G I D U L U T I L I Z A T O R U L U I

M S O U T L O O K

C U P R I N S

1. Noiuni generale MS Outlook

2. Interfaa de lucru MS Outlook

3. Gestionarea potei electronice

3.1. Crearea unui mesaj nou de pot electronic

3.2. Expedierea unui mesaj de pot electronic

3.3. Organizarea mesajelor de pot electronica

3.4. Sortarea potei electronice

4. Crearea unei noi persoane de contact

5. Gestionarea calendarului

6. Formatul mesajelor de pot electronic

6.1. Formatul text simplu

6.2. Formatul HTML

6.3. Formatul text mbogit

7. Semnarea mesajului de pot electronic

8. Imprimarea mesajelor electronice

1. Noiuni generale MS Outlook

Outlook este un software care v permite s trimitei, s primii i s gestionai

pota electronic, dar i s gestionai calendarul i persoanele de contact, cum ar fi

prietenii i asociaii n afaceri.

Outlook face parte din suita de produse Office, care combin mai multe tipuri

de software pentru a crea documente, foi de calcul i prezentri, precum i pentru a

gestiona pota electronic.

Produsele software de creare de documente i de calcul tabelar fac parte dintr-o

suit de software denumit Office. Motivul ine de istorie. nainte, produsele software

de creare de documente i de calcul tabelar se utilizau n principal pentru lucrul la

birou, (Office n englez). Software-ul a fost introdus ntr-o suit de software pentru

lucru, de aceea a fost denumit Office. De atunci, computerele personale au devenit

populare i acas, dar suita de programe software care combin crearea de

documente i calculul tabelar este denumit nc Office.

Outlook este denumit de obicei Outlook n ecranele de software i n ajutor. De

asemenea, este denumit Microsoft Outlook, Office Outlook i Microsoft Office

Outlook 2007. Toate acestea se refer la Outlook.

Desigur, Outlook poate gestiona centralizat att pota electronic, persoanele de

contact i calendarul, ct i toate informaiile pe care le schimbai utiliznd computerul,

cum ar fi tirile, articolele de blog distribuite pe Internet i sesiunile de discuii din

serviciul de mesagerie instantanee. n plus, dac adugai caracteristici, avei

posibilitatea s gestionai informaiile schimbate utiliznd un telefon mobil, un IP-Phone

i un asistent digital personal (PDA sau Smartphone) pe care s-a ncrcat Windows

Mobile . Unele caracteristici pot necesita achiziii suplimentare.

2. Interfaa de lucru MS Outlook

1. Bara titlu: afieaz numele folderului selectat i numele software-ului.

2. Meniu: comenzile necesare pentru lucru sunt amplasate n meniuri, cum ar fi Fiier i Editare. Facei clic pe meniu pentru a afia grupul de comenzi.

3. Bara de instrumente: comenzile utilizate frecvent sunt amplasate aici.

4. Panou de navigare: avei posibilitatea s comutai ntre ferestrele Coresponden, Calendar, Persoane de contact i Activiti, pentru a afia folderul unde sunt salvate pota electronic, calendarul sau o list de activiti.

5. Fereastra de afiare informaii: afieaz informaii despre pota electronic, calendar, persoane de contact i activiti.

6. Bara de operare: afieaz mesajele de pot electronic importante, programul zilnic i lista de lucruri de fcut.

7. Bara de stare: afieaz numrul de elemente i starea mesajelor de pot electronic pe care le

3. Gestionarea potei electronice

3.1. Crearea unui mesaj nou de pot electronic

Pentru crearea unui mesaj de pot electronic este nevoie, mai nti, s facei clic pe Coresponden la stnga de Panoul de navigare

Facei clic pe butonul Nou, aflat n partea din stnga sus. Se afieaz fereastra pentru introducerea unui mesaj nou.

n caseta Ctre, tastai adresa de pot electronic sau numele persoanei creia

dorii s i trimitei mesajul de pot electronic.

n caseta Subiect, tastai un titlu pentru mesajul de pot electronic.

n cmpul mesajului, tastai corpul mesajului de pot electronic.

Facei clic pe butonul Trimitere pentru a trimite mesajul de pot electronic.

