MANUALUL SISTEMULUI DE MANAGEMENT INTEGRAT

CALITATE RESPONSABILITATE SOCIALA MEDIU SECURITATE SI SANATATE IN MUNCA

Procese de management 1.1 Planificarea obiectivelor SMI si a SMI 1.1.1 Planificarea obiectivelor calitatii, mediului si SSM 1.1.2 Planificarea SMI 1.2 Identificarea si evaluarea aspectelor de mediu 1.3 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor privind SSM si stabilirea

controalelor necesare 1.4 Stabilirea responsabilitatilor si autoritatilor 1.5 Comunicare, participare si consultare 1.5.1 Comunicare 1.5.2 Participare si consultare 1.6 Analiza efectuata de management 1.7 Managementul resurselor 1.7.1 Asigurarea resurselor 1.7.2 Resurse umane 1.7.3 Resurse financiare 1.7.4 Resurse informatice 1.7.5 Infrastructura si mediul de lucru 1. PROCESE DE MANAGEMENT Procesele de management sunt realizate de conducerea TNT ROMANIA S.R.L. si asigura stabilirea obiectivelor si planificarea realizarii acestora (inclusiv a celor referitoare la furnizarea serviciilor), alocarea resurselor, stabilirea canalelor adecvate de comunicare interna si externa si evaluarea rezultatelor obtinute. Ele au rolul de a coordona procesele din societate, de a analiza rezultatele obtinute, de a evalua performantele societatii si de a stabili masuri de imbunatatire. Responsabilitatea generala pentru procesele de management revine Directorului General al societatii.

1.1 Planificarea obiectivelor SMI si a SMI 1.1.1 Planificarea obiectivelor calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca

In declaratia de politica a calitatii, responsabilitatii sociale, mediului, securitatii si sanatatii in munca, sunt stabilite de catre conducerea TNT ROMANIA S.R.L. obiectivele strategice, care sunt actualizate ori de cate ori se considera necesar. Aceste obiective sunt defalcate la nivelul fiecarui departament in obiective specifice ale SMI, care sunt masurabile prin stabilirea unor indicatori si a unor valori tinta ale acestora. La formularea obiectivelor strategice si specifice (inclusiv a celor referitoare la furnizarea serviciului) se iau in considerare, dupa caz, urmatoarele informatii/date:

- nivelul de realizare a obiectivelor in perioada anterioara; - compatibilitatea cu Politica in domeniul calitatii, mediului, securitatii si

sanatatii in munca si responsabilitatii sociale, inclusiv cu angajamentele asumate in aceasta;

- constatarile analizelor anterioare efectuate de management; - strategia de dezvoltare a TNT ROMANIA S.R.L.; - necesitatile curente si viitoare ale organizatiei si ale pietei deservite; - cerintele referitoare la serviciu/proces si performantele acestora; - cerintele legale si de reglementare (inclusiv in domeniul protectiei mediului si

SSM), precum si alte cerinte la care organizatia subscrie; - cerintele TNT Express; - analiza neconformitatilor si a informatiilor de la clienti (inclusiv a nivelului de

satisfactie al acestora); - pericolele si riscurile proprii activitatii privind SSM, evidentiate in urma

evaluarilor, dar si rezultatele evaluarii periodice a conformarii cu cerintele legale aplicabile si cu alte cerinte la care organizatia a subscris;

- aspectele cu impact semnificativ asupra mediului, identificate in urma analizelor specifice, dar si rezultatele evaluarii periodice a conformarii cu cerintele legale aplicabile si cu alte cerinte la care organizatia a subscris;

- resursele necesare, optiunile tehnologice, cerintele financiare, operationale si de afaceri ale TNT ROMANIA;

- oportunitatile de imbunatatire a SMI; - punctele de vedere ale partilor interesate relevante.

Pentru indeplinirea obiectivelor specifice de calitate/mediu/SSM, se stabilesc responsabilitatile, mijloacele si termenele privind realizarea acestora. 1.1.2Planificarea SMI Responsabilitatea asigurarii planificarii SMI in cadrul TNT ROMANIA o are Directorul General. Planificarea are in vedere definirea proceselor necesare realizarii eficace si eficiente a SMI implementat, precum si mentinerea integritatii SMI atunci cand schimbarile sistemului sunt planificate si implementate. Obiectivele procesului de planificare a SMI includ: - stabilirea obiectivelor specifice in domeniul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii in

munca; - analizarea si evaluarea periodica a nivelului de indeplinire a obiectivelor; - asigurarea indeplinirii cerintelor referitoare la functionarea si imbunatatirea continua

a proceselor SMI;

- mentinerea integritatii SMI in cazul unor schimbari care ar putea afecta functionarea acestuia.

Elementele de intrare pentru o planificare eficace si eficienta includ: - strategiile organizatiei; - obiectivele definite; - necesitatile si asteptarile definite ale clientilor si ale altor parti interesate; - evaluarea cerintelor legale si reglementate; - evaluarea datelor referitoare la performanta serviciilor si a proceselor; - aspectele semnificative de mediu ale activitatilor / proceselor / serviciilor; - pericolele si riscurile privind SSM, identificate in urma evaluarii; - concluziile trase din experiente anterioare; - oportunitatile pentru imbunatatire; - datele referitoare la evaluarea si reducerea riscurilor. Elementele de iesire ale planificarii SMI sunt incluse in documentele denumite Programe de management de mediu/calitate/SSM si cuprind: - obiectivul si indicatorul asociat acestuia/metoda de cuantificare; - valoarea propusa; - activitati specifice realizarii obiectivului; - resurse necesare (resursele umane functie de necesarul de abilitati si cunostinte ale

