1. Возможности табличного процессора Excel

Справка и помощник по работе с электронными таблицами Помогает пользователям научиться эффективной работе с электронными таблицами. Предоставляет полезные советы и решения. Отвечает на вопросы доступным пользователю языком.

"Удобство ввода формул "Пользователи могут писать уравнения, пользуясь простой терминологией. В формулах вместо ссылок на ячейки можно использовать названия колонок и рядов (например: Цена*Количество вместо А1*А2), что облегчает создание и понимание вычислений.

"Просмотр макета страницы "Предоставляет возможность задать точное расположение информации на каждой печатной странице.

"Заказные ячейки "Пользователи могут «проникнуть за сетку» обычной электронной таблицы, чтобы данные выглядели согласно их требованиям.

"Контроль изменений "В случае нескольких пользователей упрощается контроль изменений в рабочем каталоге (выделяются изменения, внесенные другими пользователями). Для каждой выделенной ячейки имеются сведения о том, что было изменено, когда и кем.

"Гиперссылки "Во все документы можно вставлять гиперссылки для доступа к нужным документам независимо от их местонахождения.

"Публикация в режиме "online" - запись в URL "Облегчает размещение тетрадей Excel на HTTP- и FTP-серверах сети Intranet. Теперь каждый может просматривать и использовать данные электронных таблиц, помещенных в совместную сеть Intranet или в глобальную сеть

"Работа с HTML-документами " работает с документами HTML так же легко, как и со своими документами (*.xls). Форматирование и гиперссылки сохраняются, а пользователи получают возможность динамического анализа данных, а не простого их просмотра.

"Среда разработки Visual Basic® (VBE) "Среда VBE совместима со средой Visual Basic. В ней имеется улучшенный редактор кодов, броузер иерархических объектов, многооконный отладчик, окно свойств, анализатор проекта и конструктор

Мастер диаграмм "Расположение всех параметров графиков в одном месте ускоряет их создание и редактирование.

"Тетради коллективного пользования "В этих тетрадях несколько пользователей могут одновременно открыть один документ, не получая сообщения "файл уже открыт". Можно изменять данные, форматирование, редактировать формулы и даже добавлять и удалять ячейки.

"Сохранение в гипертекстовом формате (HTML) "Пользователи могут автоматически преобразовывать свои таблицы, созданные при помощи программы Excel, в HTML-формат для того, чтобы размещать их в Интернете или в сети Intranet. Диаграммы теперь можно записывать в формате GIF с улучшенными возможностями преобразования.

"Просмотр документов Excel "Пользователи могут публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет, не пользуясь программой Excel, просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать гиперссылкам в документах Excel.

2. Структура интерфейса Excel. Этапы проектирования ЭТ.

Рабочее окно табличного процессора представлено на рисунке :

Рабочее окно Excel

Рабочая книга является основным документом, используемым в Excel для хранения и обработки данных. Рабочая книга состоит из отдельных листов. Листам присвоены имена «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3» и д. т. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле.

Рабочий лист. Ввод данных и вычисления выполняются в листах рабочей книги. Рабочий лист (таблица) разделен на строки и столбцы. Каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. В нижней части рабочих листов находятся ярлыки, на которых указаны названия листов. Для перехода на лист надо щелкнуть по его ярлыку. Обычно 16 листов составляют рабочую книгу. Листы можно добавлять, удалять, переименовывать, перемещать и копировать в пределах одной книги или же в другую рабочую книгу (в другой файл).

Ячейка. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Ячейка может содержать данные в виде текста, чисел, формул или параметров форматирования.

Адрес задаёт расположение ячейки. Адрес состоит из имени столбца и номера строки, например А1, В4. Адрес используется при записи формул для получения информации из нужной ячейки. Различают относительный адрес (А1) и абсолютный адрес ($А$1). При копировании формулы относительные адреса изменяются, а абсолютные – нет.

Диапазон (Интервал). Прямоугольная область смежных ячеек. Для обозначения диапазона используют двоеточие, например В2:В9 или В2:С8. для выделения диапазона надо переместить

Строка меню

Строка формул (строка

редактирования)

Панели инструментов: «Стандартная» и

«Форматирование»

Полосы прокрутки таблицы

Названия листов

Кнопки прокрутки листов

Номер строки

Активная ячейка

Имя столбца

Поле имени ячейки

Рабочий лист

Строка заголовок

Строка состояния

Поле Автовычисления

указатель мыши по выделяемым ячейкам с нажатой левой кнопкой. Одна ячейка в диапазоне (первая) остается неокрашенной.

Формула. Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Формула начинается со знака равенства, затем в формуле указываются адреса ячеек, содержащие данные и те действия, которые надо с этими данными выполнить. Результата помещается в ячейку, в которой находится формула. Если данные в ячейках изменятся, то программа автоматически пересчитывает формулу, используя новые значения. Порядок обозначения операций тот же, что и в математических действиях.

Строка формул находится под нижней строкой панели инструментов. В левой части указывается адрес активной ячейки. Правая часть строки формул используется при вводе данных в ячейку или при редактировании содержимого ячейки. Ввод и корректировка содержимого ячейки может быть выполнено как в строке формул, так и в самой ячейке. Преимущество строки формул состоит в том, что в ней: содержимое активной ячейки представлено полностью, даже если его не видно в самой ячейке;

если в активной ячейке содержится какое-либо число, вычисляемое по формуле, то в строке формул отображается не само число, а формула, с помощью которой это число было получено.

Этапы проектирования ЭТ

После запуска Excel на экране появляется рабочая книга Книга1, содержащая 16 рабочих листов. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов.

На основном экране расположены следующие объекты: строка основного меню, две панели инструментов Стандартная и Форматирование, строка формул, поле имени, строка состояния, полосы прокрутки.

Взаимодействие с Excel осуществляется посредством выбора команд из основного меню. Все команды являются иерархическими. В результате выбора одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.

Для выполнения команды из основного меню поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите кнопку мыши.

Для отказа от выбора опции ниспадающего меню после его появления на экране нажмите клавишу ESC и вы попадете в меню предыдущего уровня.

Для получения справочной информации нажмите мышью знак ? из основного меню. Появится меню, в котором выберите команду Вызов справки. Также, окно диалога многих команд содержит кнопку Справка, при нажатии которой Excel обеспечит вас информацией о том, как пользоваться этим окном диалога.

Кнопка Справка, расположенная на панели инструментов Стандартная, добавляет к курсору мыши вопросительный знак ?. После этого информацию о командах и элементах экрана можно получить, если установить в нужное место указатель мыши с вопросительным знаком и нажать левую кнопку мыши.

После завершения текущего сеанса работы в Excel выполните команду Файл | Выход.

3. Способы ввода данных в ЭТ. Средства автоматизации ввода данных.

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке.

Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать CTRL+Z или ESC. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода.

Строка ввода. Полоса под панелями инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя.

В Microsoft Excel включены некоторые возможности, которые позволяют упростить работу и выполнить необходимые вам вычисления.

К первым относится автозаполнение таблицы. Режим Автозаполнение, позволяющий создавать последовательности из числовых или текстовых значений, практически не вводя данные вручную, также расширен. В Microsoft Excel возможно создавать свои собственные режимы автозаполнения. Например, если Вам понадобится создать листы с заголовками типа Январь, Февраль, Март и т.д., режим Автозаполнение к Вашим услугам. Более того, команда Сортировка обрабатывает теперь и пользовательские (т.е. созданные) списки Автозаполнения, так что Вы всегда сумеете отсортировать свои данные.

4. Типы данных.

Данные для табличных процессоров - это информация, содержащаяся в ячейках таблицы. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть число, формула или текст. Частным случаем формулы является переменная (имя ячейка). Более общим - арифметическое или логическое выражение. Текстовый процессор должен знать, донное какого типа храниться в конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Так, например, признаком текстовых данных является символ «'» (апостроф). Тип данных - это множество значений, принимаемых величиной, и совокупность операций, применимых к величинам этого типа. Отсюда, например, следует, что нельзя применять арифметические операции к содержимому ячеек таблицы, в которых хранится текстовая информация.

Текст - любая последовательность символов, введенных после апострофа (одинарной кавычки). Кроме того, в качестве текста воспринимается любая символьная последовательность, которая не может быть воспринята как число или формула. Иначе говоря, если при вводе числа вы допустили ошибку или при вводе формулы пропустили знак «=», то введенная информация воспринимается как текст.

Числа разделяются на целые и вещественные. Вещественные числа можно записывать двумя способами: в форме с фиксированной запятой и в экспоненциальной форме (в форме с плавающей запятой).

Запись числовой константы с фиксированной запятой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенную десятичной запятой. Например, число 3,1415 так и записывается в МS Ехсе1. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем латинская буква Е (прописная или строчная), после нее порядок. Мантисса может быть записана, как целая константа с фиксированной запятой, а порядок – только как целая двузначная константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется, как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа 0,0001 и 1000000 могут быть записаны следующим образом: 1Е-4 или 0,1е-3 и 1е6 или 1Е+6.

В МS Ехсе1 при употреблении точки в записи числа это число интерпретируется как дата. Например, 3.05.99 воспринимается как 3 мая 1999 года.

Формулы (выражения). В электронных таблицах используется два вида формул: арифметические и логические. Результатом вычисления по арифметической формуле является число, по логической формуле - логическая величина (истина или ложь).

