4herramientas de mejora continua

8/3/2019 4Herramientas de Mejora Continua

1/48


2/48

Introduccin

Las decisiones basadas en el anlisis deinformacin, juegan un papel importantepara la mejora de la calidad.

Nuestro xito aumenta con la aplicacinde herramientas desarrolladas paradichos propsitos.

Los miembros de la organizacin quereciben capacitacin para la aplicacinde estas herramientas, mejoran susprocesos de trabajo y resultados.


3/48

Objetivo

Identificar herramientas

para la mejora continua de

la calidad, que podamosaplicar en los procesos de

trabajo de nuestra

organizacin.


4/48

Mejora continua

Necesito unaherramienta que me

ayude a revisar un

proceso para mejorarlo

y luego pasar a otro.

Deming nos propone un ciclo muytil:

Si suproblema

es:


5/48

Ciclo de Deming

PLANEAR

HACERVERIFICAR

ACTUAR

1

2

3

4


6/48

MEJORA CONTINUA DE LACALIDAD AV PHDefinir el proyecto (Identificar y justificar).

Describir la situacin actual.

Analizar datos para aislar las causas raz.

Establecer acciones para eliminar las causas del problema.

Ejecutar las acciones establecidas.

Verificar los resultados a travs de indicadores.

Documentar y definir nuevos proyectos.VP

H

A

A

V

P

H

A

V

P

H

A

V H

P

PLANEAR

HACERMUESTREAR

VERIFICAREVALUAR

ACTUARGENERALIZAR Y PRINICIPIAR DE

NUEVO


7/48

Herramientas

Pero cmo

puedo hacer

mejor eseciclo?

EXISTEN HERRAMIENTAS QUE PUEDEN SER TILES PARA CADAPASO DEL CICLO DE MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD


8/48

PASOS QUE HACER HERRAMIENTAS

1 PLANEAR Definir y priorizar el problema de

calidad

Tormenta de ideas.

Diagrama de Pareto

Analizar las causas que originan

el problema

Diagrama causa efecto. (Ishikawa)

Diagrama de flujo.

2 HACER Disear medidas de solucin y

muestrearlas

Anlisis de procesos.

Manuales de Organizacin y

Procedimientos.

Formato de acuerdos.

3 VERIFICAR Evaluar las acciones implantadasy generalizarlas.

Anlisis de indicadores.Programa de control.

4 ACTUAR Documentar y definir nuevos

proyectos.

Manuales y

Paso 1.

HERRAMIENTASstas son algunas recomendadas


9/48

HERRAMIENTAS PARA LAMEJORA CONTINUA

TORMENTA DE IDEAS DIAGRAMA DE PARETO

DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA) DIAGRAMA DE FLUJO

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIN FORMATO DE ACUERDOS

INDICADORES DIAGRAMA DE CONTROL


10/48

Tormenta de IdeasPermite aprovechar el capital intelectual

de un equipo,al generar una lista de ideas,

sobre problemas o reas de oportunidad,

obteniendo con ella un diagnstico sentido.

Se utiliza para identificar problemasgrupalmente y, en otra etapa,

posibles solucionesu oportunidades parala mejora de la calidad.

DESCRIPCIN

APLICACIN


11/48

PROC

EDI

MIENTO

Revisar el objetivo de la tormenta deideas y el propsito de la sesin.Generar la mayor cantidad posible de ideas.Cada miembro menciona una

sola idea a la vez.

Todas las ideas se listan.Los miembros pueden construir sobre lasideas de los dems.

Las ideas no se discuten.Las ideas son registradas

en donde todos las vean.Toda idea es aclarada para

que se entienda igual.La sesin concluye con la evaluacin

y sntesis conjunta de las ideas fuerza.


