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ProjectManagement

18PM Class Material®

프로젝트타당성검증

프로젝트의 동기- 사업 요구분석(RFP)자료

고객의 요구

관리 또는 법률상의 필요

시장조사 결과

새로운 기술력의 도입

하부 조직상의 요구

타당성 검증:

비용이 절감될 수 있는가?

이윤이 창출되는가?

전략적으로 프로젝트 팀을 구성하는 것이 적합한가?

경쟁우위를 확보할 수 있는가?

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권한의종류

권한의 근거

왕은 군대에 기반

의사는 환자를 치료하는 의학지식에 기반

프로젝트 전문가는 다음에 제시되는 (조직적/개인적) 권한의 기반을 만들어야 함

공식적 권한

프로젝트 지정과 동시에 자동적으로 부여됨

기업 대표이사에 의한 임명 식순 등의 공식적 절차 필요

재무적 권한

예산상의 재량의 효과적 활용을 통해 이루어짐

내부 프로젝트 요원이나 외부 업자를 다루는데 유용함

당근과 채찍-인센티브 등의 지급, 잘못한 일에 대한 지급 유보

관료적 권한

조직에 거스르지 않으며 흐름에 따라 행동함

정확한 작업 수행 및 조직에 대한 이해가 중요함

기술적 권한

카리스마적 권한

사명감 소유, 유머감각 보유, 요원의 요구사항에 민감하고, 열정적이며, 자신감이 필요

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프로젝트의구성요소

프로젝트 관리자의 운영 환경

최고경영층

내부고객 상사

프로젝트관리자

내부자원을통제하는관리자 동료

스태프

정부 하청업자

공급업자외부고객

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출범 계획 실행


프로젝트 관리자의 운영 환경

최고경영층

내부고객 상사

내부자원을통제하는관리자

동료

스태프

정부

하청업자

공급업자 외부고객프로젝트관리자

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최고경영층

대규모 프로젝트 관리자는 최고경영층과 직접적인 상호작용 수행

가시적인 프로젝트는 최상의 요원을 채용하고 필요자원 획득이 용이

그러나 최고경영층에 의한 미세한 관리는 위험함

조직 내에 자유롭고 개방적인 의사소통 분위기 형성이 필요함

이를 통해 프로젝트의 성패를 정직하게 보고하게 함

상사

일상적 환경을 조성하는데 중요한 역할 수행

함께 일할 팀원 결정 및 사태 진행에 따른 방패 역할

동료

프로젝트에 중요한 정보와 인적, 물적 자원을 제공하고 일이 추진되도록 도움을 주는동맹자일때 동료로 의미있음

타 프로젝트 관리자와 집단적 영향력 소유가 가능함

자원 희소성 때문에 갈등이 생김

스태프

매트릭스 구조로 조직화함

기능적 집단과 프로젝트 단위 간의 관계

(성공요인 1) : 매트릭스 조직이 적절히 기능할 때 효율적인 자원활용에 이름

(성공요인 2) : 교차 기능적인 해결방법을 허용함

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내부자원을 통제하는 관리자

중요한 동료 중 하나로서 좋은 스태프와 최상의 장비 획득을 위해 관계관리가 중요함

내부 고객

외부 고객의 관점에서 진행하되 내부 고객의 이해를 반영하여야 함

변화관리가 중요함

외부 고객

외부환경에 있는 개인과 조직

외부의 소비자에게 마케팅 할 제품이나 프로세스를 개발하는데 초점을 둠

적시에 완료하는 것이 중요함

계약을 통하여 외부 고객이 무엇을 원하는지에 대해 설명함

고객은 그들이 원하는 것이 무엇인지 정확히 모름

지속적 욕구변화에 대한 주의가 필요함

정부

제약, 살충제, 금융산업과 같이 심하게 규제된 환경에서는 정부규제 파악이 중요함

하청업자

도급에 따른 성과 단속이 필요함

공급업자

신뢰할 만한 공급업자를 구하는 것이 중요함

JIT 시스템을 통해 낮은 가격으로 높은 품질의 제품을 생산하는데 성공함

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Sponsor구성

Sponsor

프로젝트 계획 및 예산에 대한 승인을 하고 팀을 지원해 주는 사람

Sponsor를 명확히 하기 위한 단계

구체적인 역할/책임을 명시함

우선순위를 결정하여 추진팀과 스폰서간의 커뮤니케이션 채널을확립함

위의 2가지 사항을 문서화하여 팀원 (추진팀과 실행팀)이 모두 공유함

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프로젝트조직

Sponsor의 역할

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프로젝트조직

