科技档案整理

一、科技档案概述二、科技材料收集、积累、归档三、科技档案整理

（一）收集范围（二）材料鉴定（三）分类（四）组卷（五）档号与编目

一、科技档案概述• 科技档案概念

1、科技档案是在科技活动的真实记录，是科技活动中形成的有保存价值的各类文件材料。科技活动是人类的基本活动，因此科技档案也是极其丰富的。如科学研究、工业产品、基本建设、设备仪器、农业、气象、水文、天文、地质、测绘、地震、环保医学……

这里讲的主要是前四类，也是最常见的和最基本的。

2、科技档案的特点。最大特点就是成套性具体体现在以下几个方面：

程序的规定性材料的成套性格式的规范性内容的准确性组成的动态性

深刻理解这些特点，对我们做好科技档案工作是重要的。

3、科技档案工作

◆ 科技档案工作是一专业技术工作，有一系列的规范要求

○ 企业档案工作规范比 DA/T　 42-2009

○ 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T11822-2008

○ 国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规 A/T28

○ 档号编制规则　 DA/T13-94

◆ 科技档案还是一项管理性工作。有一系列管理制度、工作程序、工作方法。

二、科技材料收集、积累、归档1、收集工作产意义

是保证科技档案齐全、完整、系统、准确的保证是做好档案整理的前提和基础。

2、归档制度。有一套完整科学的归档制度并严格执行是做好科技档案工作的关键。值得指出的是归档制度不单是档案部门和档案员的制度，而是全单位、全体科技、管理人员共同遵守的制度，因此要以单位名义颁布。◆ 归档范围◆ 归档时间◆ 归档要求

3、科技材料收集、积累的方法

科技档案的整理（一）收集范围◆ 产品生产类（见规范附表 A.5）◆ 科研开发类（见规范附表 A.6） ◆ 项目建设类（见规范附表 A.7）◆ 设备仪器类（见规范附表 A.8）

科技档案的整理（二）鉴定◆ 一般是原件◆ 齐全、完整◆ 最终定稿◆ 签字◆ 文件状况

科技档案的整理（三）分类1、档案分类的含义

两种含义有联系，有不同。一种是对档案“案卷”而言，着眼于档案管理；一种是对科技文件而言，着眼于档案的整理、组卷。（这里是第一种）

2、分类方法　一般设两级类目，按类别设大项，以项目单元作为基本项。项目少的，也可以只设项目一个层次。◆ 产品生产类◆ 科研开发类◆ 项目建设类◆ 设备仪器类

科技档案的整理（四）组卷1、组卷的意义2、组卷所遵循的原则：

　遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的历史联系，适当区分文件材料价值，便于保管利用。

3、项目单元内文件材料分类当文件材料较多时，可以适当分类：◆ 按工作阶段◆ 按专业或子项◆ 按文件材料载体或格式

4、组卷的方法① 按阶段和工序② 按结构或部件③ 按专业组卷④按子项组卷⑤按文件名称、格式或载体⑥按问题⑦按时间或地域

5、交叉或难于归类问题处理◆ 科研类与产品类◆ 项目建设类与设备仪器◆综合类文件和管理性文件总之，组卷既要遵循一定的原则，保持一定的稳定性，减少随意性；又要结合实际，灵活掌握。

6、卷内文件材料排列总的要求层次清楚，有章可循，保持习惯。◆正文在前，底稿或附件在后；◆ 重要的总体性的在前，次要的，附属性在后；◆ 按文件形成者◆ 按时间顺序◆ 按问题或专题◆ 按工作程序或习惯

7、案卷编目和装订可以装订成册，也可以不装订，放在卷盒内。装具要统一并符合国家标准要求。◆装订的档案要统一编写页号；◆ 不装订的要对单份文件装订，编件号，盖档号章；◆装订要整齐、牢固◆·按规范要求填写卷内目录和备考表

卷内目录填写：○ 序号○ 文件编号○责任者○题名○日期○页数 /页号○ 备注

8、案卷封面 /脊背填写：○ 档号：○ 案卷题名：○立当单位：○起止日期：○ 保管期限：○密级

总的要求文字简洁、准确，书写工整、美观统一

9、编写案卷目录和上架：按大类建立案卷级目录

○ 序号：○ 档号：○ 案卷题名：○总页数：○ 保管期限：○ 备注