國立臺南大學附屬啟聰學校

公文歸檔作業要領國家文官學院講座

前臺南縣政府行政管理室主任國立嘉義大學教育學系

邱忠民 講述

中 華 民 國 一○三 年 七 月 十 日 　

檔案與歸檔之定義• 檔案之定義 各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文

字資料及其附件 ( 所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 ( 音 ) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品 ) 。• 歸檔之定義• 歸檔就是將經過批存的來文，或發文後的原稿送

到檔案管理單位，將它保存在檔案室。

歸檔處理之原則• 歸檔處理由承辦單位負責；歸檔後之檔案管理則由檔案管

理人員依檔案法規辦理。 • 文書之歸檔，應依「檔案法規」相關規定辦理。 • 收文經批存者，應區分「永久保存或定期保存」年限，由

單位收發登錄後，得依各機關公文處理程序辦理歸檔。 • 發文後之原稿件，除承辦單位註明發後補判、發後補會者

應退承辦單位自行辦理後送檔案管理單位點收歸檔外，其餘稿件應隨同「總發文登記表」送檔案管理單位簽收歸檔。

• 簽稿應「原件合併」歸檔，若一簽多次辦稿，得影印附卷，並註明原簽所在文號。

檔案之種類• 國家檔案：具有永久保存價值，移歸 檔案中央主管機關管理之 檔案。（檔案法第 28 條已修 訂高中職以下學校除外）• 機關檔案：由各機關自行管理之檔案。

檔號與保存年限之製作方法 ( 一 )

檔號與保存年限上下並列、冒號對齊，如：

亦得以表格形式製作，如：

檔號與保存年限置於公文版面右上方，上方與「本別」齊，右方以冒號距最右 6 公分處。

檔　　號：保存期限：

檔號與保存年限之製作方法 ( 二 )

□ 檔號之組成包括：年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號，中間以斜線間隔。如：103/0030/1/2/3。

□ 保存年限區分為：永久保存、30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年。

□ 檔號與保存年限於冒號後留空，以供收文機關結案歸檔時填寫。

□ 檔號與保存年限以電腦標楷體 10 號製作。

檔號之編碼• 檔號之編碼結構• 年度號 / 分類號 / 案次號 / 卷次號 / 目次號。• 例示： 103/0030/1/1/2 說明：年度號 103 表示 103 年度歸檔 分類號 0030 「市有土地撥用」類目 中，案名為「臺南市土地撥用」之 案次號為 1 ，則歸檔併案入 民國 103 年「臺北市土地撥用」第 1 卷第 2 件之檔案

檔案保存年限• 永久保存• 機關檔案保存年限及銷毀辦法 §3

• 定期保存• 區分 1 年、 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、20 年、 25 年及 30 年等級距。

• 至訂幾年則需依機關實際業務職掌或公文性質由承辦人決定。

• 機關檔案保存年限及銷毀辦法 §4

檔號之製作• 依 檔 案 法 規 定 ， 結 構 為 「 年 度 號 / 分 類號 / 案 次號 / 卷次號 / 目次號」，依各機關規定編號 而填寫。• 承辦人員製作「稿本」時填本機關之檔號• 如為「正本」、「副本」時，則空白留給 受文者填寫。

保存年限之製作• 依「檔案法」規定，計有永久保存、30年 25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年• 承辦人員製作「稿本」時，填本機關之 保存年限。• 如為「正本」、「副本」時，則空白留給 受文者填寫。

永久保存檔案（一） ●涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。●涉及國家或本機關重要法規之制 ( 訂 ) 定、

修正及解釋者。●涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。●對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。●具有國家或機關重要行政稽憑價值者。●具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑

價值者。

永久保存檔案（二）●對國家、機關、社會大眾或個人權益之維 護具有重大影響者●具有重要科技價值者。●具有重要歷史或社會文化保存價值者。●屬重大輿情之特殊個案者。●法令規定應永久保存者。●其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

