Produksi. Departemen
Produksi meminta bahan baku ke Departemen Gudang Bahan, selanjutnya
melakukan proses produksi untuk membuat barang jadi. Departemen Gudang
Barang Jadi melakukan pengiriman barang ke distributor sesuai dengan instruksi
Departemen Pemasaran. Departemen Pembukuan menerima pembayaran dari
distributor berdasarkan bukti penagihan dari Departemen Pemasaran.
15 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan aliran supply chain mulai dari pemesanan bahan
baku ke supplier sampai pengiriman barang jadi ke distributor.
D
EP
AR
TE
ME
N P
ER
US
AH
AA
N
Aliran Informasi
Aliran Keuangan
Aliran Material
PembelianGudang Bahan
PPICProduksi
PemasaranGudang Barang
Jadi
SUPPLIER
DISTRIBUTOR
Pembukuan
DE
PA
RT
EM
EN
PE
RU
SA
HA
AN
Gambar 4.1 Aliran Supply Chain Perusahaan Saat Ini
16 Universitas Kristen Petra
4.1.1 Aliran Proses Pengadaan Bahan Baku
Departemen Pembelian bertugas menjalin hubungan dengan supplier dan
memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Komunikasi dalam
menjalin hubungan antara kedua pihak dilakukan melalui telepon dan faximile.
Pertama-tama Departemen Pembelian mendapatkan Surat Permintaan
Pembelian (Lampiran 1) dari Departemen PPIC. Selanjutnya melakukan
pemilihan supplier menggunakan Form Seleksi Supplier (Lampiran 2), serta
membuat Form Purchase Order (Lampiran 3) dan diberikan kepada:
Supplier, sebagai bukti bahwa perusahaan memesan barang sesuai dengan
keterangan yang tercantum di Form Purchase Order.
Departemen PPIC, sebagai bukti bahwa barang sudah dipesan ke supplier.
Departemen Gudang Bahan, sebagai bukti bahwa barang akan dikirim sesuai
dengan tanggal yang tercantum pada Form Purchase Order.
Departemen Pembukuan, sebagai bukti untuk melakukan transaksi pembayaran
ke supplier.
Ada beberapa kemungkinan yang terjadi ketika Departemen Pembelian
memberikan Form Purchase Order ke supplier, yaitu:
Jika terdapat barang baru yang belum pernah dipesan, maka Departemen
Pembelian akan menempelkan contoh barang pada Form Purchase Order.
Jika supplier tidak dapat mengirimkan barang sesuai dengan Form Purchase
Order, maka supplier harus memberitahukan ke Departemen Pembelian.
Supplier selanjutnya akan mengirimkan barang ke Departemen Gudang
Bahan. Departemen Gudang Bahan akan membuat Form Laporan Penerimaan
Barang (Lampiran 4) berdasarkan surat jalan dari supplier setelah bahan baku
datang ke gudang. Laporan tersebut diberikan ke Departemen Pembelian dan
PPIC sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim oleh supplier. Departemen
Pembukuan juga menerima laporan tersebut untuk melakukan pembayaran ke
supplier. Akhirnya Departemen Pembukuan akan melakukan pembayaran jika
supplier sudah menagih ke perusahaan.
Departemen Gudang Bahan memeriksa kondisi barang ketika barang akan
digunakan untuk proses produksi. Jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan
spesifikasi perusahaan, maka Departemen Gudang Bahan akan membuat Form
17 Universitas Kristen Petra
Laporan Retur Barang (Lampiran 5) dan diberikan ke Departemen Pembelian.
Departemen Pembelian yang akan memberikan laporan tersebut ke supplier.
Setiap barang yang masuk dan keluar di gudang, maka Departemen
Gudang Bahan akan mencatatnya pada Form Kartu Stock (Lampiran 6). Pada
Form Kartu Stock dapat diketahui sisa persediaan barang di gudang.
Berikut ini merupakan proses pengadaan bahan baku yang terjadi di
perusahaan. Pada baris pertama berisi nama departemen yang melakukan
pekerjaan. Pada baris kedua menjelaskan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh
departemen. Pada baris bawah kiri berisi nama Departemen yang terlibat dalam
melakukan pekerjaan tersebut. Pada baris bawah tengah berisi lamanya
melakukan pekerjaan. Pada baris bawah kanan berisi nama dokumen yang
digunakan atau yang berhubungan dengan pekerjaannya.
Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini
Start
Departemen Pemasaran
Membuat daftar pesanan barang dan diberikan ke
Departemen PPIC
- Order Produksi
Intern
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
Departemen PPIC
Memeriksa ketersediaan bahan baku di Departemen Gudang
Bahan
Departemen
Gudang Bahan Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
A
18 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini (Sambungan)
Melakukan pemilihan supplier setelah menerima daftar
pembelian bahan baku
- Seleksi Supplier
Departemen PPIC
Membuat daftar pembelian bahan baku ketika bahan bahan
baku tidak tersedia dan diberikan ke Departemen Pembelian
- Surat Permintaan
Pembelian
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari dua jam
Waktu yang
dibutuhkan sekitar
satu jam
Departemen Pembelian
Departemen Pembelian
Melakukan pembelian bahan baku setelah memilih supplier
- Purchase Order
Departemen Pembelian
Memberikan form Purchase Order ke supplier,
Departemen PPIC, Gudang Bahan, dan Pembukuan
- Purchase Order
Waktu yang
dibutuhkan sekitar
satu jam
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
A
B
19 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini (Sambungan)
Departemen Gudang Bahan
Membuat laporan penerimaan bahan baku dan diberikan ke
Departemen PPIC, Pembelian, dan Pembukuan
-
Laporan
Penerimaan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan sampai
satu hari
Memeriksa kondisi bahan baku sebelum bahan baku
dibutuhkan untuk proses produksi
Departemen
PPIC
Kartu Instruksi
Kerja Induk dan
Rencana
Assembling
Barang sesuai
spesifikasi?
Ya
Tidak
Waktu yang
dibutuhkan sampai
tiga hari
Departemen Gudang Bahan
C
Departemen Gudang Bahan
Menerima bahan baku dari supplier ketika supplier
mengirimkan bahan baku
-Surat Jalan
Supplier-
B
D
20 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.2 Flowchart Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini (Sambungan)
Departemen Gudang Bahan
Mencatat pengembalian bahan baku ke supplier dan
diberikan ke Departemen Pembelian
-Laporan Retur
Pembelian
Barang
Departemen Pembelian
Memberikan catatan pengembalian bahan baku ke supplier
Departemen
Gudang Bahan
Laporan Retur
Pembelian
Barang
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
End
Gudang Bahan
Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan baku ketika
ada bahan baku yang masuk dan keluar di gudang
- Kartu Stock
Pembukuan
Melakukan pembayaran ke supplier ketika supplier
melakukan penagihan terlebih dahulu
-
Purchase Order
dan Laporan
Penerimaan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
Waktu yang
dibutuhkan sampai
satu hari
C
D
21 Universitas Kristen Petra
Perusahaan membutuhkan waktu lima hari delapan jam untuk melakukan
proses pengadaan bahan baku apabila kondisi bahan baku sesuai dengan
spesifikasi perusahaan. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu lima hari
sepuluh jam untuk melakukan proses pengadaan bahan baku apabila kondisi
bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan.
22 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses pengadaan bahan baku saat ini.
Gambar 4.3 Document Flow Diagram Proses Pengadaan Bahan Baku Saat Ini
Distributor Departemen Pemasaran Departemen PPIC Departemen Pembelian Departemen Gudang Bahan Departemen Pembukuan
Start
Melakukan pesanan
barang
Membuat daftar
pesanan barang
Memeriksa persediaan
bahan baku
Membuat daftar
pembelian bahan baku
Melakukan pesanan
pembelian bahan baku
ke supplier
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Menerima bahan baku
dari supplier
Membuat daftar
penerimaan bahan baku
Laporan
Penerimaan Barang
Purchase Order
Surat Permintaan
Pembelian
Order Produksi
Intern
Memeriksa kondisi
bahan baku
Kartu Instruksi Kerja
Induk dan Rencana
Assembling
Barang sesuai
spesifikasi?