Арифметические формулы составляются из констант, переменных, знаков операций, функций, круглых скобок. Ввод формул в МS Ехсе1 начинается со знака «=». Примеры формул:

=2,5*(05+02)=СУММ(С10:С20)=КОРЕНЬ(В;^2-4B3*B5)Здесь символ «*» - знак умножения, «^» - возведение в степень. В русифицированных версиях МS

Excel КОРЕНЬ - функция квадратного корня, СУММ - функция суммирования. Порядок вычисления выражений происходит в соответствии с традиционными приоритетами выполнения арифметических операций и расстановкой скобок. В МS Excel имеется очень большая библиотека функций. Вставка функций в формулы производится командой Вставка/Функция или с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<,>,=,<=,>=,<>) и логических операций (И, ИЛИ, НЕ). Результатом вычисления логические величины «истина» и «ложь». Особенность логических выражений для электронных таблиц заключается в том, что логические операции используются как функции: сначала записывается имя логической операции: И, ИЛИ, НЕ (AND, OR, NOT), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды. Например, логическое выражение И(А1>0, А1<1) соответствует системе неравенств 0<А1<1.

5. Форматы представления числовых данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, в котором нужно выбрать вкладку Число.

В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. Рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рисунке из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Рис. Формат числа

Если значение числа превышает допустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения — ####. Изменить, стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки меню Формат.

Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст — это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel способен вывести его, перекрывая соседние ячейки. Но при этом текст все равно будет храниться только в одной ячейке. При вводе текста в ячейку, которая перекрыта содержимым другой ячейки, перекрывающий текст обрезается. В строке формул при активизации ячейки с длинным текстом отображается весь хранящийся в ней текст. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным щелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится по максимальной ширине значений в этом столбце. Облегчить чтение длинных текстовых значений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинные текстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста на другие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки, которая содержит ячейку с дополнительными строками. Чтобы установить этот режим, следует включить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Ячейки меню Формат.

Иногда требуется ввести число со знаком «+» перед ним. При простом наборе «плюс число» Excel воспримет ввводимое значение как числовое, и знак «+» опустит. Чтобы заставить Excel обращаться со специальными символами, как с обычными, нужно ввести числовой текст. Числовой текст может состоять из текста и чисел или только из чисел. Если значение, вводимое в ячейку, будет состоять из текста и чисел, оно будет интерпретироваться как текстовое. Для того чтобы создать текстовое значение, состоящее целиком из числовых символов, следует начать ввод с апострофа или ввести сначала знак равенства, а затем значение, заключенное в кавычки. Знак равенства с кавычками или апостроф появляются в строчке формул, но не выводятся в ячейке. В то время как числовые значения по умолчанию выравниваются по правому краю, числовой текст, как и обычный, выравнивается по левому.

В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1, — это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты ; 65380 представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты г Excel сохраняет ее в виде десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Время суток — это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня представляется значением 0,5.

6. Операции с листами рабочей книги.

Рабочая книга MS Excel состоит из нескольких листов. Листы бывают следующих типов, изложенных далее. Рабочий лист (Work Sheet) — самый распространенный лист MS Excel, состоящий из множества

элементарных ячеек, каждая из которых одновременно принадлежит некоторому столбцу и строке. Лист модуля (Module) предназначен для написания программ наVВА. Лист диалогового окна (Dialog Sheet) необходим для создания диалоговых окон. Лист диаграмм (Chart Sheet) позволяет выводить только диаграммы и их элементы (обычно диаграммы

строят на рабочем листе).

Переход между различными листами книги выполняется с помощью кнопок прокрутки ярлычков листа (либо с помощью сочетаний клавиш <Ctrl>+<PageUp>, <CtrI>+<PageDown>). Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью линеек прокрутки либо с использованием соответствующих клавиш на клавиатуре.

Рабочие листы можно переименовывать, копировать, перемещать, удалять, скрывать. Переименование листа— щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из

контекстного меню команду. Переименовать или воспользуйтесь командой меню Формат/Лист/Переименовать.

Рабочему листу можно присвоить любое символьное имя длиной не более 31 символа, включая пробелы. Переименовать лист можно также следующими способами:

щелкнуть дважды по ярлыку листа и ввести новое имя; выполнить команду Переименовать оперативного меню, выводимого при нажатии

правой клавиши мыши, установленной на ярлыке листа.

Контекстное меню объекта появляется после щелчка правой кнопкой мыши на выбранном объекте. В ОС Windows и, соответственно, в MS Excel, контекстное меню делает доступным набор команд, которые применимы к данному объекту.

Удаление листа — для этого также можно использовать правую кнопку мыши либо команду Правка/Удалить Лист.

Вставка листа - аналогично выполняется с помощью контекстного меню либо командой Вставка/Лист. Новый лист рабочей книги MMS Excel добавляется перед активным (выделенным, т. е. "белым") листом.

Перемещение или копирование листа— осуществляется также с помощью контекстного меню листа либо командой Правка/Переместить/скопировать лист... (для копирования необходимо установить флажок Создавать копию). Кроме того, перемещение можно осуществлять и левой кнопкой мыши простым перетягиванием листа на новое место (при нажатой клавише <Ctrl> л лист будет скопирован).

Итак, для копирования/перемещения листа:• Щелкните левой кнопкой мыши по листу, подлежащему копированию/перемещению (т. е. выделите лист);• воспользуйтесь, например, командой Правка/Переместить/скопировать лист... (либо командой

контекстного меню Переместить/скопировать).Листы появятся в указанном месте данной либо другой выбранной рабочей книги MS Excel.

Для того чтобы скрыть или, наоборот, показать лист, следует воспользоваться к командой Формат/Лист/Скрыть(/Показать).

Для перемещения листов в пределах одной книги следует выделить нужное количество листов и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, протащить указатель к месту вставки.

Перемещение листа в другую книгу можно осуществить двумя способами: с помощью команды Переместить/Скопировать лист меню Правка; с помощью мыши аналогично перемещению листа внутри книги.

7. Операции со столбцами и строками

Под строкой формул размещается непосредственно рабочее окно книги, в верхней части которого расположена полоса с названиями столбцов (латинские литеры A, B, C и т.д.), а слева — полоса с номерами строк.

Адрес ячейки получается объединением названия столбца и строки, на пересечении которых размещена ячейка. Так, левая верхняя ячейка имеет адрес A1. Справа и снизу рабочий лист, по большому счету, не ограничен. Максимальное количество строк равно 65 536, а максимальное количество столбцов составляет 256. Столбцы именуются следующим образом: после столбца Z следует столбец AA, затем AB и т.д. После AZ идет столбец BA, и так до столбца IV. В общей сложности рабочий лист может содержать более 16 миллионов ячеек.

Часто приходится применять формат не просто по отношению к ячейке или диапазону ячеек, а сразу к строке, столбцу, рабочему листу. В этих случаях в Excel можно прибегнуть к помощи некоторых весьма полезных процедур, позволяющих выполнять такие настройки быстро и эффективно. Стандартные команды форматирования собраны, главным образом, в меню Формат.

Три подменю Строка, Столбец и Лист содержат команды, позволяющие задавать ширину и высоту ячеек, скрывать строки и столбцы, переименовывать рабочие листы и выполнять ряд других весьма полезных действий.

Команды подменю Строка

Команда Описание

Высота При выборе этой команды открывается диалоговое окно, в которое можно ввести параметры высоты ячейки. По умолчанию это значение равно 12.75. Однако особой необходимости в этой команде нет, так как высота ячеек подбирается в соответствии с

размерами шрифта. Данная команда полезна, когда высоту ячейки (а равно и высоту всех ячеек строки) необходимо установить безотносительно к размеру шрифта.

Автоподбор Команда автоматического выбора высоты ячейки в соответствии с данными в строке (в зависимости от размеров шрифта)

Скрыть Команда позволяет скрыть строку. При этом строка не удаляется, а просто не отображается в документе

Отобразить Отображение скрытой строки

Команды подменю Столбец

Команда Описание

Ширина Командой задается ширина выделенных ячеек (если точнее, то столбцов, содержащих эти ячейки). По умолчанию ширина ячеек рабочего листа устанавливается равной 8.43 ширины символов

Автоподбор для выделения

Команда позволяет установить ширину ячеек столбца в соответствии с данными в этих ячейках так, чтобы данные полностью помещались по ширине

Скрыть Команда полезна в том случае, если нужно скрыть столбец

Отобразить Команда отображения скрытого столбца

Стандартная ширина

Команда позволяет изменять заданную по умолчанию ширину ячеек. После применения этой команды ширина тех ячеек, для которых она не была выставлена “персонально”, будет изменена на ту, что пользователь вводит в диалоговом окне в процессе выполнения данной команды

Для выделения всей строки или столбца следует щелкнуть по имени строки или столбца. Чтобы выделить несколько строк или столбцов, можно нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее,

левой клавишей мыши последовательно выделить эти строки или столбцы.Для выделения всех ячеек рабочего листа следует нажать на кнопку Выделить все, находящуюся

на пересечении заголовков строк и столбцов. Для вставки строк и столбцов следует щелкнуть по заголовку строки или столбца или выделить

такое количество строк или столбцов, какое необходимо вставить, а затем выполнить команду Строки или Столбца меню Вставка. Вставка всегда происходит выше первой из выделенных строк и левее первого из выделенных столбцов.