Facei clic pe Elemente trimise. Dac vedei un mesaj de pot electronic cu

acelai subiect, ai reuit. E nevoie de a evita utilizarea caracterelor dependente de mediu ntr-un mesaj de

pot electronic. Caracterele dependente de mediu sunt caracterele a cror aspect se poate modifica n funcie de mediul n care este citit mesajul de pot electronic (de exemplu, dac este citit pe un PC cu Windows, pe Macintosh, pe un telefon mobil sau pe PHS, i ce aplicaie de pot electronic este utilizat la citire). De exemplu, exist caractere care pot fi utilizate doar n Unicode. Nu exist nici o garanie c expeditorul mesajului de pot electronic i destinatarul su dein acelai mediu. S evitm utilizarea caracterelor dependente de mediu atunci cnd este posibil ca destinatarul s primeasc mesajul de pot electronic n alt mediu dect cel al computerului personal.

3.2. Expedierea unui mesaj de pot electronic

Pentru a trimite un mesaj de pot electronic este nevoie n Panoul de navigare din stnga, s facei clic pe Coresponden, apoi facei clic pe Nou.

Se afieaz fereastra pentru introducerea unui mesaj nou. n caseta Ctre, tastai numele persoanei creia dorii s-i trimitei mesajul de pot electronic. Sfat: cnd am nceput s tastez adresa de pot electronic, a aprut un text! Cnd ncepei s tastai o adres de pot electronic, sunt afiate adresele de pot electronic introduse anterior. Dac ai creat o persoan de contact n Outlook, se afieaz numele nregistrat i adresa de pot electronic. Pentru a introduce numele afiat n caseta Pentru, facei clic pe el.

S tastm un titlu n caseta Subiect i corpul mesajului n cmpul mesajului.

Tipuri de formatare de pot electronic n Outlook, avei posibilitatea s modificai dimensiunea textului din corpul mesajului de pot electronic, s modificai culoarea textului i s formatai pota electronic. Formatarea de text se gsete n principal n Text simplu din fila Mesaj din Panglic.

Vedei n tabelul de mai jos numele i rolurile butoanelor afiate n Panglic. S le combinm i s ncercm s formatm un mesaj de pot electronic.

Buton Nume Rol

Font Modific fontul.

Dimensiune font Schimb dimensiunea textului.

Cretere font Face textul mai mare.

Reducere font Face textul mai mic.

Marcatori Adaug un marcator la nceputul textului, pentru a ncepe o list cu marcatori.

Numerotare Adaug un numr la nceputul textului, pentru a ncepe o list numerotat.

Anulare formate Anuleaz toat formatarea pentru textul selectat, lsnd doar text simplu.

Aldin Textul selectat devine aldin.

Cursiv Textul selectat devine cursiv.

Subliniat Trage o linie sub textul selectat.

Culoare evideniere text

Facei ca textul s arate ca i cum ar fi fost marcat cu un stilou de evideniere.

Culoare font Schimb culoarea textului.

Aliniere text la stnga

Aliniaz textul la stnga.

La centru Centreaz textul.

Aliniere la Aliniaz textul la dreapta.

dreapta

Distribuit Aliniaz textul la marginea din dreapta sau din stnga a paginii. Dac este necesar, spaiul dintre caractere este ajustat.

Micorare indent Descrete nivelul indentare al paragrafului.

Mrire indent Crete nivelul indentare al paragrafului.

Sfat: un buton din Panglic poate sau nu s fie selectat

Printre butoanele utilizate pentru formatarea de text, se numr (Galben: ) selectat

i (aceeai culoare ca Panglica: ) neselectat. Selectat nseamn c s-a aplicat caracteristica. Dac schimbai poziia curent a cursorului, se reflect starea butonului pentru acea locaie. S pregtim un mesaj de pot electronic Selectai cuvntul Dodo.

Cnd am selectat textul, a aprut o bar de instrumente mic Cnd selectai un text, lng cursor apar comenzile utilizate frecvent. Pota electronic se poate formata i din bara de instrumente.

Modificai fontul. n fila Mesaj din Text simplu, selectai Arial Black.

Acum, haidei s modificm dimensiunea textului. n fila Mesaj din Text simplu, selectai 16 n Dimensiune font.