Membuat daftar
pengembalian bahan
baku
Tidak
Laporan Retur
Pembelian Barang
Menerima daftar
pengembalian bahan
baku
Mencatat pemasukan
dan pengeluaran bahan
baku
Kartu Stock
Ya
Menerima bukti
pemesanan bahan bakuPurchase Order
Purchase Order dan
Laporan Penerimaan
Barang
Melakukan pembayaran
ke supplier
End
Memilih supplier
Seleksi Supplier
Supplier
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Mengirimkan bahan
baku
Surat Jalan
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
Memeriksa persediaan
bahan baku
Memberikan informasi
ketersediaan bahan
baku
Kartu Stock
23 Universitas Kristen Petra
4.1.2 Aliran Proses Perencanaan Jadwal Produksi
Departemen Pemasaran bertugas menjalin hubungan dengan distributor.
Distributor melakukan pemesanan barang melalui telepon, faximile, dan short
message service (sms). Departemen Pemasaran menerima pesanan barang dan
memantau perkembangan penjualan barang di distributor. Departemen Pemasaran
membuat daftar pesanan barang berupa Form Order Produksi Intern (Lampiran 7)
dan hanya memberikan daftar tersebut ke Departemen PPIC.
Departemen PPIC membuat petunjuk perencanaan produksi (Kartu
Instruksi Kerja Induk) dan jadwal produksi (Rencana Assembling). Pertama-tama
Departemen PPIC membuat Form Kartu Instruksi Kerja Induk (Lampiran 8)
berdasarkan Form Spesifikasi Produk (Lampiran 9). Departemen PPIC
mengadakan rapat sebelum membuat Form Rencana Assembling (Lampiran 10).
Rapat tersebut juga dihadiri oleh Departemen Pemasaran, Pembelian, dan
Produksi. Hasil dari rapat tertulis pada Notulen Rapat. Selanjutnya Departemen
PPIC membuat Form Rencana Assembling sesuai dengan hasil rapat. Departemen
PPIC mengadakan rapat lagi dan membuat jadwal produksi baru jika terdapat
perubahan pada jadwal produksi lama. Perubahan tersebut dapat disebabkan
supplier tidak dapat mengirimkan bahan baku dan proses pengerjaan barang yang
sulit.
24 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan proses perencanaan jadwal produksi yang terjadi di
perusahaan.
Gambar 4.4 Flowchart Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat Ini
Start
Departemen PPIC
Membuat petunjuk perencanaan produksi untuk Departemen
Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan
Departemen
Pemasaran
Kartu Instruksi
Kerja Induk
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu hari
Departemen Pemasaran
Membuat daftar pesanan setelah mendapatkan pesanan dari
distributor dan memberikan ke Departemen PPIC
Order Produksi
Intern
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
-
A
Departemen PPIC
Mengadakan rapat sebelum membuat jadwal produksi
Departemen
Pemasaran,
Pembelian, dan
Produksi
Notulen RapatWaktu yang
dibutuhkan satu
sampai dua jam
B
25 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.4 Flowchart Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat Ini
(Sambungan)
Perusahaan membutuhkan waktu lima hari lima jam untuk melakukan
proses perencanaan produksi apabila terdapat revisi pada proses tersebut.
Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu tiga hari tiga jam untuk melakukan
proses perencanaan produksi apabila tidak terdapat revisi pada proses tersebut.
Departemen PPIC
Membuat jadwal produksi dan diberikan ke Departemen
Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan
Departemen
Pemasaran,
Pembelian, dan
Produksi
Rencana
Assembling
Revisi?Ya
Tidak
End
Waktu yang
dibutuhkan satu
sampai dua hari
A
B
26 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses perencanaan
jadwal produksi saat ini
Gambar 4.5 Document Flow Diagram Proses Perencanaan Jadwal Produksi Saat
Ini
27 Universitas Kristen Petra
4.1.3 Aliran Proses Realisasi Produk
Departemen Produksi melakukan produksi berdasarkan pada perencanaan
yang sudah dibuat oleh Departemen PPIC. Perencanaan tersebut adalah Form
Kartu Instruksi Kerja Induksi (KIKI) dan Form Rencana Assembling.
Pertama-tama Departemen Produksi meminta bahan baku yang dibutuhkan
pada proses produksi ke Departemen Gudang Bahan. Departemen Produksi
membuat Form Bon Bahan (Lampiran 11) dan diberikan ke Departemen Gudang
Bahan. Departemen Gudang Bahan akan memberikan bahan baku ke Departemen
Produksi dan mencatat pengeluaran bahan baku pada Form Kartu Stock (Lampiran
6).
Bahan baku yang diperlukan sudah tersedia dan Departemen Produksi siap
melakukan proses produksi berdasarkan Form Rencana Assembling (Lampiran
10). Setiap produk harus melalui berbagai rangkaian proses produksi untuk
menjadi produk jadi. Pada proses produksi terdapat produk setengah jadi yang
harus disimpan terlebih dahulu atau langsung dilakukan proses selanjutnya.
Departemen Produksi membuat Form Bukti Hasil Produksi (Lampiran 12) apabila
produk setengah jadi harus disimpan terlebih dahulu dan tidak dapat dilakukan
proses selanjutnya. Departemen Produksi juga membuat Form Bukti Serah Terima
(Lampiran 13) untuk melakukan proses selanjutnya. Form Bukti Serah Terima
(Lampiran 13) juga diberikan ke Departemen Gudang Barang Jadi sebagai bukti
penyerahan barang jadi dari Departemen Produksi. Selanjutnya Departemen
Gudang Barang Jadi akan mencatat pemasukan produk jadi tersebut pada Form
Kartu Stock (Lampiran 6).
28 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan proses realisasi produk yang terjadi di perusahaan.
Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini
Start
Departemen Produksi
Menerima petunjuk perencanaan produksi dan jadwal
produksi dari Departemen PPIC
Departemen
PPIC
Kartu Instruksi
Kerja Induk dan
Rencana
Assembling
-
A
Departemen Produksi
Meminta bahan baku yang dibutuhkan pada proses produksi
ke Departemen Gudang Bahan
Departemen
PPICBon Bahan
Waktu yang
dibutuhkan satu hari
sebelum produksi
Departemen Gudang Bahan
Mencatat pengeluaran bahan baku ketika bahan baku
keluar dari gudang
-Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan sampai
satu jam
29 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini (Sambungan)
Departemen Produksi
Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal produksi
Rencana
Assembling
Simpan
produk?
Tidak
Ya
-
B
-
A
Produksi
Melakukan penyimpanan produk setengah jadi sebelum
dilakukan proses selanjutnya
-Bukti Hasil
Produksi
Waktu yang
dibutuhkan
sampai 2 hari
Departemen Produksi
Melakukan kelanjutan proses produksi sesuai dengan jadwal
produksi
-Bukti Serah
Terima-
C
30 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.6 Flowchart Proses Realisasi Produk Saat Ini (Sambungan)
Perusahaan membutuhkan waktu tiga hari dua jam untuk melakukan
proses realisasi produk apabila dilakukan penyimpanan produk dan proses
produksi selesai. Perusahaan membutuhkan waktu dua hari dua jam untuk
melakukan proses realisasi produk apabila tidak dilakukan penyimpanan produk
dan proses produksi selesai. Perusahaan tidak mempunyai waktu penyelesaian
proses produksi secara pasti dan produk jadi dikirimkan dalam satu truk.
Proses
Selesai?
Produksi
Memberikan produk jadi ketika produk sudah melalui
semua proses produksi
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Bukti Serah
Terima
Ya
TidakB
Produk jadi
dikirimkan dalam
satu truk
End
Gudang Barang Jadi
Mencatat pemasukan barang ketika ada barang yang masuk
ke gudang
-Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
C
31 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses realisasi produk saat ini.
Gambar 4.7 Document Flow Diagram Proses Realisasi Produk Saat Ini
Departemen PPIC Departemen Produksi Departemen Gudang Bahan
Start
Ya
Tidak
Departemen Gudang
Barang Jadi
Tidak
End
Kartu Instruksi
Kerja Induk
Membuat petunjuk
perencanaan produksi
Membuat jadwal
produksi
Rencana
Assembling
Meminta bahan baku
yang dibutuhkan
Bon Bahan Mengirimkan bahan
baku
Mencatat pengeluaran
bahan baku
Kartu Stock
Melakukan proses
produksi
Rencana
Assembling
Simpan produk?
Menyimpan produk
setengah jadi
Bukti Hasil
Produksi
Melanjutkan proses
produksi
Bukti Serah Terima
Proses selesai?
