Fernando Rada Barona.

5. Papeles de trabajo

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

FASES DE UNA AUDITORIA

ACEPTACIONY

RETENCION DE

CLIENTES

COMUNICACIÓNDE LOS

RESULTADOS

PLANEACION DE LA

AUDITORIAY EVALUACION

DEL RIESGO

PRUEBASDE

AUDITORIA

EVALUACIONDE LOS

RESULTADOSOBTENIDOS

Papeles de trabajo

3

DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO

INGRESO A/R 150 250 0 0 250

COSTOS DE V. A/R 100 125 0 5 130

GTOS ADM O. A/R 60 73 2 75

GTOS VENTAS A/R 30 35 4 5 35

ESTADO DE RESULTADOS E/R

A /R

GRUPO

CUENTA

SUBCUENTA

ESTADOS FINANCIEROS

SE ELABORAN LAS SUMARIAS

MAYORES CON BASE EN LOS

ESATDOS FINANCIEROS A

NIVEL DE GRUPO

DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO

DISPONIBLE A 100 200 0 0 200

INVERSIONES B 80 75 0 0 75

DUEDORES C 95 90 0 0 90

INVENTARIOS D 90 92 4 5 91

A /R

BALANCE GENERAL B/G

SE ELABORAN LAS SUMARIAS

A NIVEL DE CUENTA

DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO

CARTERA C-15 75 73 0 0 73

SOCIOS C-25 10 2 0 0 2

ANTICIPOS C-35 10 15 0 0 15

TOTALES 95 90 0 0 90

DEUDORES C

A /R

DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO

PARTICIPAC. B-10 20 5 0 0 5

ACCIONES B-12 60 70 0 0 70

CDT B-15 20 0 0 0

TOTALES 100 75 0 0 75

INVERSIONES B

A /R

DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO

CAJA A-10 25 80 0 0 80

BANCOS A-15 75 120 0 0 120

TOTALES 100 200 0 0 200

DISPONIBLE A

A /R

CUESTIONARIO DE CONTROL

INTERNO PARA TESORERIA

A-1¿ES ADECUADO EL

CONTROL

INTERNO’.

NO

PRUEBAS DE RAZONABILIDAD

DE SALDOS POR

COMPONENTE

SI

AMPLITUD DE LAS

PRUEBAS SUSTANTIVAS

AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

CONCLUSION POR

COMPONENTE DE E/F´S

OPINION DE ESTADOS

FINANCIEROS A.....

.................................

INFORME DE CON-

TROL INTERNO A

GERENCIA

FIN

LA AUDITORIA FCRA. Y SUS P/T´S

MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA

MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO

Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo. La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas…

PAPELES DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORÍA

Reglas básicas:

Deben ser de fácil explicación en los papeles de trabajo (pt). Deben facilitar la revisión de los pt. Deben ser claras, simples y distinguibles. Resumir la explicación de marcas en una cédula. La explicación de las marcas debe ser precisa y describir el trabajo

realizado. Deben usarse marcas diferentes para cada prueba. Las marcas deben ser colocadas al lado derecho de la cantidad o

debajo de ella.

PAPELES DE TRABAJO

MARCAS COMUNES Cotejado con contrato de trabajo Cotejado con planilla de pagos Suma conforme Circularizado Confirmado Cotejado con Estado de Cuenta Corriente Cotejado con Mayor Visto Contrato y condiciones establecidas Tipo de cambio utilizado Visto documentación sustentatoria Inspeccionado físicamente Cotejado con informe del año anterior

PAPELES DE TRABAJO

DOCUMENTACION

De acuerdo a la Norma 230, ¨ El auditor deberá documentar los asuntosque son importantes para apoyar la opinión de auditoria y dar evidencia deque la auditoria se llevo a cabo de acuerdo con las normas internacionales..¨

El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planeación, lanaturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoriadesarrollados, y por lo tanto los resultados y, las conclusiones extraídas dela evidencia en la auditoria obtenida

DOCUMENTACIONPAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo regularmente incluyen:

Información referente a la estructura de la entidad

Extracto o copias de documentos legales importantes

Información concerniente a la industria en torno económico

Programas de auditoria

Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y controlinterno

Evidencia de las evaluaciones del riego inherente y de control

DOCUMENTACIONPAPELES DE TRABAJO

Consideraciones de la auditoria interna

Análisis de transacciones y balances

Análisis de tendencias e indicadores

Evidencia de supervisión del trabajo de los auxiliares

Copias de comunicaciones de otros auditores o expertos

Copias de cartas sobre asuntos de auditoria discutidos con la entidad

Cartas de representación recibidas de la entidad

Copias de los estados financieros y dictamen del auditor

DEFINICIÓN

Documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditoría que respaldan y fundamentan su informe.

También se le conoce como el conjunto de cédulas y documentos en los que el auditor registra los datos e información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen.

PAPELES DE TRABAJO

PROPÓSITO

1. Registro del trabajo realizado.2. Registro de los resultados.3. Sustento del informe del auditor.4. Grado de confianza del Control Interno.5. Base de información.6. Facilita la revisión y supervisión.7. Respalda la opinión del auditor ante un proceso judicial

PAPELES DE TRABAJO

PROPÓSITO

1. Registro del trabajo realizado. Deben proporcionar un registro sistemático y detallado del trabajo efectuado por el auditor.

2. Registro de los resultados. Deben proporcionar un registro de la información obtenida y desarrollada, respaldando loshallazgos, conclusiones y recomendaciones que resulten de la auditoría.

3. Sustento del informe del auditor. El contenido de los P/T debe ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y en general el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos que no sean respaldados por los papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del informe.

PAPELES DE TRABAJO

4. Grado de confianza del Control Interno. Los P/T deben incluir los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno revisado y el vigente a la fecha del examen, así como las conclusiones sobre el mismo.

5. Base de información. Los datos utilizados por el auditor para redactar su informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro

6. Facilita la revisión y supervisión. Permiten la revisión del informe antes de su emisión. Una persona ajena al equipo de campo (supervisor o gerente) puede revisar con un total entendimiento los detalles del examen registrados en dichos papeles. En caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido delborrador del informe, los papeles de trabajo están para dar respuesta o las aclaraciones necesarios..

PAPELES DE TRABAJO

7. Respalda la opinión del Auditor ante un proceso judicial. En casos extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. En varias oportunidades el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución (05). Entonces, los P/T sirven para defender la posición del auditor de haber realizado su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría.

Asimismo, es importante reconocer que los papeles de trabajo también ayudan a mejorar la calidad del examen y ayudan al desarrollo profesional de losintegrantes del equipo de auditoría, ya que escribir los procedimientos empleados y las conclusiones a las que se lleguen, exigen al auditor expresar con claridad sus ideas y pensamientos.

El auditor no sólo debe planificar y realizar su examen, así como redactar su informe, sino que también su trabajo le exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de documentos que expresen los procedimientos efectuados, hallazgos y la evidencia en la que se respaldará su informe.

PAPELES DE TRABAJO

ÍNDICE Y REFERENCIACIÓN

Una técnica que permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenido de los papeles de trabajo es determinar un índice;permite la fácil y rápida identificación de la información y los resultados obtenidos.Todos los papeles de trabajo deben ser codificados (referenciados e identificados) para relacionar con facilidad la información contenida en los mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte o segmento del examen de auditoría.

PAPELES DE TRABAJO

INFORMACIÓN REQUERIDAEN UN PAPEL DE TRABAJO Base de Selección (en los casos necesarios). Referencias cruzadas. Conclusiones. Firma o iniciales del auditor. Fecha de elaboración de la cédula. Evidencia de revisión o supervisión.