organizatiei, resursele financiare si infrastructura necesare); - termene de indeplinire; - responsabilitatea si autoritatea pentru implementarea masurilor stabilite; - valoarea obtinuta; - observatii. Programele de management de mediu/calitate/SSM sunt elaborate de Directorii de departamente, avizate de Reprezentantul Managementului Integrat si aprobate de Directorul General. Dupa aprobare, Programul este difuzat de catre Coordonatorul Calitate in fiecare entitate organizatorica din cadrul departamentului. Directorul de departament are responsabilitatea asigurarii tuturor resurselor necesare indeplinirii obiectivelor stabilite. Programele de management de mediu/calitate/SSM se analizeaza trimestrial de catre Directorul departamentului in care acestea se aplica si se revizuiesc (atunci cand se considera necesar ca urmare a modificarilor survenite in desfasurarea activitatilor, proceselor, serviciilor, conditiilor de operare din cadrul organizatiei, cerintelor din reglementarile legale) sau se dispun corectiile si/sau actiunile corective/preventive necesare obtinerii valorilor propuse. Procesul de planificare a SMI este monitorizat atat prin auditarea interna, cat si cu ocazia analizelor de management si a celor periodice efectuate de Reprezentantul Managementului Integrat. Coordonatorul Calitate din fiecare departament inscrie in Program valorile obtinute pentru indicatorii stabiliti si il transmite Reprezentantului Managementului Integrat, pentru a fi inclus in Raportul prezentat de acesta la analiza de management. La analiza de management se evalueaza nivelul de atingere a tuturor obiectivelor stabilite in TNT ROMANIA S.R.L. si se decid masurile necesare pentru obtinerea rezultatelor planificate si obiectivele pentru perioada urmatoare.

NOTA: In cazul schimbarilor organizatorice sau functionale din cadrul TNT ROMANIA S.R.L. care au impact asupra functionarii SMI, Reprezentantul Managementului Integrat impreuna cu functiile/persoanele implicate are responsabilitatea de a mentine integritatea sistemului prin:

- evaluarea impactului modificarii unui document asupra celorlalte documente ale SMI;

- planificarea activitatilor de modificare a documentatiei SMI; - instruirea personalului; - actualizarea cand este cazul a politicii, obiectivelor strategice si

angajamentului conducerii; - actualizarea Programelor de management de mediu/calitate/SSM, dupa cum

este cazul, pentru a se asigura concordanta cu politica si obiectivele strategice;

- monitorizarea modului de aplicare a prevederilor din noile documente. 1.2 Identificarea si evaluarea aspectelor de mediu In cadrul TNT ROMANIA S.R.L., identificarea si evaluarea aspectelor de mediu se efectueaza de o echipa multidisciplinara propusa de Reprezentantul Managementului Integrat si aprobata de Directorul General. Colectarea informatiilor din toate zonele din organizatie se face prin vizite si intalniri cu personalul de la diferite locuri de munca si completarea formularului Fisa de colectare date - aspecte de mediu. Toate aspectele de mediu identificate in Fise sunt centralizate de echipa in Lista aspectelor de mediu identificate in conditii de functionare normala (N) si anormala (A). Dupa identificarea si evaluarea aspectelor de mediu, pe baza rezultatelor obtinute, se selecteaza aspectele semnificative de mediu si cele in situatii de urgenta. Identificarea si evaluarea aspectelor de mediu are loc in faza de implementare a SMM, dar si ori de cate ori apar schimbari semnificative in activitatea societatii (dezvoltarea de noi produse/servicii, schimbari ale activitatilor/proceselor si tehnologiei, introducerea de noi activitati/procese, extinderea sau reducerea semnificativa a capacitatii, extinderea sau mutarea unei activitati, schimbari ale legilor si regulamentelor, implementarea masurilor din Programele de management de mediu etc). Lista aspectelor de mediu identificate cu impact semnificativ sta la baza procesului de definire a obiectivelor, tintelor si Programelor de management de mediu. Lista aspectelor de mediu identificate in conditii de situatii de urgenta sta la baza intocmirii Planurilor de pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns, conform prevederilor procedurii PG-09 Pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns. Procesul de identificare a aspectelor de mediu ale activitatilor societatii sta la baza planificarii componentei de mediu din cadrul SMI. Modalitatile de identificare si criteriile de evaluare a aspectelor de mediu sunt prezentate detaliat in procedura generala PG-07 Identificarea si evaluarea aspectelor de mediu.

1.3 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor privind SSM si stabilirea controalelor necesare

In cadrul TNT ROMANIA S.R.L., sunt identificate pericolele si se deruleaza procese de identificare, evaluare si control al riscurilor, astfel incat societatea dispune de o caracterizare completa a tuturor pericolelor semnificative privitoare la SSM. S-a avut in vedere ca metodologia utilizata in acest scop sa fie mai degraba proactiva decat reactiva. Identificarea pericolelor, evaluarea si controlul riscurilor se aplica:

- activitatilor curente si celor temporare desfasurate in cadrul societatii; - pentru personalul propriu; - pentru subcontractori, vizitatori sau alte persoane care pot fi prezente la locul de

munca in zone aflate sub controlul societatii. Rezultatele identificarii pericolelor si evaluarii riscurilor (inclusiv pentru tinerele mame si femeile insarcinate) sunt documentate in Fise de evaluare a locurilor de munca, intocmite de o echipa de evaluatori stabilita de Reprezentantul Managementului Integrat. Pe baza rezultatelor evaluarii din Fisele de evaluare, Reprezentantul Managementului Integrat intocmeste (cu consultarea Directorilor de departamente) Planuri de masuri de prevenire si protectie. Pentru operatiile si activitatile ce sunt asociate pericolelor identificate privind SSM, pe langa masurile prevazute in Planurile de masuri de prevenire si protectie, se stabilesc - in vederea implementarii - controalele necesare pentru a gestiona riscurile. La stabilirea / modificarea controalelor se tine seama de reducerea riscurilor conform urmatoarei ierarhii:

1. eliminare 2. inlocuire 3. masuri tehnologice 4. semnalizare/avertizare si/sau alte masuri organizatorice 5. echipament individual de protectie

Aceste controale sunt documentate, pe masura identificarii lor, in proceduri/instructiuni ce reglementeaza modul de desfasurare al activitatilor cu risc privind SSM si responsabilitatile asociate. Tipul controalelor ce trebuie aplicate activitatilor ce sunt asociate cu riscuri privind SSM (cu specificarea frecventelor si a responsabililor desemnati pentru efectuarea lor) se actualizeaza ori de cate ori apare necesitatea de controale noi / modificate. Ori de cate ori se produce o modificare semnificativa (in realizarea proceselor, in furnizarea serviciilor, in tehnologiile/echipamentele/materialele utilizate sau in prevederile din cerintele legale si de reglementare aplicabile), dar si in situatia in care, in urma actiunilor corective / preventive stabilite a se initia, au fost identificate pericole noi/modificate, Reprezentantul Managementului Integrat evalueaza daca rezultatele analizei initiale de risc, clasificarea si nivelul de risc stabilite mai sunt valabile. Daca a identificat modificari, decide:

- derularea unei noi analize/actualizarea celei precedente, in functie de modificarile survenite;

- actualizarea documentatiei, datelor si inregistrarilor referitoare la identificarea pericolelor si la evaluarea si controlul riscurilor.