Haidei s mrim grosimea textului. S facem clic pe butonul Aldin din fila Mesaj, n Text simplu.

Fontul i dimensiunea cuvntului Dodo se modific, devenind aldine.

n mod similar, s selectm cuvntul celui i s modificm fontul i dimensiunea textului.

Mai departe, modificai culoarea cuvntului celui. n fila Mesaj din Text simplu, facei clic pe culoarea pe care dorii s o modificai, n Culoare font.

Fontul, dimensiunea i culoarea cuvntului celui s-au modificat.

Sfat: nu pot formata textul!

Dac nu se poate s formatai textul aa cum s-a explicat aici, verificai Format n fila Opiuni. Dac, aa cum se arat n ilustraia de mai jos, a fost selectat Text simplu, creai un mesaj de pot electronic ntr-un format care nu v permite s formatai text. n Text simplu de pe fila Mesaj comenzile nu sunt disponibile.

Facei clic pe pentru a comuta la un format care v permite s formatai text. S trimitem un mesaj de pot electronic S trimitem mesajul de pot electronic pe care l-ai formatat. Facei clic pe butonul Trimitere.

Mesajul este trimis. Facei clic pe Elemente trimise. Dac vedei un mesaj de pot electronic cu acelai subiect, ai reuit.

Sfat: mesajul de pot electronic pe care l-am trimis nu se afl n Elemente trimise! Dac un mesaj care ar trebui s fie trimis nu se afl n Elemente trimise, nseamn c acesta nu a fost trimis. Verificai din nou, pentru a v asigura c ai introdus corect adresa de pot electronic de destinaie i c suntei conectat la Internet. Mesajele de pot electronic ce nu se pot trimite se afl n Outbox. Facei clic pe Outbox pentru a v asigura c acolo nu exist niciun mesaj de pot electronic.

Facei dublu clic pe mesajul de pot electronic ce apare n Outbox pentru a-l afia ntr-o fereastr unde se poate introduce un mesaj.

Sfat: cum trimit mesajele de pot electronic n Outbox? n Outlook, mesajele de pot electronic sunt trimise i primite automat la fiecare 30 de minute. n cazul n care computerul este conectat la Internet, mesajele de pot electronic din Outbox vor fi trimise automat. Cnd trimitei i primii manual mesaje de pot electronic, indicai spre Trimitere/Primire n meniul Instrumente, apoi facei clic pe Trimitere/Primire total sau pe Trimitere total.

3.3. Organizarea mesajelor electronice

Devine uneori greu s gsii mesajul de pot electronic de care avei nevoie atunci cnd volumul potei electronice din Inbox crete. S clasificm prin culori mesajele de pot electronic Mesajul de pot electronic pe care l dorii se poate gsi mai repede atribuind categorii de culori, prin care se adaug culori n lista de mesaje de pot electronic din Inbox. Facei clic pe Coresponden la stnga de Panoul de navigare, apoi facei clic pe Inbox n Foldere de pot.

Facei clic cu butonul din dreapta pe mesajul de pot electronic cruia dorii s i atribuii o categorie de culoare, indicai spre Categorii, apoi facei clic pe categoria de culoare. n acest exemplu, facei clic pe Categorie portocalie.

Se afieaz caseta de dialog Redenumire categorie.

Sfat: caseta de dialog Redenumire categorie Caseta de dialog Redenumire categorie se afieaz prima dat cnd utilizai o categorie de culori. n acest exemplu, adugai numele Familie la categoria de culori pentru a indica pot electronic de la familie. Tastai Familie n caseta Nume i facei clic pe Da.

Categoria de culori Portocaliu este setat drept categorie Familie i este atribuit mesajului de pot electronic.

S crem un folder nou S crem un folder nou n Inbox. Facei clic pe Inbox.

n meniul Fiier, indicai spre Folder, apoi facei clic pe Folder nou.

Se afieaz caseta de dialog Creare folder. Tastai numele noului folder n caseta Nume. n acest exemplu, tastai Persoan de contact.

Verificai dac Elemente Pot i depunere este afiat n Coninut folder. Verificai dac este selectat Inbox n Selectare loc de amplasare pentru folder i facei clic pe OK.