保存 30 年至 20 年者• 本機關主要職掌業務推動及執行之檔案。• 本機關主要職掌業務成效評量或稽憑之檔

案。• 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年

限 30 年至 20 年之檔案。

保存 15 年至 10 年者• 本機關主要職掌業務例行辦理之相關檔案。• 本機關收受他機關法律、法規命令、行政

規則及解釋令（函）等相關檔案。• 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年

限 15 年至 10 年之檔案。

保存 5 年至 1 年者• 本機關一般事務性及一般例行性業務之相

關檔案。• 本機關收受他機關周知性或與本機關職掌

業務無關之存查性質之檔案。• 機關共通性檔案保存年限基準列為保存年

限 5 年至 1 年之檔案。

公文檔案歸檔作業之一般原則• 歸檔案件以原件為原則，未以原件歸檔者，

應敘明具體事由，簽陳原核決長官核准。• 校外來文若遺失，必須向發文機關索取影

印本，再至文書組補蓋總收文號後，儘速重新擬辦陳判

• 歸檔案件屬紙本型式並有 2張以上者，應依序以鉛筆於每頁編寫頁碼，並於首頁註明總頁數，騎縫處加蓋騎縫章或職名章。

公文檔案歸檔作業之附件處理（一）

• 附件需以正本 ( 如領據、支票 ) 隨文發出者，得以影本併公文稿編寫頁碼並蓋騎縫章後一起歸檔。附件需隨文寄出，且不能以影印本併公文稿一起歸檔者，必須於文稿下角註明附件隨文寄出並加蓋職章後歸檔存查。

• 附件屬需相關單位核章 ( 用印 ) 之申請書、契約書、報表等，請於核章 ( 用印 ) 後再影印併文稿歸檔。

公文檔案歸檔作業之附件處理（二）

• 附件頁碼之編寫，除為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

• 附件經業務承辦單位簽准抽存者，應於附件註記文號及保存年限。保存單位於案件未辦理銷毀完畢前，應保持附件完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失

公文檔案歸檔作業

• 公文檔案歸檔作業有下列情形之一者退回補正• 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。• 案件未經批准、漏會、漏判 (分層負責各核判主管未

註明「發」、「如擬」等明確文字 )。• 案件未填註分類號或保存年限，或未依規定編寫頁碼

者。• 案件二頁以上，未依規定蓋蓋騎縫章或職名章者。• 案件未能以原件歸檔，未敘明具體事由，簽陳原核決長官核准者。

• 密件案件，未以密件袋密封，未於密件封口處簽章，未註明機密等級、保密期限、或解密條件等應記載事項。

公文機密文件之處理（一）• 機密案件歸檔時，除依一般案件之規定處理外，須另使用專用封套裝封，並於封面填寫年度、分類號等應記載之資料，裝封前須經承辦人審查確認並於封口處簽章。資料記載應注意者如下

• 案由 ( 名 ) ：作技術性摘要，但應避免洩露機密內容或名稱。

• 案卷內文件起訖日期：收文 ( 或創稿 ) 之日起，至長官核准之日止。案卷內裝有 2 案件以上時，以最早案件收文 ( 或創稿 ) 之日起，至最後案件長官核准之日止。

公文機密文件之處理（二）• 總頁數：公文總頁數。• 件數：每 1 文號為 1 件 ( 若併 5個案為 5

件 ) 。• 附件數：公文之附件種類，若該件公文內 有 3 種不同的附件則該附件數為 3( 若每一種附件頁數分別為1 、 2 、

3頁，附件頁數和為 9頁，於計算

總頁數時要併計 ) 。• 保密期限不得超過保存期限。

檔案檢調• 借調檔案以與承辦業務有關者為限。 （機關

檔案檢調作業要點第 2 點） • 借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄、或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞或變更檔案內容之情事。（機關檔案檢調作業要點第 11點）

• 辦畢公文應於 5日內依序彙齊後，併同檔案清單送交檔案單位歸檔。（機關檔案點收作業要點第 4 點）

  

檔案檢調• 借調或調用檔案應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准。展期以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸檔後，再依規定辦理借調。（機關檔案檢調作業要點第12點）

• 調離職時，如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。如屬依法借調且未屆滿歸還期限者，依相關規定列為職務移交事項。（機關檔案檢調作業要點第 16點）

 

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