ARCHIVOS DE AUDITORÍA Nombre Abreviatura Permanente PF De Planificación APA Resumen de Auditoría ARA Corriente AC De Inventarios AIA De Circularización ACI De Arqueos AR

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO PERMANENTEContenido Organigrama general y por áreas. Copias o extractos de actas de accionistas, del directorio, del comité de

auditoría y cualquiera que se considere importante. Escrituras de constitución de la empresa y modificaciones posteriores. Estatuto inicial y vigente. Escritura del incremento de capital. Contratos importantes o significativos. Convenios de deudas a largo plazo. Relación de propiedades y gravámenes sobre las mismas. Plan de cuentas de la empresa. Pactos sindicales.

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE PLANEAMIENTOContenido Historia del Cliente. Negocio principal y líneas de producción y/o distribución. Principales clientes y proveedores. Factores de riesgo. Referencias a Auditoría Interna (personal, organización e informes

que elabora). Descripción del Sistema de Control Interno de los principales

componentes: Narrativos, cuestionarios o flujogramas. Acompañado de los documentos fuente de cada uno de los

componentes y las pruebas de seguimiento o walkthrough, para corroborar el funcionamiento de los sistemas como se

describen.

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE PLANEAMIENTOContenido

Relación y documentos de los procedimientos de diagnóstico empleados. Análisis de los estados financieros. Personal de contacto del cliente. Plan Estratégico de Auditoría. Memorándum del Plan Detallado de Auditoría. Cambios a la planificación inicial. Copias de los programas de trabajo, detallando cada procedimiento de auditoría

por componente. Presupuesto de tiempo.

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO CORRIENTEContenido Balance de comprobación. Puntos de atención para el gerente y/o socio. Cédulas de ajustes y reclasificaciones. Notas sobre reuniones. Carta de abogados. Control de solicitudes de confirmación. Programa de eventos subsecuente. Programa de contingencias. Programa de seguros. Control de tiempo empleado.

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO CORRIENTEContenido Principales, Matrices, Cuadre de sumarias. Por cada componente Cédula sumaria, Sub-cédula, Secundaria. Conclusión del trabajo. Programas de auditoría. Cédulas de detalle de pruebas sustantivas. Cédulas de detalle de pruebas de cumplimiento. Cédulas de observaciones y recomendaciones. Listado de verificación del trabajo de auditoría (check list).

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍAContenido Relación de puntos pendientes hasta su aclaración. Informe de auditoría. Puntos de atención para el socio y gerente. Memorándum resumen de auditoría. Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones. Carta de representación de la gerencia. Carta de respuesta de los abogados. Carta de Control Interno o de Observaciones y Recomendaciones.

PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO RESUMEN DEAUDITORÍAContenido Puntos para ser revisados en exámenes posteriores. Listado de verificación (check list). Comparación de las horas utilizadas versus las presupuestadas y las

explicaciones de las variaciones importantes. Resumen de circularización.

PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE (A SER DESARROLLADO DE ACURDO A LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO O ÁREA BAJO EXAMEN)Elaborar Programas de Auditoría

MARCAS DE AUDITORÍAMarcas de Auditoría:Son signos particulares y distintivos que efectúa el auditor para indicar el trabajo

realizado o prueba efectuada.