12/48

Tormenta de IdeasDefinir unproblemao tema de

inters

Elegir unmoderador yun secretario Proponer

ideas Enriquecer

ideas Analizar ysintetizar

ideas


13/48




MANUALES DE PROCEDIMIENTOS YORGANIZACIN

FORMATO DE ACUERDOS INDICADORES DIAGRAMA DE CONTROL


14/48

Diagrama de Pareto

Es una tcnica grfica, que clasifica los elementosdesde el ms frecuente hasta el menos frecuente.

Exhibir visualmente en orden de importancia, la

contribucin de cada elemento en el efecto total.Clasificar las oportunidades de mejoramiento.

DESCRIPCIN

APLICACIN


15/48

Diagrama de ParetoPROCE

DIMIEN

TO

Seleccionar los elementos que sern analizados.Seleccionar el perodo de tiempo de los datos.Listar los elementos de izquierda a derechaen el eje horizontal en orden de magnituddecreciente de la unidad de medicin.

Dibujar 2 ejes verticales, uno de cada extremodel eje horizontal.

La escala izquierda conviene que seacalibrada en la unidad de medicin y su alturadebe ser igual a la suma de todos los elementos.

Arriba de cada elemento, dibuje una barracuya altura represente la magnitud de la unidadde medicin para ese elemento.

Elabore la lnea de frecuencia acumulada sumando lasmagnitudes de cada elemento de izquierda a derecha.


16/48

Diagrama de Pareto

Si se desea atender a las causas que generan el efecto de conductasde un mal servicio, se debern atender los problemas relacionados

con falta de atencin, baja productividad y ausentismo delpersonal.

CONDUCTASDE

UN

MALSERVICIO

0

25

50

75

100

125 100 %

80 %

60 %

40 %20 %

PORCENTAJEDECOMPOSICIN

Wilfrido Pareto deca que:

El 20% de los pases coneconomas fuertes,

domina a los dems.

El 20% de las personasque aportan con sutrabajo, sostienen al

80% de la poblacin.

La abundancia en unasociedad, la posee y

administra slo el 20%de la poblacin.

La mejora de la calidadse logra al resolver el20% las causas que

generan el 80% de losproblemas.


17/48

Diagrama de ParetoEjercicio:

En el Departamento de Sistemas existen paralizaciones de trabajo debido afallas de ciertas mquinas. Se decide analizar este problema para tomardecisiones encaminadas a solucionarlo.

El personal del rea enumera las principales causas que pueden estar

incidiendo sobre el problema.Interrupcin de la energa elctrica.Manejo incorrecto por parte del operador.Programa inadecuadoFalta de mantenimientoVirus en el sistemaOtros

Para constatar tales apreciaciones, se decide recolectar datos en cualquierade los dos turnos (matutino-vespertino) de forma aleatoria durante 8 horas,

en cada uno de los cuatro das determinados como periodo de recoleccin.


18/48

DATOS ORDENADOS: CAUSAS DEPARALIZACIN DE TRABAJO

CAUSAS TIEMPO DE PARALIZACINDEL TRABAJO (EN MINUTOS)

( f )

% RELATIVO DE TIEMPOPARALIZACIN %

% RELATIVOACUMULADO

Falta de mantenimiento.

Programa inadecuado.

Interrupcin de luz.Manejo incorrecto demq.

Otros

T o t a l

202

114

16

488

9245

41.40

23.4018.8o

9.20

3.30

100.00

41.40

64.80

83.6092.80

100.00

OBTENCIN DE PORCENTAJE RELATIVO:% frecuencia de la causa X 100

total de frecuencia

% 202 X 100 = 20200 =488 488

41.39 %

% 92 X 100 = 9200 =

488 488

9.20 %

46


19/48

CONSTRUCCIN DEL DIAGRAMA YDETERMINACIN DE "POCOS VITALES"

0

100

200

300

400

500100 %

80 %

60 %

40 %

20 %

488 POCOSVITALES

Interpretacin: De los pocos vitales, se deber

determinar la factibilidad deatacar stos.