Удаление выделенных строк, столбцов производится аналогично (команда Удалить меню Правка).

Чтобы изменить размер строки или столбца наведите указатель мыши на границу обозначения строк или столбцов чтобы он принял вид двойной стрелки и перетащите границу.

8. Как скрыть столбец или строку. Закрепление областей в ЭТ.

Отображение скрытых строки или столбца

1. Выделите строки или столбцы по обе стороны скрытых строки или столбца, которые требуется показать.

2. В меню Формат укажите на пункт Строка или Столбец, а затем выберите команду Показать.

Если первая строка или столбец листа являются скрытыми, выберите команду Перейти  в меню Правка   В поле Ссылка   введите A1 и нажмите кнопку OK. Установите указатель на пункт Строка или Столбец в меню Формат и выберите команду Показать.

Скрытие строки или столбца

1. Выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть. 2. В меню Формат укажите на пункт Строка или Столбец и выберите команду Скрыть.

Разделение листа на части.   Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и полезно, например, при необходимости вставки данных из одной области большого листа в другую. В следующем примере можно просматривать в верхней области строки по различным городам, в то время как в нижних областях будут отображаться итоги за февраль.

Две правых области прокручиваются одновременно, как и две нижние области

Отображение заголовков или данных.   Для того чтобы заголовки строк и столбцов или другие данные оставались видимыми при прокрутке листа, можно закрепить верхние строки и/или левые столбцы. Закрепленные строки и столбцы не прокручиваются, оставаясь видимыми при перемещении по остальной части листа.

Заголовки в первой строке остаются закрепленными при вертикальной прокрутке остальной части листа

Одновременно разделить лист и закрепить части листа невозможно

Примечание.  При печати листа заголовки разделенных или закрепленных областей не печатаются на каждой странице автоматически. Необходимо указать заголовки, которые требуется выводить на печать.

9. Создание ряда арифметической прогрессии

В Excel разработан механизм ввода рядов данных (серий). Под сериями подразумеваются ряды данных, построенные по определенному закону. При этом данные не обязательно должны быть числовыми, они могут быть и формализованными текстовыми.

Создание серий возможно несколькими способами, отдельным подразделом создания серий является Прогрессия.

Для построения произвольных серий выполните команду Правка/Заполнить/Прогрессия. Появится окно диалога Прогрессия, в котором можно установить параметры серий.

Рис. Создание Прогрессии

В окне можно выбрать тип прогрессии Арифметическую, Геометрическую, Даты и Автозаполнение и как она будет заполняться По строкам или По столбцам.

Для создания прогрессии необходимо ввести в ячейку начальное значение, выбрать Расположение и Тип прогрессии, указать Шаг и Предельное значение и нажать OK.

Наиболее интересным параметром в окне диалога Прогрессия является флажок Автоматическое определение шага. Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.

Кроме прогрессии серии можно создавать еще несколькими способами без помощи меню, они приведены ниже.

В ячейку вводится первый член ряда. Указатель мыши подвести к черному квадрату в правом

нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши. Удерживая нажатой кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. Выделенная область заполнится данными.

" Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда в ячейку введен один из элементов имеющегося списка. Списки создаются в диалоговом окне Файл/Параметры на закладке Списки.

Можно построить серию данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и затем, воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области. Две первых ячейки, введенные вручную, задают шаг серии данных.

Данный способ является самым удобным для создания простых серий (типа арифметической прогрессии).

Третий способ является самым универсальным для создания серий любого цифрового типа арифметической и геометрические прогрессии, степенные ряды и другие сложные серии.

Для этого в первой ячейки серии вводится ее начальное значение, во второй ячейки серии вводится формула определяющая данную серию и нажимается ENTER. Затем, воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить выделение до нужной области, аналогично первому и второму способу.

Как уже говорилось выше третий способ является самым универсальным.

10.Как в ячейках заменить формулы на их значение?

Можно заменить формулу на вычисленное значение. Если нет необходимости пересчитывать только какую-либо часть формулы, можно заменить ее возвращаемым значением.

Замена формулы на возвращаемое значениеВнимание!  Microsoft Excel удаляет формулу при замене на возвращаемое значение. Для отмены случайной замены формулы ее значением немедленно после ввода или вставки значения нажмите

кнопку Отменить  .1. Выделите ячейку, содержащую формулу. Если формула является формулой массива , выделите

группу ячеек, содержащих эту формулу.

2. Нажмите кнопку Копировать . 3. Нажмите кнопку Вставить на панели инструментов Стандартная. 4. Нажмите на стрелку рядом с командой Параметры вставки , а затем выберите команду

Только значения.

Замена части формулы на возвращаемое значениеВнимание!  После замены части формулы на возвращенное значение эту формулу восстановить нельзя.

1. Укажите ячейку, содержащую формулу. 2. В строке формул выделите часть, которую необходимо заменить возвращаемым

значением. При выделении части формулы не забудьте включить все операнды. Например, если выделяется функция, то необходимо полностью выделить имя функции, открывающие скобки, аргументы и закрывающие скобки.

3. Для вычисления значения выделенной части нажмите клавишу F9. 4. Для замены выделенной части формулы возвращаемым значением нажмите клавишу ENTER.

Если формула является формулой массива , нажмите комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

11.Как скопировать (переместить) данные в область между существующими данными? Копирование, перемещение, вырезание областей, специальная вставка.

Для того, чтобы скопировать или переместить данные в таблице, можно воспользоваться буфером обмена или, для простого перемещения, – методом drag&drop (“перетащил и бросил”).

Работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд “Вырезать”, “Копировать” и “Вставить”, которые находятся в меню Правка.

Процедуры перемещения и копирования данных внутри электронной таблицы (и между ними) ничем не отличаются от переноса и копирования блоков текста в OpenOffice.org Writer или файлов в графической среде MS Windows.

Выделите ячейки или диапазон ячеек, который нужно скопировать или перенести; выберите в меню “Правка” пункт “Вырезать” (для перемещения) или “Скопировать” (для копирования).

Затем установите рамку активной ячейки на начальную позицию вставки и выберите в меню “Правка”>”Вставить”. К

Команды работы с буфером обмена также вынесены на панель функций. Самая левая кнопка сохраняет значение ячейки или диапазона в буфере обмена, удаляя его из самой таблицы. Следующая кнопка работает аналогично первой, но не очищает ячейку или диапазон. И, наконец, третья кнопка

позволяет вставить содержимое буфера обмена в активную ячейку.

Другой более быстрый, но требующий определенной сноровки метод, – drag&drop (“перетаскивание” мышью”). Выделите диапазон или ячейку, которую необходимо переместить, нажмите на ней левую кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместите выделенную область на новое место.

При выполнении копирования ячеек вышеуказанными способами пользователь не может задавать параметры вставки. Excel предоставляет такую возможность, но только для копируемых (а не перемещаемых) данных. Для этого необходимо после выполнения команды Копировать меню Правка над выделенными ячейками выполнить команду Специальная вставка меню Правка.

Диалоговое окно этой команды позволяет: 1. Указать, что именно будет вставляться: формула, значение, форматы, примечание и т. д. Задаётся

переключателем в поле Вставка. 2. Указать, какую операцию следует выполнить над содержимым буфера обмена и исходным

содержимым диапазона назначения. Можно выполнять любые арифметические операции. Задается переключателем в поле Операция.

3. Выбрать параметр Транспонировать, указывающий, что строки диапазона будут вставлены по столбцам и наоборот.

4. Выбрать параметр Пропускать пустые ячейки, чтобы предотвратить замещение в области вставки существующих значений пустыми значениями из области копирования.

Следует отметить, что выбор параметра Значение в поле Вставка означает, что если в буфере обмена находится формула, в диапазон вставки будет вставлено только значение, а сама формула, по

которой оно было рассчитано, будет потеряна (останется в области копирования).

Вставка Выберите атрибут копируемых данных, которые нужно вставитьВсе Вставка всего содержимого и формата ячеек. Формулы Вставка только формул, введенных в строку формул. Значения Вставка только значений, отображенных в ячейках. Форматы Вставка только форматов ячеек. Примечания Вставка только примечаний, присоединенных к ячейкам. Проверка данных Вставка правил проверки данных для скопированных ячеек в область вставки. Без рамки Вставка всего содержимого ячейки и формата, к ней примененного, за

исключением рамки. Ширина столбца Вставка ширины столбца или диапазона столбцов в другой столбец или диапазон

столбцов. Формулы и форматы чисел

Вставка только формул и всех форматов чисел из выделенных ячеек.

Значения и форматы чисел

Вставка только значений и всех форматов чисел из выделенных ячеек.

Операция При необходимости задает математическую операцию, применяемую к скопированным данным.

Пропуск пустых ячеек

Не заменяет значения в области вставки, если в скопированной области встречаются пустые ячейки.

Транспонирование Заменяет столбцы скопированных данных рядами и наоборот. Вставка связи Связывает вставленные данные с активным листом.

12.Расскажите о преимуществах использования имен. Приведите примеры имен. Какие ограничения существуют при задании имен?

Имя - это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка | Имя | Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

Например, формула “=Активы-Пассивы” гораздо понятнее, чем формула “=F6-D6”.

При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте — в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.

Excel автоматическое создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании таких имен содержится в главе “Базы данных”.

