公文知识与写作

2014 年 2 月

一、守规矩 （一）正确使用文种 （二）规范公文格式 （三）遵守行文规则 （四）坚持行文程序

（一）正确使用文种

1. 决定：适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，向系统内被审计单位作出内审结论、处理决定并提出要求，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（一）正确使用文种

2. 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

3. 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4. 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布、传达要求下级机关办理和有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。

（一）正确使用文种

5. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

6. 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

7. 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

8. 批复：适用于答复下级机关请示事项。

（一）正确使用文种

9. 函：适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题，向平级主管部门请求批准和答复审批事宜。

注：取消“复函”这一文种。

10. 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

　注：原为会议纪要

各文种的行文方向

命令（令）

决定

公告

上行文

平行文

下行文

各文种的行文方向

通知

通报

批复

函

上行文

平行文

下行文

各文种的行文方向

请示

报告

上行文

平行文

下行文

各文种的行文方向

意见

纪要

上行文

平行文

下行文

请示、报告的比较

相同点：　行文方向一致　语言表述方式基本一致不同点：　对上级机关的要求不同　行文的时间不同

通知、通报的比较

（一）针对的时间不同

（二）内容的侧重不同

批评类通报与处罚类决定

（一）行文目的不同

（二）适用范围不同

（三）内容不同

文种和类别选用上常见错误 文种重叠 (如关于 ## 的请示报告 ,关于印发＃＃意见的通知 )

少用文种（如关于转发××××的通报） 缺少文种（如方案、总结、规划、调查报告、建议）

文种混用（如请示、报告） 发文类别使用不当

（二）规范公文格式 公文的格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、信息公开选项、抄送单位、内部发送单位、印发机关和印发日期、页码等要素组成。

（二）规范公文格式

1. 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

注：原办法规定 “绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（二）规范公文格式

2. 密级和保密期限。 起草单位应根据人民银行及相关单位涉及国家秘密管理的有关规定确定密级和保密期限。

　令和公告一律不标注密级或“公布前机密”等字样。

（二）规范公文格式 3. 紧急程度。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

注：过去的“急件”变为“加急”。 公文紧急程度的确定由起草单位提出意见，办公室确认。起草单位应合理标注公文的紧急程度，以免人为造成受文单位公文办理的压力。

（二）规范公文格式

4. 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（二）规范公文格式5. 发文字号。发文字号由发文机关代字、年份、序号、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

6. 签发人。上行文应当注明签发人姓名。

7. 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

8. 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

9.阅知范围。

（二）规范公文格式

10. 附件说明。公文附件的顺序号和名称。

11. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

12. 成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

注：使用阿拉伯数字

（二）规范公文格式 13. 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

14. 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

15. 附件。随公文正式发出的，公文正文的说明、补充或者参考材料。

注：附件在版记之前。

（二）规范公文格式

16. 信息公开选项。对主动公开的公文，应当明确标注为“主动公开”。

17. 印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

18. 页码。公文页数顺序号。

注：取消“主题词”

（二）规范公文格式

常见问题：

　 1. 发送单位未按规定顺序排列

　 2. 要素不全或标注错误

　 3. 附件的顺序未按照正文中出现的顺序排列

4. 标题不规范等。

（三）遵守行文规则

总的规则：　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（三）遵守行文规则向上级机关行文，应当遵循以下规则：1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）遵守行文规则4. 请求上级机关批转、转发公文的请示件，应随文附上代上级机关拟写的批转或转发公文的文稿。5. 涉及中心支行两个以上内设机构职责范围或总行两个以上司局（部门）分工负责的工作事项的请示件，应以中心支行的名义行文请示总行，不得直接主送总行相关司局、部门（包括办公厅）。

（三）遵守行文规则

6.需要上级机关紧急回复的公文，应抓紧做好前期准备工作，及时上报，并给上级机关留出研究、决策和公文运转的时间。7.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。8.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）遵守行文规则

向下级机关行文，应当遵循以下规则： 1. 主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

副省级城市中心支行以上分支机构向下级分支机构或金融机构的重要行文，应同时抄送总行。转发总行文件，如未提出具体的贯彻意见，原则上不需要抄送总行。

（三）遵守行文规则

2. 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

3. 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一上级机关。

（三）遵守行文规则

联合行文1.中心支行与同级党政机关、其他同级机关必要时可以联合行文。属于职权范围内的工作，不得联合行文，应当由中心支行自行发文。

2.中心支行原则上不同金融机构联合行文（党委、纪委、派驻监察局、工会除外）。

（三）遵守行文规则

转发文件：1. 转发上级机关的文件，一般使用党委发文、纪委发文、行发文。

2. 转发同级机关和不相隶属机关的文件，一般以办发文形式转发。

3.中心支行原则上不转发下级行或金融机构的文件。如情况特殊，确需转发时，一般以办公室发文的形式转发。

（三）遵守行文规则

不应行文的几种情况：1. 不得越级行文。要按照隶属关系逐级行文。2.不应向领导者个人行文。3.不经上级政府同意不能向下一级政府正式行文。4.就有关问题未能协商一致时不能行文。5.能用电话、便函、介绍信等方式解决的公务事宜不正式行文。

（三）遵守行文规则

6. 不应对其他机关的内设机构行文　机关内设机构在各自职权范围内可与相应机关的内设机构以函的形式联系工作。7. 机关的内设机构不应对外行文8. 不同机关内设机构之间不应联合行文

（三）遵守行文规则

违反行文规则的常见问题 请示中一文多事 报告中夹带请示事项 将下级机关的请示事项原文转报上级机关 内设部门向下级行发布指令性公文 涉及其他处室的职责未主动会签 行文级别不对等

