5 cách duy trì nhân viên làm việc gắn kết và năng suất Làm thế nào để cung cấp công nghệ phù hợp giúp nhân viên có thể làm việc ở bất cứ lúc nào và theo cách họ muốn để doanh nghiệp phát triển.

Giới thiệu Doanh nghiệp sẽ không bao giờ sở hữu một lợi thế cạnh tranh nào mạnh mẽ hơn chính các nhân viên của mình. Vậy bạn có đang thực hiện những lựa chọn phù hợp để tận dụng triệt để giá trị đó?

Chỉ 33% nhân viên ở Mỹ ngày nay tự xem mình làm việc gắn kết: Nhóm nhỏ này cảm thấy thử thách và thỏa mãn trong công việc và thường tiến xa hơn đối với đồng nghiệp và chủ lao động. Nhưng điều đó có nghĩa là 70% nhân viên ở Mỹ trong điều kiện tốt nhất sẽ thể hiện và làm vừa đủ để xoay sở trong công việc. Trong trường hợp xấu nhất, những nhân viên không cộng tác chặt chẽ có thể khiến doanh nghiệp tốn nhiều hơn so với những gì họ đóng góp.1

Một cách quan trọng để duy trì nhân viên làm việc gắn kết và năng suất, tạo kết quả công việc tốt nhất là thông qua công nghệ phù hợp. Nhân viên quen với công nghệ hoạt động trơn tru liên tục.

Nếu họ gặp vấn đề, họ chỉ cần tải xuống một ứng dụng khác. Nhưng trong công việc, nhân viên của bạn cần trao đổi và cộng tác dễ dàng và liền mạch, thực hiện tất cả với cùng một bộ công cụ, cho dù họ đang ở văn phòng hay làm việc từ xa — và họ cần những thiết bị được thiết kế để tối đa hóa lợi ích của bộ công cụ công nghệ này. Nếu không, họ có thể gặp phải sự cố các tệp không đồng bộ hoặc không thể truy cập, dữ liệu bị lỗi hoặc các ứng dụng không hoạt động đúng trên thiết bị di động. Những lo lắng về công nghệ như thế này không chỉ làm nhân viên thất vọng mà còn gây trở ngại đến khả năng cộng tác, chia sẻ ý kiến, ý tưởng cũng như thực hiện công việc có chất lượng cao.

Theo nghiên cứu gần đây, khi được hỏi về tác động cụ thể của 16 công cụ cộng tác phổ biến, hầu hết nhân viên được khảo sát đã cho biết chỉ có hai công cụ — email và nhắn tin tức thời — là giúp họ hiệu quả hơn trong công việc.2

Đây có thể là lý do tại sao nhiều nhân viên trang bị công nghệ cho chính mình: Ít nhất 1 trong 4 người trang bị điện thoại riêng và các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây. Nhưng khi nhân viên sử dụng các công cụ không được phê chuẩn, điều đó khiến cho doanh nghiệp gần như không thể bảo vệ dữ liệu của mình.

Trong tài liệu sách điện tử này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về cách bạn có thể giải quyết vấn đề mà nhân viên có thể đang đối mặt với công nghệ hàng ngày, cũng như về cách bạn có thể trang bị cho họ để thực hiện công việc của mình tốt nhất trong khi vẫn bảo vệ được dữ liệu và thông tin.

1. Gallup, Chỗ làm việc kiểu Mỹ, 2017. 2. Forrester Research, Cách Chúng ta Làm việc: Nhân lực Di động, Cộng tác Cần một Bộ dụng cụ Dễ dàng truy cập và Linh động, Tháng Một 2017.

2

1

Chọn công cụ giúp nhân viên lại gần nhau — cho dù họ làm việc ở đâu.

Hầu hết nhân viên đều hiểu tầm quan trọng của làm việc nhóm: Theo nghiên cứu của Forrester, 56% tin rằng việc cộng tác được cải thiện sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng. Nhân viên cũng nhận thức sâu sắc về các công cụ họ sử dụng để cộng tác: 85% nhân viên cho biết công nghệ phù hợp có thể tạo ra hoặc làm mất khả năng cộng tác hiệu quả.3

3. Forrester Research, Cách Chúng ta Làm việc: Nhân lực Di động, Cộng tác Cần một Bộ dụng cụ Dễ dàng truy cập và Linh động, Tháng Một 2017.