После того, как имя определено, вы можете: Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.

Например, определив имя “Прибыль” как “=$F$12”, можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 именем “Прибыль”.

Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

При создании имен следует учесть следующие ограничения: Имена начинаются с буквы или подчеркивания; В имени вместо пробела или дефиса (-) используют подчеркивание ( _ ) или точку (.); Имена следует давать короткие и избегать аналогии со ссылками A1 или R1C1.

13.Как защитить содержимое ячеек от несанкционированного доступа и внесения изменений?

Для того чтобы заблокировать доступ к личным ячейкам электронной таблицы Microsoft Excel выполните одну из нижеописанных процедур — в зависимости от того, необходимо ли заблокировать большую или меньшую часть ячеек.

Чтобы запретить возможность редактирования большинства ячеек:1. Выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными. Для выделения ячеек

вразброс придерживайте клавишу CTRL, когда будете щелкать по ячейкам.2. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита.

3. Снить флажок Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.4. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и

щелкнуть ОК.

Чтобы защитить лишь некоторые ячейки:1. Выделить всю таблицу, нажать кнопку выделения всех ячеек в левом верхнем углу таблицы или

клавиши CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ.2. Дать команду меню Формат | Ячейки и выбрать вкладку Защита. Снять флажок Защищаемая

ячейка и щелкнуть ОК.3. Выделить ячейки, которые нужно заблокировать. Для выделения ячеек вразброс придерживать

клавишу CTRL, когда будете щелкать по ячейкам.4. Дать команду меню Формат | Ячейки и открыть вкладку Защита. Установть флажок

Защищаемая ячейка и щелкнуть ОК.5. Дать команду меню Сервис | Защита и выбрать Защитить лист. Ввести, если нужно, пароль и

щелкнуть ОК.

14.Что такое формула в ЭТ? Типы формул. Примеры.

Формула это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

При работе с формулами в MS Excel можно выбрать один из трех режимов: Автоматический (по умолчанию); Автоматический, кроме таблиц; Вручную.

Для переключения режимов вычислений следует воспользоваться командой Сервис/Параметры/вкладка Вычисления. Для проверки установки режима вычислений вручную следует открыть новую рабочую книгу, выделить, например, ячейку А3, затем ввести в нее формулу =А1+А2 и нажать клавишу <Enter> - в ячейке А3 должен появиться нуль. Если же нуль не появляется, то установлен режим вычисления вручную.

В электронных таблицах используется два типа формул: арифметические и логические. Результатом вычисления по арифметической формуле является число, по логической формуле - логическая величина (истина или ложь).

Арифметические формулы составляются из констант, переменных, знаков операций, функций, круглых скобок. Ввод формул в МS Ехсе1 начинается со знака «=». Примеры формул:

=2,5*(05+02)=СУММ(С10:С20)=КОРЕНЬ(В;^2-4B3*B5)Здесь символ «*» - знак умножения, «^» - возведение в степень. В русифицированных версиях МS

Excel КОРЕНЬ - функция квадратного корня, СУММ - функция суммирования. Порядок вычисления выражений происходит в соответствии с традиционными приоритетами выполнения арифметических операций и расстановкой скобок. В МS Excel имеется очень большая библиотека функций. Вставка функций в формулы производится командой Вставка/Функция или с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<,>,=,<=,>=,<>) и логических операций (И, ИЛИ, НЕ). Результатом вычисления логические величины «истина» и «ложь». Особенность логических выражений для электронных таблиц заключается в том, что логические операции используются как функции: сначала записывается имя логической операции: И, ИЛИ, НЕ (AND, OR, NOT), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды. Например, логическое выражение И(А1>0, А1<1) соответствует системе неравенств 0<А1<1.

Примеры формул:

1. Арифметические формулыВ качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена: ax2+bx+c=0.

Они введены в ячейки A2 и A3 и имеют следующий вид:=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1=(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В ячейках A1, B1 и C1 находятся значения коэффициентов a, b и с, соответственно. Если вы ввели значения коэффициентов a=1, b=-5 и с=6 (это означает, что в ячейках A1, B1 и C1 записаны числа 1, 5 и -6), то в ячейках A2 и A3, где записаны формулы, вы получите числа 2 и -3. Если вы измените число в ячейке A1 на -1, то в ячейках с формулами вы получитечисла -6 и 1.2. Логические формулы

=ЕСЛИ(C7>60;C10;ЕСЛИ(C7>50;C11;C12)) (Выдать значение одной из 3 ячеек в зависимости от числа в ячейке С7 (ЕСЛИ))

=ЕСЛИ(Лист1!C7=Лист2!A7;1;0)( Поставить 1, если С7 листа1 равна А7 листа2 (СЧЕТЕСЛИ))=ЕСЛИ(СУММ(Лист2!B7:B15)>5;"ОТЛИЧНО";ЕСЛИ(СУММ(Лист2!

B7:B15)>3;"хорошо";"плохо")) (Выдать оценку на листе3 в зависимости от суммы в столбце листа 2(ЕСЛИ))

=СЧЁТЕСЛИ(A5:H5;"=a") Подсчитать количество ячеек, в которых содержится заданное значение «а»

=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(A5:J5) Подсчитать количество пустых ячеек в диапазоне:

15.Что такое функция в ЭТ? Типы функций. Примеры.

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.Аргументы функциизаписываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от

друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Типы функций

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

С помощью статистических функций возможно проводить статистическое моделирование. Кроме того, возможно использовать элементы факторного и регрессионного анализа.

В Excel можно решать задачи оптимизации и использовать анализ Фурье. В частности, в Excel реализован алгоритм быстрого преобразования Фурье, при помощи которого вы можете построить амплитудный и фазовый спектр.

Примеры функций.

Функция имеет формат =ИМЯ_ФУНКЦИИ(АРГУМЕНТЫ). 1. В меню Вставка щелкните команду Функция. 2. В открывшемся диалоговом окне Мастер функций, из списка Выберите функцию: выберите,

например, функцию суммы СУММ, щелкните кнопку ОК. 3. Далее Вы должны указать аргументы, помещая курсор в поля ввода и выделяя левой кнопки

мыши нужный диапазоны ячеек. Отодвиньте окно, если оно закрывает нужные данные.

4. После введения всех данных, щелкните кнопку ОК.5. Для быстрого вычисления суммы щелкните на Стандартной панели инструментов кнопку

Автосумма. Выделите диапазон ячеек, подлежащий суммированию (если это не было сделано автоматически). Нажмите клавишу Enter.

6. Часто используемые функции. СУММ(диапазон) — суммирование СРЗНАЧ(диапазон) — вычисление среднего значения СЧЁТЕСЛИ(диапазон, критерий) — подсчет количества ячеек, информация в которых

удовлетворяет заданному критерию. и т.д.

В программе Excel заложены все необходимые функции, которые могут потребоваться для статистической обработки данных и других операций. Ими обусловливается вычислительная мощь программы. Ознакомьтесь с описанием функций в окне Мастера функций щелчком по тексту Справка

по этой функции (или в специальной литературе), чтобы эффективно автоматизировать обработку данных.

16.Очередность выполнения операций в формулах. Мастер функций.

Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции.

По умолчанию вычисление по формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы, всегда является число. К арифметическим операторам относятся: +, -, *, /, %, ^.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения Истина или Ложь. К операторам сравнения относятся: =, >, <, >=, <=, <>.

Текстовый оператор & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся:

: — оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно;

, — оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазона. Например, СУММ(В5:В15,С15:С25);

" " — оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4:С6 B4:D4) ячейки В4 и С4 являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма этих ячеек.

Приоритет выполнения операций: операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »; знаковый минус «-»; вычисление процента %; арифметические ^, *, /, +, -; текстовый оператор &; операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Если неизвестно точно, в каком порядке Excel будет выполнять операторы в формуле, стоит использовать скобки даже тогда, когда на самом деле в них нет никакой необходимости. Кроме того, при последующих изменениях скобки облегчат чтение и анализ формул.

Мастер функций

Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственного вводить с клавиатуры в формулу названия функций и значения входных параметров не всегда удобно. В Excel

есть специальное средство для работы с функциями — Мастер функций . При работе с этим средством вам сначала предлагается выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога предлагается ввести входные значения.

Мастер функций вызывается командой Вставка | Функции или нажатием на кнопку "Мастер

функций . Эта кнопка расположена на панели инструментов Стандартная, а также в строке формул.

Использование диалогового окна Мастер функций — шаг 1 из 2 облегчает вставку правильной формулы и необходимых аргументов.Поиск функции

Введите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и нажмите кнопку Найти. Список функций, найденных в соответствии с составленным описанием, отображается в поле Выберите функцию.

КатегорияВ раскрывающемся списке выполните одно из следующих действий.

Выберите 10 недавно использовавшихся. Последние использовавшиеся функции отображаются в алфавитном порядке в поле Выберите функцию.

Выберите категорию функции. Функции выбранной категории отображаются в алфавитном порядке в поле Выберите функцию.

Выберите Полный алфавитный перечень. В поле Выберите функцию в алфавитном порядке отображаются все функции.

Выберите функциюВыполните одно из следующих действий

Для отображения краткого описания функции и ее синтаксиса под полем Выберите функцию щелкните мышью ее имя.

