4.modul 4 pemilihan projek kik
TRANSCRIPT
MODUL 4: MENGENALPASTI
MASALAH DAN
PEMILIHAN MASALAH
PAGE2
PANDUAN BAGAIMANA MENGENALPASTI MASALAH
PERKARA YANG MENYEBABKAN
MASALAH
BANDING DGN POLISI
BANDING DGN STANDARD
PERKARA YANG MENYUSAHKAN PROSES
SETERUSNYA
BANDING DGN SYARIKAT LAIN
BANDING DGN HASIL TERBAIK
BANDING DGN TEMPAT KERJA LAIN
SENARAIKAN MASALAH
MENYUSUN
MASALAH
MENILAIMASALAH
PILIHTOPIK
1
2 3
5
4
PAGE3
DEFINISI MASALAH
• MASALAH ADALAH SESUATU PERKARA YANG KITA TIDAK INGIN/MAHU IANYA BERLAKU
• MASALAH ADALAH APABILA WUJUDNYA PERBEZAAN DIANTARA APA YANG SEBENARNYA BERLAKU DENGAN APA YANG SEPATUTNYA BERLAKU
MELIHAT KEHADIRAN MASALAH SEBAGAI SUATU PELUANG
PENAMBAHBAIKAN
PAGE4
MASALAH BOLEH DIKATEGORIKAN KEPADA:
• KOS BERLEBIHAN – BERLAKU BILA WUJUD ELEMEN-ELEMEN PEMBAZIRAN SUMBER
• KESESAKAN – BERLAKU PADA SATU-SATU PROSES KERJA HINGGA MENYEBABKAN KELEWATAN
• MUTU BARANGAN – APABILA IA GAGAL MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN
• MUTU PERKHIDMATAN – APABILA IA GAGAL MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN
PAGE5
MODEL PEMILIHAN MASALAH KUMPULAN
BRAINSTORMING
AFFINITY DIAGRAM
ANALISA SMART ATAU
ANALISA FAEDAHATAU FORCE RANKING
MASALAH KUMPULAN
1
2
3
4
5
7
Catatan: Kelemahan ketara adalah pada proses 5. Ia lazimnya tidak dilakukan oleh kumpulan yang baru pertama kali melaksanakan projek KIK.
DAN DI SOKONG DENGAN
DATA
SENARAI PROJEK BERPOTENSI
SENARAI PROJEK BERPOTENSI
ATAU
SENARAI PENDEK MASALAH
SENARAI PENDEK MASALAH
PAGE6
Pilih tema (pilih) (hani)
Pemilihan kriteriaA- Jimat kos
B – Bersangkutan dengan matlamat Syarikat
C – Bersangkut – paut dengan tugas harian
D – Mudah & boleh dijayakan
PAGE7
CONTOH BRAINSTORMING
PAGE8
CONTOH SENARAI MASALAH DARI BRAIN STORMING ( SENARAI PROJEK BERPOTENSI)
BIL TAJUK CADANGAN PENCADANG
2 Pengumpulan Maklumat Pengarah-Pengarah Luar di mana Johor Corporationmempunyai pelaburan (pegangan ekuiti kurang daripada 30%)
AZIZAN
1 Penyelenggaraan Buku Daftar Jabatan yang tidak teratur HASLINDA
3 Penyimpanan laporan Mesy. Lembaga Pengarah Syarikat yang tidak teratur. HAMNAH
4 Kesukaran Mencari Fail Jabatan AZIZAN
5 Ruang Stor yang sempit MIZZAH
6 Penyelenggaraan tempat menyimpan dokumen-dokumen berkanun syarikat SALEHA
7 Kertas Mesyuarat Lembaga Pengarah Johor Corporation yang tidak teratur ROHANI
7 Fail Pendaftar Syarikat yang ditutup terlalu banyak HASLINDA
9 Pemulangan borang-borang berkanun dari Suruhanjaya Syarikat Malaysia HAMNAH
10 Surat-surat perjanjian yang tidak seragam AZIZAN
PAGE9
CONTOH AFFINITY DIAGRAM
PAGE10
LANGKAH-LANGKAH AFFINITY DIAGRAM
Beri kertas nota kosong kepada Ahli Dalam satu jangkamasa ( cth 30 minit)
catit apa sahaja masalah/ punca tanpa bercakap
Menyusun semua apa yang dicatit Buang dengan izin sekiranya ada
persamaan idea. Mengategorikan masalah/punca
mengikut tajuk
PAGE11
KLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATANKLASIFIKASI MASALAH JABATAN
SOKONGAN SISTEMSOKONGAN SISTEMPERAKAUNANPERAKAUNAN
SOKONGAN SISTEMSOKONGAN SISTEMPERAKAUNANPERAKAUNAN
Laporan akaun dalam Sistem UBS yang terhad.