3

Kế hoạch Hành động

Đánh giá công nghệ hiện tại của bạn. Các công cụ và thiết bị công nghệ của doanh nghiệp bạn giúp nhân viên tạo, kết nối và cộng tác với mọi người trong và ngoài công ty ở mức độ nào? Họ có thể chia sẻ và cộng tác trên tài liệu ở bất kỳ thiết bị nào mà không gặp vấn đề gì về phiên bản không? Các cuộc họp trực tuyến có nhanh và dễ thiết lập không?

Tìm hiểu chuyên sâu nhu cầu cộng tác của bạn. Mời nhân viên thảo luận về cách họ làm việc với nhau và những công cụ mà họ thích sử dụng, cho dù bạn đã cung cấp hay chưa. Mục tiêu là tìm ra những tính năng mà nhân viên coi là quan trọng nhưng doanh nghiệp không cung cấp.

4

5

2

Coi trọng cân bằng công việc/cuộc sống — và tiến hành các bước để chứng minh cam kết của bạn.

Sống một cuộc sống cân bằng là rất quan trọng đối với nhân viên ngày nay — cân bằng công việc/cuộc sống chỉ xếp thứ hai trong các tiêu chí để cân nhắc quyết định có tìm công việc mới hay không.4 Một điều quan trọng đối với việc giải quyết vấn đề cân bằng công việc/cuộc sống là trao quyền quản lý lịch biểu và nhiệm vụ cho nhân viên, cho phép họ làm việc khi đang di chuyển và làm việc từ xa bằng những thiết bị họ thích.

4. Society for Human Resource Management, Làm thỏa mãn và Gắn kết Công việc của Nhân viên: Cánh cửa Cơ hội đang Mở, 2017.

5

Kế hoạch Hành động

Thiết lập các chính sách được áp dụng công bằng, thống nhất và rõ ràng. Cách thiết lập các chính sách về thời gian linh hoạt, làm việc từ xa và các lựa chọn lập lịch khác tùy thuộc vào bạn. Điều quan trọng nhất đối với nhân viên là họ biết các quy tắc và thấy những quy tắc ấy đang được áp dụng công bằng.

Cung cấp bộ công cụ làm việc từ xa. Xác định loại công nghệ bạn sẽ cần để làm việc từ xa hiệu quả như làm việc trong văn phòng. Giải pháp này có thể bao gồm tài liệu và lưu trữ dữ liệu dễ truy cập; các công cụ cộng tác, như lịch và các trang nhóm dùng chung; một loạt công cụ giao tiếp, bao gồm email, mạng nội bộ, hội thảo video và nhắn tin tức thời. Ngoài ra, xem xét các thiết bị bạn có thể cung cấp sẽ cho phép tính di động mà không làm hại đến bảo mật và thực hiện liền mạch với các ứng dụng và công cụ khác có liên quan đến công việc mà bạn chọn.

6

7

3

Chọn giải pháp nâng cao tính đơn giản và khả năng sử dụng.

Khi chọn các công cụ làm việc từ xa và cộng tác nhân viên, bạn có một lựa chọn: Bạn có tin tưởng vào bộ ứng dụng dùng cho một mục đích hay tìm một bộ giải pháp tích hợp từ một nhà cung cấp?

Trong nhiều trường hợp, câu trả lời liên quan đến một điểm chính: Chọn nhiều ứng dụng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau thực hiện từng chút để giải quyết các phàn nàn chung của nhân viên về việc điều phối lịch biểu, tìm người hoặc tài nguyên phù hợp để thực hiện một công việc, làm việc cùng một phiên bản của tài liệu hoặc đơn giản là tận hưởng trải nghiệm liền mạch giống nhau trên các thiết bị. Dựa vào mức cơ bản này — cho phép nhân viên làm việc hết khả năng — một giải pháp tích hợp hầu như luôn cung cấp giá trị dài hạn tốt hơn.