Чтобы отобразить функцию и ее аргументы в мастере Аргументы функции, щелкните имя функции дважды. Мастер облегчает правильный ввод аргументов.

Справка по этой функцииОтображает соответствующий раздел справки для выбранной в поле Выберите функцию функции в окне справки.

17.Как указать блок (диапазон) ячеек при выполнении какой-либо команды? Выделение несмежного диапазона. Выделение диапазона на нескольких рабочих листах одновременно.

Прямоугольный диапазон ячеек задаётся двумя ячейками: левой верхней и правой нижней, записанными через двоеточие (например, D2:G57).

Выделение смежного диапазона ячеек - выделите (щелкните левой кнопкой мыши) левую верхнюю ячейку выделяемого диапазона и, удерживая кнопку мыши нажатой, переместите указатель в правую нижнюю ячейку диапазона или клавиши <Shift> в сочетании со стрелками управления курсора.

Выделение группы несмежных диапазонов – выделите первый диапазон, нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и, удерживая ее нажатой, выделите следующий диапазон.

Выделение столбца (строки) – щелкните левой кнопкой мыши заголовок столбца (А,В,С…) или строки (1,2,3…).

Выделение всего листа – щелкните кнопку, расположенную в левой верхней части листа, на пересечении первого заголовка строки и столбца.

Выделение диапазона на нескольких листах одновременно - нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и, удерживая ее нажатой, выделите необходимые листы рабочей книги и на последнем листе диапазон ячеек.

18.Понятие и назначение относительных и абсолютных ссылок.

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Например, если в клетке С1 записана формула

=А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1 — =В1+С1.

Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки.

Смешанные ссылки — это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D7.

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

<имя раб.листа>!ссылка на ячейку, например, Лист2!А1:А10.

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например,

'лицевой счет'!А1:А10.

Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1:Лист5!$А$1:$D$3.

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]<имя листа>!ссылка на ячейку, например:[книга2]ЛистЗ!Е5:Е15.

19.Перечислите типы диаграмм. Когда применяются определенные типы? Как создавать и модифицировать диаграммы?

Диаграммы MS Excel дают возможность графического представления различных числовых данных. Для построения диаграмм следует предварительно подготовить диапазон необходимых данных, а затем воспользоваться командой Вставка/Диаграмма или соответствующей кнопкой мастера диаграмм на панели инструментов Стандартная.

Для построения диаграммы следует выделить любую ячейку из тех, что содержат исходные данные диаграммы. Затем выполнить команду Диаграмма меню Вставка или нажать копку Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. С помощью четырех окон диалога мастер диаграмм соберет всю информацию, необходимую для построения диаграммы. Чтобы построить диаграмму, не прибегая к помощи мастера диаграмм, следует выделить ячейку с исходными данными и нажать клавишу F11. Используя установки по умолчанию, Excel создает диаграмму на отдельном листе.

В MS Excel можно строить два типа диаграмм: внедренные и диаграммы на отдельных листах. Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом и ис-пользуются при создании отчетов. Диаграммы на отдельном листе удобны для подготовки слайдов или для вывода на печать.

MS Excel предлагает различные типы диаграмм и предусматривает широкий спектр возможностей для их изменения (типа диаграммы, надписей, легенды и т. д.) и для форматирования всех объектов диаграммы. Последнее достигается использованием соответствующих команд панели инструментов Диаграммы или с помощью контекстного меню соответствующего объекта диаграммы (достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном объекте и из контекстного меню выбрать команду Формат).

Для создания диаграмм в MS Excel прежде всего следует подготовить данные для построения диаграммы и определить ее тип.

При этом необходимо учитывать следующее: MS Excel предполагает, что количество рядов данных (У) должно быть меньше, чем категорий

(X). Исходя из этого, определяется расположение рядов (в строках или столбцах), а также — снабжены ли ряды и категории именами.

• Если диаграмма строится для диапазона ячеек, имеющего больше столбцов, чем строк, или равное их число, то рядами данных считаются строки.

• Если диапазон ячеек имеет больше строк, то рядами данных считаются столбцы. MS Excel предполагает, что названия, связанные с рядами данных, считаются их именами и

составляют легенду диаграммы. Данные, интерпретируемые как категории, считаются названиями категорий и выводятся вдоль осиХ

Если в ячейках, которые MS Excel будет использовать как названия категорий, содержатся числа (не текст и не даты), то MS Excel предполагает, что в этих ячейках содержится ряд данных, и строит диаграмму без меток на оси категорий (X), вместо этого нумеруя категории.

Если в ячейках, которые MS Excel намерен использовать как названия рядов, содержатся числа (не текст и не даты), то MS Excel предполагает, что в этих ячейках содержатся первые точки рядов данных, а в каждом ряду данных присваивается имя Ряд 1, Ряд 2 и т. д.

Типы диаграмм

Название Описание

Стандартные типы диаграммГистограммы Используются для сравнения отдельных величин или их изменений в течение некоторого

периода времени. Удобны для отображения дискретных данных.

Название Описание

Линейчатые диаграммы

Похожи на гистограммы (отличие— повернуты на 90° по часовой стрелке). Используются для сопоставления отдельных значений в определенный момент времени, не дают представления об изменении объектов во времени. Горизонтальное расположение полос позволяет подчеркнуть положительные или отрицательные отклонения от некоторой величины. Линейчатые диаграммы можно использовать для отображения отклонений по разным статьям бюджета в определенный момент времени. Можно перетаскивать точки в любое положение

Графики Отображают зависимость данных (ось Y) от величины, которая меняется с постоянным шагом (ось АО. Метки оси категорий должны располагаться по возрастанию или убыванию. Графики чаще используют для коммерческих или финансовых данных, равномерно распределенных во времени (отображение непрерывных данных), или таких категорий, как продажи, цены и т. п.

Круговые диаграммы

Отображают соотношение частей и целого и строятся только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Эти диаграммы можно использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%

Точечные диаграммы

Хорошо демонстрируют тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах измерения, отложенных по оси категорий. Можно использовать для представления дискретных измерений по осям X и У. В точечной диаграмме деления на оси категорий наносятся равномерно между самым низким и самым высоким значением X

Диаграммы с областями

Позволяют отслеживать непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму. Этот тип применяется для отображения процесса производства или продажи изделий (с равно отстоящими интервалами)

Кольцевые диаграммы

Сравнивают вклад частей в целое. В отличие от круговой, на кольцевой диаграмме могут быть представлены два и более ряда данных

Лепестковые диаграммы

Используют обычно, чтобы показать соотношения отдельных рядов данных, а также — одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория лепестковой диаграммы имеет собственную ось координат (луч). Точки данных располагаются вдоль луча. Линии, соединяющие точки данных одного ряда, охватывают площадь, характеризующую совокупность значений в этом ряду. На лепестковой диаграмме можно отобразить, например, динамику затрат времени на проект, включающий несколько задач. В этом случае каждой категории (лучу) соответствует определенная задача проекта, а точке на луче— затраты времени на нее к какому-то сроку

Поверхность Показывает низкие и высокие точки поверхности. Эти диаграммы используются для набора данных, который зависит от двух переменных. Диаграмму можно поворачивать и рассматривать с разных точек зрения

Пузырьковые диаграммы

Позволяют отображать на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения откладываются по осям X и Y. Третье значение представляется размером пузырька

Биржевая Используется для отображения изменения информации о ценах на бирже. Отображает наборы данных из трех значений

Цилиндри-ческие и др.

Являются объемными вариантами гистограмм и линейчатых диаграмм

Нестандартные типы диаграммНестандартные типы основаны на стандартных, но имеют некоторые улучшения в форматировании и отображении

Название Описание

Пользовательские форматы диаграммДобавляются в список дополнительных типов диаграмм. Пользовательские форматы создаются на основе базовых с применением различных средств форматирования

В Excel имеется широкий ассортимент команд, с помощью которых можно изменять внешний вид диаграмм. Для настройки диаграммы следует ее выделить, после чего в строке меню появится пункт Диаграммы. Кроме того, после выделения диаграммы, как правило, на экране появляется панель инструментов Диаграммы. Первые четыре команды меню Диаграмма выводят на экран диалоговые окна, почти идентичные окнам мастера диаграмм.

Если нужно изменить конкретный элемент диаграммы, его следует выделить (например, выбрав соответствующий элемент из раскрывающегося списка кнопки Элемент диаграммы на панели инструментов Диаграммы). Можно просто щелкнуть на' нужном элементе диаграммы. Excel облегчает проверку правильности выделения элемента, выводя его наименование в левом конце строки формул.

Форматы из одной диаграммы можно использовать в другой. Для этого следует сначала выделить область диаграммы, форматы которой нужно скопировать, затем выполнить команду Копировать меню Правка, выделить другую диаграмму и выполнить команду Вставить меню Правка.

Если планируется использовать конкретный набор форматов много раз, то лучше всего включить этот набор в список пользовательских типов диаграмм, который появляется в первом диалоговом окне мастера диаграмм.

При форматировании диаграммы можно выполнять следующие действия. 1. Изменить расположение элементов диаграммы. 2. Изменить размеры и переместить область построения. Область построения — это часть

диаграммы, в которой отображаются данные. 3. Форматировать текстовые элементы диаграммы (в том числе изменять ориентацию текста). 4. Форматировать и изменять шкалы осей. 5. Задавать вывод и форматирование сетки. 6. Форматировать ряды и маркеры данных.