La eliminacin de estos factores

disminuira el tamao delproblema, enaproximadamente un 80%.

Se observa que el mayor tiempode paralizacin del trabajo (202)corresponde a la falta demantenimiento, siendo el 41 %atribuible a esta causa.

Si se elabora un programa demantenimiento, se eliminar el80 % de las causas.

47


20/48





FORMATO DE ACUERDOS INDICADORES DIAGRAMA DE CONTROL


21/48

Diagrama de Causa - Efecto(Ishikawa o Espina de Pescado)

Representa las relaciones entreun efecto y sus causaspotenciales.

Las principales causas se organizanen subcategoras,

de tal forma que su representacingrfica es parecida al

esqueleto de un pez (espina de pescado).

Analiza las relaciones de causa y efecto.

Comunica las relaciones de causa y efecto.Facilita la solucin del problema desde los sntomashasta la solucin de sus causas.

DESCRIPCIN

APLICACIN


22/48

Diagrama de Causa - Efecto(Ishikawa o Espina de Pescado)

PROCEDI

MI

ENTO

Definir el efecto de manera clara y concisa.Definir las principales categoras de las posibles causas.Definir el efecto en un cuadro en el extremo derecho.Dibujar el diagrama escribiendo todos los nivelesde sus causas.

Seleccionar un pequeo numero de las causas quetengan mayor influencia en el efecto ydemanden acciones adicionales.

FACTORES AL CONSIDERAR LAS POSIBLES CAUSAS:Sistemas de datos e informacinAmbienteMaquinaria o EquipoMaterialesMedicionesMtodosPersonal.


23/48

Diagrama de Causa - Efecto(Ishikawa)

MANO DE OBRA

PERSONAL

MATERIAL

ORGANIZACION

CAUSANIVEL 1

CAUSANIVEL 3

El problemao efecto es

definido

CAUSANIVEL 2

se identifican los factores que contribuyen a las causas


24/48

COMPUTADORA CONTEO

Fallas en el

programade

cmputo

Error en elrecuento Incorrecta

codificacindel producto

Dificultad paralocalizar la pieza

PERSONAL ALMACEN

DISCREPANCIA ENLAS EXISTENCIASDEL ALMACEN DELIBROS DE TEXTO

Etiquetas

con error

Datos ilegibles enhoja de registro

Causa nivel 1

Causa nivel 2

Causa nivel 3

Solicitudes sinprogramar

Diagrama de Causa - Efecto(Ishikawa)


25/48

Diagrama de Causa - EfectoEjercicio:

Discrepancia en las existencias del almacn de libros de texto.

a) La incorrecta codificacin (causa) puede ser responsable de que el

conteo est equivocado.

b) La incorrecta codificacin (efecto), se puede deber a que existen datos

ilegibles en la hoja de registro.

c) La dificultad de localizar las piezas en el almacn (causa), puede

influir en la discrepancia final .

d) Las fallas en el programa de cmputo (efecto), hacen difcil la

utilizacin del mismo consistentemente (causa).


26/48

EQUIPO,MATERIAL

MANO DE OBRA(PERSONAL)

Falta de energa

Pocosrefrigeradores

Falta dereactivos

Microscopiosdesajustados

Impuntualidaddel personal

Falta decapacitacin

Ausentismo

No hay plande trabajo

Existen pasosinnecesarios en

el trabajo

Sobrecarga desolicitudes

Fechas de entregasin tomar en cuenta la

cantidad de trabajo

MEDIO AMBIENTE(POLTICAS)

MTODO(PROCEDIMIENTO)

DEMORA EN LAENTREGA DE

RESULTADOS DEANLISIS DE

LABORATORIO

3

Diagrama de Causa Ejercicio: Efecto en un laboratorio


27/48





FORMATO DE ACUERDOS INDICADORES

DIAGRAMA DE CONTROL


28/48

Diagrama de Flujo

Representacin grfica de las etapas deun proceso, obtenindose una descripcin

detallada de cmo funciona el mismo,es til en la investigacin de oportunidades

para la mejora.