7

Kế hoạch Hành động

Tiếp cận có phương pháp để chọn công cụ của bạn. Sau khi bạn có phản hồi của nhân viên về công nghệ kinh doanh hiện tại, hãy lập một danh sách các khả năng — hơn là các ứng dụng cụ thể — bạn cần.

Tìm kiếm và xem xét lợi ích của các giải pháp tích hợp, dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Nghiên cứu các giải pháp cung cấp các khả năng này, cùng với dữ liệu và tài nguyên dùng chung để nhân viên có thể tận hưởng trải nghiệm liền mạch mà không cần đăng nhập và đăng xuất khỏi nhiều ứng dụng hoặc tìm kiếm thông tin trong hệ thống bị ngắt kết nối.

8

9

4

Tập trung vào chất lượng công việc — bất kể nhân viên làm việc ở đâu.

Các công cụ làm việc năng suất hiện đại, dựa trên nền tảng đám mây đã dẫn đến sự thay đổi căn bản trong suy nghĩ về địa điểm và thời điểm mọi người làm việc. Điều đó hầu như không quá ngạc nhiên, cứ cho là 88% nhân viên làm việc ở hai địa điểm trở lên trong một tuần điển hình — và 21% làm việc ở ba địa điểm trở lên.5

Tuy nhiên việc đánh giá cách công nghệ kinh doanh thực hiện khi đang thực sự di chuyển là rất quan trọng. Nhân viên của bạn có thể chuyển từ máy tính xách tay sang máy tính bảng rồi điện thoại thông minh trong khi làm việc trên cùng một tài liệu và họ có tự tin họ vẫn đang xem phiên bản công việc mới nhất không? Họ có thể chắc chắn mọi người trong nhóm làm việc của mình sẽ nhận được tài liệu quan trọng trước hạn chót then chốt không? Họ có thể làm việc ngoại tuyến và biết email, lịch và tài liệu của mình sẽ đồng bộ đúng khi họ kết nối lại hay không? Họ có quyền truy cập vào các thiết bị được thiết kế phù hợp cho các công cụ làm việc năng suất trong danh sách hạn chế của bạn hay không?

5. Forrester Research, Cách Chúng ta Làm việc: Nhân lực Di động, Cộng tác Cần một Bộ dụng cụ Dễ dàng truy cập và Linh động, Tháng Một 2017.

9

Kế hoạch Hành động

Ưu tiên tính di động. Đánh giá mọi ứng dụng kinh doanh trong điều kiện đơn giản: Trải nghiệm trên thiết bị di động của ứng dụng có thể phù hợp với khả năng trên máy tính bàn hay không? Trải nghiệm đó có mở rộng cho mọi thiết bị di động và đóng vai trò quan trọng đối với bạn và nhân viên của bạn hay không? Sau đó, tìm kiếm các thiết bị di động tối đa hóa khả năng của các ứng dụng kinh doanh đó.

Ngoại tuyến quan trọng tương đương trực tuyến. Một ứng dụng nên có chức năng ngoại tuyến giống như đang trực tuyến: Nhân viên vẫn có thể xem email, danh bạ và lịch không? Họ có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu hay không? Khi một thiết bị trở về trực tuyến, mọi thứ có đồng bộ và cập nhật liền mạch hay không?

10

5

Xây dựng lòng tin với khả năng bảo mật luôn sẵn sàng.

Việc vi phạm dữ liệu và các sự cố bảo mật khác có thể ảnh hưởng đến sự gắn kết, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, lấy mất thời gian của các nhiệm vụ có năng suất và làm giảm tự tin của nhân viên trong doanh nghiệp của bạn nếu họ mất dữ liệu hoặc tệp quan trọng. Điều đó đặc biệt đúng khi nói đến các thiết bị di động bị mất hoặc đánh cắp — một vấn đề phổ biến có thể là sự bất tiện chốc lát hoặc giảm sút lớn, tùy thuộc vào vị trí và tùy chọn quét từ xa ở thiết bị di động của doanh nghiệp bạn.

11

Kế hoạch Hành động

Thực hiện kiểm tra bảo mật dữ liệu doanh nghiệp.