Memberikan produk
jadi
Bukti Serah Terima
Ya
Mencatat pemasukan
bahan baku
Kartu Stock
32 Universitas Kristen Petra
4.1.4 Aliran Proses Pengiriman Produk
Departemen Gudang Barang Jadi bertugas mengirimkan produk ke
distributor. Departemen Pemasaran memberikan Form Instruksi Pengiriman
(Lampiran 14) ke Departemen Gudang Barang Jadi untuk melakukan pengecekan
barang yang akan dikirimkan.
Departemen Gudang Barang Jadi memeriksa ketersediaan barang yang
akan dikirimkan dan mencatatnya pada lembaran kertas. Pencatatan tersebut
menunjukkan bahwa barang tersebut sudah tersedia. Departemen Gudang Barang
Jadi akan meminta barang ke Departemen Produksi dengan Form Bukti Serah
Terima (Lampiran 13) apabila barang yang akan dikirimkan tidak tersedia di
gudang. Jika barang yang dibutuhkan juga tidak tersedia di Departemen Produksi,
maka Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman. Departemen
Gudang Barang Jadi akan melakukan pengiriman lagi untuk mengirim kekurangan
barang sebelumnya.
Departemen Gudang Barang Jadi akan membuat Form Surat Muat
(Lampiran 15) dan diberikan ke Departemen Pemasaran ketika sudah dilakukan
pemeriksaan barang. Departemen Pemasaran membuat Form Surat Jalan
(Lampiran 16) dan Form Faktur (Lampiran 17) yang berfungsi sebagai bukti
penagihan. Form Surat Jalan (Lampiran 16) dan Form Faktur (Lampiran 17)
diberikan ke Departemen Gudang Barang Jadi dan Pembukuan. Departemen
Gudang Barang Jadi akan mengirimkan barang ke distributor. Setiap barang yang
keluar dari gudang, maka Departemen Gudang Barang Jadi akan mencatatnya di
Form Kartu Stock (Lampiran 6). Departemen Pembukuan bertugas melakukan
penagihan ke distributor sesuai dengan kedua Form tersebut.
33 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan proses pengiriman produk yang terjadi di
perusahaan.
Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini
Departemen Pemasaran
Membuat daftar barang yang akan dikirimkan ke
Departemen Gudang Barang Jadi
-Instruksi
Pengiriman
Start
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang
setelah menerima daftar barang yang akan dikirmkan
Departemen
Pemasaran
Instruksi
Pengiriman
Waktu yang
dibutuhkan sampai
dua jam
Barang
tersedia?
Tidak
AYa
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pemeriksaan barang ketika barang tidak tersedia
di gudang ke Departemen Produksi
Departemen
Produksi
Instruksi
Pengiriman
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
B
34 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini (Sambungan)
Barang
tersedia?
Ya
Tidak
Departemen Gudang Barang Jadi
Meminta barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi
Departemen
ProduksiBukti Serah
Terima
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
A
Mencatat daftar ketersediaan barang ketika sedang
melakukan pemeriksaan barang
- Lembaran Kertas
Departemen Gudang Barang Jadi
-
C
Membuat daftar pengiriman barang setelah melakukan
pemeriksaan barang
- Surat Muat
Departemen Gudang Barang Jadi
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
B
35 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.8 Flowchart Proses Pengiriman Produk Saat Ini (Sambungan)
Departemen Pemasaran
Membuat bukti penagihan setelah menerima daftar
pengiriman barang
-
Surat Jalan dan
Faktur
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pengiriman barang setelah menerima bukti
penagihan
Departemen
Pemasaran
Surat Jalan dan
Faktur
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu hari
Departemen Gudang Barang Jadi
Mencatat pengeluaran barang ketika ada barang yang keluar
dari gudang
-Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan kurang
dari satu jam
C
End
Departemen Pembukuan
Melakukan penagihan sesuai dengan bukti penagihan
Surat Jalan dan
Faktur- Segera
36 Universitas Kristen Petra
Perusahaan membutuhkan waktu satu hari enam jam untuk melakukan
proses pengiriman produk apabila barang tersedia di Departemen Gudang Barang
Jadi. Perusahaan membutuhkan waktu satu hari delapan jam untuk melakukan
proses pengiriman produk apabila barang tidak tersedia di Departemen Gudang
Barang Jadi tetapi tersedia di Departemen Produksi. Perusahaan membutuhkan
waktu satu hari tujuh jam untuk melakukan proses pengiriman produk apabila
barang tidak tersedia di Departemen Gudang Barang Jadi dan Departemen
Produksi. Perusahaan membutuhkan waktu yang sama ketika memeriksa dan
mencatat barang yang akan dikirimkan. Perusahaan melakukan penagihan ke
distributor dengan segera sehingga tidak mempunyai kepastian waktu.
37 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram pada proses pengiriman produk saat ini.
Gambar 4.9 Document Flow Diagram Proses Pengiriman Produk Saat Ini
Distributor Departemen Pemasaran Departemen Gudang Barang
JadiDepartemen Produksi Departemen Pembukuan
Start
Tidak
Ya
End
Melakukan pesanan
barang
Membuat daftar
pengiriman barang
Instruksi
PengirimanMemeriksa ketersediaan
barang
Instruksi
Pengiriman
Barang tersedia?
Menanyakan
ketersediaan barang
Memeriksa ketersediaan
barang
Barang tersedia?Ya
Memberikan informasi
bahwa barang tidak ada
Tidak
Menerima barang yang
dikirimkan
Bukti Serah Terima
Mencatat daftar
ketersediaan barang
Lembaran Kertas
Membuat daftar
pengiriman barang
Surat MuatMembuat bukti
penagihan
Surat Jalan dan
FakturMelakukan pengiriman
barang
Surat Jalan dan
Faktur
Mencatat pengeluaran
barang
Kartu Stock
Menerima bukti
penagihan
Melakukan penagihan
Surat Jalan dan
Faktur
38 Universitas Kristen Petra
4.2 Perancangan Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and
Replenishment (CPFR)
Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment (CPFR)
dilakukan mulai dari proses pengadaaan bahan baku sampai pengiriman produk
jadi. Prosedur Collaborative Planning meliputi proses pengadaan bahan baku,
realisasi produk, dan pengembangan desain produk baru. Prosedur Collaborative
Forecasting meliputi proses perencanaan jadwal produksi. Prosedur Collaborative
Replenishment meliputi proses pengiriman produk dan peningkatan penjualan.
Prosedur CPFR melibatkan kolaborasi antara perusahaan dengan supplier,
distributor, dan internal perusahaan.
Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Planning,
Forecasting, and Replenishment.
Gambar 4.10 Aliran Prosedur Collaborative Planning, Forecasting, and
Replenishment
4.2.1 Perancangan Prosedur Collaborative Planning
Prosedur Collaborative Planning terdiri dari prosedur yang mengatur
proses perencanaan pengadaan bahan baku, proses realisasi produk, dan
pengembangan desain produk baru.
39 Universitas Kristen Petra
4.2.1.1 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan
Bahan Baku
Pada prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan Baku
terdapat perbedaan antara prosedur lama dan prosedur baru. Perbedaan tersebut
terletak pada:
a. Penyampaian informasi pada Form Kartu Stock (Lampiran 6)
Pada prosedur lama, Departemen Gudang Bahan tidak memberikan
informasi mengenai persediaan barang yang terdapat pada gudang. Departemen
lain yang membutuhkan informasi tentang ketersediaan barang di gudang, maka
departemen tersebut harus bertanya ke Departemen Gudang Bahan. Waktu yang
dibutuhkan oleh Departemen Gudang Bahan untuk mencatat persediaan barang
adalah karang dari satu jam. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak adanya
penyampaian informasi persediaan barang ke departemen lain.
Pada prosedur baru, Departemen Gudang Bahan bertugas memberikan
informasi tentang update jumlah persediaan barang ke Departemen lainnya, yaitu
Departemen PPIC dan Pembelian. Departemen PPIC dapat mengetahui sisa
persediaan barang secara langsung. Departemen Pembelian dapat mengetahui
kedatangan barang apabila ingin melakukan pemeriksaan. Jadi penyampaian
informasi persediaan barang dapat diketahui secara pasti dan cepat sehingga
bahan baku dapat selalu tersedia di gudang dan proses produksi berjalan stabil.
b. Transaksi pembayaran ke supplier
Pada prosedur lama, supplier harus melakukan penagihan terlebih dahulu
ke Departemen Pembukuan. Selanjutnya Departemen Pembukuan akan
melakukan pembayaran setelah menerima tagihan tersebut. Perusahaan
membutuhkan waktu satu hari untuk melakukan pembayaran setelah supplier
melakukan penagihan. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak ada kepastian
transaksi pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan.