Procesul de evaluare a riscului si de stabilire a controalelor necesare sta la baza planificarii componentei de SSM din cadrul SMI. Detalii privind identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor si stabilirea controalelor necesare, ca si metodologia folosita in acest scop, sunt prezentate in procedura generala PG-08 Identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor privind SSM si stabilirea controalelor necesare. 1.4 Stabilirea responsabilitatilor si autoritatilor Conducerea societatii este orientata spre mentinerea si ridicarea increderii tuturor clientilor in calitatea serviciilor oferite, dar si spre satisfacerea si imbunatatirea continua a conditiilor de munca ale lucratorilor sai. TNT ROMANIA S.R.L. asigura servicii de inalta calitate fara a prejudicia sanatatea si securitatea tuturor partenerilor de interes. Responsabilitatea pentru calitatea produselor si serviciilor - dar si pentru performantele de mediu si de sanatate si securitate in munca - incepe de la Directorul General si este impartita intre toti lucratorii, fiind rezultatul contributiei si performantelor intregului personal. Activitatile fiecarui sector din cadrul societatii, inclusiv responsabilitatile, atributiile si autoritatile ce decurg din acestea, sunt descrise in documentele SMI, Fisele de revizuire/proiectare a descrierii postului, PG, PO, IL), dar si in Regulamentul de Ordine Interioara / Regulamentul de Organizare si Functionare. Directorul General care are responsabilitatea generala pentru implementarea, mentinerea si imbunatatirea continua a SMI defineste politica si obiectivele strategice in domeniul calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca si responsabilitatii sociale in deplina concordanta scopului organizatiei, dispune masurile necesare pentru a se asigura ca politica este comunicata si inteleasa de catre intregul personal si numeste prin decizie pe Directorul departamentului Servicii Generale ca Reprezentant al Managementului Integrat. Sefii entitatilor organizatorice raspund de urmarirea, controlul si eficacitatea proceselor care se desfasoara in entitatea pe care o coordoneaza. De asemenea, acestor functii li se acorda autoritatea si libertatea organizatorica necesara pentru a lua decizii si a initia actiuni corective sau preventive referitoare la procesele si activitatile desfasurate, in scopul realizarii cu eficacitatea dorita a obiectivelor stabilite privind calitatea, mediul, securitatea si sanatatea in munca. In Fisele de revizuire/proiectare a descrierii postului sunt indicate cerintele pentru competenta, relatiile ierarhice, de colaborare si reprezentare, responsabilitatile si autoritatile aferente fiecarei functii din cadrul companiei. Constientizarea personalului referitor la respectarea tuturor cerintelor pentru serviciu (stabilite de TNT Express, client, cerinte legale si de reglementare, proceduri), dar si a celor legate de mediu, sanatate si securitate in munca se realizeaza prin una sau mai multe dintre urmatoarele metode:

a) instruirea personalului; b) preluarea cerintelor referitoare la serviciu in procedurile operationale

disponibile in fiecare zona/proces in care se aplica; c) utilizarea cailor specifice de comunicare interna (intalniri, analize, sedinte,

instruiri de informare, difuzare de documentatie scrisa etc.). Pentru a pune in aplicare politicile in domeniul calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca si responsabilitatii sociale si a asigura proiectarea, implementarea, mentinerea si imbunatatirea SMI, in cadrul TNT ROMANIA S.R.L. sunt stabilite urmatoarele responsabilitati si autoritati: Director General - Stabileste politica si obiectivele strategice ale TNT ROMANIA S.R.L in domeniul

calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca si responsabilitatii sociale si se asigura ca, la nivelul fiecarui departament, sunt stabilite obiective specifice;

- Asigura resursele necesare implementarii, functionarii si imbunatatirii SMI precum si pentru indeplinirea tuturor obiectivelor;

- Aproba Manualul SMI; - Numeste, prin decizie, Reprezentantul Managementului Integrat si Coordonatorii

calitate; - Asigura pentru personalul de executie conditiile pentru a-si alege proprii

reprezentanti (denumiti Reprezentantii Salariatilor) ; - Raspunde de asigurarea conditiilor de implementare a masurilor in domeniul

sanatatii si securitatii in munca; - Aproba Programele de management de mediu/calitate/SSM; - Aproba Listele aspectelor de mediu identificate in conditii de functionare normala (N)

si anormala (A) Lista aspectelor de mediu identificate in situatii de urgenta, Lista aspectelor de mediu identificate cu impact semnificativ;

- Aproba Raportul de evaluare a riscurilor, Planurile de masuri de prevenire si protectie si Planurile de evaluare de risc;

- Aproba Planul de pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns; - Aproba Programul de monitorizari si masurari ale performantei de mediu si Planul de

monitorizare si masurare a performantei de SSM; - Aproba Planul anual de gestionare a deseurilor; - Aproba raportul anual de mediu; - Aproba Programarea auditului de secunda parte - Efectueaza analiza SMI si decide / aproba masurile necesare pentru imbunatatirea

eficacitatii acestuia. Reprezentantul Managementului Integrat - Se asigura ca procesele SMI sunt stabilite, implementate si mentinute in

conformitate cu standardele de referinta; - Raporteaza periodic Directorului General despre functionarea si eficacitatea SMI in

vederea analizei de management si a stabilirii de masuri de imbunatatire a SMI; - Asigura comunicarea externa a performantelor TNT ROMANIA S.R.L. in domeniul

mediului, SSM si responsabilitatii sociale; - Se asigura ca este promovata, in cadrul organizatiei, constientizarea referitoare la

calitate, mediu, SSM si la importanta indeplinirii cerintelor clientilor; - Asigura identificarea, inregistrarea si respectarea prevederilor legale si a altor

reglementari adoptate, care se aplica aspectelor de mediu, de securitate si sanatate in munca ale activitatilor, produselor si serviciilor companiei, dar si celor privind responsabilitatea sociala