Quá trình này có thể được hoàn thành bằng vài câu hỏi cơ bản: Dữ liệu doanh nghiệp được lưu ở đâu và cách sao lưu thế nào? Nhân viên hiện đang chia sẻ quyền truy cập vào tệp và dữ liệu bằng cách nào? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm? Và làm thể nào để doanh nghiệp sao lưu và mặt khác thì bảo vệ dữ liệu trên thiết bị di động của nhân viên?

Xem xét riêng về quản lý thiết bị. Cân nhắc số lượng nhân viên có thiết bị giữ dữ liệu doanh nghiệp; cách các thiết bị đó được cập nhật về những nguy cơ bảo mật mới và có hay không có bất kỳ xem xét đặc biệt nào (chẳng hạn như vấn đề tuân thủ quy định) áp dụng cho doanh nghiệp. Khi mua sắm thiết bị mới cho nhân viên, hãy nhớ tìm những thiết bị được thiết kế bảo mật loại tốt nhất và thiết bị sẽ hoạt động tốt với các công cụ làm việc năng suất mà bạn chọn.

12

Tại sao việc tích hợp là quan trọng?

Dễ quản lý hơn.

Khi doanh nghiệp phát triển và thêm nhiều ứng dụng khác, điều này có thể dẫn đến nguy cơ xảy ra sự cố tiềm ẩn nhiều hơn. Các tác vụ quản lý hàng ngày, chẳng hạn như bản vá bảo mật, bản cập nhật, gắn với nguồn dữ liệu và trả lời câu hỏi của người dùng có thể nhanh tốn thời gian và tài nguyên.

Giá cả linh hoạt, có thể thay đổi. Với giải pháp đám mây tích hợp, bạn chỉ phải trả một chi phí cho mỗi người dùng một tháng — và chi phí đó dễ dàng tăng hoặc giảm tùy thuộc vào nhu cầu của nhân viên. Không phải lo lắng nữa về việc đầu tư quá mức vào công nghệ tại chỗ cần được bảo trì hoặc giải quyết các hóa đơn hàng tháng cho nhiều công cụ.

Bảo mật toàn diện.

Chỉ với một công ty cung cấp ứng dụng làm việc năng suất, bạn sẽ chỉ có một bảng quản trị để quản lý bảo mật. Với giải pháp dựa trên nền tảng đám mây, các bản cập nhật bảo mật có thể được triển khai ngay lập tức mà không liên quan đến việc thử nghiệm các bản vá và phiên bản phần mềm mới.

13

14

Kết luận: Bạn đang thiết lập doanh nghiệp và nhân viên để đạt được thành công?

Vận hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thành công là một công việc rất khó khăn. Đó là lý do mà việc phát hiện các cách để đơn giản hóa doanh nghiệp và hỗ trợ nhân viên thông qua công nghệ, tiết kiệm thời gian và ngân sách nhằm hỗ trợ sự phát triển và cơ hội là rất quan trọng.

Thực hiện lựa chọn công nghệ phù hợp không chỉ giải quyết một vấn đề: Giải quyết rất nhiều thách thức liên quan đến việc cộng tác hiệu quả, hỗ trợ nhân lực di động và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp . Trên hết, việc giải quyết các vấn đề này có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhân viên có cảm thấy được trao quyền và khuyến khích làm việc hết khả năng của họ hay không.

Hãy cân nhắc Microsoft 365 Business để giúp thiết lập doanh nghiệp nhằm đạt được thành công. Microsoft 365 Business mang đến năng suất, quản lý và khả năng bảo mật đồng thời chỉ trong một giải pháp tích hợp tiết kiệm chi phí, dễ quản lý và được xây dựng đặc biệt cho các doanh nghiệp đang phát triển như doanh nghiệp của bạn.

Xem các Gói và Giá cả.

© 2017 Microsoft Corporation. Bảo lưu mọi quyền. Tài liệu này được cung cấp “nguyên trạng”. Thông tin và quan điểm thể hiện trong tài liệu này, bao gồm URL và các tham khảo trang web Internet khác, có thể thay đổi mà không thông báo. Người dùng chịu mọi trách nhiệm khi sử dụng.