PAPELES DE TRABAJO

REF PT DESCRIPCION

A Estados Financieros año 2.003 √

B Revisión Analítica. √

C Evaluación Control Interno. √

D Memorando de Planeación. √

E Procesos de la Empresa. √

F Matriz de Riesgos. √

G Cronograma de Actividades. √

H Resumen Actas Junta Directiva. √

I Resumen Actas Asamblea de Accionistas √

J Abogados y Asesores Externos √

K Procesos Jurídicos √

L Declaraciones Tributarias y Requerimientos. √

M Acuerdos Financieros. √

N Contratos √

O Informes del Revisor Fiscal. √

P Informes para Entidades de Vigilancia y Control √

Q Eventos Subsecuentes √

R Programa Legal Revisoría Fiscal √

S Transacciones entre Partes Relacionadas √

INDICE ARCHIVO GENERAL

REF. P/T DESCRIPCION11 Disponible √

12 Inversiones √

13 Deudores √

14 Inventarios √

15 Propiedad Planta y Equipo √

17 Cargos Diferidos √

19 Valorizaciones √

21 Obligaciones Financieras. √

22 Proveedores √

23 Cuentas por pagar. √

24 Impuestos sobre las ventas. √

25 Obligaciones Laborales. √

26 Provisiones. √

28 Anticipos Recibidos. √

30 Patrimonio √

40 Ingresos √

50 Gastos √

60 Costos √

80 Cuentas de Orden Deudoras √

90 Cuentas de Orden Acreedoras √

√

ARCHIVO DE ANÁLISIS

INDICE ARCHIVO DE ANALISIS

NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE CÉDULAÍNDICE ALFABETICO DOBLE

NUMERICOINDICE NUMERICO

PUC

Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1

Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2

Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3

Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4

Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5

Estado de Resultados Costo de Ventas

Hoja de Trabajo PyG/3 6

DISPONIBLE Sumaria A 11

CAJA GENERAL Analítica A1 110505

Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-01

Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-02

CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510

Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-01

Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-02

BANCOS Analítica A3 111005

Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-01

Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-02

Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-01

INVERSIONES Sumaria B 12

ACCIONES Analítica B1 120505

Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501

DEUDORES Sumaria C 13

CLIENTES Analítica C1 130505

Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-001

Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-002

INVENTARIOS Sumaria D 14

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA E.

Analítica D1 1435

ÍNDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

REF. P/T DESCRIPCION

13-1 Programa de Auditoria.

13-2 Sumaria a Diciembre 31/2000.

13-3 Papeles de trabajo.

13-3-1 Análisis cartera por antigüedad y Provisiones

13-3-2 Conciliación saldo contable vs. módulo de cartera

13-3-3 Circularización clientes – Cuenta 1305

13-3-4 Circularización compañías vinculadas.

13-3-5 Revisión cartera en poder de abogados.

13-3-6 Revisión cartera con tarjetas de crédito devueltas.

13-3-7 Notas crédito pendiente de elaborar.

13-3-8 Reclamos cartera

13-3-9 Anticipo para Impuestos Cuenta 1355

13-3-10 Anticipos para Proveedores Cuenta. 133005

13-3-11 Anticipo para Empleados Cuenta 133015

13-3-12 Otras Cuentas por Cobrar.

ARCHIVO DE ANALISIS

COMPONENTE : DEUDORES - 13

Marca Significado

¥ Confrontado con libros § Cotejado con documento µ Corrección realizada ¢ Comparado en auxiliar ¶ Sumado verticalmente © Confrontado correcto ^ Sumas verificadas « Pendiente de registro Ø No reúne requisitos S Solicitud de confirmación enviada SI Solicitud de confirmación recibida inconforme

SIA Solicitud de confirmación recibida inconforme pero aclarada

SC Solicitud de confirmación recibida conforme S Totalizado ã Conciliado Æ Circularizado Y Inspeccionado

MARCAS DE AUDITORIA

Pruebas para determinar si se siguen los

procedimientos prescritos

Revisión del sistema de C.I.para deter-

minar los procedimientos prescritos.

Conocimiento de CI

AuditoríaFinanciera

Auditoría Opera-tiva, de C.I.,de Cumplimiento.

Evaluación del sistema para ayudar a de-

terminar las bases de confiabilidad y la

naturaleza, alcance y fecha de las pruebas

sustantivas.

Revisión de la veracidad y razonabilidad

de los estados financieros

PRUEBAS DE

CUMPLIMIENTO

PRUEBAS DE

RECORRIDO

PREUBAS

SUSTANTIVAS

Prueba de saldos Revisión Analítica35

CLASES DE PREBAS DE AUDITORÍA

PRUEBAS DE

CONTROL