팀 리더의 책임과 권한

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프로젝트조직

프로젝트 팀 구성

추진팀과 실행팀으로 구성함

추진팀: 프로젝트에 전일제로 참여하는 인원

실행팀: 고객 중에서 필요 시 도움을 주는 인원

추진팀원을 선발할 때의 두 가지 평가관점

프로젝트의내용 (Contents)측면

프로젝트 테마의 전문성을 판단하며 통상 전문성이 고려됨

프로젝트의과정 (Process)측면

프로젝트 운영의 역량을 판단하며 기본적 역량과 기술적역량(스킬)을 고려함

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프로젝트초기제안

목표기술서(POS)작성

MD작성 : MD는 Major Deliverables 의 줄임말로 주요산출물이라는뜻입니다

작성목적은 Sponsor의 프로젝트 기대사항을 문서화하여 프로젝트팀과 상호확인하기 위한 것임

고객 Need 파악 인터뷰를 이용함

인터뷰를 하는 과정에서 요구사항과 희망사항을 구분함

각 산출물의 범위를 정하는 Is/Is Not 방법 등을 사용함

각각의 산출물에 대한 완료기준과 일정상의 제한요인을 파악함

수집된 모든 정보를 문서화함

수치상으로 요구사항을 명시하고 왜 그것들이 고객에게 이익이 되는지를정의함

유동성 메트릭스 작성 이는 팀이 일정, 자원, 범위의 한도 내에서취사선택을 하는데 도움을 줌

의사결정을 내릴 수 있는 근거를 제시하며,기본적인 계획이 완성되기 전에 충분히검토되어야 함

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프로젝트의 3요소 – 사람,팀,조직

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프로젝트에서의사람관리

일반적 문제

유능한 프로젝트 요원 선발이 중요함

PERT/CPM 등의 일반적 기법보다는 사람이 조직 성패의 핵심이 됨

경영층의 주요 기능의 변화 (지휘/통제 -> 지원 및 대응)

노동력이 가능한 한 최상으로 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 것

점증하는 복잡성 및 고객만족에의 대응

1980년대부터 고객만족이 생존을 위한 열쇠임을 인식함

품질교사의 신성화 및 품질보증의 대유행이 증거임

전통적인 하향방식 계층구조로는 고객의 기대를 충족시키지 못함

계층적 구조의 의사결정은 느림 (전자업체 영업사원의 예제)

Empowerment: 신속한 의사결정을 위해 작업자에게 많은 권한을부여해야 함

복잡성에 대처하기 위해 집단적인 지식을 보유한 교차 기능적 팀을통하여 의사결정을 내려야 함

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업무의 담당자는 누구인가?

각각의 영역에서 모든 사람이 담당한다

프로젝트 구조를 통한 의사결정의 확산은 혼동과 갈등을 유발함

챌린저호 사고의 예

통일된 의사결정접근법은 의사결정이 조직화되지만 비용이 증가됨

프로젝트 관리자는 하향방식적 의사결정자가 아니라 모든 중요한 프로젝트의사결정의 최종조정자임

프로젝트 스태프의 자질

프로젝트에 몰입하는 완벽한 인물

가족 및 사회관계보다 프로젝트를 우선함

폭넓은 상식을 보유한 지적인 인물 - 위험관리

기술적으로 유능한 인물 - 작업통제

프로젝트 몰입이 어려운 이유

매트릭스 형의 구조적 이유

- 과업 수행시만 일시적으로 잔류

심리적 요소

- 가족과 사회적관계, 가치체계를 배려한 운영이 필요함

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프로젝트 관리의 효율성을 높이는 방법

불완전한 자원을 가능한 한 효과적으로 활용하는 방법

처음에 일을 바르게 하라

잘못된 의사소통을 개선하라

프로젝트 요구사항에 대해 설명하고 스태프가 심사숙고 한 후토의해봄

현실적 목표를 설정하라

프로젝트 스태프와 협의하여 현실적인 목표를 설정함

기술적으로 유능한 사람을 확보하라

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심리적 유형 이해하기

행동 유형 테스트는 관리자들에게 갈등, 인간행동, 생산성의 근원에대한 통찰력을 제공함

테스트의 종류

토머스-킬만 갈등 유형 도구

- 갈등 상황에서 경쟁하고 협력하고 타협하고 회피하고적용하는 행동 정도를 측정함

T-P 리더십 질문서

- 개인이 작업상황에서 과업 대 사람에 집중하는 정도를 평가함

FIRO-B 인식척도

- 포용, 통제, 애정의 차원으로 사람을 평가함

마이어스-브리그스 접근법

- MBTI(Myers-Briggs Type Indicator)

