机关公文处理

办公室2014.02

目 录

一、公文的概述二、公文的行文规则三、公文的格式四、机关公文存在的常见问题 五、公文的办理

一、公文的概述

“ 经国之枢机，为政之先要” ——梁代 ·刘勰

公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。

公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

一是权威性和政策性。

二是针对性和指导性。

三是规范性和约束性。

四是程序性和严密性。

五是对应性和定向性。

公文的特点

指导工作，传达意图。 （通知）

联系工作，交流情况。 （函）

请示工作，答复问题。 （请示、批复）

总结工作，推广经验。 （报告、决定）

记载工作，积累史料。 ( 各文种）

公文的作用

实事求是原则

准确规范原则

精简高效原则

安全保密原则

公文工作基本原则

公文的种类

2012 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔 2012 〕 14 号）

公文种类主要有（ 15 种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

1. 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2. 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3. 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4. 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。

公 文 种 类

5. 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6. 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。

7. 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8. 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

9. 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

公文种类

10. 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复

上级机关的询问。

11. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

12. 批复：适用于答复下级机关请示事项。

13. 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

公文种类

14. 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答

复问题、请求批准和答复审批事项。

15. 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

公文种类

行文规则

行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。

一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。

平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

行文总规则

1. 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2. 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。

越级行文的特殊情况：一是遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。二是直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。

向上级机关行文的规则

1. 原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2. 下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

3. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

向上级机关行文的规则

4.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

5.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

向下级机关行文的规则

1. 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2. 党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

向下级机关行文的规则

3. 党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5. 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

其他行文的规则

1. 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 (1) 各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如国家层面、省级层面为同一层级。

(2) 有共同管理的事项或者有关联的事项。 (3) 联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。 (4) 联合行文应当明确主办机关。 (5) 联合行文，主办机关一般排列在前。

其他行文的规则

2. 党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文。这样体现了实事求是原则。

3. 部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

公文格式

标题：方正小标宋简体二号

正文：公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用 3 号仿宋 _GB2312 。

公文字体

文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“ 1” 、阿拉伯数字加圆括号“（ 1 ）”，不得逆向使用。

层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；

第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；

第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；

第四层 “（ 1 ）” （仿宋）（必须有标点）。

正文中的层次序数

附件：附件正文部分，用 3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。

抄送： ××××××××××， ××××××，

×××××××××××。

××××办公室 2012 年 X 月 X 日印发

附件 1

XX市文件清退制度

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（第一行）（第二行）

机关公文存在的常见问题

1 、文种使用不当

例：《 ××市委 ××××年工作要点 》 《 ××关于成立 ××领导小组的报告》

2 、格式不规范 3 、行文规则混乱 4 、数字使用不统一

例：下列公文标题文种有无错误？或其他选择？ 1.《 ××市关于提高粮食销售价格的通知》；

㊣可采用“决定”：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。通知影响其效力。（最佳文种选择）

2.《关于解决 ××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告》；

㊣使用“请示”：请求上级帮助解决。（使用范围）

3.××市教育局给该市财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》；

㊣ 使用“函”：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。（使用对象）

公文的办理

　　收文办理包括公文的签收 ( 含拆封、清点、分类 ) 登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、归档文件收集整理、归档等 12个程序。

　　发文办理包括公文起草 ( 含修改、协调 ) 、校核、会签、签发、复核、登记、印制 ( 排版、校对、装订 ) 、分发、归档文件收集整理、归档等 10个程序。

公文处理程序示意图

发文处理

（ 1 ）起草 （ 2 ）校核 （ 3 ）会签 （ 4 ）签发 （ 5 ）复核 （ 6 ）登记 （ 7 ）印制（排版、校对、装订） （ 8 ）分发 （ 9 ）归档文件收集整理 （ 10）归档

公文处理程序示意图

收文处理

（ 1 ）签收 ( 拆封、清点、分类 ) （ 2 ）登记（ 3 ）拟办（ 4 ）送批 （ 5 ）批办 （ 6 ）分发 （ 7 ）传阅（ 8 ）承办（ 9 ）催办 （ 10）办复 （ 11）归档文件收集整理 （ 12）归档

1 、需要办理的公文，由办公室提出拟办意见送领导批示或者交有关科室办理。市体育局的收文由局办公室负责签收、拆封、登记。登记内容包括来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事务性来文可视情况确定是否登记。代表单位外出参加会议或参观学习带回的文件以及各科室收到的报市体育局的文件，应交至局办公室统一登记，按收文办理程序处理，不得私自保存。 凡送市体育局办理的公文，由局办公室主任根据文件内容和性质，提出拟办意见，分送局领导批示或送有关科室办理。除特殊情况外，局领导不直接受理和审批未经局办公室登记、审核的公文。

2 、市体育局发文程序：主办科室承办人拟稿——科室领导核稿——有关部门、科室会稿——局办公室审核——局领导审签——主要领导签发——办公室登记发号——校对——打印——用印——封发。3 、公文送领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合上级的法律、法规和方针、政策及有关规定，与局近年来的发文有无抵触，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。未经核稿、会稿，未经办公室审核的公文，不得送领导签发。

3 、各科室、单位应严格印章管理，坚持用印签字与印章保管相分离的原则，建立用印登记本，经审核后方可用印。未经领导签发或审阅的公文、函件、报表等不得用印，严禁在空白纸张、表格上用印。

4 、上级机关的公文，除密件和注明不得翻印的文件外，根据工作需要，可以翻印或复印。秘件翻印、复印按有关保密规定办理。

5 、 传递、管理秘密公文，必须按规定采取相应的保密措施，确保公文的安全。

谢谢大家