При большом различии диапазонов изменения значений для разных рядов данных можно отобразить один или несколько из них на вспомогательной оси. Вспомогательная ось обычно располагается в правой части диаграммы.

7. В некоторых случаях диаграмма выглядит лучше, если разные ряды данных изображаются разными типами диаграмм. Excel позволяет смешивать несколько различных типов диаграмм. Excel может применять сглаживание к рядам данных на графиках и точечных диаграммах.

8. Отображать в графиках коридоры колебания и полосы повышения и понижения. Коридор колебания — это линия, соединяющая минимальное и максимальное значения и наглядно показывающая диапазон, в пределах которого изменяются значения в данной категории. Коридор колебания может быть показан только на плоских графиках.Полоса повышения и понижения — это прямоугольник, нарисованных между точками данных первого и последнего ряда. Excel заполняет прямоугольник одним цветом или узором, если первый ряд расположен выше последнего, и контрастным цветом или узором в противоположном случае.

9. Отображать линии проекции в графиках и диаграммах с областями. Линия проекции — это прямая, которая проходит от точки данных до оси категорий. Линии проекции особенно полезны в диаграммах с областями.

10. Отделять сектора круга и кольца. 11. Форматировать фоновые области. 12. Настраивать объемные виды диаграммы. 13. Добавлять, удалять, изменять данные в диаграммах, изменять порядок отображения рядов. 14. Использовать многоуровневые категории.

Excel позволяет группировать категории. Например, рядами данных являются месяцы, а категориями — различные города, в которых расположены предприятия, но категории классифицируются еще и по государствам, в которых находятся города.

15. Применять линии тренда. Линия тренда — это линия регрессии, которая аппроксимирует (сглаживает) точки данных, или линия скользящего среднего.

16. Применять планки погрешностей. При представлении на диаграмме статистических данных часто важно показать уровень их достоверности. В Excel это можно сделать с помощью планок погрешности.Планки погрешностей могут быть представлены как фактические значения точек данных плюс величина погрешности, минус величина погрешности или плюс-минус величина погрешности.

17. Изменять исходные значения с помощью маркеров данных. В плоских линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках и точечных диаграммах можно проводить анализ типа «обратный, что будет, если». Можно перетащить вверх или вниз маркеры данных, в том числе и маркеры рисунков. Excel же соответственно подберет и изменит исходные значения в рабочем листе. Этот процесс иногда называют графическим подбором параметра.

20.Что такое набор данных на диаграмме? Перечислите операции с набором данных. Подписи по оси Х, добавление ряда на график.

Данные диаграмм сгруппированы в три области: значения, группы категорий и группы рядов.

При щелчке диаграммы конструктор отчетов раскрывает три зоны перетаскивания, по одной на каждую область. Можно перетаскивать поля из списка полей на эти зоны перетаскивания.

ЗначенияПри определении диаграммы следует добавить, по меньшей мере, один ряд значений. Значения

определяют размер элемента диаграммы для каждой группы категорий. Например, значения определяют высоту столбца в гистограмме и размер сегмента в круговой диаграмме.

Ряды значений являются статическими. Если определяется один ряд значений и не задаются группы рядов, то один элемент диаграммы отображается для каждой группы категорий. Например, одна гистограмма с одним рядом значений отображает один столбец для каждой группы категорий. Если определяется несколько значений, диаграмма отображает элемент диаграммы для каждого ряда значений. Если предусмотрено несколько рядов значений, условное обозначение диаграммы отображает имя каждого из них.

В большинстве диаграмм данные группируются по категориям. В этом случае в диаграмме необходимо использовать статистическое выражение или функцию. Статистическое выражение не требуется, если не выполняется группирование данных, поскольку предусмотрено одно значение категорий для каждого значения в наборе данных. Тем не менее при использовании групп рядов статистическое выражение обязательно.

КатегорииИспользуйте категории для группирования данных. Они предоставляют метки для элементов

диаграммы. Например, на гистограмме метки категорий размещаются на оси x по одной на каждый набор столбцов.

Категории можно вкладывать. Если определено несколько категорий, каждая из них вкладывается в другую категорию. Например, на гистограмме, на которой выводятся продукты по моделям, первая группа категорий будет моделью, а вторая — продуктом. Гистограмма отобразит группирование продуктов по моделям на горизонтальной оси.

Группы рядовГруппы рядов необязательны. Можно определить группу рядов для добавления нового

измерения данных в отчет. Например, на гистограмме, отображающей продажи по продуктам, можно добавить группу рядов для вывода продаж по годам для каждого продукта. Метки групп рядов помещаются в условные обозначения диаграммы.

Группы рядов являются динамическими. В диаграмме, использующей группы рядов, элемент диаграммы отображается для каждой группы рядов по каждой категории.

Добавление названия оси1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить название. 2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку

Названия элементов диаграммы. 3. Щелкните поле, соответствующее каждому названию оси, которое требуется добавить,

(например, чтобы добавить название оси категорий, щелкните поле Ось X (категорий)), и введите требуемое название.

Добавление ряда на графикЧтобы добавить данные на лист диаграммы, скопируйте их на рабочем листе и вставьте на лист

диаграммы.Чтобы добавить данные на внедренную диаграмму, построенную на основе непрерывного

диапазона ячеек, используйте цветную рамку, окружающую данные на листе. Данные на внедренную диаграмму также можно добавить путем перетаскивания их с рабочего листа на диаграмму. Если внедренная диаграмма создана из несмежных диапазонов, используйте процедуру копирования и вставки.

Добавление данных на диаграмму путем копирования и вставки1. Выберите ячейки, содержащие данные, которые необходимо добавить на диаграмму. Чтобы

название столбца или строки для новых данных отобразилось на диаграмме, выберите также ячейки с названиями.

2. Нажмите кнопку Копировать.3. Щелкните диаграмму.4. Выполните одно из следующих действий:

чтобы автоматически вставить данные в диаграмму, выберите команду Вставить; чтобы точно задать способ представления данных на диаграмме, в меню Правка

выберите команду Специальная вставка , а затем установите необходимые параметры.

Добавление данных на диаграмму с использованием выделенного цветом диапазонаВнедренная диаграмма должна быть создана из смежных диапазонов и располагаться на одной

странице с используемыми данными.1. В ячейки, соседние с существующими данными, введите подписи значений и данные.2. Выделите область диаграммы, щелкнув пустую область между границами диаграммы и областью

построения.3. Выполните одно из следующих действий:

чтобы добавить на диаграмму новые категории и ряды данных, на листе перетащите синий маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку;

чтобы добавить только новые ряды данных, на листе перетащите зеленый маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку;

чтобы добавить новые категории и точки данных, на листе перетащите сиреневый маркер выделения, включив новые данные и их подписи в рамку.

Добавление данных на диаграмму путем перетаскивания1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые требуется добавить на диаграмму. Эти ячейки на

листе должны быть смежными.2. Чтобы на диаграмме было показано название столбца или строки для новых данных, выберите

также ячейки с названиями.3. Наведите указатель на рамку выделения.4. Перетащите выделенный диапазон во внедренную диаграмму, которую требуется изменить.

Если для отображения этих данных Microsoft Excel потребуются дополнительные параметры, на экране появится диалоговое окно Специальная вставка . Выберите в нем требуемые параметры.

Примечание.  Если выделенный диапазон переместить не удается, убедитесь, что установлен флажок Разрешить перетаскивание ячеек. Чтобы проверить это, в меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Правка .

21.Перечислите типы графических изображений и поясните способы их ввода и редактирования. Вставка в Excel объектов из других приложений.

Вставка рисунков из графических файлов

Для вставки рисунка, хранящегося в виде графического файла, следует нажать кнопку Добавить рисунок из файла панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка/Рисунок/Из файла. В окне Добавление рисунка следует перейти в папку, в которой расположен файл рисунка, и дважды щелкнуть мышью по значку (эскизу) файла.

Выбор файла рисунка

Напрямую или с использованием специальных графических фильтров можно вставлять графические файлы многих распространенных форматов. Специальные графические фильтры не требуется устанавливать для вставки графических файлов следующих форматов:

расширенный метафайл (.emf);

Joint Photographic Experts Group (.jpg); Portable Network Graphics (.png); точечный рисунок Microsoft Windows (BMP, RLE, DIB); Graphics Interchange Format (.gif); метафайл Windows (.wmf).

Однако для вставки файлов других графических форматов необходимо наличие соответствующих графических фильтров. Если для файлов какого-либо графического формата фильтр не установлен, вставить рисунок непосредственно из файла невозможно. В этом случае необходимо установить недостающий фильтр или воспользоваться буфером обмена.

Вставка рисунков с использованием буфера обмена

Этот способ вставки рисунков используется в том случае, когда на компьютере не установлен графический фильтр для графического формата файла или требуется вставить не весь рисунок, а только его часть.

Для вставки рисунка необходимо запустить соответствующую графическую программу и открыть файл рисунка. Средствами графической программы необходимо выделить рисунок или его фрагмент и копировать в буфер обмена.

Затем следует перейти в Microsoft Excel и извлечь рисунок из буфера обмена.

Вставка рисунков из коллекции Microsoft Office

Коллекция картинок содержит рисунки, фотографии, звуки, видео и другие файлы мультимедиа, называемые клипами, которые можно вставлять и использовать в документах Microsoft Office.