- Gung 학파의 이론에 근거함

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MBTI 4가지 척도 해석

외향성(Extraversion)

자기외부에주의집중외부활동과적극적정열적,활동적말로표현경험한다음에이해쉽게알려짐

내향성(Introversion)

자기내부에주의집중내부활동과집중력조용하고신중글로표현이해한다음에경험서서히알려짐

감각형(Sensing)

지금,현재에촛점실제의경험정확,철저한일처리나무를보려는경향가꾸고추수함

직관형(iNtuition)

미래가능성에촛점아이디어신속비약적인일처리숲을보려는경향씨뿌림

사고형(Thinking)

진실,사실에주관점원리와원칙논리적,분석적맞다,틀리다규범,기준중시지적논평

감정형(Feeling)

사람,관계에주관점의미와영향상황적,포괄적좋다,나쁘다나에게주는의미중시우호적협조

판단형(Judging)

정리정돈과계획의지적추진신속한결론통제와조정분명한목적의식과방향감각뚜렷한기준과 자기의사

인식형(Perceiving)

상황에맞추는개방성이해로수용유유자적한과정융통과적응목적과방향은변화할수있다는개방성재량에따라처리될수있는포용성

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심리 유형 이론의 적용

사람들을 성공적으로 관리하는 데 도움을 줌

스태프의 선택

일반 공학 프로젝트의 스태프로서 ESTJ(외향적, 감각적, 지각적,판단적 유형)가 적합

갈등의 원인을 진단함

고객과 유사한 유형의 스태프가 의사소통하도록 함

소프트핸들러 사의 예 참조

스태프와의 관계를 개선함

자신에 대해 바로 알게 함

자신의 강약점을 알게 해줌

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프로젝트 관리자

프로젝트 관리자의 책임

스태프의 개발

- 대개 PM 관리의 비법은 비공식적으로 전달됨

- 프로젝트를 수행하면서 배우며, 경험있는 프로젝트관리자로부터 비결을 전수받음

경영층/스태프 중개자

- 샌드위치 안의 조각 소시지

- 상위경영층에게 작업자들의 요구,능력,소망을 알게 해줘야함

학습된 교훈의 전달

- 동료 관리자, 상위경영층, 스태프에게 효과적으로 전달하여기업에 공헌해야 함

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프로젝트 관리자

관리 스타일

독재적 관리

자유방임형 관리

민주적 관리

독재적관리 자유방임형관리 민주적관리

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프로젝트 관리자 유형

장단점

관리자 유형긍정적 부정적

독재적• 명시된 계획만을 수행하는 규칙적이고위험부담이 적은 프로젝트에 적합

• 신속한 의사결정이 이루어짐

• 스태프의 사기저하를 초래함

• 불충분한 외부정보로 잘못된의사결정을 할 수 있음

자유방임형• 창조성이 필요하거나 최신기술의프로젝트에 적합

• 근로자의 사기진작

• 목표없는 진행이 될 가능성이 있음

• 신속한 의사결정이 필요한 상황에대처가 어려움

민주적• 폭넓은 견해를 반영한 의사결정

• 결정에 참여하는 스태프의 몰입 유도

• 다수의 횡포로 인한 소수의 소외

• 악의를 가진 투표자에 의해 그릇된의사결정을 유도함

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관리 스타일의 선택

최상의 프로젝트 관리자는

자신이 직면한 환경에 따라 스타일을 적용함

창조적인 설계 단계 동안에 자유방임형 방법을 채택

정규적 구현 단계에서는 민주적 방법 활용

문제가 많은 공급자에게는 독재적 방법으로 행동함

게임 수행

통신 하드웨어와 소프트웨어를 생산하는 제조업체의 예

프로젝트 관리접근법에 대한 생각의 차이

- 사장: 일정의 20% 삭감

- 프로젝트 관리자: 일정상의 압박으로 초과근무 및 주말근무

- 이후 의도적으로 높은 추정치 제공

정보의 조작과 왜곡을 반복하는 과정을 게임 수행이라 함

이는 전반적인 비정직을 유발함

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팀구조만들기

프로젝트 팀의 특성

한가지 목표를 달성하기 위해 함께 일하는 개인들의 집합

여러가지 형태와 규모, 구조

팀 효율성을 높이도록 팀을 구조화함

비효율성의 원인

연속성의 결여