- Raspunde de sanatatea si securitatea intregului personal si asigura instruirea personalului in domeniul situatiilor de urgenta;

- Asigura constientizarea subcontractorilor cu privire la riscurile la care sunt expusi privind sanatatea si securitatea, pe perioada cat desfasoara activitati in numele TNT, cat si cu privire la impactul serviciilor pe care le ofera asupra mediului si la masurile pe care si le-a propus organizatia pentru diminuarea/eliminarea acestui impact, pastrand inregistrarile aferente;

- Reprezinta TNT ROMANIA S.R.L. in relatiile cu parti externe pentru orice problema referitoare la SMI;

- Elaboreaza MMI; - Coordoneaza procesul de planificare a SMI, avizeaza Programele de management

de mediu/calitate/SSM elaborate pentru fiecare departament si centralizeaza rezultatele obtinute;

- Aproba PG, PO; - Avizeaza Listele aspectelor de mediu identificate in conditii de functionare normala

(N) si anormala (A) Lista aspectelor de mediu identificate in situatii de urgenta, Lista aspectelor de mediu identificate cu impact semnificativ;

- Intocmeste Planul de evaluare de risc si Planurile de masuri de prevenire si protectie;

- Elaboreaza Planul de pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns; - Avizeaza Programul de monitorizari si masurari ale performantei de mediu si Planul

de monitorizare si masurare a performantei de SSM; - Intocmeste Planul anual de gestionare a deseurilor; - Aproba Programarea auditului intern al SMI si selecteaza auditorii; - Avizeaza Programarea auditului de secunda parte - Coordoneaza activitatea de evaluare a auditorilor interni ai SMI si urmareste

mentinerea si imbunatatirea competentei acestora; - Desfasoara activitati conform legislatiei aplicabile in vigoare, in calitate de Sef al

Serviciului Intern de Prevenire si Protectie - Analizeaza contestatiile/reclamatiile/sesizarile/propunerile lucratorilor/altor parti

interesate impreuna cu factorii de decizie implicati si transmite raspunsurile catre acestia;

- Initiaza actiuni corective/preventive ca urmare a analizelor efectuate. Reprezentantii Lucratorilor - Asigura comunicarea salariatilor cu conducerea pe probleme de responsabilitate

sociala; - Desfasoara activitati privind SSM conform legislatiei aplicabile in vigoare; - Participa la procesul de consultare a lucratorilor pe probleme de SSM; - Participa la analizele de management. Responsabilii de proces (stabiliti in Lista proceselor din Anexa 1 a capitolului 9 din MMI) - Raspund de implementarea SMI in entitatea pe care o coordoneaza; - Stabilesc obiectivele specifice ale SMI si le documenteaza in Programele de

management de mediu/calitate/SSM pentru entitatea pe care o coordoneaza si asigura resursele necesare implementarii;

- Dispun elaborarea si avizeaza PO aplicabile in entitatea pe care o coordoneaza; - Aproba IL aplicabile entitatii pe care o coordoneaza; - Analizeaza neconformitatile identificate in cadrul entitatii pe care o coordoneaza si

initiaza actiuni corective/preventive, dupa cum este cazul. Coordonatorii calitate

- Participa la stabilirea obiectivele specifice pentru entitatea din care fac parte; - Elaboreaza PO si IL aplicabile; - Participa la elaborarea MMI si a PG; - Participa la procesul de consultare a lucratorilor; - Efectueaza instruiri in domeniul calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca si

responsabilitatii sociale. Responsabilul Programului de audit al SMI - Intocmeste Programarea auditui intern si de secunda parte si coordoneaza

realizarea acestora - Raporteaza Reprezentantului Managementului Integrat rezultatele obtinute in urma

auditarii interne si de secunda parte - Aproba Raportul de audit intern Lucratorii - Au drepturile si responsabilitatile stipulate in ROI/Contractele colective si individuale

de munca, in conformitate cu prevederile referentialelor SA8000:2008 si SR 18001:2008 si a legislatiei in domeniu;

- Fac propuneri/reclamatii/sesizari legate de cerintele specifice pentru performanta responsabilitatii sociale a TNT ROMANIA S.R.L. (inclusiv cu privire la conditiile de SSM);

- Depun contestatii cu privire la masurile disciplinare luate sau la decizia de certificare. 1.5Comunicare, participare si consultare Detaliile privind responsabilitatile si modul de desfasurare ale acestui proces se regasesc in procedura generala PG-13 Comunicare, participare si consultare.

1.5.1 Comunicare

Procesul de comunicare din TNT ROMANIA S.R.L. are doua aspecte: comunicarea interna si comunicarea externa. Organizatia este disponibila dialogului cu toate partile interesate, inclusiv pe probleme de responsabilitate sociala, in scopul unei conformari continue cu cerintele referentialului SA8000.

1.5.1.1 Comunicarea interna

Modalitatile de comunicare stabilite intern acopera circulatia informatiilor de la conducere catre personalul de executie (comunicarea de sus in jos), de la executanti spre personalul cu functii de conducere (comunicarea de jos in sus), precum si intre diferite functii situate pe aceleasi nivele organizatorice (comunicarea pe orizontala). Procesul de comunicare interna se realizeaza, in principal, prin: - Intalniri, analize, briefing-uri, prezentari, instruiri de informare organizate de

conducere, e-mail-uri. Prin aceste cai se transmit personalului informatii referitoare la:

- politica in domeniul calitatii, responsabiliatii sociale, mediului, securitatii si sanatatii in munca si obiectivele SMI;

- cerintele pentru serviciu care trebuie indeplinite; - responsabilitati, sarcini specifice si importanta lor; - performantele generale ale activitatii societatii; - riscurile in domeniul SSM si masurile de eliminare/diminuare ale acestora;

- modurile de actionare in situatii de urgenta; - informatii de feedback dupa producerea unor situatii de urgenta sau a unor

incidente periculoase; - reglementari aplicabile; - date si informatii privind conformitatea cu cerintele SA8000, rezultatele

analizelor de management si ale activitatilor de monitorizare; - liberul drept al personalului de a infiinta, a deveni membri si a conduce

asociatii conform propriei lor optiuni, dar si de a angaja negocieri voluntare cu angajatorii prin acord colectiv;

- etc. Toate aceste cai sunt utilizate, in principal, pentru comunicarea de sus in jos si pe orizontala, dar ori de cate ori este cazul, cu aceste ocazii se pot aduce la cunostinta conducerii orice probleme sau aspecte semnificative care influenteaza activitatile realizate si/sau calitatea serviciului oferit clientilor, sanatatea si securitatea lucratorilor, cat si performantele de mediu, SSM si sociale ale companiei. De asemenea, se pot discuta propuneri de imbunatatire a proceselor si eficacitatii acestora, dar si de reducere/eliminare a riscurilor privind SSM.