“Mapping’ ke sistem UBS selalu hilang.
PEMBANGUNANPEMBANGUNANSISTEMSISTEM
PEMBANGUNANPEMBANGUNANSISTEMSISTEM
Sistem yang dibangunkan secara “in-house” hanya
dapat dicapai melalui Internet Explorer 5.0 dan
ke atas.
Kesukaran mendapatkan bantuan teknikal ke atas
sistem-sistem lama.
Pengguna utama sistem online JCorp yang
bertukar.
NETWORKING /NETWORKING /OTOMASI PEJABATOTOMASI PEJABATNETWORKING /NETWORKING /
OTOMASI PEJABATOTOMASI PEJABAT
Mengenalpasti masalah networking di JCorp selalu
down.
Kesukaran pengurusan pinjaman dan pulangan
peralatan komputer di Jabatan Teknologi Maklumat, JCorp
Tiada ruang penyimpanan notebook pool di Jabatan
Teknologi Maklumat, JCorp.
Kesukaran mengenalpasti kabel network di Bilik Server Jabatan
Teknologi Maklumat, JCorp
Sistem pengoperasian yang tidak seragam di JCorp.
Penghawa dingin di Bilik Server seringkali ‘trip’.
Toner printer selalu bocor.
PemilihanMasalah
PAGE12
CONTOH TEKNIK SENARAI PENDEK MASALAH
PAGE13
‘Simple” - Projek yang
mudah diselesaikan
‘Measurable” - Projek
Yang Boleh Diukur
‘Realistic’- Projek yang
realistik‘Timely’-Projek dapat
disiapkan dalam tempoh
masa yang ditentukan
‘Achieveable’-Projek
yang mampu
diselesaikan
PAGE14DitolakDiterimaNOTA :
TAJUK MASALAHBIL SM
A R THURAIAN
PENGUMPULAN MAKLUMAT PENGARAH-PENGARAH LUAR DIMANA JOHOR CORPMEMPUNYAI PELABURAN(PEGANGAN EKUITIKURANG DARIPADA 30%)
1.~ info kurang tepat~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR JABATAN YANG TIDAK TERATUR2.
3.
4.
5.
PENGUMPULAN MAKLUMAT SYARIKAT YANGTERLALU BANYAK
PENYIMPANAN LAPORAN MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH SYARIKAT YANG TIDAKTERATUR
KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN
~ syarikat yang banyak~ maklumat tidak lengkap
~ Perlu rujukan~ Perlu ruang simpan
~ Sukar dicari~ Perlu ruang simpan~ Mudah koyak~ Banyak kategori
~ Sukar dicari~ Perlu ruang simpan~ Mudah koyak~ Banyak kategori
RUANG STOR YANG SEMPIT6.~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
PENYELENGGARAAN TEMPAT MENYIMPAN DOKUMEN-DOKUMEN BERKANUN SYARIKAT7.
~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
DITERIMA
PAGE15
NOTA : Diterima Ditolak
TAJUK MASALAHBIL S M A RDITERIMA
THURAIAN
KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR8.
~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
FAIL PENDAFTAR SYARIKAT YANG DITUTUPYANG TERLALU BANYAK9.
~ Dokumen kurang lengkap~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK SERAGAM11.