매트릭스 구조로 인한 스태프의 연속성 결여

프로젝트 스태프와 지원에 대한 직접적 통제 불가

빈약한 의사소통

수단이 아닌 목적으로서의 의사소통

관료적 형태에 의한 정보 동맥 경화증

잘못된 의사소통에 의한 왜곡된 메시지 전달

빈약한 통합

소프트웨어 개발 프로젝트에서 특히 중요함

버그는 인터페이스에서 주로 제기됨

통합을 보장하기 위해 테스트하고 디버깅하는데 더 많은 시간 투여

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팀구조만들기

팀의 구조화

기술보고서

1장 2장 3장 4장 5장


A B C D E

1장 2장 3장 4장 5장


전문가A

전문가B

전문가C

동형적 (Isomorphic) 팀 구조

최종결과물의 구성요소별로 프로젝트 팀을 대응시킴

장점

- 조직이 간단하다 (6명의 참여자, 6C2=15, 5개의 경로 필요)

- 독립된 모듈이라면 병렬적 구현을 통해 프로젝트 수행 소요시간을현저히 줄여줌

- 새로운 스태프가 프로젝트에 관리환경에 쉽게 적응함

작업결과물이 독립적인 경우에 효과적임

전문적 (Speciality) 팀 구조

매트릭스 구조와 유사함

팀 구성원들을 특별한 전문성이 응용되는 곳에 활용

문제점

- 프로젝트 관리자의 책임은 있되 권한은 없는 고전적인 딜레마에 직면함

- 책임성이 널리 퍼져있음

- 작업의 배분이 균등하지 못함

장점

- 팀원이 가치있게 여기는 높은 수준의 자기관리를 요구함

- 전문성이 적절한 곳에 적용되고 전체적인 내용 구성이 충실함

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팀구조만들기

팀의 구조화

1장 2장 3장 4장 5장

전문가B

전문가C

전문가A

이타적 (Egoless) 팀 구조

분명한 팀 리더가 없이 의견일치를 통해 의사결정을 하므로 모든 팀구성원의 노력이 필요함

프로젝트 구성원간에 높은 수준의 상호작용과 의사소통을 촉진함

단점

- 사람들은 자아를 갖고 있기 때문에 이타적팀은 일하지 않음

- 자아를 낮추려는 시도에 저항함

- 리더십이 결여됨

조화와 일치를 강조한 동양적 접근법

성공적 운영의 조건

- 작은 팀구조에 의한 효율 추구

- 멤버십의 연속성이 필요함

- 잘 정의되지 않은 최신 기술 프로젝트에 적합

창조적인 팀 구성원들이 성격에 맞지 않고 창조성을 제약하는 강력한리더십에 저항하는 프로젝트에서 성공적

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팀구조만들기

팀의 구조화

전문가B

전문가C

전문가A

특별보좌역

수석작가

행정가

편집자

1장2장

3장

4장

5장

외과수술적 (Surgical) 팀 구조

프로젝트에 대한 관리적, 기술적 의무감으로 장애를 받지 않고외과의사가 자유롭게 자신의 일을 추구하도록 함

이타적 접근법과 반대의 접근법

- 모든 주의가 한명의 개인과 능력에 집중되어 있음

장점

- 시스템 통합의 문제를 해결함, 산출물의 부분들이 일치됨

- 작업의 중복이 최소화됨

단점

- 외과의사의 역할을 수행할 최상의 능력을 소유한 사람을요구함

- 기술적, 행정적, 조정/통제적 책임을 담당하는 사람이 필요함

모듈별로 본 구조를 활용하면 대규모 프로젝트에 적합함

프로젝트 관리를 위해 완벽한 팀 구조는 존재하지 않으므로 적절한운영이 필요함

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팀구조만들기

팀 정신의 창조

팀 구성원 사이의 응집력을 이루는 감정을 창조

프로젝트 동일성 (Identity)을 개발하기 위해 노력해야 함

팀을 유형적으로 만들기

회의의 효과적 활용

- 팀원이 커다란 집단의 부분임을 깨닫도록 함

- 초기에 Kickoff meeting을 통해 유형적으로 만듦

- 주기적인 상황검토회의 개최

팀 구성원들의 공동배치

- 같은 공간에서 함께 일하도록 함, 일정표 등의 부속으로 벽을방식

팀 이름의 명명

- 이름과 로고, 티셔츠, 커피잔, 모자 등의 제작

보상시스템의 형성

개인적 접촉의 활용

심적, 물적 후원, 분명한 지시, 팀 구성원에 대한 이해, 특별한경우 축하하라, 열린 태도를 보여라

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