Pada prosedur baru, Departemen Pembukuan melakukan pembayaran ke
supplier sesuai dengan tanggal yang sudah ditentukan. Departemen Pembukuan
akan melakukan pemberitahuan ke supplier sebelum melakukan pembayaran.
Supplier akan melakukan penagihan apabila Departemen Pembukuan belum
40 Universitas Kristen Petra
melakukan pembayaran. Jadi perusahaan dapat melakukan transaksi pembayaran
ke supplier secara pasti.
Lebih jelas mengenai aliran proses pengadaan bahan baku pada prosedur
lama dan baru digambarkan pada gambar 4.6.
Gambar 4.11 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan
Baku (a) Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru
Supplier
Departemen
Pembelian
Departemen
PPIC
Departemen
Pembukuan
Departemen
Gudang Bahan
Aliran Informasi
Aliran Keuangan
(a)
(b)
Departemen
PPIC
Departemen
Gudang Bahan
Supplier
Departemen
Pembelian
Departemen
Pembukuan
Departemen
Pemasaran
Departemen
Pemasaran
41 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses pengadaan
bahan baku pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.12 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan
Bahan Baku
Departemen PPIC
Membuat daftar pembelian bahan baku ketika bahan bahan
baku tidak tersedia
Departemen
Pemasaran
Surat Permintaan
Pembelian
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
Start
Departemen Pemasaran
Membuat daftar pesanan barang dan diberikan ke
Departemen PPIC
- Order Produksi
Intern
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu jam
Departemen PPIC
Memeriksa ketersediaan bahan baku
Departemen
Gudang Bahan Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu jam
A
42 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.12 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan
Bahan Baku (Sambungan)
Departemen Pembelian
Melakukan pemilihan supplier setelah menerima daftar
pembelian bahan baku
- Seleksi Supplier
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
Departemen Gudang Bahan
Menerima bahan baku dari supplier ketika supplier
mengirimkan bahan baku
-
Laporan
Penerimaan
Barang
Departemen Pembelian
Membuat daftar pembelian bahan baku dan diberikan ke
supplier, Departemen PPIC, Gudang Bahan, dan Pembukuan
- Purchase Order
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
-
A
Departemen Gudang Bahan
Membuat laporan penerimaan bahan baku dan diberikan ke
Departemen PPIC, Pembelian, dan Pembukuan
-
Laporan
Penerimaan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan sampai
satu hari
B
43 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.12 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan
Bahan Baku (Sambungan)
Departemen Gudang Bahan
Memeriksa kondisi barang ketika barang datang dari
supplier
-Laporan
Penerimaan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal tiga hari
Barang sesuai?Ya
Tidak
Departemen Gudang Bahan
Mencatat pengembalian barang ke supplier karena barang
tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan
-Laporan Retur
Pembelian
Barang
Departemen Pembelian
Memberikan catatan pengembalian barang ke supplier
setelah menerima daftar retur barang
Departemen
Gudang Bahan
Laporan Retur
Pembelian
Barang
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
B
D
C
44 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.12 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan
Bahan Baku (Sambungan)
Prosedur lama dan prosedur baru mempunyai persamaan dan perbedaan
dalam melakukan proses pengadaan bahan baku. Persamaannya terletak pada
nama departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada
pekerjaan yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:
Departemen Gudang Bahan memberikan informasi tentang update persediaan
barang di gudang ke Departemen Pembelian dan PPIC.
Departemen Pembukuan melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan
syarat pembayaran yang sudah ditentukan.
Departemen Gudang Bahan
Mencatat pemasukan barang ketika ada barang yang masuk
ke gudang dan diberikan ke departemen PPIC dan Pembelian
-Kartu StockWaktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
Departemen Pembukuan
Melakukan pembayaran ke supplier sesuai dengan syarat
pembayaran yang sudah ditentukan
-
Purchase Order
dan Laporan
Penerimaan
Barang
End
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
D
C
45 Universitas Kristen Petra
Perusahaan membutuhkan waktu empat hari sebelas jam untuk melakukan
proses pengadaan bahan baku apabila kondisi bahan baku sesuai dengan
spesifikasi perusahaan. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu empat hari
tiga belas jam untuk melakukan proses pengadaan bahan baku apabila kondisi
bahan baku tidak sesuai dengan spesifikasi perusahaan.
46 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengadaan bahan baku pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.13 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Pengadaan Bahan Baku
Distributor Departemen Pemasaran Departemen PPIC Departemen Pembelian Departemen Gudang Bahan Departemen Pembukuan
Start
Melakukan pesanan
barang
Membuat daftar
pesanan barang
Memeriksa persediaan
bahan baku
Membuat daftar
pembelian bahan baku
Melakukan pesanan
pembelian bahan baku
ke supplier
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Menerima bahan baku
dari supplier
Membuat daftar
penerimaan bahan baku
Laporan
Penerimaan Barang
Purchase Order
Surat Permintaan
Pembelian
Kartu Stock
Order Produksi
Intern
Memeriksa kondisi
bahan baku
Kartu Instruksi Kerja
Induk dan Rencana
Assembling
Barang sesuai
spesifikasi?
Membuat daftar
pengembalian bahan
baku
Tidak
Laporan Retur
Pembelian Barang
Menerima daftar
pengembalian bahan
baku
Mencatat pemasukan
dan pengeluaran bahan
baku
Kartu Stock
Ya
Menerima bukti
pemesanan bahan bakuPurchase Order
Purchase Order dan
Laporan Penerimaan
Barang
Melakukan pembayaran
ke supplier
End
Memilih supplier
Seleksi Supplier
Menerima informasi
tentang pemasukan dan
pengeluaran bahan baku
Menerima informasi
tentang pemasukan dan
pengeluaran bahan baku
Supplier
Menerima bukti
pemesanan bahan baku
Mengirimkan bahan
baku
Surat Jalan
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
Menerima daftar
penerimaan bahan baku
47 Universitas Kristen Petra
4.2.1.2 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi
Produk
Pada prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk terdapat
perbedaan antara prosedur lama dan prosedur baru. Perbedaan tersebut terletak
pada ketidaktepatan waktu penyelesaian proses produksi sesuai dengan jadwal
produksi.
Pada prosedur lama, Departemen Produksi melakukan penyimpanan
produk setengah jadi sebelum melakukan proses selanjutnya. Penyebab dari
penyimpanan produk setengah jadi seperti bahan baku belum tersedia dan pada
proses selanjutnya sedang dilakukan proses produksi untuk produk lain.
Departemen Produksi tetap melanjutkan proses produksi sedangkan Departemen
PPIC tidak membuat jadwal produksi baru untuk penyelesaian proses produksi
tersebut. Kelemahan dari prosedur lama adalah kurangnya komunikasi sehingga
waktu penyelesaian proses produksi yang tidak sesuai dengan jadwal produksi.
Pada prosedur baru, tidak terdapat penyimpanan produk setengah jadi di
lantai produksi. Departemen Produksi harus melakukan proses produksi sesuai
dengan jadwal produksi sehingga proses produksi dapat selesai tepat waktu.
Departemen Produksi akan memberitahukan ke Departemen PPIC apabila proses
produksi tidak dapat selesai sesuai dengan jadwal produksi. Selanjutnya
Departemen PPIC akan membuat jadwal produksi baru untuk menyelasaikan
proses produksi tersebut. Jadi proses produksi dapat berjalan sesuai dengan jadwal
produksi apabila komunikasi berjalan baik antara kedua pihak.
48 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan aliran proses realisasi produk pada prosedur lama
dan baru.
Gambar 4.14 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk (a)
Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru
Departemen
Produksi
Departemen
Gudang Bahan
Aliran Informasi
(a)
(b)
Departemen
Produksi
Departemen
Gudang Bahan
Departemen
Pembelian
Departemen
PPIC
Departemen
PPIC
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Aliran Material
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Departemen
Pemasaran
49 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses realisasi
produk pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk
Departemen Produksi
Meminta bahan baku yang dibutuhkan pada proses produksi
ke departemen Gudang Bahan
Departemen
PPICBon Bahan
Departemen Gudang Bahan
Mencatat pengeluaran barang ketika barang keluar dari
gudang dan diberikan ke departemen PPIC dan Pembelian
-Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu hari sebelum
proses produksi
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
Start
Departemen PPIC
Membuat petunjuk perencanaan produksi dan jadwal
produksi dan diberikan ke Departemen Produksi
-
Kartu Instruksi
Kerja Induk dan
Rencana
Assembling
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
tiga hari
A
50 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk
(Sambungan)
Departemen Produksi
Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal produksi
Rencana
Assembling
Departemen
PPIC
Proses
Selesai?