Для вставки рисунка из коллекции Microsoft Office следует нажать кнопку Добавить картинку панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка/Рисунок/Картинки, после чего в окне Microsoft Excel появится область задач Коллекция клипов.

В поле Искать необходимо ввести ключевое слово искомого рисунка, в раскрывающемся списке Просматривать можно выбрать области поиска рисунков, в раскрывающемся списке Искать объекты можно указать тип искомых файлов, после чего следует нажать кнопку Начать. Найденные рисунки будут отображены в области задач. Для вставки рисунка достаточно щелкнуть по его изображению в области задач.

Результат поиска рисунков из коллекции Microsoft Office в области задач "Коллекция клипов"

Если не найдено ни одного рисунка или найденные рисунки не подходят, можно щелкнуть по ссылке Упорядочить картинки в нижней части области задач Коллекция клипов, после чего будет отображено окно Коллекция картинок. Просматривая категории клипов, можно попробовать найти нужный рисунок.

Коллекция клипов Microsoft Office

Вставить рисунок на лист можно перетаскиванием эскиза рисунка из окна Коллекция картинок на лист в окно Microsoft Excel.

Для вставки найденного рисунка можно также щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать команду контекстного меню Копировать. Затем следует перейти на лист и извлечь рисунок из буфера обмена.

22.Печать документов в Excel. Работа с полями в режиме предварительного просмотра. Вид документа Excel (обычный и разметка документа).

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы — в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Просмотр листа перед началом печатиMicrosoft Excel позволяет просмотреть листы и настроить их внешний вид перед печатью

следующими способами. Обычный режим.   Используется по умолчанию. Наилучший режим для просмотра на экране и

работы. Предварительный просмотр.   Показывает печатную страницу и позволяет настраивать

столбцы и поля. Вид страниц в окне предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения принтера и количества доступных цветов.

Режим разметки страницы.   Показывает распределение данных по страницам и позволяет настраивать область печати и разрывы страниц.

По мере выполнения настроек, влияющих на параметры печати листа, можно переключаться из одного режима в другой для просмотра изменений перед отправкой данных на печать. В режиме разметки страницы возможны следующие действия:

Просмотр разрывов страниц   .   Разрывы страниц, вставленные вручную, отображаются как сплошные линии. Пунктирные линии показывают разрывы страниц, вставленные автоматически.Перемещение разрыва страницы   .   Перетащите разрыв страницы в новое место. При перемещении автоматического разрыва страницы он будет изменен на принудительный.Вставка вертикальных или горизонтальных разрывов страниц   .   Выделите строку или столбец, снизу или справа от которого требуется поместить вертикальный или горизонтальный разрыв страницы, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Разрыв.Удаление разрывов страниц   .   Перетащите разрыв страницы за пределы области печати. Для удаления всех расставленных вручную разрывов страниц щелкните любую ячейку листа правой кнопкой мыши и выберите команду Сброс разрывов страниц.

Подготовка к печатиMicrosoft Excel предоставляет множество необязательных параметров, позволяющих настроить

конечный внешний вид напечатанной страницы. Для того чтобы проверить все, что может повлиять на результаты печати, выполните следующие действия.

Измените формат и макет листа на экране. Можно установить ориентацию печатаемого листа как книжную или альбомную.

Когда использовать альбомную ориентацию.   Переключитесь на альбомную ориентацию,

если необходимо напечатать намного больше столбцов, чем помещается на странице с книжной ориентацией. Если использование альбомной ориентации нежелательно, измените макет распечатываемого листа для размещения данных на имеющемся месте или подгоните поля.

Размещение данных на странице.   Печатаемое изображение можно разместить на странице, уменьшая или увеличивая его. Другие изменения макета печатаемого листа включают установку размера бумаги, размещение данных по центру страницы при печати, управление нумерацией страниц. Эти изменения влияют только на внешний вид листа при печати и не сказываются на отображении листа на экране.

Печать части данных.   Чтобы напечатать выбранные части данных на листе, можно указать печатаемые области.

Предварительный просмотр и настройка полейЧтобы просмотреть каждую страницу в том виде, в каком она будет напечатана, нажмите

кнопку Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно посмотреть колонтитулы и заголовки, выводимые на каждой странице.

Когда следует подгонять поля.   Подгоните поля или столбцы, если данные немного не помещаются на странице и нельзя их сжать. В режиме предварительного просмотра можно изменить

ширину полей и столбцов, перетаскивая маркеры изменения размера. Нажмите кнопку Поля для отображения маркеров.

1.  Маркеры изменения размера поля2. Маркеры изменения ширины столбца

Изменение размера отдельных столбцов и строк.   Переместите линии сетки в областях номеров строк и букв столбцов.

1.  Подбор размера столбца2.  Подбор размера строки

Сетки, порядок страниц и другие параметры.   В режиме предварительного просмотра можно изменить способ печати листа. Используя кнопку Страница, можно включить или выключить вывод линий сетки, переключиться в режим печати черновика и изменить порядок печати страниц.

23.Граница и заливка ячеек, форматирование шрифта в Excel.

Форматирование данныхПри вводе данных с клавиатуры они вводятся в Общем формате. При этом текстовые данные

выравниваются по левому краю ячейки, а числовые - по правому.Для форматирования текста – выделите текст в ячейке, далее воспользуйтесь кнопками на панели инструментов Форматирование.

Либо выполните последовательность Формат/Ячейки. В диалоговом окне Формат ячеек для форматирования текста воспользуйтесь двумя вкладками Выравнивание и Шрифт:

Создание рамок и заливка ячеек

1. Для создания рамок ячейкам — выделите диапазон ячеек.2. В меню Формат щелкните команду Ячейки.

3. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Граница. Далее установите параметры границ ячеек: тип линий, цвет, и т.д.

4. После выбора параметров с помощью указателя мыши и кнопок укажите, к какой части выделенного диапазона они относиться. Щелкните кнопку ОК.

5. Для заливки ячеек, после выделения диапазона, в меню Формат щелкните команду Ячейки, в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек, откройте вкладку Вид, в категории Цвет выберите необходимый цвет заливки.

6. Щелкните кнопку ОК.

Более простой способ:1. Для создания рамок ячейкам — выделите диапазон ячеек. 2. Нажмите треугольную стрелку справа от значка Границы на панели форматирования. Выберите

нужный тип границы: сначала все границы для всей таблицы целиком, затем толстая внешняя граница для всей таблицы. Используйте двойную черту для разделения основных данных и строки с итогами.

3. Для более сложного форматирования границы в меню Формат щелкните команду Ячейки. 4. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Граница. Далее

установите параметры границ ячеек: тип линий, цвет, и т.д. 5. После выбора параметров с помощью указателя мыши и кнопок укажите, к какой части

выделенного диапазона они относиться. Щелкните кнопку ОК.6. Для заливки ячеек, после выделения диапазона, щелкните треугольную стрелку справа от значка

Цвет заливки.

Выберите необходимый цвет. Для того, чтобы убрать ранее сделанную заливку, выберите пункт Нет заливки.

Щелкнуть

Заливка используется для выделения ключевых ячеек, а также для того, чтобы облегчить зрительную ориентацию в таблицах большого объема. В последнем случае периодически выделяются строки, что позволяет зрению удерживать внимание на нужной строке. . .

1. Инструменты анализа в Excel. Таблица подстановки. Диспетчер сценариев.Таблица подстановки позволяет проводить анализ изменения результата при произвольном

диапазоне исходных данных.На одном рабочем листе можно расположить несколько таблиц подстановок. Это дает

возможность одновременно анализировать различные формулы и статические данные.Таблицу подстановки можно использовать для:

Изменения одного исходного значения, просматривая при этом результаты одной или нескольких формул;

Изменения двух исходных значений, просматривая результаты только одной формулы.Создание таблицы подстановки с одной переменной

Следует сформировать таблицу подстановки с одной переменной, чтобы введенные значения были расположены либо в столбце (ориентированные по столбцу), либо в строке (ориентированные по строке). Формулы, используемые в таблицах подстановки с одной переменной, должны ссылаться на ячейку ввода .

1. Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода.

2. Выполните одно из следующих действий. o Если значения в таблице подстановки ориентированы по столбцу, введите формулу в

ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите любые другие формулы.

o Если значения в таблице подстановки ориентированы по строке, введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже введите любые другие формулы.

3. Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки. 4. В меню Данные выберите команду Таблица . 5. Выполните одно из следующих действий:

o если значения в таблице расположены по столбцам, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам в;

o если значения в таблице расположены по строкам, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в.

Создание таблицы подстановки с двумя переменнымиТаблицы подстановки с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различные ячейки ввода .

1. В ячейку листа введите формулу, которая ссылается на две ячейки ввода. В приведенном ниже примере, где исходные значения формулы введены в ячейки B3, B4 и B5, формулу =ПЛТ(B3/12;B4;-B5) следует ввести в ячейку C2.

2. В том же столбце ниже формулы введите значения подстановки для первой переменной. В приведенном ниже примере различные процентные ставки следует ввести в ячейки C3, C4 и C5.

3. Введите значения подстановки для второй переменной правее формулы в той же строке.В приведенном ниже примере срок погашения ссуды (в месяцах) следует ввести в ячейки D2 и E2.