- Transmitere/difuzare de documentatie scrisa (Manualul SMI, proceduri generale, proceduri operationale, instructiuni de lucru, buletine informative Bussiness Bulletin si TNT Life!, decizii, Fise de post, alte documente de reglementare prin care se stabilesc reguli de executie a anumitor activitati, raspunsuri la preocupari, sesizari si reclamatii etc.). Aceasta modalitate de comunicare se utilizeaza in special pentru comunicarea de sus in jos si pe orizontala.

- Solicitari, preocupari, sesizari, reclamatii si propuneri scrise (inclusiv prin posta electronica) sau verbale ale personalului catre sefii ierarhici, prin care se asigura comunicarea de jos in sus.

Conducerea TNT ROMANIA S.R.L. are responsabilitatea de a face cunoscute personalului din subordine caile de comunicare stabilite in cadrul societatii. Modalitatile de circulatie a diferitelor tipuri de inregistrari si documente sunt reglementate prin documentele SMI in care acestea sunt referite.

1.5.1.2 Comunicare externa Comunicarea externa asigura, in principal: - transmiterea informatiilor intre TNT ROMANIA S.R.L. si clienti/TNT Express/alte parti

interesate (reglementarea modului de primire, documentare si transmitere a raspunsurilor la solicitarile partilor interesate referitoare la serviciile livrate clientilor, aspectele de mediu ale societatii, performantele de mediu, precum si la modalitatile de tratare si solutionare a oricaror probleme legate de SSM si responsabilitate sociala formulate de partile interesate)

- prezentarea directa catre catre partile interesate de rapoarte si informatii privind aspectele enumerate mai sus (inclusiv decizia scrisa a Directorului General cu privire la comunicarea in exterior a aspectelor de mediu si riscurilor si pericolelor de SSM semnificative).

In functie de tipul de informatii care circula, sunt prevazute in documentele SMI cai de comunicare adecvate, dupa cum urmeaza: - negocierea contractelor, inclusiv a amendamentelor la acestea, se face prin intalniri,

discutii telefonice, analize, propuneri scrise sau verbale, precum si prin difuzare de

documentatie scrisa (inclusiv mape de prezentare); - informatiile despre serviciu circula in scris, in sistem informatic sau verbal, iar

feedback-ul de la clienti (inclusiv reclamatiile acestora) este procesat in conformitate cu prevederile procedurii operationale PO-04 Monitorizarea si masurarea satisfactiei clientilor. Solutionarea reclamatiilor si a instructiunii de lucru IL-11 Solutionarea reclamatiilor privind facturile fiscale emise;

- comunicarea cu TNT Express se realizeaza utilizand sistemul informatic, accesul la diferitele informatii fiind restrictionat, in functie de specificul acestora;

- comunicarea regulata catre toate partile interesate (actionari, lucratori, ONG-uri, mass-media, furnizori si subcontractori, clienti, organizatii nonguvernamentale, websit etc.) a:

- datelor si informatiilor privind conformitatea sistemului de management de mediu si a celui bazat pe SA 8000 cu referentialele,

- rezultatelor analizei de management, - rezultatelor activitatilor de monitorizare, - politicii, - rezultatele auditurilor de certificare/supraveghere

se face in scris la solicitare dar si prin publicarea pe site-ul TNT Romania, cu respectarea procedurii operationale PO-17 Comunicarea externa privind performantele in domeniul responsabilitatii sociale. TNT ROMANIA S.R.L. permite si efectuarea de audituri anuntate si neanuntate, in vederea certificarii conformarii cu cerintele SA8000. In scopul mentionat, asigura accesul auditorilor si le pune la dispozitie informatiile rezonabile solicitate.

- comunicarea catre subcontractori a pericolelor privind sanatatea si securitatea la care se supun pe timpul derularii activitatii in numele TNT ROMANIA S.R.L. se face in scris, prin difuzarea catre acestia prin grija Reprezentantului Managementului Integrat de proceduri/ instructiuni specifice care reglementeaza masurile ce se impun in vederea eliminarii/reducerii acestor pericole, dar si responsabilitatile ce le revin pe timpul desfasurarii activitatilor contractuale.

- comunicarea catre vizitatori a riscurilor la care se supun in timpul cat se afla in societate, precum si a masurilor de prevenire si protectie aplicabile, se face de catre personal desemnat din cadrul Departamentului Servicii Generale, prin instruire consemnata conform legislatiei in vigoare in Fisa de instruire colectiva privind SSM.

- solicitarile primite de la partile interesate cu privire la problemele de calitate/mediu/ SSM/responsabilitate sociala se repartizeaza Reprezentantului Managementului Integrat, in vederea asigurarii documentarii si elaborarii raspunsului, cu consultarea tuturor functiilor implicate in aspectele semnalate. Inainte de transmitere, raspunsul este supus aprobarii Directorului General. Responsabilii desemnati de conducere pun la dispozitia institutiilor care efectueaza inspectii si controale datele solicitate, cu respectarea legislatiei in domeniu, si, la cerere, asigura accesul reprezentantilor acestora, cu respectarea cerintelor legale de SSM;

- la identificarea unor aspecte semnificative de mediu (inclusiv la identificarea unui pericol iminent de producere/la producerea unui eveniment cu implicatii asupra mediului/SSM), Reprezentantul Managementului Integrat informeaza cu promptitudine Directorul General al TNT ROMANIA, care decide in scris modalitatea de realizare a comunicarii externe si locurile respectiv informatiile ce vor face obiectul comunicarii, respectand legislatia in vigoare. Totodata, cu aceasta ocazie/ori de cate ori este cazul, Directorul General poate decide consultarea, in anumite probleme ce vizeaza SSM, a partilor externe relevante interesate. Aceasta consultare se realizeaza in scris, prin intermediul Reprezentantul Managementului

Integrat, iar rezultatele ei si masurile ce se impun sunt aduse la cunostinta tuturor factorilor implicati.