Ayuda a establecer el tipo de relacionesy el flujo de cualquier tipo de recursos.

En la descripcin de un proceso existente.

En el diseo de un nuevo proceso.

DESCRIPCIN

APLICACIN


29/48

Diagrama de Flujo

PROCE

DIMIEN

TO

DESCRIBIENDO UN PROCESO EXISTENTE:Identificar el inicio y el final de un proceso.Visualizar todo el proceso de principio a fin.Definir etapas (actividades, decisiones,

entradas, salidas).Elaborar un borrador del flujo p/representarel proceso.

Revisar el flujo de cualquier recursopor etapas (gente).

Realizar acciones de mejora y definir flujodel proceso.

Verificar el diagrama de flujo contraproceso actual.


30/48

Diagrama de Flujo

PROCEDIMIENTO

DISEANDO UN NUEVO PROCESO:Identificar el objetivo del proceso.Identificar el inicio y el final de un proceso.Visualizar las etapas que deben cumplirseen el proceso.

Definir etapas (entradas, decisiones,

entradas, salidas).Elaborar borrador del diagramade flujo para el proceso.

Revisar el flujo de cualquierrecurso por etapas (gente).

Tomar acciones de mejorade procesos y flujo de datos.Indicar fecha del diagramapara referencia y uso futuro.


31/48

Diagrama de Flujo

Solicitud depedido de mesa

bancos

Comprobacin deexistencias

Sonsuficientes?

Solicitud alrea decompras

SI

Inicio

Envi alalmacn

NO

Llenado de

documentacin

Baja deexistencia

Se entregaal plantel

En el almacn se separan lossolicitados


32/48

Smbolos del Diagrama de Flujo

Es un rectngulo redondeado con las palabras inicio o findentro del smbolo. Indica cuando comienza y termina unproceso.

Es un rectngulo dentro del cual se describe brevemente laactividad o proceso que indica.

Es un rombo con una pregunta dentro. A partir de ste, elproceso se ramifica de acuerdo a las respuestas posibles(generalmente son s y no). Cada camino se seala deacuerdo con la respuesta.

SMBOLO ACTIVIDAD

INICIO - FIN

ACTIVIDAD

DECISIN


33/48

Ejemplo: Diagrama de Flujo (proceso defotocopiado)

VERIFICAR FUNCIONA-MIENTO

DE LA COPIADORA

COLOCARDOCUMENTO

INDICARNUMERO DE

COPIAS

1

INICIAR

COPIADO

INICIO 1

OPERACORRECTAMENTE

LA MAQUINA ?

SE ATORARONLAS HOJAS ?

EJECUTAR ELPROCEDIMIENTO

DE CORREGIRLA FALLA

NO

SI

EJECUTAR ELPROCEDIMIENTO

DE DESATORARHOJAS

SI

NO

FIN

TIENE ALGN

PROBLEMA CONINSUMOS ?

EJECUTAR EL

PROCEDIMIENTODE VERIFICARINSUMOS

NO

SI


34/48

Diagrama de Flujo.Ejercicio:

Siguiendo los pasos para elaborar un diagrama de flujo realice losiguiente:

a. Diagrama correspondiente:

Procedimiento para contestar un examen escrito decualquier materia.a. Diagrama correspondiente:

Procedimiento para poner en operacin un televisor.a. Diagrama correspondiente:

Procedimiento de trabajo de su propia rea (actividadesque desempea).


35/48






DIAGRAMA DE CONTROL


36/48

Manual de Procedimientos y

Organizacin

Documento que integra dos o msprocedimientos que describen, ensecuencia lgica y ordenada, las

actividades que forman el procesogeneral de un rgano, servicio o

sistema.

