如何开展数字档案室的创建工作

义乌市档案局 胡英姿2011.3

一、认识数字档案室 数字档案室：是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。

《浙江省机关数字档案室建设规范》第二条

数字档案室的优点： 1 、可以解决传统的管理方法档案查询效率低 的问题；

2 、可以解决档案室档案管理难度大的问题； 3 、可以更好地解决档案保存的问题； 4 、可以解决档案信息共享的问题。

数字档案室建设内容： 1 、以档案目录数据库和全文数据库为基础； 2 、以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体； 3 、以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理 的一体化为重点；

4 、以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。

二、数字化综合档案室建设应具备的条件

1 、认识要到位，成立工作领导小组 2、档案人员的业务素质要到位3、配备必要的安全的软硬件设备 适当超前的原则4、制度建设 。

《浙江省机关数字档案室建设规范》第十六条提出了数字档案室建设过程中应具体设立的制度 ：

1 、电子文件归档与管理办法 明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等

2 、档案数字化技术标准 明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等

3 、档案安全保密制度 明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。

4 、档案数据网上查询利用制度 明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。

5 、档案数据管理维护制度 明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。

6 、电子档案鉴定销毁制度 明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。

《义乌市创建数字档案室考核评分表》中规定创建数字档案室应制定的制度有：

电子文件归档制度 纸质档案数字化工作制度 档案数据安全保密制度 档案数据网上查询利用制度 档案登记备份制度

三、数字化综合档案室实体建设数字化综合档案室建设的主要内容 ： 1 、档案全文数据库建设。 电子业务数据、电子公文、档案数字化 照片、声频、视频、实物等档案的数字化 2 、档案目录数据库建设 3 、电子文件管理

四、数据管理 1 、专人负责档案数据的安全工作 2 、数据入库 真实性、完整性、有效性鉴定 3 、数据修改 书面报告，批准后方可修改 4 、数据备份 按规定向国家综合馆档案报送 5 、数据删除 按规定程序审批后，删除操作形成纸质记录并存档

五、开发利用 1 、建立数字档案室平台或数字档案档案管理与办公协同平台；

2 、编制对本单位有用的电子编研成果； 3 、在网上发布需公开的电子文件、数字档案和信息成果。

六、数字化档案室建设应注意的问题 1 、坚持双套制原则； 2 、注意电子档案的安全保护； 3 、统一档案管理软件。

义乌市档案信息中心系统

今天的课到此结束，谢谢大家！