~ sukar dicari~ Kecuaian~ Penyemakan tidak teliti
PAGE16
ANALISA FAEDAH
ANALISA FAEDAH ADALAH MERUPAKAN TEKNIK PEMILIHAN BERDASARKAN KEPADA KRITERIA PEMBERAT
ADALAH MERUPAKAN TEKNIK MENGASINGKAN DIANTARA YANG PENTING DENGAN YANG KURANG PENTING
TEKNIK FORCE RANKING
ATAU
PAGE17
1KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH
JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR
KESUKARAN MENCARI
FAIL JABATAN
JUMLAHJUMLAH
60
63
68
18FAIL PENDAFTAR SYARIKAT
YANG DITUTUP TERLALU BANYAK
MASALAHPENJIMATAN PENJIMATAN
MASAMASA
X4X4
24
28
32
4
6
7
8
1
KEKEMASANKEKEMASAN
PEJABATPEJABAT
X 1X 1
5
6
3
1
5
3
6
KUALITIKUALITI
KERJAKERJA
X 3X 3
21
18
18
9
7
6
3
6
14
12
12
2
7
6
1
6
PENGAWALANPENGAWALAN
DOKUMENDOKUMEN
X 2X 2
SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK
SERAGAM
PAGE18
3 MASALAH UTAMA YG KRITIKAL :-
KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN
KERTAS MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH JOHOR CORPORATION YANG TIDAK TERATUR.
SURAT-SURAT PERJANJIAN YANG TIDAK SERAGAM
PAGE19
5 DATA – DATA SOKONGAN
• DATA – DATA DIKUTIP – KEKERAPAN MASALAH
•DIPERSEMBAHKAN DALAM BENTUK GRAF BAR ATAU PARETO
PAGE20
NO
BULAN / TAHUNMASALAH
MEI 2003
JUNE 2003
JULY 2003
JUMLAH
1 15 11 10 36
2 25 14 28 67
3 6 5 11 22
100
kekerapan
*
*
0
20
40
60
80
100
120
140
160
NO. 4 NO. 2 NO.1
5.1 CONTOH ANALISA DATA
PAGE21
MASALAH UTAMA TELAH DIKENALPASTI !!......
KESIMPULAN
MASALAH YANG TELAH DIPILIH KUMPULAN MESTI MELALUI :
• TEKNIK PEMILIHAN• DISOKONG DENGAN DATA
KUMPULAN BOLEH PILIH APA SAHAJA TEKNIK TETAPI
PERLULAH DISOKONG DENGAN DATADATA
PAGE22
SETERUSNYA …….
. KUMPULAN MENERANGKAN KENAPA PROJEK DIPILIH DAN MENGKAITANNYA DENGAN MISI DAN VISI JABATAN. TEMA PROJEK
• Kelewatan memberikan maklumat dalam mengambil tindakan bagi sesuatu kes menyebabkan pihak Jcorp akan dikenakan denda/tindakan mahkamah.
• Akan menjejaskan imej Jabatan dan Johor Corporation (bagi pelanggan luaran).
• Ketidaktepatan atau kelewatan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan JCorp dan pelanggan akan menjejaskan (KRA) JHEK.
• Maklumat tidak dapat diberikan kepada anggota pekerja/Syarikat-Syarikat anak dalam Kumpulan untuk tujuan pihak peguam.
• Maklumat-maklumat tidak dapat diberikan dalam masa yang diminta.
PAGE23
“KEPUASAN PELANGGAN TERJAMIN”•MENCAPAI ADUAN SIFAR DARI SEMUA PELANGGAN•PENGHANTARAN YANG TEPAT•MENYEDIAKAN BANTUAN TEKNIKAL DAN PERKHIDMATAN
KEPUASAN PELANGGAN TERJEJAS DAN SETERUSNYA MENJATUHKAN IMEJ JABATAN
KESUKARAN MENCARI FAIL JABATAN
KE ARAH MENPERCEPATKAN PENCARIAN FAIL JABATAN