Tidak
Ya
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu hari
B
Departemen PPIC
Membuat jadwal produksi yang baru ketika produk tidak
selesai tepat waktu dan diberikan ke Departemen Produksi
Departemen
Produksi
Rencana
Assembling
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu hari
Departemen Produksi
Memberitahukan proses produksi yang tidak selesai sesuai
dengan jadwal produksi ke Departemen PPIC
-Rencana
AssemblingSegera
A
51 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.15 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk
(Sambungan)
Prosedur lama dan prosedur baru mempunyai persamaan dan perbedaan
dalam melakukan proses realisasi produk. Persamaannya terletak pada nama
Departemen. Perbedaannya terletak pada dokumen yang digunakan dan pekerjaan
yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:
Departemen Produksi tidak melakukan penyimpanan produk setengah jadi
karena pelaksanaannya sesuai dengan jadwal produksi. Oleh karena itu, Form
Bukti Hasil Produksi (Lampiran 12) tidak diperlukan lagi.
Departemen PPIC membuat jadwal produksi baru karena pelaksanaannya tidak
selesai sesuai dengan jadwal produksi lama.
Departemen Produksi
Memberikan produk jadi ketika produk sudah melalui
semua proses produksi ke Departemen Gudang Barang Jadi
-Bukti Serah
Terima
Produk jadi
dikirimkan dalam
satu truk
End
Departemen Gudang Barang Jadi
Mencatat pemasukan barang dan diberikan ke Departemen
Pemasaran dan PPIC
- Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
End
B
52 Universitas Kristen Petra
Perusahaan membutuhkan waktu lima hari dua jam untuk melakukan
proses realisasi produk apabila proses tersebut selesai sesuai dengan jadwal
produksi. Perusahaan membutuhkan waktu tujuh hari dua jam untuk melakukan
proses realisasi produk apabila proses tersebut tidak selesai sesuai dengan jadwal
produksi tetapi selesai sesuai dengan jadwal produksi baru. Departemen Produksi
segera memberitahukan bahwa ada proses produksi yang tidak dapat selesai sesuai
dengan jadwal produksi ke Departemen PPIC. Departemen PPIC membuat jadwal
produksi baru dan diberikan ke Departemen Produksi. Produk jadi akan
dikirimkan dalam satu truk ke Departemen Gudang Barang Jadi.
53 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses realisasi produk pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.16 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Realisasi Produk
Departemen PPIC Departemen Produksi Departemen Gudang Bahan
Start
Ya
Departemen Gudang
Barang Jadi
Tidak
End
Kartu Instruksi
Kerja Induk
Membuat petunjuk
perencanaan produksi
Membuat jadwal
produksi
Rencana
Assembling
Meminta bahan baku
yang dibutuhkan
Bon Bahan Mengirimkan bahan
baku
Mencatat pengeluaran
bahan baku
Kartu Stock
Melakukan proses
produksi
Rencana
Assembling
Memberikan produk
jadi
Bukti Serah Terima Mencatat pemasukan
bahan baku
Kartu Stock
Proses selesai?
Memberitahukan proses
produksi yang tidak
selesai sesuai dengan
jadwal produksi
Membuat jadwal
produksi
Rencana
Assembling
Menerima informasi
tentang pengeluaran
bahan baku
Departemen Pemasaran
Menerima informasi
tentang pengeluaran
bahan baku
54 Universitas Kristen Petra
4.2.1.3 Perancangan Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan
Desain Produk Baru
Perusahaan harus mengikuti perkembangan pasar untuk mengetahui
produk yang diinginkan oleh konsumen. Perusahaan membangun kolaborasi
dengan distributor karena distributor lebih mengetahui keinginan konsumen.
Bagian internal perusahaan bertugas menangani desain produk baru.
Pada awalnya Departemen Pemasaran bertugas membangun kolaborasi
dengan distributor untuk mengetahui perkembangan pasar sehingga dapat
membuat produk yang sesuai dengan kondisi pasar sekarang. Selanjutnya
Departemen Pemasaran mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen
Desain untuk memberitahukan kondisi pasar saat ini. Departemen Desain
diperlukan untuk membuat desain produk baru tersebut.
Departemen Desain akan membuat beberapa desain produk dan diberikan
ke Departemen Pemasaran. Departemen Pemasaran memberitahukan ke
distributor bahwa perusahaan akan meluncurkan produk baru. Peranan distributor
sangat dibutuhkan untuk menentukan desain produk yang sesuai dengan
keinginan konsumen. Perusahaan menganggap distributor sebagai penyalur
keinginan konsumen. Departemen Pemasaran akan memberikan desain produk ke
distributor melalui faximile. Distributor langsung memilih desain produk yang
disukai dan diberikan kembali ke Departemen Pemasaran. Hal ini penting untuk
menentukan desain produk mana yang akan digunakan sebagai produk baru bagi
perusahaan. Departemen Pemasaran akan memberitahukan hasil tersebut ke
Direksi.
55 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan aliran proses pengembangan desain produk baru
pada prosedur baru.
Gambar 4.17 Aliran Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan
Desain Produk Baru
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses
pengembangan desain produk baru.
Gambar 4.18 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan
Desain Produk Baru
Aliran Informasi
Departemen
Pemasaran
Departemen
Desain
Distributor
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Direksi
Start
Departemen Pemasaran
Memantau perkembangan pasar melalui distributor
Survei PasarWaktu yang
dibutuhkan minimal
satu hari
-
A
56 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.18 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan
Desain Produk Baru (Sambungan)
Departemen Pemasaran
Mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen Desain
untuk memberitahukan kondisi pasar
Direksi dan
Departemen
Desain
Notulen Rapat
Departemen Desain
Membuat desain untuk produk baru dan diberikan ke
Departemen Pemasaran
Direksi dan
Departemen
Pemasaran
Desain Produk
Baru
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
maksimal dua jam
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu minggu
A
Setuju?
Tidak
Ya
Departemen Desain
Mengadakan rapat dengan Direksi dan Departemen
Pemasaran untuk membahas hasil desain
Direksi dan
Departemen
Pemasaran
Notulen RapatWaktu yang
dibutuhkan maksimal
maksimal dua jam
B
57 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.18 Flowchart Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan
Desain Produk Baru (Sambungan)
Departemen Pemasaran
Memberikan desain produk baru ke distributor
-Desain Produk
Baru
End
Departemen Pemasaran
Menerima hasil desain produk baru yang sudah dipilih oleh
distributor
-Desain Produk
Baru
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu hari
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
satu hari
Departemen Pemasaran
Mengadakan rapat dengan Direksi untuk memberitahukan
hasil pemilihan desain produk baru
- Notulen Rapat
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
dua jam
B
58 Universitas Kristen Petra
Perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari empat jam untuk
melakukan proses pengembangan desain produk baru apabila desain produk sudah
disetujui oleh Direksi dan Departemen Pemasaran. Perusahaan membutuhkan
waktu dua minggu tiga hari enam jam untuk melakukan proses pengembangan
desain produk baru apabila desain produk tidak disetujui oleh Direksi dan
Departemen Pemasaran, tetapi akhirnya disetujui juga.
59 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengembangan desain produk baru pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.19 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Planning Proses Pengembangan Desain Produk Baru
Distributor Departemen Pemasaran Departemen Desain
Start
End
Survei Pasar
Memantau
perkembangan pasar
Memberikan informasi
perkembangan pasar
Mencatat hasil
pemantauan
Direksi
Mengadakan rapat untuk membahas hasil pemanatauan tentang
perkembangan pasar
Notulen Rapat
Membuat desain produk
baru
Desain Produk
Baru
Notulen Rapat
Setuju?Ya
Tidak
Memberikan desain
produk baru
Menerima desain
produk baruMenerima desain
produk baru
Desain Produk
BaruMemilih desain produk
baru
Desain Produk
Baru
Mengadakan rapat untuk membahas desain produk
baru yang sudah selesai
Menerima hasil
pemilihan desain
produk baru
Mengadakan rapat untuk membahas hasil
pemilihan desain produk baru
Notulen Rapat
60 Universitas Kristen Petra
4.2.2 Perancangan Prosedur Collaborative Forecasting
Pada prosedur lama, Departemen Pemasaran menerima pesanan dan
memantau perkembangan penjualan di distributor. Departemen Pemasaran tidak
mempunyai data penjualan secara tertulis karena Departemen Pemasaran hanya
memantau saja tanpa melakukan pencatatan. Akibatnya Departemen Pemasaran
menyimpulkan bahwa suatu produk laku di pasaran apabila distributor melakukan
pemesanan ulang untuk produk tersebut. Departemen Pemasaran menyampaikan
pesanan distributor ke Departemen PPIC untuk membuat jadwal produksi.
