效率會議與腦力激盪

李佳泓 (David) 、林飛比、林佑憲劉康杰 (Nick) 、魏如慧 ( 小光 )

效率會議有效率的會議不會自然而然出現

需要用心地準備規劃與執行

為什麼要談效率會議 因為有些會議很沒效率 >”<

公認的糟糕會議沒有明確的目的沒有清楚的 agenda( 議程 )主題混在一起，討論混亂無效率沒有明確的結論

開會前 (1/3) 會議目的

認識朋友、定期碰面、擬定計畫、腦力激盪進度討論、問題解決、進度報告、資訊分享

與會者的角色來開會的是誰 ? 誰應該出席 ? 每人的角色 ?一定要有主席與記錄主席的角色：

○ 時間控制、平衡發言、離題與爭執的處理○ 輪流 ? 現場抽籤 ? 隊長 ?

怎樣叫做一份好的會議記錄

開會前 (2/3) 準備好 Agenda( 議程 )

哪些要在會議中討論 ?Agenda 安排的技巧

○ Bell Shaped○ 重要的放中間 ( 如果有人會遲到早退… )○ 有爭議、需要討論的放後面○ Ending( 輕鬆有趣的議題、 Follow Up 確認、下次會

議 )時間的分配

○ Lunch Time 、 Tea Time在 Agenda 上標示議題的類型

○ (A)ction 、 (I)nformation 、 (V)ote

開會前 (3/3)

準備所需要資料先寄給其他人看過 ?現場展示 ?負責人 ?

其他設備地點： Layout 、 Seating 、周圍的誘惑… .

○ 要方便討論、可以看到其他所有人、足 夠的空間工具： Projector 、白板、紙筆Notebook

會議中 (1/2)

提早抵達安排會議室發放資料

準時開始 ( 很重要 !) 介紹成員 說明規則

e.g. 手機…

會議中 (2/2)

重點放在 Processing Information( 處理資訊 )

而不是 Giving Information( 提供資訊 ) 確保每一個人都充份了解討論的內容 確認結論。有「議」必有「決」 行動計畫：工作分配、負責人、完成時間 準時結束會議

會議品質… 也不是把 agenda 跑完就好。

會議後 會議記錄分享、閱讀 確認責任歸屬 會後檢討 後續行動

其他 會議效率不是主席一個人的責任，每個與會者

都有責任。 面對破壞會議效率的與會者該如何處理？ 保持良性互動，多讚美、多感謝

請假制度－切忌無故消失 如何讓與會人士更專心？ 不要在會議裡製作、編輯文件！

如何讓線上會議有效率？

遇到業師，聰明提問 與業師見面前的準備

先準備資料寄給業師先想好問題

提問技巧清楚定義問題切忌太廣泛的問題先想辦法想個答案

腦力激盪三個和尚沒水喝

三個諸葛亮如何能勝過一個諸葛亮

何時來做腦力激盪 利用腦力激盪會議進行創意發想 很多人一起想，比一個人關起門來想，可以

有更多神奇有創意的 idea

定義明確的問題 限定時間丟出 idea 從別人的 idea想出更多的 idea 可以笑，不能批評

好用的 N 次貼

腦力激盪七大原則 (from IDEO)

1) Defer judgment（慢點鞭）2) Encourage wild ideas（請狂野）3) Build on the ideas of others（疊上去）

只說 and ，不說 but

4) Stay focused on the topic（別離題）5) One conversation at a time（別插嘴）6) Be visual（寫下來）

畫下來更好，畫很醜也沒關係 ← 但是要看得懂7) Go for quantity（衝．量）

怎麼失敗？ 擔心別人的看法，怕被笑、丟臉 老是等著聽別人的意見 等到輪到他的時候才想講話

怎麼成功？ 可以笑，不能批評 不要太快幹掉（看起來好像）很笨的 idea 不要用專業壓制討論 事前做些相關背景研究 注意聽．人．家．講．話 把你們想出來的 idea --------> 好好幹

&

Q

A