Se creeaz un folder denumit Persoan de contact subInbox.

3.4. Sortarea potei electronice Cnd utilizai comanda Reguli, avei posibilitatea s efectuai operaiuni precum

mutarea automat a potei electronice de intrare n orice folder sau atribuirea unei categorii. Regulile se aplic doar la mesajele nedeschise. Acestea nu se aplic pentru mesajele deschise. Ca exemplu, s crem o regul denumit Mutare pot electronic cu Anun n Subiect n folderul Persoan de contact. Facei clic pe Reguli i avertizri n meniul Coresponden.

Se afieaz caseta de dialog Reguli i avertizri. Facei clic pe Regul nou.

Se afieaz Expertul reguli. Urmai expertul i creai regula. Facei clic pentru a selecta aciunea care dorii s se execute din Pstrare organizare n Pasul 1: Selectai un ablon. Selectai Mutarea ntr-un folder a mesajelor cu anumite cuvinte n subiect.

Facei clic pe partea subliniat de la Pasul 2: Editai descrierea regulii (facei clic pe o valoare subliniat). Mai nti, facei clic pe anumite cuvinte.

Este afiat caseta de dialog Cutare text. Tastai cuvintele aflate n subiect n Specificai cuvintele sau frazele dup care se va cuta n subiect, apoi facei clic pe Adugare. Tastai Anun i facei clic pe Adugare.

Anun este adugat n caseta List de cutare. Facei clic pe OK.

n continuare, facei clic pe specificat.

Se afieaz caseta de dialog Reguli i avertizri. Facei clic pentru a selecta folderul unde urmeaz s fie mutat pota electronic, n Alegere folder, apoi facei clic pe OK. Selectai folderul Persoan de contact.

Facei clic pe Terminare.

Se creeaz regula.

S modificm numele unei reguli Regula pe care ai creat-o primete n mod automat un nume. Avei posibilitatea s modificai numele astfel nct s l reinei cu uurin. Facei clic pe Schimbare regul n caseta de dialog Reguli i avertizri, apoi facei clic pe Redenumire regul.

Se afieaz o caset de dialog unde avei posibilitatea s redenumii regula. Tastai numele n caseta Nume nou pentru regul, apoi facei clic pe OK.

Numele regulii se modific.

4. Crearea unei noi persoane de contact

Clic pe Persoane de contact n Panoul de navigare din stnga, pentru a ncepe s creai o persoan de contact.

Clic pe butonul Nou, aflat n partea din stnga sus. Se afieaz fereastra pentru adugarea unei noi persoane de contact.

n caseta Nume complet, tastai numele persoanei pe care dorii s o adugai.

n lista de intrri Numere de telefon, avei posibilitatea s adugai numere de telefon de afaceri, de acas, numere de fax i de telefoane mobile. S tastm numerele diferite n casetele corespunztoare.

n Pot electronic, tastai adresa de pot electronic a persoanei de contact.

Avei posibilitatea s adugai imagini, de exemplu, portrete ale persoanelor de contact. Cnd facei clic pe caseta cu fotografia, se deschide folderul Imaginile mele. S salvm nainte o fotografie.

n lista de intrri Adrese, tastai adresa pentru fiecare persoan pe care dorii s o adugai. Dac dorii s adugai adresa de domiciliu a persoanei, trecei la pasul urmtor.

Avei posibilitatea s adugai trei tipuri de adrese individuale de afaceri, de domiciliu i altele. Facei clic pe butonul , selectai Pornire din list i tastai din nou adresa.

Avei posibilitatea s adugai alte informaii, cum ar fi zile de natere, funcii i

titluri, n caseta Detalii. S facem clic pe Detalii, apoi s tastm informaiile n casetele corespunztoare. Cnd introducei o zi de natere sau o aniversare, ziua din sptmn este afiat automat ca parte a datei.

Pentru a salva - clic pe Salvare i nchidere, aflat n stnga sus.

La sfrit ar fi bine de verificat dac persoana de contact a fost salvat.

5. Gestionarea Calendarului.

Mai nti, facei clic pe Persoane de contact n Panoul de navigare din stnga, pentru a ncepe s creai o rezervare nou.