Kelemahan dari prosedur lama adalah perusahaan tidak mempunyai kepastian
informasi tentang penjualan barang di distributor.
Pada prosedur baru, Departemen Pemasaran memantau perkembangan
penjualan di distributor dan mencatatnya setiap hari. Akibatnya Departemen
Pemasaran mempunyai data penjualan di distributor dengan adanya catatan
tersebut. Selanjutnya Departemen Pemasaran akan membuat perkiraan penjualan
dan persediaan barang setiap minggu. Departemen Pemasaran dan PPIC
mengadakan rapat untuk membahas perencanaan produksi berdasarkan hasil
perkiraan. Jadi perusahaan dapat mengetahui informasi tentang penjualan barang
di distributor secara pasti karena perusahaan sudah mencatatnya setiap hari dan
dilakukan evaluasi setiap minggu.
Pada prosedur lama, Departemen PPIC mengadakan rapat dengan
Departemen Pemasaran, Pembelian, dan Produksi sebelum membuat jadwal
produksi. Rapat tersebut sebaiknya tidak perlu dilakukan karena Departemen
PPIC dapat membuat jadwal produksi sendiri tanpa bantuan dari pihak lain.
Departemen PPIC juga mengadakan rapat lagi ketika terdapat masalah yang
berhubungan dengan jadwal produksi. Kelemahan dari prosedur lama adalah
penggunaan waktu yang tidak perlu untuk mengadakan rapat sebelum pembuatan
jadwal produksi.
Pada prosedur baru, Departemen PPIC membuat jadwal produksi sendiri,
tanpa mengadakan rapat terlebih dahulu. Sebelumnya Departemen PPIC
memeriksa ketersediaan barang terlebih dahulu di Departemen Gudang Barang
Jadi. Departemen PPIC akan mengadakan rapat apabila terdapat masalah pada
jadwal produksi. Masalah tersebut diselesaikan bersama sehingga Departemen
PPIC dapat melakukan revisi jadwal produksi. Jadi Departemen PPIC melakukan
61 Universitas Kristen Petra
rapat untuk membahas permasalahan yang berakibat pada perubahan jadwal
produksi.
Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Forecasting pada
prosedur lama dan baru.
Gambar 4.20 Aliran Prosedur Collaborative Forecasting (a) Prosedur Lama dan
(b) Prosedur Baru
Departemen
PPIC
Departemen
Pemasaran
Aliran Informasi
Distributor
(a)
(b)
Departemen
Pembelian
Departemen
Gudang Bahan
Departemen
Produksi
Departemen
PPIC
Departemen
PemasaranDistributor
Departemen
Pembelian
Departemen
Gudang Bahan
Departemen
Produksi
Departemen
Gudang
Barang Jadi
62 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses perencanaan
jadwal produksi pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting
Start
Departemen Pemasaran
Memantau dan mencatat penjualan barang di distributor
setiap hari dan diberikan ke departemen PPIC
- Daftar Penjualan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan minimal
satu hari
Pemasaran
Membuat perkiraan penjualan dan persediaan barang setiap
minggu dan diberikan ke departemen PPIC
- Daftar Perkiraan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan minimal
satu minggu
Departemen Pemasaran
Mengadakan rapat untuk membahas daftar barang yang
akan diproduksi
Departemen
PPIC Notulen Rapat
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal 2 jam
A
63 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting (Sambungan)
Departemen PPIC
Membuat petunjuk perencanaan produksi untuk departemen
Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan
Departemen
Pemasaran
Kartu Instruksi
Kerja Induk
Departemen PPIC
Membuat jadwal produksi dan diberikan ke departemen
Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan
Rencana
Assembling
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu hari
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua hari
Departemen Pemasaran
Membuat daftar barang yang akan diproduksi dan diberikan
ke departemen PPIC
- Order Produksi
Intern
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
-
A
B
Departemen PPIC
Memeriksa ketersediaan barang di Departemen Gudang
Barang Jadi
Departemen
Gudang
Barang JadiKartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
64 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Collaborative Forecasting (Sambungan)
Prosedur lama dan prosedur baru mempunyai persamaan dan perbedaan
dalam melakukan proses perencanaan produksi. Persamaannya terletak pada nama
Departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada pekerjaan
yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:
Departemen Pemasaran memantau perkembangan penjualan barang di
distributor dan mencatatnya setiap hari. Selanjutnya dari perkembangan dan
pencatatan akan dilakukan evaluasi penjualan dan persediaan barang setiap
minggu. Hal ini bertujuan untuk menjaga kestabilan proses produksi sehingga
dapat memenuhi permintaan distributor.
Revisi?
Ya
TidakEnd
B
Departemen PPIC
Mengadakan rapat untuk pembuatan jadwal produksi yang
baru apabila terdapat revisi
Departemen
Pemasaran,
Pembelian, dan
Produksi
Notulen Rapat
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
Departemen PPIC
Membuat jadwal produksi dan diberikan ke departemen
Pemasaran, Pembelian, Produksi, dan Gudang Bahan
Departemen
Pemasaran,
Pembelian, dan
Produksi
Rencana
Assembling
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu hari
65 Universitas Kristen Petra
Departemen PPIC mengadakan rapat untuk membuat jadwal produksi baru
karena terdapat permasalahan pada jadwal produksi lama yang membutuhkan
penyelesaian berdasarkan kesepakatan bersama.
Perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari lima jam untuk
melakukan proses perencanaan produksi apabila tidak terdapat revisi pada proses
tersebut. Sedangkan perusahaan membutuhkan waktu satu minggu tiga hari
delapan jam untuk melakukan proses perencanaan produksi apabila terdapat revisi
pada proses tersebut dan sudah tidak terdapat revisi lagi.
66 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses perencanaan jadwal produksi pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.22 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Forecasting
Departemen Pemasaran Departemen PPIC
Start
Ya
Tidak
Membuat daftar barang
yang akan diproduksi
Notulen Rapat
Revisi?
Distributor
Memberikan informasi
penjualan barang
Memantau penjualan
barang
Mencatat hasil
pemantauan
Daftar Penjualan
BarangMenerima catatan
penjualan barang
Membuat perkiraan
penjualan dan
persediaan barang
Daftar Perkiraan
Barang
Menerima catatan
perkiraan penjualan dan
persediaan barang
Mengadakan rapat untuk membahas daftar
barang yang akan diproduksi
Order Produksi
InternMemeriksa ketersediaan
barang
Kartu Stock
Membuat petunjuk
perencanaan produksi
Kartu Instruksi
Kerja Induk
Membuat jadwal
produksi
Rencana
Assembling
Departemen Pembelian Departemen Produksi
Mengadakan rapat untuk membahas jadwal produksi
Menerima petunjuk
perencanaan produksi
Menerima petunjuk
perencanaan produksi
Departemen Gudang Bahan
Menerima petunjuk
perencanaan produksi
Menerima petunjuk
perencanaan produksi
Notulen Rapat
Menerima jadwal
produksi
Menerima jadwal
produksiMenerima jadwal
produksi
Menerima jadwal
produksi
End
67 Universitas Kristen Petra
4.2.3 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment
Prosedur Collaborative Replenishment terdiri dari prosedur yang mengatur
proses pengiriman produk dan peningkatan penjualan produk.
4.2.3.1 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Pengiriman Produk
Pada prosedur lama, Departemen Pemasaran memberikan instruksi
pengiriman ke Departemen Gudang Barang Jadi. Selanjutnya Departemen Gudang
Barang Jadi akan melakukan pemeriksaan ketersediaan barang di gudang dan
mencatatnya pada lembaran kertas. Kelemahan dari prosedur lama adalah
penggunaan kertas untuk mencatat daftar barang yang tersedia padahal informasi
daftar barang sudah tertulis jelas pada Form Instruksi Pengiriman (Lampiran 14)
sehingga tidak diperlukan lagi.