4. Выделите диапазон ячеек, содержащий формулу и оба набора данных подстановки. В приведенном ниже примере следует выделить диапазон C2:E5.

5. В меню Данные выберите команду Таблица подстановки. 6. В поле Подставлять значения по столбцам в введите ссылку на ячейку ввода для значений

подстановки в строке. В приведенном ниже примере в поле Подставлять значения по столбцам в следует ввести B4.

7. В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в столбце. В приведенном ниже примере в поле Подставлять значения по строкам в следует ввести B3.

8. Нажмите кнопку OK. ПримерТаблица данных с двумя переменными может показать влияние на размер ежемесячных выплат по ссуде различных процентных ставок и сроков займа. В следующем примере ячейка C2 содержит формулу вычисления платежа, =ПЛТ(B3/12;B4;-B5), которая ссылается на ячейки ввода B3 и B4.

2. Инструменты анализа в Excel. Поиск решения. Подбор параметра.

Команда Подбор параметра меню Сервис позволяет определить неизвестное значение (параметр), которое будет давать желаемый результат. Технология использования команды следующая:

решить нужную задачу с каким-либо начальным значением параметра; выбрать команду Подбор параметра меню Сервис; в окне диалога Подбор параметра в поле Установить в ячейке задать абсолютную ссылку на

ячейку, содержащую расчетную формулу, а в поле Значение — то значение, которое следует получить в качестве результата формулы;

в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на ячейку с параметром; нажать кнопку ОК или клавишу Enter, на экране появится окно диалога Результат подбора

параметра; для сохранения найденного значения нажать кнопку ОК. Для восстановления значения, которое

было в ячейке с параметром до использования команды Подбор параметра нажать кнопку Отмена. При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой

ячейки одно -значение за другим, пока не получит нужное решение. Если задача подбора параметра занимает много времени, можно нажать кнопку Пауза в окне

диалога Результат подбора параметра и прервать вычисление, а затем нажать кнопку Шаг, чтобы просмотреть результаты последовательных итераций.

По умолчанию команда Подбор параметра прекращает вычисления, когда выполняется 100 итераций, или при получении результата, который находится в пределах 0,001 от заданного целевого значения. Если нужна большая точность, можно изменить используемые по умолчанию параметры на вкладке Вычисления команды Параметры меню Сервис.

Команда Подбор параметра находит только одно решение, даже если задача имеет несколько решений.

Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет задать одно или несколько ограничений условий, которые должны выполняться при поиске решений. Для запуска этого инструмента следует выполнить команду Поиск решения меню Сервис.

В диалоговом окне Поиск решения в поле Установить целевую ячейку задается цель, которую должен достичь поиск решения. Целевая ячейка может быть задана ссылкой или именем. Поиск решения может находить конкретное значение целевой функции. В этом случае, задав только изменяемую ячейку без указания ограничений, можно использовать Поиск решения вместо команды Подбор параметра.

Цель поиска решений может не задаваться. Тогда поле Установить целевую ячейку следует оставить пустым, нажать кнопку Параметры и установить флажок Показывать результаты итераций. Поиск решения будет перебирать комбинации изменяемых ячеек, которые удовлетворяют заданным ограничениям. Пользователь может выбрать нужное решение, но оно необязательно будет оптимальным.

В поле Изменяя ячейки следует задать ячейки с переменными. Можно указать ссылки на ячейки или их имена. Если ячейки находятся в несмежных диапазонах, их следует разделять точкой с запятой. Вместо ввода ячеек можно нажать кнопку Предположить, и поиск решения сам предложит изменяемые ячейки, исходя из заданной целевой функции. Поле Изменяя ячейки нельзя оставить пустым, и указанные в нем ячейки обязательно должны влиять на значение целевой ячейки.

Последний шаг определения поиска решений — задание ограничений. Он не является обязательным. Чтобы задать ограничения, следует в окне Поиск решения нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку, оператора сравнения и значения ограничения. В левой части от оператора сравнения кроме ссылки на ячейку может также задаваться ссылка на диапазон. В правой части может задаваться диапазон (той же размерности, что и в левой части), ссылка на ячейку или константное значение.

После заполнения диалогового окна Поиск решения следует нажать кнопку Выполнить. При нахождении оптимального решения на экран выводится диалоговое окно Результаты поиска решения. Значения, отображаемые в рабочем листе, представляют собой оптимальное решение задачи. Можно либо оставить эти значения на листе, если установить переключатель Сохранить найденное решение и нажать кнопку ОК, либо восстановить исходные значения, если нажать кнопку Отмена или установить переключатель Восстановить исходные значения и нажать кнопку ОК. Можно также сохранить найденные значения в качестве сценария.

Найденные результаты решения задачи могут быть нецелыми. Их можно округлить или добавить новые ограничения, при которых результаты должны быть целыми числами. В последнем случае в качестве операции сравнения в окне Добавление ограничений следует выбрать Цел. Использование целочисленных ограничений в задаче поиска решений может увеличить сложность задачи в геометрической прогрессии, что приводит к существенным временным затратам. Некоторые задачи могут быть решены только при использовании целочисленных ограничений. В частности, целочисленные решения являются обязательными для задач, в которых переменные могут принимать только два значения, например 0 и 1. В этом случае в окне диалога Добавление ограничения можно использовать оператор сравнения Двоич.

При сохранении книги после использования поиска решения все значения, введенные в окнах диалога поиска решений, сохраняются вместе с данными рабочего листа. С каждым рабочим листом в книге можно сохранить один набор значений параметров поиска. Однако, пользуясь кнопкой Сохранить модель в окне диалога Параметры поиска решений, можно сохранить несколько таких наборов.

Окно диалога Параметры поиска решений дает возможность задать еще ряд показателей, управляющих процессом поиска.

1. С помощью полей Максимальное время и Предельное число итераций можно указать поиску решений, сколько усилий он должен приложить для решения задачи. Если поиск решений достигает предела по времени или числу итераций до нахождения нужного результата, Excel спрашивает, нужно ли продолжать поиск решения. Используемые по умолчанию величины обычно достаточны для решения большинства задач, но если решения получить не удается, можно попробовать их подобрать.

2. Относительная погрешность используется поиском решения для определения точности выполнения ограничений. Чем ближе это значение к 1, тем ниже точность. Задание относительной погрешности, меньше установленной по умолчанию (0,000 001) приводит к росту времени поиска решения.

3. Допустимое отклонение служит для задания допуска на отклонение от оптимального решения и применяется только в задачах с целочисленными ограничениями.

4. Переключатели Оценки, Разности и Метод поиска позволяют уточнить применяемые методы оптимизации, обычно используются значения, установленные по умолчанию.

5. Флажок Линейная модель может быть активизирован только для моделей, в которых отсутствуют нелинейные зависимости, т. е. график зависимости целевой функции от каждого ограничения может быть представлен прямой линией. Если этот флажок установлен, решение линейной задачи будет найдено быстрее.

6. Флажок Показывать результаты итераций позволяет исследовать различные комбинации значений изменяемых ячеек, а не только комбинацию, дающую оптимальный результат. После каждой итерации будет открываться окно диалога Текущее состояние поиска решений, которое позволяет сохранить сценарий, прекратить поиск или продолжить его со следующей итерации. Следует иметь в виду, что промежуточные результаты могут не удовлетворять всем заданным ограничениям. Поиск решений может представлять свои результаты в виде трех отчетов: Результаты,

Устойчивость и Пределы. Для генерации одного или нескольких отчетов следует выбрать их названия в окне диалога Результаты поиска решений. Каждый отчет сохраняется на отдельном листе текущей книги, а имена отчетов отображаются на ярлычках.

Отчет по устойчивости содержит информацию о том, насколько целевая ячейка чувствительна к изменениям ограничений и переменных. В отчете показывается, как целевая функция реагирует на увеличение значений изменяемых ячеек на единицу и на увеличение значения ограничения на единицу.

Отчет по результатам содержит целевую ячейку, список изменяемых ячеек и ограничений. В этом отчете для каждого ограничения выводятся «статус» и «разница». Разница — это разность между значением, выводимым в ячейке ограничения при получении решения, и числом, заданным в правой части формулы ограничения. Статус может принимать три состояния: «Связанное» (ограничение, для которого значение разницы равно 0), «Не связанное» (ограничение, которое было выполнено с ненулевым значением разницы) и «Не выполненное».

Отчет по пределам сообщает о том, в каких пределах значения изменяемых ячеек могут быть увеличены или уменьшены без нарушения ограничений задачи. Для каждой изменяемой ячейки этот отчет содержит оптимальное значение, а также наименьшее и наибольшее значения, которые ячейка может принимать без нарушения ограничений.

Поиск решений может решить не каждую предложенную задачу. Если оптимальное решение не найдено, в окне диалога Результаты поиска решений выводится сообщение о неуспешном завершении.

Литература 1. Рудикова Л.В. Microsoft Excel для студентов. – СПб.:БХВ-Петербург, 2005.2. Справочная система приложения Microsoft Excel 20003. http://www.microsoft.ru/main.html 4. http://www.microsoft.com/officefreestuff/excel 5. http://nsvrv.ziet.zhitomir.ua/bmu/Sppp/index.html 6. http://members.aol.com/gjlinker/projects/oraxcel 7. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/content.htm 8. http://www.infoart.ru:8000/it/book/russ_red/excel5/intro.htm