Facei clic pe butonul Nou, aflat n partea din stnga sus.

Se afieaz fereastra pentru introducerea unei rezervri noi.

n caseta Subiect, tastai un titlu pentru mesajul de pot electronic.

n caseta Locaie, tastai locul unde va avea loc evenimentul.

n casetele Or de ncepere i Ora de terminare, introducei data i orele

pentru eveniment.

Dac este necesar, tastai detaliile despre eveniment (persoana cu care v

ntlnii i alt coninut) n cmpul mesajului.

Clic pe butonul Salvare i nchidere pentru a salva rezervarea i a nchide fereastra.

S verificm dac rezervarea a fost salvat.

6. Formatul mesajelor de pot electronic

n Outlook avei posibilitatea s creai un mesaj de pot electronic n trei

formate :

- Format text simplu; - Format HTML; - Format text mbogit

6.1. Formatul text simplu

Text simplu nseamn text. Formatul text simplu creeaz pot electronic cu

text, cu alte cuvinte, creeaz doar caractere. Nu este posibil s modificai fontul sau dimensiunea textului sau s formatai pota electronic adugnd un fundal, ns acesta se va fia corect n orice software de pot electronic utilizat de persoana care primete pota electronic. Cnd trimitei pot electronic pe un telefon mobil, Text simplu este formatul adecvat. Cnd creai un mesaj de pot electronic n formatul Text simplu, acesta este afiat aa cum se arat mai jos.

6.2. Formatul HTML

HTML este limbajul de marcare utilizat la crearea paginilor Web. Avei posibilitatea s formatai textul i s adugai un fundal, deoarece un mesaj de pot electronic n format HTML se creeaz prin utilizarea acestui limbaj. n Outlook, formatul HTML este formatul implicit pentru crearea de pot electronic.

6.3. Formatul text mbogit

La fel ca formatul HTML, acest format v permite s formatai text i s afiai

imagini. Acest format este unul stabilit i fcut public de Microsoft i este utilizat n

urmtoarele produse Microsoft: - Microsoft Exchange Client, versiunile 4.0 i 5.0 - Microsoft Office Outlook 2007 - Microsoft Office Outlook 2003 - Microsoft Outlook 97, 98, 2000 i 2002 Dac destinatarul mesajului de pot electronic nu utilizeaz software-ul de

pot electronic de mai sus, este posibil ca mesajul de pot electronic pe care l trimitei s nu se afieze corect. n plus, Formatul text mbogit este, n general, formatul utilizat de software-ul de procesare a textului. Cnd creai mesaje de pot electronic, recomandm s utilizai formatul HTML. Cnd creai un mesaj de pot electronic n Format text mbogit, acesta se afieaz aa cum se arat mai jos.

Sfat: diferenele dintre formatul HTML i formatul text mbogit (cum este afiat un fiier ataat) Cnd ataai un fiier la un mesaj de pot electronic n format HTML i n format text mbogit, fiierul ataat se afieaz n mod diferit. Fiierul se afieaz aa cum se arat mai jos.

S comutm formatul de pot electronic S schimbm formatul de pot electronic de la format HTML la format text simplu.

n Panoul de navigare din stnga, facei clic pe Coresponden, apoi pe Nou pentru a afia o fereastr unde vei crea un nou mesaj de pot electronic.

Facei clic pe Text simplu n Format, din fila Opiuni.

Dac este afiat caseta de dialog Verificator de compatibilitate Microsoft

Office Outlook, facei clic pe Continuare.

Formatul pentru crearea mesajelor de pot electronic devine formatul Text

simplu.

7. Semnarea mesajului de pot electronic.

O semntur este o informaie despre dvs. de la sfritul unui mesaj de pot electronic, asemntor cu o carte de vizit. Este posibil s adugai numele, adresa de pot electronic i informaiile de contact ncadrate n simboluri. n Outlook, este posibil s salvai semntura pe care o creai i s o adugai simplu la pota electronic.

n Panoul de navigare din stnga, facei clic pe Coresponden, apoi pe Nou

pentru a afia o fereastr unde vei crea un nou mesaj de pot electronic.

n fila Mesaj, n Includere, facei clic pe Semntur, apoi pe Semnturi.