Pada prosedur baru, Departemen Pemasaran mendapatkan pesanan dari
distributor dan langsung memberikan instruksi pengiriman ke Departemen
Gudang Barang Jadi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan
pemeriksaan ketersediaan barang di gudang dan mencentangnya langsung pada
Form Instruksi Pengiriman (Lampiran 14), tanpa harus mencatatnya pada
lembaran kertas. Jadi perusahaan tidak membutuhkan kertas lagi karena semua
informasi tentang daftar barang sudah tertulis jelas.
Pada prosedur lama, Departemen Gudang Barang Jadi akan meminta
barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi apabila barang tersebut tidak
tersedia di gudang. Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman
barang ke distributor apabila barang tersebut juga tidak tersedia di Departemen
Produksi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan pengiriman lagi ke
distributor untuk mengirimkan kekurangan barang. Kelemahan dari prosedur lama
adalah kurangnya informasi yang dilakukan oleh kedua pihak tentang ketersediaan
barang yang berdampak pada waktu pengiriman.
Pada prosedur baru, Departemen Gudang Barang Jadi akan meminta
barang yang dibutuhkan ke Departemen Produksi apabila barang tersebut tidak
tersedia di gudang. Departemen Gudang Barang Jadi melakukan penundaan
pengiriman barang karena harus menunggu barang yang sedang diproduksi.
Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman barang ke
68 Universitas Kristen Petra
distributor apabila barang tersebut juga tidak tersedia di Departemen Produksi dan
tidak sedang diproduksi. Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan
pengiriman lagi ke distributor untuk mengirimkan kekurangan barang. Jadi kedua
pihak harus membangun kolaborasi yang baik sehingga penyampaian informasi
tentang persediaan barang sangat jelas. Departemen Gudang Barang Jadi dapat
melakukan pengiriman barang dengan tepat dan benar.
Pada prosedur lama, Departemen Gudang Barang Jadi tidak memberikan
informasi persediaan barang di gudang. Pada Form Kartu Stock (Lampiran 6)
terdapat informasi pengeluaran barang yang menjelaskan bahwa barang tersebut
sudah dikirimkan ke distributor. Departemen Pemasaran tidak dapat melakukan
pemeriksaan mengenai pengiriman barang yang dilakukan oleh Departemen
Gudang Barang Jadi. Departemen PPIC tidak melakukan pemeriksaan barang di
Departemen Gudang Barang Jadi. Kelemahan dari prosedur lama adalah tidak
adanya penyampaian informasi persediaan barang ke Departemen Pemasaran dan
PPIC sehingga tidak dapat dilakukan pemeriksaan tentang persediaan barang.
Pada prosedur baru, Departemen Gudang Barang Jadi bertugas
memberikan informasi tentang persediaan barang ke Departemen Pemasaran dan
PPIC. Departemen Pemasaran dapat mengetahui bahwa Departemen Gudang
Barang Jadi sudah mengirimkan barang tersebut ke distributor. Departemen PPIC
dapat memeriksa persediaan barang di gudang sebelum membuat jadwal produksi.
Jadi penyampaian informasi pengiriman barang dapat diketahui secara pasti dan
cepat karena Departemen Pemasaran dan PPIC dapat melihat langsung pada Form
Kartu Stock (Lampiran 6).
69 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Replenishment pada
prosedur lama dan baru.
Gambar 4.23 Aliran Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman
Produk (a) Prosedur Lama dan (b) Prosedur Baru
Departemen
Pemasaran
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Aliran Informasi
Aliran Keuangan
Aliran Material
Distributor
Departemen
Pembukuan
Departemen
Produksi
Departemen
Pemasaran
Departemen
Gudang Barang
Jadi
Distributor
Departemen
Pembukuan
Departemen
Produksi
(a)
(b)
Departemen
PPIC
70 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses pengiriman
produk pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman
Produk
Departemen Pemasaran
Menerima dan membuat daftar pengirirman barang setelah
mendapatkan pesanan ke departemen Gudang Barang Jadi
-Instruksi
Pengiriman
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang
setelah menerima daftar barang yang akan dikirmkan
PemasaranInstruksi
Pengiriman
Start
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal 1 jam
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal 2 jam
Barang
tersedia?
Ya
ATidak
B
Membuat laporan ketersedian barang setelah melakukan
pemeriksaan barang ke departemen Pemasaran
- Surat Muat
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
Departemen Gudang Barang Jadi
D
71 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Pengiriman Produk (Sambungan)
A
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pemeriksaan barang ketika barang tidak
tersedia di gudang ke departemen Produksi
Departemen
Produksi
Instruksi
Pengiriman
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
D
Barang
tersedia?C
Ya
Tidak
Departemen Gudang Barang Jadi
Meminta barang yang dibutuhkan ke departemen Produksi
Departemen
Produksi
Bukti Serah
TerimaSegera
E
72 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Pengiriman Produk (Sambungan)
C
Departemen Produksi
Melakukan pemeriksaan barang pada jadwal produksi
Rencana
AssemblingSegera melakukan
pemeriksaan
Barang sedang
proses?
Departemen Gudang Barang Jadi
Menunggu barang sampai selesai diproduksi
Rencana
Assembling
Waktu yang
dibutuhkan sesuai
dengan Rencana
Assembling
Ya
Departemen
Produksi
-
D
E
Tidak
73 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.24 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Pengiriman Produk (Sambungan)
Departemen Pemasaran
Membuat bukti penagihan setelah menerima form Surat
Muat ke departemen Gudang Barang Jadi dan Pembukuan
-
Surat Jalan dan
Faktur
Departemen Gudang Barang Jadi
Melakukan pengiriman barang setelah menerima bukti
penagihan
Departemen
PemasaranSurat Jalan dan
Faktur
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu hari
Departemen Gudang Barang Jadi
Mencatat pengeluaran barang dan diberikan ke Departemen
Pemasaran dan PPIC
Kartu Stock
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu jam
B
End
Departemen Pembukuan
Melakukan penagihan sesuai dengan bukti penagihan
Surat Jalan dan
Faktur-
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal satu
bulan
74 Universitas Kristen Petra
Prosedur lama dan prosedur baru mempunyai persamaan dan perbedaan
dalam melakukan proses pengiriman produk ke distributor. Persamaannya terletak
pada nama departemen dan dokumen yang digunakan. Perbedaannya terletak pada
pekerjaan yang dilakukan oleh suatu departemen, yaitu:
Departemen Gudang Barang Jadi tidak mencatat daftar barang pada lembaran
kertas, tetapi langsung mencentangnya pada Form Instruksi Pengiriman
(Lampiran 14).
Departemen Gudang Barang Jadi akan menunda pengiriman barang karena
harus menunggu barang yang sedang diproduksi. Jika barang sudah selesai
diproduksi, maka Departemen Gudang Barang Jadi akan melakukan
pengiriman barang.
Departemen Gudang Barang Jadi tetap melakukan pengiriman barang karena
barang juga tidak tersedia dan tidak sedang dalam proses produksi di
Departemen Produksi.
Departemen Gudang Barang Jadi memberikan informasi tentang persediaan
barang di gudang ke Departemen Pemasaran. Oleh karena itu, Departemen
Pemasaran dapat memeriksa apakah Departemen Gudang Barang Jadi sudah
melakukan pengiriman barang atau belum.
Perusahaan membutuhkan waktu satu bulan satu hari enam jam untuk
melakukan proses pengiriman produk apabila barang tersedia di Departemen
Gudang Barang Jadi. Perusahaan membutuhkan waktu satu bulan satu hari
delapan jam untuk melakukan proses pengiriman produk apabila barang tidak
tersedia di Departemen Gudang Barang Jadi tetapi tersedia di Departemen
Produksi. Waktu yang dibutuhkan juga sama apabila pada barang tidak tersedia di
Departemen Gudang Barang Jadi dan sedang atau tidak dalam proses produksi.
Departemen Gudang Barang Jadi segera meminta barang yang dibutuhkan ke
Departemen Produksi. Departemen Produksi segera melakukan pemeriksaan
barang pada jadwal produksi ketika barang tidak tersedia di Departemen Produksi.
Departemen Gudang Barang Jadi menunggu barang yang sedang diproduksi dan
waktu yang dibutuhkan sesuai dengan jadwal produksi.
