_7 jours pour Être plus efficace et gagner 30% de productivé

7/23/2019 _7 Jours Pour tre Plus Efficace Et Gagner 30% de Productiv

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7 JOURS POUR DEVENIR PLUS EFFICACE

ET GAGNER 30 % DE PRODUCTIVITE

En appliquant cette mthode de travail trs simple, vous pouvez en 7 jours

seulement reprendre possession de votre temps, et le dpenser de manire

plus efficace Et obtenir le maximum de rsultats avec un minimum defforts!

1 ER JOUR : RANGEZ VOTRE BUREAU

Faites place nette sur votre table de travail. Ne gardez sur votre bureau que lesdocuments sur lesquels vous tes en train de travailler. La rgle : ne manipulez

pas un document plus de 3 fois.

Apprenez classer, transmettre ou jeter tous les autres documents papiers qui

sentassent sur votre espace de travail.

Pour garder lesprit tranquille, ne quittez jamais votre bureau le soir sen lavoir

parfaitement rang.

2 EME JOUR : REORGANISEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL

Installez 4 bannettes de classement dans lesquelles vous allez classer vos

documents conformment votre liste de tches journalire (voir page 4)

Bannette N1 Tches Urgentes et Dsagrables

Bannette N2 Tches Urgentes

Bannette N3 Tches Non Urgentes et Dsagrables

Bannette N4 Tches Non Urgentes

Faites-vous installer porte de main une imprimante tout-en-un (impressions,

fax, photocopie, scan) de manire vous dplacer le moins possible.

En rsum, sur votre espace de travail vous devez avoir : votre PC, votre

imprimante, vos 4 bannettes, un minuteur et le document sur lequel voustravaillez.


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3 EME JOUR : RANGEZ LE BUREAU DE VOTRE PC

Lcran de votre PC (le bureau) doit afficher les applications et les dossiers que

vous utilisez le plus. Vous ne devez avoir qu cliquer sur licne pour ouvrir vos

documents.

Classez vos documents ds leur cration et dtruisez tous les fichiers et

documents prims. Vous devez pouvoir retrouver vos documents classs en

moins de 5 mn. Pour cela faites un classement logique et surtout ne comptez

pas sur votre mmoire.

Si ce nest pas votre fort, nhsitez pas calquer votre classement sur celui dun

collgue mieux organis que vous.

Et pensez aussi faire une sauvegarde globale toutes les semaines.

4 EME JOUR : FAITES VOTRE LISTE DE TACHES JOURNALIERES

En arrivant au bureau, avant toute action, consacrez 5 10 mn lister vos

tches du jour. Faites 2 listes : une liste des tches urgentes et une liste destches non-urgentes. Commencez votre journe par les tches urgentes et

dsagrables. Traitez ensuite vos tches dans lordre 1, 2, 3, 4 (voir modle

joint page 4)

A chaque fois que vous terminez une tche rayez-l de votre liste. En

procdant de cette faon, vous librez votre esprit et dveloppez un sentiment

defficacit.

5 EME JOUR : FIXEZ-VOUS UNE LIMITE DE TEMPS PAR TACHE

Fixez-vous une limite de temps pour chaque tche. Vous savez que plus on

dispose de temps pour raliser une tche, plus elle prend de temps. Essayez

avec un minuteur (de cuisine) que vous mettez en marche pour chaque tche

et travaillezjusqu ce quil sonne.

Prvoyez une marge de scurit pour chaque tche complexe afin de prendre

en compte les difficults ventuelles. Pour cela appliquez votre estimation


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initiale de dure un coefficient multiplicateur de 1.5 ou 2 en fonction de la

complexit de la tche.

Par exemple si vous estimez la dure dune tche complexe 1h appliquez-lui

un coefficient de 1.5, soit une dure prvisionnelle de 1h30.

6 EME JOUR : REGROUPEZ LES TACHES DE MANIERE HOMOGENE

Avant de commencer votre sance de travail supprimez toute distraction

potentielle : mettez votre portable en silencieux , quittez votre messagerie

et indiquez que vous ntespas disponible. Faites la chasse aux interruptions et

aux pertes de temps inutiles (tlphone, entretiens, runions ).

Rappelez-vous que votre productivit augmente lorsque vous pouvez vous

consacrer exclusivement une tche (ou une srie de tches identiques).

Pour cela, regroupez sur votre liste de la journe les tches identiques, ou trs

proches, et bloquez une priode de temps uniquement consacre ce type de

tches.

7 EME JOUR : TENEZ COMPTE DE VOTRE RYTHME BIOLOGIQUE

Vous savez quau-del dune certaine dure, le temps investi devient moins

productif, voir contre-productif. Et comme la dure de concentration optimale

est de 45 mn seulement, faites une pause de quelques minutes aprs chaque

sance de travail de 45 mn (profitez-en pour bouger et faire quelques pas).

Pour un maximum defficacit vitez aussi debloquer des crneaux de plus de

90 minutes sur une seule et mme tche. Quand vous rencontrez une tche qui

dpasse ce laps de temps planifiez deux sances de travail, une le matin et une

laprs-midi par exemple.

Enfin ne soyez pas trop perfectionniste. Vous pouvez toujours faire mieux, mais

quel prix ? Apprenez trouver un niveau de qualit juste et acceptable pour

vos interlocuteurs. Par exemple soyez perfectionniste sur limportant et non-

perfectionniste sur le non-important.


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MODELE DE LISTE DE TACHES JOURNALIERES

Modle reproduire et utiliser chaque jour. Les tches non ralises dans la

journe sont reportes sur la liste du lendemain. Sur ce mme modle vous

pouvez aussi crer une liste hebdomadaire pour une vision plus globale.

1/Tches Urgentes et Dsagrables 3/Tches Non Urgentes/Dsagrables

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2/Tches Urgentes 4/Tches Non Urgentes

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