1.5.2 Participare si consultare TNT ROMANIA S.R.L. asigura participarea lucratorilor in problemele legate de SSM pentru:

a. implicarea in identificarea pericolelor, evaluarea riscurilor si stabilirea controalelor;

b. implicarea in investigarea incidentelor privind SSM; c. implicarea in dezvoltarea si analizarea politicii si obiectivelor in domeniul sanatatii

si securitatii in munca; d. consultarea in cazul existentei de schimbari care le afecteaza sanatatea si

securitatea in munca; e. reprezentarea in probleme privind SSM.

Participarea lucratorilor se face prin:

intermediul reprezentantilor, cu precadere pentru cazurile a., b. si e.

consultare, mai ales pentru cazurile c. si d. Modalitatile de consultare sunt: - discutii directe, folosind caile de comunicare interne amintite la paragraful 1.5.1.1 - chestionare scrisa dispusa de Reprezentantul Managementului Integrat.

Nota: La aparitia unor modificari ce le afecteaza sanatatea si securitatea, subcontractorii sunt informati si consultati asupra riscurilor identificate si asupra modalitatilor de reducere / eliminare ale acestora. Modalitatea de informare este documentata la paragraful 1.5.1.2, iar consultarea se face prin chestionare scrisa, prin grija Reprezentantului Managementului Integrat. Rezultatele consultarii lucratorilor, subcontractorilor si altor parti externe interesate, impreuna cu propunerile ce decurg din acestea, reprezinta elemente de intrare pentru analiza de anagement. 1.6 Analiza efectuata de management

SMI este analizat si evaluat anual de catre conducerea societatii, din punct de vedere a functionarii, eficacitatii si nivelului de adecvare al acestuia la conditiile existente. La analiza participa Directorul General al TNT ROMANIA S.R.L., Reprezentantul Managementului Integrat si Directorii de departamente. Scopul acestei analize este:

de a se asigura ca SMI este eficace, corespunzator si adecvat scopurilor in care a fost proiectat;

de a determina punctele in care se pot aduce imbunatatiri, inclusiv schimbari in SMI, in politica in domeniul calitatii, responsabilitatii sociale, mediului, sanatatii si securitatii in munca si obiectivele stabilite;

de a fi initiate actiuni corective/preventive. Analiza are la baza Raportul de analiza a SMI intocmit de Reprezentantul Managementului Integrat si care cuprinde informatii referitoare la: - rezultatele auditurilor interne, de secunda parte si externe efectuate in perioada la care

se refera Raportul si neconformitatile identificate cu aceasta ocazie; - feedback-ul de la clienti;

- modificari ale cerintelor referitoare la calitate ale clientilor; - rezultatele monitorizarii satisfactiei clientilor (inclusiv numarul de reclamatii

primite si continutul acestora); - propunerile/reclamatiile/sesizarile salariatilor si ale altor parti interesate legate de cerintele specifice pentru performanta responsabilitatii sociale a TNT ROMANIA S.R.L.; - comunicarea pe probleme relevante de SSM cu partile externe interesate, inclusiv pentru tratarea reclamatiilor; - contestatiile cu privire la masurile disciplinare luate sau la decizia de certificare, precum si modul lor de solutionare (daca este cazul); - modul de functionare a proceselor si conformitatea serviciului, inclusiv informatii referitoare la neconformitatile serviciului identificate in perioada anterioara, evolutia acestora si actiunile corective initiate pentru inlaturarea cauzelor lor; - stadiul implementarii si eficacitatatii actiunilor corective/preventive initiate in perioada analizata; - stadiul solutionarii actiunilor initiate la analizele de management anterioare; - nivelul de aplicabilitate si adecvare ale documentatiei SMI si propuneri de modificare a acesteia; - orice problema referitoare la calitate, mediu, securitate si sanatate in munca si responsabilitate sociala care necesita o analiza in vederea solutionarii; - stadiul realizarii obiectivelor SMI, precum si probleme intampinate in realizarea lor; - evaluarea conformarii cu referentialele SR EN ISO 9001, SR EN ISO 14001, SA8000 si SR OHSAS 18001, cu cerintele legale aplicabile si cu alte cerinte la care societatea a subscris; - analiza datelor rezultate din evaluarea de risc; - rezultatele participarii si consultarii pe probleme de SSM; - rezultatele monitorizarii si masurarii performantelor de mediu si SSM; - analiza datelor referitoare la incidente (inclusiv stadiul investigarii acestora); - raport anual de mediu; - stadiul pregatirii pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns, precum si rapoarte ale situatiilor de urgenta (reale sau simulate in timpul exercitiilor); - informatiile despre comunicarea cu partile externe interesate, inclusiv reclamatiile acestora si modul lor de solutionare; - adecvarea proceselor de identificare si evaluare a aspectelor de mediu, de identificare a pericolelor, de evaluare si control al riscurilor; - informatii referitoare la furnizori/subcontractori; - schimbari ale imprejurarilor, inclusiv evolutia cerintelor legale si a celor referitoare la aspectele de mediu si SSM; - alte schimbari care ar putea sa influenteze SMI; - propuneri pentru imbunatatire. Pe baza acestor informatii si a analizei datelor, raportul prezinta:

- recomandari pentru solutionarea problemelor referitoare la SMI si alocarea resurselor;

- masuri pentru imbunatatirea functionarii SMI si pentru imbunatatirea serviciului in raport cu cerintele clientului si ale TNT Express;

- masuri privind imbunatatirea performantelor de mediu si sociale ale companiei (conditii de munca, sanatate si siguranta, remuneratie etc.)