75 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses pengiriman produk pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.25 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Replenishment Proses Pengiriman Produk
Distributor Departemen Pemasaran Departemen Gudang Barang Jadi Departemen Produksi Departemen Pembukuan
Start
Tidak
Ya
End
Melakukan pesanan
barang
Membuat daftar
pengiriman barang
Instruksi
PengirimanMemeriksa ketersediaan
barang
Instruksi
Pengiriman
Barang tersedia?
Menanyakan
ketersediaan barang
Memeriksa ketersediaan
barang
Barang tersedia?Ya
Tidak
Menerima barang yang
dikirimkan
Bukti Serah Terima
Membuat daftar
pengiriman barang
Surat MuatMembuat bukti
penagihan
Surat Jalan dan
FakturMelakukan pengiriman
barang
Surat Jalan dan
Faktur
Mencatat pengeluaran
barang
Kartu Stock
Menerima bukti
penagihan
Melakukan penagihan
Surat Jalan dan
Faktur
Memeriksa ketersediaan
barang pada jadwal
produksi
Barang sedang
proses?
Tidak
Ya
Memberikan informasi
tentang barang yang
sedang diproduksi
Menunda pengiriman
barang
Menerima catatan
pengeluaran barang
Departemen PPIC
Menerima catatan
pengeluaran barang
76 Universitas Kristen Petra
4.2.3.2 Perancangan Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Peningkatan Penjualan Produk
Produk perusahaan harus dapat bersaing dengan produk lainnya di pasaran
sehingga perusahaan membutuhkan peranan distributor untuk memasarkan
produknya. Tentu saja perusahaan harus memberikan reward bagi distributor yang
dapat memasarkan produk dengan cepat sehingga penjualan produk dapat
meningkat daripada sebelumnya.
Pada awalnya Departemen Pemasaran bertugas membangun kolaborasi
dengan distributor untuk mengetahui perkembangan pasar dengan melakukan
survei sehingga dapat mengetahui keinginan distributor. Departemen Pemasaran
memantau dan mencatat penjualan produk di distributor setiap hari. Selanjutnya
Departemen Pemasaran melakukan evaluasi terhadap penjualan tersebut setiap
bulan. Departemen Pemasaran akan membuat perbandingan hasil penjualan antara
distributor yang satu dengan lainnya.
Departemen Pemasaran membuat perencanaan untuk meningkatkan
penjualan produk di distributor. Departemen Pemasaran mengadakan rapat dengan
Direksi untuk memberitahukan rencana tersebut. Departemen Pemasaran akan
memberikan reward bagi semua distributor yang mengalami peningkatan
penjualan sehingga distributor dapat meningkatkan penjualan secara terus-
menerus. Salah satu contoh reward adalah pemberian voucher belanja yang
berlaku untuk pembelian produk perusahaan. Distributor yang tidak mengalami
peningkatan penjualan, maka Departemen Pemasaran mempertimbangkan untuk
menempatkan seorang tenaga penjualan di distributor. Tenaga penjualan tersebut
membantu distributor dalam menjual produk perusahaan sehingga distributor
dapat mengalami peningkatan penjualan. Departemen Pemasaran melakukan
evaluasi terhadap rencana yang sudah dilakukan ke distributor. Rencana selesai
apabila perusahaan memutuskan tidak perlu untuk melanjutkan rencana tersebut.
77 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan aliran prosedur Collaborative Replenishment pada
proses peningkatan penjualan produk.
Gambar 4.26 Aliran Prosedur Collaborative Replenishment Proses Peningkatan
Penjualan Produk
Berikut ini merupakan Prosedur Operasi Standar dari proses peningkatan
penjualan produk.
Gambar 4.27 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Peningkatan Penjualan Produk
Aliran Informasi
Departemen
PemasaranDistributor Direksi
Start
Departemen Pemasaran
Memantau perkembangan pasar melalui distributor
Survei PasarWaktu yang
dibutuhkan minimal
satu hari
-
A
78 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.27 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Peningkatan Penjualan Produk (Sambungan)
Departemen Pemasaran
Memantau dan mencatat penjualan produk di distributor
setiap hari
- Daftar Penjualan
Barang
Waktu yang
dibutuhkan minimal
satu hari
Departemen Pemasaran
Membuat perkiraan penjualan produk setiap bulan
-Daftar Perkiraan
Penjualan
Waktu yang
dibutuhkan minimal
satu bulan
Departemen Pemasaran
Mengadakan rapat untuk membahas rencana peningkatan
penjualan di distributor
Direksi Notulen Rapat
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
A
B
Departemen Pemasaran
Membuat perbandingan hasil penjualan di setiap distributor
dan diberikan ke Direksi
-Daftar
Perbandingan
Penjualan
Waktu yang
dibutuhkan maksimal
dua jam
79 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.27 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Peningkatan Penjualan Produk (Sambungan)
Penjualan meningkat?
Tidak
Ya
B
Departemen Pemasaran
Membuat evaluasi terhadap rencana peningkatan penjualan
dan diberikan ke Direksi
-Evaluasi
Rencana
Waktu yang
dibutuhkan minimal
satu bulan
C
Departemen Pemasaran
Memberikan reward bagi distributor
Direksi Daftar Reward
Waktu yang
dibutuhkan minimal
dua bulan
Departemen Pemasaran
Menempatkan tenaga penjualan di distributor
DireksiTenaga
Penjualan
Waktu yang
dibutuhkan minimal
enam bulan
D
80 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.27 Flowchart Prosedur Collaborative Replenishment Proses
Peningkatan Penjualan Produk (Sambungan)
Perusahaan membutuhkan waktu tiga bulan dua hari enam jam untuk
melakukan proses peningkatan penjualan produk apabila distributor sudah
mengalami peningkatan penjualan produk sebelumnya dan rencana selesai.
Perusahaan membutuhkan waktu delapan bulan dua hari enam jam untuk
melakukan proses peningkatan penjualan produk apabila distributor tidak
mengalami peningkatan penjualan produk sebelumnya dan rencana selesai.
Departemen Pemasaran
Mengadakan rapat untuk membahas hasil evaluasi
Direksi Notulen Rapat
Waktu yang
dibutuhkan
maksimal dua jam
D
End
C
Rencana selesai?Tidak
Ya
81 Universitas Kristen Petra
Berikut ini merupakan Document Flow Diagram dari proses peningkatan penjualan produk pada prosedur perancangan baru.
Gambar 4.28 Document Flow Diagram Proses Prosedur Collaborative Replenishment Proses Peningkatan Penjualan Produk
Distributor Departemen Pemasaran
Start
Direksi
Survei Pasar
Memantau
perkembangan pasar
Memberikan informasi
perkembangan pasar
Mencatat hasil
pemantauan
Memberikan informasi
penjualan produk
Memantau penjualan
produk
Mencatat hasil
pemantauan
Daftar Penjualan
Barang
Daftar Perkiraan
Penjualan
Membuat hasil
perbandingan penjualan
produk antar distributor
Membuat perkiraan
penjualan produk
Daftar Perbandingan
PenjualanMenerima hasil
perbandingan penjualan
Mengadakan rapat untuk membahas rencana
peningkatan penjualan
Notulen Rapat
Penjualan
meningkat?
Tidak
Menempatkan tenaga
penjualan
Menerima tenaga
penjualan
Memberikan reward
Ya
Menerima reward
Membuat evaluasi
terhadap rencana
peningkatan penjualan
Menerima hasil evaluasi
rencanaEvaluasi Rencana
Notulen Rapat
Rencana selesai?
End
Tidak
Ya
Mengadakan rapat untuk membahas hasil
evaluasi
82 Universitas Kristen Petra
4.3 Tahap Verifikasi dan Validasi Perancangan
Perancangan prosedur CPFR yang dibuat sudah melalui tahap verifikasi
dan validasi oleh perusahaan. Perusahaan memberikan tanggapan yang cukup baik
terhadap hasil perancangan. Salah satunya adalah pembagian informasi mengenai
ketersediaan bahan baku pada Form Kartu Stock (Lampiran 6) ke Departemen
PPIC dan Pembelian. Departemen PPIC dan Pembelian dapat melihat langsung
persediaan bahan baku di gudang pada Form Kartu Stock (Lampiran 6) tanpa
harus bertanya ke Departemen Gudang Bahan. Hal ini bertujuan agar
penyampaian informasi lebih cepat, menghindari miss communication, dan
kepastian waktu.