Se afieaz caseta de dialog Semnturi i coli de scris. n fila Semntur n pota electronic, facei clic pe Nou.

Se afieaz caseta de dialog Semntur nou. Tastai numele pentru semntur, apoi facei clic pe OK.

Sfat: numele semnturii Avei posibilitatea s creai un numr de semnturi diferite pentru birou i pentru uz personal i s le utilizai n diferite momente. Este mai convenabil s dai semnturii un nume simplu de neles. n caseta Editare semntur, tastai semntura, apoi facei clic pe OK.

Se creeaz semntura.

n continuare, s adugm semntura creat la un mesaj de pot electronic. n fila Mesaj din Includere, facei clic pe Semntur, apoi facei clic pe numele semnturii pe care ai creat-o.

Semntura este adugat.

Cnd adugai semntura la corpul mesajului de pot electronic, semntura este adugat la sfritul mesajului de pot electronic.

8. Imprimarea mesajelor electronice

n Office, este simplu s examinai cum va arta aspectul la imprimare, fr a imprima de fapt. Imaginea imprimat afiat pe ecran se numete Examinare naintea imprimrii. Avei posibilitatea s afiai Examinare naintea imprimrii chiar dac imprimanta nu este conectat la computer. Examinare naintea imprimrii S afim Examinarea naintea imprimrii a mesajului de pot electronic pe care l-ai trimis. Clic pe Coresponden la stnga de Panoul de navigare, apoi facei clic pe Elemente trimise n Foldere de pot.

Facei clic pe mesajul de pot electronic pe care dorii s l afiai n Examinare naintea imprimrii.

n meniul Fiier, facei clic pe Examinare naintea imprimrii.

Se afieaz o examinare naintea imprimrii a mesajului de pot electronice.

Dac ntr-un mesaj de pot electronic exist mai multe pagini, facei clic pe butonul Cu o pagin mai jos afiat n bara de instrumente din partea de sus a ferestrei pentru a afia o examinare naintea imprimrii a paginii urmtoare. De asemenea, facei clic pe butonul Cu o pagin mai sus pentru a afia pagina anterioar.

Facei clic pe butonul Pagini multiple din bara de instrumente pentru a afia o examinare naintea imprimrii a tuturor paginilor din fereastr. Utilizai aceast caracteristic atunci cnd dorii s afiai toate paginile dintr-o list.

S facem clic pe Examinare naintea imprimrii i s mrim fereastra. Examinare naintea imprimrii se afieaz mai nti cu o singur pagin n ntreaga fereastr. Avei posibilitatea s facei clic n Examinare naintea imprimrii i s mrii afiarea. Plasai cursorul pe mesajul de pot electronic din Examinare naintea imprimrii.

Confirmai c forma cursorului s-a modificat n , apoi facei clic pe examinarea naintea imprimrii.

Afiarea Examinrii naintea imprimrii este mrit, iar forma cursorului se modific n

.

Confirmai c forma cursorului s-a modificat n , apoi facei clic pe examinarea naintea imprimrii. Afiarea Examinare naintea imprimrii revine la setarea de panoramare iniial.

Modificarea orientrii paginii i ieirea din examinare naintea imprimrii S modificm orientarea paginii Utiliznd comanda Iniializare pagin din bara de instrumente afiat n partea de sus a ferestrei, avei posibilitatea s modificai marginile sau orientarea paginii n timp ce verificai imaginea de imprimare. n acest exemplu, vom modifica orientarea paginii de la Tip portret la Tip vedere. Facei clic pe Iniializare pagin n bara de instrumente.

Se afieaz caseta de dialog Iniializare pagin. Facei clic pe fila Hrtie, apoi facei clic pe Tip vedere.

Facei clic pe butonul OK. Orientarea paginii se schimb n Tip vedere.

S ieim din Examinare naintea imprimrii Facei clic pe nchidere n bara de instrumente.

Fereastra Examinare naintea imprimrii se nchide i revenii la fereastra iniial.

Modificrile la iniializarea paginii efectuate n fereastra Examinare naintea imprimrii se aplic la toate mesajele de pot electronic.