（四）坚持行文程序

公文拟制包括：　　公文起草　　公文审核　　公文签发

二、学套路 对谁说，也就是你起草的公文的受文对象

是谁，是指行文对象的针对性 说什么，也就是你要求他做什么，是指公

文内容的针对性。 怎么说，使用正确的文种、文体、结构、

语气等

二、学套路关于起草公文内容方面的要求　　　　 1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现有有关公文相衔接。　　 2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行 。　　 3.文种正确，格式规范 。

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二、学套路关于文风方面的要求：　　 1. 内容简洁：就是篇幅短，讲实话、求实效。　　 2. 主题突出：就是要主旨明确，中心观点和分观点开门见山，一目了然。 　　 3. 观点鲜明：就是基本观点、主张和政策措施要表达得清楚明白，想解决什么问题、达到什么目标等，都应在公文里明确表示出来。

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二、学套路　 4. 结构严谨：就是围绕主题表达的需要，合理地安排和展开材料，公文层次、段落的划分和安排前后呼应、逻辑严密、自然连贯、完整匀称。 　 5. 表述准确：就是观点和论述要符合实际情况和机关意图，无虚假错漏，不产生歧义。　 6. 文字精练：就是公文语言要简明扼要、准确贴切、严密规范。

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二、学套路关于公文起草方法方面的要求　 1. 深入调查研究 ，充分进行论证，广泛听取意见。　 2. 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区、部门意见，力求达成一致。　 3. 发文机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

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二、学套路 （一）通知 1. 发文缘由，就是行文的原因和理由，

应在开头部分表明。 2. 通知事项，就是通知的具体事项，一

般分条分项定。 3. 执行要求，就是对于贯彻落实该通知

的事项所提出的要求。

二、学套路 （二）通报 通报的事项、对事项的分析评论、通报决定和希

望要求五部分。一是开头，首先通报主要事实，用概述语言叙述；二是说理分析，适用议论语言，表述制发通报的主要意图，如表扬先进要指出其精神实质、意义及影响；批评错误要分析其性质、原因和危害；三是写出通报处理的决定或意见，四是提出希望和要求，使用说明或议论性语言。表扬性通报要发出学习先进的号召；批评性通报要提出处理意见、要求及防范措施。

二、学套路 （三）报告 报告正文的开头，一般用概括的语言简要介绍整

体情况，如说明报告原因、目的或内容要点、结论，以引起受文单位的注意。主体部分讲明主要情况和问题及其原因，一般包括工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后的打算或下一步开展工作的措施、意见或建议。结束语，常用的是特此报告，或以上报告，请审阅。

写报告时应注意：一是反映情况要真实；二是分析问题要准确；三是提出建议要审慎；四是答复询问要贴切；五是注重时效性；六是要有别于请示。

二、学套路 （四）请示 请示主要适用于向上级机关请求指示、批准。写

请示时应注意行文内容的单一性。“请示”应当一文一事。还应注意行文语气问题。

请示的标题中不使用“申请”或“请求”字样。写法，一是请示的原因和理由，一定要写得充分周全；二是请示的事项要明确具体，三是结束语，一般用特此请示，请批复或以上请示，妥否，请批复。

二、学套路 （五）纪要 会议纪要是正式的公文，发出的会议纪要是必须

执行的。 拟写会议纪要应忠实记载会议的时间、地点、议

题、主持或召集人、参会单位。同时必须忠实会议的实际内容，不能随意增减、更改内容；如果会议讨论中有分歧，要客观记录形成决议的意见。议定的意见如果比较散，拟写会议纪要需要认真整理、归纳、概括，不应只是被动记录。

三、多积累

一是多思考。正确全面地领会发文的意图，想清“对谁说、说什么、怎么说” 。

二是多学习。学习上级行、上级机关文件。 三是多对照。看别人改了什么，为什么？ 四是多动手。

四、负责任 一是把好发文关，发文有没有必要。可发可不发

的，坚决不发。 二是法律政策关。也就是行文是否符合国家的法律法规、金融方针政策，是否有自相矛盾，是否切实可行，是否超出了职责范围。

三是把好内容关。主要是业务工作。 四是文字表述关。要求观点鲜明，态度明确，言之有物；表述要符合逻辑，层次结构合理；语句要通顺严谨简洁，人名、机构名称要绝对准确。

五是细节关。词语的前后搭配、标点符号的使用、有无错别字、数字和单位的规范用法等。

文字表述的正确规范关于表述的逻辑性问题 第一，从谋篇布局上看 第二，从前后意思的逻辑关系上看 第三，从判断和推理上看 第四，从概念的使用上看

称谓和简称问题 称谓：准确、一致、规范 简称：使用规范化简称 同一事物使用相同的简称 事物第一次出现时用全称 正确使用简称 不要随意编造让人看不懂的简称

序号的使用问题

第一层次：一、……作标题时句尾无标点

第二层次（一）……作标题时句尾标点可有可无

第三层次： 1. …… 无论是否为标题都要有标点

第四层次（ 1）…… 无论是否为标题都要有标点

常见问题 逻辑错误 要采取有效措施加强个人信息保护，防止客户个人金融信息不被泄露。

用词不当 该同志具有较强的文字水平。 搭配不当 为了进一步满足＃＃县经济金融快速发展，适应人民币流通量和使用量逐步增长，＃＃县支行提出恢复发行库的请示

银行卡经过十几年的发展，在我国已形成了一定的规模和用卡环境。

常见问题 成分残缺 通过安全大检查，使一些行查出了事故隐患。 语法结构混乱 对于未经批准，超范围经营的做法是应该受到批评的。

偷换概念 本表所列示的服务收费标准，包括手续费、银行系统内资金汇划费，不包括邮电费、凭证工本费。

敬请批评指正！