DESCRIPCIN


37/48

Integracin del Manual de Procedimientos

Los manuales de procedimientos, segn las polticas de cadaorganizacin, debern contener cuando menos lo siguiente:

1. Cartula2. Contenido

2.1. Introduccin2.2. Objetivo2.3. Procedimientos (por cada uno)

2.3.1. Hoja de identificacin y autorizacin2.3.2. Objetivos

2.3.3. mbito de aplicacin2.3.4. Polticas2.3.5. Definiciones2.3.6. Descripcin del procedimiento2.3.7. Diagrama de flujo

2.3.8. Anexos

PROC

EDI

MIE

NTO


38/48

Manual de Organizacin

Para qu sirve ?Organizar de manera sistemtica las actividades de Mejora Continua

de la organizacin o unidad administrativa..

Cmo se elabora ?Los puntos a considerar en el diseo del Manual de Organizacin son:

Guas para el desarrollo de las sesiones y de las actividades.

I. Justificacin

II. Objetivo.

III. Estructura.

IV. Directorio.

V. Atribuciones de los miembros.

VI. Funciones.

VII. Actividades que se realizan dentro de cada funcin.


39/48






DIAGRAMA DE CONTROL


40/48

Cunto mefalta para

100%

Qu necesito?enlistar la tareaque falta parallegar al 100%

Cmo lonecesito?

Quinlo har?

Cundo?

En

cunto

tiempo?

Fecha de

inicio y

termino

Dnde sehar?

Cmo sehar?Incluir

frecuenciacada

cundo?

Para alcanzar un100% existen?

Obstculos Fuerzasfacilitadoras

Ejemplo del Formato de Acuerdos


41/48






DIAGRAMA DE CONTROL


42/48

INDICADOR

Es un ndice o reflejo de una situacin dada.

Es una medida de desempeo y una

herramienta bsica para medir elcomportamiento de una variable.

DESCRIPCIN


43/48

INDICADORES

Pueden ser utilizados para vigilar y evaluar lacalidad de las funciones, administrativas y deapoyo, que afecten a los clientes o usuarios de

los productos o servicios de la organizacin.

APLICACIN


44/48






DIAGRAMA DE CONTROL


45/48

* Examina tendencias, ciclos y puntos no comunes en unperodo de tiempo.

* Vigila un proceso y permite observar, si a largo plazo elpromedio cambia o no.* Descubre si la variacin en un proceso es casual o si se debe

a eventos nicos.* Muestra el desempeo de un proceso y determina si es

consistente o no.* Detecta cambios en el tiempo y, es un paso esencial para

hacer mejoras que duren.

Diagrama de Control

APLICACIN


46/48

Los lmites de control se calculan tomando datos de un procesomediante muestras en frmulas apropiadas.

Se calculan los promedios de las muestras para posteriormente

graficarlos y determinar si caen dentro o fuera de los lmites de

control.

El proceso est en control cuando la fluctuacin de los puntos se

encuentran dentro de los lmites y las muestras pueden ser tomadas

a intervalos regulares para asegurar que el proceso no cambie

fundamentalmente.

El proceso est fuera de control si uno o ms puntos caen fuera delos lmites de control o bien formando trayectorias anormales. Esto

es originado por causas especiales que no son parte de la forma

normal de operar el proceso.

Diagrama de Control


47/48

Cmo se elabora ?

Los lmites de un Diagrama de Control se denominan lmite de control superior(LCS) y lmite de control inferior(LCI) y se colocan equidistantes a ambos lados

de la lnea que indica el promedio de un proceso.

Limite de Control Superior (LCS)

Promedio% de defectos

Limite de Control Inferior (LCI)

Tiempo

Diagrama de Control


48/48

Propuestas de Mejora de la Calidad

Las propuestas de mejora sern acciones

especficas, dirigidas hacia cada uno de los

problemas que hayan sido detectados y

analizados.

4herramientas de mejora continua

Documents