- propuneri pentru modificarea politicii in domeniul SMI si obiectivelor strategice in domeniu;

- propuneri de termene si persoane responsabile pentru solutionare. Raportul este analizat de catre participanti pentru a decide daca masurile si recomandarile propuse de Reprezentantul Managementului Integrat sunt corespunzatoare sau necesita imbunatatiri. Rezultatul acestei evaluari este documentat in Procesul Verbal care se incheie la finalizarea analizei, Proces Verbal intocmit de Asistentul Directorului General si semnat de toti participantii la analiza. Masurile care urmeaza a fi intreprinse (inclusiv cele care nu sunt inscrise in Raportul de analiza) sunt consemnate in acest Proces Verbal, impreuna cu termenele de solutionare si cu numele persoanelor responsabile. Procesul Verbal al analizei de management se difuzeaza controlat tuturor Directorilor de departamente, care au responsabilitatea punerii in practica a masurilor ce se vor intreprinde utilizand una/mai multe din metodele de mai jos:

- initierea unor noi actiuni corective/preventive; - modificarea documentelor SMI, inclusiv a politicii si obiectivelor in domeniul

SMI; - demararea unor audituri interne de proces sau sistem; - demararea unor actiuni de instruire; - elaborarea de noi proceduri / instructiuni; - alocare de resurse; - modificarea performantelor stabilite in domeniul SSM si/sau de mediu; - modificarea altor elemente ale SMI; - alte actiuni necesare, dupa cum este aplicabil.

Inregistrarile referitoare la analiza periodica efectuata de management (Rapoarte de analiza, Procese Verbale ale analizei de management) se pastreaza pe o perioada de 3 ani la Reprezentantul Managementului Integrat. 1.7 Managementul resurselor

1.7.1 Asigurarea resurselor

Resursele necesare pentru implementarea, mentinerea si imbunatatirea SMI si pentru indeplinirea cerintelor referitoare la serviciu sunt identificate prin:

- Procesele Verbale ale analizei efectuata de management si Rapoartele de analiza;

- Solicitarile clientilor, lucratorilor si ale altor parti interesate; - Cerinte TNT Express; - Programele de management de mediu/calitate/SSM; - Planificarea anuala a auditurilor interne; - Cererile de scoatere a posturilor la concurs; - Fisele de actiuni corective/preventive; - Planul de instruire; - etc.

Directorul General al TNT ROMANIA SRL are responsabilitatea de a lua masurile necesare pentru a asigura disponibilitatea resurselor identificate.

1.7.2 Resurse umane

Personalul TNT ROMANIA S.R.L. care desfasoara activitati care influenteaza calitatea

serviciilor are competenta necesara pentru realizarea sarcinilor specifice. Cerintele de competenta din punct de vedere a studiilor, instrurii, abilitatilor si experientei adecvate sunt definite in Fisele de revizuire/proiectare a descrierii postului. Selectionarea personalului se realizeaza in conformitate cu procedura operationala PO-06 Recrutarea si selectarea personalului, mentinandu-se inregistrari adecvate referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta. Politica societatii privind responsabilitatea sociala are la baza respectarea drepturilor fundamentale de munca, asa cum sunt ele prezentate in principalele conventii ILO si reglementarile nationale in domeniu, precum si conditiile generale de asistenta sociala acordata lucratorilor. Lucratorii au dreptul de:

- a infiinta, a deveni membri si a conduce asociatii conform propriei lor optiuni; reprezentantilor alesi ai acestora in relatia cu conducerea li se permite accesul la locurile de munca ale salariatilor pe care ii reprezinta;

- a angaja negocieri voluntare cu angajatorii prin acord colectiv; - a depune sesizari/reclamatii referitoare la conformitatea/neconformitatea cu

politica companiei si/sau cu cerintele referentialului SA8000 si a primi raspunsul la acestea in urma analizei conducerii, fara a face obiectul unor discriminari ulterioare;

- a face recurs cu privire la masurile disciplinare sau la decizia de certificare a SMI in baza referentialului SA8000;

- a parasi locul de munca la incheierea zilei standard de lucru; - a inceta contractul individual de munca, dupa o notificare rezonabila a

conducerii; - a parasi zona in care se afla, la sesizarea unui pericol serios iminent, fara a

cere permisiunea companiei; - a beneficia de salarii egale pentru aceeasi munca depusa; - a beneficia de cel putin o zi libera dupa fiecare 6 zile consecutive de lucru, cu

exceptia cazurilor in care sunt indeplinite simultan doua conditii: a. legislatia nationala in domeniu permite depasirea limitei de 6 zile b. contractul colectiv de munca liber negociat, care este in vigoare,

permite medierea timpului de lucru, cu includerea perioadei de repaos adecvata.

TNT ROMANIA S.R.L. nu utilizeaza si nu incurajeaza:

- utilizarea muncii fortate si obligatorii (respectiv, munca sau serviciul pe care o persoana nu si le-a oferit voluntar si care au fost obtinute de la aceasta sub amenintarea pedepsei sau a represaliilor, sau care au fost solicitate in schimbul achitarii unei datorii);

- traficul cu fiinte umane; - discriminarea (la angajare/retribuire/instruire/promovare/pensionare, in

functie de rasa, culoare, sex, religie, opinii politice, minoritate nationala, origine sociala sau nationala, nastere, responsabilitati familiale, stare civila, varsta, handicap etc.);

- comportamentul (inclusiv gesturi, limbaj si contact fizic) care este coercitiv din punct de vedere sexual, amenintator, abuziv sau exploatativ;

- practicile disciplinare (pedeapsa corporala, constrangerea mentala sau psihica si abuzul verbal), tratamentele dure sau inumane.

Societatea respecta durata normala a programului de lucru, sarbatorile legale si varsta

minima de angajare stabilita prin Codul Muncii si/sau reglementarile in vigoare. Totodata, nu angajeaza si nu incurajeaza angajarea copiilor si utilizarea muncii acestora, conformandu-se ILO 138, Recomandarii 146 si prevederilor legale aplicabile in Romania. In procedura generala PG-06 Reglementari privind munca tinerilor si a copiilor sunt detaliate modul de lucru si responsabilitatile asociate pentru remedierea situatiei copiilor descoperiti ca lucreaza inainte de varsta legala de angajare si pentru asigurarea cerintelor educationale ale acestora conform recomandarilor ILO. Sanatatea si securitatea in munca a personalului au o importanta primordiala in cadrul TNT ROMANIA S.R.L. si constituie cheia catre succesul etic in afaceri al companiei. In mod regulat se efectueaza evaluari de risc (inclusiv pentru mame tinere si femei insarcinate) si audituri interne cu acest specific, ce genereaza actiuni corective/preventive ce au drept scop dispunerea de masuri rezonabile de reducere a acestor riscuri. Directorul General asigura cadrul organizatoric pentru instruirea, testarea si perfectionarea profesionala a lucratorilor cu privire la normele de SSM. La angajarea unui salariat, la schimbarea locului sau de munca sau a felului muncii, acesta este instiintat, conform prevederilor legale, cu privire la riscurile ce le presupune noul loc de munca si este instruit cu privire la normele de protectie a muncii pe care este obligat sa le cunoasca si sa le respecte. Contractul Colectiv de Munca la nivelul societatii si Contractele Individuale detaliaza drepturile si obligatiile ce le revin salariatilor si angajatorului privind responsabilitatea sociala. In ROI/politicile TNT Expres aplicabile sunt stipulate performantele ce trebuie obtinute legat de aceste aspecte precizate in referentialul SA8000 si prevazute de reglementarile in domeniu (varsta minima de angajare, timpul maxim de lucru, modul de compensare a muncii suplimentare etc.). Instruirea si constientizarea personalului sunt considerate proces suport si sunt tratate la capitolul 7.2 din prezentul manual.

1.7.3 Resurse financiare Organizarea, coordonarea, executia si controlul activitatilor financiare si contabile ale TNT ROMANIA S.R.L. se realizeaza de personalul Departamentului Financiar Contabilitate, in conformitate cu prevederile legale si de reglementare aplicabile. Aceste activitati vizeaza:

- asigurarea lichiditatii/gestionarea operationala a conturilor bancare, controlul si optimizarea fluxurilor de numerar;

- planificarea, gestiunea si controlul resurselor financiare pe termen scurt, mediu si lung;

- analiza oportunitatilor de investitii financiare si valorificarea resurselor financiare;

- evaluarea si controlul riscurilor financiare la care este expusa societatea; - analiza financiara; - urmarirea si derularea contractelor comerciale.

1.7.4 Resurse informatice

In conformitate cu politica TNT Express, in cadrul companiei s-a implementat un sistem

informatic cu urmatoarea componenta:

configuratie hardware: statii de lucru, periferice, servere, elemente de conectare

configuratie software: sistem operare, software de baza, software de aplicatii

configuratie de retea: identitate, drepturi si permisiuni, conectivitati. Fiecare angajat care necesita acces la sistemul informatic primeste un set de informatii de autorizare, specifice sistemului accesat. Aceste informatii pot fi obtinute de la orice angajat din cadrul departamentului Sisteme Informatice, datorita unui sistem centralizat de verificare si supraveghere si permit utilizatorului accesul numai la resursele asociate username-ului, securitatea acestora fiind supravegheata permanent. Aplicatiile pentru care utilizatorii necesita crearea drepturilor de acces sunt cele ce folosesc resursele disponibile in retea. Acestea sunt grupate dupa urmatoarea structura:

- aplicatii ce interogheaza bazele de date privind derularea serviciilor TNT; - aplicatii de comunicatie (e-mail, instant messaging); - aplicatii specifice activitatii de birou (crearea documentelor de diverse tipuri,

modificarea acestora, tiparirea lor). Accesul la aceste tipuri de aplicatii este delimitat prin natura activitatii desfasurate de utilizator. Dreptul de utilizare al unei anumite aplicatii din orice categorie descrisa mai sus este asigurat prin atribuirea unei parole de acces, specifice fiecarei aplicatii, utilizatorul folosind acelasi username. Aceste parole de acces se modifica periodic la cererea aplicatiei accesate. Detalii privind modul de utilizare, mentenanta si securitate a resurselor informatice, precum si responsabilitatile asociate se regasesc in procedura operationala PO-08 Utilizarea, mentenanta si securitatea sistemului informatic.

1.7.5 Infrastructura si mediul de lucru In vederea asigurarii resurselor necesare pentru realizarea conformitatii cu cerintele serviciului oferit si pentru un mediu de lucru sigur si sanatos pentru lucratori, TNT ROMANIA S.R.L. a dezvoltat si dezvolta in continuare o infrastructura adecvata care cuprinde:

- spatii de lucru: sediu central (Head Office), oficii teritoriale, terminale cargo din Aeroporturile Internationale Otopeni, Timisoara si Cluj, toate dotate cu facilitatile necesare desfasurarii in conditii optime a activitatilor/proceselor, inclusiv cu grupuri sanitare si cu oficii;

- mijloace de transport al personalului si retea de transport al marfii adecvate destinatiei: masini, etc.;

- echipamente individuale de protectie adecvate; - utilitati necesare pentru desfasurarea proceselor si furnizarea serviciului (apa,

gaze naturale si energie, procurate din retelele de distributie existente); - sistem informatic cu aplicatii dedicate activitatilor/proceselor; - mijloace de comunicare (inclusiv cu orice filiala TNT din lume): telefoane fixe

si mobile, retea radio, retea de calculatoare cu aplicatii dedicate, acces intranet TOPNET, tntnet/express, conturi individuale de e-mail (posta electronica TAO, Lotus Notes sau Sametime connection), serviciu de posta interna (Comail);

- echipamente de munca, de manipulare si de protectie;

- dispozitive de masurare si monitorizare (cantare) ce respecta cerintele privind SSM verificate metrologic - in conformitate cu reglementarile in domeniu - la laboratoare externe autorizate.

Mentenanta echipamentelor de munca si de manipulare (electro/motostivuitoare deservite de personal autorizat ISCIR) este realizata in conformitate cu reglementarile legale aplicabile si cu cerintele din manualele de intretinere si utilizare ale acestora. Activitatile de asigurare si mentinere a dispozitivelor de cantarire a marfii clientului sunt descrise impreuna cu responsabilitatile asociate la pct. 7.3 din prezentul manual.

Atunci cand este necesara mentinerea anumitor conditii de depozitare (de regula, temperatura), acestea sunt identificate in documentele ce insotesc marfa preluata de la client si respectate prin grija personalului departamentului Operare. Mediul de lucru si conditiile de securitate si sanatate in munca preocupare permanenta a conducerii TNT ROMANIA S.R.L. sunt asigurate de Directorul General al societatii, in conformitate cu prevederile instructiunilor si reglementarilor legale in vigoare, prin grija departamentului Servicii Generale.